Par une circulaire du 20 mars 1970 ⁽¹⁾ le Premier ministre a rappelé l'intérêt particulier qu'il attachait à l'amélioration des conditions des personnes âgées et, en ce qui concerne plus précisément les personnels de l'Etat retraités, à la réduction du délai de liquidation et de concession des pensions des intéressés.

Dans le cadre des directives données par le Premier ministre, un groupe de travail a été réuni dans mes services, qui comprenait des représentants de mon département et de diverses autres administrations et était chargé de rechercher les mesures susceptibles d'apporter une simplification et une accélération de la procédure d'instruction des dossiers de pensions des fonctionnaires et militaires, dans le cadre de la législation en vigueur.

La présente lettre commune a pour objet de vous proposer un certain nombre de mesures adoptées par le groupe de travail, qui paraissent de nature à permettre d'atteindre l'objectif recherché et dont la mise en œuvre pourra être immédiate, pour certaines d'entre elles, et nécessitera, pour les autres, un certain délai d'étude.

1. Dispositions relatives aux décisions de radiation des cadres.

L'aboutissement rapide des opérations de liquidation et de concession des pensions dépend au premier chef de l'intervention en temps opportun des décisions de radiation des cadres des agents concernés.

Il importe également que ces décisions soient prises en pleine connaissance des droits à pension dont peuvent bénéficier les intéressés, compte tenu de leur situation au moment de leur radiation des cadres et des services qu'ils ont accomplis, et il convient donc d'éviter que, par suite d'une mauvaise information tant des services administratifs que des agents eux-mêmes, ces derniers ne soient placés dans une situation ne correspondant pas à leurs droits.

Dans cette double perspective il est très souhaitable de maintenir une coopération étroite entre le bureau des pensions de chaque administration et les services, qui sont fréquemment des services locaux, ayant au sein de cette administration un pouvoir de décision en matière de radiation des cadres.

D'une façon générale cette coopération doit se manifester, en premier lieu, par une consultation préalable plus fréquente des bureaux de pensions par les services susvisés.

En particulier il est souhaitable que les bureaux des pensions soient consultés avant toute décision de radiation des cadres, sauf le cas de limite d'âge, chaque fois que cette décision concernera, soit un agent ayant effectué une carrière complexe, soit un agent dont la situation nécessite l'application de textes particuliers (agents déjà titulaires d'une pension au titre d'une première carrière ; agents ayant fait l'objet d'une reconstitution de carrière ou ayant bénéficié de mesures d'amnistie ; agents ayant appartenu aux cadres généraux ou supérieurs de la France d'outre-mer, etc.).

En second lieu, les informations et la documentation utiles relatives à la législation des pensions et spécialement aux conditions d'acquisition du droit à pension doivent bien entendu être largement diffusées auprès des services en cause, par les soins des bureaux des pensions.

Indépendamment de ces recommandations d'ordre général, il vous appartient, compte tenu des divers motifs de radiation des cadres, de veiller à l'application des règles suivantes.

1.1. Radiation des cadres par limite d'âge.

Les décisions de radiation des cadres par limite d'âge devraient être prises au plus tard trois mois avant leur date d'effet. Un échéancier devrait être constitué à cet effet auprès de chaque service gestionnaire de personnel. L'attention est appelée sur le fait que l'intervention de la décision en temps utile commande toute la suite des opérations et apparaît donc primordiale pour la réalisation de l'objectif poursuivi.

Sur la base du tableau général des limites d'âge, chaque administration devrait établir un tableau spécialement adapté aux grades et emplois de ses personnels. Ce tableau serait complété par le rappel de dispositions diverses applicables en la matière, en particulier celles relatives à la prolongation d'activité et au recul de limite d'âge ; il serait diffusé auprès de toutes les autorités ayant un pouvoir de décision en matière de radiation des cadres.

Dans le cas d'intervention de textes spéciaux portant dégagement des cadres, des instructions particulières d'application de ces textes devraient être systématiquement élaborées et diffusées auprès des autorités précitées.

