Préambule.

La comptabilité des produits pharmaceutiques en approvisionnement ou en attente dans les formations du service de santé des armées est définie dans l'instruction provisoire n^o 700/DEF/DCSSA/3/ER du 4 avril 1984, relative à la comptabilité des matériels et approvisionnements pharmaceutiques dans les établissements du service de santé des armées citée en référence 4.

Cependant, les dispositions du livre V du code de la santé publique soumettent les stupéfiants à un régime particulier qui oblige à un suivi permanent des mouvements afférents à ces stupéfiants.

C'est pourquoi, la présente instruction, prise en application des dispositions précitées, a pour objet de définir les modalités particulières applicables à la comptabilité spéciale des stupéfiants en approvisionnement, en attente ou en service, dans les armées.

A cet effet, elle détermine les principes de cette comptabilité spéciale ; elle décrit les documents comptables correspondants et en fixe les modalités de tenue ; elle précise enfin les vérifications et contrôles à effectuer.

Elle est articulée en cinq titres qui définissent chacune les règles applicables :

• aux établissements de ravitaillement ;

• aux hôpitaux des armées ;

• aux infirmeries de régiments, corps et unités ;

• aux laboratoires ;

• aux pharmacies de cessions.

1. Comptabilité spéciale des stupéfiants dans les établissements de ravitaillement.

1.1. Établissements de ravitaillement dirigés par un pharmacien chimiste des armées.

1.1.1. Objectifs de la comptabilité spéciale des stupéfiants.

La comptabilité spéciale des stupéfiants a pour but :

• la connaissance quantitative des stupéfiants précités ;

• la description, le suivi et le contrôle des mouvements de manière notamment à prévenir tout détournement et à situer les responsabilités correspondantes ;

• la fourniture des renseignements utiles aux pharmaciens inspecteurs, notamment la provenance et la destination des stupéfiants en cause.

1.1.2. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  2.1. Compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

  2.1.1. But du registre.

Ce registre a pour but :

• de faciliter au pharmacien chimiste, détenteur-dépositaire, les opérations de comptabilité prévues par la réglementation ;

• de lui donner la possibilité de disposer, à tout moment, des éléments permettant un contrôle rapide de la nature et des quantités de stupéfiants dont il a la charge.

Ce registre reçoit l'inscription des nom et grade du pharmacien chimiste précité. Il doit être obligatoirement coté et paraphé, selon le cas, par :

• le pharmacien chimiste général, directeur des approvisionnements et établissements centraux, pour les établissements de ravitaillement placés sous ses ordres ;

• le médecin général directeur du service de santé du 2e corps d'armée (CA) et des forces françaises en Allemagne (FFA) pour la 610e compagnie de ravitaillement du service de santé (CRSS) ;

• les directeurs interarmées du service de santé des forces implantées outre-mer pour les pharmacies d'approvisionnement et les dépôts de ravitaillement placés sous leurs ordres.

  2.1.2. Contexture du registre.

Toute entrée et toute sortie de stupéfiants doit être inscrite sur le compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

A cet effet, le registre comporte :

• 1. Cinq colonnes destinées à recevoir les références des mouvements :

  • numéro d'ordre ;

  • date du mouvement ;

  • numéro d'inscription de la pièce justificative au registre-journal réservé aux stupéfiants ;

  • nom du fournisseur ;

  • nom du destinataire.

  Le même numéro d'ordre peut s'appliquer à tous les stupéfiants contenus dans une même réception ou livraison.

• 2. Trois colonnes principales pour chaque stupéfiant en stock :

  • une colonne entrées « E » à remplir à chaque livraison, le jour de la réception ;

  • une colonne sorties « S » à remplir à chaque opération le jour même ;

  • une colonne balance « B » à remplir à chaque inscription dans les colonnes « E » et « S ».

  Dans la colonne « sorties » sont portées, non seulement les quantités délivrées aux formations abonnées, mais encore, les quantités entrant dans les compositions officinales ainsi que les quantités sorties par destruction.

  Les stupéfiants en nature sont comptabilisés en unités de masse ; les spécialités pharmaceutiques sont comptabilisées en unités thérapeutiques et non en unités de conditionnement.

• 3. Une colonne « observations » destinée à recevoir tous renseignements complémentaires :

  • pour les réceptions : le numéro de référence donné par le vendeur au produit livré et le numéro de référence porté sur l'étiquette de chaque récipient ;

  • pour les livraisons : le ou les numéros de référence portés sur l'étiquette d'origine ;

  • pour les préparations : la quantité et la nature du produit obtenu ;

  • pour les destructions : le numéro du procès-verbal de destruction.

  En fin de mois, sont récapitulées à l'encre rouge dans les colonnes prévues à cet effet, pour chaque produit, les quantités reçues, les quantités sorties et la quantité existante en stock ; cette dernière est reportée dans la colonne balance au premier jour du mois suivant.

  2.1.3. Cas particuliers.

Dans le cas d'entrées ou de sorties de stupéfiants consécutives à des dislocations ou des confections de sous-unités collectives, pour les établissements qui en réalisent (y compris les pharmacies magasins des ports pour les états d'allocation des matériels des bâtiments de la marine nationale), les renseignements portés dans les colonnes fournisseurs, destinataires, observations sont identiques à ceux prévus au paragraphe 8.2 ci-après.

