1. Généralités.

1.1. Dispositions particulières.

1.1.1. Objet et champ d'application de l'instruction.

  1.1. La présente instruction a pour objet de définir, dans le cadre des dispositions générales du décret 90-144 du 14 février 1990 (BOC, p. 642) relatif à la comptabilité des matériels de la défense et de son instruction générale d'application 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 (BOC, p. 1279) :

• les règles à appliquer dans les formations de la composante fixe et mobile du matériel de l'armée de terre pour la tenue et la comptabilité des matériels et l'exécution des mouvements ;

• le rôle et les responsabilités des personnels assurant l'administration et la comptabilité des matériels ou participant à leur gestion.

  1.2. Ses dispositions concernent tous les établissements (ETAMAT) quelles que soient leur mission, leur structure ou leur implantation et toutes les formations du matériel de la composante mobile.

Dans la suite de l'instruction et sauf distinction explicite, les termes d'établissement et de directeur seront utilisés pour désigner indistinctement tous les organismes du matériel et l'autorité appelée à les commander ou à la diriger.

  1.3. Elles sont applicables à l'ensemble des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre (matériels complets, constituants principaux ou secondaires, rechanges, imprimés, matières et objets divers) détenus ou gérés par l'établissement (à l'exception des matériels en service détenus par les formations du matériel de la composante mobile qui sont comptabilisés selon les dispositions de l'instruction relative à la comptabilité des matériels dans les corps de troupe, insérée au BOEM 703-1) que ces articles ⁽¹⁾ soient :

• stockés en magasins ;

• utilisés pour le fonctionnement de l'établissement ;

• ou mis temporairement à la disposition d'organismes extérieurs à l'armée de terre.

  1.4. Bien que soumis aux règles générales définies ci-après, les munitions et artifices font l'objet d'une comptabilité spécifique définie par instruction particulière.

Les objets de musées ainsi que les matériels statiques de décoration des salles d'honneur ou des musées de tradition sont gérés par le service historique de l'armée de terre. Ils sont comptabilisés conformément aux dispositions de l' instruction 12170 /DEF/DSF/CC/1 du 09 juin 1992 (BOC, p. 2983) modifiée.

1.2. Dispositions concernant les matériels.

1.2.1. Classification des matériels. Positions administratives.

  2.1. Les matériels de la défense sont placés dans l'une des quatre positions administratives suivantes :

• en approvisionnement ;

• en service ;

• en attente ;

• à la disposition d'organismes extérieurs.

  2.2. Les matériels en approvisionnement sont les matériels neufs ou en bon état, prêts à être distribués et conservés dans les magasins de l'établissement à la disposition du ministre ou de son représentant qualifié.

Cette définition, d'ordre essentiellement comptable, couvre l'ensemble des matériels de l'espèce détenus par l'établissement, qu'il s'agisse des matériels complets, destinés à l'équipement des forces ou des rechanges, regroupés généralement dans des magasins particuliers et désignés sous le terme « approvisionnements », au sens restreint du terme.

  2.3. Les matériels en service sont affectés d'une manière permanente à l'établissement pour l'exécution de ses missions.

On distingue :

• les matériels de dotation codifiés EMAT/6, détenus par l'établissement au titre de son tableau d'effectifs et dotations (TED) ;

• les matériels logistiques, codifiés EMAT/6, ne figurant pas au TED et dont les dotations sont fixées par le commandement ;

• les matériels techniques, codifiés EMAT/6, ne figurant pas au TED et dont les dotations sont fixées par le directeur du matériel ;

• les matériels de secteur (d'incendie ou de garnison) attribués en complément de dotation au profit du lieu codifié d'implantation de l'établissement ⁽²⁾ ;

• les matériels d'exploitation et de fonctionnement (gros outillages, équipements des magasins, mobilier de bureau…).

  2.4. Les matériels en attente groupent :

• certains matériels en instance ou en cours de remise en état ;

• les matériels en instance d'élimination ;

• les matériels mis exceptionnellement et temporairement à la disposition d'organismes militaires ⁽³⁾ ou étrangers aux armées, dont la gestion continue à être assurée par l'établissement ;

• les matériels en cours de transport, les matériels à vérifier et, d'une manière générale, les matériels indisponibles.

  2.5. Afin de renseigner le commandement sur l'origine, l'état et la destination des matériels la position administrative des matériels est affinée en subdivisions de position (cf. tableaux en ANNEXE I).

1.2.2. Identification des matériels, nomenclature.

  3.1. Tous les matériels militaires sont en principe identifiés, par le centre d'identification des matériels de la défense (CIMD) dans une nomenclature unique dite nomenclature interarmées comprenant :

• une désignation complète désignant sans ambiguïté chaque article ;

• un numéro de nomenclature OTAN ;

• un mot pilote désignant succinctement l'article.

  3.2. Certains articles, déjà identifiés dans un autre système de nomenclature, ou non encore identifiés dans le système interarmées, sont cependant pris en compte et suivis sous un numéro de nomenclature différent.

Ceux d'entre eux qui doivent être conservés dans les approvisionnements reçoivent progressivement, au fur et à mesure de l'avancement des travaux de codification, un nouveau numéro défini dans le système interarmées. Ils font l'objet de tables de correspondance donnant les anciens et les nouveaux numéros de nomenclature, publiés périodiquement en vue de leur reprise en compte sous leur numéro définitif.

  3.3. Les matériels suivis en statistique de commandement, répertoriés au catalogue TTA 197, reçoivent en outre une identification particulière comportant :

• une désignation explicite, dite « clair complet » ;

• une désignation abrégée, dite « clair abrégé » ;

• un numéro de code à six chiffres, dit « code EMAT ».

Ces matériels sont pris en compte et suivis, en statistique et en comptabilité, sous cette seule identification.

1.2.3. Prix unitaire.

  4.1. Chaque matériel est affecté d'un prix d'inventaire ou de nomenclature. Etabli et diffusé par l'administration centrale ⁽⁴⁾, le prix d'inventaire des matériels est utilisé pour :

• la valorisation patrimoniale des stocks ;

• l'évaluation :

  • de la valeur résiduelle des matériels à éliminer ;

  • du montant des cessions, mises à disposition et locations ;

  • du coût des travaux effectués dans les ateliers ;

  • du montant des dommages.

  4.2. Des instructions particulières ⁽⁵⁾ précisent :

• le mode de définition ainsi que les conditions d'emploi du prix d'inventaire ;

• la nature des autres prix pouvant être utilisés dans la gestion et l'administration des matériels ;

• les modalités et la périodicité de révision des prix.

1.2.4. Unités collectives.

  5.1. En règle générale, les matériels sont pris en compte et suivis à l'unité. Certains d'entre eux, regroupés en vue d'une destination commune ou d'un usage déterminé, peuvent toutefois constituer des « lots » de matériels individualisés par une désignation et un numéro particuliers.

Les lots ainsi constitués, désignés sous le terme d'« unités collectives » (UC), sont pris en compte et suivis comme tels. Ils doivent correspondre à la composition réglementaire fixée par un « tableau de composition » approuvé par le ministre ou par l'autorité habilitée par une décision ministérielle.

  5.2. Les unités collectives sont dites « principales » ou « secondaires ».

Une unité collective est dite « principale » lorsqu'elle n'entre jamais dans la composition d'une autre unité collective ; elle peut être constituée de matériels suivis à l'unité et de matériels préalablement groupés en unités collectives secondaires, par exemple :

• mitrailleuse avec son affût et son lot de pièces de rechange et d'accessoires ;

• lot d'outillage et de pièces de rechange destiné au maintien en condition d'un type de matériel à un échelon donné.

