1. Généralités.

La présente circulaire s'applique aux demandes de dotation exprimées par :

• les directions locales du commissariat de la marine au Cap-Vert et à Papeete ;

• les unités administratives de la marine Djibouti et la Réunion ;

• l'unité marine Fort-de-France ;

• les centres administratifs de la marine à Cayenne et à Nouméa

  pour les chapitres 34.05 article 11 et 34.05 article 13 gérés par le bureau des approvisionnements de la flotte.

Cependant, des autorisations d'engagement de dépenses à l'étranger peuvent être accordées par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/LOG/AF) pour des besoins urgents en matériels consommables communs.

Les crédits demandés sont destinés à couvrir les dépenses correspondant soit à des prestations de services liquidées localement, soit à des achats de matériels qui ne sont normalement pas approvisionnés par le port ravitailleur (Toulon) ; il est rappelé que le ravitaillement par la métropole est la règle, l'achat local l'exception. Il convient donc de faire apparaître clairement les crédits à mettre en place :

• localement ;

• auprès du port ravitailleur (Toulon).

En ce qui concerne les prestations de services, elles doivent être toutes liquidées localement, sauf exception décidée par la direction centrale du commissariat de la marine sur demande expresse de l'autorité intéressée. La procédure du règlement de ces dépenses par le port de Toulon, par le biais du crédit en valeur, ne doit pas être utilisée car elle conduit à des délais de règlement prohibitifs.

2. Nature des dépenses.

La nature des dépenses est décrite dans les circulaires rappelées en référence. Il est précisé que :

• les rubriques D31 et D2 (pour seulement la partie correspondant à la gestion informatisée du stock) ne concernent que les ports reliés au centre informatique de gestion des stocks (CIGS) pour le suivi de leurs stocks ;

• toutes les dépenses de taxes ressortissent du paragraphe 22 du chapitre 34.05 article 13

• les frais d'obsèques, dont les dossiers sont instruits par le service de la solde de Toulon, sont liquidés par le service des approvisionnements de la flotte (AF) de ce port.

3. Modalités de présentation des demandes de dotations et de transmission.

3.1. Présentation.

Dans le but de faciliter l'exploitation par le bureau gestionnaire de crédits, les demandes doivent être rédigées selon un modèle-type qui doit être strictement respecté. Les demandes doivent être parfaitement identifiables (une demande par chapitre budgétaire) et être appuyées pour chacune d'elles des états récapitulatifs et justificatifs du modèle joint en annexe à la présente circulaire.

3.1.1. Présentation des demandes de dotations pour le chapitre 34.05 article 11.

3.1.1.1. Etat récapitulatif (annexe I).

Cet état fait apparaître :

• par paragraphe budgétaire, le montant des liquidations effectuées les deux précédentes années ;

• par paragraphe budgétaire, les crédits demandés pour la gestion considérée en distinguant le montant de la dotation :

  • à mettre en place localement ;

  • à mettre en place auprès du service du port ravitailleur ;

• pour l'ensemble du chapitre 34.05 article 11, le montant des atténuations de dépenses des deux dernières années et le montant prévisible des atténuations à réaliser en distinguant celles qui seront régularisées au niveau local et au niveau central.

3.1.1.2. Etat justificatif (annexe II).

Cet état fait apparaître :

• pour chaque paragraphe budgétaire le montant de la dotation demandée ;

• dans le cas d'une variation importante d'une année sur l'autre, les raisons de cette évolution ;

• pour les paragraphes 13, 20, 44 et 71 à 78, la liste des matériels non suivis en stock que la direction du commissariat de la marine (DCM), l'unité administrative de la marine, l'unité marine ou le centre administratif de la marine propose d'acquérir, réparer ou entretenir localement ;

• pour le paragraphe 42, sur des lignes distinctes :

  • les demandes de dotation pour l'entretien des véhicules et celles destinées à l'achat du petit outillage ;

  • les demandes au titre de l'outillage doivent être décomposées en dépenses de renouvellement et dépenses pour l'acquisition de matériels nouveaux ;

• pour le paragraphe 81 : les bases de calcul des masses à mandater (taux de prime x par l'effectif retenu).

3.1.2. Présentation des demandes de dotation pour le chapitre 34.05 article 13.

Les demandes de dotations sont appuyées d'un état récapitulatif et d'un état justificatif des modèles joints en annexes 3 et 4.

3.1.2.1. Etat récapitulatif (annexe III).

Cet état fait apparaître :

• par paragraphe budgétaire le montant des liquidations effectuées les deux précédentes années et le montant de la dotation demandée au titre de l'année suivante ;

• pour l'ensemble du chapitre 34.05 article 13, le montant des atténuations de dépenses des deux dernières années et le montant prévisible des atténuations à réaliser en distinguant celles qui seront régularisées au niveau local et au niveau central.

3.1.2.2. Etat justificatif (annexe IV).

Cet état fait apparaître :

• pour chaque paragraphe budgétaire le montant de la dotation demandée ;

• dans le cas d'une variation importante d'une année sur l'autre, les raisons de cette évolution.

3.2. Transmission.

Les demandes de dotations, transmises sous couvert de l'autorité maritime, doivent impérativement parvenir à la direction centrale du commissariat de la marine (sous-direction logistique, bureau approvisionnements de la flotte, affrètements et transports), en un exemplaire, pour le 15 novembre de chaque année, accompagnées, si possible, d'une disquette informatique sur laquelle sont enregistrés les tableaux annexes, sous les logiciels EXCEL ou WORKS.