La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités d'établissement, aux niveaux local, régional et central, des travaux d'avancement annuels des fonctionnaires des services extérieurs de la défense, non compris les services relevant de la délégation générale pour l'armement.

Ces fonctionnaires peuvent bénéficier outre les avancements d'échelon d'avancements dans un groupe de rémunération supérieur, d'avancements de grade, ou de promotions par changement de corps d'appartenance.

Ces avancements sont élaborés au niveau des services locaux utilisateurs grâce à des procédures faisant intervenir des autorités qui reçoivent, dans le cadre de la déconcentration de l'administration des personnels civils, la responsabilité d'un fusionnement pour les organismes relevant de leur autorité. Pour cette raison il a paru nécessaire de fixer, outre le déroulement des travaux d'avancement, les règles d'harmonisation propres à réaliser au niveau national l'homogénéité des méthodes d'appréciation des personnels concernés.

1. Procédures.

Le travail d'avancement comprend quatre phases successives :

• identification des fonctionnaires proposables et établissement des propositions correspondantes ;

• regroupement des propositions au niveau de l'autorité régionale d'emploi et établissement des listes de fonctionnaires proposés classés par ordre de mérite ;

• fusionnement des propositions au niveau régional supérieur et consultation des commissions administratives paritaires locales lorsqu'elles existent ;

• transmission des travaux à l'administration centrale et achèvement du travail d'avancement.

1.1. Première phase : Etablissement des propositions au niveau local.

Les chefs d'établissement ou de service — ou les chefs d'organes spécialisés de gestion le cas échéant — sont responsables de l'identification des fonctionnaires réunissant les conditions statutaires en vue de l'avancement considéré.

Pour chaque fonctionnaire proposable est renseignée la dernière page de la fiche de notation de l'année de notation précédant l'année de proposition, cette page constituant le mémoire de proposition à l'avancement.

Il est rappelé que l'année de référence de la notation coïncide désormais avec l'année civile. En conséquence l'examen du travail d'avancement au titre de l'année N + 1 se fait au cours du second semestre de l'année N sur la base de la notation de l'année N - 1.

(Ex. : la notation au titre de 1991 établie pour la période du 1er janvier 1991 au 31 décembre 1991 permet l'examen du travail d'avancement pour 1993).

Les propositions sont récapitulées sur l'état modèle n^o 5 (joint en annexe III), qui est adressé à l'autorité d'emploi au niveau régional (voir 1.2 ci-dessous).

Cet état comporte mention des fonctionnaires ajournés.

1.2. Deuxième phase : Proposition de l'autorité d'emploi au niveau régional.

Les directeurs régionaux de service, les directeurs régionaux des essences, pour les fonctionnaires employés dans des établissements ou services relevant de leur autorité.

Pour ce qui concerne les fonctionnaires ne relevant pas d'un directeur général de service et en fonction dans des établissements ou services placés sous leur autorité, les généraux commandants de régions militaires, maritimes et aériennes, les commandants interarmées et commandants supérieurs outre-mer, les commandants de la marine, chefs d'arrondissement maritime, le commandant de la marine à Paris, de la base aérienne n^o 117 établissent un état de proposition modèle n^o 6 (joint en annexe III).

Cet état regroupe les travaux effectués en première phase et constitue par conséquent la première étape du fusionnement préférentiel régional. Il est adressé à l'autorité régionale (voir 1.3) sauf en ce qui concerne les directions régionales des essences qui l'envoient à l'administration centrale (direction centrale des essences).

A cet état est jointe la liste des fonctionnaires ajournés et celle des fonctionnaires non classés.

1.3. Troisième phase : Fusionnement régional.

• a).  Chacune des autorités militaires régionales énumérées à la deuxième phase, deuxième alinéa établit l'état modèle n^o 7 (joint en annexe III) qui est l'état de fusionnement préférentiel régional, établi après examen approfondi des dossiers et confrontation des mérites de l'ensemble des fonctionnaires classés en rang utile sur les états de proposition (modèle n^o 6) produits en deuxième phase.

  Les listes de fusionnement préférentiel régional sont établies compte tenu des indications au titre II.

• b).  En ce qui concerne les corps de fonctionnaires dotés de commissions administratives paritaires locales à savoir :

  • secrétaires administratifs (CAPL n^o 11/…) ;

  • agents administratifs et commis (CAPL n^o 14/…) ;

  • agents techniques de bureau (CAPL, n^o 23/…).

