Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir les principes et les conditions réglementaires sur lesquels doit s'appuyer la notation des militaires du rang du service des essences des armées. Elle s'applique à l'ensemble des engagés volontaires du service des essences des armées (EVSEA) d'active et de la réserve opérationnelle (dénommée réserve dans la suite du texte) du service des essences des armées.

1. Principes.

1.1. Les caractéristiques de la notation.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Conformément aux dispositions de l\'article L. 4135-1 du code de la défense cité en référence, les militaires sont notés au moins une fois par an. Cette notation, traduite par des notes et appréciations, est communiquée chaque année aux militaires. Lors d\'un entretien, le chef fait connaître à son subordonné son appréciation sur sa manière de servir.

En conformité avec le décret de 3^e référence, le terme de notateur est employé, dans cette instruction, afin de désigner l\'autorité établissant la notation.

L\'article 4 du décret de 3^e référence complète ces dispositions en précisant que pour être noté, le militaire d\'active doit avoir accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité durant la période de notation. S\'il ne les a pas effectués, il n\'est pas noté au titre de l\'année considérée ; sa notation précédente lui est alors conservée.

La présence effective comprend les samedis, dimanches, jours fériés et jours de permissions. En revanche, elle n\'inclut pas les jours de congés pris par le militaire lorsqu\'il est en position d\'activité. Ainsi, ne sont pas pris en compte, dans le calcul des cent vingt jours de présence effective, les jours pris au titre de congés de maladie, de congés pour maternité, paternité ou adoption, de congés de fin de campagne, de congés d\'accompagnement d\'une personne en fin de vie ou de congés de reconversion.

Pour les militaires du rang de réserve, par présence effective, il faut entendre toute journée durant laquelle, ayant donné suite à une convocation, le réserviste est présent dans un organisme en vertu de son engagement à servir dans la réserve opérationnelle, et ce, quelles que soient les activités exercées.

La notation des engagés volontaires du service des essences des armées (d\'active et de réserve) est effectuée à deux niveaux, lorsque la structure hiérarchique de l\'unité ne le permet pas, un notateur unique est défini par circulaire annuelle de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA). Dans tous les cas, le circuit de notation est défini annuellement par une circulaire sous timbre de la direction centrale du service des essences des armées. En tout état de cause, le dernier voire unique notateur est l\'adjoint du commandant de formation administrative ou l\'autorité de niveau équivalent.

Toutefois, le directeur central du service des essences des armées veille à l\'équité de traitement des engagés volontaires du service des essences des armées et, dans ce cadre, limite l\'évolution numérique globale des niveaux relatifs pouvant être attribués par les adjoints des commandants de formations administratives ou les autorités de niveau équivalent (cf. point 2.1.5.).

Pour le personnel de la réserve, l\'ensemble des dispositions de la présente instruction concernant le taux de progrès, n\'est pas applicable, seule la commission de notation propose, de façon équitable, l\'attribution de niveaux relatifs.

L\'année de notation (année A) des engagés volontaires du service des essences des armées (d\'active et de réserve) couvre la période allant du 1^er juin de l\'année civile précédente (année A - 1) au 31 mai inclus de l\'année civile en cours (année A) (ex. : 1^er juin 2007 - 31 mai 2008). Toutefois, il importe que la notation ne soit pas considérée par les autorités qui en sont responsables, comme un acte isolé.

Cela signifie d\'abord que les notateurs, et en particulier le premier, doivent mettre à profit toutes les occasions pour réunir les éléments d\'appréciation qui leur permettront, le moment venu, de formuler un jugement solidement étayé. Ils peuvent, au besoin, provoquer ces occasions en effectuant des contrôles soit inopinés, soit annoncés et ayant pour but principal de vérifier la qualité et l\'efficacité de l\'action menée par les engagés volontaires du service des essences des armées.

En outre, il importe que les notateurs n\'attendent pas la communication de la notation pour faire connaître aux engagés volontaires du service des essences des armées leurs appréciations sur leur manière de servir. Ils doivent, au contraire, à chaque occasion, leur adresser leurs encouragements et leurs critiques, en soulignant tout particulièrement les domaines dans lesquels ils doivent s\'efforcer d\'améliorer leur comportement ou leurs compétences.

1.2. Les objectifs de la notation.

La notation annuelle des engagés volontaires du service des essences des armées a pour but :

• de rendre compte de la valeur professionnelle des intéressés ;
  
• d'apporter au commandement les éléments nécessaires lui permettant d'éclairer ses décisions en matière d'avancement, de renouvellement de contrat, de formation ou de mutation ;
  
• de permettre la sélection des EVSEA qui présentent les aptitudes et les qualités nécessaires en vue de leur admission en qualité de sous-officiers.