Une unité collective est dite « secondaire » lorsqu'elle est un composant d'une unité collective principale. Elle ne comprend, en principe, que des objets ou matières suivis à l'unité, par exemple : lot de rechanges et d'accessoires pour mitrailleuse calibre 30.

  5.3. La constitution des unités collectives est à la charge des établissements ; elle est effectuée sur l'ordre de l'administration centrale, en principe lorsque ceux-ci disposent de tous les composants prévus par les tableaux de composition ou par les instructions particulières qui les définissent.

Il ne peut être dérogé à cette règle que dans le cas où les manquants sont quasi négligeables et ne sont pas susceptibles d'empêcher ou de gêner la mise en œuvre correcte des matériels. Les manquants éventuels sont suivis dans les conditions indiquées à l'article 20 de la présente instruction.

De même, les unités collectives ne peuvent être dissociées que par les établissements ; les détenteurs doivent les restituer en l'état lorsque leur reversement est prescrit.

Lorsque des modifications interviennent dans la composition d'une unité collective déterminée, la mise à hauteur des unités collectives du même type en service peut cependant être confiée aux corps détenteurs ; ceux-ci reçoivent les directives nécessaires de leur établissement de rattachement.

  5.4. En vue de faciliter et de simplifier la gestion statistique et la comptabilité des matériels en service, des unités collectives dites « locales » (UCL) peuvent être constituées en regroupant sous un numéro de code particulier ⁽⁶⁾ selon leur emploi, leur affectation ou leur destination, des matériels qui ne sont pas suivis individuellement en statistique de commandement.

Les unités collectives locales ne font pas l'objet d'un tableau de composition fixé à l'échelon central ; leur composition, essentiellement différente selon l'organisme considéré, est définie par une liste approuvée par l'autorité chargée de la surveillance administrative.

En cas de reversement par le détenteur de tout ou partie d'une unité collective locale, chacun des composants est repris en compte par l'établissement individuellement et sous son propre numéro de nomenclature.

1.2.5. Matériels consommables et non consommables.

  6.1. Les matériels distribués aux corps et formations rattachés se classent en matériels « consommables » et « non consommables ». Cette distinction s'établit au moment de la distribution ; elle n'a aucune incidence sur la comptabilité des matériels conservés en approvisionnement ou en attente dans les magasins de l'établissement.

  6.2. Les matériels consommables sont des matériels qui, après distribution aux utilisateurs cessent de figurer dans une comptabilité. Toutefois, afin de justifier de leur emploi, ils sont suivis par les utilisateurs dans une comptabilité simplifiée d'emploi ou d'atelier.

Tout autre matériel est qualifié, par opposition, de matériel « non consommable ». Il est toutefois précisé que certains matériels non consommables, tels que les lots ou collections de rechanges et d'accessoires constitués en unités collectives, peuvent comprendre des objets et matières qui, s'ils étaient distribués séparément, seraient considérés comme consommables.

Les rechanges dits réparables, bien que soumis à des règles de distribution similaires à tout autre article d'approvisionnement, entrent dans la catégorie des matériels non consommables.

  6.3. Sont généralement classés matériels consommables :

• les ingrédients, produits d'entretien et matières de consommation courante nécessaires au fonctionnement du service ; considérés comme consommés dès leur distribution, ces matériels font l'objet de relevés de consommation en valeur établis périodiquement ;

• les rechanges et approvisionnements utilisés pour la remise en état des matériels, dont l'emploi est suivi dans une comptabilité d'atelier.

Dans le but d'éviter les consommations abusives et de déceler les mauvais emplois éventuels, la perception des rechanges donne lieu, en règle générale, à la remise au magasin distributeur de la pièce usagée dont le remplacement est demandé, chaque fois que cette pièce peut être présentée.

Cette règle est impérative lorsqu'il s'agit d'assemblages principaux ou secondaires, de pneumatiques, de batteries ou de rechanges réparables.

  6.4. Les articles reversés doivent être étiquetés au nom du corps ou de la formation qui les reverse. Ceux qui, après examen, sont reconnus susceptibles d'être remis en état, sont pris en charge par l'établissement et mis en réparation dans les conditions indiquées dans l'annexe VI de l'instruction.

1.3. Dispositions concernant les personnels.

1.3.1. Désignation des personnels participant à la gestion, à l'administration ou à la comptabilité des matériels.

  7.1. Les personnels participant à la gestion, à l'administration ou à la comptabilité des matériels, ont qualité d'ordonnateur-répartiteur, de comptable, de détenteur dépositaire ou de détenteur usager.

  7.2. Sont ordonnateurs-répartiteurs les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre ⁽⁷⁾ en qualité d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense. C'est notamment le cas pour le matériel des directeurs des services centraux, des directeurs du matériel en région militaire de défense (RMD), auprès du commandement militaire d'Ile-de-France et outre-mer, des directeurs d'établissement et des chefs de corps.

La compétence de ces autorités est déterminée par les textes réglementaires portant délégation et dans le cadre de leurs attributions.

Les attributions d'ordonnateur-répartiteur ne sont pas cumulables avec celles de comptable ou de détenteur dépositaire.

  7.3. Les comptables et les détenteurs dépositaires de matériels sont désignés par l'autorité hiérarchique dont ils relèvent : directeur d'établissement ou chef de corps.

Les détenteurs usagers sont détenteurs de fait des matériels dont ils ont l'emploi. Cependant lorsqu'il s'agit de matériels sensibles ou dont l'utilisation est réglementée (armement, ordinateurs portables, véhicules…), la désignation du détenteur usager est nominative.

  7.4. Les comptables et les détenteurs dépositaires sont désignés parmi les personnels militaires (officiers ou sous-officiers) ou civils ; les deux fonctions sont cumulables.

Les comptables sont désignés parmi les personnels possédant une qualification correspondante ou ayant reçu une formation adéquate.

Les désignations sont nominatives, elles sont enregistrées au registre des actes administratifs de l'établissement.

Une copie de la désignation des comptables est adressée :

• à l'autorité hiérarchique technique :

  • ETAMAT : DIRMAT de rattachement ;

  • organismes OM : DIRMAT ;

  • organismes OM où le matériel n'est pas présenté : DIRMAT CMIDF ;

  • formations de la composante mobile : COMMAT ou AMAT ;

  • détachements en opération extérieure : COMMAT et DIRMAT CMIDF ;

• à la direction des personnels militaires, bureau matériel (personnels militaires uniquement).

Les désignations doivent préciser la nature et le domaine des attributions, la date de la prise de fonction ainsi que le grade, nom et prénom des personnels entrant et sortant.

  7.5. Les commandants de groupement, d'unité ou chefs de service sont détenteurs dépositaires des matériels en service mis à leur disposition.

  7.6. Le comptable, en principe unique, et le(s) détenteur(s) dépositaire(s) des matériels (ou des munitions) en approvisionnement et en attente sont désignés parmi les adjoints directs du commandant de groupement (ou équivalent) des approvisionnements (ou des munitions).

En principe (liste non exhaustive) :

• sont comptables des matériels ou des munitions en approvisionnement et en attente :

  • le chef de la section comptabilité-distribution des compagnies approvisionnements ;

  • le chef de la section approvisionnements (ou l'un de ses sous-officiers adjoint) des compagnies de soutien ;

  • le chef de la section technique des munitions (ou l'un de ses sous-officiers adjoint) des compagnies munitions ;

  • le comptable « paix », pour les formations guerre, de l'organisme chargé du stockage des approvisionnements réservés ;

• sont détenteurs dépositaires des matériels et munitions en approvisionnement et en attente :

  • les chefs de section magasin des compagnies approvisionnements ;

  • le chef de la section approvisionnements (ou l'un de ses sous-officiers adjoint) des compagnies de soutien ;

  • le chef de la section technique munitions (ou l'un de ses sous-officiers adjoint) des compagnies munitions.

