1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction et champ d'application.

Cette instruction s'inscrit dans le cadre :

• du décret n^o 95-188 relatif à la comptabilité des matériels des services du ministère chargé des armées assujettis à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique. Elle s'applique aux matériels que le service de la maintenance aéronautique [SMA* ⁽¹⁾] a en gestion* ⁽²⁾. Ces matériels sont acquis par le SMA sur des crédits compte de commerce (ces matériels sont qualifiés de matériels industriels*). Le SMA est ordonnateur-répartiteur, comptable et détenteur de ces matériels ;

• du décret n^o 90-144 relatif à la comptabilité des matériels de la défense. Elle s'applique aux matériels confiés* au SMA et acquis sur des crédits budgétaires par d'autres entités du ministère de la défense, qui sont ordonnateur-répartiteur et comptable de ces matériels (ces matériels sont qualifiés de matériels étatiques*). Le SMA est uniquement détenteur de ces matériels.

La présente instruction générale précise les dispositions applicables au service de la maintenance aéronautique (SMA), gestionnaire du compte de commerce n^o 904-03 intitulé « exploitation industrielle des ateliers aéronautiques de l'État » et a pour objet :

• de définir les règles de gestion des matériels dont le SMA assume la responsabilité soit comme affectataire, soit comme détenteur ou utilisateur, relevant de son activité industrielle ;

• de préciser les attributions et les responsabilités respectives de l'ordonnateur-répartiteur, du comptable des matériels, et du détenteur-dépositaire qui se partagent cette gestion ;

• de rappeler les obligations des détenteurs à l'égard de ces matériels ;

• de satisfaire les obligations de la délégation générale pour l'armement (DGA) en matière de comptabilité des matériels telles qu'édictées dans les décrets susnommés.

Par convention, les termes « matériels techniques » ou « matériels » désigneront :

• des matières ;

• des composants ;

• des matériels complets*.

1.2. But et base de la comptabilité.

La comptabilité des matériels a pour but :

• la description des mouvements et la connaissance des existants qui en résultent ;

• l'appréciation des responsabilités susceptibles d'être mises en cause ;

• la fourniture de renseignements utiles à l'administration des matériels.

Moyen d'information et de contrôle, la comptabilité des matériels doit permettre :

• de connaître à tout moment les existants globaux et leur répartition entre positions comptables ;

• d'assurer un contrôle systématique et permanent de la concordance entre les écritures et les existants réels ;

• de suivre les consommations et d'identifier clairement les organismes ayant bénéficié des délivrances ou cessions du service ;

• d'évaluer en quantité et en valeur le patrimoine mobilier du SMA.

Les écritures sont basées sur les quantités déterminées à l'aide de documents permanents et de pièces justificatives de mouvements.

2. Classement des matériels.

Ce point s'applique uniquement aux matériels industriels* (matériels dont le SMA est gestionnaire et affectataire). Le classement des matériels étatiques (matériels dont le SMA est affectataire mais n'est pas gestionnaire) est de la compétence de l'ordonnateur-répartiteur de ces matériels ; leur classement n'est pas traité dans cette instruction, mais dans les instructions propres à chaque service ordonnateur-répartiteur de ces matériels.

2.1. Classement des matériels suivant la position comptable.

Les matériels* sont comptabilisés dans une des quatre positions suivantes :

• en approvisionnement ;

• en attente ;

• en service ;

• mis à la disposition d'organisme extérieurs.

2.1.1. Les matériels en approvisionnement.

Les matériels placés en approvisionnement sont des matériels disponibles en stock et notamment destinés à être incorporés dans les matériels objets des prestations réalisées par le SMA. Il s'agit essentiellement de pièces de rechange.

2.1.2. Les matériels en attente.

Les matériels en attente recouvrent les matériels :

• devenus sans emploi et susceptibles d'être sortis définitivement des comptes ;

• provenant de résiliation de marchés, d'arrêts de fabrication ou de récupération susceptibles d'être sortis définitivement des comptes ;

• pouvant être réintégrés, après transformation, dans l'une des positions : en approvisionnement, en service ou mis à la disposition d'organismes extérieurs ;

• mis à la disposition d'organismes du ministère de la défense hors SMA.

2.1.3. Les matériels en service.

Les matériels en service sont les matériels détenus par le SMA pour les besoins de ses activités. Il s'agit essentiellement des moyens de production.

2.1.4. Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs de la défense.

Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense sont définis dans le décret de référence b) et dans le point 1.4 de l'instruction de référence l). Des protocoles, conventions ou marchés entre le SMA et chaque organisme bénéficiaire d'une mise à disposition fixent les règles particulières à chaque mise à disposition.

2.2. Classement des matériels par nature.

2.2.1. Consommables.

Sont considérés comme matériels consommables :

• les matériels en service qui se consomment et disparaissent dès leur premier usage (huiles, graisses, ingrédients divers, papier, produits photographiques, médicaments) ou ceux qui sont incorporés dans des ensembles suivis en tant que tels et qui ne sont donc plus suivis à partir de là à titre individuel ;

• les petits matériels en service entrant dans l'exécution des travaux et dont l'individualité initiale disparaît du fait de leur utilisation ;

• les matériels immobilisés d'un montant unitaire de faible valeur (voir la définition de ce seuil et des matériels immobilisés au point 2.3.2), sauf s'ils ont un caractère attractif ⁽³⁾.

2.2.2. Non consommables.

Par opposition, tous les matériels n'entrant pas dans la catégorie des matériels consommables sont qualifiés de matériels non consommables. Ces matériels sont toujours suivis en comptabilité des matériels et figurent au bilan du SMA.

Les modalités de tenue de la comptabilité des matériels non consommables sont précisées par référence aux règles du plan comptable général.

2.3. Classement des matériels par destination.

Les matériels non consommables du SMA suivis en comptabilité des matériels (à l'exception des matériels attractifs ou sensibles) sont classés selon deux catégories en fonction de leur destination. Ces catégories correspondent à la décomposition de la comptabilité générale :

• matériels stockés ;

• matériels immobilisés.

2.3.1. Matériels stockés.

Les matériels stockés sont les matériels qui interviennent dans le cycle d'exploitation du SMA pour être :

• soit vendus en l'état ou au terme d'un processus de production à venir ou en cours ; ces matériels sont alors suivis quelle que soit leur position comptable ;

• soit consommés au premier usage ; dans ce cas, les matériels stockés sont suivis dans toutes les positions comptables à l'exception de la position comptable en service.

2.3.2. Matériels immobilisés.

Les matériels immobilisés sont les matériels destinés à servir de façon durable (supérieur à 1 an) à l'activité de l'entreprise. Ils ne se consomment pas après le premier usage.

Le plan comptable général considère que certains biens de peu de valeur ⁽⁴⁾ peuvent ne pas être classés dans les immobilisations. En conséquence, tous les matériels du SMA répondant aux critères d'immobilisations et inférieurs à ce montant seront considérés comme consommables et ne seront pas suivis en comptabilité des matériels.

2.4. Nomenclature.

Les matériels militaires détenus* par le SMA sont identifiés par un numéro de la nomenclature interarmées. Il est conforme aux règles du ministère de la défense qui utilise le système de nomenclature interarmées, dit « système OTAN » conformément aux dispositions fixées par l'instruction de référence m). Il s'agit essentiellement au SMA des matériels aéronautiques.