Elle doit être :

• complète et précise, de façon à fournir aux responsables de la gestion tous les éléments relatifs aux décisions qu'ils sont appelés à prendre ;
  
• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;
  
• relative, afin de permettre la comparaison, ce qui exige de respecter scrupuleusement une gradation dans l'éloge des EVSEA dont la manière de servir est satisfaisante et dans la critique de ceux qui sont jugés insuffisants.

Répondant à ces critères, la notation annuelle est donc à la fois un facteur de progrès pour les notés et un outil de travail entre les mains du commandement, soucieux de mener en permanence une politique de valorisation de son personnel par la promotion des plus méritants.

2. Modalités.

2.1. Les éléments de la notation.

2.1.1. Le niveau.

Le niveau relatif a pour objet de situer le militaire du rang (d'active et de réserve) parmi l'ensemble des militaires du rang du même grade selon une échelle de mérite graduée de un à huit. Le premier niveau correspond aux meilleurs et le huitième aux moins performants.

Le niveau 1 caractérise l'individu qui possède les qualités et les aptitudes au degré le plus élevé ; il est réservé aux meilleurs des brigadiers-chefs (BCH).

Il n'existe pas de niveaux intermédiaires.

Proposé par le premier notateur et arrêté par l'autorité militaire notant en dernier ressort, il concrétise la valeur globale de l'EVSEA et s'exprime par référence à l'ensemble des EVSEA du même organisme d'administration.

2.1.2. Modalités d'attribution.

Un niveau est attribué pour la première fois aux EVSEA qui ont souscrit un premier contrat et qui ont au moins dix mois de service avant le 1^er décembre inclus de l'année A-1.

2.1.3. Mesures de plafonnement.

Sont dits « plafonnés l'année A », les EVSEA se trouvant dans les situations décrites aux points ci-après. Il est interdit de faire progresser un militaire l'année de son plafonnement même si le niveau qui lui a été attribué se situe en dessous du niveau de plafonnement fixé.

2.1.3.1. Première notation en qualité d'engagé volontaire du service des essences des armées.

Un EVSEA noté pour la première fois avec attribution de niveau peut se voir attribuer le niveau 8, 7 ou 6. La valeur du niveau attribuée ne peut en aucun cas être supérieure à la valeur du niveau 6. Toutefois, cette mesure ne s'applique pas aux militaires issus de la disponibilité ou de la réserve, après une interruption de service et qui se trouvent à nouveau en activité avant le 1^er août de l'année A-1. Dans ce cas, l'attribution d'un niveau compris entre 4 et 8 (inclus) est laissée à l'initiative du dernier notateur, en fonction de la qualité des services antérieurement accomplis, sous réserve de ne pas se fonder uniquement sur la notation de la dernière période d'activité et de respecter les autres mesures de plafonnement et d'encadrement prévues au point 2.1.4.

2.1.3.2. Première notation en qualité de conducteur de 1re classe, de brigadier ou brigadier-chef.

Sont notés pour la première fois en qualité de conducteur de 1^re classe, de brigadier ou de brigadier-chef, ceux qui ont été nommés ou promus entre le 1^er janvier de l'année A-1 et le 31 décembre de l'année A-1, ces deux dates étant incluses.

Un EVSEA noté pour la première fois à la suite d'une nomination ou d'une promotion ne peut être classé à un niveau d'une valeur supérieure à la valeur du niveau 5 (1^re classe, brigadier) ou à la valeur du niveau 4 (brigadier-chef).

2.1.4. Mesures d'encadrement.

2.1.4.1. Évolution globale des niveaux.

2.1.4.1.1. Variation de niveau.

La variation normale autorisée d'une année sur l'autre, est d'un niveau et/ou résultat en hausse ou en baisse. Dans des cas exceptionnels, la variation peut être de deux niveaux et/ou résultats. Une variation de plus de deux niveaux et/ou résultats est interdite.

Une variation de deux niveaux et/ou résultats doit être exceptionnelle et tout particulièrement justifiée dans l'appréciation littérale formulée par l'autorité qui en a pris l'initiative.

Une hausse ou baisse d'un niveau et/ou résultats doit traduire une amélioration ou détérioration sensible de la manière de servir du noté.

Il est interdit à tout dernier notateur de faire subir une baisse aux EVSEA proches de leur limite d'âge ou de service qui ne serait pas justifiée par leur manière de servir.

2.1.4.1.2. Conditions d'accès au niveau 1.

Niveau le plus élevé de l'échelle de valeurs, le niveau 1 est réservé aux seuls EVSEA capables de s'imposer sans difficulté et en toutes circonstances à travers leur compétence technique, l'autorité naturelle, le sens de l'organisation dont ils font preuve et l'exemple qu'ils représentent pour les plus jeunes.

