NOTE N° 406102/DEF/DFP/GPC/BAC/CJ et N° 380558/DEF/DGA/DARH/SAG relative aux modalités de versement, de conservation et de communication des archives du personnel civil rayé des contrôles au centre des archives de l'armement et du personnel civil de Châtellerault.
Du 09 mars 1995NOR D E F P 9 5 5 9 0 3 3 C
La décision du 25 mars 1994 citée en référence a prévu le regroupement des archives du personnel civil du ministère de la défense au centre des archives de l'armement et du personnel civil (CAAPC) de Châtellerault à compter du 1er janvier 1995.
La présente note a pour objet de préciser les modalités de cet archivage au CAAPC. Seront successivement évoqués :
le régime juridique et les notions générales essentielles relatives aux archives publiques applicables aux archives du personnel civil rayé des contrôles ;
les modalités de versement des archives au CAAPC ;
les modalités de communication au public des archives du personnel détenues par le CAAPC.
1. Généralités.
1.1. Les principes.
1.1.1. Le cadre juridique.
Il est constitué des principaux textes énumérés en annexe I.
La loi du 03 janvier 1979 précise, en son article premier, que « les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
Elle indique en outre que les archives publiques* appartiennent au domaine public mobilier et en tant que telles sont imprescriptibles*. Tel est le cas des archives de gestion du personnel civil.
Les modalités de cette conservation des archives, au ministère de la défense, sont fixées par le décret du 03 décembre 1979 . De même l' instruction du 13 avril 1981 détermine, pour le département de la défense, les principes applicables à l'ensemble des archives.
Une circulaire de la fonction publique et des archives de France du 20 octobre 1993 a déterminé la constitution type d'un dossier de personnel civil à archiver.
Cette circulaire fixe également les règles de durée de conservation des dossiers individuels.
Par ailleurs une circulaire de la fonction publique relative aux archives collectives du personnel civil est en cours d'élaboration.
La présente note reprend en les adaptant aux contraintes rencontrées par le ministère de la défense les différentes règles élaborées par la fonction publique.
1.1.2. Organisation, finalités.
L'organisation de l'archivage nécessite quatre opérations administratives accomplies sous la responsabilité des utilisateurs et du centre d'archives :
le tri ;
le classement ;
la conservation ;
la mise en œuvre des modalités d'exploitation des documents.
Elle tient compte de deux finalités :
l'une concerne les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou privées ;
l'autre la documentation historique de la recherche.
1.1.3. Définitions.
Quelques définitions des termes essentiels utilisés dans cette note sont rappelées en annexe II. Elles sont signalées dans le texte par un astérisque.
1.2. Les archives du personnel civil rayé des contrôles.
Les archives du personnel civil comportent des dossiers individuels et des dossiers collectifs.
1.2.1. Dossiers individuels.
Pendant la vie administrative de chaque agent plusieurs documents individuels sont constitués pour permettre la gestion du personnel civil en cours de carrière, et ceci quel que soit le statut concerné : fonctionnaire, ouvrier, agent sur contrat, auxiliaire, vacataire… Ils composent différents dossiers suivis fréquemment par des services différents :
le dossier de carrière*, qui est le seul et unique dossier de référence sur la carrière de l'agent ;
le dossier administratif*, constitué parfois comme un double simplifié et de proximité du dossier carrière ;
le dossier comptable ou de rémunération ;
le dossier d'accident(s) du travail ou de maladie(s) professionnelle(s) ;
le dossier de médecine du travail ;
le dossier de pension constitué lors du départ à la retraite de l'agent pour les fonctionnaires et les ouvriers.
L'annexe III ci-jointe précise la durée de conservation minimale des différents dossiers telle qu'elle doit être assurée selon le cas par le CAAPC ou par le service gestionnaire.
1.2.2. Dossiers collectifs.
Les différents documents correspondant à des actes administratifs collectifs doivent être conservés en archives intermédiaires pendant une durée à déterminer lors du versement de ces dossiers au CAAPC de Châtellerault. A l'issue de cette période les règles de conservation comme archives définitives* sont déterminées en accord avec les services historiques des armées concernés.