En parallèle, le SMA utilise un système d'identification conforme aux pratiques du métier :

• pour les matériels stockés, ce système utilise une identification en numéro de nomenclature commun à l'ensemble des professionnels de l'aéronautique dit numéro NNO (numéro de nomenclature OTAN) ;

• pour les matériels immobilisés, le SMA utilise un système d'identification propre basé sur une nomenclature organisée en familles et sous-familles de biens.

3. Les acteurs de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels objets de la présente instruction s'exerce à trois échelons :

• échelon de répartition* sous l'autorité des ordonnateurs-répartiteurs ; cet échelon est :

  • interne au SMA pour les matériels industriels (matériels acquis sur crédits compte de commerce) ;

  • externe au SMA pour les matériels étatiques (matériels mis à la disposition du SMA pour exercer ses activités mais dont le SMA n'est pas gestionnaire) ;

• échelon de l'exercice de la comptabilité et de la surveillance sous l'autorité des comptables des matériels ; cet échelon est :

  • interne au SMA pour les matériels industriels ;

  • externe au SMA pour les matériels étatiques ;

• échelon du détenteur* de matériels constitué :

  • d'un centre de responsabilité pour les détenteurs internes au SMA (ce cas concerne des matériels industriels comme des matériels étatiques, pour ces derniers, l'échelon du détenteur est l'unique échelon où s'exerce la comptabilité des matériels au sein du SMA) ;

  • d'un organisme auquel le matériel a été confié (matériel mis à la disposition d'organismes extérieurs au SMA), sous l'autorité du chef de centre ou du responsable de l'organisme, pour les détenteurs externes au SMA.

3.1. Les ordonnateurs-répartiteurs.

Les ordonnateurs-répartiteurs sont chargés :

• d'ordonner ou d'autoriser les mouvements de matériels ;

• de suivre le niveau, la composition et la valeur des matériels chez les détenteurs, ainsi que les coûts de stockage ;

• de répartir les matériels existants de manière à satisfaire les besoins des utilisateurs ;

• de prononcer, dans les limites de leur compétence, les décisions d'élimination, d'imputation de pertes, de prêts, de cessions ou de locations relatives aux opérations de gestion ;

• d'établir et tenir à jour la liste des matériels classés sensibles, y compris ceux nécessaires à la réalisation des études, des fabrications, des prestations de maintenance et des réparations dont ils ont la charge ;

• de l'affectation aux utilisateurs des ensembles réalisés.

À cette fin, l'échelon répartiteur dispose des inventaires, effectués par l'échelon détenteur conformément aux obligations de ce dernier, décrites au point 2.3.

Les ordonnateurs-répartiteurs informent de leurs décisions l'échelon de l'exercice de la comptabilité et de la surveillance et éventuellement, de façon simultanée, l'échelon détenteur.

3.1.1. Ordonnateur-répartiteur de l'administration centrale du service de la maintenance aéronautique.

Le ministre est ordonnateur-répartiteur.

Le directeur du SMA est ordonnateur-répartiteur des matériels acquis sur crédits compte de commerce par délégation de signature du ministre. Les limites de compétence en nature et en valeur sont fixées par arrêté de délégation de signature du ministre de la défense.

3.1.2. Ordonnateurs-répartiteurs à l'échelon local.

Cet échelon concerne les directeurs des ateliers industriels de l'aéronautique (AIA*) qui ont la qualité d'ordonnateurs-répartiteurs dans le cadre et dans les limites des délégations de pouvoirs fixées par arrêté du ministre de la défense pour les matériels acquis sur crédits compte de commerce.

3.1.3. Autres ordonnateurs-répartiteurs.

Pour les matériels étatiques (dont le SMA est affectataire mais n'est pas gestionnaire), l'ordonnateur-répartiteur des matériels est un personnel du ministère de la défense, mais n'est pas un personnel du SMA.

3.2. Les comptables.

Le comptable est chargé :

• de tenir la comptabilité des matériels ;

• de s'assurer de la bonne exécution des obligations comptables assignées à l'échelon détenteur ;

• de veiller à ce que l'échelon détenteur remplisse les obligations de productions d'informations définies au point 2.3 ;

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvements ordonnés par les ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;

• de la centralisation des écritures et de la tenue de l'inventaire général* ;

• de la vérification des pièces justificatives qui leur sont transmises et de leur conservation pendant une durée égale à dix ans ;

• de l'exactitude des comptes rendus fournis ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus.

3.2.1. Comptable des matériels du service de la maintenance aéronautique.

Le comptable des matériels du SMA ⁽⁵⁾ est désigné nominativement par le directeur du SMA, ordonnateur-répartiteur par délégation de signature du ministre. Outre les attributions précisées ci-avant, le comptable des matériels du SMA est chargé :

• de contrôler la correcte application de la réglementation à l'échelon local ;

• de rédiger et mettre à jour les instructions internes au SMA relatives à la comptabilité des matériels et d'en contrôler la correcte application.

3.2.2. Comptables des matériels à l'échelon local.

Le comptable des matériels de chaque AIA est désigné nominativement par le directeur de l'AIA, ordonnateur-répartiteur par délégation de pouvoir du ministre.

Les décisions correspondantes doivent être inscrites au registre des procès-verbaux de chaque entité.

3.3. Les détenteurs.

Les détenteurs, internes* et externes*, sont astreints à :

• tenir un inventaire des matériels du SMA ;

• fournir les documents relatifs à la situation, à la valeur, ou aux mouvements des matériels du SMA qui leur sont confiés :

  • soit systématiquement, soit à la demande, à l'échelon de répartition ;

  • systématiquement à l'échelon de l'exercice de la comptabilité et de la surveillance.

3.3.1. Les détenteurs-dépositaires.

Est détenteur-dépositaire celui qui est chargé de :

• la conservation des matériels ;

• l'exécution physique des mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs ;

• l'établissement des pièces justificatives constatant ces mouvements et leur transmission au comptable dans un délai maximum de quarante-huit heures ;

• la conservation en nombre et en bon état des matériels qui leur sont confiés et dont ils tiennent un inventaire permanent.

Le détenteur-dépositaire est nommé par l'autorité hiérarchique dont il dépend. Cette nomination, agréée par l'ordonnateur-répartiteur des matériels dont il est détenteur, après avis du comptable des matériels, fait l'objet d'une inscription au registre des actes administratifs.

Pour les matériels étatiques, l'ordonnateur-répartiteur est un personnel extérieur au SMA.

3.3.2. Les détenteurs-usagers.

Ont la qualité de détenteurs-usagers, les personnels qui détiennent ou utilisent de façon permanente les matériels pour l'exécution de leur tâche.

Les détenteurs-usagers ne font pas l'objet de décision nominative. Toutefois, pour les matériels sensibles ou attractives, le détenteur-usager fait l'objet d'une nomination. Le détenteur-usager est alors nommé sur proposition du détenteur-dépositaire. L'acte de nomination prévoit la prise en compte des matériels pour lesquels il est nommé et est signé par le détenteur-usager, le détenteur-dépositaire et le comptable des matériels. L'acte de nomination est conservé au registre des actes administratifs, tenu par le comptable.

3.3.3. Obligations particulières du détenteur externe des matériels.

Les détenteurs externes* au SMA doivent :

• veiller à l'exécution matérielle des clauses spéciales qui peuvent figurer dans les protocoles, conventions ou marchés ;

• ne conserver en compte d'emploi* que les matériels nécessaires à l'exécution des travaux au bénéfice du SMA.

À cette fin, ils doivent signaler, au comptable de ces matériels, les matériels non utilisés pour que l'ordonnateur-répartiteur prenne, à leur égard, les décisions de mise en réparation, nouvelle affectation, maintien en stock ou élimination.