En outre, dans les établissements centraux de ravitaillement sanitaire chargés de la dislocation des sous-unités collectives, le pharmacien chimiste, détenteur-dépositaire des médicaments en approvisionnement et en attente à l'établissement ouvre un registre des procès-verbaux des réceptions des stupéfiants provenant de la dislocation des sous-unités collectives, identique à celui visé au paragraphe 8.1 ci-dessous.

  2.2. Registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28.

Ce registre est coté et paraphé par les autorités visées au paragraphe 2.1.1. ci-dessus.

Dans les établissements de ravitaillement, outre le registre-journal, imprimé N° 620-73*/60, où sont répertoriées toutes les pièces comptables, un second registre ; imprimé N° 620-8*/28, est ouvert et réservé à l'inscription des pièces justifiant les entrées et les sorties de stupéfiants ; son intitulé est complété par la mention stupéfiants. Cette inscription se fait dans l'ordre chronologique suivant une numérotation unique et annuelle, à compter du 1er janvier de chaque année.

  2.3. Relevé de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31.

Un relevé de livraison doit accompagner, en double exemplaire, toute livraison ou expédition comportant des stupéfiants.

Il porte le numéro d'ordre d'inscription au registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28.

Les quantités faisant mouvement sont inscrites en toutes lettres.

Dans la colonne « Observations » sont notées les références permettant l'identification des stupéfiants.

Lors de la réception et après vérification des quantités annoncées, le destinataire porte sur les deux exemplaires du relevé la mention d'accusé de réception et le numéro d'enregistrement au registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28 ; un exemplaire est retourné sans délai, après signature, à l'expéditeur ; le deuxième est gardé à l'appui de la comptabilité.

  2.4. Etat annuel des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/17.

Cet état mentionne, pour chaque stupéfiant, les mouvements suivants effectués durant l'année écoulée :

• entrées après achats dans le commerce ;

• sorties après ventes par l'intermédiaire du service des domaines.

Il est adressé, par voie hiérarchique, à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), bureau équipements-ravitaillements, en double exemplaire, pour le 10 janvier de chaque année.

1.1.3. Opérations comptables visant la comptabilité spéciale des stupéfiants.

L'enregistrement des mouvements de stupéfiants est effectué au moment de la réception ou de la livraison de ces substances.

Les pièces comptables produites ou reçues à la suite des entrées et des sorties (factures, certificats administratifs, relevés de livraison) reçoivent, après vérification par le pharmacien chimiste, détenteur-dépositaire, un numéro d'ordre sur le registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28, et les quantités faisant mouvement sont notées sur le compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

1.1.4. Vérifications et contrôles visant la comptabilité spéciale des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  4.1. Tenue et conservation des documents comptables.

Les documents comptables relatifs aux stupéfiants sont tenus par le pharmacien chimiste, détenteur-dépositaire des matériels de l'établissement.

Les inscriptions sont portées à l'encre sans blanc, rature ni surcharge ; en fin de mois elles sont certifiées exactes par le pharmacien chimiste commandant l'établissement.

Les documents comptables précités sont conservés dix ans par l'établissement avant d'être détruits.

  4.2. Visa du document comptable.

Les registres visés à l'article 2 ci-dessus sont cotés et paraphés par les autorités énumérées au paragraphe 2.1.1 de la présente instruction. Ces documents sont présentés au visa du pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées, lors de ses inspections, ou au visa des pharmaciens chimistes inspecteurs agissant par délégation de ce dernier.

Le pharmacien inspecteur vérifie la bonne tenue des registres, la concordance entre les écritures et les existants. Il appose sa signature sur chacun des registres qui lui sont présentés en la faisant précéder de ses nom, grade et de la date à laquelle est effectuée la visite.

1.1.5. Eliminations des stupéfiants.

(Nouvelle rédaction : 1er mod.)

Au niveau de l'établissement détenteur, les stupéfiants altérés ou périmés sont proposés au retrait des approvisionnements, conformément aux dispositions de l'instruction citée en 4e référence. Après que la décision de retrait des approvisionnements ait été prise par les autorités habilitées, leur destruction est effectuée sur place :

• soit par le pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées, dans tous les établissements de ravitaillement ;

• soit par le pharmacien chimiste général, directeur des approvisionnements et des établissements centraux (DAEC) ou par un pharmacien chimiste désigné par lui, dans les établissements subordonnés à la DAEC ;

• soit par les pharmaciens chimistes adjoints et conseillers des directeurs du service de santé des régions, à la 610e CRSS et dans certains établissements implantés outre-mer.

Dans les deux derniers cas, les pharmaciens chimistes précités agissent en tant qu'inspecteurs, par délégation de l'inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées.

Après avoir procédé à la destruction, ils établissent un procès-verbal de destruction des substances vénéneuses, imprimé N° 620-73*/82, en trois exemplaires. Deux sont expédiés à la DCSSA (bureau équipements-ravitaillements), dont un est destiné à l'inspection technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées ; le troisième est conservé par l'établissement, à .l'appui de sa comptabilité ⁽¹⁾.