1.3.2. Attributions.

  8.1. Les directeurs d'établissement et les chefs de corps, ordonnateurs-répartiteurs, sont qualifiés :

• pour ordonner des mouvements de matériels relevant de leur domaine de compétence conformément à leurs attributions et aux règles de gestion des matériels ;

• pour prendre, dans le cadre de leurs compétences dont les limites sont fixées par arrêté du 01 octobre 1991 , des actes administratifs affectant les matériels : mises à disposition, cessions, déclassements, pertes, destructions, détériorations, excédents et déficits.

  8.2. Les commandants de groupement ou les chefs de services des approvisionnements, sont responsables du fonctionnement général de leur service. A ce titre, ils disposent d'un comptable et d'un ou plusieurs détenteurs dépositaires et peuvent recevoir délégation de signature du directeur d'établissement ordonnateur-répartiteur (distribution, mouvements internes, signature de documents administratifs…).

  8.3. Le comptable des matériels est responsable :

• de la tenue de l'inventaire des matériels, articles d'approvisionnement et matériels complets ;

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvement émanant des ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;

• du suivi des mouvements internes ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements ;

• du suivi des vérifications des matériels figurant dans sa comptabilité.

  8.4. Les détenteurs dépositaires des matériels sont responsables de l'exécution des mouvements de matériels qui leur incombent et de la conservation, en bon état, des matériels qui leur sont confiés selon un inventaire particulier certifié par le comptable. A ce titre, ils sont chargés de l'exécution des vérifications des matériels détenus conformément aux dispositions du titre IV.

Les détenteurs dépositaires peuvent disposer de magasiniers chargés d'assurer, sous leur responsabilité, la conservation des matériels stockés et les opérations liées au fonctionnement des magasins : manutention, magasinage, exécution des mouvements internes et externes…

  8.5. Les commandants de groupement ou les chefs de services des approvisionnements, le comptable des matériels ainsi que le détenteur dépositaire des matériels en approvisionnement sont membres de la commission de réception de l'établissement.

Ils participent à la vérification qualitative et quantitative des matériels livrés et doivent veiller à ce que les matériels réceptionnés soient pris en charge le plus rapidement possible, avant leur entrée en magasin.

1.3.3. Responsabilités.

  9.1. La responsabilité pécuniaire des personnels peut être engagée soit en raison des fonctions qu'ils assument à l'égard des matériels soit à titre personnel.

La responsabilité des personnels militaires découle de la loi 72-662 du 13 juillet 1972 portant statut général des militaires (BOC/SC, p. 784, BOC/G, p. 1001) modifiée et du décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957) relatif à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. Les conditions d'application de ces deux textes sont précisées par instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (BOC, 1980, p. 4458) modifiée.

Dans le domaine des matériels, la responsabilité pécuniaire de certains militaires n'est applicable qu'à l'égard des officiers détenteurs dépositaires de matériels en approvisionnement ⁽⁸⁾. Les décisions d'imputation sont prises dans le cadre de l' arrêté du 01 octobre 1991 fixant les limites de compétence prévues par l'arrêté relatif aux délégations de pouvoirs du ministre chargé des armées pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense (BOEM 112 et 420*).

La responsabilité des personnels peut être mise en jeu consécutivement à une faute personnelle.

Le domaine de la faute personnelle est défini par l' instruction générale 670 /DEF/DAG/CX/3 du 16 janvier 1989 (mention au BOC, p. 4345) sur la réparation amiable ou judiciaire des dommages causés ou subis par les armées.

Les décisions d'imputation pour faute personnelle peuvent être prises à l'encontre de tous les personnels de la défense. Elles sont prises dans le cadre du décret 66-594 du 27 juillet 1966 et de l' arrêté du 27 juillet 1966 (BOC/SC, p. 775) modifié, relatifs au règlement des dommages causés ou subis par les armées.

  9.2. A un ordre contraire à la loi ou au règlement ou à une pièce justificative paraissant irrégulière, le comptable ou le détenteur des matériels doit opposer par écrit des réserves motivées. Si l'autorité qualifiée confirme l'ordre, le comptable ou le détenteur concerné est tenu d'exécuter l'ordre reçu.

1.3.4. Remise et prise de service.

  10.1. Matériels en service.

La remise et prise de service entre comptables ou entre détenteurs dépositaires de matériels en service est effectuée conformément aux dispositions de l'instruction relative à la gestion et à la comptabilité des matériels dans les corps de troupe (BOEM 703-1).

  10.2. Matériels en approvisionnement et en attente.

La remise et la prise de service entre comptables ou entre détenteurs dépositaires de matériels en approvisionnement ou en attente est effectuée sous la responsabilité du directeur d'établissement ; elle est constatée par un procès-verbal, imprimé N° 421/18. Lorsque les deux fonctions sont assurées par un même personnel il n'est établi qu'un seul procès-verbal.

Le procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables ou entre les détenteurs dépositaires sortant et entrant ; il est signé par eux dans le mois qui suit la passation de fonctions ; le procès-verbal établi entre détenteurs dépositaires est contresigné par le comptable des matériels.

Les procès-verbaux sont contresignés dans les meilleurs délais par le directeur d'établissement.

La signature des procès-verbaux implique :

• pour les comptables, la reconnaissance et la prise en compte des pièces et documents comptables appuyant l'inventaire général ;

• pour les détenteurs dépositaires, la prise en compte des matériels conformément à l'inventaire particulier certifié par le comptable.

Elle donne lieu :

• entre comptables, au contrôle de l'inventaire général et des documents comptables et à l'arrêté du registre-journal ;

• entre détenteurs dépositaires, au contrôle des existants au regard de l'inventaire particulier certifié par le comptable.

Les matériels sensibles ou d'un prix d'inventaire unitaire élevé sont vérifiés en priorité. Les autres matériels sont recensés par sondage si leur nombre ne permet pas d'en contrôler l'existence dans des délais raisonnables.

Si aucune réserve n'est formulée, le procès-verbal est classé dans les archives de la comptabilité.

Si des réserves sont formulées, le directeur d'établissement prescrit, dans un délai qui ne pourra excéder six mois après la prise de fonction, les vérifications comptables et des existants qui s'imposent.

Le résultat des vérifications, annexé au procès-verbal, est soumis, dans les délais impartis, à la signature du directeur d'établissement à qui il appartient de décider, selon la nature des constatations, la rectification des écritures comptables ou des inventaires ou l'établissement d'un procès-verbal de recensement imprimé N° 421/16 de déficit et/ou d'excédent exploité conformément aux dispositions des articles 32 et 33 de la présente instruction.

La responsabilité des comptables ou des détenteurs dépositaires entrant est engagée à compter de la signature par eux du procès-verbal imprimé N° 421/18 et compte tenu des éventuelles rectifications apportées aux écritures comptables et aux inventaires.

1.3.5. Mandat, intérim.

Les comptables et les détenteurs dépositaires entrant en fonction font agréer par le directeur d'établissement, la désignation d'un mandataire.

La procuration, du modèle joint en annexe VII, est remise au mandataire. Elle est enregistrée au registre des actes administratifs de l'établissement.

En cas d'absence temporaire, le mandataire exerce les attributions du titulaire sous la responsabilité de ce dernier.

En cas de vacance subite et prolongée (décès, disparition, suspension…) le directeur d'établissement désigne un intérimaire jusqu'à la désignation d'un nouveau titulaire.

2. L'administration des matériels.

2.1. Les opérations d'administration des matériels.

2.1.1. La prise en charge des matériels.

  12.1. Les matériels reçus par l'établissement en provenance d'une autre gestion sont, après vérification de leur nombre et de leur état, pris en charge par le comptable, par référence à la facture administrative qui accompagne normalement la livraison, et portés à l'inventaire général, dans la position administrative appropriée.