Le détenteur externe* est tenu de présenter à toute demande de l'ordonnateur-répartiteur, du comptable des matériels ou des représentants de l'ordonnateur-répartiteur, les matériels figurant en compte d'emploi, le matériel entré en compte d'emploi, et/ou la pièce comptable justifiant la sortie d'un matériel du compte d'emploi. Ces éléments présentés correspondent à la remise de l'inventaire du détenteur au comptable pour certification. Cet inventaire doit être validé au moins une fois par an par le comptable.

3.4. Dispositions communes aux détenteurs-dépositaires et aux comptables.

3.4.1. Cumul des fonctions.

Les fonctions de détenteur-dépositaire et de comptable peuvent être exercées par le même agent. L'ordre de nomination doit alors prévoir ce cumul.

Il ne pourra pas y avoir cumul des fonctions de détenteur et de comptable pour les matériels mis à disposition par le SMA.

En cas de non-cumul des fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire, chaque détenteur-dépositaire est désigné par son autorité hiérarchique. Il est choisi parmi les agents de catégorie A ou B et exerce les fonctions de détenteur-dépositaire, pour :

• procéder à la réception des matériels commandés, réparés ou transformés conformément aux clauses des contrats du SMA et à la réception des matériels mis à disposition ;

• établir et adresser les procès-verbaux de réception à l'ordonnateur-répartiteur et au comptable des matériels ;

• viser les documents administratifs notamment ceux relatifs aux mouvements de matériels ;

• émettre un avis technique sur les réparations ou les mises à la réforme.

3.4.2. Mandataires et intérimaires.

Tout détenteur-dépositaire et tout comptable venant de prendre ses fonctions fait agréer, dans les meilleurs délais, respectivement par l'autorité hiérarchique qui l'a nommé et par l'ordonnateur-répartiteur qui l'a nommé la désignation d'au moins un mandataire destiné à le remplacer en cas d'absence temporaire. Le mandataire exerce ses fonctions sous la responsabilité du titulaire.

En cas de décès, de disparition, de suspension ou d'empêchement du comptable des matériels du SMA ou d'un AIA, le directeur du SMA ou de l'AIA concerné désigne d'office un intérimaire qui prend la responsabilité de ses propres opérations comptables jusqu'à l'arrivée du nouveau titulaire qui doit être nommé dans les plus courts délais.

Les procédures de nomination des mandataires et intérimaires sont précisées par instruction interne au SMA référencée ICP/SDA/FC/001 relative à la nomination des détenteurs-dépositaires et des comptables des matériels.

3.5. Remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires.

3.5.1. Remise et prise de service entre comptables.

Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables entrant et sortant. La responsabilité du comptable entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service. Copie de ce procès-verbal est remise au comptable sortant.

3.5.2. Remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires.

Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les détenteurs-dépositaires entrant et sortant. Ce procès-verbal fait état des vérifications réalisées pour la passation de service. La responsabilité du détenteur-dépositaire prenant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service. Copie de ce procès-verbal est remise au détenteur-dépositaire sortant.

3.5.3. Réserves formulées par un détenteur-dépositaire ou un comptable.

La passation de service entre deux comptables des matériels ou entre deux détenteurs-dépositaires donne lieu à un procès-verbal de passation de service. Le comptable ou le détenteur-dépositaire entrant peut y formuler des réserves, notamment sur l'état, la tenue, l'authenticité ou la régularité des documents comptables qui lui sont remis. Il peut en outre exercer une vérification des existants par sondage.

Le comptable ou le détenteur-dépositaire entrant dispose d'un délai maximum d'un mois, pour vérifier la situation de la comptabilité. Ce délai peut être porté à six mois maximum, sur demande motivée formulée auprès de l'ordonnateur-répartiteur.

3.5.4. Dispositions diverses.

Les comptables et détenteurs-dépositaires entrant et sortant doivent être présents lors des passations de service. L'absence du comptable ou détenteur-dépositaire peut être acceptée dans des cas exceptionnels (maladie, mutation pour une affectation éloignée de la précédente, etc.). Le procès-verbal de remise et prise de service indique alors les raisons de son absence. Le comptable ou le détenteur-dépositaire est alors représenté par son mandataire.

3.6. Responsabilités des comptables et des détenteurs.

3.6.1. Cas général.

L'article 15 du décret de référence b) prévoit, qu'indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par les personnels civils et militaires, et outre les cas de faute personnelle, leur responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu, en application des lois et décrets qui les régissent.

Ces règles sont applicables à tous les personnels intervenant dans la comptabilité des matériels et notamment aux comptables chargés de la bonne tenue de leurs écritures ainsi que de leur exactitude et aux détenteurs (dépositaires et usagers) chargés de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde.

3.6.2. Les comptables.

Le comptable est responsable des matériels dont il a en charge la bonne tenue et l'exactitude des écritures. En particulier, la responsabilité du comptable peut être engagée lorsque des opérations de vérifications, récolements ou recensements conduisent à constater des différents entre les existants comptables et réels.

3.6.3. Cas particulier de la responsabilité pécuniaire des détenteurs.

3.6.3.1. Matériels en approvisionnement.

Lorsque les opérations de vérifications, récolements ou recensements font apparaître des différences entre les existants en écriture et les existants réels, la responsabilité pécuniaire des officiers assurant les fonctions de détenteurs-dépositaires peut être mise en jeu dans les conditions fixées par l'instruction de référence n). S'agissant de détenteurs-dépositaires non officiers (militaires non officiers, fonctionnaires, ouvriers) leur responsabilité pécuniaire ne peut être retenue pour les cas de matériels en approvisionnement.

Les responsables de magasins, et les autres agents affectés au magasin, sont pécuniairement responsables des dommages qu'ils ont pu causer à l'État en commettant, dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions, une faute personnelle détachable du service.

3.6.3.2. Matériels en service.

La responsabilité pécuniaire des détenteurs de matériels en service (détenteurs-dépositaires, détenteurs-usagers), quel que soit leur statut (personnels militaires officiers et non officiers, fonctionnaires, ouvriers), ne peut être mise en jeu qu'en cas de faute personnelle détachable du service, commise dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions. Outre ce cas, la responsabilité pécuniaire des seuls détenteurs militaires, à solde mensuelle, peut être mise en jeu, pour faute commise en dehors de l'exécution du service, en cas de destruction, perte ou mise hors de service des effets d'habillement ou d'équipement qui leur ont été remis, et des matériels qui leur ont été confiés à titre de dotation personnelle.

3.6.3.3. Mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

La mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des détenteurs est décidée par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre de la défense pour les cas de pertes, déficits, détériorations, destructions, dans la limite des compétences fixées par arrêté de référence f) et selon la procédure définie par l'article 5-1 de l'instruction de référence o).

3.6.3.4. Les détenteurs externes.

La responsabilité du détenteur externe* est définie par les protocoles, conventions ou marchés, complétés ou précisés par les clauses particulières insérées dans les cahiers des charges (notamment en ce qui concerne la garantie des matériels stockés).

Pour certains matériels laissés, en raison de programmes d'essais, à la disposition d'un détenteur externe*, notamment pour études, la responsabilité pécuniaire de ce dernier peut être limitée à une valeur de restitution, dont le montant peut être fixé à une somme inférieure au coût de ces matériels si celui-ci est jugé trop important par rapport à la valeur inventaire des matériels en cause. La décision appartient au directeur du SMA dans la limite de ses attributions fixées par arrêté de délégation de signature du ministre de la défense.