À ce titre, le niveau 1 est, dans chaque organisme d'administration, exclusivement réservé aux meilleurs des EVSEA du grade de brigadier-chef. L'accès à ce niveau n'est possible qu'après deux périodes de notation au niveau 2. Il ne peut se faire que s'il est tout particulièrement justifiée dans l'appréciation littérale formulée par l'autorité qui en a pris l'initiative.

2.1.4.1.3. Attribution du niveau 3 aux brigadiers du service des essences des armées.

Les brigadiers ne peuvent accéder aux niveaux 1 et 2 ; le niveau 3 ne peut leur être exceptionnellement attribué qu'après la cinquième année de services militaires effectifs.

2.1.4.1.4. Attribution du niveau 4 aux engagés volontaires du service des essences des armées de 1re classe.

Les EVSEA de 1^re classe ne peuvent accéder aux niveaux 1, 2 et 3 ; le niveau 4 ne peut leur être exceptionnellement attribué qu'après la quatrième année de services militaires effectifs.

2.1.4.2. Interdiction de progression ou de baisse de la quatrième année.

Tout EVSEA, dont le niveau a progressé ou baissé pendant trois années consécutives ne peut se voir attribuer ou retirer un niveau relatif au titre de l'année de notation en cours.

Exemple : Un EVSEA noté au niveau 6 en 2003, 5 en 2004 et 4 en 2005 ne peut pas se voir attribuer le niveau relatif 3 ou 2 au titre de l'année 2006.

2.1.4.3. Classement au même niveau pendant cinq années consécutives.

L'autorité envisageant de classer un militaire du rang détenant le même grade, au même niveau relatif de notation, à l'exception des niveaux 1 et 2, pendant cinq années consécutives doit motiver, tout particulièrement par son appréciation littérale les raisons de ce choix.

2.1.4.4. Cas des unités ayant moins de deux personnels d'un même statut.

Lorsque l'effectif à noter est au plus égal à deux postulants (deux inclus), les notateurs ne peuvent attribuer qu'un niveau relatif tous les deux ans au même personnel. L'attribution d'un niveau relatif tous les ans doit être tout particulièrement justifiée dans l'appréciation littérale de l'intéressé.

2.1.5. Taux de progrès.

L'ensemble des dispositions relatives au taux de progrès n'est pas applicable aux militaires du rang de la réserve.

2.1.5.1. Généralités.

Un EVSEA peut voir sa notation annuelle varier de niveau, à la hausse ou à la baisse. Cependant, la progression globale annuelle d'un organisme d'administration doit rester inférieure à un taux maximum de progrès.

Le seuil maximal de progrès autorisé est fixé à 30 p. 100 de la seule population des EVSEA pouvant progresser. La variation maximale autorisée est arrondie au nombre supérieur.

Lorsque l'effectif à noter est au plus égal à deux postulants (deux inclus), se référer au point 2.1.4.4.

Ainsi, si le calcul du seuil maximal de progrès donne, par exemple, un résultat du type « 1,01 », la variation maximale autorisée est de deux niveaux.

Pour les formations ayant au maximum 20 EVSEA pouvant progresser, le seuil minimal de progrès se lit dans le tableau de l'annexe I.

Pour les formations ayant plus de 20 EVSEA pouvant progresser, le seuil minimal de progrès est fixé à 15 p. 100 de cet effectif. La variation minimale autorisée est arrondie au nombre supérieur. Ainsi, si le calcul du seuil minimal de progrès donne, par exemple, un résultat du type « 2,01 », la variation minimale autorisée est de trois niveaux. La variation maximale est de 30 p. 100 de l'effectif pouvant progresser, arrondi à l'unité supérieure.

De même, la somme des hausses de niveaux doit être inférieure ou égale au seuil maximal de progrès.

2.1.5.2. Calcul du taux de progrès par organisme d'administration.

L'effectif à prendre en considération pour le calcul du taux de progrès est celui des EVSEA d'active, tous grades réunis, affectés dans la formation administrative ou équivalent, le 30 novembre de la période de notation en cours, desquels sont soustraits :

• les EVSEA notés pour la première fois de leur carrière en tant que tel (avec ou sans attribution « d'un niveau de départ ») ;
  
• les EVSEA indisponibles pour le service qui n'ont pas effectué cent vingt jours de présence effective en position d'activité ;
  
• les EVSEA détenant le niveau 1 ;
  
• les EVSEA plafonnés l'année A (cf. point 2.1.3.).

2.1.5.3. Cas particuliers.

Sont pris en compte dans le calcul du taux de progrès :

• les EVSEA qui ne peuvent pas faire l'objet d'une élévation ou diminution de niveau pour la quatrième année consécutive (cf. point 2.1.4.2.) ;
  
• les EVSEA totalisant cent vingt jours de présence effective en position d'activité au cours de la période de notation et radiés des cadres ou rayés des contrôles du corps avant le 30 novembre de ladite période.

