1. Préambule.

La présente instruction, prise en application des articles 8 et 10 de l'arrêté cité en référence a pour objet de préciser les modalités d'organisation des élections :

• des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ;

• des représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail dans les organismes employant un effectif inférieur à cinquante agents civils et ne possédant pas de CHSCT.

2. Dispositions générales.

2.1. Fréquence des élections.

Ces élections se déroulent tous les trois ans au cours du quatrième trimestre, à la même date, dans tous les organismes intéressés. Cette date est fixée par décision ministérielle, après consultation des organisations syndicales représentatives au plan national.

2.2. Durée du mandat des représentants du personnel civil.

Les représentants du personnel civil sont élus pour une période de trois années.

2.3. Représentativité syndicale.

Ces élections servent de base d'appréciation à la représentativité syndicale aux niveaux ministériel et local conformément au chapitre II de l' instruction 38990 /DEF/DFP/PER/3 du 25 novembre 1992 (BOC, 1993, p. 1476) modifiée relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense.

2.4. Désignation du centre de vote et de son responsable.

Dans le cadre de la présente instruction, le centre de vote est constitué par les organismes ou parties d'organismes dans lesquels s'exerceront les attributions du CHSCT ou des représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail (HSCT), une fois élus.

Le responsable du centre de vote est le chef de l'organisme concerné pour l'application des articles 2, 4, 7 et 8, premier alinéa de l'arrêté modifié cité en référence. Dans le cas de regroupement d'organismes, conformément aux articles 3, 5 et 8, deuxième alinéa dudit arrêté, le responsable du centre de vote est le chef de l'organisme, désigné par l'autorité hiérarchique compétente ou le cas échéant par les autorités hiérarchiques compétentes, après entente entre elles.

Nota.

L'annexe I de cette instruction présente le calendrier des principales obligations réglementaires relatives à ces élections.

3. Liste électorales.

3.1. Conditions requises pour être électeur.

3.1.1. Agents électeurs.

Sont électeurs les agents civils de droit public, sous réserve à la date du scrutin, d'être âgés de 16 ans révolus et d'avoir effectué au moins deux mois de services civils continus ou discontinus, soit à temps partiel, soit à temps plein au sein du ministère y compris les agents recrutés pour un besoin occasionnel ou saisonnier qui bénéficient de toutes formes de congés rémunérés assimilés à des services effectifs ⁽¹⁾ ou de congés non rémunérés d'une durée inférieure ou égale à un an.

Il résulte de ces dispositions que sont également électeurs les agents civils placés dans les positions suivantes :

• en détachement ou mis à disposition du ministère de la défense alors qu'ils appartiennent à d'autres administrations ;

• en mission ;

• en formation, soit dans le cadre d'une école ou d'un centre de formation relevant du ministère de la défense, soit au sein de tout autre organisme extérieur au ministère de la défense à caractère public ou privé.

Sont électeurs les agents de services publics administratifs gérés par un établissement public administratif ne disposant pas encore de comité technique paritaire (CTP).

Nota.

Sont également électeurs les agents civils exerçant des fonctions du niveau de la catégorie C qui ont opté pour le bénéfice du décret 2001-822 du 05 septembre 2001 (BOC, p. 4959) modifié et les agents publics exerçant des fonctions d'un niveau différent de celui de la catégorie C ne leur ayant pas permis d'opter pour le décret précité.

Il en est ainsi des agents satisfaisant à l'un ou l'autre des critères du nota ci-dessus et travaillant pour le compte :

• des services d'approvisionnement des ordinaires (SAO) et des services d'approvisionnement des marins (SAM) ;

• des ordinaires de l'armée de terre ;

• des services « restauration-hôtellerie des bases aériennes » ;

• des cantines, mess et restaurants civils (à l'exception de la société anonyme coopérative de l'arsenal de Brest) ;

• des hôtels de quartier généraux et unités militaires, des foyers, des cercles et mess.

3.1.2. Agents ne votant pas.

N'ont pas la qualité d'électeur le personnel civil placé dans les situations suivantes :

• affectés dans des établissements publics à caractère administratif, sous tutelle du ministère de la défense disposant d'un comité technique paritaire (CTP) qui relèvent du décret n^o 82-543 du 28 mai 1982 (JO du 30, p. 1737) relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique de l'État ;

• relevant du commandement des forces françaises et de l'élément civil stationné en Allemagne régis par le droit allemand du travail ;

• détachés ou mis à la disposition d'autres administrations, d'entreprises nationales ou privées ;

• en cessation anticipée d'activité ou en congé de fin d'activité ;

• relevant des personnes morales de droit privé telles que les associations para-administratives gérant un service public ;

• ayant le statut d'élèves des écoles sous la tutelle de la délégation générale pour l'armement ;

• ayant le statut d'agents sous contrat emploi solidarité (CES), sous contrat initiative emploi (CIE), sous contrat emploi consolidé (CEC), sous contrat emploi jeune (CEJ), etc. ;

• relevant de la poste interarmées.

3.2. Rattachement des électeurs à un centre de vote.

3.2.1. Cas général.

Les électeurs votent en principe dans l'organisme où ils exercent habituellement leur emploi.

3.2.2. Cas particulier des agents en voie de mutation ou en pré mutation.

Les organismes pressentis pour accueillir les agents en voie de pré mutation ou de mutation inscrivent ces agents sur leurs listes électorales en s'assurant au préalable de leur radiation des contrôles de leur organisme d'origine. Si des difficultés apparaissent avant la date de clôture des listes, ces agents peuvent voter dans leur organisme d'origine.