3.6.4. Cas particulier de responsabilité face à un ordre jugé contraire à la réglementation.

Si un détenteur-dépositaire ou un comptable vient à recevoir un ordre qu'il juge contraire à la réglementation ou une pièce justificative lui paraissant irrégulière, il doit adresser par écrit des réserves motivées à l'ordonnateur-répartiteur de l'administration centrale du SMA. Si celui-ci, après en avoir avisé le cas échéant l'ordonnateur-répartiteur concerné à l'échelon local, confirme par écrit, et en faisant référence aux réserves formulées, les documents contestés, le détenteur ou le comptable est tenu d'exécuter l'ordre ou de comptabiliser la pièce justificative. La décision écrite prise par l'ordonnateur-répartiteur de l'administration centrale du SMA est inscrite au registre des actes administratifs.

4. Les opérations comptables.

Ce point s'applique uniquement aux matériels industriels.

4.1. Les mouvements de matériels.

4.1.1. Généralités.

Un mouvement comptable est l'opération par laquelle un matériel est :

• soit pris en compte initialement dans les écritures, dans une position comptable donnée, par suite d'achat dans le commerce ou l'industrie, d'envois reçus d'une autre entité, de cessions reçues, etc. (entrées) ;

• soit repris en compte après remise par les unités relevant des états-majors clients du SMA, reprises de cessions, etc. ;

• soit changé de position comptable tout en restant dans la comptabilité du SMA ;

• soit sorti de la comptabilité du SMA.

Un mouvement est dit externe* lorsqu'il fait entrer ou sortir un matériel des écritures du SMA. Il est dit externe* lorsque, dans le cadre des écritures du centre de responsabilité (CR) concerné, il fait sortir un matériel d'une position comptable donnée pour le reprendre au titre d'une autre position comptable.

Les mouvements de matériels donnent lieu à l'établissement de documents de liaison et pièces comptables énumérés au point 3.1.2. Tous ces documents sont enregistrés au registre journal sauf exceptions précisées.

4.1.2. Documents utilisés.

4.1.2.1. Mouvements internes.

Le document le plus couramment utilisé pour réaliser et justifier les mouvements internes* est l'ordre de mouvement de matériel ⁽⁶⁾ : ce document constitue le document essentiel de liaison entre les trois échelons*. Il est utilisé pour rendre compte de toute mouvement (entrée ou sortie) de matériels dans les comptes d'emploi des détenteurs. Les conditions de son établissement, sa diffusion et sa circulation sont fixées par instruction particulière. Ce document peut être dématérialisé (un document électronique peut se substituer au document papier).

4.1.2.2. Mouvements externes.

Les documents les plus couramment utilisés pour réaliser et justifier les mouvements externes* sont les suivants :

• l'état F ⁽⁷⁾ : cet état constitue la pièce justificative de prise en charge initiale de matériels neufs livrés par un fournisseur à un détenteur pour stockage ou pour utilisation sur les commandes des prestations de maintenance du SMA. Cette prise en charge est réalisée par le comptable des matériels ;

• l'ordre de transfert de gestion ⁽⁸⁾ : ce document est établi par le comptable des matériels à réception d'un ordre de mouvement émis par l'ordonnateur-répartiteur. Il est utilisé pour les transferts de gestion de matériels à titre gratuit entre les différents organismes gestionnaires. Ce document permet la cession à titre gratuit entre le SMA et toute autre entité du ministère de la défense. Son utilisation nécessite l'intervention de deux comptables. Il peut être également utilisé comme document d'expédition et de livraison ;

• le titre de mise à disposition de matériel appartenant à l'État ⁽⁹⁾ : cet imprimé est émis à la demande de l'ordonnateur-répartiteur par le comptable des matériels et signé par le détenteur-dépositaire. Il est utilisé pour les mises à dispositions de matériels au profit d'organismes extérieurs à la défense ;

• le procès-verbal de matériels consommés lors d'essais ou d'épreuves : cet imprimé, établi par le détenteur-dépositaire, est utilisé :

  • pour sortir des comptes les matériels utilisés pour des essais et consommés à cette occasion ;

  • pour identifier les composants éventuellement récupérés sur les ensembles utilisés et permettre ainsi leur prise en compte.

4.1.3. Mouvements de matériels du service de la maintenance aéronautique vers un tiers.

4.1.3.1. Principes.

Aucun matériel ne peut être délivré à titre gratuit à un tiers hors ministère de la défense, sauf si cette délivrance est prévue par un contrat ou une décision approuvée par le ministre.

Un matériel détenu par un tiers ne peut être utilisé par celui-ci que conformément aux clauses du contrat au titre duquel il a été délivré.

Toute délivrance ou utilisation, non prévue par un contrat, doit donner lieu, en préalable, soit à modification du contrat intéressé, par voie d'avenant, soit à passation d'un contrat de cession ou de location au tiers, par l'intermédiaire de la direction nationale d'interventions domaniales (DNID).

4.1.3.2. Modalités.

La délivrance ou l'utilisation de matériels non prévue par des dispositions contractuelles s'effectue suivant trois procédures : avenant, location ou cession par la DNID. L'utilisation de chaque procédure est fonction de la situation initiale du matériel chez le tiers.

4.1.3.3. Avenant.

Toute utilisation de matériel par un tiers pour l'exécution d'un contrat du SMA, et non prévue dans ce contrat, doit entraîner une modification des bases contractuelles, dont l'incidence financière doit être traduite dans un avenant.

Le matériel demeure propriété de l'État et, par suite, doit rester inscrit au compte d'emploi, mais être éventuellement placé dans la catégorie appropriée. Il génère pour le détenteur externe des obligations de conservation, de remise en état le cas échéant et de couverture des risques par une assurance, selon les dispositions prévues au code des marchés publics et au cahier des clauses administratives générales pour ce dernier cas.

L'avenant est établi par l'ordonnateur-répartiteur, le cas échéant après autorisation du ministre.

4.1.3.4. Location.

Dans le cadre de la réalisation de prestations commandées par le SMA, les prestataires peuvent être amenés à louer au SMA des matériels spécifiques. L'ordonnateur-répartiteur du SMA établit les clauses financières de la convention et transmet le dossier à la DNID qui juge de l'opportunité de la location et établit les clauses financières. Par ailleurs, la convention doit clairement indiquer les responsabilités du locataire, notamment remise en état des matériels, lors de leur restitution, ou remboursement de valeur telle qu'elle est fixée par la convention. Si le matériel non restitué doit être réapprovisionné ou remplacé par un matériel analogue, ou si la remise en état des matériels est impossible, le remboursement est exigé directement par l'ordonnateur-répartiteur.

4.2. Pertes, avaries, destructions, détériorations.

4.2.1. Cas général.

Une perte ou avarie n'est admise à décharge que si elle provient d'événements de force majeure ou de cas fortuits dûment signalés et constatés. Dans tous les cas, le détenteur-dépositaire est tenu de présenter ses justifications ⁽¹⁰⁾.

On entend par :

• matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais hors d'atteinte ;

• matériel détruit : le matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération ;

• matériel détérioré : le matériel qui peut faire l'objet d'une récupération (matériels qui seront réintégrés dans les stocks ou mis en vente par les domaines, matières qui seront mises en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

Toute perte, avarie, destruction, détérioration doit être portée, dans les plus brefs délais, par le détenteur-dépositaire, à la connaissance de l'ordonnateur-répartiteur, par l'intermédiaire du supérieur hiérarchique immédiat. Le comptable concerné est également avisé. Un procès-verbal de constatation ⁽¹¹⁾ est immédiatement établi et inscrit au registre des actes administratifs.