1.2. Radiation des cadres sur demande.

Sans qu'il soit nécessaire d'insérer dans le code des pensions de retraite un délai de préavis tel que celui qui figurait dans la loi du 14 avril 1924 ⁽²⁾, il devrait être recommandé aux agents de l'Etat de déposer leur demande un certain temps avant la date à laquelle ils ont choisi de cesser leur activité, en appelant leur attention sur l'intérêt qui s'attache pour eux-mêmes au respect de ce délai.

Dans sa circulaire précitée, le Premier ministre a lui-même fixé ce délai à trois mois.

1.3. Radiation des cadres pour invalidité.

Les pensions des agents rayés des cadres pour invalidité sont celles pour lesquelles sont constatés les plus longs délais d'instruction. Cette lenteur tient à la fois à la complexité de la procédure à suivre et à la difficulté de l'appréciation des droits des intéressés.

Afin de réduire ces délais, dans toute la mesure du possible, les dispositions suivantes devraient être mises en application.

1.3.1. Dispositions tendant à accélérer la procédure d'instruction des dossiers.

Pour remédier à l'irrégularité et à la fréquence insuffisante des réunions des commissions de réforme départementales, j'ai saisi le ministère de l'intérieur d'une demande tendant à ce que, dans chaque département, la commission de réforme soit réunie au moins une fois par mois, sauf dans l'hypothèse où elle n'aurait aucun dossier à examiner. J'estime en effet que la convocation de la commission n'est pas commandée principalement par le nombre des affaires à examiner, mais essentiellement par l'urgence de ces affaires.

Sur le plan pratique et afin de rendre plus aisément réalisable cette périodicité mensuelle des réunions, j'ai suggéré au ministère précité d'inviter les préfets à en fixer la date de préférence un jour de réunion du comité médical prévu à l'article 4 du décret 59-310 du 14 février 1959 ⁽³⁾, dont les séances sont généralement plus fréquentes que celles de la commission de réforme.

Par ailleurs, dans l'hypothèse où la commission de réforme doit être consultée sur les droits d'un agent déterminé à plusieurs avantages, elle devrait être invitée à examiner simultanément l'ensemble des droits de l'intéressé. Il en est ainsi, en particulier, dans le cas d'un fonctionnaire titulaire d'une allocation temporaire d'invalidité qui est admis à la retraite pour invalidité du fait d'infirmités autres que celles qui lui ont ouvert droit à l'allocation ; actuellement la commission de réforme se prononce d'abord sur la radiation des cadres et sur le droit à rente viagère d'invalidité puis, après intervention de la décision de radiation des cadres, réexamine le dossier de l'intéressé pour la détermination du taux cristallisé de l'allocation ; il serait souhaitable que, dans les situations de cette nature, la commission soit saisie simultanément des deux dossiers en vue de leur examen au cours d'une même séance.

1.3.2. Dispositions tendant à faciliter l'appréciation des droits des intéressés.

La lettre commune (Dette publique) et 149 (Pensions) n^o 1044149 du 5 juin 1969 ⁽⁴⁾ a mis en service de nouveaux modèles de procès-verbaux de commission de réforme destinés à mieux faire apparaître les éléments nécessaires à l'appréciation du droit à pension civile d'invalidité ou à allocation temporaire d'invalidité afin de réduire le nombre des renvois de dossiers aux commissions par les services administratifs, pour complément d'information. Depuis lors, ces nouveaux imprimés doivent obligatoirement être utilisés par les commissions et cette obligation devrait être rappelée à ces dernières, auxquelles il devrait en outre être précisé que l'utilisation d'anciens imprimés ne pourrait qu'entraîner le renvoi des dossiers par les services administratifs pour établissement d'un nouvel avis. J'appelle l'attention du ministère de l'intérieur sur ce point, pour ce qui concerne les commissions de réforme départementales ; quant aux commissions siégeant à l'administration centrale de vos départements ministériels respectifs, je vous serais obligé de bien vouloir leur rappeler également cette obligation.

