INSTRUCTION N° 11/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative à la mise en oeuvre de procédures formalisées de contrôle interne de l'administration au sein des formations de la marine relevant des autorités de commandement (à jour de son erratum du 16 janvier 2003).
Du 11 janvier 2003NOR D E F B 0 3 5 0 0 2 8 J
1. Principes, rappel.
Le contrôle interne regroupe l'ensemble des mesures qu'un commandant de formation doit prendre, ou faire prendre, pour s'assurer du bon fonctionnement de l'administration dont il est responsable aux termes du décret cité en référence a).
2. Méthodologie.
L'efficacité du contrôle interne implique qu'il soit réalisé :
de façon systématique, selon les périodicités prévues par la présente instruction ;
de façon aléatoire et inopinée, afin de prévenir les dérives entre deux contrôles programmés.
Le contrôle aléatoire constitue un complément indispensable du contrôle réalisé de façon systématique.
L'efficacité du contrôle interne repose également sur son insertion dans une chaîne permanente de contrôles intégrant :
les opérations de vérifications des comptes ;
les opérations de surveillance administrative.
Consignés dans le tableau de bord du commandant, dont le modèle est joint en annexe, les résultats des actions de contrôle interne doivent être périodiquement communiqués aux autorités responsables de la surveillance administrative ainsi qu'aux autorités responsables de la vérification des comptes.
3. Les acteurs du contrôle interne.
Le commandant peut confier, sous sa responsabilité, l'exercice des opérations de contrôle interne aux officiers de sa formation, mais doit cependant s'assurer de sa réalité, de sa régularité et de sa pertinence.
A ce titre, il doit notamment :
formaliser les modalités d'exercice du contrôle interne en désignant les acteurs ;
effectuer lui-même certains contrôles ;
définir les modalités du contrôle aléatoire (nombre d'actions à réaliser par domaine et par acteur) ;
prendre connaissance :
des résultats de l'efficacité de l'administration de sa formation grâce aux indicateurs qui lui sont présentés mensuellement ;
de la réalisation effective des opérations de contrôle consignées dans les synthèses semestrielles ;
donner ses directives pour orienter l'action administrative et corriger les anomalies constatées.
4. Documents.
Pour superviser son action dans le domaine du contrôle interne de l'administration de sa formation, le commandant dispose des documents suivants :
I. Le tableau de bord.
Ce tableau de bord est constitué :
des indicateurs d'activité et de gestion ;
des synthèses semestrielles des opérations de contrôle interne ;
de fiches d'anomalie, venant éventuellement à l'appui des synthèses semestrielles; elles sont systématiquement rédigées dès qu'un dysfonctionnement est constaté ou, au titre du retour d'expérience, lorsque des incidents réels ou évités ont été identifiés.
Ces documents, renseignés par la formation, sont transmis avant le 15 janvier et le 15 juillet à l'autorité responsable de la surveillance administrative; un exemplaire est adressé pour information au service de la solde ou à la direction des commissariats outre-mer (DICOM) de rattachement.
L'autorité responsable de la surveillance administrative peut, si elle l'estime nécessaire, demander à ce que les documents lui soient communiqués selon une périodicité plus courte.
Les tableaux de bord élaborés au 31 décembre sont conservés, pour chaque formation, par le service de la solde pendant une durée de trois ans.
La version informatique de ce tableau de bord est téléchargeable sur le site intranet « commissariat/métiers/administration de la marine/unités/bibliothèque thématique ».
II. Le dossier administratif de la formation.
Il comprend notamment :
la collection des ordres permanents à caractère administratif internes à la formation ;
les procès-verbaux de vérification des comptes et les rapports de surveillance administrative qui permettent d'apprécier la régularité, l'efficacité et l'efficience de la gestion.
III. Autres registres.
Le registre des actes de l'administration financière et des actes d'état civil (RAAFAEC).
Le registre des actes administratifs (RAA), consignant toutes les décisions relatives à l'administration du matériel au sein de la formation.
Le registre des procès-verbaux « vivres » où sont enregistrées toutes les décisions concernant l'administration de l'alimentation dans la formation.
IV. Guide de contrôle interne.
La direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) met à la disposition du commandant un guide du contrôle interne, constitué d'un ensemble de « fiches d'aide à la réalisation des opérations de contrôle interne », et destiné à faciliter la tâche des acteurs du contrôle qui peuvent, autant que de besoin, s'y référer.
Pour chaque contrôle, les synthèses semestrielles jointes en annexes renvoient systématiquement à la fiche concernée du guide, identifiée par son numéro.