Exemples :

• un EVSEA rayé des contrôles de l'armée d'active le 2 octobre de l'année A-1, et ayant bénéficié de 10 jours de congés de maladie, ne totalise pas au 30 novembre de l'année A-1 cent vingt jours de présence effective. A ce titre il n'est pas pris en compte dans le calcul du taux de progrès ;
  
• à contrario, un EVSEA rayé des contrôles de l'armée d'active le 2 octobre de l'année A-1, et ayant bénéficié de 2 jours de congés de maladie, totalise au 30 novembre de l'année A-1 cent vingt jours de présence effective. À ce titre il est pris en compte dans le calcul du taux de progrès.

2.1.6. Résultat dans la fonction.

Le résultat dans la fonction a pour objet d'apprécier à la fois le degré de qualification de l'intéressé et les services rendus dans une fonction principale tenue.

Le résultat dans la fonction est concrétisé par une proposition de note :

• A : Parmi les meilleurs ;
  
• B : Au-dessus de la moyenne ;
  
• C : Dans la moyenne ;
  
• D : Au-dessous de la moyenne ;
  
• E : Parmi les plus faibles ;
  
• 99 : Non attribué.

2.1.7. La feuille de notes.

Le support de la notation est la feuille de notes (cf. annexe VI militaire du rang d'active et annexe VIII militaire du rang de réserve opérationnelle).

Cette feuille de notes est établie en un seul exemplaire pour tous les EVSEA affectés dans la formation administrative ou équivalente le 30 novembre inclus de l'année de notation. Le grade pris en compte est celui détenu à la date du 31 décembre inclus de cette même année.

Des conseils pratiques sur la façon de la remplir figurent dans le carnet de notes, sous l'intitulé « Guide de notation ».

La feuille de notes est destinée à être insérée dans le dossier du personnel (carnet de notes) détenu au niveau de la formation d'emploi.

Pour établir la notation du militaire, le notateur doit prendre en considération l'ensemble des activités liées au service exécutées par le noté au cours de la période de notation, à l'exception de celles exercées en tant que représentant de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d'un organisme consultatif.

De même, aucune trace des récompenses et des sanctions ne doit apparaître sur la feuille de notes ainsi que sur le feuillet intercalaire de notes. En outre, ces documents ne doivent jamais être utilisés afin d'y reporter des observations relatives à l'avancement du noté.

2.1.8. Le feuillet intercalaire de notes.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Le feuillet intercalaire de notes est le support imprimé de la notation complémentaire. Cette notation, prise en compte dans la notation annuelle, est destinée à aider, dans leur évaluation, les notateurs responsables de la notation annuelle. Elle peut néanmoins faire l\'objet d\'observations de la part du noté dans le cadre des procédures décrites en la matière (cf. point 2.2.4., notamment en ce qui concerne le nécessaire respect des huit jours francs afin que le noté puisse formuler des observations).

Une notation complémentaire doit être établie :

• par le premier notateur en cas de mutation de ce dernier ou de l\'EVSEA noté dans les conditions fixées par l\'arrêté de référence ;
  
• à l\'occasion de missions opérationnelles de courte durée (opération extérieure ou renfort temporaire à l\'étranger) ou de renforts temporaires (cf. point 3.1.2.2.4.) ;
  
• par une autorité ne détenant pas les prérogatives de notateur mais exerçant, de manière permanente, temporaire ou occasionnelle, des attributions de commandement à l\'égard du noté, qu\'elle ait été ou non sollicitée par les notateurs responsables de la notation annuelle ;
  
• dans les conditions fixées par circulaire de la direction centrale du SEA pour les personnels d\'active et de réserve.

De même, aucune trace des récompenses, des sanctions et de l\'attribution de congés liés à l\'état de santé ou de congés liés à la famille, ne doit apparaître sur la feuille de notes ainsi que sur le feuillet intercalaire de notes. En outre, ces documents ne doivent jamais être utilisés afin d\'y reporter des observations relatives à l\'avancement du noté.

2.1.9. La notation conservée.

a) Tout militaire du rang d'active, qui n'a pas accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d'activité, voit sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé des indisponibilités (cf. annexe IX) qui est versé au dossier administratif de l'individu. Une copie est envoyée à la direction centrale du service des essences des armées.

b) Tout militaire du rang de la réserve qui n'a pas effectué au moins cinq jours de présence effective (Cf. point 1.1.) voit sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé d'activité (cf. annexe X) qui est versé au dossier administratif de l'individu.

2.2. Les étapes de la notation.

2.2.1. La commission de notation.

Ne concerne pas les militaires du rang de réserve.

Une commission de notation, dont la composition est fixée en annexe III, a lieu obligatoirement après la première communication de la notation dans les organismes mentionnés en annexe III. Sa tenue est fixée, dans la mesure du possible, au mois d'avril de l'année A.