Par ailleurs, en vue d'éviter au maximum les renvois de dossiers aux commissions de réforme par suite d'une application erronée des règles spéciales d'évaluation de l'invalidité, il convient du recommander à ces organismes de se reporter systématiquement au chapitre préliminaire du barème d'invalidité annexé au code des pensions civiles et militaires de retraite. D'ailleurs j'envisage la mise au point d'un document qui mettra bien en évidence les règles principales devant être appliquées dans ce domaine.

Dans le but de réduire le nombre des réclamations que formulent les agents lorsque leur sont notifiées les conclusions de la commission, l'information de ces agents avant la réunion de ladite commission devrait être améliorée afin de leur permettre de mieux défendre leurs intérêts dans le cadre des possibilités qui leur sont offertes par l'article R. 49, alinéas 2 et 3, du code des pensions de retraite ⁽⁵⁾. C'est ainsi que l'invitation de l'intéressé à prendre connaissance de son dossier préalablement à la réunion de la commission pourrait être complétée par l'indication du taux d'invalidité proposé par le médecin assermenté ou le comité médical.

Enfin, dans le cas de mise à la retraite par suite de l'aggravation d'infirmités antérieures à la date de l'entrée dans les cadres, l'évaluation de l'invalidité à cette date est d'autant plus délicate que le début des services est plus éloigné dans le temps. Mais, justement pour éviter au maximum les litiges touchant la réalité des infirmités préexistantes et leur importance respective, le barème indicatif d'invalidité annexé au décret 68-756 du 13 août 1968 ⁽⁶⁾ précise bien, au paragraphe III de son chapitre préliminaire, qu'il est indispensable que le certificat médical descriptif prévu à l'article 13 du décret 59-310 du 14 février 1959 ⁽⁷⁾ mentionne, en sus des indications qu'il doit déjà comporter, que l'examen médical préalable à l'entrée en service n'a fait apparaître aucune infirmité ou, s'il a fait apparaître certaines infirmités, la description détaillée de celles-ci. Il conviendrait de rappeler aux services concernés que cette disposition réglementaire, souvent méconnue, doit être strictement appliquée et que le certificat médical établi au titre de l'article 13 précité ne doit pas être limité à l'indication de l'inexistence d'une maladie ou infirmité incompatible avec l'exercice des fonctions et de l'une des affections énumérées par ledit article.

2. Contrôle des décisions de validation des services de non-titulaire.

En raison de sa complexité le contrôle de la régularité des décisions de validation de services de non-titulaire constitue parfois une source de retard dans la liquidation des pensions. Ce contrôle présente un double aspect : il s'applique tout d'abord aux éléments constitutifs du droit à validation tels qu'ils résultent des dispositions législatives et réglementaires, c'est-à-dire essentiellement à la nature et à la durée des services en cause ; il concerne en second lieu l'ensemble des opérations qui ont permis de réaliser la décision de validation, à savoir la détermination du traitement servant de base au calcul des retenues rétroactives et le versement de ces retenues, ainsi que la régularisation avec les caisses d'assurance vieillesse de la sécurité sociale.

Sur le premier point il importe, pour éviter que ne soient remises en cause au moment de l'examen des droits à pension des décisions de validation antérieurement intervenues et qui ont donné lieu, de la part de l'agent, au versement des retenues rétroactives, d'assurer une coopération plus étroite entre les services gestionnaires des personnels ayant pouvoir de décision en la matière et les bureaux des pensions. C'est ainsi que la consultation des bureaux des pensions par les services en cause avant toute décision devrait être généralisée en cas de validation de services accomplis dans une autre administration que celle où se trouve l'agent au moment où sa demande est examinée, le bureau des pensions consulté étant alors, soit celui de l'administration actuelle de l'agent, soit celui de l'administration dans laquelle les services en cause ont été rendus.

