Le livret médical a pour but :

• d'assurer le suivi médical et médico-administratif du personnel militaire pendant toute la durée de son service quelles que soient ses affectations et quels que soient les médecins des armées chargés de ce suivi ;

• de permettre une prise en charge médicale (en matière de médecine préventive, médecine curative, médecine d'expertise, médecine de contrôle) adaptée à chaque personnel militaire ;

• de conserver une trace médico-légale des actions menées par les services médicaux d'unité au profit du personnel militaire.

Le livret médical représente donc une pièce médico-légale appartenant à l'administration qui évolue lors de chaque événement médical ou médico-administratif et qui doit être tenu de façon rigoureuse pour garder toute sa valeur.

La présente instruction décrit la composition du livret médical et définit ses principales règles d'utilisation.

1. Composition du livret médical.

Le livret médical est composé des éléments suivants qui constituent l'imprimé N° 620-2*/1 figurant en pièce ci-jointe.

1.1. Classeur-couverture.

Il sert à contenir les autres éléments constitutifs du livret médical.

Il s'agit d'un classeur à quatre anneaux (diamètre 15 mm), en plastique semi-rigide, de couleur bleu foncé, d'épaisseur 5/10e, d'un format 24,5 cm × 30,5 cm et d'un dos de 2 cm, qui porte sur son volet de couverture les inscriptions en couleur blanche et deux fenêtres découvrant des renseignements importants inscrits sur le feuillet « Renseignements d'identité » :

• fenêtre supérieure : groupe sanguin, allergies, divers ;

• fenêtre inférieure : nom, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, fraction de contingent, grade, numéro identifiant défense, numéro matricule d'armée.

Sur la tranche du classeur, une pochette transparente permet l'insertion d'une étiquette comportant nom, prénom, date de naissance.

A défaut des fenêtres et pochette transparente ci-dessus décrites, des étiquettes portant les mêmes renseignements peuvent être collées aux mêmes emplacements.

Les autres éléments constitutifs du livret médical sont perforés en cohérence avec le standard des anneaux du classeur (à environ 5 mm du bord).

1.2. Feuillet « Renseignements d'identité ».

Ce feuillet reçoit tous les renseignements d'état civil, de protection sociale et d'emploi, utiles à la prise en charge médicale d'un personnel militaire.

Ce feuillet est obligatoirement inclus au début du livret médical. Inséré en un seul exemplaire, il n'y a pas lieu de le numéroter.

1.3. Feuillet « Modifications du SIGYCOP. Décisions médico-militaires ».

Ce feuillet synthétise l'évolution du SIGYCOP et des décisions médico-militaires caractérisant l'aptitude à servir du militaire.

Ce feuillet est obligatoirement inclus dans le livret médical. Il porte un numéro d'ordre dans le cadre situé en haut à droite du recto. Lorsque toutes les lignes du feuillet sont pleines, la case en bas du verso est renseignée et un nouveau feuillet est ouvert sur lequel est noté, en haut à droite du recto, le numéro d'ordre correspondant.

1.4. Feuillet « Recueil chronologique ».

Ce feuillet sert à l'inscription chronologique de toute constatation médicale ou médico-administrative.

Ce feuillet est obligatoirement inclus dans le livret médical. Il porte un numéro d'ordre dans le cadre situé en haut à droite du recto. Lorsque le feuillet est plein, la case en bas du verso est renseignée et un nouveau feuillet est ouvert sur lequel est noté, en haut à droite du recto, le numéro d'ordre correspondant.

1.5. Pochette « Bilan initial ».

Cette pochette recueille tous les documents utilisés à l'occasion de la visite médicale d'incorporation :

• fiche synthèse médicale de sélection-incorporation (FSMSI) (imprimé N° 106*/105) ;

• fiche médicale de sélection (imprimé N° 106*/104) ;

• fiche accueil et petit circuit médical (imprimé N° 106*/108) ;

• questionnaire médico-biographique (imprimé N° 106*/109) ;

• fiche médicale d'incorporation (FMI) (imprimé N° 620-2*/4) ;

• certificat médical préliminaire à l'engagement ou à l'admission dans une école ;

• divers certificats médicaux civils présentés à l'incorporation par l'intéressé.

