Préambule.

La présente instruction, prise en application des textes de référence, a pour objet de préciser les modalités relatives à l'établissement du document imprimé N° 621-5*/1, dont un exemplaire est joint in fine, et les règles à observer pour sa transmission aux organismes chargés de l'exploiter.

En effet, dans un souci d'emploi efficace de ses cadres de réserve, le service de santé a établi un imprimé N° 621-5*/1 qui comporte 2 parties :

• au recto, des tableaux réservés à la notation des officiers et aspirants de réserve ;

• au verso, un bulletin de renseignements.

Cette instruction concerne les officiers et aspirants de réserve dans les cadres et hors cadres, à l'exclusion des officiers de réserve servant en situation d'activité et des aspirants et élèves officiers de réserve accomplissant leurs obligations du service militaire actif.

Elle est également applicable aux militaires infirmiers et techniciens de réserve des hôpitaux des armées (MITRHA) recrutés selon les dispositions de l' arrêté du 25 juillet 1986 susvisé.

1. Notation des officiers, aspirants et militaires infirmiers et techniciens de réserve des hôpitaux des armées et utilisation de l'imprimé N° 621-5*/1 (RECTO).

1.1. Dispositions générales.

1.1.1. But de la notation.

La notation d'un cadre de réserve a pour but de renseigner les autorités militaires dont il relève sur :

• sa valeur individuelle ;

• la valeur de ses services ;

• ses possibilités d'emploi.

Elle aboutit à attribuer un « niveau d'entraînement » au titre de l'instruction de perfectionnement et à classer l'officier, l'aspirant et le MITRHA dans une catégorie de choix pour l'avancement.

1.1.2. Circonstances de notation.

Les cadres de réserve doivent faire l'objet d'une notation dans les 2 cas suivants :

• après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours consécutifs ;

• ou bien en fin d'année d'instruction pour ceux qui ont une activité soutenue.

La notation après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours consécutifs fait l'objet du chapitre II du titre premier.

Conformément aux dispositions de l'instruction n^o 26000/DEF/CAB/SBDC/DECO/B/5 du 15 mai 1984 modifiée (BOC, p. 2958, abrogée par l'instruction n^o 10500/DEF/CAB/SDBC/DECO/B5 du 1^er janvier 1999 (BOC, p. 4129), annexe A 5, paragraphe 28, il faut entendre par service, les activités accomplies strictement dans le cadre de l'instruction militaire.

La notation en fin d'année d'instruction fait l'objet de dispositions particulières décrites au chapitre 3 du titre premier.

1.1.3. But du bulletin de renseignements.

Le bulletin de renseignements est destiné à actualiser la situation individuelle, civile et professionnelle des cadres de réserve et à prendre note de leur desiderata.

En outre, à l'occasion des contrôles périodiques, il permet aux organismes d'administration de proposer au ministre un avis de maintien dans les cadres ou de radiation.

1.1.4. Circonstances d'utilisation du bulletin de renseignements.

Le bulletin de renseignements est utilisé dans les cas suivants :

• conjointement avec la feuille de notes, imprimé N° 621-5*/1, à l'occasion de la notation après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours, décrite au chapitre II du titre premier de la présente instruction. Dans ce cas, seuls les 4 premiers paragraphes sont renseignées ;

• ou bien seul, dans le cadre du contrôle périodique, selon un calendrier déterminé. Le bulletin de renseignements est alors édité par le centre de traitement de l'information médicale des armées (CETIMA), dans le format 13,5 × 21.

1.1.5. Présentation du bulletin de renseignements.

Quelles que soient les circonstances d'utilisation, ou le format employé, le bulletin de renseignements est divisé en 6 paragraphes intitulés comme suit :

Paragraphe 1. IDENTIFICATION.

Les renseignements demandés concernent l'état civil du cadre de réserve.

Paragraphe 2. DOMICILE.

Il s'agit du lieu d'habitation habituel, c'est-à-dire, le lieu où doivent être expédiés les documents, correspondances, concernant le réserviste.

Paragraphe 3. ACTIVITES CIVILES.

