Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir les principes et les conditions réglementaires sur lesquels doit s'appuyer la notation des sous-officiers en service au sein du service des essences des armées. Elle s'applique à l'ensemble des sous-officiers d'active et de la réserve opérationnelle (dénommée réserve dans la suite du texte) du service des essences des armées, des corps des sous-officiers de la spécialité « soutien pétrolier » et des sous-officiers du service des essences des armées.

1. Principes.

1.1. Les caractéristiques de la notation.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Conformément aux dispositions de l\'article L. 4135-1 du code de la défense cité en référence, les militaires sont notés au moins une fois par an. Cette notation, traduite par des notes et appréciations, est communiquée chaque année aux militaires. Lors d\'un entretien, le chef fait connaître à son subordonné son appréciation sur sa manière de servir.

En conformité avec le décret de 3^e référence, le terme de notateur est employé, dans cette instruction, afin de désigner l\'autorité établissant la notation.

L\'article 4 du décret de 3^e référence complète ces dispositions en précisant que pour être noté, le militaire d\'active doit avoir accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité durant la période de notation. S\'il ne les a pas effectués, il ne sera pas noté au titre de l\'année considérée ; sa notation précédente lui sera alors conservée.

La présence effective comprend les samedis, dimanches, jours fériés et jours de permissions. En revanche, elle n\'inclut pas les jours de congés pris par le militaire lorsqu\'il est en position d\'activité. Ainsi, ne sont pas pris en compte, dans le calcul des 120 jours de présence effective, les jours pris au titre de congés de maladie, de congés pour maternité, paternité ou adoption, de congés de fin de campagne, de congés d\'accompagnement d\'une personne en fin de vie ou de congés de reconversion.

Pour les sous-officiers de réserve, par présence effective, il faut entendre toute journée durant laquelle, ayant donné suite à une convocation, le réserviste est présent dans un organisme en vertu de son engagement à servir dans la réserve opérationnelle, et ce, quelles que soient les activités exercées.

La notation des sous-officiers (d\'active et de réserve) est effectuée à deux niveaux. Lorsque la structure hiérarchique de l\'unité ne le permet pas, un notateur unique est défini par circulaire annuelle de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA). Dans tous les cas, le circuit de notation est défini annuellement par une circulaire sous timbre de la direction centrale du service des essences des armées. En tout état de cause, le dernier voire unique notateur est le commandant de formation administrative ou l\'autorité de niveau équivalent.

Toutefois, le directeur central du service des essences des armées veille à l\'équité de traitement des sous-officiers et, dans ce cadre, limite l\'évolution numérique globale des niveaux relatifs pouvant être attribués par les commandants de formations administratives ou les autorités de niveau équivalent (point 2.1.5.).

Pour le personnel de la réserve, l\'ensemble des dispositions de la présente instruction concernant le taux de progrès, n\'est pas applicable, seule la commission de notation proposera, de façon équitable, l\'attribution de niveaux relatifs.

L\'année de notation (année A) des sous-officiers (d\'active et de réserve) couvre la période allant du 1er juin de l\'année civile précédente (année A - 1) au 31 mai inclus de l\'année civile en cours (année A) (ex. : 1^er juin 2007 - 31 mai 2008). Toutefois, il importe que la notation ne soit pas considérée par les autorités qui en sont responsables, comme un acte isolé.

Cela signifie que les notateurs, et en particulier le premier, doivent mettre à profit toutes les occasions pour réunir les éléments d\'appréciation qui leur permettront, le moment venu, de formuler un jugement solidement étayé. Ils peuvent, au besoin, provoquer ces occasions en effectuant des contrôles soit inopinés, soit annoncés et ayant pour but principal de vérifier la qualité et l\'efficacité de l\'action menée par les sous-officiers.

En outre, il importe que les notateurs n\'attendent pas la communication de la notation pour faire connaître aux sous-officiers leurs appréciations sur leur manière de servir. Ils doivent, au contraire, à chaque occasion, leur adresser leurs encouragements et leurs critiques, en soulignant tout particulièrement les domaines dans lesquels ils doivent s\'efforcer d\'améliorer leur comportement ou leurs compétences.

1.2. Les objectifs de la notation.

La notation annuelle des sous-officiers a pour but :

• de rendre compte de la valeur professionnelle des intéressés ;
  
• de permettre la sélection des plus aptes au grade supérieur, en donnant à la commission d\'avancement les éléments nécessaires (article L. 4136-3 du code de la défense) ;
  
• d\'identifier les compétences de chacun dans le cadre d\'une mise en adéquation des postes.

Conditionnant, tout à la fois, l\'avenir des sous-officiers et la qualité de l\'encadrement des formations du service des essences des armées, elle doit être :

• complète et précise, pour fournir aux responsables de la gestion tous les éléments nécessaires aux décisions qu\'ils sont appelés à prendre ;
  
• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessives, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;
  
• relative, afin de permettre la comparaison, ce qui exige qu\'une gradation soit respectée dans l\'éloge comme dans la critique.

Répondant à ces critères, la notation annuelle est donc à la fois un facteur de progrès pour les notés et un outil de gestion entre les mains du commandement, soucieux de mener en permanence une politique de valorisation de son personnel, sur le fondement de l\'appréciation des mérites de chacun. Elle est également l\'occasion, pour le subordonné, de dialoguer avec son supérieur hiérarchique sur sa manière de servir, sur les progrès personnels à envisager et sur le déroulement de sa carrière.

2. Modalités.

2.1. Les éléments de la notation.

2.1.1. Le niveau.

Le niveau relatif a pour objet de situer le sous-officier (d\'active et de réserve) parmi l\'ensemble des sous-officiers du même grade selon une échelle de mérite graduée de un à dix. Le premier niveau correspond aux meilleurs et le dixième aux moins performants.