Sur le second point il est rappelé qu'aux termes de l'article D. 21 du code des pensions de retraite le dossier de pension doit comporter les pièces justificatives relatives à la validation des services et au versement des retenues rétroactives correspondantes. Pour les décisions de validation qui seront prises dans l'avenir et afin de rendre plus aisé, lors de l'ouverture du droit à pension, l'examen des périodes, parfois très anciennes, de services validés, il paraît expédient que l'autorité qui aura pris la décision de validation établisse systématiquement, à l'issue des opérations de validation, un certificat attestant que ces opérations ont été régulièrement effectuées. Ce certificat constituerait une justification suffisante du versement des retenues. Il pourrait être établi suivant le modèle ci-joint en annexe, un exemplaire de ce modèle sera prochainement transmis à l'imprimerie nationale, à laquelle chaque administration aura la possibilité de commander les quantités d'imprimés nécessaires.

Par ailleurs, des mesures d'assouplissement ont déjà été prises en faveur des agents qui, par suite de circonstances particulières, se sont trouvés dans l'impossibilité d'apporter la preuve, par les moyens réglementaires prévus, de la réalité des services de non-titulaire accomplis ou du versement des retenues rétroactives ou encore de l'existence d'une demande de validation antérieurement déposée. C'est ainsi qu'en ce qui concerne la validation des services de non-titulaire accomplis par les agents français dans les cadres locaux d'Algérie, la circulaire F1-4 du 15 janvier 1965 ⁽⁸⁾ a admis que la justification de la demande de validation présentée à la caisse générale de retraites d'Algérie pourrait résulter, en l'absence de tout autre moyen de preuve d'une déclaration sur l'honneur attestant l'existence d'une telle demande et la date de son dépôt ; pour la justification des services, la même circulaire prévoit qu'à défaut des pièces réglementaires, les services seront constatés par acte de notoriété ; enfin pour la justification du versement des retenues auprès de la caisse générale de retraite d'Algérie par des agents qui continuaient à les acquitter lors de leur rapatriement, il est indiqué que la preuve sera administrée par toute pièce permettant d'établir l'existence du versement de la retenue rétroactive (bulletin de paie, talon de mandat, etc.).

En ce qui concerne les relations des administrations de l'Etat avec les caisses d'assurance vieillesse de la sécurité sociale au regard des règles de coordination, je rappelle que, sur ma demande, le ministère de la santé publique et de la sécurité sociale a, par circulaire du 29 mars 1971 ⁽⁹⁾ précisé aux directeurs régionaux de la sécurité sociale les conditions dans lesquelles devaient être établies les demandes de renseignements desdites caisses adressées aux diverses administrations pour que ces dernières puissent y répondre rapidement et sans difficulté.

3. Régularisation de la situation des agents détachés au regard du versement des retenues pour pension.

La non-régularisation, à la date de radiation des cadres, de la situation des agents qui ont été placés au cours de leur carrière en position de détachement, en ce qui concerne le versement des retenues pour pension, est une cause fréquente de retard dans l'instruction des dossiers de pension des intéressés. En vue d'accélérer la liquidation des dossiers de l'espèce, la lettre commune 1045 (Dette publique)150 (Pensions) du 2 septembre 1969 ⁽¹⁰⁾ a prévu que le contrôle par mes services du versement des retenues afférentes aux périodes de détachement sera désormais effectué, non plus après la radiation des cadres des intéressés, mais au cours de leur activité et dès que l'ensemble des retenues exigibles au titre du détachement auront été acquittées par l'agent ; ce contrôle s'exercera au vu d'une attestation de versement des retenues établie en triple exemplaire par l'administration dont dépend l'agent et transmise par celle-ci à mes services avec le dossier de l'agent.

Par ailleurs, en autorisant le précompte intégral sur les premiers arrérages de la pension concédée des retenues non versées, le nouvel article R. 74 du code des pensions de retraite, tel qu'il résulte du décret 71-74 du 21 janvier 1971 ⁽¹¹⁾, permet désormais d'éviter la prorogation illimitée du paiement d'avances sur pension au fonctionnaire qui ne s'est pas acquitté de tous ses versements à la date de sa radiation des cadres.