1.1.6. Exportation des stupéfiants.

L'exportation des stupéfiants est subordonnée à l'obtention :

• par le demandeur, d'un certificat officiel d'importation, établi par le ministère de la santé, ou un autre organisme habilité du pays ou territoire demandeur ;

• par la DCSSA, d'une autorisation officielle d'exportation établie, sur présentation du certificat précité, par le ministère français de la santé.

Les stupéfiants doivent faire l'objet d'expéditions par colis séparés. L'établissement expéditeur présente au transitaire, civil ou militaire, le colis contenant les stupéfiants et l'autorisation officielle d'exportation. Ce dernier, après visa du bureau de douane :

• adresse une attestation d'exportation au ministère de la santé (direction de la pharmacie et des médicaments, bureau PH 5, stupéfiants) ;

• joint aux liasses de transport qui accompagnent le colis le duplicata de l'autorisation officielle d'exportation ;

• renvoie l'original de l'autorisation officielle d'exportation à l'établissement expéditeur qui le conserve avec les pièces justificatives de sortie.

1.2. Établissements de ravitaillement dirigés par un officiers non pharmacien.

1.2.1. Objectif de la comptabilité spéciale des stupéfiants.

(Nouvelle rédaction : 1er mod.)

Dans les établissements de ravitaillement dirigés par un officier du corps technique et administratif du service de santé des armées, les stupéfiants, qui font l'objet d'échanges, constitutions, recomplètements, reversements ou dislocations concernant les formations sanitaires de campagne, les lots de mobilisation ou les sous-unités collectives, sont soumis aux dispositions visant la comptabilité générale des matériels et des approvisionnements pharmaceutiques, comme le précise le préambule à la présente instruction.

Toutefois, les stupéfiants précités sont soumis, en outre, à la comptabilité spéciale dont l'objectif est défini à l'article premier ci-dessus.

Sont chargés de la tenue et de la responsabilité de cette comptabilité spéciale les officiers ci-après :

• dans l'établissement central de matériels de mobilisation de Mondeville, le pharmacien chimiste d'active affecté à l'établissement, agissant en tant que détenteur-dépositaire des médicaments et produits pharmaceutiques en approvisionnement et en attente, conformément aux dispositions du paragraphe 17.2 de l' instruction du 27 octobre 1987 , citée en deuxième référence ;

• dans les établissements de matériels de mobilisation, le pharmacien chimiste du contingent affecté à l'établissement ; ce pharmacien agit en tant que responsable de l'application de la réglementation pharmaceutique visée par les dispositions de l'article L. 512 du code de la santé publique.

1.2.2. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  8.1. Registre des procès-verbaux de réception des stupéfiants provenant de la dislocation des sous-unités collectives, imprimé N° 620-8*/14.

Dans chacun des établissements faisant l'objet du présent chapitre, est tenu un registre des procès-verbaux de réception des stupéfiants provenant de la dislocation des sous-unités collectives. Sur ce registre coté et paraphé par le directeur des approvisionnements et des établissements centraux sont portés, pour chaque opération de dislocation, les renseignements suivants :

• la date de l'opération ;

• la désignation et l'adresse des unités expéditrices ;

• la catégorie et le nombre des sous-unités collectives reçues ;

• la nature et le nombre de stupéfiants récupérés, comptabilisés en unités thérapeutiques et non en unités de conditionnement ;

• toutes les observations jugées utiles : état des sous-unités collectives et des plombages de sécurité, comparaison entre les quantités théoriques et les quantités récupérées, état des manquants, justification des manquants, etc. pour les seuls produits relevant de la réglementation des stupéfiants.

Dans le cas de l'établissement central des matériels de mobilisation, ce registre est signé par le pharmacien chimiste adjoint au commandant de l'établissement, détenteur-dépositaire des médicaments et produits pharmaceutiques en approvisionnement ou en attente.

Dans le cas des établissements de matériels de mobilisation, le registre précité est signé par l'officier détenteur-dépositaire et obligatoirement contresigné par le pharmacien du contingent affecté à l'établissement.

  8.2. Compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

Dans les établissements objet du présent chapitre est ouvert un registre du même modèle que celui visé au paragraphe 2.1 de la présente instruction.

Ce document est coté et paraphé par l'autorité visée au paragraphe 8.1 ci-dessus. Il enregistre, pour chaque opération, outre le numéro d'ordre, la date et le numéro du registre-journal, les renseignements suivants :

• dans la colonne « Fournisseurs », la désignation des unités expéditrice ;

• dans la colonne « Destinataires », la désignation des unités destinataires ;

• dans la colonne « Entrées E », les quantités réceptionnées en vue de procéder aux échanges ou récupérées lors des dislocations et consignées sur le registre des procès-verbaux des réceptions précité ;

• dans la colonne « Sorties S », les quantités mises en place dans les sous-unités collectives constituées et consignées sur les carnets à souches de bons de mouvements intérieurs visés au paragraphe 8.4 ci-dessous ainsi que les quantités détruites par le pharmacien chimiste général inspecteur, lors de ses visites, le pharmacien chimiste général, directeur des approvisionnements et des établissements centraux ou tout pharmacien désigné par lui, conformément aux dispositions de l'article 5 ci-dessus ;

• dans la colonne balance « B », la différence entre les quantités entrées et sorties ;

• dans la colonne « Observations », la désignation et le nombre des sous-unités collectives reversées ou expédiées, le numéro du bon de mouvement intérieur ou de la facture, etc.