2. Le versement des archives.
2.1. Règles générales.
Le CAAPC de Châtellerault regroupera les dossiers individuels du personnel civil rayé des contrôles à titre définitif, ayant été administrés en dernier lieu, par un établissement, une direction ou un service du ministère de la défense, qu'il relève des états-majors et services communs (EMSC, marine exceptée) ou de la délégation générale pour l'armement (DGA).
Comme les différents dossiers à archiver pour un même agent ne sont pas gérés par les mêmes services même au sein d'un même organisme employeur, ils ne pourront être regroupés qu'après leur exploitation par le CAAPC de Châtellerault.
L'annexe III, ci-jointe, définit le tableau de gestion des différents dossiers d'archives individuels.
La circulaire de la fonction publique du 20 octobre 1993 détermine les règles et les durées de conservation minimales des dossiers à archiver.
Ces règles constituent les bases applicables à l'archivage au CAAPC de Châtellerault.
2.2. Les dossiers à archiver au CAAPC.
2.2.1.
Seront envoyés au CAAPC cinq ans après la radiation des contrôles les dossiers suivants :
les dossiers de carrière* ;
les dossiers d'accident(s) du travail ou de maladie(s) professionnelle(s) ;
les dossiers de médecine du travail ;
les dossiers administratifs* qui constituent un double de proximité en gestion, lorsqu'ils existent.
Ces dossiers feront l'objet d'un tri au CAAPC de Châtellerault et seront détruits, après la vérification qu'ils ne contiennent pas de pièces originales, absentes du dossier de carrière et à fusionner avec celui-ci.
2.2.2.
Les dossiers comptables ou de rémunération seront conservés par les services gestionnaires au minimum dix ans après la date légale de départ à la retraite et la destination à leur donner sera ensuite arrêtée en liaison avec les services historiques.
2.2.3.
Il est précisé que les dossiers de pension qui sont adressés au service des pensions des armées (SPA) où ils sont conservés, ne sont pas concernés par la présente note. Le CAAPC sera toutefois tenu informé par le SPA du décès éventuel des agents bénéficiaires d'une pension de retraite et en tirera les conséquences dans la gestion de ses archives.
2.2.4.
Les archives collectives seront envoyées au CAAPC lorsqu'elles n'ont plus d'utilité courante pour les services qui indiqueront alors la durée pendant laquelle ils souhaitent pouvoir conserver l'usage de ces dossiers.
2.3. Cas particuliers.
2.3.1. Personnel rayé des contrôles sans droit à pension.
Une attention particulière sera portée aux dossiers du personnel civil rayé des contrôles sans droit à pension, des réaffiliations pouvant être demandées ultérieurement.
2.3.2. Personnel en position d'absence provisoire.
Les dossiers du personnel détaché ou en position de disponibilité ou en congé de longue durée seront conservés par l'établissement gestionnaire.
2.3.3. Personnel démissionnaire ou licencié.
Les dossiers seront versés au CAAPC.
Il est précisé que les dossiers du personnel radié des contrôles à la suite d'une démission ou d'un licenciement comporteront les feuilles de notes des trois dernières années.
Lorsqu'il s'agira d'un agent licencié par mesure disciplinaire, toutes les pièces se rapportant à la sanction seront conservées ; de plus, un rapport sur les motifs ayant entraîné la sanction sera établi et joint au dossier.
2.3.4. Personnel relevant d'établissement dissous.
Les dossiers du personnel rayé des contrôles seront versés après entente avec le CAAPC.
2.4. Date d'envoi des dossiers.
Les dossiers individuels seront conservés par l'établissement gestionnaire pendant un délai de cinq ans après la radiation des contrôles, pendant lequel l'établissement sera compétent pour instruire toutes affaires ayant trait à la situation des agents et répondre à toutes les questions qui pourront être posées.
Dans les six mois qui suivront l'expiration de ce délai de cinq ans, les dossiers seront adressés au CAAPC.