Ce procès-verbal :

• relate les circonstances de la perte, avarie, destruction, détérioration ;

• énumère les matériels concernés évalués au prix d'inventaire ;

• comporte la décision prise par l'ordonnateur- répartiteur ayant reçu délégation de pouvoirs.

Lorsque la décision relève de la compétence d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les propositions formulées par les autorités assurant les transmissions successives.

4.2.2. Cas de force majeure ou d'accident fortuit.

Le procès-verbal établi présente les indications précises sur la cause de l'événement et fait ressortir qu'aucun défaut de surveillance ne peut être retenu à l'encontre du détenteur.

4.2.3. Cas de mise en jeu de la responsabilité du détenteur.

Lorsque la responsabilité du détenteur est mise en cause, le procès-verbal doit comporter obligatoirement les justifications fournies par ce dernier. La décision de mise en jeu de la responsabilité du détenteur est prise par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre de la défense (pertes, déficits, détériorations, destructions). Dans ce cas le procès-verbal est transmis pour décision d'imputation à l'autorité compétente.

4.3. Éliminations.

Les opérations administratives d'élimination aboutissent à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense.

Les différentes éliminations sont : la réforme technique et la réforme de commandement.

La procédure de réforme est lancée à l'initiative :

• du détenteur externe*, avec validation de l'agent mandaté désigné par l'ordonnateur-répartiteur ;

• du comptable des matériels, suite à l'exploitation notamment du compte rendu de gestion des stocks ;

• d'une décision de commandement.

4.3.1. La réforme technique.

La réforme technique ⁽¹²⁾ concerne les matériels en service qui ne sont plus susceptibles d'utilisation en l'état par suite d'usure normale :

• matériels irréparables ou dont le coût de remise en état est jugé trop élevé ;

• matériels dont les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

Elle ne s'applique pas aux matériels neufs et en bon état.

4.3.2. Le retrait des approvisionnements.

Le retrait des approvisionnements ⁽¹³⁾ concerne les matériels neufs ou en bon état, n'ayant jamais été utilisés ou ayant fait l'objet d'une remise en état, classés dans la position comptable en approvisionnement, et reconnus définitivement inutiles aux organismes de la défense, dans les cas suivants :

• matériels périmés : à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de leur durée d'utilisation ou de leur date de péremption ;

• matériels sans emploi : en raison de la disparition du besoin qu'ils devaient satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériels en excédent des besoins : compte tenu des stocks disponibles par rapport aux besoins à venir.

4.3.3. La réforme de commandement.

La réforme de commandement ⁽¹⁴⁾ intervient après décision dite de commandement prise par le directeur du SMA ou par les directeurs des AIA, dans les limites fixées par arrêtés de délégation de signature, respectivement, de pouvoirs, qui, pour des raisons opérationnelles ou techniques, décide que tels matériels (en approvisionnement, en service, en attente, mis à la disposition d'organismes extérieurs) cessent d'être utilisés. Elle concerne à la fois les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifique à ces matériels, et en cas d'impossibilité pour d'autres usages, les outillages d'entretien et de fabrication correspondant, ainsi que les matériels interdits d'emploi dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse.

4.3.4. Les états de proposition de matériels à éliminer.

Les matériels à éliminer sont énumérés sur des états de proposition de matériels à réformer ou sur des états de proposition de retrait des approvisionnements. Les états concernant les réformes de commandement font référence à la décision de cessation d'utilisation prise par les directeurs des AIA, par le directeur du SMA ou par l'état-major lorsque le SMA détient des matériels industriels qui ne peuvent être utilisés que dans le cadre de prestations concernant le matériel ayant fait l'objet de la réforme de commandement.

Les états de proposition de matériels à éliminer (réforme, retrait), indiquent la destination à donner aux matériels : remise à l'administration des domaines, démolition, destruction, précédés le cas échéant des opérations de dénaturation nécessaires.

4.3.5. Matériels exclus de la procédure d'élimination.

Peuvent être exclus de la procédure d'élimination, les matériels et fournitures ci-après : déchets de tir, résidus et rechanges, classés non réparables, reversés par les ateliers et les établissements réparateurs.

Les modalités comptables de prise en compte de ces matériels, leur suivi et leur destination finale seront précisées par instructions particulières.

4.4. Le déclassement.

Le déclassement ⁽¹⁵⁾ est une opération administrative interne par laquelle un matériel devenu inutilisable sous son ancien classement de nomenclature est maintenu en approvisionnement ou en service sous un autre classement de nomenclature.

4.5. Remise à l'administration des domaines.

La vente aux enchères publiques est la procédure normale de cession du matériel à éliminer ; toutefois, pour des considérations de défense nationale, d'utilité publique ou d'opportunité, la DNID* peut procéder à des cessions amiables ⁽¹⁶⁾. Il appartient alors à l'ordonnateur-répartiteur de faire valoir, le cas échéant, ces considérations à la DNID* afin d'obtenir l'application de la cession amiable.

Les matériels éliminés destinés à la vente doivent préalablement faire l'objet :

• d'opérations de dénaturation pour les matériels militaires, déchets de tir, munitions ;

• des opérations nécessaires à l'élimination de matières dangereuses telles que les fluides, matières polluantes (huiles, résidus de peintures, matières radioactives, amiante, etc.), selon les réglementations en vigueur.

Il est à noter qu'en aucun cas le matériel en cause ne doit être remis à l'acheteur avant paiement ou constitution de sûreté, et agrément formel de celle-ci par la DNID*. Les mêmes obligations incombent à l'acheteur qui se trouverait être détenteur du matériel avant la vente ; observation doit lui en être faite lors du dépôt de l'offre d'achat.

Les matériels remis aux domaines pour être vendus sont conservés physiquement au SMA qui en assure la garde. Ils doivent être allotis à part des autres matériels et en particulier des autres matériels en attente d'élimination.

4.6. Tenue de la comptabilité.

4.6.1. Périodicité comptable.

La période comptable est annuelle et s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

4.6.2. Division de la comptabilité.

La comptabilité des matériels du SMA est divisée selon les positions comptables présentées au point 2.1. Des comptabilités particulières sont tenues pour les matériels acquis ou confiés au SMA pour stockage, en cours de fabrication, mis à la disposition du SMA par des organismes extérieurs ou mis à la disposition d'organismes extérieurs par le SMA. Une comptabilité particulière est tenue par type d'organisme extérieur : organismes du ministère de la défense, organismes étatiques hors défense, et autre personne morale ou physique.

4.6.3. Agents chargés de la tenue de la comptabilité.

Les agents chargés de la tenue de la comptabilité sont les comptables désignés nominativement par l'ordonnateur-répartiteur. Un même agent peut être désigné pour tenir plusieurs comptabilités.

Les écritures élémentaires sont tenues par les détenteurs-dépositaires.

Des agents placés sous l'autorité des comptables et des détenteurs-dépositaires et sous la responsabilité de ces derniers peuvent également tenir des écritures élémentaires. Ces agents sont qualifiés de mandataires.

4.6.4. Les documents de la comptabilité.

Les documents et pièces comptables seront dématérialisés pour les besoins de la gestion interne du SMA afin de permettre de fluidifier la transmission des documents et d'éviter la production d'exemplaires papiers en quantité importante.