Le cadre de réserve doit indiquer avec le maximum de précisions sa profession et les fonctions qu'il exerce.

Paragraphe 4. DIPLOMES ET DISTINCTIONS HONORIFIQUES.

Les renseignements portés dans ce paragraphe permettent à l'administration de connaître les spécialités ainsi que les qualifications détenues par les cadres de réserve, de façon à mieux utiliser leurs compétences dans le cadre des emplois de mobilisation.

Paragraphe 5. DESIDERATA.

Ce paragraphe 5, articulé en 3 rubriques, n'est renseigné qu'à l'occasion des contrôles périodiques décrits au chapitre III, articles 20 à 27.

  I. Desiderata particulier.

Le cadre de réserve peut exprimer ses desiderata, par exemple changement d'armée, de corps…

  II. Officiers et aspirants de réserve.

Cette rubrique comporte 4 questions auxquelles les cadres de réserve doivent répondre par oui ou par non.

  II.1. « Je demande mon maintien dans les cadres ».

Conformément aux dispositions de l'article L. 67 du code du service national, les hommes sont dégagés des obligations du service militaire à l'âge de 35 ans. Ceux qui désirent servir au-delà de cette limite, en vertu des dispositions de l'article L. 69 du code du service national, doivent l'indiquer dans cette rubrique ; il est entendu que le ministre se réserve le choix de sa décision.

  II.2. « Je demande une affectation de mobilisation ».

Les cadres de réserve peuvent demander à servir dans une unité ou formation militaire.

  II.3. « Je demande une affectation de défense ».

Le cadre de réserve peut exprimer le désir de servir, en cas de crise ou de conflit non pas dans une unité militaire, mais dans une formation civile de la défense.

  II.4. « Je demande à effectuer un stage ou période militaire ».

Il suffit de préciser la nature du stage souhaité et les dates qui conviennent le mieux.

  III. Personnels âgés de moins de 35 ans.

Dans ce paragraphe, il n'est posé qu'une seule question relative à l'honorariat, à laquelle le cadre doit répondre par oui ou par non. La notice d'information jointe en annexe, donne, en son paragraphe III des indications précises sur l'attribution de l'honorariat.

Paragraphe 6. AVIS DES AUTORITES HIERARCHIQUES.

Ce paragraphe est renseigné uniquement par les organismes d'administration, chargés de proposer au ministre (DCSSA) un avis en matière de maintien dans les cadres ou de radiation.

1.2. Notation après tout service d'une durée égale ou supérieure a trois jours consécutifs.

1.2.1. Ouverture de la feuille de notes.

La feuille de notes est émise en 3 exemplaires par l'autorité qui note en premier ressort.

Le secrétariat de l'autorité militaire chargée de l'ouverture de la feuille de notes a pour tâche :

• d'apposer son timbre en haut et à droite de la page réservée à la notation ;

• de renseigner les tableaux 1 « Identification » et 2 « Motif d'émission. »

1.2.2. Notation en premier ressort

(tableau 3 de la feuille de notes).

  4.1. Autorité chargée de la notation.

La notation en premier ressort est établie sous la responsabilité et la signature du commandant de l'unité ou du chef de la formation dans laquelle le service donnant lieu à notation a été exécuté et constaté.

  4.2. Rôle de l'autorité chargée de la notation en premier ressort.

Après avoir fait remplir au préalable par le cadre de réserve les 4 premiers paragraphes du bulletin de renseignements situé au verso de la feuille de notes, l'autorité chargée de la notation en premier ressort renseigne le tableau 3 « Appréciations de l'autorité notant en premier ressort ».

  4.3. Rédaction du tableau 3 « Appréciations de l'autorité notant en premier ressort ».

La rédaction de ce tableau comprend 2 parties. Une première partie, constituée de notes chiffrées, numérotée 3.1 à 3.5 inclus et une deuxième partie, paragraphe 3.6. réservée aux observations.