Toutefois la lettre commune 1052 (Dette publique) 156 (Pensions) du 03 mai 1971 (9) a bien précisé que cette nouvelle disposition n'impliquait en aucune manière une application moins stricte des dispositions des décret du 30 octobre 1935 ⁽¹²⁾, décret du 11 novembre 1936 (12) et décret du 25 février 1938 (12) explicitées par l' instruction ministérielle du 26 février 1938 ⁽¹³⁾, qui demeurent toujours en vigueur.

Il est rappelé à cet égard que l'instruction précitée stipule que les obligations imposées aux fonctionnaires et agents détachés en ce qui concerne le versement des retenues et de la contribution complémentaire auront pour sanction, à défaut de versement des sommes dues, le non-renouvellement du détachement à l'expiration de la période en cours. Elle précise en outre que les sommes exigibles depuis plus de six mois porteront intérêt au taux légal à compter du premier jour du septième mois suivant chaque échéance semestrielle et définit la procédure à suivre par les administrations dont dépendent les fonctionnaires et agents détachés en vue d'obtenir l'exécution des obligations incombant à ces derniers.

4. Dispositions diverses relatives à la constitution du dossier de pension.

4.1. Transmission par les services gestionnaires des personnels des pièces constitutives du dossier aux bureaux des pensions.

Comme corollaire des mesures exposées au paragraphe I, A et B ci-dessus et conformément au désir manifesté par le Premier ministre dans sa circulaire précitée de voir établir les propositions de pensions trois mois avant la date d'entrée en jouissance, il conviendrait d'inviter les services gestionnaires de personnels à transmettre aux bureaux des pensions dont ils dépendent les documents en leur possession qui sont nécessaires à la constitution du dossier de pension dès la signature de la décision de radiation des cadres.

En outre, sans attendre l'ouverture des droits à pension, les services gestionnaires des personnels devraient veiller à ce que l'état signalétique et des services militaires de l'agent en activité soit à jour à tout moment et reflète l'intégralité des droits dont peut se réclamer l'agent considéré ; il y aurait donc lieu de réclamer à l'autorité militaire l'établissement d'un nouvel état dès que l'état figurant dans le dossier dudit agent apparaîtrait incomplet.

Il est signalé par ailleurs qu'il a été mis au point par mes services, en collaboration avec d'autres administrations, une nomenclature de toutes les pièces susceptibles d'être utilisées pour la constitution du dossier de pension. Cette nomenclature tient compte des situations exceptionnelles non précisées par la lettre commune 1033 (Dette publique)140 (Dette viagère) du 1^er septembre 1966 (9) relative aux pièces constitutives du dossier de pension qui doivent être produites par le pensionné. Son utilisation par les administrations qui ne disposent pas d'un document équivalent faciliterait grandement la tâche des bureaux des pensions en permettant à des services gestionnaires de personnels même peu expérimentés en matière de droits à pension de retraite de constituer d'emblée un dossier à peu près complet. Des exemplaires de cette nomenclature sont à la disposition des administrations.

4.2. Etablissement d'une fiche de gestion.

Mes services étudient actuellement la possibilité de mettre en service une « fiche de gestion » sur laquelle seraient portés, au fur et à mesure de leur survenance au cours de la carrière de l'agent, tous les événements pouvant avoir une incidence sur la détermination ultérieure des droits à pension de l'intéressé.

Ce document est susceptible de faciliter l'instruction des demandes de pension, la reconstitution de la carrière des agents étant parfois malaisée.

Ce problème va faire l'objet d'une étude concertée avec la direction générale de l'administration et de la fonction publique, dont les résultats seront communiqués ultérieurement.