Ils seront matérialisés :

• pour toutes les opérations de comptabilité des matériels nécessitant un visa, une signature ou une acceptation formelle ;

• pour en faciliter l'utilisation en tant que de besoin.

4.6.4.1. Documents détenus par le comptable.

  Les pièces justificatives.

Tout mouvement d'entrée et de sortie, externe* ou interne*, doit être appuyé par une pièce justificative faisant référence à une décision de l'ordonnateur-répartiteur ou comportant sa signature ou celle d'un de ses adjoints à qui il a expressément donné délégation de signature par un ordre particulier.

Les pièces justificatives des mouvements de matériels, préparées ou établies par les détenteurs-dépositaires, et arrêtées au nombre d'articles ayant fait mouvement, sont transmises au comptable pour mise à jour de l'inventaire général et signature. Cette signature vaut acceptation des pièces justificatives concernées.

Des instructions internes au SMA précisent les différentes pièces justificatives à produire, leur circulation, etc., en fonction des procédures réalisées. Les principales pièces justificatives sont : l'ordre de recette, l'ordre d'entrée, l'ordre de sortie, le billet de mouvement.

  Le registre journal.

Il est destiné à l'enregistrement, dans l'ordre chronologique, des pièces justificatives constatant les mouvements de matériels, qu'il s'agisse d'entrées, de sorties ou de mouvement internes.

Lorsque ce document est tenu de façon manuelle, il est coté et paraphé par l'ordonnateur-répartiteur. Lorsqu'il est obtenu à partir de la saisie des pièces justificatives dans un système informatisé, les feuillets édités sont signés par le comptable qui authentifie ainsi le document.

Le registre journal (manuel ou informatisé) est un document annuel. Il est arrêté au nombre de pièces justificatives enregistrées :

• au moment de la passation de service entre comptables ;

• au 31 décembre de chaque année.

L'arrêté est signé par le comptable (comptables entrant et sortant en cas de passation de service) et contresigné par l'ordonnateur-répartiteur.

  L'inventaire général.

L'inventaire général* indique en permanence, en quantité et en valeur tous les matériels d'une entité comptable du SMA. Il est tenu par le comptable des matériels. C'est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il se présente sous la forme d'un document manuel ou informatisé. Les modalités de tenue de l'inventaire général et les informations y figurant seront précisées par instruction particulière.

  Le registre des actes administratifs.

Le registre des actes administratifs est un document manuel, ou informatisé (il est dans ce cas matérialisable), coté et paraphé par l'ordonnateur-répartiteur. Il est destiné notamment à la transcription ou à l'enregistrement des faits, actes et des ordres pouvant engager ou dégager la responsabilité des personnels concourant à la comptabilité des matériels.

  Le registre inventaire des matériels mis à disposition.

Ce registre inventaire est un document manuel ou informatisé. Tous les matériels mis à disposition sont suivis sur un registre inventaire. Ce registre permet de distinguer :

• les matériels mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense, ou le cas échéant de formations administratives n'appartenant pas au SMA ;

• les mises à disposition au profit de personnes ou d'organismes extérieurs, dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• les mises à disposition au profit d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires ;

• les matériels appartenant à d'autres organismes du ministère de la défense et mis à la disposition du SMA ;

• les matériels appartenant à des personnes ou à des organismes extérieurs au ministère de la défense et mis à la disposition du SMA.

L'utilisation et les informations présentes sur ce registre sont précisées dans l'instruction interne au SMA traitant des mises à disposition de matériels.

4.6.4.2. Document tenu par le détenteur-dépositaire.

  L'inventaire particulier*.

Ce document indique en permanence et en quantité tous les matériels confiés à la garde d'un détenteur-dépositaire. C'est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il se présente sous la forme d'un document manuel ou informatisé. Les modalités de tenue de l'inventaire particulier et les informations y figurant seront fixées par instruction particulière.

En ce qui concerne les matériels en approvisionnement et en attente, lorsque le comptable cumule ses fonctions avec celle du détenteur-dépositaire, l'inventaire général et l'inventaire particulier sont confondus dans le même document.

4.6.5. Durée de conservation des documents de la comptabilité.

Tous les documents relatifs à la comptabilité et les pièces justificatives qui s'y rapportent doivent être conservés sous une forme fiable et facilement accessible pendant un délai égal à dix ans.

Pour les documents tenus dans le cadre d'un système informatisé, ce système doit permettre la conservation et l'édition des documents pendant la durée de dix ans indiquée ci-dessus. Les documents ayant fait l'objet d'une édition papier pour signature par les acteurs et autorités compétentes seront conservés sous la forme papier (la forme électronique ne permettant pas la mise en place et la conservation des originaux des signatures).

4.6.6. Valorisation des existants, prix d'inventaire.

Les méthodes de valorisation des matériels présentées dans ce point concernent uniquement les matériels industriels. Pour les matériels étatiques, les règles de valorisation sont fixées par les services ordonnateurs-répartiteurs de ces matériels.

Les méthodes de valorisation des existants sont fixées par instructions particulières, conformément au plan comptable général et aux textes de références b) et l) pour les matériels industriels. Les principes en sont les suivants :

• pour les matériels stockés :

  • prise en compte des matériels stockés à leur coût complet d'acquisition déterminée par la valeur d'achat à laquelle s'ajoute les frais accessoires d'achat selon les prescriptions du plan comptable général ;

  • prise en compte des matériels stockés fabriqués au coût complet de production, qui inclut : le coût des matières et pièces, les frais de main-d'oeuvre et les charges indirectes du centre de production ;

  • prix d'inventaire des matériels stockés calculés selon la méthode du coût unitaire moyen pondéré* ;

• pour les matériels immobilisés :

  • prise en compte des matériels immobilisés à leur coût complet d'acquisition déterminé par la valeur d'achat à laquelle s'ajoute les frais accessoires d'achat selon les prescriptions du plan comptable général ;

  • prise en compte des matériels immobilisés fabriqués au coût complet de production, qui inclut : le coût des matières et pièces, les frais de main-d'oeuvre et les charges indirectes du centre de production ;

  • prix d'inventaire de matériels immobilisés à leur valeur brute d'acquisition diminuée des dotations aux amortissements passées selon les règles du plan comptable général : méthode linéaire ou dégressive d'amortissement (cette dernière est utilisée uniquement pour les types de matériels pour lesquels l'administration fiscale reconnaît la validité de cette méthode) ; la méthode des amortissements dérogatoires est interdite.

Les matériels immobilisés sont sujets à réévaluation et à amortissement selon les règles fixées par le plan comptable général conformément à l'instruction de référence l). Les modalités de détermination de la valeur brute des matériels immobilisés et les règles comptables d'amortissement seront précisées par instruction particulière.

4.7. Surveillance des écritures et de leur concordance avec les existants.

La surveillance générale de la comptabilité des matériels et des existants incombe :

• de manière permanente, à l'ordonnateur-répartiteur concerné (directeurs de chaque AIA et directeur du SMA) assisté de ses adjoints (surveillance interne), à l'égard de qui les détenteurs-dépositaires sont responsables de la présentation en nombre et en bon état des matériels figurant à leur inventaire ;

• de manière périodique à l'autorité hiérarchique en mission d'inspection (ordonnateur-répartiteur, inspecteur technique, officier ou personnel de catégorie A de l'administration centrale, etc.).