3.3. Répartition des électeurs par collège.

3.3.1. Pour l'élection des représentants aux comités d'hygiène de sécurité et des conditions de travail.

deux collèges sont prévus pour l'élection d'un CHSCT, étant observé qu'un collège pour exister, doit comprendre au moins deux électeurs inscrits en son sein.

• a).  Collège « cadres et maîtrise ».

  Fonctionnaires titulaires et stagiaires des catégories A et B de la fonction publique, agents sur contrat des catégories spéciales, hors catégorie, catégorie A et catégories 1 B à 3 B, 1 C à 4 C, ingénieurs et cadres technico-commerciaux (ICT) ainsi que les agents publics exerçant des fonctions ne leur ayant pas permis d'opter pour le décret n^o 2001-822 du 5 septembre 2001.

• b).  Collèges « ouvriers et employés ».

  Ouvriers de l'État y compris les chefs d'équipe et techniciens à statut ouvrier (TSO), fonctionnaires titulaires et stagiaires de la catégorie C de la fonction publique, agents sur contrat des catégories 5 B, 5 C et 6 C ainsi que les agents exerçant des fonctions du niveau e la catégorie C qui ont opté pour le bénéfice du décret 2001-822 du 05 septembre 2001 .

3.3.2. Pour l'élection des représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Un collège unique est instauré pour l'ensemble des électeurs concernés.

3.4. Établissement des listes électorales.

Le responsable du centre de vote dresse quarante-cinq jours au moins avant la date des élections, les listes des électeurs réparties par collège et par bureau de vote (se reporter au point 7.3), étant observé qu'un électeur ne peut voter qu'au sein du collège auquel il appartient.

3.4.1. Pour les représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

3.4.1.1. Cas général.

Trois listes électorales sont à établir :

• une liste au titre du collège « cadres et maîtrise » ;

• deux listes au titre du collège « ouvriers et employés » :

  • la première, pour les ouvriers de l'État, y compris les chefs d'équipe et les techniciens à statut ouvrier ;

  • la seconde, pour tous les autres agents de ce collège.

3.4.1.2. Cas particuliers.

2e collège du CHSCT ayant une liste de moins de 5 électeurs : si le nombre d'électeurs d'une des deux listes de ce collège est inférieur à 5 agents, il y a constitution d'une liste unique pour ce collège.

Absence d'électeur ou présence d'un seul électeur dans un collège d'un CHSCT : en l'absence d'électeur ou en présence d'un seul électeur dans un collège d'un CHSCT, le ou les sièges de titulaires et de suppléants attribués à ce collège, selon la répartition fixée au point 6.2, sont transférés dans l'autre collège afin d'être pourvus par la voie normale de l'élection et dans le cas d'un seul électeur, ce denier est appelé à voter dans le collège bénéficiant des sièges transférés.

CHSCT sectoriel : dans les organismes où sont institués des CHSCT sectoriels, crées en application de l'article 7 de l'arrêté cité en référence, les listes d'électeurs sont présentées pour chaque CHSCT. Dans ce cas, seuls peuvent être électeurs les agents employés dans le secteur de compétence du comité.

3.4.2. Pour les représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

3.4.2.1. Cas général.

deux listes sont à établir au titre du collège unique :

• une liste pour les ouvriers de l'État, y compris les chefs d'équipe et les techniciens à statut ouvrier ;

• une liste pour tous les autres agents cadres ou non cadres.

3.4.2.2. Cas particuliers.

Si le nombre d'électeurs d'une de ces deux listes du collège unique est inférieur à 5, il y a constitution d'une liste unique pour ce collège.

3.5. Vérification et affichage des listes électorales.

Le chef de l'organisme, responsable du centre de vote, procède à la vérification des listes des électeurs établies par ordre alphabétique, par collège et par bureau ou section de vote.

Il porte ces listes à la connaissance des agents intéressés par voie d'affichage impérativement quarante-cinq jours avant la date des élections.

Les électeurs disposent de dix jours à compter de la date d'affichage de ces listes pour vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription complémentaire ou de rectification.

A l'issu de ce délai, les listes définitives doivent être agrées par le chef de l'organisme, responsable du centre de vote. Elles se substituent aux listes précédentes et font l'objet d'un affichage vingt jours avant la date des élections.

Nota.

important. Dès affichage des listes électorales définitives, le chef de l'organisme, responsable du centre de vote, doit envisager d'établir le cas échéant la liste des électeurs qui ne pourront pas être présents le jour du scrutin et qui devront donc voter par correspondance (se reporter au point 8).

4. Conditions d'organisation du scrutin.

Le chef de l'organisme, responsable du centre de vote, rédige une note d'organisation fixant les conditions générales d'organisation du vote. Ces conditions générales d'organisation doivent être affichées dans chacun des organismes concernés quarante-cinq jours avant la date des élections.

5. Communication des effectifs.

Le nombre d'électeurs inscrits sur les listes électorales est communiqué à la direction de la fonction militaire et du personnel civil [sous-direction de la prévision, des études et de la réglementation du personnel civil (PER)], dans la période précédant le scrutin, à une date et selon des modalités fixées ultérieurement par cette décision.

6. Liste des candidats.

6.1. Effectifs à prendre en compte.

Les effectifs d'agents civils à prendre en compte sont les effectifs réalisés des agents civils (toutes catégories confondues) relevant du centre de vote au 31 décembre de l'année précédant les élections conformément à l'article 9 de l'arrêté modifié susvisé.