  4.3.1. Première partie : attribution de notes chiffrées.

  4.3.1.1. Paragraphe 3.1 « Pour mémoire » : qualités physiques (sur 5) ».

Cette note n'intervient pas dans le calcul de la note définitive ; elle a pour but de renseigner les autorités militaires sur l'état de santé apparent du cadre noté, sa résistance, sa pratique des sports, tous éléments qui interviennent dans l'appréciation globale et dans l'attribution des emplois de mobilisation.

  4.3.1.2. Paragraphe 3.2 « Participation et valeur des services rendus (sur 10) ».

Il est tenu compte pour ce critère de la qualité des services réellement effectués au cours de la période concernée par la notation : aptitude à l'emploi, rendement, ponctualité, intérêt porté au service, dévouement, etc.

  4.3.1.3. Paragraphe 3.3 « Esprit militaire (sur 5) ».

Il s'agit de juger l'esprit de discipline, le comportement général, la tenue, l'intérêt porté à la qualité de cadre de réserve.

  4.3.1.4. Paragraphe 3.4 « Personnalité et aptitude au commandement (sur 5) ».

Ce critère est destiné à mettre en valeur les cadres de réserve particulièrement remarqués pour leur sens de l'initiative et de l'organisation, pour leur aptitude à diriger une équipe.

  4.3.1.5. Paragraphe 3.5 « Note (sur 20) ».

La note globale sur 20 est donnée par l'addition des notes attribuées aux trois derniers critères.

  4.3.2. Deuxième partie : rédaction du paragraphe 3.6. « Observations ».

Le but de ce paragraphe est de fournir des renseignements sur les tendances dominantes décelées au cours du service donnant lieu à notation et sur l'orientation qu'il convient de donner au réserviste quant à son emploi ou à sa carrière en général.

Les titres, brevets ou qualifications particulières acquis au cours des services donnant lieu à notation, doivent figurer dans ce paragraphe.

1.2.3. Notation en deuxième ressort

(tableau 4 de la feuille de notes).

  5.1. Autorité chargée de la notation.

La notation en deuxième ressort est établie par le directeur du service de santé de la région ou le directeur interarmées du service de santé des forces armées implantées dans les départements et territoires d'outre-mer dont relève techniquement les cadres de réserve notés.

  5.2. Rédaction du tableau 4 « Avis du directeur du service de santé de la région ».

Ce tableau 4 se divise en 5 paragraphes numérotés 4-1 à 4-5. Les paragraphes 4-1 et 4-2 constituent la partie chiffrée de la notation, les paragraphes 4-3 et 4-4 attribuent des critères de sélection en matière de récompenses et d'avancements, le paragraphe 4-5 permet de rédiger la synthèse de la notation.

  5.2.1. Attribution de notes chiffrées.

  5.2.1.1. Paragraphe 4.1 « Note du directeur (de – 5 à + 5) ».

Le notateur en deuxième ressort a la possibilité d'attribuer une note chiffrée dont la valeur se situe entre – 5 et + 5. Cette façon de faire permet de nuancer la notation faite en premier ressort et de mettre en valeur les cadres les plus méritants. Le notateur peut s'abstenir de la notation chiffrée. Le signe X est alors porté dans la colonne intéressée.

  5.2.1.2. Paragraphe 4.2 « Note définitive (3.5 + 4.1) ».

La note définitive est égale à la note attribuée en premier ressort, augmentée ou éventuellement diminuée de la note donnée par le notateur en deuxième ressort.

  5.2.2. Attribution des critères de sélection.

  5.2.2.1. Paragraphe 4.3 « Niveau d'entraînement ».

Le niveau d'entraînement est déterminé par la note définitive selon le tableau de concordance suivant :

  5.2.2.2. Paragraphe 4.4. « Proposition pour l'avancement ».

Le paragraphe « Proposition pour l'avancement » est toujours renseigné, que l'intéressé réunisse ou non les conditions pour être promu au grande supérieur.

Les catégories de choix sont : grand choix, choix, normal, ajourné.

Ces différentes catégories de choix doivent correspondre aux niveaux d'entraînement déterminés ci-dessus selon le tableau de concordance suivant :

  5.2.3. Paragraphe 4.5 « Observations ».

Ce paragraphe, de rédaction libre, permet au notateur en deuxième ressort de donner un avis sur la valeur générale des cadres de réserve.