Cette commission a un rôle uniquement consultatif et limité à la notation, elle n'a notamment pas à connaître de la préparation du travail d'avancement. Elle effectue donc à ce titre un travail préparatoire à la notation du dernier notateur, travail non opposable.

Elle apporte au dernier notateur des éléments complémentaires d'appréciation en l'aidant à mieux situer, les uns par rapport aux autres, les EVSEA devant être notés. Permettant ainsi de donner au dernier notateur les éléments nécessaires à la répartition des niveaux disponibles pour la formation administrative ou équivalente (y compris le niveau 1).

Tout document relatif aux procédures internes de cette commission est confidentiel et ne doit en aucun cas être communiqué aux notés.

2.2.2. Approbation de la direction centrale du service des essences des armées.

Cette disposition n'est pas applicable aux militaires du rang de la réserve.

Avant la réunion de la commission, le dernier notateur soumet à l'approbation de la DCSEA, dans les meilleurs délais et au moyen de l'imprimé adéquat, les propositions relatives à l'évolution numérique globale des niveaux de l'ensemble de sa formation. A ce titre la formation adresse une fiche de taux de progrès pour ses militaires du rang.

Après contrôle du taux de progrès, la DCSEA en informe le dernier notateur, lui adressant, en retour, l'imprimé précité renseigné.

2.2.3. L'établissement de la notation par le premier notateur.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux militaires du rang d'active et de la réserve.

Il appartient au premier notateur d'établir la notation de ses subordonnés au moyen de la feuille de notes militaires du rang. Les appréciations qu'il porte permettent d'évaluer :

• le résultat dans la ou les fonctions ;
  
• les qualités foncières.

Elles sont complétées par des appréciations littérales d'ensemble décrivant la manière de servir de l'intéressé, notamment ses qualités militaires et qualités professionnelles.

Nota. Le premier notateur doit porter ses appréciations dans chaque rubrique établissant une corrélation étroite entre les appréciations portées dans les trois domaines que sont : le résultat dans la fonction, les qualités foncières, et les appréciations d'ensemble.

2.2.3.1. Résultat dans la ou les fonctions.

Le premier notateur propose une note (échelle de A à E et 99, cf. guide de la notation) correspondant au résultat dans la fonction principale tenue par le militaire du rang, au regard de la population exerçant la même fonction.

En cas de changement de fonction au cours de la période de notation, la fonction principale est celle qui a été effectivement tenue le plus longtemps au cours de la période de notation.

2.2.3.2. Qualités foncières.

Il s'agit d'analyser la personnalité du militaire du rang noté, en situant celui-ci sur une échelle de valeurs, au regard de 14 critères (15 pour la réserve). Pour chacun de ceux-ci, le notateur doit formuler son jugement de façon indépendante, sans être influencé par la position du noté par rapport aux autres critères.

Un même individu peut, en effet, posséder certaines qualités tout en étant dépourvu de certaines autres.

2.2.3.3. Appréciations d'ensemble.

Rédigées sous forme de synthèse destinée à dépeindre toute la personnalité du noté et à compléter l'ensemble des appréciations successives de la feuille de notes, elles ne sauraient en aucun cas :

• faire référence à l'avancement ;
  
• reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme « manifestement inexacts » ;
  
• se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;
  
• faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires) ;
  
• faire référence à un manque de disponibilité lié aux absences de nature statutaire, notamment pour congé de maladie ou de maternité.

L'appréciation générale doit caractériser le militaire du rang, faire ressortir ses qualités, ses déficiences, ses réussites et ses échecs les plus marquants, ainsi que ses possibilités de progression.

L'appréciation est formulée en se plaçant du double point de vue du comportement général du militaire du rang et de son rendement dans l'emploi.

La notation littérale doit être nécessairement assez précise pour bien évaluer individuellement et collectivement le militaire du rang mais aussi suffisamment générale pour permettre une vue relative d'ensemble qui dépasse une approche technique limitée à la seule fonction tenue.

2.2.4. La première communication de la notation.

L'ensemble de ces mesures est applicable aux militaires du rang d'active et de la réserve.

Après avoir daté et signé la feuille de notes à une date postérieure au 31 mars de l'année de notation, le premier notateur la communique au militaire du rang au cours d'un entretien. À cette occasion, il lui commente l'appréciation sur sa manière de servir et lui donne les conseils nécessaires en faisant ressortir les points sur lesquels il doit faire porter ses efforts afin de progresser. Il peut également lui rappeler les points sur lesquels il avait déjà formulé des encouragements ou critiques au cours de la période de notation. A l'issue, le noté date et signe la feuille de notes (en cas d'absence du militaire noté, cf. point 3.5.).

Son attention est attirée sur le fait qu'il dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler des observations quant à sa notation en premier ressort.

Une copie de la feuille de notes militaires du rang (FNMdR) et des documents éventuellement annexés lui est systématiquement remise.