  • agents de bureau (CAPL, n^o 23/…).

  La liste de fusionnement préférentiel régional accompagnée de tous éléments utiles est soumise à l'avis de la CAPL compétente.

• c).  Après recueil de cet avis pouvant conduire le cas échéant à modification du classement de certains fonctionnaires, l'état de fusionnement préférentiel régional est adressé pour exploitation à l'administration centrale, accompagné de l'ensemble du travail d'avancement : états récapitulatifs et mémoires de proposition.

1.4. Quatrième phase : Fusionnement national.

Cette phase correspond à l'achèvement du travail d'avancement par l'administration centrale.

Elle comporte l'élaboration d'un projet de tableau d'avancement, le recueil de l'avis des commissions administratives paritaires centrales, l'établissement du tableau d'avancement, et sa publication au Bulletin officiel des armées.

2. Mise en œuvre du fusionnement régional prevu à la troisieme phase : conditions d'établissement de la liste Préférentielles des candidats à l'avancement.

Le nombre d'avancements susceptibles d'intervenir chaque année n'est pas fonction du nombre de fonctionnaires proposables mais résulte de contraintes réglementaires et des vacances.

L'objet du présent titre est de fournir un certain nombre d'indications permettant la réalisation du fusionnement préférentiel régional qui outre le fait de représenter un élément appréciable de rationalisation du travail garantit grâce à de multiples confrontations les meilleures conditions possibles d'objectivité et d'homogénéité entre services.

La liste préférentielle régionale établie au niveau régional le plus élevé est soumise, lorsqu'il y a lieu, à une commission administrative paritaire locale avant transmission à l'administration centrale.

Dans ce cas, après avis émis par la commission, la liste de fusionnement préférentielle est établie en utilisant la rubrique prévue à cet effet (cf. ANNEXE III, modèle n^o 6).

2.1. Les critères essentiels à prendre en considération.

L'analyse des mérites professionnels d'un fonctionnaire dans le cadre de la préparation du travail d'avancement doit permettre :

2.1.1.

De situer objectivement le fonctionnaire considéré dans la population des proposables.

• a).  Mode d'accès au corps ou grade actuel.

• b).  Ancienneté de services publics, dans le corps et, le cas échéant, le grade ou le groupe d'appartenance.

• c).  Age du fonctionnaire.

• d).  Date depuis laquelle sont réunies les conditions statutaires d'avancement pour une proposition.

• e).  Nombre de propositions antérieures.

L'ordre d'énumération de ces critères présente un caractère aléatoire : en effet, chacun d'entre eux revêt une importance variable selon le type d'avancement dont il s'agit (cf. par. 2.2 ci-dessous).

2.1.2.

D'apprécier la qualité du comportement professionnel au moment où est établie la proposition. Cette appréciation évidemment plus subjective constitue l'élément le plus difficile du travail d'avancement. Elle est opérée compte tenu des quatre critères principaux suivants :

• a).  Notation chiffrée et appréciation générale.

• b).  Grille de comportement.

• c).  Fonctions exercées et aptitude à l'emploi actuel.

• d).  Aptitude à l'emploi supérieur (grade ou corps).

L'actualisation des connaissances des agents participant à des stages de formation ou obtenant des diplômes supérieurs peut également être prise en considération.

2.2. L'utilisation des critères selon le type d'avancement considéré.

Les neufs critères énumérés ci-dessus ont une importance essentielle et doivent être examinés à l'occasion de tout travail d'avancement. Cette énumération ne saurait toutefois, eu égard à l'extrême diversité des situations possibles, revêtir un caractère limitatif.

C'est ainsi, par exemple, que pour certains types d'avancement de cadres subalternes ou supérieurs doivent également être considérés le potentiel de polyvalence d'emploi (aptitude à des tâches diversifiées) et l'aptitude à l'animation d'une équipe de travail (dite également « aptitude au commandement »).

Chacun des critères revêt une importance variable selon le type d'avancement dont il s'agit. L'ordre d'énumération des critères relatifs à l'activité professionnelle de l'agent (cf. 2.12) correspond à celui dans lequel ils doivent être successivement employés. L'annexe I jointe les récapitule sous forme de tableau synoptique, et indique l'importance comparée à attribuer à chacun d'eux. L'utilisation de ces indications doit pouvoir conduire à une harmonisation au plan national des procédures suivies au niveau régional.