L'exemplaire « sortie » de la facture administrative est renvoyé dans les meilleurs délais, revêtu de la mention de prise en charge, au comptable de l'établissement livrancier.

  12.2. En cas de force majeure, lorsque le comptable de l'établissement destinataire n'est pas en possession de la facture administrative au moment où il reçoit le matériel, il ne doit pas surseoir pour autant à sa prise en charge ; il lui incombe, dans ce cas, de procéder à cette opération, par certificat administratif (imprimé N° 562/16).

A la réception de la facture, il donne récépissé sur cette pièce sous le numéro et à la date du certificat administratif établi précédemment. L'exemplaire « entrée » de la facture est annexé au certificat administratif mis à l'appui du mouvement.

  12.3. Le certificat administratif est également utilisé, dans les mêmes conditions, pour la prise en charge de matériels fournis à titre gratuit, en provenance d'un établissement ou d'un service n'utilisant pas de factures administratives du modèle de la réglementation générale.

  12.4. Lorsqu'il est constaté, à la réception, une discordance entre les quantités portées sur la facture administrative et les quantités livrées, le comptable ne prend en charge que les quantités effectivement reçues, quelle que soit la cause des manquants et les responsabilités engagées.

Les différences constatées sont régularisées dans les conditions fixées à l'article 32 de l'instruction.

  12.5. Sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnu par l'autorité délégataire compétente (cf. § 8.1 et 8.2), les matériels provenant d'achats dans le commerce ou l'industrie, ou de cession à titre onéreux, ne sont définitivement pris en charge par le comptable qu'après leur réception administrative, prononcée dans les formes prescrites par l'instruction sur la réalisation des achats, travaux et services dans les établissements du matériel ⁽⁹⁾ leur prise en charge est effectuée par référence au bon de réception.

Des dispositions particulières fixent les conditions dans lesquelles sont réceptionnés et pris en charge les matériels livrés aux établissements au titre des commandes ou des marchés passés à l'échelon central soit avec un fournisseur privé, soit avec un établissement, ou un organisme relevant de la délégation générale pour l'armement ⁽¹⁰⁾.

  12.6. Le dénombrement des matériels s'effectue normalement par comptage. Lorsqu'il s'agit d'articles de petites dimensions et de faible prix unitaire (vis, boulons, rondelles, etc.), il s'effectue par pesage, en se référant au poids d'une quantité connue d'articles ; si la différence constatée est inférieure à 1 p. 100, les quantités reconnues sont réputées conformes aux quantités annoncées, qui sont alors prises en compte par le comptable.

  12.7. Lorsque l'établissement est rendu destinataire de matériels conditionnés, en vue de leur stockage, en caisses ou emballages spéciaux qui ne peuvent être ouverts sans détruire la protection ainsi réalisée, la prise en charge des matériels reçus s'effectue, après vérification du bon état extérieur des colis, par référence à la fiche d'encaissage ou au document en tenant lieu joint à chacun d'eux.

La mention suivante est alors portée sur la pièce justificative « entrée » :

« Les matériels faisant l'objet de la présente pièce justificative, reçus sous emballage spécial, n'ont pas donné lieu à une vérification quantitative détaillée ; la prise en charge a été faite par référence aux fiches d'encaissage (ou documents en tenant lieu) ci-annexées. »

En cas de mouvement ultérieur de ces mêmes matériels dans leur emballage d'origine, la mention suivante est portée sur la pièce justificative établie à cet effet :

« Matériels expédiés (ou livrés) en emballage d'origine. Quantités facturées conformes à celles figurant sur la fiche d'encaissage (ou document en tenant lieu) jointe à chaque caisse. »

Ces dispositions ne s'appliquent pas aux matériels d'armement qui doivent toujours donner lieu à une vérification quantitative dans les conditions suivantes : ouverture de l'emballage secondaire (caisse), dénombrement des armes au regard de la fiche d'encaissage et des emballages primaires (enveloppe de conditionnement transparente ou non) sans que ces derniers soient altérés.

2.1.2. Les expéditions de matériels.

  13.1. Les matériels portés en sortie à l'inventaire général peuvent, selon le cas :

• soit être remis directement au destinataire ;

• soit lui être expédiés ;

Dans ce dernier cas, le comptable livrancier est tenu de faire parvenir au comptable destinataire, avant l'arrivée des matériels à destination, les pièces qui doivent lui permettre d'en effectuer la reconnaissance et la prise en charge.

  13.2. De plus, l'inventaire des matériels inclus dans chacune des caisses que comporte l'expédition est porté sur une fiche d'encaissage ou un document en tenant lieu fixé à l'extérieur de la caisse, sous un cache de métal ou de carton fort.

  13.3. Les expéditions outre-mer concernant des matériels réalisés spécialement, dans l'industrie ou dans le commerce, au bénéfice du destinataire font généralement l'objet d'une prise en charge dans la comptabilité aux envois.

Dans cette procédure, les matériels sont pris en compte et suivis, sous la responsabilité du comptable aux envois, dans un inventaire particulier établi par commandes, et non par numéros de code ou de nomenclature.

Les règles de la comptabilité aux envois, ainsi que les modèles des documents utilisés, sont donnés dans l'annexe III de l'instruction.

2.1.3. L'échange nombre pour nombre des matériels non consommables.

  14.1. Dans le but de réduire le nombre des écritures, le remplacement de certains matériels non consommables en service dans l'établissement ou les organismes rattachés peut être effectué, lorsque ces matériels sont devenus inutilisables, par simple échange du matériel contre un matériel du même type et en bon état, sans qu'aucune modification ne soit apportée à l'inventaire du détenteur.

Cette procédure n'est pas applicable aux matériels suivis en statistique nominative, pour lesquels le document statistique de base doit être refait à toute nouvelle affectation.

  14.2. L'échange nombre pour nombre des matériels non consommables est effectué par l'établissement au moyen d'une FIT NTI 2 établie par la formation rattachée.

2.1.4. Le déclassement et l'élimination des matériels.

Conformément à l' arrêté du 01 octobre 1991 ⁽¹¹⁾ seuls les organismes du matériel de l'armée de terre sont compétents en matière de déclassement de réforme ou du retrait des approvisionnements des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre.

L' instruction 18600 /DEF/DCMAT/SDA/RPA/1 du 03 juillet 1987 (insérée dans le présent ouvrage) modifiée, précise les règles et dispositions applicables dans ce domaine ainsi qu'à l'élimination des matériels en principe du ressort des établissements.

2.1.5. Les mises à dispositionet les cessions de matériels.

  16.1. Sous certaines conditions les matériels de la défense peuvent être mis temporairement à la disposition d'organismes extérieurs au département (autres ministères ou personnes morales ou physiques privées). Elles sont soit onéreuses (locations) soit gratuites (prêts).

Les mises à disposition sont effectuées :

• soit au profit d'organismes extérieurs dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres département ministériels ;

• soit au profit d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

Les premiers relèvent des attributions du commandant de la CMD compétent pour instruire les demandes de concours.

Les modalités d'exécution, en particulier les conditions techniques et financières qui font l'objet d'une convention ou d'un protocole sont déterminées conformément à la décision et aux directives du commandant de la CMD et selon les dispositions des textes réglementaires en la matière ⁽¹²⁾.

Les secondes sont soumises à l'autorisation préalable de l'administration centrale qui précise le cas échéant les conditions de mise à disposition. L'autorité compétente pour signer, concurremment avec le bénéficiaire, la convention ou le protocole est déterminée selon la valeur d'inventaire des matériels et conformément aux dispositions de l' arrêté du 01 octobre 1990 relatif aux délégations de pouvoirs du ministre en qualité d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense.