Ce délai devra être scrupuleusement respecté afin que les dossiers du personnel rayé des contrôles puissent être gérés sans difficulté ce qui est un des objectifs majeurs de la centralisation auCAAPC.
Toutes les correspondances reçues par l'établissement après la transmission du dossier seront également adressées au CAAPC.
Les règles de gestion des « dossiers de carrière » sont détaillées en annexe IV.
2.5. Modalités pratiques.
Une notice technique qui sera remise à ses correspondants par le CAAPC en reprend les éléments essentiels. Elle est jointe en annexe V.
2.5.1. Présentation du dossier de carrière.
Avant que les dossiers soient adressés au CAAPC seront détruites toutes les pièces devenues inutiles ou ne présentant pas d'intérêt pour l'appréciation de la situation administrative de l'agent : titres de congés annuels ou exceptionnels, pièces médicales ayant nécessité un arrêt de travail inférieur à trois mois.
Dans tous les cas seront conservés : les états de services, les pièces d'état civil, les diplômes, les arrêtés d'avancement de grade et d'échelon, les avis de mutation, les pièces médicales ayant entraîné un arrêt de travail supérieur à trois mois, les pièces concernant les accidents du travail, les décisions de validation de services (cf. ANNEXE IV). De même, les documents dont les dates peuvent avoir valeur probante en matière de notification de décision administrative.
2.5.2. Les bordereaux de versement.
Les services versants devront, au préalable, communiquer en 3 exemplaires les bordereaux de versement correspondants (cf. appendices 1 et 2 de la notice technique) identifiant le contenu des cartons, sous forme écrite ou informatique par extrait des données des applications de gestion des services de personnel.
Les bordereaux descriptifs qui ne seraient pas exploitables seront retournés au service versant pour une nouvelle rédaction à laquelle sera subordonnée l'acceptation du versement.
Le bordereau, complété et signé, est retourné au service versant après livraison et vérification du versement.
Cette opération permet au service versant de demander avec précision les documents nécessaires à l'exécution de ses tâches administratives.
Les documents versés restent à la disposition du service versant. Toute demande de communication figure sur le bordereau descriptif.
2.5.3. Mise en œuvre des opérations de regroupement.
Le CAAPC de Châtellerault recevra les dossiers du personnel à compter du 1er janvier 1995.
Les modalités pratiques sont définies en annexe V précitée.
Sont concernés, conformément au paragraphe 2.1, les dossiers du personnel rayé des contrôles depuis plus de cinq années. Les dossiers des agents rayés des contrôles en 1989 ou antérieurement seront donc acheminés sur le centre au fur et à mesure que se trouvera réunie la condition de délai de cinq ans.
3. La communication au public des archives concernant le personnel civil.
3.1.
En ce qui concerne les intéressés eux-mêmes, la loi du 17 juillet 1978 et, notamment, son titre premier relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs précise que les documents administratifs sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la demande.
3.2.
En ce qui concerne la communication* au public, la loi du 03 janvier 1979 précise les catégories de document dont le délai de non-communication est supérieur ou égal à trente ans.
Pour le ministère de la défense, les délais de communication des documents spécifiques sont fixés à l'article 6 du décret 79-1035 du 03 décembre 1979 .
Il est rappelé que, si la plupart des archives publiques sont librement consultées à l'expiration d'un délai de trente ans, il existe également des délais plus longs, les dossiers du personnel faisant partie des exceptions. Les principaux délais concernant les dossiers de personnel sont rappelés ci-après.
Sont communicables à l'issue d'un délai de :
cent ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier, les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions ;
cent-vingt ans à compter de la date de naissance, les dossiers du personnel ;
cent-cinquante ans à compter de la date de naissance, les dossiers médicaux du personnel.
La présente note qui fera l'objet d'une large diffusion est applicable à compter de la date de sa signature.
La dépêche no 200140/DEF/DPC/4 du 7 janvier 1977 relative à la création d'un centre de regroupement des dossiers du personnel civil rayé des contrôles à Pussay est abrogée.
Toute difficulté d'application sera signalée sous le présent timbre à la direction de la fonction militaire et du personnel civil avec copie à la direction de l'administration et des ressources humaines.