En fin de mois, sont récapitulées, dans les colonnes prévues à cet effet, pour chaque produit, les quantités entrées, les quantités sorties et la quantité existante en stock. Cette quantité est reportée dans la colonne balance au premier jour du mois suivant.

  8.3. Registre-journal des pièces comptables, modèle N° 620-8*/28.

Dans les établissements de ravitaillement objet du présent chapitre, outre le registre-journal, imprimé N° 620-73*/60 où sont répertoriées toutes les pièces comptables, un registre, imprimé N° 620-8*/28, est ouvert et réservé à l'inscription des pièces justifiant les entrées et sorties de stupéfiants. Son intitulé est complété par la mention « stupéfiants ». Cette inscription se fait dans l'ordre chronologique suivant une numérotation unique et annuelle à compter du 1er janvier de chaque année.

  8.4. Carnet à souches de bons de mouvements intérieurs, réservé aux mouvements des stupéfiants, imprimé N° 620-73*/40.

Le chef d'établissement ouvre un carnet à souches, imprimé N° 620-73*/40, réservé aux mouvements des stupéfiants, concernant l'utilisation de ces produits pour échanges, constitutions, recomplètements concernant les sous-unités collectives. Ce carnet est tenu par le pharmacien chimiste affecté à l'établissement. Les quantités demandées doivent être portées en toutes lettres ; le bon numéroté doit porter l'objet du mouvement et le numéro de l'ordre de mouvement ; il doit être daté et signé par le pharmacien chimiste précité. Cependant, dans le cas où ce dernier n'est pas un pharmacien chimiste d'active, ce bon est obligatoirement contresigné par l'officier détenteur-dépositaire.

Le mouvement doit être inscrit sur le registre-journal, imprimé N° 620-8*/28, et le numéro d'inscription reporté sur le bon extrait du carnet à souches, imprimé N° 620-73*/40.

En outre, le pharmacien chimiste affecté à l'établissement doit s'assurer de la réalité du mouvement effectué jusqu'à l'introduction du produit dans les sous-unités collectives.

1.2.3. Opérations comptables visant la comptabilité spéciale des stupéfiants.

L'enregistrement des mouvements de stupéfiants est effectué au moment de la réception ou de la livraison de ces substances.

Les pièces comptables produites ou reçues à la suite des entrées et des sorties (factures, certificats administratifs, bon de mouvement, relevés de livraison) reçoivent, après vérification par le pharmacien chimiste, détenteur-dépositaire, un numéro d'ordre sur le registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28 ; les quantités faisant mouvement sont notées sur le compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

1.2.4. Vérifications et contrôles des documents visant la comptabilité spéciale des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  10.1. Tenue et conservation des documents comptables.

Les documents comptables spécifiques, relatifs aux stupéfiants, sont tenus par les pharmaciens chimistes affectés à l'établissement, comme il est précisé à l'article 8 ci-dessus. Les inscriptions sont portées à l'encre, sans blanc, rature ni surcharge. En fin de mois, elles sont certifiées exactes par le commandant de l'établissement.

Avant d'être détruits, sont conservés :

• pendant dix ans, les pièces justificatives portant entrée ou sortie de stupéfiants ;

• pendant dix ans, les registres de comptabilité et les souches des carnets de bons de stupéfiants.

  10.2. Visa des documents comptables.

Les registres concernant la comptabilité des stupéfiants sont cotés et paraphés par l'autorité visée au paragraphe 8.1 ci-dessus. Ces registres reçoivent l'inscription des nom et grade des pharmaciens chimistes chargés successivement de la comptabilité des stupéfiants.

Ils sont présentés au visa du pharmacien inspecteur lors de ces visites, comme il est précisé au paragraphe 4.2 ci-dessus.

1.2.5. Elimination des stupéfiants.

Dans les établissements de ravitaillement dirigés par un officier du corps technique et administratif du service de santé des armées, les stupéfiants retirés des réserves de mobilisation font l'objet d'états de propositions de retraits des approvisionnements, comme il est précisé au paragraphe 5 de la présente instruction.

Les autorités habilitées à détruire ces substances sont celles énumérées à l'article 5 ci-dessus. Après destruction, les autorités précitées établissent un procès-verbal, selon les modalités définies dans l'article précité.

1.3. Établissements de ravitaillement implantés outre-mer.

1.3.1. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

Les pharmacies d'approvisionnement, les dépôts ou sections de ravitaillement sanitaire outre-mer ainsi que la pharmacie magasin des forces françaises du Cap-Vert disposent des documents comptables suivants, relatifs aux stupéfiants :

• relevé de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31 ;

• compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

Ce registre est tenu dans les conditions définies au paragraphe 2.1 ci-dessus. Toutefois, en ce qui concerne les entrées, le numéro inscrit dans la colonne fournisseurs est celui figurant sur le relevé de livraison de stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31.

1.3.2. Tenue, conservation et visa des documents comptables.

  13.1. Tenue des documents comptables.

Les documents comptables spécifiques des stupéfiants sont tenus, soit par le pharmacien chimiste des armées, détenteur-dépositaire, soit par un pharmacien chimiste du contingent ou un médecin des armées désigné par le directeur interarmées du service de santé, lorsque le détenteur-dépositaire n'est pas un pharmacien. Cependant, dans ce cas, les documents comptables précités doivent obligatoirement être contresignés par l'officier détenteur-dépositaire.