Les locations sont effectuées par l'intermédiaire du service des domaines compétent pour arrêter les conditions financières.

Les mises à dispositions gratuites ne sont autorisées que sous certaines conditions ⁽¹³⁾. Leurs modalités sont fixées contractuellement dans le cadre, soit d'un protocole (lorsque l'organisme bénéficiaire relève du ministère de la défense ou d'un autre ministère) ou d'une convention, soit d'un marché.

  16.2. Les matériels mis à la disposition de parties prenantes extérieures à l'armée de terre continuent de figurer dans les comptes de l'établissement livrancier, dans la position administrative matériels à la disposition d'organismes extérieurs.

Ils sont inscrits au répertoire des matériels mis temporairement à la disposition de parties prenantes étrangères à l'armée.

Lorsqu'ils sont réintégrés, les matériels manquants ou détériorés font l'objet d'un procès-verbal de constatation, imprimé N° 421/17. Les matériels sont remplacés ou réparés conformément aux termes des dispositions contractuelles. Le recouvrement des sommes dues par le bénéficiaire de la prestation est poursuivi dans les conditions fixées par la réglementation générale.

  16.3. Les cessions de matériels sont en principe soumises à l'autorisation préalable de l'administration centrale. L'instruction ⁽¹⁴⁾ relative au règlement des cessions de matériels et travaux à titre onéreux par les établissements du matériel précise les conditions de leur facturation aux cessionnaires ainsi que les cessionnaires pour lesquels les cessions peuvent être décidées à l'échelon local.

Les matériels cédés sont définitivement sortis des comptes de l'organisme livrancier.

2.2. Dispositions particulières à certains matériels.

2.2.1. Les matériels suivis en statistiquede commandement.

  17.1. La statistique de commandement est destinée à informer le commandement du niveau d'équipement des forces.

Elle s'applique aux matériels complets codifiés EMAT/6 : articles de dotation, techniques ou logistiques.

Sa mise à jour est réalisée à partir des documents ordonnant ou constatant les mouvements de matériels respectivement « ordre de mutation, facture STM 1 m » (imprimé N° 562/01) et « compte rendu de mouvement STM 2 m » (imprimé N° 562/02).

La vérification des états de synthèse reçus par l'établissement est du ressort du comptable.

  17.2. Les matériels complets en approvisionnement et en attente sont comptabilisés dans une division de l'inventaire général. Les pièces justificatives des ordres de mutation émis par la DIRMAT ou des comptes rendus de mouvement établis par les établissements appuient les mouvements externes et internes pris en compte à l'inventaire général.

2.2.2. Les articles du rayon d'exploitation.

Le rayon d'exploitation est constitué dans les établissements et groupements autonomes au plan de la gestion des approvisionnements dans le but de pouvoir aux besoins propres des organismes du matériel rattachés en articles de consommation courante tels que produits d'entretien ou articles de bureau.

Le rayon d'exploitation est placé sous la responsabilité du commandant du groupement des approvisionnements. Les modalités de distribution des articles sont définies selon les dispositions de l'annexe IV.

2.2.3. Les documents.

  19.1. Définition.

Les documents soumis aux dispositions du présent article sont les règlements, notices, catalogues, nomenclatures, ouvrages techniques ou de culture générale, ainsi que les publications périodiques détenus en approvisionnement ou en service par les établissements, leurs annexes et les unités, à l'exclusion :

• des documents classifiés, dont la conservation relève d'instructions particulières ;

• de la documentation individuelle qui doit normalement accompagner le matériel qu'elle concerne ;

• des envois groupés, effectués par la librairie de l'armée au profit de parties prenantes extérieures, que les établissements désignés ont seulement la charge de répartir entre les destinataires.

  19.2. Documents en approvisionnement.

Lorsqu'ils sont placés en approvisionnement, les documents restent soumis aux règles définies par la présente instruction. Leur sortie des comptes s'effectue, au moment de leur distribution, dans les conditions fixées pour des matériels consommables.

Les documents en approvisionnement réservé, stockés au profit des unités du matériel mobilisées par les établissements, sont groupés sous forme de lots et pris en compte en tant qu'unités collectives sous l'appellation « lot de documents pour la N^e compagnie… ».

  19.3. Documents en service.

  19.3.1. Les documents affectés aux besoins de l'établissement sont suivis par chacun des détenteurs dépositaires sur un catalogue méthodique du modèle M 25 (imprimé N° 562/25), ce catalogue constitue l'inventaire du détenteur ; il porte les existants et le relevé de tous les mouvements affectant ces existants.

  19.3.2. La vérification de la documentation appartient à chaque détenteur dépositaire (cf. ANNEXE V). Effectuée annuellement elle a pour but de vérifier le nombre et l'état des documents, de contrôler que les existants sont adaptés aux besoins et de provoquer si nécessaire les régularisations, les radiations et les commandes qui s'imposent.

  19.3.3. Le renouvellement de la documentation est du ressort du comptable conformément aux dispositions et procédures définies par l'instruction 289/DEF/EMAT/INST/FG/65 17/01/1986(BOC, p. 768) modifiée et l'annexe V ci-jointe.

  19.4. Bulletins officiels, éditions méthodiques.

  19.4.1. La mise en place initiale des BOEM puis de fascicules modificatifs ultérieurs est assurée par la société Lavauzelle selon un plan d'abonnement arrêté par la DCMAT en liaison avec les DIRMAT ou les COMMAT de rattachement.

  19.4.2. Les demandes complémentaires de BOEM sont adressées, voie hiérarchique, à la DCMAT. Lorsque la commande est destinée à modifier le plan d'abonnement initial, celle-ci doit être renseignée en conséquence afin de bénéficier ultérieurement des mises à jour systématiques par fascicules modificatifs.

2.2.4. Les manquants dans les unités collectives.

  20.1. Les unités collectives délivrées aux formations sont en principe conformes aux tableaux de composition (TCUC).

Lorsque, lors de leur constitution par un établissement, des articles manquent, il est établi une fiche individuelle des manquants (imprimé N° 703-1/04) correspondants.

Cette fiche est tenue à jour en fonction des recomplètements ultérieurs.

  20.2. Les fiches individuelles des manquants accompagnent les unités collectives incomplètes lors de leurs mouvements.

Lors de leur mise en service, le recomplètement des unités collectives incomplètes est demandé par les formations bénéficiaires sur le fondement des fiches individuelles qui leur ont été délivrées.

3. La comptabilité des matériels.

3.1. Dispositions générales.

3.1.1. But et organisation de la comptabilité des matériels.

  21.1. La comptabilité des matériels a pour but :

• la connaissance des matériels détenus en quantité et en valeur ;

• la description, le suivi et le contrôle des mouvements de manière à prévenir les détournements et à situer les responsabilités correspondantes ;

• la fourniture des renseignements au profit des personnes intervenant dans la gestion et l'administration des matériels : directeur d'établissement, chef de service ou commandant de groupement des approvisionnements, comptable des matériels.

  21.2. La comptabilité des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre détenus par l'établissement comprend :

• un inventaire général qui se décompose, selon la nature et la destination des matériels, en trois divisions :

  • matériels complets en approvisionnement, en attente et mis à la disposition d'organismes extérieurs ;

  • articles d'approvisionnement, en approvisionnement, en attente et mis à la disposition d'organismes extérieurs ;

  • matériels en service dans l'établissement ;

• des pièces destinées à ordonner et à justifier les mouvements ;

• un registre-journal ;

• des registres auxiliaires ;

• des inventaires particuliers, un par détenteur dépositaire.

Selon l'équipement informatique des organismes du matériel, tout ou partie de l'inventaire général et des documents annexes qui lui sont rattachés peuvent être automatisés.