Cette pochette est constituée d'une enveloppe blanche, du format 22 cm × 29,7 cm, percée de trous latéraux adaptés aux anneaux du classeur ; ses inscriptions sont portées sur le côté opposé au rabat.

Cette pochette est obligatoirement incluse dans le livret médical. Insérée en un seul exemplaire, il n'y a pas lieu de la numéroter.

1.6. Pochette d'« Archivage ».

Les pochettes d'« Archivage » sont destinées au classement des différents documents médicaux ou médico-administratifs émis par les divers services médicaux d'unité ou hospitalier des armées, ou les médecins, laboratoires ou hôpitaux civils. Elles sont en nombre variable.

Ces pochettes sont de conformation identique à celle du paragraphe 1.5 ci-dessus ; seules diffèrent les inscriptions qu'elles portent.

Au moins une pochette d'« Archivage » est obligatoirement incluse dans le livret médical. Celle-ci et les éventuelles pochettes supplémentaires ne représentent que des moyens de rangement ; elles ne nécessitent donc pas de numérotation.

1.7. Feuillet « Odontologie ».

Ce feuillet est destiné au recueil des renseignements odontologiques (odontogramme, coefficient de mastication, etc.).

Ce feuillet est obligatoirement inclus dans le livret médical. Il porte un numéro d'ordre dans le cadre situé en haut à droite du recto. Lorsque le feuillet est plein, la case en bas du verso est renseignée et un nouveau feuillet est ouvert sur lequel est noté, en haut à droite du recto, le numéro d'ordre correspondant.

1.8. Feuillet « Immunisations ».

Ce feuillet regroupe tous les renseignements liés à la pratique des immunisations.

Ce feuillet est obligatoirement inclus dans le livret médical. Il porte un numéro d'ordre dans le cadre situé en haut à droite du recto. Lorsque les lignes réservées à un type de vaccination sont pleines, la case en bas du verso est renseignée et un nouveau feuillet est ouvert sur lequel est noté, en haut à droite du recto, le numéro d'ordre correspondant.

1.9. Feuillet « Mode d'emploi » du livret médical.

Ce feuillet rappelle les principales règles et directives à appliquer pour assurer une tenue satisfaisante du livret médical.

Ce feuillet est obligatoirement inclus à la fin du livret médical (il n'est pas numéroté).

2. Tenue et modalités d'emploi du livret médical.

2.1. Règles de confidentialité médicale.

Le livret médical est un document strictement confidentiel, couvert par le secret médical.

Dans les services médicaux, il est conservé de manière à empêcher tout accès par des personnes qui ne sont pas habilitées à le faire.

Il est transmis en respectant les règles de l'acheminement en « confidentiel médical ».

Le livret médical appartient à l'administration mais son contenu est communicable à l'intéressé selon les modalités applicables en matière d'informations médicales [loi n^o 78-753 du 17 juillet 1978 (JO du 18, p. 2851) modifiée] par l'intermédiaire d'un médecin désigné à cet effet par l'intéressé.

2.2. Principales règles d'utilisation.

Elles sont identiques pour toutes les catégories de personnel militaire.

Le livret médical est ouvert par le service médical de l'unité incorporatrice qui établit le feuillet « Renseignements d'identité », procède au bilan médical initial, numérote, renseigne et insère le feuillet « Modifications du SIGYCOP. Décisions médico-militaires », le feuillet « Odontologie » et le feuillet « Immunisations », insère et numérote le feuillet « Recueil chronologique », inclut une pochette d'« Archivage » et un feuillet « Mode d'emploi », classe les diverses pièces médicales et médico-administratives dans la pochette « Bilan initial ».

Lorsque le feuillet « Renseignements d'identité » comporte des informations obsolètes, il est remplacé par un autre contenant des données actualisées.

Toute constatation médicale ou médico-administrative quel qu'en soit le motif (soins y compris soins en milieu civil, détermination d'aptitude y compris visite du 90e jour de service et visites de fin de service et de période de réserve, consultation hospitalière, examens complémentaires, admission dans les locaux du service médical d'unité, hospitalisation, réforme, décès, etc.) fait l'objet d'une inscription systématique sur le feuillet « Recueil chronologique ». Les inscriptions consécutives à une consultation pour soins sont suffisamment détaillées pour expliquer les conclusions. Les inscriptions pour les autres motifs sont succinctes (pathologies importantes, conclusions) car elles sont accompagnées de la rédaction des certificats ou documents réglementaires qui sont archivés dans la pochette du livret médical réservée à cet effet. Conjointement, les autres feuillets (« Modifications du SIGYCOP. Décisions médico-militaires », « Odontologie », « Immunisations ») sont, le cas échéant, renseignés.

