Préambule.

La présente instruction a pour but de préciser le cadre général dans lequel est assuré le contrôle de l'administration dans les organismes et formations de la marine relevant des autorités de commandement et notamment les modalités d'exercice de la surveillance administrative.

Le contrôle de l'administration des organismes et formations de la marine relevant de l'autorité des directeurs de service est réglé par instruction particulière prise par ces derniers.

Les principes relatifs au contrôle de l'administration d'organismes sui generis dotés ou non de la personnalité morale (clubs nautiques, foyers, cercles, restaurants administratifs, service commun des foyers, musées de la marine, …) sont fixés par des textes particuliers.

1. Généralités.

1.1.

Aux termes du décret cité en référence b), l'élément de base de l'administration au sein des armées est la formation administrative. On distingue les formations administratives dites « formations administratives autonomes » des autres formations, pourvues de moyens administratifs limités, dites « formations administratives rattachées ». Ces dernières dépendent pour leur administration d'une formation administrative autonome dite « formation administrative de rattachement », ou encore « centres de rattachement » pour celles d'entre elles constituées en centres administratifs de la marine (CAM) [réf. h)].

Les formations de la marine, totalement dépourvues de moyens administratifs propres, ne constituent pas des formations administratives ; elles sont appelées « formations administrées ». Leur administration est assurée par une formation administrative de rattachement ou par un centre de rattachement.

L'organisation administrative de ces organismes et des formations administratives est fixée par l'instruction citée en référence g).

1.2.

Le contrôle de l'administration des formations administratives consiste à examiner les actes d'administration et de gestion en vue d'en vérifier la conformité aux règles préétablies et l'adéquation aux objectifs fixés.

Indépendamment des missions de contrôle conduites par les corps d'inspection ou les autorités investies des pouvoirs d'inspection, appartenant ou non au ministère de la défense (inspection générale des finances, cour des comptes, contrôle général des armées, inspecteurs généraux des armées, inspecteurs subordonnés au chef d'état-major de la marine, ...), le contrôle de l'administration des formations est exercé au niveau interne et au niveau externe.

1.2.1.

Le contrôle interne regroupe l'ensemble des procédures nécessaires au commandant de formation administrative pour contrôler l'administration dont il est responsable conformément au décret cité en référence b).

Il comprend tous les actes qu'un commandant doit accomplir pour s'assurer du bon fonctionnement administratif de la formation.

La nature des contrôles à effectuer dans chaque domaine de l'administration (vivres, trésorerie, matériel, …) est précisée par les instructions relatives à chacun de ces domaines. La direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) établit et tient à jour le catalogue des procédures de contrôle interne destiné à guider les commandants de formation dans l'exercice de cette responsabilité.

Les rôles respectifs du commandant et du commissaire de formation pour l'exercice du contrôle interne sont fixés par l'instruction citée en référence g).

1.2.2.

Le contrôle externe de l'administration des formations administratives comporte la vérification des comptes et la surveillance administrative.

Le contrôle externe relève d'autorités extérieures à la formation. Le commandant organique fait partie de ces autorités.

Les modalités de mise en œuvre de l'audit, pour l'exercice de la vérification des comptes et de la surveillance administrative des organismes et des formations relevant des autorités de commandement, sont définies par une instruction de la DCCM.

2. La vérification des comptes.

2.1.

Aux termes du décret cité en référence b), la vérification des comptes des formations « a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires ».

La vérification des comptes est confiée par le décret cité en référence c) aux services des commissariats des armées ; les commissaires désignés pour exercer cette mission particulière sont responsables devant le ministre de la défense.

2.2.

La vérification des comptes s'exerce sur les opérations comptables retraçant les dépenses visées à l'article 112 du décret cité en référence a).

Cette vérification porte sur l'ensemble des opérations comptables et financières réalisées sur la trésorerie de la formation (dépenses faites sur fonds d'avances et sur fonds de masses notamment).

2.3.

L'organisation et l'exercice de la vérification des comptes sont de la responsabilité du directeur central du commissariat de la marine (DCCM) qui prend les instructions nécessaires.