Elle s'effectue au moyen de vérifications, récolements, recensements, en s'assurant de la bonne application de la réglementation et notamment du respect de la périodicité des vérifications des existants. Ces opérations sont réalisées sous la forme d'inventaire permanent. Un planning d'inventaire est établi pour chaque site d'une part pour les matériels stockés et d'autre part pour les matériels non stockés (immobilisés ou non immobilisés et suivis en comptabilité des matériels) afin de permettre la réalisation des vérifications complètes sur une période de trois ans.

Chaque opération se solde par l'émission d'un procès-verbal auquel est joint une fiche de constatation des excédents et déficits ⁽¹⁷⁾.

Le directeur du SMA exerce la surveillance administrative de son service. Il peut déléguer tout ou partie de ce pouvoir aux directeurs des AIA.

Une instruction particulière précisera les méthodes de vérification des matériels du stock-État* et de recensement des matériels du stock compte de commerce*, en fonction de leur position comptable.

5. Dispositions applicables aux matériels en fonction de leur position comptable.

Ce point s'applique uniquement aux matériels industriels.

5.1. Dispositions applicables aux matériels en approvisionnement.

5.1.1. Définition.

Les matériels en approvisionnement sont les matériels disponibles et en bon état stockés dans les magasins.

Ils peuvent comprendre :

• des matériels de nature non consommable et des matériels de nature consommable. La distinction entre nature non consommable et nature consommable n'intervient qu'après sortie de la position comptable en approvisionnement par délivrance ou cession aux services des AIA ou du SMA ou classement dans la position comptable en service ;

• des produits pétroliers.

5.1.2. Constitution des stocks et des immobilisations.

5.1.2.1. Cas des matériels industriels.

Les matériels industriels en approvisionnement proviennent :

• essentiellement d'achats dans le commerce ou l'industrie ; ces achats sont effectués à l'initiative :

  • de la sous-direction achats de l'AIA de Clermont-Ferrand, unité centralisatrice des marchés du SMA ;

  • de l'unité locale d'achat de l'AIA concerné par le besoin ;

• de cessions, gratuite ou onéreuse, entre service des armées ;

• de la production interne par le SMA ; dans ce cas, les matériels sont en approvisionnement du début de production à leur mise en service.

5.1.2.2. Cas des matériels étatiques.

Les matériels étatiques en approvisionnement proviennent uniquement des matériels mis à disposition par d'autres services du ministère de la défense au SMA pour permettre la réalisation des prestations qui lui ont été confiées.

5.1.3. Réception des matériels, versement en magasin, prise en compte, stockage.

Tous les matériels provenant d'achats centralisés ou non sont livrés et stockés dans une salle de réception. Le service centralisateur des marchés du SMA indique, dans chaque marché, les différents lieux de réception des matériels approvisionnés, selon les besoins exprimés par les services des différentes entités du SMA.

Ils ne sont versés en magasin qu'après réception qualitative et quantitative réalisée par une commission de réception, et rédaction d'un procès-verbal de réception transmis au comptable pour passation des écritures.

Dans des cas d'urgence laissés à l'appréciation de l'ordonnateur-répartiteur, des réceptions partielles peuvent être prononcées.

Des instructions particulières préciseront les procédures de réception, recette et mise en service des matériels.

5.1.4. Délivrances aux usagers, remises par les usagers.

5.1.4.1. Délivrance et remise aux usagers.

Les délivrances sont effectuées sur billets de mouvement, manuels ou électroniques, établis par le supérieur hiérarchique du demandeur en fonction des besoins estimés par ce dernier. Le demandeur ne peut être que le futur usager du matériel ou son supérieur hiérarchique. Les billets de mouvement doivent être validés par le détenteur-dépositaire qui prendra en compte le matériel demandé.

Les remises de matériels demandées par les usagers sont présentées sur billet de mouvement.

5.1.4.2. Les échanges standards.

Les échanges standards sont effectués sur billet de mouvement établi par l'usager et signé par son supérieur hiérarchique. Ils ne peuvent concerner que des matériels classés non consommables. Ils consistent en un échange nombre pour nombre de matériels hors de service par des matériels de même type et en bon état.

5.1.5. Ventilation, comptabilisation.

Après réception des matériels, un certificat de réception est adressé au service expéditeur et à la direction comptabilité finance du SMA, service liquidation. Seules les quantités réellement reçues et en bon état sont prises en compte. Les matériels détériorés et les manquants sont constatés sur des procès-verbaux de détérioration ou de perte en cours de transport. Les litiges sont réglés selon les instructions particulières relatives aux transports de matériels.

La comptabilité des matériels en approvisionnement est tenue à l'échelon de chaque entité par moyens informatisés.

5.1.6. Cessions.

Des cessions de matériels en approvisionnement, à des organismes extérieurs, peuvent être ordonnées par les ordonnateurs-répartiteurs qui en fixent les conditions matérielles et financières.

Elles sont effectuées dans les conditions définies par l'instruction de référence o) qui énumère :

• les cessions qui doivent être réalisées avec l'intervention du service des domaines (notamment pour la fixation des prix) ;

• les cessions qui peuvent être réalisées sans l'intervention du service des domaines soit parce qu'elles relèvent étroitement du fonctionnement interne des armées, soit parce qu'il s'agit de matériels à caractère spécifiquement militaire.

5.2. Dispositions applicables aux matériels en attente.

5.2.1. Classement des matériels en attente.

Les matériels classés en attente sont définis au point 1.3.1.2. Ils sont stockés de façon distincte des matériels en approvisionnement.

5.2.2. Matériels susceptibles d'être sortis définitivement des comptes.

5.2.2.1. Règles générales.

Les matériels proposés pour être sortis définitivement des comptes sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement ou en service et pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente jusqu'à approbation de la décision de sortie définitive des comptes.

5.2.2.2. Comptabilité.

Les matériels à remettre aux domaines sont allotis et stockés séparément des matériels en approvisionnement et des autres matériels en attente. Ils sont suivis en comptabilité sous des classements d'ensemble dont le prix unitaire est estimé par l'entité cédante compte tenu de son expérience, du résultat des ventes précédentes, etc.

Le matériel remis au service des domaines reste sous la garde et la responsabilité du comptable et du détenteur-dépositaire jusqu'à son enlèvement après vente.

Les matériels susceptibles d'être sortis définitivement des comptes sont pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Les matériels de cette catégorie pour lesquels une décision d'élimination a été prise sont sortis de la comptabilité des matériels en attente et font l'objet d'une comptabilité particulière.

5.2.3. Matériels pouvant être rétabli, après transformation, dans l'une des trois autres positions comptables.

5.2.3.1. Provenance.

Ces matériels sont des matériels à réparer ou à modifier. Ils proviennent :

• des matériels remis par les centres de responsabilité (remises et échanges standard) et classés à réparer ;

• du stock des matériels en approvisionnement pour lesquels une avarie ou détérioration a été constatée ou pour lesquels une modification a été demandée ;

• des matériels classés à réparer par la commission de réception.

5.2.3.2. Comptabilité.

Les matériels à réparer sont prix en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Après réparation, ils sont sortis de cette comptabilité et versés dans la comptabilité des matériels en approvisionnement.

5.2.4. Matériels mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense.

Ces mises à dispositions sont ordonnées par les ordonnateurs-répartiteurs dans les limites fixées par arrêté de délégation de pouvoirs et de signature du ministre de la défense.

Les conditions dans lesquelles ces opérations peuvent être effectuées sont définies par l'instruction de référence o). Des précisions particulières concernant certaines mises à disposition entre directions et services relevant du ministère de la défense sont données par l'instruction de référence p).