Les inscriptions sont portées à l'encre sans blanc, rature ni surcharges. Les documents comptables sont conservés dix ans avant d'être détruits.

  13.2. Visa des documents comptables.

Le compte spécial des stupéfiants visé à l'article 11 ci-dessus est coté et paraphé par le directeur interarmées du service de santé du département ou du territoire. Il est visé en fin de mois par cette autorité.

Les documents spécifiques aux stupéfiants sont présentés au visa du directeur du service de santé des forces françaises stationnées outre-mer ou au visa du pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées, ou à celui de tout pharmacien chimiste agissant par délégation de ce dernier.

1.3.3. Elimination des stupéfiants.

Dans les établissements de ravitaillement implantés outre-mer, les éliminations de stupéfiants altérés ou périmés se font conformément aux dispositions des paragraphes 13.2. et 13.3 de l'instruction citée en première référence.

2. Comptabilité spéciale des stupéfiants dans les hôpitaux des armées.

2.1. Objectif de la comptabilité spéciale des stupéfiants.

Dans les hôpitaux des armées, les stupéfiants en service sont soumis à une comptabilité spéciale dont l'objet est défini à l'article premier de la présente instruction.

2.2. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  16.1. Compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

Ce registre est identique à celui prévu pour les établissements de ravitaillement à l'article 2 de la présente instruction.

Il reçoit les nom et grade des pharmaciens chimistes chefs de service successifs ; il est obligatoirement coté et paraphé par le médecin-chef de l'hôpital. Les modalités de tenue sont celles définies au paragraphe 2.1.2. ci-dessus. Cependant, dans la colonne « nom du destinataire » sont portés les noms des services cliniques au profit desquels sont effectuées les sorties.

  16.2. Registre-journal des pièces comptables, imprimé N° 620-8*/28.

Ce répertoire, coté et paraphé par le médecin-chef de l'hôpital, concerne non seulement les stupéfiants mais aussi tous les articles relevant du service de la pharmacie ; il reçoit l'inscription, dans l'ordre chronologique, des pièces justificatives des mouvements d'entrée et de sortie, numérotées dans une série unique et annuelle, à compter du 1er janvier de chaque année.

En ce qui concerne les stupéfiants, les documents justifiant les entrées sont les suivants :

• le volet n^o 2 du carnet à souches pour commande de stupéfiants, quand il s'agit d'achat dans le commerce, ou de cession à titre exceptionnel par un autre hôpital des armées ⁽²⁾ ;

• le relevé de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31, lorsque ces substances proviennent d'un établissement de ravitaillement du service de santé ;

• les factures des fournisseurs ou des établissements de ravitaillement ;

• les certificats administratifs d'entrée établis après reversement des services cliniques.

Les documents justifiant les sorties sont les suivants :

• les bons, imprimé N° 620-8*/15, utilisés par les services cliniques pour les prescriptions et les renouvellements des stupéfiants ainsi que par le service de la pharmacie pour justifier les sorties des substances précitées nécessaires aux compositions officinales ; ils sont classés mensuellement par ordre chronologique ;

• le volet n^o 1 du carnet à souches pour commande de stupéfiants, en cas de cession à titre exceptionnel à un autre hôpital des armées ;

• les procès-verbaux de destruction des substances vénéneuses, imprimé N° 620-73*/82, établis par le pharmacien chimiste général, inspecteur des services pharmaceutiques et chimiques des armées ou tout pharmacien inspecteur agissant par délégation de ce dernier ;

• les factures accompagnant les ordres de livraison émanant d'une autorité qualifiée.

Le registre-journal reçoit l'inscription des grade et nom des pharmaciens chimistes chefs de service successifs. Il est présenté aux pharmaciens chimistes précités chargés des visites de contrôle de l'application de la réglementation sur les stupéfiants.

Le registre-journal et les documents justifiant les mouvements sont conservés pendant dix ans à la pharmacie avant d'être détruit.

  16.3. Relevé de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31.

Cet imprimé accompagne, en double exemplaire, toute livraison de stupéfiants ; il porte le numéro d'inscription du relevé de livraison au registre-journal des pièces comptables de l'établissement livrancier. Lors de la réception et après vérification des quantités annoncées, le pharmacien habilité porte sur les deux exemplaires du relevé la mention d'accusé de réception et le numéro d'enregistrement au registre-journal des pièces comptables. Un exemplaire est gardé à l'appui de la comptabilité ; un autre est retourné sans délai, après signature, à l'établissement de ravitaillement.

  16.4. Etat annuel des stupéfiants, imprimé n°  620-8*/17.

Les hôpitaux des armées adressent à la direction centrale du service de santé des armées (bureau équipements-ravitaillements), pour le 10 janvier de chaque année, un état annuel des stupéfiants identique à celui visé au paragraphe 2.4 ci-dessus.

2.3. Opérations comptables visant la comptabilité des stupéfiants.

L'enregistrement des mouvements de stupéfiants est effectué dès la réception ou la livraison. Les pièces comptables concernant les entrées et sorties décrites au paragraphe 15.2 ci-dessus reçoivent, après vérification, un numéro d'ordre sur le registre-journal des pièces comptables ; les quantités sont portées sur le compte spécial des stupéfiants, imprimé n^o 620-8*/16.