Lors de la proposition de niveau les premiers notateurs ne doivent privilégier aucune catégorie de sous-officiers, ni aucun grade particulier.

2.1.2. Le taux de progrès.

L'ensemble des dispositions relatives au taux de progrès n'est pas applicable aux sous-officiers de la réserve, ceux-ci n'entrent pas dans l'effectif concourant au calcul du taux de progrès.

2.1.2.1. Principes.

Le niveau de notation atteint par un sous-officier ou un groupe de sous-officiers n\'implique pas obligatoirement un progrès chaque année.

S\'il est normal d\'envisager que dans un groupe de sous-officiers, un minimum d\'entre eux réalise, d\'une année à l\'autre, un progrès significatif, il paraît difficile d\'admettre que tous les sous-officiers aient progressé. Dans ce cadre, la progression globale annuelle d\'un groupe de sous-officiers d\'active doit être limitée et régulée afin de rester conforme à l\'esprit du système de notation.

a) Seuil minimal de progrès :

Pour les formations ayant au maximum 10 sous-officiers pouvant progresser, le seuil minimal de progrès se lit dans le tableau de l\'annexe I.

Pour les formations ayant plus de 10 sous-officiers pouvant progresser, le seuil minimal de progrès est fixé à 15 p. 100 de cet effectif. La variation minimale autorisée est arrondie au nombre supérieur.

Par exemple, si le calcul du seuil minimal de progrès donne pour résultat « 2,01 », la variation minimale autorisée sera de trois niveaux.

b) Seuil maximal de progrès :

Le seuil maximal de progrès autorisé est fixé à 36 p. 100 de la population de sous-officiers d\'active d\'un même statut (à savoir d\'un côté la population des sous-officiers de la spécialité soutien pétrolier et de l\'autre les sous-officiers du service des essences des armées) pouvant progresser (Cf. infra). La variation maximale autorisée est arrondie au nombre supérieur (Cf. annexe II).

Par exemple, si le calcul du seuil maximal de progrès donne pour résultat « 10,01 », la variation maximale autorisée sera de onze niveaux.

c) Règle d\'attribution :

La somme des hausses de niveaux doit être inférieure ou égale au seuil maximal de progrès, à ce titre les baisses de niveaux relatifs ne viennent pas en augmenter le nombre de niveaux relatifs à attribuer.

2.1.2.2. Modalités de calcul.

2.1.2.2.1. Règle générale.

L\'effectif à prendre en considération pour le calcul du taux de progrès est celui des sous-officiers d\'active, tous grades réunis d\'un même statut, affectés dans la formation administrative ou équivalent, le 30 novembre de la période de notation en cours, desquels sont soustraits :

• les sous-officiers notés pour la première fois de leur carrière dans un des corps du service des essences des armées (avec ou sans attribution « d\'un niveau de départ ») ;
  
• les sous-officiers indisponibles pour le service qui n\'ont pas effectué 120 jours de présence effective en position d\'activité ;
  
• les sous-officiers détenant le niveau 1.

2.1.2.2.2. Cas particuliers.

Sont pris en compte dans le calcul du taux de progrès :

• les sous-officiers qui ne peuvent pas faire l\'objet d\'une élévation ou diminution de niveau pour la quatrième année consécutive (cf. point 2.1.4.3.) ;
  
• les sous-officiers faisant l\'objet d\'une mesure de reclassement ;
  
• les sous-officiers totalisant 120 jours de présence effective en position d\'activité au cours de la période de notation et radiés des cadres ou rayés des contrôles du corps avant le 30 novembre de ladite période.

Exemples :

• un sous-officier rayé des contrôles de l\'armée d\'active le 2 octobre de l\'année A-1, et ayant bénéficié de 10 jours de congés de maladie, ne totalisera pas au 30 novembre de l\'année A-1 120 jours de présence effective. À ce titre il ne sera pas pris en compte dans le calcul du taux de progrès ;
  
• à contrario, un sous-officier rayé des contrôles de l\'armée d\'active le 2 octobre de l\'année A-1, et ayant bénéficié de 2 jours de congés de maladie, totalisera au 30 novembre de l\'année A-1 120 jours de présence effective. À ce titre il sera pris en compte dans le calcul du taux de progrès.

2.1.3. Les mesures de plafonnement.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d'active et de la réserve.

2.1.3.1. Procédure particulière appliquée aux sous-officiers du service des essences des armées notés pour le première fois dans ce corps.

Ces dispositions s\'appliquent à l\'ensemble des sous-officiers du SEA notés pour la première fois dans ce corps, à l\'exception des sous-officiers mentionnés aux points 2.1.3.4. et 2.1.3.5. de la présente instruction (Cf. annexe XII).

Les sous-officiers du service des essences des armées (agent technique) notés pour la première fois dans ce corps reçoivent un niveau relatif et un résultat dans la fonction de départ dès lors qu\'ils ont été nommés entre le 1er janvier et le 31 décembre inclus de l\'année A - 1 et qu\'ils ont une ancienneté de grade de douze mois au moins le 31 mai de l\'année A.

À défaut de l\'une de ces deux conditions, ils font l\'objet d\'une notation annuelle sur feuille de notes sans attribution de niveau relatif, ni de résultat dans la fonction. Ils feront cependant l\'objet d\'une attribution de potentiel actuel et ultérieur.

Le niveau relatif attribué est limité aux seules valeurs 6, 7 ou 8. Le niveau 6 ne pourra être attribué qu\'à hauteur de 36 p. 100 des effectifs concernés, arrondi à l\'unité supérieure, d\'une formation administrative ou équivalente, à l\'exception des sous-officiers visés au point 2.1.3.3. de la présente instruction (se reporter à l\'annexe II de la présente instruction).