Néanmoins, s'il est prévu au cours de l'année des élections, une variation de ces effectifs de nature à modifier le nombre de représentants du personnel civil, les effectifs à prendre en considération sont les effectifs prévus au titre de l'année des élections.

Dans le calcul de ces effectifs, un agent qui travaille à temps partiel est comptabilisé comme s'il travaillait à temps plein.

6.2. Nombre de sièges de représentants à élire.

6.2.1. Pour un comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Effectifs du personnel civil du centre de vote.

Effectifs.	Répartition.
	Collège « cadres et maîtrise ».		Collège « ouvriers et employés ».
	Titulaires.	Suppléants.	Titulaires.	Suppléants
Moins de 100.	1	1	2	2
De 100 à 499.	1	1	3	3
De 500 à 1499.	2	2	4	4
Au moins 1500.	3	3	6	6

 

6.2.2. Pour les représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Effectifs du personnel civil du centre de vote.

Effectifs.	Répartition.
	Titulaires.	Suppléants.
Moins de 25.	1	1
De 25 à 49.	2	2

 

Rappel. En l'absence d'électeur ou en présence d'un seul électeur dans un collège d'un CHSCT, le ou les sièges de titulaires et de suppléants attribués à ce collège, sont transférés dans l'autre collège afin d'être pourvus par la voie normale de l'élection (point 3.4.1.2).

6.3. Conditions à satisfaire pour être candidat.

Peuvent faire acte de candidature, les électeurs du centre de vote remplissant les conditions suivantes, à la date du scrutin :

• être âgés de 18 ans révolus ;

• avoir accompli au ministère de la défense, au moins six mois de services civils continus ou discontinus, soit à temps partiel, soit à temps plein, y compris le cas échéant les agents qui à cette date, bénéficient, pour une durée égale ou inférieure à six mois, de toutes formes de congés rémunérés, assimilés à des services effectifs ⁽²⁾ ou de congés non rémunérés.

6.4. Rattachement d'un candidat à un centre de vote et à un collège.

6.4.1. cas général.

Un électeur ne peut faire acte de candidature que dans le centre de vote où il est électeur et il n'est éligible qu'au titre du collège du CHSCT auquel il appartient en qualité d'électeur.

6.4.2. Cas particulier.

6.4.2.1. Candidature de l'électeur unique d'un collège d'un CHSCT.

Lorsqu'un collège d'un CHSCT ne dispose que d'un électeur, cet électeur est inscrit dans l'autre collège de ce CHSCT. A ce titre, il peut être candidat dans ce collège, sous réserve de satisfaire au préalable aux conditions d'éligibilité prescrites au point 6.3.

6.4.2.2. Absence de candidat dans un collège.

En application des dispositions des articles 8 et 10 de l'arrêté cité en référence, le président du CHSCT ou le chef de l'organisme concerné désigne, après le scrutin, pour pallier l'absence de candidatures au titre d'un seul ou de deux collèges le ou les représentant(s) titulaire(s) du personnel civil et si possible le ou les suppléant(s) participant aux travaux du CHSCT ou exerçant les fonctions de représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Les agents ainsi désignés doivent remplir les conditions d'éligibilité requises au point 6.3 par la présente instruction et appartenir au collège au sein duquel est constatée l'absence de candidat.

Dans ce cas, un constat de carence du modèle reproduit en annexe II est à renseigner en deux phases :

• d'abord, en renseignant la rubrique I : ces informations sont à saisir, avant les élections, à une date et selon les modalités précisées ultérieurement par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) ;

• ensuite en complétant la rubrique II lors de la désignation du ou des agent(s) comme représentant (s) du personnel.

Ce document est à porter à la connaissance de l'ensemble du personnel par voie d'affichage à chacune des deux phases mentionnées ci-dessus.

6.5. Règles d'établissement des listes de candidats présentées par les organisations syndicales.

6.5.1. Règles générales.

6.5.1.1.

Les listes des candidats proposés aux suffrages de chacun des collèges électoraux sont présentées exclusivement par les organisations syndicales qui, conformément à l' instruction 38990 /DEF/DFP/PER/3 du 25 novembre 1992 , modifiée, visée au point 2.3, satisfont à l'une au moins des deux conditions suivantes :

• avoir déposé auprès du ministre de la défense une copie certifiée conforme de leurs statuts, sous la signature d'un responsable mandaté ; toute organisation syndicale reconnue représentative à l'échelon ministériel, à l'issue de la dernière élection des représentants du personnel civil aux CHSCT du ministère de la défense, peut donc présenter à l'occasion d'une nouvelle élection, une liste de candidats dans l'un quelconque des organismes concernés ;

• avoir constitué dans l'un au moins des organismes pour lesquels le CHSCT our les représentants du personnel pour l'HSCT sont compétents, un syndicat ou une section locale d'établissement et avoir notifié par écrit cette constitution au chef de l'organisme et au responsable du centre de vote en lui faisant parvenir un exemplaire des statuts dudit syndicat ou de la section locale.

6.5.1.2.

Les listes des candidats doivent être établies par collège et comporter un nombre pair de candidats (autant de titulaires que de suppléants).

6.5.1.3.

Chaque liste doit porter le sigle du syndicat qui la présente ainsi que s'il adhère à une union, et/ou à une fédération et/ou à une confédération, le sigle de celle(s)-ci.

6.5.1.4. Listes syndicales affiliées à la même structure de niveau supérieur.

Il n'est pas possible pour deux ou plusieurs organisations syndicales affiliées à une même structure de niveau supérieur (union, fédération, confédération) de présenter des listes concurrentes en se réclament de l'appartenance à cette structure de niveau supérieur (voir ANNEXE III).