Les dispositions relatives à la tenue d'une comptabilité manuelle ou automatisée et à l'emploi des documents correspondants font l'objet de directives particulières ⁽¹⁵⁾.

3.1.2. L'inventaire général de la gestion.

  22.1. L'inventaire général est tenu sous la responsabilité du comptable.

Selon qu'il est automatisé ou non, l'inventaire général comprend un fichier automatisé et/ou manuel.

  22.2. Le fichier manuel est composé de fiches comptables et de fiches auxiliaires.

Il est ouvert une fiche comptable par numéro de nomenclature. Les fiches sont cotées et paraphées par le comptable et reçoivent un numéro d'ordre destiné à identifier les fiches ouvertes successivement pour un même matériel.

Les fiches sont classées dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature, elles comprennent, outre le relevé des mouvements enregistrés au fur et à mesure de leur exécution et l'existant global dans la ou les positions administratives considérées, un certain nombre de renseignements complémentaires : prix inventaire, unité de compte, article de substitution, etc.

Les fiches auxiliaires sont en principe placées immédiatement après les fiches comptables qu'elles complètent. On distingue :

• la fiche de répartition qui répartit les matériels par détenteur dépositaire ;

• la fiche approvisionnement, utilisée uniquement pour les articles d'approvisionnement, qui permet le suivi des consommations ainsi que le calcul des commandes.

  22.3. Les fichiers automatisés (SIGMA, UNIMAT, SAF) sont organisés de façon à fournir les mêmes données comptables et de gestion. Les applications correspondantes font l'objet de notices d'utilisation particulières.

3.1.3. Les pièces destinées à ordonner et à justifier les mouvements.

  23.1. Toute modification apportée aux existants de l'inventaire donne lieu, en règle générale, à l'établissement :

• d'un ordre de mouvement, transmis aux détenteurs des matériels en vue d'assurer l'exécution du mouvement ;

• d'une pièce justificative, destinée à appuyer les écritures portées à l'inventaire.

Certains mouvements internes peuvent ne comporter que la création d'un ordre de mouvement.

  23.2. Tout mouvement interne ou externe de matériel (consommable ou non) doit faire l'objet d'un ordre de mouvement de l'ordonnateur-répartiteur.

Les mouvements sont décidés soit par des autorités externes (notamment SCG, SCA, DIR MAT de rattachement et tout autre établissement pourvoyeur) soit par le directeur de l'établissement, dans le cadre de leurs attributions respectives.

A cet effet, le directeur d'établissement, peut déléguer sa signature à ses adjoints directs, en particulier les commandants de groupements des approvisionnements et des munitions, dans des domaines et pour des opérations qu'il lui appartient de définir.

S'agissant des articles d'approvisionnement, l'automatisation des procédures ne permet pas d'autoriser individuellement chaque mouvement. La référence de l'autorisation est matérialisée par le numéro d'enregistrement au registre-journal soumis à la signature du directeur d'établissement ou de son délégataire. Dans les formations non automatisées, l'autorisation de mouvement est complétée par le visa du bon de mouvement par un représentant qualifié du commandant de groupement.

En revanche, s'agissant des matériels complets, les ordres de mouvements décidés localement doivent toujours être revêtus du visa préalable du directeur d'établissement ou de son délégataire.

  23.3. Les principales pièces justificatives sont :

• le bon de réception, établi lors de la prise en compte initiale de matériels provenant du secteur privé ou d'un autre service du département de la défense ;

• l'ordre de mutation destiné à appuyer les mouvements de matériels non consommables en statistique du commandement ;

• la facture administrative, destinée à justifier les mouvements externes, d'entrées ou de sorties provenant ou destinés à une autre gestion ou une partie prenante individuelle ;

• le bon de mouvement destiné à justifier les distributions de matériels consommables ;

• le certificat administratif, établi dans les cas prévus par la réglementation et, d'une manière générale, lorsqu'aucune autre pièce justificative ne peut être utilisée ;

• les procès-verbaux constatant un mouvement ou un changement d'état des matériels peuvent également constituer des pièces justificatives dès lors qu'ils affectent l'inventaire général.

  23.4. Les pièces justificatives reçoivent les signatures contradictoires :

• du comptable de la formation débitée et du comptable de la formation créditée lorsqu'elles concernent des mouvements de matériels entre deux organismes comptables ;

• du comptable de l'établissement lorsqu'il s'agit d'un mouvement interne ou intéressant une partie prenante extérieure.

Les pièces justificatives qui ne comportent que la signature du comptable doivent être validées par le directeur d'établissement ou par son délégataire.

  23.5. Lorsque des documents circulants concernent des matériels identifiés individuellement par un numéro « matricule » (véhicules automobiles, armes, instruments d'optique, etc.) la désignation de ces matériels sur les pièces justificatives ou autres doit obligatoirement être suivie de l'indication de leur numéro matricule.

Si les matériels faisant l'objet d'un même mouvement sont nombreux, ces numéros sont donnés sur une liste annexée à la pièce considérée : celle-ci reçoit alors la mention « numéros matricules : voir liste jointe ».

  23.6. Les pièces justificatives sont enregistrées au registre-journal. Elles ne doivent être ni grattées, ni raturées ; les parties rayées doivent toujours demeurer lisibles.

Les rectifications faites en interlignes ou par renvois sont soumises à l'approbation de tous les signataires de la pièce.

  23.7. Les modèles et les conditions d'emploi des différentes pièces utilisées pour ordonner et justifier les mouvements sont donnés, pour chacune des procédures utilisées, par les instructions particulières qui les concernent.

Les modalités de traitement des commandes exceptionnelles sont définies par l' instruction 12000 /DEF/DCMAT/SDT/EM/APP du 20 juin 1989 (BOC, p. 3909) modifiée.

3.1.4. Le registre-journal.

  24.1. Le registre-journal du modèle N° 421/13 de la réglementation générale constitue le répertoire unique des pièces justificatives des mouvements de matériels établies à la charge ou à la décharge du comptable, pour les matériels en service, en approvisionnement et en attente.

Il comporte en outre :

• sur son feuillet de tête, un tableau destiné à l'enregistrement des remises et des prises de service entre comptables et détenteurs dépositaires ;

• en fin de registre, une série de feuillets réservés à l'enregistrement des recensements et des vérifications d'écritures effectués par les autorités qualifiées.

Selon que les divisions de l'inventaire général sont automatisées ou non l'extrait du registre-journal correspondant est édité automatiquement ⁽¹⁶⁾

  24.2. Les pièces justificatives sont inscrites au registre-journal dans l'ordre chronologique des faits. Chacune d'elles reçoit un numéro d'ordre, pris dans une série unique et annuelle.

Elles sont enregistrées sous la date à laquelle elles ont été reçues (entrées), envoyées au comptable destinataire (sorties) ou établies (mouvements ne donnant pas lieu à une entrée ou à une sortie corrélative dans une autre gestion), puis classées dans l'ordre de leur enregistrement.

  24.3. Le registre-journal est d'une durée indéterminée. Il est coté et paraphé par le comptable et arrêté au 31 décembre de chaque année, ainsi qu'à la date de passation de service entre les comptables.

3.1.5. Les registres auxiliaires.

  25.1. Les registres auxiliaires sont utilisés pour l'enregistrement de certaines opérations de la gestion des matériels.

  25.2. Les principaux sont :

• le répertoire des matériels loués ou mis temporairement à la disposition d'organismes ou de parties prenantes étrangères à l'armée, du modèle N° 421/15 de la réglementation générale ;

• le répertoire analytique des procès-verbaux, du modèle N° 421/20 de la réglementation générale ;

• le répertoire des déclassements et des éliminations de matériels du modèle M 44 (imprimé N° 562/44), décrit dans l'instruction sur le déclassement et l'élimination des matériels ;

• le répertoire des cessions et travaux du modèle CN 5, donné dans l'instruction relative à l'exécution et au règlement des cessions de matériels et travaux effectués à titre onéreux par les établissements du matériel.