Passé ce délai de huit jours francs, la conduite qu'il convient de tenir est fonction du choix du noté.

Deux cas de figure sont envisageables.

2.2.4.1. Aucune observation du noté.

À l'issue de l'entretien de notation et dans un délai de huit jours francs le militaire du rang mentionne « néant » dans le cartouche « observations éventuelles formulées par le noté » date et signe. La date doit être au moins égale à la date de communication et ne pas être postérieure au délai de huit jours francs à compter de la date de signature de la première communication. À l'issue, la feuille de notes est transmise au dernier notateur.

2.2.4.2. Observations du noté.

Dans le délai imparti (soit au moment même de la communication, soit dans les huit jours francs qui suivent), le noté formule ses observations, date et signe dans le cartouche n° 6 « observations éventuelles formulées par le noté » de la FNMdR. Si le noté manque de place, il porte la mention « document joint », date et signe le cartouche 6 et formule ses observations sur papier libre.

Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

a) Le premier notateur décide de prendre en compte tout ou partie des observations formulées par le noté : dans ce cas, il signe le cartouche n° 7 « décisions du premier notateur » en y mentionnant sa décision de modifier la notation. Une nouvelle feuille de notes est ensuite rédigée et signée par le premier notateur puis communiquée au noté qui la date et signe à son tour. À ce niveau, il n'est plus établi d'observations et un délai complémentaire de huit jours ne peut plus être octroyé.

La nouvelle feuille de notes et la feuille de notes initiale sont alors transmises au dernier notateur. En tout état de cause, lorsque le premier notateur apporte des modifications à la notation, il ne peut le faire que sur les points concernés par les observations du noté et dans le sens souhaité par celui-ci.

b) Le premier notateur décide de ne pas prendre en compte les observations exprimées par le noté : dans ce cas, il signe le cartouche n° 7 « décisions du premier notateur » en y mentionnant sa décision de ne pas modifier sa notation. Après avoir été reçu et avoir pris connaissance de la décision du notateur, le noté contresigne également cette partie complémentaire (cartouche n° 7).

La feuille de notes est alors transmise au dernier notateur.

2.2.5. L'établissement de la notation par le dernier notateur.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

L\'ensemble de ces mesures est applicable aux militaires du rang d\'active et de la réserve.

Après avoir pris connaissance des appréciations portées par l\'autorité notant en premier ressort et, le cas échéant, des observations qu\'il vise (cartouche n° 7), et après avoir entendu, s\'il y a lieu, la commission de notation, le dernier notateur établit puis arrête définitivement la notation à une date postérieure au 31 mai de l\'année de notation en remplissant les rubriques qui lui sont réservées. Ces rubriques concernent :

• le niveau ;
  
• le résultat dans la fonction ;
  
• l\'aptitude immédiate au grade supérieur ;
  
• le potentiel.

Elles sont complétées par des conclusions exprimées sous forme libre.

2.2.5.1. Niveau.

Après avoir vérifié que sa décision est compatible avec les dispositions de cette instruction et notamment celles relatives au taux de progrès, le dernier notateur retient un niveau définitif pour chaque militaire du rang et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.

Pour ce faire, il respecte le taux maximum de 30 p. 100.

2.2.5.2. Résultat dans la fonction.

Après avoir éventuellement recueilli les éléments nécessaires à son appréciation, le dernier notateur retient un niveau définitif de résultat dans la fonction pour chaque militaire du rang et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.

2.2.5.3. Aptitude immédiate au grade supérieur.

Cette rubrique concerne l'ensemble des militaires du rang. Sa caractérisation est une prise de position sur la capacité du militaire du rang à tenir principalement dans son emploi, des fonctions d'un niveau supérieur à celles tenues durant la période de notation.

2.2.5.4. Potentiel militaires du rang.

Il permet d'évaluer le potentiel intrinsèque (intellectuel, organisationnel, de commandement, etc.) du militaire du rang pour accéder au corps des sous-officiers.

2.2.5.5. Conclusions.

Elles constituent la synthèse finale de la notation et doivent nécessairement tenir compte :

• des appréciations portées par le premier notateur en les confirmant ou en les infirmant ;
  
• du jugement personnel du dernier notateur.

Comme pour le premier notateur, elles ne doivent comporter aucune référence à l'avancement.

2.2.6. La seconde communication de la notation.

La notation annuelle définitive, signée par le dernier notateur, est ensuite transmise au premier notateur qui la communique à nouveau au noté pour les personnels n'appartenant pas à la réserve (en cas d'absence du militaire noté, cf. point 3.5.).

Lorsque les observations du noté, à l'occasion de la première notation ont été prises en compte par le premier notateur et ont donné lieu à la rédaction d'une nouvelle feuille de notes, la première version reste dans le dossier de l'intéressé et est détruite un an après la date de la communication définitive de la dernière notation.