Une seule d'entre elles pourra utiliser le sigle de cette structure de niveau supérieur.

Si deux ou plusieurs listes utilisent le sigle de la mme structure de niveau supérieur dans un mme collège, le responsable du centre de vote en informe au plus tard trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les responsables de ces listes (se reporter au point 6.5.3 pour le mode de désignation du responsable de liste et son rôle).

Ces responsables de listes disposent alors d'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.

Si, après l'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus, le responsable du centre de vote doit immédiatement saisir la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) ⁽³⁾ à qui il appartient de consulter la structure syndicale de niveau supérieur concernée pour arbitrage, de sorte qu'une seule liste ait la possibilité de se réclamer de son affiliation à la structure de niveau supérieur.

Pour la détermination de la représentativité ministérielle, les suffrages seront comptabilisés et centralisés sous les sigles des structures de niveau le plus élevé.

6.5.2. Règles particulières.

6.5.2.1. Liste commune à plusieurs syndicats.

Deux ou plusieurs syndicats affiliés à des structures de niveau supérieur différentes peuvent s'associer pour proposer une liste commune avec des candidats communs.

6.5.2.2. Liste incomplète.

Chaque liste comprend, en principe, le nombre total des représentants titulaires et suppléants à élire dans le collège concerné. Toutefois, des listes incomplètes peuvent être présentées, à condition que le nombre de candidats figurant sur ces listes soit un nombre pair, l'élection du titulaire entraînant automatiquement celle du suppléant.

6.5.2.3. Liste présentant des candidats en surnombre.

Les candidats figurant en surnombre sur une liste sont radiés d'office dans l'ordre inverse de leur place sur cette liste de telle sorte que le nombre de candidats restant soit égal au nombre de représentants titulaires et suppléants à élire.

6.5.2.4. Listes présentées dans un CHSCT sectoriel.

Dans un organisme où sont institués des CHSCT sectoriels, les listes de candidats sont présentées pour chaque comité ; dans ce cas, seuls peuvent être candidats les agents employés dans le secteur de compétences du CHSCT concerné.

6.5.2.5. Candidature double ou multiple.

Un candidat ne peut figurer que sur une seule liste. En cas de candidature double ou multiple, ce candidat est radié de l'ensemble des listes sur lesquelles il figure.

Les listes devenues incomplètes peuvent être complétées par les responsables de liste dans les délais d'affichage des listes prévus au point 6.6.3.

6.5.3. Désignation et rôle du responsable de liste.

Le responsable de liste qui est désigné, par le syndicat ou les syndicats, pour présenter une liste de candidats dans un centre de vote est obligatoirement électeur dans l'organisme ou les organismes regroupés constituant le centre de vote mais peut appartenir à un collège différent de celui auquel il est rattaché.

Il peut par ailleurs être responsable de listes différentes présentées par le même syndicat ou des syndicats différents affiliés à la même structure supérieure au sein du même centre de vote.

Le responsable de liste est habilité à représenter la ou les liste(s) électorale(s) dans toutes les opérations électorales.

6.5.4. Modèle des listes de candidats accompagnées des déclarations de candidature individuelle.

Chaque liste de candidats doit s'inspirer du modèle figurant en annexe IV et recevoir les signatures respectives des candidats qui en outre doivent remplir les déclarations de candidature individuelle (modèle en ANNEXE V).

Sur chaque liste de candidats doivent figurer également le nom du responsable de liste, son affectation ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopie.

6.6. Délais de dépôt des listes de candidats, vérification et affichage de ces listes.

6.6.1. Délais de dépôt des listes de candidats.

6.6.1.1. Cas général.

Chaque liste est déposée quarante jours au moins avant la date du scrutin par le responsable de liste auprès du responsable du centre de vote.

6.6.1.2. Cas particulier du retrait de candidature après le dépôt de liste.

Aucun retrait de candidature n'est possible après le dépôt des listes même si ce dépôt intervient avant la date limite de dépôt réglementaire de cas listes. Toutefois, si entre le dépôt de la liste et son affichage, un candidat est défaillant pour une raison de force majeure, ou si le responsable du centre de vote constate qu'un candidat n'est pas éligible, l'administration informe le responsable de liste concerné de la possibilité de remplacer le candidat défaillant ou inéligible avant la date d'affichage des listes (se reporter au point 6.6.3).

Si le remplacement ne peut être opéré dans ce délai, la liste est réputée incomplète dans les conditions précisées au point 6.5.2.2 et la candidature du suppléant du candidat inéligible ou défaillant (ou de celle du titulaire si c'est la suppléant qui est défaillant ou inéligible) est, elle aussi, invalidée.

Lorsque la défaillance ou la constatation de l'inégibilité se produit après l'affichage, la liste est réputée incomplète.

6.6.2. Vérification des listes des candidats.

Le chef de l'organisme, responsable du centre de vote procède à la vérification des listes des candidats et s'assure notamment des points suivants :

• chaque liste de candidats doit s'inspirer du modèle donné en annexe IV et être établie selon les règles précisées par le présent chapitre ;

• les listes des candidats sont présentées exclusivement par les organisations syndicales qui satisfont au moins à l'une des deux conditions exposées au point 6.5.1.1 ;

• chaque liste de candidat porte le sigle du syndicat qui la présente ainsi que le sigle de l'union, de la fédération ou de la confédération à laquelle il appartient ;

• les listes des candidats sont établies par collège et doivent comporter un nombre pair de candidats (autant de titulaires que de suppléants). Elle ne présentent que des candidats éligibles au sens de la présente instruction ;

• sur chaque liste doit figurer le nom du responsable de liste satisfaisant aux conditions du point 6.5.3 ;

• sur chaque liste doit figurer la signature de chacun des candidats qu'elle comporte ;

• chaque liste doit être accompagnée d'une déclaration de candidature individuelle de chacun des candidats (ANNEXE V) ;

• chaque liste doit être déposée quarante jours au moins avant la date du scrutin par le responsable de liste auprès du responsable du centre de vote.

