1. Chapitre unique.

1.1. Définition et but du répertoire des actes administratifs.

(Complété : 2e mod., 8e mod.)

Le répertoire des actes administratifs est le recueil des documents relatifs à l'administration générale de la base aérienne et des unités ou organismes qui y sont stationnés.

Il est destiné à conserver trace de tous les faits intéressant leur administration intérieure et, en particulier, de toutes les décisions et instructions à caractère administratif émanant :

• du commandant de base aérienne ;

• du commissaire de base ;

• des chefs de moyens ;

• des commandants d'unités élémentaires ;

• d'autorités extérieures à la base aérienne.

Il est noté et paraphé par le commissaire de base ou par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, s'il n'y a pas de commissaire sur la base.

Ce répertoire est tenu et conservé sous la responsabilité du commissaire de base (ou du chef de moyens d'administration) de la base aérienne.

1.2. LES ACTES ADMINISTRATIFS.

1.2.1. Définition.

On appelle acte administratif toute décision ou disposition :

• affectant l'existence ou l'organisation administratives des bases aériennes, des unités élémentaires, des unités éléments divers, des détachements et des organismes créés à leur profit ;

• constatant ou conférant l'exercice de fonctions administratives ;

• délimitant des compétences ou des responsabilités et donnant lieu à la rédaction d'un texte qui devra figurer au répertoire des actes administratifs.

1.2.2. Enumération des actes administratifs les plus communs.

(Remplacé : 7e mod., 8e mod.)

Les actes administratifs qui doivent être insérés au répertoire des actes administratifs sont notamment les suivants :

• les procès-verbaux de création, de dissolution et de reddition des comptes des bases aériennes ;

• les actes administratifs relatifs aux créations, dissolutions et redditions éventuelles des comptes :

  • des unités élémentaires ;

  • des unités éléments divers ;

  • des détachements ;

• les actes administratifs constatant la modification nominale, modification de tableaux d'effectifs ou la modification organique des bases aériennes, unités élémentaires, unités éléments divers et détachements ;

• les procès-verbaux et actes administratifs constatant la création, la dissolution et la reddition des comptes des organismes du service de restauration et d'hôtellerie, des foyers et groupes sportifs ;

• les décisions portant désignation et date d'entrée en fonction des titulaires de fonctions administratives, notamment :

  • des commandants de bases aériennes ;

  • des commandants en second ;

  • des commissaires de base ;

  • des chefs de moyens et chefs du service médical ;

  • des directeurs des organismes du service de restauration et d'hôtellerie, des foyers et des groupes sportifs ;

  • des officiers du service de restauration et d'hôtellerie (SRH) ou officiers chargés des attributions de ce niveau dans certains organismes ;

  • des chefs des services administratifs ;

  • des officiers comptables deniers et matières et leurs suppléants ;

  • des chefs du service d'administration des personnels ;

  • des officiers payeurs ;

  • des détenteurs de fonds ;

  • des détenteurs dépositaires de matériels ;

  • des vaguemestres ;

  • des gérants des divers organismes ;

  • du président et des membres du conseil d'administration des foyers ;

• les délégations de signature consenties par les différentes autorités autorisées à effectuer une telle opération ;

• les constatations des prises et remises de service entre titulaires de fonctions comportant détention de deniers ou de matériels ;

• les décisions fixant le montant du fonds de roulement ;

• les décisions fixant le montant des avances en deniers à consentir à différents personnels pour l'exécution de leur mission ;

• les marchés passés au profit de la base aérienne ;

• les décisions fixant la limite des sommes à conserver en numéraire, par les trésoriers, payeurs ou gérants et, d'une manière générale, par tout détenteur de fonds, et lieu de dépôt de ces fonds ;

• les décisions fixant le montant des ressources des masses dont les commandants de détachement peuvent disposer ;

• les décisions du commandant de base relatives au fonds d'action culturelle et sociale (FACS) ;

• les décisions attribuant des secours aux militaires du rang sur les fonds du foyer ;

• les procès-verbaux des réunions des différentes commissions, comités et conseils d'administration réglementairement tenus au niveau des bases aériennes ;

• le règlement intérieur des différentes entités du service de restauration hôtellerie, ainsi que les décisions du commandant et du commissaire de base ou de l'autorité de tutelle relatives à leur fonctionnement ;

• les comptes rendus de surveillance interne ;

• les comptes rendus de surveillance de l'administration intérieure ;

• les rapports d'étape présentant les conclusions des chefs de mission d'audit ;

• les actes de certification des comptes, les rapports d'audit et les rapports de synthèse établis par les chefs de mission d'audit.

Cette liste n'est pas limitative et tout acte analogue aux précédents ou intéressant particulièrement l'administration de la base aérienne doit être inséré au répertoire des actes administratifs.

1.2.3. Présentation des actes administratifs.

(Modifié : 1er mod.)

Les actes administratifs sont dactylographiés sur papier format 21 × 29,7. Leur forme est variable selon leur objet : note de service, décision, procès-verbaux, etc.

1.2.4. Réunion des actes administratifs.

(Complété : 2e mod.)

Un exemplaire de tout document ayant le caractère d'acte administratif est adressé au commissaire de base (ou au chef des moyens d'administration) qui, sous sa responsabilité, le fait enregistrer au répertoire des actes administratifs dans les conditions fixées à l'article 6.

Lorsqu'un acte administratif en annule un autre, mention de cette annulation doit être portée sur l'acte annulé avec la référence de l'acte prescrivant l'annulation considérée.

1.3. LE REPERTOIRE DES ACTES ADMINISTRATIFS.

1.3.1. Description et modalités de tenue.

(Modifié : 1er mod. ; complété : 3e mod. ; modifié : 7e mod., 8e mod.)

Le répertoire des actes administratifs est du modèle donné en annexe. Il est de format 21 x 29,7 et destiné à l'enregistrement des documents visés à l'article 3.

Les actes administratifs eux-mêmes sont conservés à l'appui du répertoire et sont réunis dans un classeur, ou éventuellement brochés par les moyens de la base, afin d'offrir toute garantie contre une dispersion facile.

La numérotation des actes est assurée selon une rémunération propre à chaque année, telle que :

• le numérateur soit donné par une suite ininterrompue de nombres entiers dont le premier terme, correspondant au premier acte enregistré au cours d'une année, soit le chiffre 1 ;

• le dénominateur soit les deux derniers chiffres du millésime de l'année considérée.

Exemple : 131/66 représente le numéro du 131e acte enregistré au cours de l'année 1966.

La dernière inscription annuelle est constituée par les tableaux prévus à l'annexe II de l'instruction n^o 31512-21/DEF/DCCA/OP/1 du 10 avril 1995.

1.3.2. Durée d'utilisation.

Le répertoire des actes administratifs est un document permanent. Il doit être conservé par la base aérienne avec le plus grand soin. Il n'est versé aux organismes destinés à recevoir les archives qu'à la dissolution de la base aérienne.

1.3.3. Vérification du répertoire des actes administratifs.

(Modifié : 2e mod. du 28-9-1972.)

Le répertoire des actes administratifs est vérifié et visé chaque mois par le commandant de base aérienne qui, à cette occasion, examine les actes qui y ont été insérés depuis sa dernière vérification.

Il est également vérifié et visé par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne ou les commissaires de l'air ayant reçu délégation pour exercer la surveillance administrative lors des visites qu'ils effectuent sur la base dans l'exercice de cette surveillance.