À l'issue de la seconde communication, le noté date et signe sa notation définitive ainsi que les rapports éventuellement annexés. Une copie de la FNMdR et des documents éventuellement annexés lui est systématiquement remise.

La seconde communication doit être effectuée avant le 1^er septembre pour tous les militaires du rang.

2.2.7. Voies et délais de recours.

La notation définitive peut faire l'objet d'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l'article premier du décret n° 2001-407 du 7 mai 2001 modifié, dans un délai de deux mois à compter de la date de notification. La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.

2.2.8. Le contrôle de la notation.

2.2.8.1. Contrôle préalable.

Chaque année, en début de cycle de notation, la direction centrale du service des essences des armées publie au bulletin officiel des armées une circulaire visant à contrôler le circuit de la notation de ses militaires du rang. Celle-ci précise :

• les autorités (qui ne sont pas adjoints du commandants de formation administrative), exerçant les prérogatives de dernier notateur des militaires du rang ;
  
• les autorités exerçant les prérogatives de premier notateur des militaires du rang ;
  
• les autorités notant en premier et dernier ressort les militaires du rang de la réserve.

Ce contrôle s'effectue, aussi à l'occasion de la vérification du taux de progrès, préalable à l'attribution du niveau relatif par le dernier notateur.

2.2.8.2. Contrôle a posterieri.

Les derniers notateurs transmettent à la DCSEA la fiche-bilan du taux de progrès (annexe V) de leur formation, complétée de la répartition définitive des niveaux attribués avant le 31 mai de l'année de notation.

3. Dispositions particulières.

3.1. Mutation.

3.1.1. Mutation du premier notateur.

L'autorité notant en premier ressort, mutée dans les six derniers mois (entre le 1^er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation, doit noter avant son départ, sur feuille de notes, les militaires du rang vis-à-vis desquels elle a pouvoir de notation. Cette notation constitue le premier degré de la notation annuelle. Si le premier notateur est muté entre le 1^er septembre et le 30 novembre inclus, il établit une notation complémentaire sur un feuillet intercalaire de notes. Pour les réservistes, la notation complémentaire n'est établie que si l'intéressé a effectué cinq jours de présence effective au cours de ces six premiers mois.

Cette autorité doit la communiquer avant son départ dans les conditions prévues au point 2.2.4. Un exemplaire de ce feuillet est classé provisoirement dans le dossier général (2^e partie) du militaire du rang noté, jusqu'à l'établissement de la feuille de notes auxquelles il est joint.

3.1.2. Mutation du militaire du rang.

3.1.2.1. Principes.

(Modifié : Instruction du 10/04/2008.)

Dans le cadre de la notation annuelle, la feuille de notes du militaire du rang muté est établie :

• soit par la formation d\'origine quand la mutation intervient dans les six derniers mois (entre le 1er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation ;
  
• soit par la formation d\'accueil quand la mutation intervient dans les six premiers mois (entre le 1er juin et le 30 novembre inclus) de la période de notation.

Dans tous les cas un feuillet intercalaire de notes est établi par le premier notateur de la formation ne rédigeant pas la feuille de notes de l\'intéressé. Ce feuillet intercalaire de notes après avoir été communiqué à l\'officier, est transmis à l\'autorité établissant en premier ressort la feuille de notes.

Lorsqu\'une affectation pour emploi, à titre temporaire, est prononcée au profit d\'un organisme, il convient de se reporter au point 3.1.2.2.2.

3.1.2.2. Cas particuliers.

3.1.2.2.1. Engagés volontaires du service des essences des armées changeant d'armée au profit du service des essences des armées.

L'attribution d'un niveau relatif (NR) et d'un résultat dans la fonction (RF) de départ à un militaire du rang admis à servir au sein du service des essences des armées après un changement d'armée est de la compétence de la BPIA.

3.1.2.2.2. Engagés volontaires du service des essences des armées affectés pour emploi dans une formation à titre temporaire.

Un EVSEA affecté pour emploi, à titre temporaire mais pour une durée supérieure à 90 jours, dans un organisme et géré administrativement par un autre, fait l'objet d'une notation complémentaire au titre de son organisme d'emploi. La formation l'administrant le note en dernier ressort et le prend en compte au titre de son taux de progrès.

3.1.2.2.3. Engagés volontaires du service des essences des armées en mission de courte durée, en opération extérieure.

Les EVSEA font obligatoirement l'objet d'une notation complémentaire si la durée de la mission ou de l'opération est supérieure ou égale à quatre-vingt-dix jours.

L'attention est attirée sur l'importance de cette notation rédigée dans un cadre opérationnel.

Cette notation :

• n'est pas obligatoire si l'EVSEA reste placé sous l'autorité directe du premier notateur de sa formation d'emploi. Toutefois, la mission doit être mentionnée dans le cartouche 1 de la FNMdR ;
  
• peut toujours être établie, quelle que soit la durée de la mission, si la manière de servir de l'EVSEA le justifie.