2.4. Vérifications et contrôles visant la comptabilité spéciale des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  18.1. Tenue et conservation des documents comptables.

Les documents comptables relatifs aux stupéfiants sont tenus par le pharmacien chimiste chef de service ou par un pharmacien chimiste nommément désigné par lui.

Les inscriptions sont portées à l'encre sans blanc, rature, ni surcharge ; en fin de mois, elles sont certifiées exactes par le pharmacien chimiste, chef de service.

Les documents comptables précités sont conservés dix ans à la pharmacie avant d'être détruits.

  18.2. Visa des documents comptables.

Ces documents, cotés et paraphés par les autorités visées à l'article 16 ci-dessus, sont présentés au visa du pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées, lors de ses visites, ou du visa des pharmaciens inspecteurs agissant par délégation de ce dernier.

Les pharmaciens chimistes précités vérifient la bonne tenue des registres, la concordance entre les écritures et les existants et apposent leur signature sur chacun des registres qui leur sont présentés en la faisant précéder de leur nom, grade et de la date à laquelle ils ont effectué la visite.

2.5. Elimination des stupéfiants.

(Nouvelle rédaction : 1er mod.)

La destruction des stupéfiants altérés ou périmés est effectuée, soit par le pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées, soit par les pharmaciens chimistes visés à l'article 18 ci-dessus.

Les procès-verbaux de destruction établis sont adressés à la DCSSA (bureau équipements-ravitaillements), comme il est indiqué à l'article 5 ci-dessus.

3. Comptabilité spéciale des stupéfiants dans les infirmeries des régiments, corps, unités et organismes des armées ou de la gendarmerie. (3)

3.1. Produits faisant l'objet de cette comptabilité.

Dans les infirmeries des régiments, corps, unités et organismes des armées ou de la gendarmerie, les stupéfiants concernés par cette comptabilité spéciale sont ceux inscrits à la dotation.

3.2. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

(Modifié : 1er mod.)

  21.1. Carnet inventaire permanent des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/11.

Coté et paraphé par le médecin général directeur du service de santé de la région où est implantée l'infirmerie (région militaire de défense, région maritime, région aérienne), le carnet-inventaire permanent des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/11, est tenu par le médecin-chef de l'infirmerie.

Il reçoit, le jour de son ouverture, l'inscription des quantités de chacun des stupéfiants existant à l'inventaire.

Au fur et à mesure, y sont portés sans délai les mouvements intéressant les stupéfiants :

• entrées (réceptions…) ;

• sorties (prescriptions, reversements, destructions…).

Il est arrêté en fin de mois ; les existants sont vérifiés par inventaire.

Ce carnet est présenté au pharmacien chimiste chargé de l'inspection, à l'occasion de ses visites.

Lorsqu'il est terminé, il est conservé pendant dix ans à l'infirmerie avant d'être détruit.

  21.2. Relevé de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31.

Cet imprimé accompagne en double exemplaire toute livraison de stupéfiants. Un exemplaire est conservé par le médecin-chef à l'appui de sa comptabilité ; l'autre, revêtu de l'accusé de réception et de la signature du médecin-chef est retourné sans délai, à l'établissement livrancier.

  21.3. Carnet à souches de prescription ou de renouvellement des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15.

Les bons de ce carnet sont destinés à la rédaction des prescriptions de stupéfiants ; ces bons, portant le détail de la prescription et signés par le médecin prescripteur, servent de pièces justificatives des sorties de stupéfiants.

3.3. Opérations comptables et justifications des mouvements de stupéfiants.

Les entrées de stupéfiants sont justifiées par l'exemplaire du relevé de livraison, imprimé N° 620-8*/31, conservé à l'infirmerie.

Les sorties sont justifiées :

• par les bons de prescription extraits du carnet à souches de prescriptions ou de renouvellement des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15 ;

• par le deuxième volet « unité » du billet de mouvement modèle N° 29, en ce qui concerne les infirmeries des bâtiments et les unités de la marine à terre ayant dans leur approvisionnement des stupéfiants, soit dans les sous-unités collectives, soit à l'état isolé ;

• par les ordres de reversement établis par la direction du service de santé sous l'autorité de laquelle est placée la formation ;

• par les procès-verbaux de destruction établis par le pharmacien inspecteur à l'occasion de ses visites.

Dans tous les cas, les inscriptions concernant les stupéfiants sont portées à l'encre, sans blanc, rature, ni surcharge.

3.4. Comptabilité spéciale des stupéfiants entrant dans la composition des sous-unités collectives utilisées en service courant.

(Modifié : 1er mod.)

  23.1. Sous-unités collectives appartenant à la dotation des infirmeries.

Conformément aux dispositions visées à l'article 48 de l'instruction citée en première référence, les stupéfiants entrant dans la composition des sous-unités collectives de secours, d'urgence ou de survie inscrites à la dotation des infirmeries sont assimilées aux médicaments du même type inscrits à l'état isolé à la dotation. En conséquence, ils sont inscrits dans la partie réservée à cet effet du carnet inventaire permanent des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/11.

Les entrées sont justifiées par les factures entrée concernant les SUC précitées, ou les relevés de livraison, imprimé N° 620-8*/31, accompagnant les stupéfiants demandés en renouvellement après utilisation ou après destruction.