Ex : les agents techniques nommés le 01/08 de l\'année A-1, seront donc appréciés sans attribution de niveau relatif, ni de résultat dans la fonction, au cours de l\'année A, et se verront attribuer un niveau de départ et un résultat dans la fonction l\'année A+1.

2.1.3.2. Procédure particulière appliquée aux sous-officiers de la spécialité soutien pétrolier notés pour la première fois dans ce corps.

Les sous-officiers de la spécialité soutien pétrolier notés pour la première fois en cette qualité reçoivent un niveau relatif et un résultat dans la fonction de départ dès lors qu\'ils ont été nommés entre le 1^er janvier et le 31 décembre inclus de l\'année A - 1 et qu\'ils ont une ancienneté de grade de six mois au moins le 31 mai de l\'année A.

À défaut de l\'une de ces deux conditions, ils font l\'objet d\'une notation annuelle sur feuille de notes sans attribution de niveau relatif, ni de résultat dans la fonction. Ils font cependant l\'objet d\'une attribution de potentiel actuel et ultérieur.

2.1.3.3. Cas particuliers des sous-officiers, n'appartenant pas à la spécialité « soutien pétrolier », appelés à servir dans le service des essences des armées à la suite d'un changement d'armée.

La formation d\'origine devra prendre contact avec le bureau personnel de la direction centrale du service des essences des armées, dès l\'affectation d\'un sous-officier ayant effectué un changement d\'armée au profit du service des essences des armées.

Elle transmettra, alors, un rapport de proposition explicatif, accompagné des éléments de dossier de la précédente armée (feuilles de notes, diplômes militaires...) permettant à la direction centrale du SEA de déterminer le niveau de départ de ce sous-officier.

La direction centrale du service des essences des armées instruit le dossier et décide de l\'attribution du niveau de départ de ce sous-officier.

2.1.3.4. Cas des adjudants de la spécialité soutien pétrolier recrutés par la voie de changement d'armée dans le corps des sous-officiers du service des essences des armées.

Les adjudants de la spécialité soutien pétrolier recrutés par la voie de changement d'armée dans le corps des sous-officiers du service des essences des armées, à l'occasion de leur première notation dans le nouveau corps, se verront attribuer le niveau relatif 6 ou 7, sans limitation d'effectif.

2.1.3.5. Cas des adjudants-chefs de la spécialité soutien pétrolier recrutés par la voie de changement d'armée dans le corps des sous-officiers du service des essences des armées.

Les adjudant-chefs de la spécialité soutien pétrolier recrutés par la voie de changement d'armée dans le corps des sous-officiers du service des essences des armées, à l'occasion de leur première notation dans le nouveau corps, verront leur notation conservée s'ils ont déjà fait l'objet de la baisse technique due au passage au grade d'adjudant-chef. Dans les cas contraires, les règles de notation liées au changement de grade seront appliquées.

2.1.3.6. Cas des anciens sous-officiers admis dans la réserve opérationnelle.

Pour les sous-officiers, issus de la spécialité soutien pétrolier ou du corps des sous-officiers du service des essences des armées, admis dans la réserve opérationnelle du SEA, le niveau relatif de leur dernière notation de sous-officier d'active est reconduit.

Les sous-officiers, issus d'une autre armée et admis dans la réserve opérationnelle du SEA, feront l'objet d'un reclassement par la direction centrale du service des essences des armées, dès leur admission dans la réserve.

2.1.4. Les mesures d'encadrement.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d'active et de la réserve.

2.1.4.1. Variation de niveau et/ou de résultat dans la fonction due à la manière de servir.

La variation normale autorisée d'une année sur l'autre, est d'un niveau et/ou résultat en hausse ou en baisse. Dans des cas exceptionnels, la variation peut être de deux niveaux et/ou résultats. En dehors d'une baisse technique, une variation de plus de deux niveaux et/ou résultats est interdite.

Une variation de deux niveaux et/ou résultats doit être exceptionnelle et particulièrement justifiée par l'autorité qui en a pris l'initiative. Pour ce faire, les appréciations littérales du dernier notateur doivent indiquer clairement les raisons de ces variations exceptionnelles précitées.

2.1.4.2. Conditions d'accès au niveau 1.

Niveau le plus élevé de l'échelle de valeurs, le niveau 1 est réservé aux seuls sous-officiers capables de s'imposer sans difficulté et en toutes circonstances dans l'exercice du commandement et qui, à travers la compétence technique, l'autorité naturelle, le sens de l'organisation dont ils font preuve et l'exemple qu'ils représentent pour les plus jeunes, sont manifestement aptes, soit au grade de major, soit à l'état d'officier. L'attribution du niveau 1 devra être tout particulièrement justifiée dans les appréciations littérales formulées par le premier notateur.

2.1.4.3. Interdiction de progression ou de baisse la quatrième année.

Tout sous-officier, dont le niveau a évolué soit à la hausse soit à la baisse pendant trois années consécutives ne peut se voir attribuer ou retirer un niveau relatif au titre de l'année de notation en cours.

Exemple : Un sous-officier noté au niveau 6 en 2003, 5 en 2004 et 4 en 2005 ne pourra pas se voir attribuer le niveau relatif 3 ou 2 au titre de l'année 2006.

2.1.4.4. Classement au même niveau pendant cinq années consécutives.

L'autorité envisageant de classer un sous-officier au même niveau relatif de notation, à l'exception des niveaux 1 et 2, pendant cinq années consécutives devra motiver, tout particulièrement par son appréciation littérale, les raisons de ce choix.