Cette notation est établie par l'autorité d'emploi sur un feuillet intercalaire de notes en trois exemplaires (le feuillet original et deux exemplaires obtenus par photocopie de celui-ci avant apposition des dates et signatures par le notateur), provisoirement joints au carnet de campagne.

L'autorité d'emploi doit obligatoirement communiquer cette notation au militaire du rang avant le retour de celui-ci dans sa formation conformément aux dispositions du point 2.1.8.. Il la transmet ensuite aux autorités responsables de la notation annuelle.

3.2. Notation des engagés volontaires du service des essences des armées en position de détachement.

La position de détachement, prévue aux articles L. 4138-8 et L. 4138-9 du code de la défense, n'est pas une position d'activité.

Ils sont notés par les seules autorités dont ils relèvent dans leur emploi de détachement.

Une copie du feuillet de notation est transmise à l'autorité détentrice de la deuxième partie du dossier général de l'intéressé pour le 10 juin de l'année de notation afin de permettre la prise en compte de ladite notation dans le travail d'avancement annuel.

L'organisme support établit pour chacun un relevé des indisponibilités (cf. annexe IV).

3.3. Notation des engagés volontaires du service des essences des armées affectés pour emploi dans une formation autre que leur organisme d'administration.

Lorsqu'un EVSEA est affecté par ordre de mutation « pour administration » dans un organisme et « pour emploi » dans une autre formation, l'autorité qui est appelée à le noter est le premier notateur de la formation d'emploi. La notation de cet EVSEA suit alors la chaîne hiérarchique d'emploi. Pour le calcul du taux de progrès, il est compté dans l'effectif de la formation qui l'emploie.

3.4. Notation des engagés volontaires du service des essences des armées indisponibles.

3.4.1. Active.

Lorsqu'il n'a pas accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d'activité durant la période de notation, le militaire du rang ne fait pas l'objet d'une notation annuelle. Sa dernière notation est conservée. Il n'est pas établi de FNMdR. La conservation de la dernière notation simplifie la procédure de notation et est conforme au principe selon lequel la notation est le reflet de la manière de servir pendant une période donnée.

La présence effective en position d'activité comprend les samedis, dimanches, jours fériés et jours de permissions. Elle n'inclut pas les jours de congés pris par le militaire lorsqu'il est en position d'activité. Ainsi, ne sont pas pris en compte, les jours pris au titre de congés de maladie, de congés pour maternité, paternité ou adoption, de congés de fin de campagne, de congés d'accompagnement d'une personne en fin de vie ou d'un congé de reconversion.

Pour chaque EVSEA non noté, il doit être établi par le premier notateur un relevé des indisponibilités sur la période de notation. Ce relevé, dont le modèle figure en annexe IX, est visé par chaque niveau hiérarchique de notation et suit le même circuit que la FNMdR.

3.4.2. Réserve.

Le militaire du rang de la réserve, qui n'a pas effectué au moins cinq jours de présence effective (Cf. point 1.1.) voit sa notation de l'année précédente conservée.

Aucune feuille de notes n'est remplie et la formation doit établir un relevé d'activité (cf. annexe X). Ce relevé est visé par chaque niveau hiérarchique de notation et suit le même circuit que la FNMdR.

3.5. Absence du noté durant les communications de la notation.

Pour les militaires du rang absents de leurs organismes d'emploi, le 1^er notateur doit accomplir cette formalité importante par tout moyen approprié et dans les délais les plus brefs. Le justificatif de la communication est obligatoirement joint à la FNMdR adressé au niveau hiérarchique de notation supérieur.

En aucun cas, les notateurs ne peuvent se substituer au noté en signant, en son lieu et place, sa feuille de notes.

Toute modification de la feuille de notes intervenant après sa communication à la suite, soit de l'exercice d'une procédure de recours, soit du contrôle de la notation effectué par l'autorité habilitée, doit être communiquée au militaire du rang par le dernier notateur.

En ce qui concerne les réservistes, le dernier notateur peut adresser aux militaires du rang, le bulletin de notation par voie postale avec preuve de dépôt, pour notification. La notation définitive est signée par l'intéressé qui renvoie le document. Une copie lui est adressée dès réception.

3.6. Notation des engagés volontaires du service des essences des armées représentants de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d'un organisme consultatif.

Aucune appréciation sur le comportement des militaires en leur qualité de représentant de militaires auprès de la hiérarchie ou au sein d'un organisme consultatif ne doit figurer dans la notation de l'EVSEA par les notateurs successifs, seules les cases du cartouche 1 seront cochées.

4. Texte abrogé.

L'instruction n° 2440/DCSEA/SDA/2/PM/NOA/501 du 6 avril 2001, relative à la notation des engagés volontaires du service des essences des armées est abrogée.