Pour le ministre d'Etat, ministre de la défense et par délégation :
Par empêchement du délégué général pour l'armement :
Le directeur de l'administration et des ressources humaines,
Robert DUVAL.
Par empêchement du secrétaire général pour l'administration :
Le contrôleur des armées, directeur de la fonction militaire et du personnel civil,
Dominique CONORT.
Annexes
ANNEXE I. Textes de référence.
La loi 78-17 du 06 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers, aux libertés (BOC, 1979, p. 4161 ; BOEM 160* et 722), modifiée.
Loi no 78-753 du 17 juillet 1978 et notamment le titre premier relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs (BOC, p. 3463 ; extraits aux BOEM 111*, 120-0*, 460* et 722), modifiée.
Loi 79-18 du 03 janvier 1979 , sur les archives (BOC, p. 763), modifiée.
Décret 79-1035 du 03 décembre 1979 relatif aux archives de la défense (BOC, p. 4734).
Décret no 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la mission des services d'archives publics et à la coopération entre administrations pour la collecte, la conservation, la communication des archives publiques (BOC, p. 4736).
Décret 79-1039 du 03 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques (BOC, p. 4741).
Arrêté du 24 septembre 1981 fixant les attributions des services historiques de l'armée de terre, de la marine et de l'armée de l'air (BOC, p. 4380) modifié.
Arrêté du 12 janvier 1995 portant organisation de la direction de l'administration et des ressources humaines (abrogé le 17 janvier 1997, BOC, p. 643).
Instruction 384586 /DGA/DPAG du 17 décembre 1981 relative aux attributions du directeur du centre d'archives de l'armement (BOC, 1982, p. 139).
Instruction no 86126/V/9 du 21 octobre 1986 de la direction de la comptabilité publique relative à l'organisation du service des comptables publics, conditions et délais de conservation des archives (n.i. JO, n.i. BO).
Instruction 3018 /DEF/DCSSA/AST/TEC/3 du 21 décembre 1992 relative à l'organisation et aux conditions de fonctionnement des services de médecine de prévention (BOC, 1993, p. 1791 ; BOEM 126*, 628*), modifiée.
Circulaire FP/3 no 1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel (n.i. JO, n.i. BO).
Instruction DAJC 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 relative aux archives de la défense (BOC, p. 1995) modifiée.
ANNEXE II. Lexique.
Fonds d'archives.
Ensemble de documents se rapportant à l'activité d'une personne, d'une administration, d'un organisme.
Archives publiques.
On entend par archives publiques l'ensemble des documents, quel qu'en soit le support matériel, produits ou reçus par un organisme public (ou un organisme privé chargé d'une mission de service public). Le dossier d'archives est l'ensemble des pièces qui traitent d'une même affaire.
Un document d'archives s'insère dans un fonds d'archives rattaché à l'activité d'un organisme ou partie d'organisme bien précis. Le maintien de l'unité des fonds d'archives est un principe fondamental, le document d'archives n'ayant de sens que s'il est replacé dans son contexte d'origine.
Imprescriptibilité.
Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles. A chaque stade de leur gestion, l'élimination des documents ne peut intervenir qu'après l'accord de l'administration des archives. Le service d'origine est tenu de solliciter celui-ci auprès du service historique concerné. Cette organisation vise à préserver l'existence des archives utiles tout en facilitant leur consultation.
Services historiques.
Les services historiques de l'armée de terre, de la marine et de l'armée de l'air exercent au sein du ministère de la défense les attributions confiées par le législateur à « l'administration des archives ».
Responsabilité.
L'agent public est responsable des archives qu'il détient. Le détournement d'archives publiques est sanctionné en droit pénal, de même que la communication de documents qui ne peuvent être légalement mis à la disposition du public.
Communication.
La communication des archives au public fait l'objet de règles strictes précisant l'âge minimal des documents communicables et les formalités de mise à disposition. Ces règles, appliquées aux fonds d'archives* détenus par le CAAPC, font l'objet du chapitre III de la présente instruction.