2.1.4.5. Cas des unités ayant moins de deux personnels d'un même corps statut.

Lorsque l'effectif à noter est au plus égal à deux postulants (deux inclus), les notateurs ne peuvent attribuer qu'un niveau relatif tous les deux ans au même personnel. L'attribution d'un niveau relatif tous les ans au même personnel devra être tout particulièrement justifiée dans l'appréciation littérale de l'intéressé.

2.1.5. Mesures de reclassement après un changement de grade.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d'active et de la réserve.

2.1.5.1. Dispositions communes.

Tout sous-officier ayant changé de grade entre le 1^er janvier et le 31 décembre (inclus) de l'année (A-1) précédant celle de la notation (A) fait l'objet d'une baisse technique conformément au point 2.1.5.2. Ces dispositions s'appliquent également aux sous-officiers nommés au grade de major.

Les sous-officiers notés pour la première fois dans leur nouveau grade sont inclus dans les effectifs pris en compte pour la détermination du taux de progrès autorisé de leur formation.

Ils se verront imposer une « baisse technique » de trois niveaux relatifs. Pour les sous-officiers notés 7, 8, 9 ou 10 le niveau relatif de reclassement attribué sera 10.

Pratiquement, pour la notation dans le nouveau grade, le premier notateur procède d'abord au reclassement théorique défini ci-dessus. Il obtient ainsi le niveau relatif qui va servir de base pour la notation de l'année considérée.

Cette notation est soit maintenue soit modifiée. En cas de modification en hausse ou en baisse, le niveau relatif attribué ou retiré sera pris en compte dans le calcul du taux de progrès de la formation. On parle alors de BTA, baisse technique atténuée ou augmentée.

Aucune hausse ne doit avoir pour but de compenser le reclassement subi. De plus, toute modification doit être justifiée par une évolution, positive ou négative, de l'appréciation d'ensemble portée sur le militaire noté.

Par exemple, un adjudant est noté avec un niveau 3 en 2005 et inscrit au tableau d'avancement au titre de l'année 2006. Promu le 1er avril 2006 au grade d'adjudant-chef, il sera noté en tant qu'adjudant en 2006 et pour la première fois dans son nouveau grade d'adjudant-chef en 2007, avec le niveau 6 consécutif au reclassement. Si la manière de servir de l'intéressé le justifie, hausse/baisse, il pourra se voir attribuer le niveau 5 ou 7 au titre de la campagne de notation 2007.

2.1.5.2. Cas particulier du passage au grade supérieur concomitant ou consécutif à une notation conservée.

Lorsqu'un sous-officier a effectué un changement de grade tout en faisant ou ayant fait l'objet d'une notation conservée (telle que définie dans le point 2.1.9.), il doit faire l'objet d'un reclassement l'année qui suit la première notation effective liée au changement de grade.

Par exemple, un adjudant est noté avec un niveau 2 en 2005 et inscrit au tableau d'avancement. Il n'est pas noté en 2006 car il n'a pas effectué 120 jours de présence effective en position d'activité. Il sera noté en tant qu'adjudant en 2007 et pour la première fois dans son nouveau grade d'adjudant-chef en 2008 avec le niveau 5 consécutif au reclassement. Si la manière de servir de l'intéressé le justifie, hausse ou baisse, il pourra se voir attribuer le niveau 4 ou 6 au titre de la campagne de notation 2008.

2.1.6. Résultat dans la fonction.

Le résultat dans la fonction a pour objet d'apprécier à la fois le degré de qualification de l'intéressé et les services rendus dans une fonction principale tenue.

Le résultat dans la fonction est concrétisé par une proposition de note :

• A : Parmi les meilleurs ;
  
• B : Au-dessus de la moyenne ;
  
• C : Dans la moyenne ;
  
• D : Au-dessous de la moyenne ;
  
• E : Parmi les plus faibles ;
  
• 99 : Non attribué.

2.1.7. La feuille de notes.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Le support de la notation est la feuille de notes (cf. annexe VI sous-officier d\'active et annexe VIII sous-officiers de réserve).

Cette feuille de notes est établie en un exemplaire et une copie pour tous les sous-officiers affectés dans la formation administrative ou équivalente le 30 novembre de l\'année de notation. Le grade pris en compte est celui détenu à la date du 31 décembre de cette même année.

Des conseils pratiques sur la façon de la remplir figurent dans le carnet de notes, sous l\'intitulé « Guide de notation ».

La feuille de notes et ses pièces annexées, le cas échéant, est destinée à être insérée dans le dossier du personnel (carnet de notes) détenu au niveau de la formation d\'emploi.

Une photocopie, de la seule feuille de notes, est adressée à la direction centrale du service des essences des armées dès que la notation est arrêtée définitivement par le dernier notateur et sans attendre la deuxième communication de la notation.

Pour établir la notation du militaire, le notateur doit prendre en considération l\'ensemble des activités liées au service exécutées par le noté au cours de la période de notation, cependant aucune appréciation sur le comportement des militaires en leur qualité de représentant de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d\'un organisme consultatif ne doit figurer dans la notation du sous-officier par les notateurs successifs.

De même, aucune trace des récompenses, des sanctions et de l\'attribution de congés liés à l\'état de santé ou de congés liés à la famille, ne doit apparaître sur la feuille de notes ainsi que sur le feuillet intercalaire de notes. En outre, ces documents ne doivent jamais être utilisés afin d\'y reporter des observations relatives à l\'avancement du noté.

2.1.8. Le feuillet intercalaire de notes.

Le feuillet intercalaire de notes est le support imprimé de la notation complémentaire. Cette notation, prise en compte dans la notation annuelle, est destinée à aider, dans leur évaluation, les notateurs responsables de la notation annuelle. Elle peut néanmoins faire l'objet d'observations de la part du noté dans le cadre des procédures décrites en la matière (cf. point 2.2.4. notamment en ce qui concerne le nécessaire respect des huit jours francs afin que le noté puisse formuler des observations).

