1. Préambule.

L'objet de la présente instruction est de préciser le cadre général dans lequel est assuré le contrôle de l'administration dans les formations de la marine relevant des autorités de commandement et plus précisément les modalités d'exercice de la surveillance administrative.

Le contrôle de l'administration des formations de la marine relevant de l'autorité des directeurs de service est réglé par instruction particulière prise par ces directeurs dans le domaine de leur compétence.

2. Généralites.

2.1.

Le décret cité en référence a) dispose que l'élément de base de l'administration au sein des armées est la formation administrative.

Dans la marine, aux termes du décret rappelé en référence b), les formations administratives sont appelées « unités » ; l'organisation administrative des unités est définie dans l'instruction mentionnée en référence e).

Les formations ne disposant d'aucune capacité administrative sont des organismes rattachés qui relèvent d'unités pour leur administration.

2.2.

Le contrôle de l'administration des unités consiste à examiner a posteriori les actes d'administration et de gestion en vue d'en vérifier la conformité aux règles préétablies et l'adéquation aux objets fixés.

Indépendamment des missions de contrôle conduites par les corps d'inspection ou les autorités investies des pouvoirs d'inspection générale, appartenant ou non au ministère de la défense (inspection générale des finances, cour des comptes, contrôle général des armées, inspecteurs généraux des armées…), le contrôle de l'administration des unités est exercé simultanément au niveau interne et au niveau externe.

2.2.1.

Le contrôle interne regroupe l'ensemble des procédures nécessaires au commandant d'unité pour contrôler l'administration dont il est responsable conformément au décret cité en référence a).

Ainsi, le contrôle interne comprend tous les actes qu'un commandant doit accomplir pour s'assurer du bon fonctionnement administratif de l'unité qui lui est confiée.

Les rôles respectifs du commandant et du commissaire d'unité pour l'exercice du contrôle interne sont définis par l'instruction générale mentionnée en référence e).

La nature des contrôles à exercer dans chaque domaine de l'administration est précisée par les instructions relatives à chacun de ces domaines. La direction centrale du commissariat de la marine établit et tient à jour le catalogue des procédures de contrôle interne destinées à guider les commandants d'unités dans l'exercice de cette responsabilité.

2.2.2.

Le contrôle externe comporte deux aspects, d'une part le contrôle de la régularité, d'autre part le contrôle de la gestion.

Le contrôle de la régularité comporte la vérification des mouvements comptables et, au-delà, vise à s'assurer successivement de la conformité des actes administratifs à la réalité des opérations, de leur exact enregistrement dans les comptabilités et enfin de leur conformité aux normes législatives et réglementaires.

Le contrôle de la gestion consiste à apprécier la satisfaction des besoins des formations ainsi que l'efficacité des actes de l'administration.

Le contrôle externe relève d'autorités extérieures à l'unité considérée. A cet égard, le commandant organique fait partie des autorités extérieures à l'unité.

Dans les armées, le contrôle externe de l'administration des unités comporte la vérification des comptes et la surveillance administrative.

3. La vérification des comptes.

3.1.

Au terme du décret cité en référence a), la vérification des comptes des unités « a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires ».

La vérification des comptes est confiée par le décret rappelé en référence c) aux services des commissariats des armées ; les commissaires désignés pour exercer cette mission particulière sont responsables devant le ministre chargé des armées.

3.2.

La vérification des comptes s'exerce sur :

• a).  Les opérations comptables retraçant les dépenses visées à l'article 112 du décret 62-1587 du 29 novembre 1962 (BOC/SC, 1965, p. 613) modifié, portant règlement général sur la comptabilité publique. Il s'agit des dépenses réalisées par les unités en dérogation aux règles de la comptabilité publique (dépenses à bon compte).

  Cette vérification porte plus précisément sur la comptabilité de la trésorerie de l'unité (fonds d'avances et masses), sur l'administration financière du personnel et sur l'administration des vivres ; elle est étendue à l'administration et à la comptabilité du matériel en service composant le patrimoine de l'État-défense.

• b).  La comptabilité des différents organismes à vocation sociale et culturelle, dotés ou non de la personnalité morale, existant au sein des unités : tables et mess, coopératives et foyers.

3.3.

Le résultat de la vérification des comptes fait l'objet d'un procès-verbal constatant la conformité ou la non-conformité de la comptabilité présentée ; les commandants d'unité se conforment scrupuleusement aux instructions mentionnées au procès-verbal de vérification des comptes de leur unité.

L'organisation et l'exercice de la vérification des comptes sont de la responsabilité du directeur central du commissariat de la marine qui prend les instructions nécessaires.