Les sorties sont justifiées par les bons de prescription ou de renouvellement des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15, établis par le médecin prescripteur après utilisation et par les procès-verbaux de destruction établis par le pharmacien inspecteur.

  23.2. Sous-unités collectives détenues au titre du service courant et comptabilisées par le corps.

Conformément aux dispositions de l'article 49 de l'instruction citée en première référence, les sous-unités collectives ou individuelles détenues par les corps de troupes, les formations de l'aviation légère de l'armée de terre (ALAT), les bases aériennes, les bases de l'aéronautique navale et les bâtiments de la marine sont suivies en comptabilité par le corps en tant que matériels non consommables et inscrites de ce fait sur les fiches ou registres adéquats propres à chaque armée.

Les stupéfiants qui y sont contenus ne sont pas comptabilisés séparément. Cependant, leurs mouvements (entrées pour recomplètement, sorties après utilisation ou péremption) font l'objet d'un suivi qui incombe au médecin-chef de la formation.

A cet effet, les stupéfiants nécessaires aux échanges, commandés et reçus de l'établissement de ravitaillement auquel l'infirmerie du régiment ou de l'unité est rattachée font l'objet d'une inscription dans la colonne « Entrée » du carnet inventaire permanent des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/11 (2e partie) ; un exemplaire du relevé de livraison, imprimé N° 620-8*/31, accompagnant l'envoi, sert de pièce justificative entrée.

Les sorties pour recomplètement après utilisation sont inscrites dans la colonne « Sortie » du carnet précité (2e partie) ; le bon de prescription nominatif des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15, sert de pièce justificative sortie.

Les stupéfiants sortis après péremption, ceux périmés ainsi récupérés sont inscrits respectivement dans les colonnes « Entrée » « Sortie » du carnet susvisé (2e partie) ; le type de trousse ayant fait l'objet d'un échange de stupéfiant et son numéro sont inscrits dans la colonne « Observations ».

Les stupéfiants périmés détruits par le pharmacien chimiste inspecteur à l'occasion de ses visites sont sortis des comptes ; le procès-verbal de destruction, imprimé N° 620-73*/82, sert de pièce justificative sortie.

3.5. Comptabilité des stupéfiants entrant dans la composition des sous-unités collectives de la réserve de mobilisation.

Les dispositions visant la comptabilité spéciale des stupéfiants contenus dans la présente instruction ne sont pas applicables aux stupéfiants entrant dans la composition des sous-unités collectives stockées au titre de la réserve de mobilisation.

4. Comptabilité spéciale des stupéfiants dans les laboratoires.

4.1. Laboratoires d'analyses médicales des hôpitaux des armées.

Les stupéfiants nécessaires aux laboratoires d'analyses médicales des hôpitaux des armées font l'objet d'une demande formulée auprès du service de la pharmacie de l'hôpital, par le chef du laboratoire, sur bon de prescription extrait du carnet à souches de bons de prescription ou de renouvellement des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15. Ces demandes sont effectuées au fur et à mesure des besoins. La justification du besoin est portée sur chacun des bons précités.

Les entrées sont justifiées par la souche du carnet de bons de prescriptions et de renouvellement des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/15, dont le feuillet détachable a été adressé à la pharmacie de l'hôpital pour perception.

Les sorties sont justifiées par un registre spécialement ouvert pour les analyses ou essais comportant l'utilisation de stupéfiants. Les premier et dernier feuillets de ce registre sont cotés et paraphés par le médecin-chef de l'hôpital. Ce registre reçoit l'inscription, à la date d'exécution, de la nature des échantillons et des résultats et conclusions, de toutes les analyses et expertises comportant l'utilisation de stupéfiants effectuées au laboratoire numérotées dans une série unique et annuelle.

Dans une colonne « observations », il est fait mention des quantités de stupéfiants utilisées pour ces essais ou expertises.

4.2. Autres laboratoires du service de santé des armées

(laboratoires des écoles d'application et de l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées, laboratoires des centres de recherches, laboratoires de chimie analytique, etc.).

  26.1. Documents comptables spécifiques aux stupéfiants.

Le document comptable spécifique aux stupéfiants est le compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16. Ce registre, coté et paraphé par l'autorité chargée de la surveillance administrative du laboratoire, est tenu par le pharmacien chimiste, chef du laboratoire ou par un pharmacien chimiste désigné à cet effet par le médecin général sous l'autorité duquel est placé le laboratoire.

Les inscriptions sont justifiées :

• Pour les entrées :

  • par les relevés de livraison des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/31 quand les substances précitées sont délivrées par les établissements centraux de ravitaillement sanitaire ;

  • par la facture commerciale, pour les substances achetées auprès des fournisseurs civils sur dérogation du ministère de la santé, obtenue par la DCSSA.

• Pour les sorties par un registre des analyses d'un modèle identique à celui décrit à l'article 25 ci-dessus.

  26.2. Etat annuel des stupéfiants.

Les laboratoires du service de santé des armées visés au présent article établissent un état annuel des stupéfiants adressé et renseigné dans les mêmes conditions que celles définies au paragraphe 2.4 de la présente instruction. En outre, pour les stupéfiants interdits de détention ou d'utilisation, et délivrés par dérogation conformément aux dispositions de l'article 30 de l'instruction citée en première référence, cet état fera apparaître les quantités dont l'achat a été autorisé, le numéro et la date de l'ampliation, la justification des sorties et l'état des stocks.