1.2.4. Visa de l'autorité militaire supérieure

(tableau 5).

Le tableau 5 « Visa de l'autorité militaire supérieure » est réservé à l'officier général, commandant de région ou commandant interarmées.

1.2.5. Procédure de transmissions successives et exploitation des feuilles de notes.

  7.1. Transmissions successives des feuilles de notes.

Les feuilles de notes sont adressées par le notateur en premier ressort au directeur du service de santé de la région ou au directeur interarmées, notateur en deuxième ressort, dont relève techniquement le cadre noté. Elles sont ensuite communiquées pour avis, à l'officier général commandant la région ou commandant interarmées.

  7.2. Exploitation des feuilles de notes.

L'officier général commandant la région ou commandant interarmées adresse en retour, après visa, les feuilles de notes au directeur du service de santé de la région ou au directeur interarmées. Ce dernier conserve un exemplaire de la feuille de notes en sa qualité d'autorité technique chargée de proposer les affectations de mobilisation et expédie un exemplaire à l'autorité locale qui effectue le travail de décompte annuel des points au titre des récompenses « réserves ». Ces autorités locales sont :

• pour l'armée de terre, les directeurs du service de santé des régions militaires ;

• pour l'armée de l'air, les commandants des centres mobilisateurs air ;

• pour la marine, les commandants des centres d'instruction des réserves de l'armée de mer.

1.3. Notation en fin d'année d'instruction.

1.3.1. Généralités.

Les cadres de réserve sont notés, ainsi qu'il est précisé au chapitre II, après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours. Toutefois, ceux qui ont une participation soutenue à une activité militaire, peuvent faire l'objet d'une seule notation en fin d'année d'instruction.

L'année d'instruction est décomptée du 1er octobre de chaque année au 30 septembre de l'année suivante.

Dans le cas où le cadre de réserve aurait été noté plusieurs fois dans l'année, seule sera retenue la notation la plus élevée se rapportant à l'emploi de mobilisation détenu ou envisagé, ou à défaut, la plus favorable à l'intéressé.

1.3.2. But de la notation.

La notation en fin d'année d'instruction a pour but de classer le cadre de réserve à un « niveau d'entraînement » permettant ainsi de chiffrer la « valeur des services » effectués au cours d'une année d'instruction. Elle conditionne le type de récompenses à attribuer (témoignage de satisfaction du ministre, à l'ordre de la région ou de la division), conformément aux dispositions de l'instruction n^o 26000/DEF/CAB/SDBC/DECO/B/5 du 15 mai 1984 (BOC, p. 2958, abrogée par l'instruction n^o 10500/DEF/CAB/SDBC/DECO/B5 du 1 janvier 1999 (BOC, p. 4129)) modifiée.

La notation en fin d'année d'instruction est établie puis exploitée au niveau de la région.

1.3.3. Conditions de notation en fin d'année d'instruction.

Pour être noté en fin d'année d'instruction, le cadre de réserve doit avoir effectué un minimum de service ⁽¹⁾. Ce minimum est fixé à :

• trois journées d'instruction ;

• ou six demi-journées ;

• ou, pour les conférences, à la conduite de 12 conférences de deux heures chacune ;

• ou, pour les personnels spécialistes, à vingt-quatre heures d'instruction de perfectionnement ou de spécialisation sous forme de séances échelonnées ou de périodes bloquées.

1.3.4. Autorité chargée de l'ouverture de la feuille de notes.

Les feuilles de notes sont ouvertes en 3 exemplaires par l'autorité régionale chargée de l'instruction ou éventuellement par leurs délégués. Ces autorités sont les suivantes :

• les directeurs du service de santé des régions et les directeurs interarmées du service de santé ;

• les médecins-chefs des divisions militaires territoriales ;

• les directeurs des écoles de perfectionnement des officiers de réserve (EPOR) ;

• les commandants des centres air de perfectionnement et d'instruction pour les réserves (CAPIR) ;

• les commandants des centres d'instruction des réserves de l'armée de mer (CIRAM).