Une notation complémentaire doit être établie :

• par le premier notateur en cas de mutation de ce dernier ou du sous-officier noté dans les conditions fixées par l'arrêté de référence ;
  
• à l'occasion de missions opérationnelles de courte durée (opération extérieure ou renfort temporaire à l'étranger) ou de renforts temporaires (cf. point 3.1.2.2.4.) ;
  
• par une autorité ne détenant pas les prérogatives de notateur mais exerçant, de manière permanente, temporaire ou occasionnelle, des attributions de commandement à l'égard du noté, qu'elle ait été ou non sollicitée par les notateurs responsables de la notation annuelle ;
  
• dans les conditions fixées par circulaire de la direction centrale du SEA pour les personnels d'active et de réserve.

La notation complémentaire doit être communiquée dans les mêmes conditions que la notation annuelle.

2.1.9. La notation conservée.

Tout sous-officier d'active, qui n'aura pas accompli au moins 120 jours de présence effective en position d'activité, verra sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé des indisponibilités (cf. annexe IX) qui sera versé au dossier administratif de l'individu. Une copie sera envoyée à la direction centrale du service des essences des armées.

Tout sous-officier de réserve qui n'aura pas effectué au moins 5 jours de présence effective (Cf. point 1.1.) verra sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé d'activité (cf. annexe IX) qui sera versé au dossier administratif de l'individu. Une copie sera envoyée à la direction centrale du service des essences des armées.

2.2. Les étapes de la notation.

2.2.1. La commission de notation.

Ne concerne pas les sous-officiers de réserve.

Une commission de notation, dont la composition est fixée en annexe III, a lieu obligatoirement après la première communication de la notation dans les organismes mentionnés en annexe III. Sa tenue est fixée, dans la mesure du possible, au mois d'avril de l'année A.

Cette commission a un rôle uniquement consultatif et limité à la notation, elle n'a notamment pas à connaître de la préparation du travail d'avancement. Elle effectue donc à ce titre un travail préparatoire à la notation du dernier notateur, travail non opposable.

Elle apporte au dernier notateur des éléments complémentaires d'appréciation en l'aidant à mieux situer, les uns par rapport aux autres, les sous-officiers devant être notés, permettant ainsi de donner à ce dernier les éléments nécessaires à la répartition des niveaux disponibles pour la formation administrative ou équivalente (y compris le niveau 1).

Tout document et information relatifs aux procédures internes de cette commission sont confidentiels et ne doivent en aucun cas être communiqués.

2.2.2. Approbation de la direction centrale du service des essences des armées.

Cette disposition n'est pas applicable aux sous-officiers de la réserve.

Avant la réunion de la commission, le dernier notateur soumet à l'approbation de la DCSEA, dans les meilleurs délais, les propositions relatives à l'évolution numérique globale des niveaux de l'ensemble de sa formation. À ce titre la formation adresse une fiche de taux de progrès pour les sous-officiers de la spécialité soutien pétrolier et une fiche de taux de progrès pour les sous-officiers du SEA.

Après contrôle du taux de progrès, la DCSEA informe le dernier notateur en lui adressant, en retour, l'imprimé précité renseigné.

2.2.3. L'établissement de la notation par le premier notateur.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d'active et de la réserve.

Il appartient au premier notateur d'établir la notation de ses subordonnés au moyen de la feuille de notes sous-officiers. Les appréciations qu'il porte permettent d'évaluer :

• le résultat dans la ou les fonction(s);
  
• les qualités foncières;

Elles sont complétées par des appréciations littérales d'ensemble décrivant la manière de servir de l'intéressé, notamment ses qualités militaires, style de commandement et qualités professionnelles.

Nota. Le premier notateur doit porter ses appréciations dans chaque rubrique établissant une corrélation étroite entre les appréciations portées dans les trois domaines que sont : le résultat dans la fonction, les qualités foncières, et les appréciations d'ensemble.

2.2.3.1. Résultat dans la ou les fonction(s).

Le premier notateur propose une note (échelle de A à E, cf. guide de la notation) correspondant au résultat dans la fonction principale tenue par le sous-officier, au regard de la population exerçant la même fonction.

En cas de changement de fonction au cours de la période de notation, la fonction principale est celle qui a été effectivement tenue le plus longtemps au cours de la période de notation.

2.2.3.2. Qualités foncières.

Il s'agit d'analyser la personnalité du sous-officier noté, en situant celui-ci sur une échelle de valeurs, au regard de 17 critères (18 pour la réserve). Pour chacun de ceux-ci, le notateur doit formuler son jugement de façon indépendante, sans être influencé par la position du noté par rapport aux autres critères.

Un même individu peut, en effet, posséder certaines qualités tout en étant dépourvu de certaines autres.

2.2.3.3. Appréciations d'ensemble.

Rédigées sous forme de synthèse destinée à dépeindre toute la personnalité du noté et à compléter l'ensemble des appréciations successives de la feuille de notes, elles ne sauraient en aucun cas :

• faire référence à l'avancement ;
  
• reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme «manifestement inexacts» ;
  
• se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;
  
• faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires) ;
  
• faire référence à un manque de disponibilité lié aux absences de nature statutaire, notamment pour congé de maladie ou de maternité.

Les appréciations du premier notateur sont composées de deux parties :

Le style de commandement.

Il doit s'apprécier en fonction de deux composantes :

• les qualités humaines dans le commandement ;
  
• l'exemplarité du comportement.

L'appréciation générale.

L'appréciation générale doit caractériser le sous-officier, faire ressortir ses qualités, ses déficiences, ses réussites et ses échecs les plus marquants, ainsi que ses possibilités de progression.