4.3. Pièces justificatives à fournir par les postulants à pension.

En application de l'article D. 21 du code des pensions de retraite, l'agent retraité doit produire à l'appui de sa demande de pension un extrait de son acte de naissance. Cette pièce ayant pour seul objet d'indiquer les nom, prénoms, date et lieu de naissance de l'agent, il apparaît que l'extrait d'acte de naissance figurant déjà dans le dossier détenu par le service du personnel dont relevait l'agent en activité pourra être également utilisé lors de l'instruction de la demande de pension. Il n'y aura donc plus lieu d'exiger cette pièce, sauf s'il ressortait d'autres pièces du dossier de l'intéressé que les éléments ci-dessus rappelés de l'état civil de l'agent ont été modifiés (changement de nom ; perte de la capacité civile…) ; pour la femme fonctionnaire, l'extrait d'acte de mariage réclamé par ailleurs permettra de connaître sa situation matrimoniale exacte à la date de la demande de pension.

En ce qui concerne l'ensemble des pièces d'état civil qui doivent être produites à l'appui de la demande de pension, un projet de modification des articles D. 21 à D. 26 du code des pensions de retraite, tendant à la simplification des formalités à accomplir par les postulants à pension, est actuellement à l'étude ; parallèlement est examiné un projet d'extension du champ d'application du décret n^o 53-914 du 26 septembre 1953 ⁽¹⁴⁾, qui a institué la fiche d'état civil.

Les réformes ci-dessus vont avoir pour conséquence la modification des pièces constitutives du dossier de pension telles qu'elles avaient été établies par la lettre commune précitée du 1^er janvier 1999. Les nouveaux modèles seront mis dès que possible à la disposition des administrations.

4.4. Contrôle des conditions d'attribution des prestations familiales.

La réunion de l'ensemble des pièces justificatives relatives à la situation des enfants constitue souvent une source de retards dans l'instruction des dossiers.

En outre, la procédure actuelle en ce qui concerne l'attribution des prestations familiales n'est pas satisfaisante. D'une part il est paradoxal qu'au moment de la liquidation de la pension, les services chargés de cette liquidation aient à contrôler si les conditions d'attribution de ces prestations sont remplies, alors qu'ultérieurement, à partir de la mise en paiement, ce contrôle leur échappera complètement et incombera dès lors aux comptables du Trésor, qui seront au surplus habilités à prendre en compte directement les enfants nés après la concession de la pension. D'autre part il est constaté qu'en raison de l'intervalle de temps écoulé entre la liquidation et la mise en paiement de la pension, le contrôle des conditions d'attribution effectué lors de la liquidation apparaît le plus souvent périmé au moment de la mise en paiement, de sorte que le comptable est conduit à réclamer à nouveau au pensionné les pièces que ce dernier avait produites quelques mois auparavant à l'appui de sa demande de pension, ce qui ne va pas sans entraîner de nombreuses protestations de la part des intéressés.

En conséquence, le principe a été admis que l'examen du droit aux prestations familiales ne serait plus effectué au stade de la liquidation, mais seulement au stade de la mise en paiement des pensions par les soins des comptables du Trésor.

Les postulants n'auront donc plus à produire, avec leur demande de pension, les pièces justificatives nécessaires à la reconnaissance du droit aux prestations familiales du chef des enfants qu'ils ont à leur charge. Les pièces en cause seront directement réclamées aux intéressés par les comptables chargés du paiement de la pension.

Il est signalé à cet égard que le transfert d'attribution ainsi réalisé n'aura pas pour conséquence de retarder la mise en paiement des pensions elles-mêmes, puisque les opérations de paiement des pensions sont indépendantes de celles relatives aux prestations familiales, ces dernières étant payées mensuellement et non trimestriellement. La nouvelle procédure n'aura pas non plus pour effet, en pratique, de retarder la mise en paiement des prestations familiales puisque, ainsi qu'il a été dit ci-dessus, le décalage de temps entre la liquidation et la mise en paiement de la pension oblige, en fait, le comptable à renouveler l'instruction de la demande de prestations familiales.

Des instructions seront ultérieurement données pour préciser la date effective d'application de cette mesure.

Figure 1. CERTIFICAT DE VALIDATION DES SERVICES.