Les « trois stades » de conservation des archives.
Selon les différents niveaux d'intérêt présentés par les archives ainsi que les principes retenus par le législateur on distingue dans la tenue d'archives : les archives courantes, intermédiaires et définitives. Chaque stade offre l'occasion d'envisager, en accord avec la loi, l'élimination partielle ou totale des documents, donc d'effectuer un tri.
Archives courantes.
Tant qu'ils demeurent utilisés de manière courante au sein du service les documents sont appelés archives courantes. Leur classement doit permettre la constitution aisée des dossiers d'archives à terme.
Archives intermédiaires.
Lorsqu'ils perdent ce caractère d'utilisation régulière et fréquente les documents passent au deuxième stade d'archives intermédiaires. Le dossier actif est clos mais il peut encore être utile de s'y référer. Ce dossier est alors « pré-archivé », c'est-à-dire conservé dans le dépôt d'archives intermédiaires auquel est rattaché l'organisme qui a constitué le dossier, la durée de conservation dans ce lieu des différents types de dossiers est fonction de leur utilité juridique et administrative. Tous les dossiers sont conservés et aucun tri n'est effectué à ce stade. A ce stade, cinq ans après radiation des contrôles, le dossier personnel sera acheminé à Châtellerault.
Archives définitives.
Au troisième stade, les documents n'ont plus d'utilité permanente ou semi-permanente pour l'organisme qui les a créés ou reçus. Ils doivent être détruits ou versés « aux archives » : ce sont des archives définitives, versées à un dépôt d'archives définitives.
Dossier carrière.
Il constitue le dossier de référence au cours de la carrière de l'agent et comporte toutes les pièces originales retraçant celle-ci.
Dossier administratif.
Il constitue un double de proximité du dossier carrière pour la gestion de l'agent. Il se substitue au dossier carrière en cas d'absence de celui-ci.
ANNEXE III.
ANNEXE IV.
ANNEXE V. Notice technique relative aux versements d'archives de personnel au centre des archives de l'armement et du personnel civil à CHATELLERAULT.
1 Rôle du centre des archives de l'armement et du personnel civil.
Le centre des archives de l'armement et du personnel civil (CAAPC) est chargé de conserver, d'exploiter et de communiquer les archives des personnels civils du ministère de la défense, rayés des contrôles depuis plus de cinq années.
Cet archivage a pour but de conserver, pendant un temps au moins égal à leur durée d'utilité administrative, tous les documents nécessaires à la justification des droits des personnes et à la préservation des intérêts de l'Etat.
2 Documents archives au CAAPC.
2.1
Le CAAPC archive les documents concernant les personnels fonctionnaires, contractuels, ouvriers et auxiliaires rayés des contrôles depuis plus de cinq ans, suite à l'admission à la retraite, à la démission, au licenciement ou au décès. Les dossiers des agents détachés, en disponibilité ou en congé de longue durée sont conservés par l'établissement gestionnaire. Les dossiers des personnels mutés sont transmis obligatoirement au nouvel établissement d'affectation.
2.2
Les archives des personnels sont constituées de dossiers individuels et de documents collectifs.
Les dossiers individuels, répartis en quatre catégories utilisées pour la gestion comprennent :
le dossier de carrière auquel peuvent être joints, le cas échéant, le dossier administratif et le dossier de pension ;
le dossier comptable appelé aussi dossier de rémunération ou dossier de salaires ;
le dossier d'accident de travail ;
le dossier médical.
Les documents collectifs sont des documents de gestion non individualisés tels que états de salaires, registres matriculaires, … nécessaires à l'établissement et au suivi des droits des personnels, ou des comptes rendus d'instances paritaires.
3 Modalités de versement.
3.1 Date de versement.
Les dossiers sont versés au CAAPC après un délai de cinq années suivant la radiation des contrôles des personnels concernés.
Pendant ce délai, l'établissement d'emploi reste compétent pour instruire toutes les affaires ayant trait à la situation des agents.
Après versement des archives, toutes les correspondances reçues par l'organisme versant sont transmises au CAAPC.