4.3. Laboratoires des armées ne dépendant pas de la DCSSA.

Dans les laboratoires des armées ne dépendant pas de la DCSSA, le chef de laboratoire tient un livre inventaire des stupéfiants ouvert par l'autorité chargée de la surveillance technique et administrative de la formation.

Ce livre reçoit l'inscription de tous les mouvements de stupéfiants. Le jour de son ouverture, les quantités de chaque stupéfiants y sont mentionnées. Chaque mouvement (entrée par réception, sortie par utilisation dans les essais ou analyses) y est porté à sa date et certifié par émargement du chef de service.

Les entrées y sont inscrites à l'encre, sans blanc, rature, ni surcharge.

Au dernier jour de chaque trimestre, les écritures sont arrêtées ; les quantités restantes, calculées par différence entre, d'une part, les existants au premier jour du trimestre et les entrées en cours de trimestre, et d'autre part, les sorties, sont notées et vérifiées par inventaire.

Les inscriptions sont justifiées :

• pour les entrées par la facture commerciale ;

• pour les sorties par toute justification d'emploi de stupéfiants que le chef de laboratoire doit être en mesure de fournir.

Le livre inventaire ne doit pas quitter le laboratoire. Il doit pouvoir être présenté à toute réquisition du pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées ⁽⁴⁾.

A l'occasion des changements de chef de service, le livre inventaire est visé par l'autorité chargée de la surveillance technique et administrative du laboratoire. Lorsqu'il est terminé, il est conservé pendant dix ans par le laboratoire avant d'être détruit.

5. Comptabilité spéciale des stupéfiants dans les pharmacies de cessions, implantées sur le territoire de la république fédérale d'Allemagne et outre-mer.

5.1. Documents comptables spécifiques des stupéfiants.

  28.1. Compte spécial des stupéfiants, imprimé N° 620-8*/16.

Ce registre est identique à celui prévu au paragraphe 2.1 de la présente instruction ; ses modalités de tenue sont celles définies au paragraphe 2.1.2 ci-dessus. Cependant, le pharmacien chimiste responsable, qui porte les délivrances de médicaments stupéfiants, au fur et à mesure, sur l'ordonnancier, est autorisé à grouper leurs sorties sur ce registre une fois par mois.

Ce registre, coté et paraphé par le directeur du service de santé, reçoit l'inscription des nom et grade des pharmaciens chimistes chefs de service successifs.

En fin de mois, les entrées et sorties sont arrêtées ; l'existant vérifié par inventaire, est reporté au premier jour de mois suivant.

  28.2. Registre-journal des pièces comptables, imprimés N° 620-8*/28.

Ce répertoire, coté et paraphé par le médecin-chef de l'hôpital des armées auquel est rattachée la pharmacie de cessions, concerne non seulement les stupéfiants, mais aussi tous les articles relevant de la pharmacie.

Il reçoit l'inscription dans l'ordre chronologique des pièces justificatives des mouvements d'entrée et de sortie numérotées dans une série unique et annuelle. En ce qui concerne les stupéfiants, les documents justifiant les entrées sont :

• le volet n^o 2 du carnet à souches pour commande de stupéfiants et la facture des fournisseurs pour les substances précitées, achetées dans le commerce ;

• les certificats administratifs d'entrée pour les reprises en compte après inventaire.

Les documents justifiant les sorties sont :

• les ordonnances extraites de carnets à souches, rédigées par le médecin prescripteur ;

• les procès-verbaux de destruction établis par le pharmacien chimiste inspecteur.

Le registre-journal reçoit l'inscription des nom et grade des pharmaciens chimistes, chefs de service successifs ; il est arrêté en fin de semestre ainsi qu'aux dates de remise et prise de service et soumis au visa du médecin-chef de l'hôpital des armées dont dépend la pharmacie de cession.

5.2. Tenue, conservation et visa des documents comptables.

(Nouvelle rédaction : 1er mod.)

Les documents comptables spécifiques aux stupéfiants sont cotés et paraphés par les autorités visées aux paragraphes 28.1 et 28.2 ci-dessus.

Les inscriptions sont portées à l'encre sans blanc, rature, ni surcharge.

Les registres sont présentés au visa du pharmacien chimiste général, inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées ou au visa du pharmacien inspecteur agissant par délégation de ce dernier.

Le registre-journal et les documents justifiant les mouvements sont conservés pendant dix ans par la pharmacie de cession avant d'être détruits.

5.3. Elimination des stupéfiants.

La destruction des stupéfiants altérés ou périmés est effectuée par le pharmacien inspecteur, conformément aux dispositions du paragraphe 5 de la présente instruction.

6. Dispositions particulières.

6.1. Textes abrogés par la présente instruction.

Instruction n^o 850/DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 28 avril 1988 relative à la comptabilité spéciale des substances vénéneuses du tableau B dans les armées (BOC, p. 3180 ; BOEM 620-8*).

6.2. Mise en application de la présente instruction.

La présente instruction prendra effet à compter du jour de sa publication au Bulletin officiel des armées.