6.6.3. Affichage des listes de candidats.

Le responsable du centre de vote doit porter à la connaissance des électeurs de l'organisme ou des organismes regroupés les listes de candidats, par voie d'affichage, vingt jours avant la date du scrutin.

7. Opérations matérielles pré électorales.

7.1. Impression des bulletins de vote.

Les bulletins de vote, ainsi que les enveloppes opaques destinées à les recevoir, sont à la charge et à la diligence de l'organisme concerné.

Les bulletins de vote sont identiques pour un même collège (même présentation et même couleur) et reproduisent le sigle de l'union et/ou de la fédération et/ou de la confédération qui figure sur la liste des candidats du syndicat d'appartenance.

Les bulletins de vote comportent également les noms et prénoms des candidats.

Les bulletins de vote et les enveloppes opaques sont remis à chaque bureau ou section de vote, en nombre au moins égal, pour chaque liste, au nombre des électeurs qui y sont inscrits.

7.2. Présentation des documents électoraux.

Tous les documents électoraux, faisant référence à une liste de candidats doivent comporter les sigles figurant sur cette liste de candidats.

7.3. Mise en place des bureaux de vote.

7.3.1. Les bureaux de vote.

7.3.1.1. Au titre des représentants aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

En principe, trois bureaux de vote séparés sont mis en place :

• un bureau de vote pour l'ensemble du collège « cadre et maîtrise » ;

• deux bureaux de vote pour le collège « ouvriers et employés » :

  • le premier, pour les ouvriers de l'État y compris les chefs d'équipe et les techniciens à statut ouvrier (TSO) ;

  • le second, pour tous les autres agents de ce collège.

Rappel. Conformément au point 3.4.1.2, s'il s'avère qu'un sein de ce collège « ouvriers et employés », l'effectif du personnel rattaché à l'un des bureaux visés ci-dessus est inférieur à 5, il est crée un bureau de vote unique pour l'ensemble des agents de ce collège.

7.3.1.2. Au titre des représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

En principe, deux bureaux de vote au titre du collège unique sont mis en place :

• le premier, pour les ouvriers de l'État y compris les chefs d'équipe et les techniciens à statut ouvrier (TSO) ;

• le second, pour tous les autres agents de ce collège, cadres ou non-cadres.

Rappel. Conformément au point 3.4.2.2, s'il s'avère qu'au sein de ce collège unique, l'effectif du personnel rattaché à l'un des bureaux visés ci-dessus est inférieure à 5, il est crée un bureau de vote uniquement pour l'ensemble des agents de ce collège.

7.3.2. Création des sections de vote.

En tant que de besoin, notamment dans le cas où la dispersion géographique le justifierait, le responsable du centre de vote, peut adjoindre plusieurs sections de vote à chaque bureau de vote.

7.3.3. Identification du bureau de vote centralisateur.

Si nécessaire, le responsable du centre de vote désigne un bureau de vote comme un bureau de vote centralisateur.

7.3.4. Composition de chaque bureau ou section de vote.

Chaque bureau ou section de vote a la composition suivante :

• a).  Président.

  Le chef de l'organisme ou son représentant militaire ou civil de préférence appartenant ou assimilé à la catégorie statutaire A de la fonction publique. S'il s'agit d'un agent civil, il ne doit pas être candidat.

• b).  Assesseurs.

  Pour chaque liste de candidats, deux électeurs parmi ceux qui ne sont pas candidats, sont désignés assesseurs (un titulaire et un suppléant) par le responsable de chaque liste, lequel peut lui-même siéger en qualité d'assesseur, s'il n'est pas lui-même candidat.

  Cependant, s'il s'avère impossible de satisfaire à ces modalités, les organisations syndicales dépositaires de liste peuvent s'accorder pour désigner deux assesseurs communs à deux ou plusieurs listes de candidats présentées, parmi les électeurs non candidats de l'organisme ou des organismes regroupés.

  A défaut d'accord entre les organisations syndicales dépositaires de liste, c'est au responsable du centre de vote qu'il appartient de désigner deux assesseurs parmi les électeurs non candidats ou à défaut des militaires.

  Les assesseurs ne relèvent pas obligatoirement du collège de la liste au titre de laquelle ils sont désignés en tant qu'assesseurs.

• c).  Secrétaire.

  Un personnel civil ou militaire désigné par le responsable du centre de vote ; il s'agit d'un personnel civil, il ne doit pas être candidat.

Remarques.

Dans le cas où plusieurs bureaux ou sections de vote seraient installés dans le même local, le président, le secrétaire, les assesseurs peuvent être communs aux différents bureaux ou sections de vote.

Pour permettre l'appréciation de la représentativité syndicale aux niveaux ministériel et local, il peut être créé pour chaque collège du CHSCT et pour le collège unique des représentants du personnel civil pour l'HSCT des bureaux de vote séparés.

8. Vote par procédure indirecte.

8.1. Vote par correspondance.

Les électeurs empêchés ⁽⁴⁾ pour une raison de service ⁽⁵⁾ ou personnelle justifiée par leur chef de service, participer au vote direct le jour du scrutin, sont autorisés à voter par correspondance.