Les dossiers sont versés périodiquement à une fréquence dépendant de leur nombre tous les six mois, ou tous les ans par exemple.
3.2 Présentation des dossiers.
Les dossiers sont expurgés par l'établissement avant leur versement au CAAPC.
La destruction des pièces inutiles est effectuée conformément aux instructions en vigueur.
Le dossier administratif et le dossier de pension sont, s'ils existent et dans la mesure du possible, regroupés avec le dossier de carrière.
3.3 Conditions de livraisons.
Le conditionnement des dossiers et l'établissement du bordereau de livraison sont des opérations qui doivent être réalisées avec minutie.
La possibilité d'effectuer, dans de bonnes conditions, des recherches avant l'enregistrement informatique des dossiers dépend essentiellement de la qualité de ces opérations. De plus, si elles sont bien réalisées, elles facilitent le traitement définitif des documents.
3.3.1 Classements des dossiers.
Les dossiers de carrière et les dossiers médicaux sont classés par ordre alphabétique.
Les dossiers de rémunération peuvent être classés soit par ordre alphabétique, soit par numéro de matricule.
Les dossiers d'accident du travail peuvent être classés soit par ordre alphabétique, soit par numéro de dossier.
3.3.2 Conditionnement des dossiers.
Les dossiers sont de préférence conditionnés dans des boîtes archives, lesquelles sont placées dans des conteneurs adaptés (carton recevant 5 ou 6 boîtes).
Les boîtes et les cartons sont numérotés.
3.3.3 Transports des archives.
Le transport des documents est à la charge des organismes versants.
Il est souhaitable de prévenir le CAAPC du jour de la livraison, soit par courrier, soit par télécopie.
3.3.4 Etablissement du bordereau de versement.
Chaque envoi d'archives est accompagné d'un bordereau de versement qui est constitué de deux parties :
le bordereau proprement dit identifiant le versement ;
la liste des documents versés.
Une copie de la disquette contenant les modèles de bordereaux peut être adressée sur demande par le CAAPC.
a). Informations du bordereau.
Désignation de l'organisme versant.
Nom et coordonnées de la personne responsable du versement.
Références de l'envoi (numéro, date).
Nombre de cartons.
Poids de l'envoi.
b). Etablissement des listes.
Une liste détaillant le contenu de chaque carton est jointe au bordereau.
Chaque liste fait référence au numéro de carton et le cas échéant au numéro de la boîte archives.
Les informations suivantes doivent y être portées :
Pour les dossiers individuels et selon leur nature (exemple en appendice 1) :
Nom :
Prénom :
Date de naissance :
Statut :
Fonctionnaire :
Niveau 1, 2 ou 3.
Technique ou administratif.
Ouvrier :
Groupe :
Contractuel :
Niveau 1, 2 ou 3.
Technique ou administratif.
Matricule.
Date de radiation des contrôles :
Numéro de dossier :
Pour les documents collectifs (exemple en appendice 2) :
Nature des documents :
Dates extrêmes des documents :
Date limite d'utilité administrative :
3.3.5 Accusé de réception.
Le CAAPC adresse un accusé de réception (double du bordereau d'envoi signé) à l'organisme versant dans les jours qui suivent la livraison des documents.
4 Communication des dossiers.
Le CAAPC communique sans restriction les documents à l'organisme versant ou aux organismes appelés à en connaître.
Les demandes de communication doivent être adressées au CAAPC, soit par courrier, soit par télécopie.
5 Informations complémentaires.
Des indications complémentaires peuvent être obtenues par téléphone auprès des services du CAAPC :
Adresse : CAAPC, 211, Grande Rue de Châteauneuf, BP no 650, 86106 Châtellerault Cedex.
Téléphone : 49.21.14.31.
Télécopie : 49.93.59.85.
APPENDICE 1.
Figure 1. BORDEREAU DE VERSEMENT D'ARCHIVES.
 |
 |
APPENDICE 2.
Figure 2. BORDEREAU DE VERSEMENT D'ARCHIVES.
 |