L'appréciation est formulée en se plaçant du double point de vue du comportement général du sous-officier et de son rendement dans l'emploi.

La notation littérale doit être nécessairement assez précise pour bien évaluer individuellement et collectivement le sous-officier mais aussi suffisamment générale pour permettre une vue relative d'ensemble qui dépasse une approche technique limitée à la seule fonction tenue.

2.2.4. La première communication de la notation.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d'active et de la réserve.

Après avoir daté et signé la feuille de notes à une date postérieure au 31 mars de l'année de notation, le premier notateur la communique au sous-officier au cours d'un entretien. À cette occasion, il lui commente l'appréciation sur sa manière de servir et lui donne les conseils nécessaires en faisant ressortir les points sur lesquels il devra faire porter ses efforts afin de progresser. Il peut également lui rappeler les points sur lesquels il avait déjà formulé des encouragements ou critiques au cours de la période de notation (en cas d'absence du militaire noté, cf. point 3.5.).

À l'issue, le noté date et signe la feuille de notes et son attention est attirée sur le fait qu'il dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler des observations quant à sa notation en premier ressort.

Une copie de la feuille de notes sous-officiers (FNSO) et des documents éventuellement annexés lui est systématiquement remise.

Passé ce délai de huit jours francs, la conduite qu'il convient de tenir est fonction du choix du noté.

Deux cas de figure sont envisageables.

2.2.4.1. Aucune observation du noté.

À l'issue de l'entretien de notation et dans un délai de 8 jours francs le sous-officier mentionne « néant » dans le cartouche « observations éventuelles formulées par le noté » date et signe. La date doit être au moins égale à la date de communication et ne pas être postérieure au délai de huit jours francs à compter de la date de signature de la première communication. À l'issue, la feuille de notes est transmise au dernier notateur.

2.2.4.2. Observation du noté.

Dans le délai imparti (soit au moment même de la communication, soit dans les 8 jours francs qui suivent), le noté formule ses observations, date et signe dans le cartouche 6 « observations éventuelles formulées par le noté » de la FNSO. Si le noté manque de place, il porte la mention « document joint », date et signe le cartouche 6 et formule ses observations sur papier libre.

Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

a) Le premier notateur décide de prendre en compte tout ou partie des observations formulées par le noté : dans ce cas, il signe le cartouche n° 7 « décisions du premier notateur » en y mentionnant sa décision de modifier la notation. Une nouvelle feuille de notes est ensuite rédigée et signée par le premier notateur puis communiquée au noté qui la date et signe à son tour. À ce niveau, il n'est plus établi d'observations et un délai complémentaire de huit jours ne peut plus être octroyé.

La nouvelle feuille de notes et la feuille de notes initiale sont alors transmises au dernier notateur. En tout état de cause, lorsque le premier notateur apporte des modifications à la notation, il ne peut le faire que sur les points concernés par les observations du noté et dans le sens souhaité par celui-ci.

b) Le premier notateur décide de ne pas prendre en compte les observations exprimées par le noté : dans ce cas, il signe le cartouche n° 7 « décisions du premier notateur » en y mentionnant sa décision de ne pas modifier sa notation. Après avoir été reçu et avoir pris connaissance de la décision du notateur, le noté contresigne également cette partie complémentaire (cartouche n° 7).

La feuille de notes est alors transmise au dernier notateur.

2.2.5. L'établissement de la notation par le dernier notateur.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

L\'ensemble de ces mesures est applicable aux sous-officiers d\'active et de la réserve.

Après avoir pris connaissance des appréciations portées par l\'autorité notant en premier ressort et, le cas échéant, des observations qu\'il vise (cartouche n° 7), et après avoir entendu, s\'il y a lieu, la commission de notation, le dernier notateur établit puis arrête définitivement la notation à une date postérieure au 31 mai de l\'année de notation en remplissant les rubriques qui lui sont réservées. Ces rubriques concernent :

• le niveau ;
  
• le résultat dans la fonction ;
  
• l\'aptitude à occuper des responsabilités du niveau supérieur ;
  
• le potentiel.

Elles sont complétées par des conclusions exprimées sous forme libre.

2.2.5.1. Niveau.

Après avoir vérifié que sa décision est compatible avec les dispositions de cette instruction et notamment celles relatives au taux de progrès, le dernier notateur retient un niveau définitif pour chaque sous-officier et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.

Pour ce faire, il respecte le taux maximum de 36 p. 100.

2.2.5.2. Résultat dans la fonction.

Après avoir éventuellement recueilli les éléments nécessaires à son appréciation, le dernier notateur retient un niveau définitif de résultat dans la fonction pour chaque sous-officier et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.

2.2.5.3. Aptitude à occuper des responsablités du niveau supérieur.

Cette rubrique concerne l'ensemble des sous-officiers. Sa caractérisation dans le temps (à court terme, à moyen terme, incertaine) est une prise de position sur la capacité du sous-officier à tenir principalement dans son emploi, des fonctions d'un niveau supérieur à celles tenues durant la période de notation.

2.2.5.4. Potentiel.

Il permet d'évaluer le potentiel intrinsèque (intellectuel, organisationnel, de commandement, etc.) du sous-officier pour accéder :

• à l'état d'officier, quel que soit le grade du sous-officier noté ;
  
• au grade de major, si le sous-officier noté est adjudant-chef ou adjudant inscrit au tableau d'avancement ;
  
• pour tous il s'agit aussi de quantifier le potentiel à court terme et ultérieur du sous-officier noté.

2.2.5.5. Conclusions.

Elles constituent la synthèse finale de la notation et doivent nécessairement tenir compte :

• des appréciations portées par le premier notateur en les confirmant ou en les infirmant ;
  
• du jugement personnel du dernier notateur.