Le responsable du bureau du personnel civil dont dépend l'électeur votant par correspondance indique, dès que possible, au responsable du centre de vote les noms des électeurs désirant voter par correspondance. La liste de ces électeurs, établie par collège et le cas échéant, par bureau ou section de vote, doit être close dix jours avant la date du scrutin.

Le responsable du centre de vote est autorisé à établir un additif à la liste pour les agents envoyés en mission ou en déplacement, le cas échéant pour ceux placés en arrêt de travail médical ou absents pour événements graves postérieurement à la clôture de la liste initiale du personnel bénéficiant de cette procédure de vote, dans la limite des détails d'envoie et de retour par voie postale du matériel nécessaire au vote par correspondance.

Les listes, comportant l'ensemble des électeurs, doivent porter la mention « vote par correspondance » en regard de l'identité des personnes ayant demandé à bénéficié de cette procédure de vote.

Le responsable du centre de vote remet ou expédie à chaque électeur autorisé à voter par correspondance autant de bulletins de vote qu'il existe de listes de candidats à raison d'un bulletin de vote par liste ainsi que trois enveloppes :

• l'enveloppe n^o 1 sans inscription ;

• l'enveloppe n^o 2 portant au dos le nom de l'électeur, son bureau ou sa section de vote de rattachement ainsi que l'indication de l'emplacement destiné à recevoir sa signature ;

• l'enveloppe n^o 3 libellée à l'adresse postale du centre de vote et affranchie au tarif normal par ce dernier, avec l'indication du bureau ou de la section de vote auquel l'électeur est rattaché et portant également les deux mentions suivantes :

  « ÉLECTIONS aux CHSCT » et « OUVRIR APRES LE SCRUTIN ».

L'électeur doit insérer son bulletin de vote dans l'enveloppe n^o 1 qui ne doit porter aucune mention, ni aucun signe distinctif.

Il place ensuite l'enveloppe n^o 1 dans l'enveloppe n^o 2 sur laquelle il appose sa signature à l'endroit prévu à cet effet.

Il place enfin cette enveloppe n^o 2 dans l'enveloppe n^o 3.

Les enveloppes n^o 2 et n^o 3 doivent être cachetées.

L'enveloppe n^o 3 doit parvenir avant la clôture du scrutin au responsable du centre de vote et être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente d'être remise au responsable du bureau ou de la section de vote concerné, en vue de la prise en compte du bulletin de vote, s'il est conforme, dès la fin du scrutin du vote direct, après son introduction dans l'urne correspondante.

Le bulletin de vote doit être acheminé par la voie postale, l'oblitération de l'enveloppe n^o 3 le contenant est obligatoire ; les enveloppes qui parviendraient par tout autre moyen sont retournées sans être ouvertes à l'expéditeur.

Si, néanmoins, l'électeur considéré participe directement au scrutin, son vote par correspondance n'est pas pris en compte.

Les enveloppes qui parviendraient après la clôture sont retournées, sans être ouvertes, à l'expéditeur.

8.2. Vote par procédure exceptionnelle.

Lorsqu'un ordre de mission est délivré à un agent moins de soixante-douze heures avant l'ouverture du scrutin et que l'exécution de cette mission ne lui permet pas de participer à ce scrutin, cet agent bénéficie du vote par procédure exceptionnelle.

Un agent autorise moins de soixante-douze heures avant le jour du scrutin par son chef de service à être absent le jour du vote, peut également bénéficier du vote par procédure exceptionnelle.

La mention « vote par procédure exceptionnelle » doit figurer sur les listes comportant l'ensemble des électeurs, en regard de l'identité des personnes bénéficiant de cette procédure de vote.

L'électeur autorisé à voter par procédure exceptionnelle se voit délivrer, par le président ou le secrétaire du bureau ou de la section de vote auquel il est rattaché, en présence de deux témoins, le matériel de vote par procédure exceptionnelle soit :

• un bulletin de vote par liste de candidats ;

• l'enveloppe n^o 1 sans inscriptions ;

• l'enveloppe n^o 2 portant le nom de l'électeur ainsi que son bureau ou section de vote de rattachement.

Cet électeur remet à ce président ou à ce secrétaire, en présence de deux témoins mentionnés ci-dessus, l'enveloppe n^o 1 renfermant le bulletin de vote qu'il aura introduit dans les conditions de secret nécessaires.

Ces quatre personnes portent leur signature au dos de l'enveloppe n^o 2 sur laquelle figure le nom de l'électeur.

Cette enveloppe n^o 2 doit être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente de la prise en compte du bulletin de vote qu'elle contient, s'il est conforme, par le responsable du bureau ou de la section de vote concernée, dès la clôture du scrutin du vote direct, après son introduction dans l'urne correspondante.

Si, néanmoins, l'électeur prend part directement au scrutin, son vote par procédure exceptionnelle n'est pas pris en compte.

9. Opérations relatives au scrutin.

9.1. Ouverture du bureau ou de la section de vote.

Les listes électorales sont affichées à l'entrée de chaque bureau ou section de vote.

Le scrutin commence le matin, au début de la séance de travail et chaque bureau ou section de vote reste ouvert sans interruption pendant sept heures.

Toutefois, le président du bureau ou la section de vote peut déclarer le scrutin clos seulement lorsque la totalité des électeurs figurant sur la liste électorale a voté. Il peut également retarder l'heure de la clôture du scrutin, notamment pour tenir compte des différents horaires existants ou de l'heure de la dernière distribution du courrier postal du jour.