3.2. Tenue de la comptabilité.

3.2.1. Les matériels en service et les matérielsdestinés aux unités mobilisées.

  26.1. La comptabilité des matériels :

• en service dans les formations du matériel ou mis temporairement à leur disposition ;

• en approvisionnement réservé, destinés à la mise sur pied des formations guerre du matériel (matériels mobilisation), relève des règles fixées par instruction sur la comptabilité et la gestion des matériels ressortissant au matériel et au service des essences détenus par les formations de l'armée de terre ⁽¹⁷⁾.

  26.2. Dans les établissements, la comptabilité des matériels en service et des matériels destinés aux unités mobilisées comporte :

• la tenue par le comptable, sur fiches des modèles C 1 et C 2, de l'inventaire et de la répartition des matériels en service et des matériels en approvisionnement réservé, destinés à l'équipement des unités du matériel mobilisées par l'établissement ; cette disposition ne vise toutefois que les matériels en approvisionnement réservé ressortissant au service du matériel, la comptabilité et la surveillance des matériels ressortissant à d'autres services relevant des attributions du chef du bureau « mobilisation » de l'établissement ;

• l'ouverture, pour chacun des détenteurs dépositaires des matériels en service dans l'établissement et ses groupements extérieurs, et pour chacune des unités mobilisées, d'un carnet-inventaire du modèle C 12 ; en ce qui concerne les carnets C 12 des matériels en service, les matériels figurant au TED de l'organisme sont répertoriés en tête du carnet, sous leur numéro de code respectif, les matériels d'exploitation étant regroupés en fin de carnet sous leur numéro de nomenclature pour les plus importants, sous la forme d'unités collectives locales pour les autres ;

• l'utilisation du bon de mouvement du modèle M 11 (imprimé N° 562/11) pour les mouvements de matériels affectant à la fois l'inventaire du comptable et les carnets-inventaires C 12 ;

• le contrôle, au moyen des extraits d'inventaires du modèle M 21 (imprimé N° 562/21) des matériels détenus par les détenteurs usagers.

Il n'est toutefois pas ouvert :

• de carnet permanent du modèle C 6, les opérations justifiant la tenue de ce document dans un corps de troupe étant enregistrées par l'établissement au registre-journal ou sur les registres auxiliaires ;

• de répertoire-classeur du modèle C 16.

  26.3. Dans les groupements extérieurs à l'établissement qui disposent d'une comptabilité des matériels autonome, la comptabilité des matériels est suivie au niveau de ce groupement :

• sur un carnet-inventaire du modèle C 12, pour les matériels de dotation figurant au TED de l'établissement dont relève le groupement ;

• sur des fiches des modèles C 1 et C 2, dans une division de l'inventaire général, pour les matériels d'exploitation.

Au niveau des détenteurs dépositaires, l'ensemble des matériels en service est suivi sur un carnet-inventaire du modèle C 12, comme il est dit au § 26.2 ci-dessus.

Les matériels en approvisionnement destinés à l'équipement des unités mobilisées par les groupements extérieurs sont comptabilisés à leur niveau sur des fiches C 1 et C 2 et donnent lieu à l'ouverture d'un carnet-inventaire C 12 pour chacune des unités mobilisées.

  26.4. Dans les formations du matériel de la composante mobile l'inventaire des matériels en service est soit automatisé (système automatisé des formations, SAF) soit manuel. Il est tenu selon les dispositions de l'instruction et sur la comptabilité des matériels dans les corps de troupe :

• par le comptable des matériels des services techniques (inventaire général) ;

• sous la responsabilité des commandants d'unité, détenteurs dépositaires dans les unités élémentaires (inventaires particuliers).

Les matériels d'exploitation sont comptabilisés selon les dispositions relatives aux matériels de secteur.

  26.5. Les matériels de dotation et d'exploitation sont répartis entre les détenteurs dépositaires par le directeur d'établissement ou le chef de corps, ordonnateur-répartiteur des matériels en service dans l'établissement ou le corps de troupe.

3.2.2. Les matériels en approvisionnementet les matériels en attente.

  27.1. La comptabilité des matériels en approvisionnement et en attente est soit manuelle soit automatisée.

Les dispositions concernant les procédures mises en œuvre sont définies au BOEM 562.

  27.2. Des instructions particulières fixent les conditions dans lesquelles sont suivis en comptabilité :

• les matériels confiés pour remise en état aux établissements relevant des directions techniques de la DGA ;

• les rechanges fournis à ces organismes pour l'exécution des travaux ⁽¹⁸⁾

4. La surveillance administrative intérieure. Vérification des écritures et des matériels.

4.1.

4.1.1. La surveillance administrative intérieure.

  28.1. La surveillance administrative intérieure appartient au commandant de la formation administrative, directeur d'établissement ou chef de corps.

Elle a pour but d'assurer dans les domaines de la gestion, de l'administration et de la comptabilité des matériels, l'application des règlements, la régularité des actes administratifs et la stricte exécution des directives émanant du commandement pour ce qui concerne :

• la constitution, la conservation et la gestion des approvisionnements ;

• l'emploi et la maintenance des matériels ;

• la tenue de la comptabilité.

  28.2. La surveillance administrative intérieure s'exerce plus particulièrement :

• lors de l'homologation ou de l'exploitation des procès-verbaux de recensement, de constatation de déficits ou d'excédents, de remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs dépositaires, des rapports de pertes, détériorations, destructions, excédents ou déficits ou de la certification de certaines pièces justificatives ;

• par des vérifications d'écritures ;

• lors des vérifications des matériels.

  28.3. La surveillance administrative intérieure se prolonge par l'action menée à chaque échelon par les chefs hiérarchiques, qui doivent veiller de façon constante à l'application des règles fixées par les instructions ministérielles, les notices et les manuels techniques, ainsi que par les directives des autorités responsables, pour ce qui concerne les matériels dont ils ont la charge.

4.1.2. Les vérifications d'écritures.

Les vérifications d'écritures sont effectuées dans le cadre de la surveillance administrative intérieure ou de la surveillance administrative et technique exercée par le commandant organique.

Les visites ou les vérifications effectuées par les autorités extérieures ou par l'autorité chargée de la surveillance administrative intérieure (SAI) font l'objet d'une feuille de vérification du modèle donné en annexe VII enregistrée en deuxième partie du registre-journal.

Les vérifications d'écritures effectuées par l'autorité chargée de la SAI sont effectuées au minimum semestriellement, elles consistent à la vérification sur place des documents et des procédures administratives.

4.1.3. Les vérifications des matériels.

  30.1. Matériels en approvisionnement et en attente.

  30.1.1. Tous les matériels doivent être vérifiés sur une période :

• de cinq ans pour les organismes et la composante fixe ;

• de deux ans pour les organismes de la composante mobile.

Les matériels sensibles, « attractifs » ou d'un coût unitaire élevé, dont la liste est arrêtée par l'autorité chargée de la SAI, sont vérifiés annuellement (certains matériels, notamment les munitions, peuvent faire l'objet d'une classification « matériels sensibles » par l'administration centrale »).

  30.1.2. Les opérations de vérification des matériels sont effectuées sous l'autorité du directeur ou du chef de corps chargé de la SAI.

Le comptable est particulièrement chargé de leur suivi : enregistrement, bilan annuel. Les détenteurs dépositaires, responsables des vérifications des matériels qu'ils détiennent, de leur exécution physique : organisation, avancement des opérations…

Les récolements consistent à vérifier, à partir de l'inventaire, que les existants sont conformes aux écritures.