Comme pour le premier notateur, elles ne doivent comporter aucune référence à l'avancement.

2.2.6. La seconde communication de la notation.

La notation annuelle définitive, signée par le dernier notateur, est ensuite transmise au premier notateur qui la communique à nouveau au noté pour les personnels d'active (en cas d'absence du militaire noté, cf. point 3.5.).

Lorsque les observations du noté, à l'occasion de la première notation ont été prises en compte par le premier notateur et ont donné lieu à la rédaction d'une nouvelle feuille de notes, la première version reste dans le dossier de l'intéressé et est détruite un an après la date de la communication définitive de la dernière notation.

À l'issue de la seconde communication, le noté date et signe sa notation définitive ainsi que les rapports éventuellement annexés. Une copie de la FNSO et des documents éventuellement annexés lui est systématiquement remise.

La seconde communication doit être effectuée au plus tard le 1^er septembre de l'année A pour les sous-officiers proposables et le 31 décembre de cette même année pour les autres.

2.2.7. Voies et délais de recours.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

La notation définitive peut faire l\'objet d\'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l\'article premier du décret de 2^e référence, dans un délai de deux mois à compter de la date de notification. La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l\'exercice d\'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.

2.2.8. Le contrôle de la notation.

2.2.8.1. Contrôle préalable.

Chaque année, en début de cycle de notation, la direction centrale du service des essences des armées publie au bulletin officiel des armées une circulaire visant à contrôler le circuit de la notation de ses sous-officiers. Celle-ci précise :

• les autorités (qui ne sont pas commandants de formation administrative), exerçant les prérogatives de dernier notateur des sous-officiers ;
  
• les autorités exerçant les prérogatives de premier notateur des sous-officiers (le cumul des fonctions de niveau de commandant de formation administrative ou de niveau équivalent n'est effectif que dans l'hypothèse où il se justifie organiquement) ;
  
• les autorités notant en premier et dernier ressort les sous-officiers de la réserve.

Le contrôle s'effectue, aussi à l'occasion de la vérification du taux de progrès, préalable à l'attribution du niveau relatif par le dernier notateur.

2.2.8.2. Contrôle a posteriori.

Les derniers notateurs des sous-officiers d'active transmettent à la DCSEA la fiche-bilan du taux de progrès (annexe V) de leur formation, complétée de la répartition définitive des niveaux attribués avant le 31 mai de l'année de notation.

3. Dispositions particulières.

3.1. Mutation.

3.1.1. Mutation du premier notateur.

L'autorité notant en premier ressort, mutée dans les six derniers mois (entre le 1^er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation, doit noter avant son départ, sur feuille de notes, les sous-officiers vis-à-vis desquels elle a pouvoir de notation. Cette notation constitue le premier degré de la notation annuelle. Si le premier notateur est muté dans les six premiers mois (entre le 1^er juin et le 30 novembre inclus), il établit une notation complémentaire sur un feuillet intercalaire de notes. Pour les réservistes, la notation complémentaire ne sera établie que si l'intéressé a effectué 5 jours de présence effective au cours de ces six premiers mois.

Cette autorité doit la communiquer avant son départ dans les conditions prévues au point 2.2.4. Un exemplaire de ce feuillet est classé provisoirement dans le dossier général (2^e partie) du sous-officier noté, jusqu'à l'établissement de la feuille de notes auxquelles il est joint.

3.1.2. Mutation du sous-officier.

3.1.2.1. Principes.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Dans le cadre de la notation annuelle, la feuille de notes du sous-officier muté est établie :

• soit par la formation d\'origine quand la mutation intervient dans les six derniers mois (entre le 1^er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation ;
  
• soit par la formation d\'accueil quand la mutation intervient dans les six premiers mois (entre le 1^er juin et le 30 novembre inclus) de la période de notation.

Dans tous les cas un feuillet intercalaire de notes est établi par le premier notateur de la formation ne rédigeant pas la feuille de notes de l\'intéressé. Ce feuillet intercalaire de notes après avoir été communiqué à l\'officier, est transmis à l\'autorité établissant en premier ressort la feuille de notes.

Lorsqu\'une affectation pour emploi, à titre temporaire, est prononcée au profit d\'un organisme, il convient de se reporter au point 3.1.2.2.3.

3.1.2.2. Cas particuliers.

3.1.2.2.1. Première affectation dans une formation en qualité de sous-officier.

Pour les militaires du rang nommés au grade de sergent ou de maréchal des logis, il convient de se reporter à la procédure particulière appliquée aux sous-officiers en début de carrière. Les feuilles de notes ainsi établies (avec ou sans niveau relatif et résultat dans la fonction) avant la mutation de l'intéressé sont obligatoirement transmises au corps d'accueil.

3.1.2.2.2. Sous-officiers changeant d'armée au profit du service des essences des armées.

L'attribution d'un niveau relatif (NR) et d'un résultat dans la fonction (RF) de départ à un sous-officier admis au service des essences des armées après un changement d'armée est de la compétence exclusive de la DCSEA.

3.1.2.2.3. Sous-officiers affectés pour emploi dans une formation à titre temporaire.

Un sous-officier affecté pour emploi, à titre temporaire mais pour une durée supérieure à 90 jours, dans un organisme et géré administrativement par un autre, fait l'objet d'une notation complémentaire au titre de son organisme d'emploi. La formation l'administrant le note en dernier ressort et le prend en compte au titre de son taux de progrès.

3.1.2.2.4. Sous-officiers en mission de courte durée, en opération extérieure.

Les sous-officiers font obligatoirement l'objet d'une notation complémentaire si la durée de la mission ou de l'opération est supérieure ou égale à quatre-vingt-dix jours.