Ce guide est consultable sur le site intranet « commissariat/métiers/administration de la marine/unités/bibliothèque thématique ».
La mise à jour du guide est réalisé par la DCCM, en principe annuellement et à partir des propositions faites par les services de la solde dans la synthèse annuelle sur l'administration des formations.
Celle-ci étant réalisée directement, par moyen informatique, sur le site intranet et sans diffusion de la version « papier » correspondante, les formations devront donc consulter ce site régulièrement afin de disposer de la dernière version.
5. Recommandations.
D'une façon générale, la qualité de l'information administrative, sur laquelle repose une bonne administration, doit toujours faire l'objet d'une attention particulière. Il s'agit, en particulier, de contrôler :
la facilité d'accès à la réglementation et aux textes d'application (bulletins officiels, instructions de la DCCM, directives des services de la solde...) qui doivent être soigneusement tenus à jour et archivés ;
les procédures d'exploitation du courrier ;
la fiabilité de l'informatique administrative (logiciels et matériels) ;
l'emploi des logiciels homologués par les services compétents de la marine ;
la bonne conservation des informations, qu'il s'agisse des sauvegardes informatiques ou des archives du courrier papier.
Par ailleurs, le contrôle interne, qui ne peut être exhaustif, doit prioritairement porter sur les situations présentant des risques clairement identifiés.
A l'expérience, certaines circonstances sont de nature à justifier une vigilance accrue.
Il en est ainsi notamment :
des suppléances (permissions, maladies), des intérims ou des relèves de personnel : le changement de titulaire peut alors servir de révélateur de dysfonctionnements ;
des retards dans la présentation des comptes ;
des périodes suivant une opération de contrôle externe (surveillance administrative, vérification des comptes) afin de prévenir un relâchement éventuel de la part du personnel, notamment à l'approche d'une mutation ;
des missions ou affectations outre-mer de la formation : l'éloignement du port base s'accompagne parfois de l'apparition de procédures parallèles ou de comportements défaillants ;
des désaccords et différends dans la gestion des organismes collectifs (tables, mess) : le retard dans la co-signature des comptes en constitue un des symptômes les plus fréquents ;
de la dissolution d'une formation : son annonce peut, dans certains cas, avoir un effet démobilisateur.
6. Dispositions particulières aux formations rattachées.
Les formations rattachées réalisent un nombre limité d'actes d'administration et de gestion. Afin d'adapter le contrôle interne aux risques potentiels et aux capacités de contrôle de chacune d'elles, il appartient au commissaire de la formation administrative de rattachement :
de définir, pour chaque formation rattachée, et pour chaque domaine :
la liste des indicateurs d'activité et de gestion à tenir ;
les éléments à renseigner sur les synthèses semestrielles ;
d'organiser la centralisation des tableaux de bord afin :
d'assurer le contrôle de premier niveau ;
de restituer, dans les temps, l'ensemble des éléments (formation de rattachement et formations rattachées) à l'autorité en charge de la surveillance administrative et au service de la solde ou à la DICOM.
7. Textes abrogés.
La circulaire 106 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 08 janvier 1997 , relative à la mise en service du catalogue des procédures de contrôle interne de l'administration des formations de la marine relevant des autorités de commandement et l' instruction 11 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 24 novembre 1999 , relative au « recueil d'indicateurs d'activités et de gestion » prévu au titre de l'administration des unités de la marine, sont abrogées.
8. Contenu
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Michel BRESSLER.
Figure 1. Tableau de bord cu commandant.
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ADMINISTRATION FINANCIERE.
Figure 1.Gestion des ressources financières.
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Figure 2.Administration financière du personnel.
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ADMINISTRATION DES MASSES.
Figure 2. Administration des masses.
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ADMINISTRATION DES VIVRES.
Figure 1.Situation du groupement d'alimentation en commun.
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Figure 2.Situation financière des tables ou mess.
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ADMINISTRATION DU MATERIEL.
Figure 1.Comptabilité du matériel.
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Figure 2.Logistique du matériel.
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Figure 3. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : trésorerie, administration financière du personnel.
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Figure 4. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : masses.
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Figure 5. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : comptabilité des vivres.
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Figure 6. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : matériels.
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Figure 7. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : coopérative.
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Figure 8. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : foyer de formation.
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Figure 9. Synthèse semestrielle des contrôles obligatoires. Domaine : tables collectives ou mess.
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Figure 10. Modèle de fiche d'anomalie.
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