La vérification des comptes est conduite normalement de manière programmée. Toutefois, en cas de besoin, elle peut s'exercer inopinément.

3. La surveillance administrative.

3.1. Généralités.

Conformément aux termes de l'arrêté cité en référence d), la surveillance administrative et la surveillance technique consistent à vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion des formations et permettent ainsi d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre.

Dans ce cadre, la surveillance administrative permet a posteriori :

• de s'assurer que l'action administrative est accomplie dans le respect des lois et règlements en vigueur ;

• de vérifier que les organismes et les formations administratives de la marine peuvent s'acquitter de toutes leurs tâches et qu'ils reçoivent les moyens correspondants ;

• de s'assurer que les opérations de contrôle interne sont exécutées et que les suites appropriées y sont apportées ;

• de recenser les difficultés éventuelles afin que soient apportées les modifications d'ordre interne ou externe susceptibles d'améliorer l'action administrative.

Les domaines généraux dans lesquels s'exerce la surveillance administrative sont répertoriés en annexe I. La DCCM établit et tient à jour un catalogue des tâches correspondantes, diffusé à l'ensemble des autorités de commandement.

3.2. Autorités de commandement responsables de la surveillance administrative.

L'arrêté cité en référence d) précise la liste des autorités de commandement responsables de la surveillance administrative. Pour la marine, cette responsabilité est exercée par :

• le chef d'état-major de la marine (CEMM) vis-à-vis des organismes et formations de la marine qui ne sont pas placés sous l'autorité d'un commandant de force maritime, notamment les organismes mis à sa disposition (service d'information et de relation publiques de la marine) ou qui lui sont subordonnés directement [réf. e)] (ainsi que les organismes et formations placés le cas échéant sous l'autorité de ces derniers), les organismes mis à disposition du major général de la marine (MGM) ou d'un sous-chef d'état-major [réf. f)] et les organismes et formations relevant de l'autorité du directeur du personnel militaire de la marine (DPMM) ;

• les commandants de force maritime en métropole et outre-mer ou à l'étranger (y compris lorsqu'ils sont eux-mêmes placés en sous-ordre d'un autre commandant de force maritime) vis-à-vis des éléments de force maritime placés sous leur autorité directe.

Outre les principes généraux fixés dans la présente instruction, des principes spécifiques et des modalités particulières sont applicables à la surveillance administrative des organismes et formations dont la responsabilité incombe au CEMM. Ils font l'objet d'une instruction particulière.

3.3. Délégations de signature.

L'arrêté cité en référence d) prévoit que les autorités responsables de la surveillance administrative peuvent déléguer, si nécessaire, leur signature à une autorité relevant d'une armée, de la gendarmerie nationale ou d'un service interarmées.

Dans la marine, cette faculté de délégation n'est autorisée que dans les conditions décrites ci-après.

Sur proposition du DPMM ou du MGM, le CEMM peut déléguer sa signature à ces autorités ou à des officiers subordonnés à ces derniers pour ce qui concerne la surveillance administrative des organismes et formations respectivement placés sous leurs ordres.

Le CEMM peut déléguer sa signature aux chefs des organismes qui lui sont directement subordonnés [réf. e)] pour la surveillance administrative des formations placées le cas échéant sous leur autorité respective.

Pour les organismes ou formations relevant de la DPMM implantés outre-mer, notamment les centres d'information de la réserve militaire de la marine (CIRAM), le CEMM peut déléguer sa signature aux commandants de la marine et de l'aéronautique navale (COMAR) dans les mêmes conditions.

L'amiral commandant la force d'action navale (ALFAN) peut déléguer sa signature en matière de surveillance administrative à ses adjoints organiques à Brest et à Toulon (ALFAN/BREST et ALFAN/TOULON).

3.4. Exécution des tâches de surveillance administrative.

Les directeurs du commissariat de la marine de Brest et de Toulon et les directeurs interarmées des commissariats d'outre-mer (DICOM) disposent d'un mandat permanent pour accomplir systématiquement les investigations de surveillance administrative pour le compte des autorités de commandement. Les modalités de concours ainsi apportés sont définies ci-après.