Les matériels mis à disposition dans les conditions ci-dessus sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement et pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente.

Les envois sont effectués au vu d'un ordre d'envoi signé par l'ordonnateur-répartiteur. La section des envois établit une liasse d'envoi manuelle ou informatisée.

Une instruction particulière fixera les modalités d'exécution et de comptabilisation des matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs au SMA.

5.2.5. Garde, responsabilité.

Tous les matériels en position comptable en attente sont placés sous la garde et sous la responsabilité du détenteur-dépositaire des matériels en attente. Au moins une fois par an, le détenteur-dépositaire s'assure que les matériels en position comptable en attente sont à conserver dans cette position.

5.2.6. Comptabilité.

La comptabilité des matériels en attente est tenue par le comptable des matériels en attente par moyens informatisés.

5.2.7. Matériels mis en dépôt dans les magasins des ateliers du service de la maintenance aéronautique.

Les matériels industriels ou étatiques mis en dépôt dans les magasins des ateliers du SMA ne sont pas pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Ils sont suivis dans une comptabilité allégée particulière composée des documents de mise en dépôt établis par les ateliers.

Ces documents de mise en dépôt sont constitués des carnets d'outillage individuel et des carnets d'outillages de section.

5.3. Dispositions applicables aux matériels en service.

5.3.1. Définition, provenance.

5.3.1.1. Définition.

Les matériels en service définis au point 2.1.3 sont mis à la disposition d'un centre de responsabilité pour son fonctionnement et pour l'exécution de sa mission propre, à l'exclusion des matériels installés à poste fixe et devenus immeubles par destination. Ils sont placés sous la garde des détenteurs-dépositaires mais peuvent être confiés à des détenteurs-usagers.

La comptabilité des matériels en service ne concerne que des matériels non consommables. Les matériels consommables ne sont plus suivis en écritures après leur sortie du stock des matériels en approvisionnement. Cependant, certains matériels immobilisés, classés consommables de par leur valeur unitaire (inférieure à 500 euros HT) et dont la liste est fixée par chaque ordonnateur-répartiteur du SMA, sont toujours suivis en comptabilité (il s'agit par exemple des téléphones portables, des appareils photos numériques, etc.) ; d'autres font l'objet d'une comptabilité allégée (petit outillage, petit matériel de chantier, etc.).

5.3.1.2. Provenance.

Les matériels en service proviennent en principe du stock des matériels en approvisionnement. Toutefois, les matériels devant être mis en service immédiatement après leur livraison sont pris en charge directement dans la comptabilité des matériels en service après réception qualitative et quantitative dans les formes prévues par instruction interne au SMA. La certification de la prise en charge dans les écritures est alors effectuée par le comptable des matériels en service.

5.3.2. Responsabilité, garde des matériels, comptable.

Les matériels en service sont placés sous la responsabilité et la garde des détenteurs-dépositaires. Ils sont utilisés par les détenteurs-usagers.

Cependant, certains matériels jugés sensibles peuvent être placés sous la responsabilité de détenteurs-usagers désignés nominativement par le comptable des matériels sur proposition du détenteur-dépositaire de ces matériels.

L'ordre de désignation nominatif du détenteur-usager doit prévoir expressément qu'il y a transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager, qui reçoit un exemplaire de cet ordre.

La liste des matériels sensibles est établie par chaque ordonnateur-répartiteur. Une liste commune des matériels sensibles peut être tenue par l'ordonnateur-répartiteur du SMA.

La comptabilité des matériels en service est tenue sous la responsabilité du comptable désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur.

5.3.3. Volants d'ateliers.

Les ateliers se procurent normalement, auprès du magasin et des stocks de matériels en approvisionnement, les petits rechanges, produits, matières,… nécessaires à l'exécution des travaux. Ces petits rechanges, produits, matière,… peuvent être demandés au fur et à mesure des besoins.

Le volant de fonctionnement d'un atelier, composé de matériels consommables, n'est pas pris en charge dans la comptabilité des matériels en service :

• dès délivrance au magasin d'atelier, le matériel est considéré comptablement comme consommé ;

• il est suivi dans la comptabilité de chaque magasin d'atelier (la comptabilité tenue dans les magasins d'atelier est une comptabilité allégée).

Pour les matériels consommables classés sensibles, ceux-ci sont suivis au niveau du détenteur-usager et ne peuvent donc pas faire l'objet d'une incorporation dans le volant d'atelier. La délivrance de ces matériels ne peut se faire qu'en contrepartie d'une prise en compte par le détenteur-dépositaire.

5.3.4. Comptabilité.

Des instructions particulières fixeront les modalités de tenue de la comptabilité des matériels en service. Cette comptabilité est arrêtée au 31 décembre de chaque année.

5.4. Dispositions applicables aux matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense, ou de personnes physiques ou morales.

5.4.1. Définitions.

Les catégories de mises à disposition sont définies à l'article 6, point 3 de l'instruction citée en référence l) qui distingue :

• les mises à disposition au profit d'organismes extérieurs dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• les mises à disposition au profit d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

5.4.2. Comptables.

Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement, ou de la comptabilité des matériels en service, pour être pris en charge dans une comptabilité particulière, tenue par un comptable désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur. Si ce comptable est le comptable des matériels en approvisionnement, l'ordre de désignation doit expressément indiquer qu'il cumule ces fonctions avec celles de comptable des matériels mis à disposition.

5.4.3. Envois des matériels.

Les matériels envoyés par un AIA peuvent être remis directement à un transporteur ou à un transitaire professionnel ; dans ce cas, ces matériels expédiés restent comme matériels en attente dans la comptabilité de l'expéditeur jusqu'à réception par le destinataire.

L'expéditeur est responsable des manquants, pertes ou avaries, qui à la réception seraient reconnus provenir de son fait ; le destinataire est responsable des manquants, pertes ou avaries qu'il n'aurait pas fait régulièrement constater à l'arrivée.

5.4.4. Procédures.

5.4.4.1. Généralités.

Les conditions dans lesquelles les opérations de mises à disposition peuvent être effectuées sont définies par l'instruction de référence o). Cette instruction distingue :

• le prêt gratuit, qui est la mise à la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, sans contre-partie onéreuse ;

• la location, qui est la mise la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, contre paiement d'un prix.

L'article L. 46 du code des domaines distingue les matériels loués à un particulier, des matériels mis à la disposition d'un service autre que le service affectataire.

5.4.4.2. Suivi des matériels chez les tiers.

Des protocoles, conventions ou marchés particuliers sont passés entre le SMA et les tiers pour définir les modalités de suivi des matériels chez les tiers. Ces protocoles ou contrats prévoient notamment les modalités d'identification des matériels chez les tiers, les modalités de stockage, les conditions d'entretien et les modalités de vérification du respect des protocoles, et contrats particuliers, par le comptable des matériels mis à disposition, et par l'ordonnateur-répartiteur.

5.4.4.3. Prêts gratuits.

Les prêts gratuits à des personnes ou organismes extérieurs à la défense ne sont pas autorisés par le code des domaines. Il sont soumis à la décision personnelle du ministre de la défense. Toutefois lorsque ces prêts sont consentis dans l'intérêt exclusif des armées, ils sont soumis à l'examen de la direction des affaires financières quel qu'en soit le montant. Ils sont décidés par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs, qui fixent les dispositions contractuelles à respecter (marché ou convention). Dans tous les cas, les transmissions à la direction des affaires financières (DAF) sont effectuées par le directeur du SMA.