Les recensements consistent à compter, mesurer ou peser les matériels puis à comparer les résultats obtenus aux écritures portées sur l'inventaire.

  30.1.3. Compte tenu du volume des matériels en approvisionnement à vérifier, il est créé dans tous les organismes du matériel une commission de vérification des matériels dont la composition est laissée à l'initiative du directeur d'établissement. Composée de personnels militaires ou civils qualifiés pour apprécier le nombre mais aussi l'état des matériels, la commission effectue les recensements ou les récolements selon un programme annuel arrêté par l'autorité chargée de la SAI sur proposition du comptable, des détenteurs dépositaires et des commandants de groupements respectifs.

  30.1.4. La liste des matériels à vérifier au cours de la journée, fait l'objet d'une feuille de recensement (ou de récolement) du modèle M 17 (imprimé N° 562/17), renseignée par le comptable.

Lorsque les matériels ont été vérifiés, le feuillet M 17, visé du vérificateur et du détenteur dépositaire des matériels, est adressé en retour au comptable pour lui permettre d'effectuer sans tarder le redressement des erreurs d'écritures ou des omissions et l'enregistrement, manuel ou automatisé, des vérifications à l'inventaire général.

  30.1.5. Les feuillets M 17 détenus par le comptable sont utilisés pour appuyer les procès-verbaux correspondant de déficit ou d'excédent.

Les procès-verbaux sont en principe établis trimestriellement, ils récapitulent l'ensemble des déficits ou excédents constatés par les feuilles de recensement. Ces dernières sont annexées à l'exemplaire du procès-verbal conservé par l'établissement.

Les procès-verbaux homologués par le directeur d'établissement sont exploités (cf Article 33) dans le cadre de la délégation de pouvoirs du ministre en qualité d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense.

  30.2. Matériels en service.

Les vérifications des matériels en service sont effectuées selon les dispositions de l'instruction sur la comptabilité des matériels dans les corps de troupe.

  30.3. Un compte rendu annuel des vérifications, recensements et récolements des matériels en service en approvisionnement et en attente effectués au cours de l'année est adressé, voie hiérarchique, avant le 1er mars à la DIRMAT de rattachement (cf. modèle donné en ANNEXE VII). Dans les mêmes conditions, une synthèse, par territoire, est communiquée à la DIRMAT/CMIDF par les directions du matériel outre-mer. La situation globale, par DIRMAT (pour l'ensemble des organismes relevant de son ressort), n'est adressée à la DCMAT que sur sa demande.

4.1.4.

(Disponible.)

4.1.5. Pertes, destructions, détériorations, excédents et déficits de matériels en approvisionnement ou en attente.

  32.1. Les pertes, destructions, détériorations, excédents et déficits de matériels en approvisionnement ou en attente constatés en dehors des opérations de vérifications, recensements ou récolements font l'objet d'un procès-verbal de constatation imprimé N° 421/17 de la réglementation générale.

Les manquants et avaries survenus à l'occasion d'un transport sont constatés dans les conditions définies aux BOEM 532* et 533.

  32.2. Homologués par l'autorité chargée de la SAI, les procès-verbaux de constatation sont enregistrés au répertoire analytique de l'imprimé N° 421/20. Ils sont exploités dans les conditions définies à l'article 33 ci-après.

4.1.6. Exploitation des procès-verbaux de recensement et de constatation ; régularisation comptable.

  33.1. L'imputation des pertes, destructions, détériorations, excédents et déficits de matériels en approvisionnement ou en attente est prononcée, compte tenu du montant du dommage et de son origine par l'autorité compétente ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre en qualité d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense : directeur d'établissement ou chef de corps, directeur du matériel ou commandant organique, ministre (SCA ou SCG selon qu'il s'agit d'articles d'approvisionnement ou de matériels complets).

Lorsque l'approbation des procès-verbaux relève de la compétence du chef de corps ou du directeur d'établissement, un exemplaire de chacun d'eux est adressé, voie hiérarchique, à la DIRMAT de rattachement pour mise à jour de la statistique.

Lorsque les procès-verbaux dépassent la compétence du directeur d'établissement ou du chef de corps ils sont adressés, voie hiérarchique, à l'autorité compétente.

  33.2. Le traitement, par les organismes du matériel, des procès-verbaux et des rapports de pertes, détériorations, destructions, excédents et déficits fait l'objet de dispositions particulières ⁽¹⁹⁾.

  33.3. Les régularisations comptables sont effectuées immédiatement sans attendre la décision de l'autorité appelée à statuer sur les procès-verbaux.

Les excédents et déficits constatés dans les matériels en approvisionnement ou en attente sont régularisés par certificat administratif.

Les matériels inutilisables par suite d'une détérioration accidentelle ou d'un stockage défectueux ou reconnus non conformes après réception font l'objet :

• d'un état de changement de position, s'ils sont réparables, ou justiciables de la procédure de réforme ;

• d'un certificat administratif destiné à les sortir définitivement des comptes, dans le cas contraire.

5.

5.1. Dispositions diverses.

5.1.1. Les relevés en valeur des distributions.

Les distributions effectuées par l'établissement font l'objet de produits informatiques établis par le service central du traitement de l'informatique (SCTI) à partir des documents appuyant les mouvements de sortie des articles de ravitaillement :

• le « relevé en valeur des prestations de maintien en condition » (RVPMC), récapitule trimestriellement les coûts de maintenance par :

  • prestataire (établissement), bénéficiaire (corps) et par centre de responsabilité élémentaire (CRE) ;

  • rubrique de dépense (matériels en service, stockés, EMUC, et modifications de matériels complets) ;

  • par nature (au titre des fiches d'intervention technique, des compléments hors FIT et des dotations) ;

• le « suivi des coûts des activités » (SCOUT), mensuel, fait ressortir le coût des activités de l'établissement notamment celui des rechanges utilisés.

5.1.2. Contrôle de gestion.

  35.1. Le « dossier des organismes du matériel » (DOM) ⁽²⁰⁾ constitue pour le directeur de l'établissement et ses principaux subordonnés un outil de conduite et de gestion (le DOM n'est pas mis en œuvre dans les formations de la composante mobile).

Les indicateurs du sous-dossier approvisionnements sont renseignés sous la responsabilité du commandant de groupement à partir des informations données par le système d'information de l'organisme (commande, délais, dus…) et par l'état statistique sur l'approvisionnement (ESA).

  35.2. Les informations relatives au stock et aux mouvements des articles de ravitaillement sont communiquées au « SCTI » en vue de l'édition de l'état statistique sur l'approvisionnement.

L'état est produit dans le cadre des travaux d'élaboration et de suivi du budget de gestion ainsi qu'en début et en fin de gestion.

L'ESA est constitué de deux fascicules :

• l'ESA 1 qui est l'analyse des stocks de l'établissement à un instant donné ;

• l'ESA 2 sur lequel apparaissent les flux de mouvements internes et externes des approvisionnements depuis le début de la gestion.

5.1.3.

(Disponible.)

5.1.4. Conservation des données et des documents.

  37.1. Dans les organismes du matériel la durée de conservation des données et des documents de comptabilité est fixée à :

• cinq ans pour :

  • l'inventaire général et les pièces justificatives ;

  • le registre-journal et les registres auxiliaires ;

• deux ans pour :

  • les autres documents comptables ;

  • la comptabilité des détenteurs dépositaires.

  37.2. Ces délais sont comptés à partir du 1er janvier de l'année qui suit immédiatement celle au cours de laquelle le document a été établi ou a reçu sa dernière inscription avant d'être reversé aux archives.

  37.3. En cas de dissolution, les archives comptables et les archives techniques sont respectivement reversées au centre national des archives du matériel et à la librairie de l'armée ⁽²¹⁾.