Elle est conduite normalement de manière programmée. Toutefois, en cas de besoin, elle peut s'exercer inopinément.

4. La surveillance administrative.

4.1.

Composante de la surveillance administrative et technique, la surveillance administrative, aux termes de l'arrêté mentionné en référence d), consiste à examiner d'une part, la « régularité » et, d'autre part, « l'efficacité des actes d'administration et de gestion des formations ».

La surveillance administrative permet a posteriori :

• de s'assurer que l'action administrative est accomplie dans le respect des lois et règlements en vigueur ;

• de vérifier que les unités de la marine peuvent s'acquitter de toutes leurs tâches et qu'elles reçoivent les moyens correspondants ;

• de s'assurer que les opérations de contrôle interne sont exécutées et que les suites appropriées y sont apportées ;

• de recenser les difficultés éventuelles afin que soient apportées les modifications d'ordre interne ou externe susceptibles d'améliorer l'action administrative.

Les domaines généraux dans lesquels peut s'exercer la surveillance administrative sont répertoriés en annexe. Le service du commissariat de la marine établit et tient à jour un catalogue des tâches correspondantes, diffusé à l'ensemble des commandements et des unités de la marine.

4.2.

La surveillance administrative est une responsabilité de commandement, exercée par les commandants de force maritime indépendants, ou, pour les formations qui n'appartiennent pas aux forces, par les commandants d'arrondissement maritime.

A ce titre, la faculté de délégation de compétence ouverte par le décret et l'arrêté rappelés, respectivement, en référence a) et d) n'est pas utilisée dans la marine ; en revanche, les autorités organiques de commandement reçoivent, à leur demande, le concours du service du commissariat de la marine, selon les modalités définies ci-après.

4.3.

Le contrôle de régularité est réalisé par le service du commissariat de la marine, conjointement à la vérification des comptes, qui en constitue la majeure partie.

La vérification des comptes, telle qu'elle est définie au sous-paragraphe 3.1 de la présente instruction, vise tous les comptes expressément prévus par les dispositions réglementaires ; le contrôle de régularité exercé au titre de la surveillance administrative concerne, au-delà de ce domaine :

• les structures comptables mises en place dans les unités, par des décisions particulières, à l'initiative du commandement ;

• l'organisation et le fonctionnement administratifs, au regard des lois, décrets et instructions en vigueur dans la marine.

4.4.

A l'occasion des missions de vérification des comptes, le service du commissariat de la marine procède également aux investigations permettant de porter une appréciation sur l'efficacité des actes d'administration et de gestion des unités.

Cependant, en raison de la nature spécifique des activités des forces navales de surface, les commandants de ces forces (force d'action navale, groupe d'action sous-marine, force de guerre des mines, forces navales de l'océan Indien) arrêtent, en liaison avec les directeurs du commissariat de la marine concernés, la liste des investigations de surveillance administrative qu'ils font assurer avec les moyens dont ils disposent.

4.5.

A l'issue de chacune des missions de surveillance administrative, le service du commissariat établit un compte rendu comportant trois parties :

• la revue des anomalies et des irrégularités autres que celles qui relèvent de la vérification des comptes ; cette partie comporte l'indication des mesures de redressement préconisées ;

• l'appréciation de l'organisation et du fonctionnement de l'administration, assortie de propositions d'amélioration ;

• les propositions de modification des textes réglementaires et des textes d'application en vigueur.

Ces comptes rendus sont adressés par les directeurs locaux du commissariat aux autorités responsables de la surveillance administrative, qui en assurent l'exploitation ; les commandants d'unité concernés en reçoivent copie.

Si des anomalies graves sont constatées, l'autorité organique en rend compte à l'état-major de la marine conformément aux instructions relatives à la conduite à tenir en cas d'événement grave ou important.

Les modifications aux textes réglementaires et aux dispositions d'application sont proposées dans les rapports d'inspection générale, ou font l'objet d'un rapport particulier, si une réaction rapide s'impose.

4.6.

Le concours apporté par le commissariat de la marine ne décharge pas les autorités organiques de leur devoir permanent et général de surveillance, qui s'exerce en toutes occasions, et notamment lors de l'inspection générale annuelle.

Par ailleurs, dès que des circonstances particulières l'exigent, les autorités responsables de la surveillance administrative peuvent demander le concours ponctuel et immédiat du directeur local du commissariat de la marine pour procéder à toute investigation relevant du domaine de la surveillance administrative.

5. La surveillance technique.

L'organisation de la surveillance technique au sein de la marine fera l'objet d'une instruction distincte.

6.

L'instruction n° 430/DEF/EMM/PL/ORA du 06 juillet 1993 est abrogée.