Les inscriptions sur les feuillets « Recueil chronologique » et « Odontologique » sont authentifiées par apposition de la signature et du cachet du praticien. Les informations reportées sur les autres feuillets ne représentant qu'une récapitulation de renseignements notés sur divers documents (feuillets « Recueil chronologique », certificats, registres, etc.) n'ont pas à recevoir l'authentification du praticien.

Les feuillets « Modifications du SIGYCOP. Décisions médico-militaires », « Recueil chronologique », « Odontologie » et « Immunisations » doivent porter un numéro d'ordre dans le cadre situé en haut à droite du recto. Lorsque le feuillet est plein, il faut renseigner la case en bas du verso et ouvrir un nouveau feuillet sur lequel est noté, en haut à droite du recto, le numéro d'ordre correspondant. La numérotation est indépendante et séparée pour chaque type de feuillets.

Le rangement des différents certificats médicaux ou médico-administratifs, des résultats d'examens ou de consultations, des divers documents concernant le militaire (autres que ceux liés au bilan initial) est réalisé dans une (des) pochette(s) « d'archivage ». Dès que ces documents et certificats deviennent volumineux, plusieurs pochettes sont utilisées, chacune dédiée à un rangement spécifique. Ainsi, des militaires au long passé médico-administratif nécessitent des pochettes plus nombreuses et plus différenciées dans leur contenu que des militaires entrés récemment en service. De même, un militaire qui occupe un emploi spécialisé imposant un suivi médical particulier (par ex. : personnel navigant, plongeur) ou une surveillance médicale spéciale au titre de la médecine de prévention, doit se voir ouvrir une pochette (voire plusieurs) à cet effet. De la même manière, une pochette est réservée au classement des extraits du registre des constatations ; sont alors reportés sur cette pochette les date, numéro d'ordre, unité d'affectation des inscriptions au registre des constatations.

2.3. Mouvements du livret médical.

Le livret médical suit le militaire dans toutes ses affectations successives ou ses détachements de longue durée.

L'envoi du livret médical vers un autre service médical d'unité, un hôpital des armées, une commission de réforme, etc., se fait en adressant le livret médical complet y compris le classeur, en respectant les règles de confidentialité médicale et en utilisant une enveloppe suffisamment résistante, de préférence à soufflet, du format 34 cm × 27 cm dont le modèle est donné en pièce jointe par l'imprimé N° 620-2*/5.

A la fin du service (fin normale du service, réforme, décès), le livret médical est reversé aux organismes chargés de son archivage selon les dispositions propres à chaque armée. Pour ce faire, tous les feuillets et pochettes du livret médical sont sortis du classeur, agrafés ensemble, pliés en deux et insérés dans l'enveloppe modèle N° 106*/31 (imprimé répertorié dans le BOEM 106* et figurant en annexe à la présente instruction). Un classeur en bon état peut alors resservir pour un autre militaire.

Après reversement du livret médical, les éventuelles demandes de renseignements médicaux formulées auprès des services médicaux d'unité peuvent être satisfaites (selon les modalités rappelées au sect; 2.1 ci-dessus) par recherche dans les registres réglementaires et, si nécessaire, en demandant à l'organisme d'archivage détenteur le retour du livret médical ; après exploitation, le livret médical est impérativement renvoyé à cet organisme.

3. Dispositions diverses.

3.1. Texte abrogé.

La présente instruction abroge l'instruction n^o 1517/DEF/DCSSA/2/RT/2 du 4 mai 1979 (BOC, p. 2443), ses modificatif du 2 août 1979 (BOC, p. 3271) et modificatif du 18 novembre 1982 (BOC, p. 4565) et son erratum du 13 décembre 1982 (BOC, p. 5181).

3.2. Entrée en vigueur.

La présente instruction entre en vigueur à compter du 1er janvier 1998 selon des modalités qui seront précisées par circulaire ministérielle.