9.2. Déroulement du scrutin.

Les opérations de vote sont publiques ; elles se déroulent à l'intérieur de l'organisme. Le temps passé au vote est considéré comme temps de travail.

Le vote a lieu au scrutin secret. Un ou plusieurs isoloirs sont mis à la disposition des électeurs ; le passage dans l'isoloir est obligatoire.

L'électeur justifie de son identité, puis dépose dans l'urne l'enveloppe contenant son bulletin ; le président du bureau de vote ou de la section de vote indique alors verbalement que l'électeur « a voté » et demande à celui-ci d'émarger la liste électorale, en regard de son nom.

Durant la période d'ouverture du bureau ou de la section de vote, la présence effective et permanente d'au moins deux membres du bureau est obligatoire, l'un d'eux au moins étant le représentant de l'administration (président ou secrétaire).

10. Opérations postérieures au scrutin.

10.1. Recensement des bulletins de vote émanant du vote par correspondance et par procédure exceptionnelle.

Immédiatement après la clôture du scrutin, chaque bureau de vote ou section de vote procède aux opérations de recensement des bulletins de vote.

10.1.1. Pour le vote par correspondance.

Recensement des enveloppes n^o 3 présentant une oblitération postale, les enveloppes n^o 3 qui ne présentent pas l'oblitération postale sont retournées à l'expéditeur sans être ouvertes.

Ouverture des enveloppes n^o 3 conformes et extraction des enveloppes n^o 2.

Recensement des enveloppes n^o 2 sur lesquelles figurent notamment le nom et la signature du votant, les enveloppes qui ne comportent pas ces deux informations ne sont pas conformes à ce titre, sont mises à part pour être conservées pendant la période où un recours peut être formé.

Vérification sur la liste électorale du nom des électeurs figurant sur les enveloppes n^o 2 conformes.

Destruction des enveloppes n^o 2 conformes des électeurs qui ont émargé pour avoir participé directement au vote, en ayant déposé leur bulletin de vote dans l'urne.

Ouverture des enveloppes n^o 2 conformes des agents qui n'ont pas participé au vote direct et extraction de l'enveloppe n^o 1 contenant le bulletin de vote puis dépôt de cette enveloppe dans l'urne correspondante. Destruction des enveloppes n^o 2.

10.1.2. Vote par procédure exceptionnelle.

Recensement des enveloppes n^o 2 portant le nom et la signature du votant ainsi que les signatures du président ou du secrétaire du bureau ou de la section de vote et également des deux témoins. Les enveloppes ne comportant pas les quatre signatures requises ne sont pas conformes et à ce titre, sont mises à part pour être conservées pendant la période où un recours peut être formé.

Vérification sur la liste électorale des noms des électeurs figurant sur les enveloppes n^o 2 conformes.

Mise à part et destruction des enveloppes n^o 2 conformes des électeurs qui ont émargé pour avoir participé directement au vote en ayant déposé leur bulletin de vote dans l'urne.

Ouverture des enveloppes n^o 2 conformes des agents qui n'ont pas participé au vote direct et extraction de l'enveloppe n^o 1 contenant le bulletin de vote puis dépôt de cette enveloppe dans l'urne correspondante. Destruction des enveloppes n^o 2.

10.2. Opérations de dépouillement des bulletins de vote contenus dans l'urne.

Le dépouillement des votes quit immédiatement l'opération de recensement des votes. Le transport d'urnes est prohibé.

Le dépouillement est public : tout électeur relevant de l'organisme responsable des élections ou le cas échéant des organismes regroupés peut donc y assister ou y participer en qualité de scrutateur, le temps correspondant étant considéré comme temps de travail.

Le président du bureau ou de la section de vote recueille le contenue de l'urne et compte les enveloppes. Le nombre d'enveloppes recueillies doit être égal à celui des votants.

Les bulletins de vote ne doivent comporter ni signe, ni indications autres que ceux expressément autorisés.

Sont déclarés nuls les bulletins blancs, les bulletins panachés, les bulletins dans lesquels les électeurs se font connaître, les bulletins trouvés sans enveloppe dans l'urne, les bulletins portant des signes de reconnaissance, les bulletins sur lesquels des noms ont été rayés, ajoutés ou substitués ainsi que les enveloppes sans bulletin.

Si une enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote identiques, un seul est valable et les autres sont annulés ; si l'enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote nom rigoureusement semblables, tous sont annulés.

Chaque président de bureau ou de section de vote, y compris le président du bureau de vote centralisateur, inscrit le décompte des voix dans la partie adéquate du procès-verbal simplifié (ANNEXE VI). Ce procès-verbal simplifié, accompagné des listes d'électeurs pointées et des bulletins de vote correspondants est remis en dernier lieu au responsable du bureau de vote centralisateur compétent qui regroupe l'ensemble des résultats.

Pour ce faire, le président du bureau de vote centralisateur totalise sur le procès-verbal récapitulatif (annexes VII ou VII bis) les résultats de chacun des bureaux ou sections de vote figurant sur les procès-verbaux simplifié (ANNEXE VI). Au moins un représentant désigné par chaque bureau de vote signe le procès-verbal récapitulatif.

10.3. Modalités d'attribution des sièges.

Les sièges sont attribués selon les modalités ci-après qui font l'objet d'exemples de calcul en annexe VII.

10.3.1. Cas où un seul siège de représentant titulaire est à pourvoir.

L'élection est alors à la majorité simple ; si deux candidats ont obtenu le même nombre de voix, le siège est attribué à celui qui a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

10.3.2. Cas où plusieurs sièges de représentants titulaires sont à pourvoir.

On détermine d'abord le quotient électoral du collège concerné, en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges de titulaires à pourvoir.

