L' instruction 98 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 21 novembre 2000 est modifiée comme suit :

1. Références.

Ajouter :

« e) Instruction n^o 108/DEF/DPMM/ASS du 22 janvier 2001 (n.i. BO) ;

f) Instruction 8 /DEF/EMM/PL/ORA du 08 mars 2002 (BOC, p. 1932). »

2. Pièces jointes.

Au lieu de :

« Vingt-quatre annexes »,

Lire :

« Vingt-cinq annexes. »

3. Sommaire

, après 32 :

Ajouter :

« 33. Protection des fonds, formulaires et valeurs. »

Renuméroter 34, 35 et 36, les actuels articles 33, 34 et 35.

In fine de la liste des annexes, ajouter :

« XXV. Durée de conservation des documents. »

4. Article 14, I, dernier alinéa.

Au lieu de : « service d'approvisionnement des ordinaires (SAO) »,

Lire : « service d'approvisionnement des ordinaires et des marins (SAOM) ».

5. Article 20, II.

Ajouter in fine :

« Un inventaire des stocks est réalisé dans le cadre de la passation de suite entre le directeur quittant et le directeur prenant (art. 34). »

6. Article 23, II.

Ajouter après le sixième alinéa :

« A chaque arrêté, il convient d'établir une balance globale avec comptes soldés et un grand livre global avec comptes soldés ainsi qu'un état de rapprochement bancaire, un état des chèques émis non débités et un état des chèques reçus non crédités. »

7. Article 32

, remplacer le premier alinéa par le suivant :

« L'annexe XXV précise les durées de conservation des documents par le directeur du foyer. Les documents sont ensuite remis au service de la solde pour versement aux archives du port »

8.

Ajouter l'article 33 suivant :

« Article 33.

 

Protection des fonds, formulaires et valeurs.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds sont élaborées par le directeur du foyer qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent préciser :

• le montant maximum :

  • des fonds que le directeur est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le directeur peut laisser à la disposition des responsables des activités ;

• les mesures à prendre pour mettre en sûreté les recettes journalières encaissées par les responsables des activités.

Les mesures relatives à la conservation du numéraire sont notamment applicables aux formules vierges de chèques, aux chèques remis en paiement en attente d'expédition et aux tickets repas. »

9.

Renuméroter 34, 35 et 36 les actuels articles 33, 34 et 35.

10. Article 34, I.

Ajouter après le deuxième alinéa :

« Un inventaire des stocks est réalisé. Les résultats de cet inventaire sont consignés dans le procès-verbal de passation de suite. »

11. Article 35, II.

Remplacer le paragraphe II par le nouveau paragraphe II ci-dessous :

« II. LE CONTRÔLE EXTERNE.

  1.  Audit.

En application de l'instruction citée en référence f), les investigations de surveillance administrative sont assurées par le service de la solde ou la direction interarmées des commissariats d'outre-mer dans le cadre d'un audit, pour le compte des autorités territoriales compétentes, au moins une fois tous les deux ans selon un calendrier prévisionnel.

L'audit s'effectue normalement sur place ; cependant, l'auditeur peut préciser la liste et la périodicité d'envoi des documents dont il entend assurer le contrôle sur pièces.

L'auditeur :

• s'assure que le contrôle interne est correctement réalisé ;

• analyse les documents de synthèse ;

• procède à un contrôle :

  • de régularité comptable comprenant un arrêté des caisses, des comptes financiers et des comptes de tiers et la vérification par sondage (depuis la dernière certification par l'expert comptable) des comptes du compte de résultats et des pièces justificatives ;

  • de régularité des autres normes : vérification des normes relatives aux procédures d'achats, au droit social, au droit des assurances et au droit fiscal ;

  • d'efficacité et d'opportunité : analyse des indicateurs de gestion élaborés par les cercles.

Par ailleurs, les services de la solde et les DICOM sont chargés de l'exploitation des indicateurs de gestion établis par les foyers du marin conformément à l'instruction citée en référence e).

Un compte rendu des opérations de surveillance administrative est rédigé à l'issue de la mission. Il est transmis à l'autorité maritime locale, responsable de la surveillance administrative, au président du conseil d'administration et à la DPMM (PM/ASS). L'autorité responsable de la surveillance administrative décide de la mise en œuvre de mesures correctives ou préventives.

Des contrôles inopinés peuvent être réalisés dans les cas suivants :

• à la demande de l'autorité délégataire de la tutelle du ministre chargé des armées ;

• à la demande du président du conseil d'administration du foyer.

Le service de la solde ou la DICOM assure le suivi des dispositions légales et réglementaires en vigueur auprès des services de l'État dans le domaine social, fiscal et du droit des assurances. Il est le conseiller technique des directeurs de foyer en la matière.

  2.  Concours demandés aux cabinets d'expertise comptable.

Des contrats de prestations de service sont passés avec des cabinets d'expertise comptable par les directions du commissariat de la marine et les DICOM concernées.

Pour les foyers dont le chiffre d'affaires est supérieur ou égal à 150 000 euros, le cabinet d'expertise comptable doit procéder à un contrôle de niveau 2 : examen des comptes annuels permettant à l'expert comptable d'attester, sauf difficultés particulières, qu'il n'a pas relevé d'éléments remettant en cause la régularité et la sincérité des comptes annuels, ni l'image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du foyer à la fin de l'exercice.

Les vérifications ont normalement lieu sur place, en présence du directeur du foyer et si possible d'un représentant des services de la solde ou de la DICOM. Des contrôles peuvent également avoir lieu inopinément à la demande du service de la solde y compris pour les organismes dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 150 000 euros.

Un compte rendu des opérations effectuées est transmis par le cabinet d'expertise comptable à l'autorité maritime locale, au président du conseil d'administration et au service de la solde ou à la DICOM.

Si le besoin s'en fait sentir, les directeurs de foyers, peuvent, après autorisation du service de la solde ou de la DICOM, faire appel en cours d'exercice au concours du cabinet d'expertise comptable.

  3.  Les indicateurs de gestion.

Conformément à l'instruction de référence e), des indicateurs de gestion sont arrêtés au 31 mars, au 30 juin, au 30 septembre et au 31 décembre de chaque exercice comptable par les foyers du marin.

Ils sont envoyés par le directeur du foyer au plus tard dans les 30 jours suivant leur établissement, au président du conseil d'administration et à l'autorité de tutelle. Une copie en est adressée à la direction du personnel militaire de la marine (bureau des activités sociales et sportives) et au service de la solde ou à la DICOM chargé de l'audit de l'organisme concerné.

  4.  Les autres contrôles.

Compte tenu de leurs activités, les foyers peuvent être en outre contrôlés par des organismes extérieurs à la marine, notamment : la Cour des comptes, le contrôle général des armées, l'union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), les services fiscaux ».

12. Annexe III, classe 4, rubrique 40.

Au lieu de :

« 40111… SAM »,

Lire :

« 40111… SAOM. »

Supprimer :

« 40112… SAO. »

13. Annexe III, classe 6, rubrique 608.

Au lieu de :

« 60871 ... Marge d'intervention du SAM »

Lire :

« 60871… Marge d'intervention du SAOM ».

14. Annexe XIV.

Remplacer le premier tableau (Actif) de l'annexe XIV par le nouveau tableau joint.

15.

Ajouter l'annexe XXV jointe.