Les fonctionnaires peuvent bénéficier des trois types d'avancement suivants :

• a).  Avancement au groupe de rémunération supérieur, groupe III bis.

• b).  Avancement de grade (franchissement de grade au choix, ou après examen professionnel, dans le corps d'appartenance).

• c).  Avancement par changement de corps d'appartenance.

Ces types d'avancement correspondent à des situations spécifiques et à des emplois différents. Les mérites professionnels requis ne sont pas identiques selon qu'il s'agit de tel ou tel type de promotion.

L'évaluation de l'importance comparée des critères énumérés ci-dessus doit par conséquent être diversifiée.

Aucune règle intangible et aucun système de pondération mathématique ne répondent réellement au problème posé par l'avancement qui résulte stricto sensu d'un choix, et non d'un calcul de coefficients. Toute méthode mathématique doit donc être proscrite dès lors qu'elle est utilisée jusqu'au stade de la décision ; elle peut être envisagée toutefois au stade de la préparation du travail.

Il appartient donc à chaque autorité chargée d'un travail de fusionnement d'opérer un choix tenant compte de l'ensemble des éléments du dossier considéré, c'est-à-dire non seulement des critères d'avancement mais également des conditions de présentation d'une candidature par l'établissement d'emploi. Toute présentation très favorable doit évidemment être très fortement motivée pour emporter la conviction.

Pour l'utilisation des critères, dont l'examen doit conduire à une gestion harmonieuse du corps considéré, les indications suivantes doivent être données :

2.2.1. Mode d'accès au corps ou grade actuel : concours, choix, intégration.

Il s'agit d'un critère comportant un effet lorsque, placé en concurrence avec les autres critères, il permet de départager les agents classés à un même niveau. Un fonctionnaire ne peut être défavorisé, par exemple, du fait d'avoir bénéficié d'une promotion au choix, laquelle traduisait déjà ses mérites.

2.2.2. Ancienneté de services civils, dans le corps, dans le grade.

Le critère d'ancienneté conjugué évidemment avec celui de la qualité des services rendus, joue un rôle important pour l'avancement de groupe.

2.2.3. Age.

Malgré l'apparence, ce critère n'est pas complémentaire du précédent, dans la mesure où il existe des fonctionnaires réputés « jeunes » et totalisant une grande ancienneté (ex. : Commis échelle 4 de 39 ans totalisant vingt ans de service).

L'importance de l'âge ne peut donc être appréciée qu'au regard de l'ancienneté de service.

Le cas des fonctionnaires dits « retraitables », âgés de plus de 60 ans doit être examiné avec une particulière bienveillance s'agissant des avancements de groupe.

Toutefois, l'attitude consistant à proposer systématiquement ces fonctionnaires, sur ce seul critère est à proscrire : un juste équilibre doit être observé entre « jeunes » et « retraitables » et l'avancement doit demeurer lié à la qualité de la prestation professionnelle, et constituer pour les fonctionnaires moins anciens un élément de motivation.

2.2.4. Date depuis laquelle sont réunies les conditions d'avancement.

Ce critère est important pour les avancements de grade ou dans un groupe supérieur. Il permet essentiellement de situer l'agent dans une population considérée, dont le rythme d'avancement peut être plus ou moins accéléré, selon la pyramide qu'elle présente.

Il constitue un indice de progression de carrière ne pouvant être négligé dans une perspective de gestionnaire.

2.2.5. Nombre de propositions antérieures.

Le nombre de propositions utiles formulées en faveur d'un fonctionnaire tient à la fois à ses mérites propres et à sa valeur comparée à celle des agents avec lesquels il s'est trouvé en concurrence.

Ce critère permet donc à la fois de compléter le précédent et d'assurer à des conditionnants de même valeur professionnelle le bénéfice d'un déroulement de carrière comparable.

2.2.6. Notation chiffrée. Appréciation générale.

Ces deux éléments complétés par la grille de comportement permettent d'apprécier la manière de servir du fonctionnaire.

La note chiffrée ne doit pas être considérée comme un critère exclusif mais être modérée par l'appréciation générale.