L'attention est attirée sur l'importance de cette notation rédigée dans un cadre opérationnel.

Cette notation :

• n'est pas obligatoire si le sous-officier reste placé sous l'autorité directe du premier notateur de sa formation d'emploi. Toutefois, la mission doit être mentionnée dans le cartouche 1 de la FNSO avec comme indication: mission de courte durée (MCD) ou opération extérieure (OPEX) du... au... sous les ordres du commandant de l'unité ;
  
• peut toujours être établie, quelle que soit la durée de la mission, si la manière de servir du sous-officier le justifie.

Cette notation est établie par l'autorité d'emploi sur un feuillet intercalaire de notes en trois exemplaires (le feuillet original et deux exemplaires obtenus par photocopies de celui-ci avant apposition des date et signature par le notateur), provisoirement joints au carnet de campagne.

L'autorité d'emploi doit obligatoirement communiquer cette notation au sous-officier avant le retour de celui-ci dans sa formation conformément aux dispositions du point 2.1.8. Il la transmet ensuite aux autorités responsables de la notation annuelle. Un exemplaire est joint à la FNSO transmise à la DCSEA.

3.2. Notation des sous-officiers en position de détachement.

La position de détachement, prévue aux articles L. 4138-8 et L. 4138-9 du code de la défense, n'est pas une position d'activité.

Ils sont notés par les seules autorités dont ils relèvent dans leur emploi de détachement.

Une copie du feuillet de notation est transmise à l'autorité détentrice de la deuxième partie du dossier général de l'intéressé pour le 10 juin de l'année de notation afin de permettre la prise en compte de ladite notation dans le travail d'avancement annuel.

L'organisme support établit pour chacun un relevé des indisponibilités (cf. annexe IX).

3.3. Notation des sous-officiers affectés pour emploi dans une formation autre que leur organisme d'administration.

Lorsqu'un sous-officier est affecté par ordre de mutation « pour administration » dans un organisme et « pour emploi » dans une autre formation, l'autorité qui est appelée à le noter est le premier notateur de la formation d'emploi. La notation de ce sous-officier suit alors la chaîne hiérarchique d'emploi. Pour le calcul du taux de progrès, il est compté dans l'effectif de la formation qui l'emploie.

3.4. Notation des sous-officiers indisponibles.

Lorsqu'il n'a pas accompli au moins 120 jours de présence effective en position d'activité durant la période de notation, le sous-officier ne fait pas l'objet d'une notation annuelle. Sa dernière notation est conservée. Il n'est pas établi de FNSO. La conservation de la dernière notation simplifie la procédure de notation et est conforme au principe selon lequel la notation est le reflet de la manière de servir pendant une période donnée.

La présence effective en position d'activité comprend les samedis, dimanches, jours fériés et jours de permissions. Elle n'inclut pas les jours de congés pris par le militaire lorsqu'il est en position d'activité. Ainsi, ne sont pas pris en compte, les jours pris au titre de congés de maladie, de congés pour maternité, paternité ou adoption, de congés de fin de campagne, de congés d'accompagnement d'une personne en fin de vie ou d'un congé de reconversion.

Pour chaque sous-officier non noté, il doit être établi par le premier notateur un relevé des indisponibilités sur la période de notation. Ce relevé, dont le modèle figure en annexe IX, est visé par chaque niveau hiérarchique de notation et suit le même circuit que la FNSO.

Le sous-officier de réserve, qui n'a pas effectué au moins 5 jours de présence effective (Cf. point 1.1.) voit sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé d'activité (cf. annexe X). Ce relevé est visé par chaque niveau hiérarchique de notation et suit le même circuit que la FNSO.

3.5. Absence du noté durant les communications de la notation.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Pour les sous-officiers absents de leurs organismes d\'emploi, le 1^er notateur doit accomplir cette formalité importante par tout moyen approprié et dans les délais les plus brefs. Le justificatif de la communication est obligatoirement joint à la FNSO adressé au niveau hiérarchique de notation supérieur.

En aucun cas, les notateurs ne peuvent se substituer au noté en signant, en son lieu et place, sa feuille de notes.

En tout état de cause, les sous-officiers proposables concourant pour un avancement de grade au choix doivent recevoir communication de leur notation définitive au plus tard le 1^er septembre de l\'année de notation.

Toute modification de la feuille de notes intervenant après sa communication à la suite, soit de l\'exercice d\'une procédure de recours, soit du contrôle de la notation effectué par l\'autorité habilitée, doit être communiquée au sous-officier par une autorité désignée par le dernier notateur.

En ce qui concerne les réservistes, le dernier notateur peut adresser aux sous-officiers le bulletin de notation par voie postale avec preuve de dépôt, pour notification. La notation définitive est signée par l\'intéressé qui renvoie le document. Une copie lui est adressée dès réception, par voie postale avec preuve de dépôt.

3.6. Notation des sous-officiers représentants de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d'un organisme consultatif.

Aucune appréciation sur le comportement des militaires en leur qualité de représentant de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d'un organisme consultatif ne doit figurer dans la notation du sous-officier par les notateurs successifs, seules les cases du cartouche 1 sont cochées.

4. Textes abrogés.

L'instruction n° 16460/DEF/DCSEA/SDA/2/PM/OA/510 du 26 décembre 1997 modifiée, relative à la notation des officiers, sous-officiers du service des essences des armées et sous-officiers de la spécialité «soutien pétrolier» du service des essences des armées et l'instruction n° 3138/DEF/DCSEA/SDA/2/PM/RES du 13 mai 2004 sur la notation des personnels militaires de réserve du SEA, sont abrogées en ce qui concerne leurs dispositions relatives aux sous-officiers.