L'autorité qui ouvre la feuille de notes appose son timbre en haut et à droite de la feuille et remplit les tableaux 1 « Identification » et 2 « Motifs d'émission ».

1.3.5. Notation en premier ressort.

  12.1. Autorité chargée de la notation.

La notation en premier ressort est établie par l'autorité qui a ouvert la feuille de notes (cf. Article 11).

  12.2. Rôle de l'autorité chargée de la notation en premier ressort.

L'autorité chargée de la notation en premier ressort renseigne le tableau 3 « Appréciations de l'autorité notant en premier ressort », ainsi qu'il l'est décrit au paragraphe 4.3 de la présente instruction.

1.3.6. Notation en deuxième ressort.

Les dispositions prévues à l'article 5 ci-dessus sont applicables à la notation en fin d'années d'instruction.

1.3.7. Procédure de transmissions successives et exploitation des feuilles de notes.

La procédure de transmissions successives et l'exploitation des feuilles de notes, décrites à l'article 7 sont applicables à la notation en fin d'année d'instruction.

2. Utilisation de l'imprime N° 621-5*/1 (VERSO) intitulé « bulletin de renseignements ».

2.1. Utilisation du bulletin de renseignements à l'occasion de la notation après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours.

2.1.1. Objet du bulletin de renseignements.

Le bulletin de renseignements joint à la feuille de notes est rempli par le cadre de réserve avant la notation en premier ressort.

Les paragraphes numérotés de 1 à 4 sont renseignés avec précision.

Les indications ainsi portées sur ce document permettent la mise à jour des fichiers « personnels », tenus par les organismes chargés de l'administration des réserves.

2.1.2. Destination à donner au bulletin de renseignements.

Le bulletin de renseignements, utilisé à l'occasion de la notation après tout service d'une durée égale ou supérieure à trois jours, suit la même destination que la feuille de notes (cf. Article 7).

2.2. Utilisation du bulletin de renseignements à l'occasion des contrôles périodiques.

2.2.1. Périodicité de l'envoi du bulletin de renseignements.

Les cadres de réserve remplissent périodiquement un bulletin de renseignements, de format 13,5 × 21, édité par le CETIMA lorsqu'ils atteignent les âges de :

• 34 ans pour tous les officiers, aspirants et MITRHA

• 39, 44 et 49 ans pour les officiers et MITRHA.

2.2.2. Documents joints au bulletin de renseignements.

Afin de donner un maximum d'informations aux cadres de réserve, soumis au contrôle périodique, le CETIMA édite, en même temps que le bulletin de renseignements, les documents suivants :

• une lettre explicative portant l'un ou l'autre des numéros suivants : 621-5*/2 à 621-5*/4 selon l'âge et la catégorie des personnels contrôlés ;

• une notice d'information, dont le modèle est donné en annexe.

L'ensemble de ces documents est adressé, en même temps que le bulletin de renseignements, aux cadres de réserve faisant l'objet du contrôle.

2.2.3. Expédition du bulletin de renseignements.

  22.1. … aux organismes d'administration.

La direction centrale du service de santé des armées, sous-direction personnel, bureau réserves-aumônerie, adresse annuellement aux organismes chargés de l'administration des réserves, sous bordereau d'envoi explicatif, une liste en triple exemplaires des personnels à contrôler ainsi que les bulletins de renseignements s'y rapportant.

  22.2. … aux cadres de réserve.

Les organismes chargés de l'administration des réserves, après avoir vérifié la concordance des noms entre les listes récapitulatives et les bulletins de renseignements, adressent ces derniers aux cadres de réserve concernés et conservent les listes récapitulatives par devers eux.

Le cadre de réserve soumis au contrôle périodique dispose d'un délai de deux mois pour remplir le bulletin de renseignements et le réexpédier à son organisme d'administration.

2.2.4. Mise à jour du fichier informatique.

Au fur et à mesure de la réception des bulletins de renseignements complétés par les cadres de réserve, les organismes d'administration confrontent les indications ainsi fournies avec celles figurant dans leur fichier et signalent sans tarder au département les modifications qui s'imposent.