L'examen du travail d'avancement doit tenir compte de la réforme de la notation intervenue en 1985 et notamment de la suppression de la règle de la moyenne imposée. Les effets de la péréquation sur la détermination de la note définitive méritent également d'être pris en considération.

La note chiffrée doit cependant s'analyser comme un critère de comparaison et de classement des fonctionnaires entre eux, et non comme un moyen d'appréciation dans l'absolu.

Il est évident que l'avancement ne peut être proposé qu'au profit de fonctionnaires dont l'appréciation fait ressortir une bonne manière de servir.

2.2.7. Grille de comportement.

Cette grille visualise le comportement de l'agent dans ses fonctions actuelles et reflète certains aspects développés par l'appréciation générale.

Elle doit être examinée avec une particulière attention, s'agissant d'une proposition d'avancement de grade ou de changement de corps.

2.2.8. Fonctions exercées. Aptitude à l'emploi actuel.

Ce critère est déterminant pour l'avancement de grade et de corps.

Il est toutefois distinct du précédent pour permettre aux services de faire la part de la manière de servir — qui peut être bonne — et de l'inadaptation à l'emploi, qui survient dans certains cas.

L'inaptitude à l'emploi actuel est donc un facteur de report temporaire de la proposition d'avancement, lorsqu'il se combine avec une manière de servir satisfaisante ; cependant le cas des fonctionnaires dont la manière de servir est réputée bonne, mais dont l'aptitude est considérée comme insuffisante doit être examinée avec attention. Une autre affectation peut leur être proposée, de sorte que leur aptitude puisse être appréciée dans un environnement différent.

2.2.9. Aptitude à un emploi supérieur.

Ce critère est essentiellement applicable aux avancements de grade et par changement de corps.

Il permet d'évaluer notamment la capacité d'initiative, d'autonomie et de responsabilité.

2.3. Structure de la liste de fusionnement préférentiel régional (phase 3).

Lorsque le travail d'appréciation des mérites des fonctionnaires a été opéré par les services d'emploi, la liste de fusionnement est établie par l'autorité régionale qui ne doit pas considérer l'appartenance à un service comme un critère conduisant à une sélection, mais comme un facteur de répartition harmonieuse des avancements au profit des fonctionnaires méritants, qui doivent bénéficier de chances égales quelle que soit leur affectation.

Si, au niveau de la préparation de la liste un calcul ayant valeur de référence moyenne peut être opéré en examinant le nombre de conditionnants par service et en posant un rapport chiffré constant entre ce chiffre et celui des promotions possibles, en revanche toute règle mathématique permettant de résoudre le problème au niveau de la décision doit être écarté.

Il paraît souhaitable que chaque liste de fusionnement préférentiel régional fasse apparaître un équilibre entre directions et services (en particulier les services gestionnaires des personnels et les autres), qui ne peuvent se prévaloir d'un droit quelconque à un nombre donné d'inscriptions.

Les dernières inscriptions, qui se situent forcément « à la marge » et qui sont très généralement maintenues l'année suivante, méritent une discussion particulièrement approfondie.

3. Dispositions diverses.

(Modifié : 1er mod. du 04/01/1983.)

L'administration centrale établit un calendrier général du travail d'avancement et de réunions des commissions administratives paritaires pour l'année considérée.

Ce calendrier ne peut être respecté qu'à la condition que les travaux obtenus en troisième phase de la procédure (cf. 1) soient adressés dans les délais voulus à l'administration centrale.

Les dates d'exigibilité des travaux d'avancement seront indiquées chaque année dans le cadre d'une dépêche de préparation des travaux annuels. L'annexe II jointe constitue la récapitulation des travaux d'avancement susceptibles d'être examinés.

Toutes dispositions permettant de respecter les dates de production du travail d'avancement doivent être prises, notamment au niveau régional, s'agissant de la convocation des organismes paritaires locaux.

Les dates de convocation des commissions administratives paritaires centrales seront portées à la connaissance de tous les commandants régionaux par l'administration centrale, compte tenu du calendrier établi.

Les représentants du personnel à ces commissions seront convoqués par message dans les délais prévus par la réglementation et notamment les règlements intérieurs.

Sont abrogées toutes dispositions antérieures relatives à l'avancement des fonctionnaires des services extérieurs et notamment l'instruction n^o 43/PC/4 du 3 août 1959 (n.i. BO) relative à la notation et à l'avancement des fonctionnaires des services extérieurs.