Les concours sont programmés par les services de la solde et les DICOM mais peuvent également être demandés ponctuellement par les autorités de commandement (ou les autorités ayant reçu délégation le cas échéant), dès que des circonstances particulières l'exigent. Ils ne déchargent pas celles-ci de leur devoir permanent et général de surveillance, qui s'exerce en toute occasion, et notamment lors de l'inspection générale pour les formations qui en font l'objet.

3.4.1. Contrôle de régularité.

Le contrôle de régularité est réalisé, conjointement à la vérification des comptes :

• en métropole par le pôle d'audit du service de la solde du commissariat de la marine de Brest ou de Toulon ;

• outre-mer par la DICOM compétente, conformément aux prescriptions de l'instruction citée en référence i).

Au-delà de la vérification des comptes telle qu'elle est définie au point 2.1. de la présente instruction, le contrôle de régularité exercé au titre de la surveillance administrative concerne :

• les structures comptables mises en place dans les formations, par des décisions particulières, à l'initiative du commandement ;

• l'organisation et le fonctionnement administratifs, au regard des lois, décrets, arrêtés et instructions en vigueur relatifs à l'achat public, au droit social, au droit des assurances et au droit de la propriété intellectuelle.

3.4.2. Contrôle d'efficacité.

Les services du commissariat de la marine ou les DICOM compétents procèdent également aux investigations permettant de porter une appréciation sur l'efficacité des actes d'administration et de gestion des formations administratives.

3.4.3. Contrôle d'opportunité.

Les services du commissariat de la marine ou les DICOM compétents peuvent émettre des recommandations relatives à l'opportunité des décisions prises ou entérinées par les commandants des formations en matière d'administration.

3.5. Rapports d'audit et comptes rendus.

3.5.1. Rapports d'audit vers les autorités de commandement responsables de la surveillance administrative.

A l'issue de chaque mission d'audit, la direction locale du commissariat de la marine ou la DICOM établit deux rapports, l'un au titre de la vérification des comptes, le second au titre de la surveillance administrative :

• le premier est un procès-verbal de vérifications des comptes signé par le chef de mission à partir des travaux et des conclusions des membres de son équipe. Ce rapport, établi au titre des dépenses à bon compte, est présenté au directeur local qui en notifie les termes au commandant ou au chef de la formation. Celui-ci est chargé de procéder aux rectifications indiquées. Ce rapport est transmis, pour information, au commandant ou à l'autorité organique ;

• le second, est un rapport de surveillance administrative comportant trois parties :

  • la revue des anomalies et irrégularités constatées, autres que celles relevant de la dépense à bon compte. Cette partie comporte l'indication des mesures de redressement préconisées ;

  • l'appréciation de l'organisation et du fonctionnement de l'administration assortie, le cas échéant, de propositions d'amélioration ;

  • les propositions de modifications des textes réglementaires en vigueur.

Ce rapport est adressé par le directeur local aux autorités de commandement responsables de la surveillance administrative et, le cas échéant, à l'officier ayant reçu délégation de signature, qui en assurent l'exploitation et le suivi. Les commandants et chefs de formation concernés en reçoivent copie.

3.5.2. Comptes rendus des autorités de commandement responsables de la surveillance administrative.

Si des anomalies graves sont constatées, le commandant de force maritime (ou l'autorité ayant reçu délégation de signature du CEMM) en rend compte à l'autorité dont il relève (commandant de force maritime indépendant ou CEMM) et autant que nécessaire applique les instructions relatives à la conduite à tenir en cas d'événement grave ou important (procédure d'enquête et procédure de compte rendu aux autorités).

Les commandants de force maritime indépendants font état, dans leur rapport d'inspection générale (RIG) ou s'il y a lieu par correspondance particulière, des problèmes rencontrés le cas échéant en matière de surveillance administrative dans les organismes et formations placés sous leur commandement organique.

4. Texte abrogé.

L' instruction 139 /DEF/EMM/PL/ORA du 19 février 1996 , relative au contrôle de l'administration dans les formations de la marine relevant des autorités de commandement, est abrogée.