Il est apparu qu'à l'occasion de la constitution des dossiers qu'ils ont à fournir à l'administration, les usagers doivent souvent produire des pièces sous forme d'original ou de copie certifiée conforme.

Ils se voient ainsi privés, de façon temporaire ou définitive, de documents qui leur sont utiles, ou bien sont astreints pour en faire effectuer une reproduction certifiée conforme à des démarches pesantes et souvent perçues comme inutiles.

Le souci d'améliorer les relations entre l'administration et les usagers et l'évolution de la technique qui tend à banaliser l'usage de la photocopie m'ont amené, dans le cadre de la mission qui m'a été confiée en matière de réformes administratives au sein du gouvernement, à rechercher les moyens de remédier à cette situation.

C'est pourquoi je vous demande de bien vouloir donner à la mesure qui fait l'objet de la présente lettre tout le soutien nécessaire à son application aussi complète que possible au sein de votre département ministériel et des établissements ou organismes qui en dépendent.

J'ajoute d'ailleurs qu'une large concertation avait été, en son temps, organisée à l'initiative du secrétariat général du gouvernement avec l'ensemble des administrations intéressées et qu'un consensus général s'était dégagé sur l'opportunité et la faisabilité de cette mesure.

Je pense donc que vous donnerez votre accord pour la mise en œuvre des principes suivants, auxquels doit à mon sens obéir son application pratique :

1. La production d'originaux ou de copies certifiées conformes doit, dans toute la mesure du possible, être à terme réservée à certaines catégories de documents.

• 1. C'est notamment le cas lorsque la production de pièces originales est exigée par la loi ou une jurisprudence constante des tribunaux.

  A cet égard, les règles de la comptabilité publique introduisent des contraintes qui doivent, pour le moment, être maintenues : soit que l'Etat ou des établissements publics soumis à ces règles exécutent des dépenses, soit qu'ils perçoivent des recettes.

  C'est pourquoi en attendant qu'une étude plus approfondie permette d'assouplir autant que possible la réglementation dans le sens des règles définies par la présente circulaire, il n'est apporté aucune modification sur ce point, sauf dans la mesure où un allègement de la réglementation existante serait compatible avec les règles de la comptabilité publique.

• 2. En outre, la production (sans transmission) en original doit être admise pour certains documents :

  • les documents qui sont destinés à être produits en vue d'attester de l'identité d'une personne ou de la nature d'un bien (par exemple cartes d'identité, cartes grises des véhicules) ;

  • les documents qui « vieillissent » par nature (par exemple extraits de casier judiciaire, actes d'état civil) dans une limite de temps raisonnable.

2. Corollairement, pour toutes les autres catégories de documents, la production de la photocopie simple est la règle, et la production de l'original ou d'une copie conforme l'exception qui doit être justifiée cas par cas.

• 1. L'administration doit prendre le plus possible sur elle la charge des formalités :

  • assurer elle-même les certifications conformes des pièces qui lui sont produites ;

  • prendre en charge les différentes communications internes de ces documents, lorsqu'ils sont exigés par plusieurs services.

• 2. En tout état de cause, lorsqu'un original est nécessaire.

  L'administré ne doit s'en séparer que dans des cas exceptionnels.

  Pour les « opérations de guichet », notamment, la production simple sans transmission de l'original doit être une règle absolue : dans ce cas, le service a eu connaissance de l'original et doit dès lors se satisfaire d'une simple copie.

• 3. En vue de prévenir les risques de fraude, il est cependant admis que l'administration peut demander à prendre connaissance de pièces originales en cas de doute sur la qualité de la photocopie qui lui a été transmise et par conséquent sur la sincérité des renseignements qu'elle contient.

• 4. Je vous rappelle enfin que j'ai signé le 29 septembre dernier une circulaire n° FP/1428, relative à la simplification des formalités d'inscription aux concours administratifs, qui s'inspire des principes énoncés ci-dessus.

Je vous serai reconnaissant de bien vouloir prendre les mesures nécessaires à l'application des règles nouvelles édictées par cette circulaire (en particulier la modification éventuelle des textes existants pour les rendre conformes aux présentes dispositions), de vous assurer qu'elles sont également appliquées par les établissements publics et organismes chargés d'une mission de service public dont vous avez la tutelle, et enfin de me faire connaître les difficultés éventuelles que pourrait rencontrer sa complète application.

Je vous remercie de la compréhension avec laquelle vous m'aiderez à réaliser cette amélioration significative des relations de l'administration avec ses usagers.