Toutes les voix recueillies par une liste sont comptabilisées au profit de cette liste sans considération du fait qu'elle est complète ou non, c'est-à-dire que tout suffrage exprimé au profit d'une liste représente une voix au compte de cette liste.

Chaque liste se voit ensuite attribuer autant de sièges de titulaires qu'elle a recueilli de fois le quotient électoral. Au cas où aucun siège n'a pu être pourvu de cette manière ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, de sièges déjà attribués à la liste ; les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues ; le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant obtenu la plus forte moyenne, et l'opération est répétée successivement pour chacun des sièges non pourvus, jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes ont obtenu la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, celui-ci est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix, s'il reste impossible de départager les listes par ce procédé, le siège est attribué à la liste dont le candidat titulaire a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

10.3.3. Cas de sièges non pourvus.

Si la totalité des sièges attribués à un collège selon la répartition prévue au point 6.2 n'est pas pourvue, les sièges restés vacants sont alors attribués à des électeurs de ce collège, choisis par le responsable du centre de vote.

Remarque. Ce cas peut notamment se produire en présence d'une ou plusieurs liste(s) incomplète(s).

10.3.4. Élection automatique du suppléant.

L'élection d'un candidat titulaire figurant sur une liste entraîne nécessairement l'élection de son suppléant. C'est l'ordre de présentation des candidats sur le liste qui détermine celui des suppléants déclarés élus.

11. Diffusion des résultats.

Une fois le procès-verbal récapitulatif dûment rempli et signé à l'issue du dépouillement, les résultats sont immédiatement communiqués :

• localement par affichage ;

• à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER), selon les modalités fixées par une directive particulière adressée à tous les responsables de centre de vote, avant le scrutin.

La saisie de ces résultats est obligatoirement réalisée en présence d'au moins deux des responsables de listes.

Le procès-verbal récapitulatif (annexes VII ou VII bis) est conservé par le chef de l'organisme, responsable du centre de vote pendant toute la durée du mandat des représentants élus du personnel civil.

Une copie de ce procès-verbal certifiée conforme par le président du bureau de vote centralisateur est adressée :

• aux autorités chargées du suivi des élections à l'échelon intermédiaire des états-majors et auprès des directions ou services concernés ;

• à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) ;

• aux responsables de listes.

Les procès-verbaux simplifiés ( ANNEXE VI), les états de dépouillement et les bulletins nuls sont conservés pendant une durée minimale de huit jours suivant la date du scrutin qui est le délai imparti au dépôt, le cas échéant, d'un recours à adresser au responsable des élections, sous forme écrite.

Le huitième jour suivant la date du scrutin, le responsable du centre de vote confirme les résultats des élections ou sursoit à leur confirmation (recours non réglé localement), en présence de deux responsables de listes, selon les modalités fixées ultérieurement par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER).

Le dossier afférent aux contestations non réglées au niveau local est soumis, sans délai, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) pour décision.

Les recours éventuels formés contre les décisions prises par l'administration sont portés devant les tribunaux administratifs compétents dans les deux mois à partir de leur notification.

12. Remplacement des représentants titulaires.

12.1. Modalités de remplacement de représentants titulaires en cas de démission.

Si un représentant titulaire du personnel civil ne peut plus ou ne souhaite plus exercer ses fonctions, il est remplacé par un agent appartenant à la même liste que lui, et selon l'ordre suivant :

• le suppléant du représentant défaillant ;

• en cas de défaillance de ce suppléant : le suppléant suivant élu dans l'ordre de présentation de la liste ;

• en cas de défaillance du suppléant élu : un candidat titulaire non élu dans l'ordre de présentation de la liste.

Dans l'hypothèse où la liste serait épuisée, le président du CHSCT ou le chef de l'organisme compétent demande à la ou aux organisations syndicales qui l'avaient présentée, de proposer l'agent qui représentera le personnel dans le collège concerné jusqu'au renouvellement du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. En cas de défaillance des organisations syndicales, le président du CHSCT ou le chef de l'organisme compétent procède à la désignation de l'agent qui exerce les fonctions de représentant du personnel.

12.2. Cas ou de nouvelles élections sont à envisager.

De nouvelles élections ont lieu pour mettre en place un nouveau CHSCT, sous réserve que le scrutin soit fixé au moins douze mois avant le renouvellement général des CHSCT dans les circonstances suivantes :

• en cas de démission collective : toutefois s'il y a urgence à examiner certaines questions, le président du CHSCT est habilité à désigner une délégation provisoire ;

• lors d'une opération de restructuration d'un organisme ayant pour conséquence de porter les effectifs de son personnel civil au moins à 20 p. 100 au delà du seuil supérieur de sa tranche d'effectifs d'appartenance initiale (se reporter au point 6.2) ;

• lors de la création d'un organisme, si le chef de l'organisme concerné décide de leur opportunité.

Dans ces trois cas, les nouveaux élus demeurent en fonction jusqu'au terme réglementaire du mandat des représentants qui ont été élus lors des élections générales aux CHSCT et pour l'HSCT, et les suffrages exprimés à cette occasion sur leurs noms, n'ont aucune incidence sur la représentativité syndicale arrêtée au niveau ministériel.

12.3. Cas où de nouvelles élections ne sont pas à envisager.

Il n'est pas prévu de procéder à de nouvelles élections, en cas de baisse des effectifs.

13. Dispositions abrogées.

L' instruction 303365 /DEF/SGA/DFP/PER/5 du 10 décembre 1999 relative aux élections des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail est abrogée.