2.2.5. Rôle des autorités techniques régionales.

Après expiration du délai de deux mois accordé aux réservistes pour réexpédier leur bulletin de renseignements, les organismes d'administration adressent l'ensemble des bulletins reçus accompagné d'un exemplaire de la liste nominative de contrôle à leurs autorités techniques régionales respectives (directions du service de santé des régions militaires, aériennes ou maritimes). Ces dernières donnent un avis en matière de maintien ou de radiation des cadres et renvoient l'ensemble de ces documents aux organismes d'administration.

2.2.6. Exploitation des bulletins de renseignements et des listes récapitulatives par les organismes d'administration.

Après avis des autorités techniques régionales mentionnées à l'article 24 ci-dessus, les organismes d'administration renseignent le paragraphe 6 des bulletins de renseignements « avis des autorités hiérarchiques » en proposant soit le maintien dans les cadres, soit la radiation avec ou sans honorariat puis reportent les mentions de proposition sur les listes nominatives à gauche en regard de chaque nom.

Les organismes d'administration adressent tous les bulletins de renseignements reçus ainsi qu'un exemplaire de la liste récapitulative des personnels à contrôler à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction personnels (bureau réserves et aumônerie), conformément aux directives du bordereau d'envoi explicatif.

2.2.7. Dispositions concernant les cadres qui n'ont pas réexpédié leur bulletin de renseignements.

Lorsque le cadre de réserve n'a pas rempli et renvoyé le bulletin de renseignements dans les délais fixés par l'article 22, son organisme d'administration prend à son égard les dispositions conformes aux directives de la circulaire 3610 /DEF/DCSSA/1/RA/1 du 07 mars 1984 (BOC, p. 3333).

2.2.8. Exploitation des bulletins de renseignements par l'administration centrale.

La direction centrale du service de santé des armées exploite à son niveau les bulletins de renseignements et les listes des personnels à contrôler.

En fonction des propositions émises par les organismes d'administration, elle prononce le maintien dans les cadres ou la radiation et communique sa décision aux organismes d'administration ainsi qu'aux personnels concernés.

3. CONTROLE INTERMEDIAIRE DES ASPIRANTS AGES DE 29 ET 32 ANS.

3.1. Envoi des lettres (imprimé N° 621-5*/5 ).

La direction centrale du service de santé des armées envoie annuellement aux organismes d'administration une lettre numérotée 621-5*/5, destinée aux aspirants de réserve du service de santé âgés de 29 et 32 ans, ne détenant pas, en fin de service militaire actif, l'un des titres exigé pour une nomination au premier grade d'officier. Cette lettre les invite à produire une photocopie de leur diplôme d'Etat ainsi qu'une photocopie de toutes les qualifications acquises depuis leur admission dans les réserves.

Après mise à jour du fichier informatique par les organismes d'administration, les personnels concernés, figurant sur une liste de conditionnants, peuvent faire l'objet d'une proposition d'avancement sous réserve que leur aptitude militaire et physique ait été vérifiée.

Par ailleurs, les renseignements fournis permettent au commandement d'affecter ces personnels à un poste de mobilisation correspondant à leur spécialisation.

4. Dispositions diverses.

4.1. Dispositions particulières concernant les centres d'instruction des réserves de l'armée de mer de Paris et de Strasbourg.

La direction centrale du service de santé des armées, sous-direction organisation, bureau organisation générale, joue vis-à-vis des CIRAM de Paris et de Strasbourg, le rôle technique dévolu aux directions du service de santé des régions maritimes.

4.2. Documents abrogés.

La présente instruction abroge l'instruction n^o 16000/MA/DCSSA/1/RA/1 du 25 septembre 1973 (BOC/SC, p. 1383 ; BOC/G, p. 903 ; BOC/M, p. 1276 : BOC/A, p. 931) et ses deux modificatifs du 1er juin 1980 (BOC, p. 2018) et du 20 mai 1983 (BOC, p. 2467).

4.3. Mise en application de la présente instruction.

La présente instruction prendra effet du jour de sa publication au Bulletin officiel des armées.