INSTRUCTION N° 1560/DEF/DCSSA/AST/TEC/1 relative au rapport mensuel d'activité des services médicaux d'unité.
Du 05 juin 1998NOR D E F E 9 8 5 4 0 4 6 J
Chaque mois, un rapport est établi afin de recueillir de façon uniforme les activités des services médicaux d'unité (SMU) au profit du personnel militaire et civil dont ils ont la charge, tout en limitant les informations à enregistrer aux données essentielles. La présente instruction a pour but de définir les modalités d'élaboration et d'exploitation de ce rapport mensuel d'activité.
1. Élaboration du rapport mensuel d'activité des services médicaux d'unité.
Avant le 5 de chaque mois, le médecin-chef de l'unité établit le rapport mensuel d'activité du mois écoulé. Ce rapport est composé de deux parties :
un compte rendu mensuel d'activité du SMU qui rassemble les informations d'ordre qualificatif relatives à l'exécution des missions du SMU (voir modèle en annexe I) ;
un état numérique mensuel d'activité qui exprime sous une forme quantitative les différentes activités médicales du SMU (voir modèle en annexe II).
1.1. Services médicaux d'unité concernés.
Doivent établir un rapport mensuel d'activité :
tous médecins-chefs de services médicaux d'unités, bâtiments, bases, organismes, formations appartenant à l'armée de terre, la marine, l'armée de l'air, la gendarmerie nationale ;
tous médecins-chefs de centres médicaux de garnison, de centres de sélection (à l'exclusion de la division médicale), de services médicaux de formations interarmées, de la brigade de sapeurs-pompiers de Paris, du bataillon de marins pompiers de Marseille, d'unités d'instruction et d'intervention de la sécurité civile ;
tous médecins-chefs de services médicaux de la délégation générale pour l'armement (services de soins), de formations ou organismes appartenant aux services communs.
N'établissent pas le rapport mensuel d'activité défini par la présente instruction :
les médecins-chefs de services de médecine de prévention ; ils appliquent les dispositions prescrites par l' instruction 3018 /DEF/DCSSA/AST/TEC/3 du 21 décembre 1992 (BOC, 1993, p. 1791) modifiée ;
les médecins-chefs d'unités en opérations extérieures ; ils appliquent alors les dispositions prescrites par l'instruction no 3082/DEF/DCSSA/AST/TEC/2 du 1er décembre 1997 (BOC, p. 5167) relative à la situation épidémiologique et à l'activité médicale au cours des opérations extérieures ;
les médecins, chefs de services de médecine du personnel des hôpitaux des armées, ils expriment leurs activités selon les procédures relatives au recueil de l'activité des hôpitaux des armées.
1.2. Compte rendu mensuel d'activité du SMU.
Le compte rendu mensuel d'activité du SMU est rédigé sur papier libre en raison de la variabilité de son contenu. Il comporte les rubriques suivantes :
activités principales de l'unité au cours du mois écoulé ;
constatations sur l'état sanitaire de l'unité ;
observations sur le fonctionnement du SMU (y compris cabinet dentaire) ;
conditions d'hygiène de l'unité ;
actions d'éducation sanitaire ;
remarques diverses.
Ces rubriques doivent être développées brièvement mais clairement de manière à faire ressortir les principaux événements caractérisant l'exécution des missions du SMU.
1.3. Etat numérique mensuel d'activité du SMU.
L'état numérique mensuel d'activité du SMU se présente sous forme d'un document de présentation strictement fixée. Il est élaboré en trois exemplaires par les moyens informatiques du SMU ou est établi sur une liasse autoduplicante à trois feuillets.
Les informations chiffrées à recueillir sont ordonnées en trois chapitres qui ont trait :
aux activités exercées au profit des unités, formations et établissements soutenus par le SMU ;
aux activités exercées au profit de la garnison et des unités temporairement rattachées ;
aux visites à domicile.
Remplir correctement cet état implique un strict recueil quotidien des actes médicaux correspondant à chaque rubrique. Ce recueil quotidien peut être informatisé ou être effectué selon toute autre méthode efficace.
1.4. Dispositions particulières.
Des consignes détaillées pour la rédaction du rapport mensuel d'activité des SMU sont données en annexe III.
Les informations à enregistrer dans le rapport mensuel d'activité restent volontairement limitées afin de ne pas apporter de surcharge administrative et ne pas faire redondance avec d'autres procédures. En conséquence :
aucune information supplémentaire, spécifique ou non des activités d'une arme ou d'une armée, n'est exigée systématiquement dans ce rapport ; néanmoins, des renseignements complémentaires peuvent être demandés a postériori pour préciser les points du rapport mensuel qui le nécessiteraient ;
les informations notifiées dans ce rapport ne dispensent pas de l'établissement des rapports, comptes rendus, demandes, déclarations, etc., réglementaires, prescrits par ailleurs (par exemple : surveillance épidémiologique, bilan des opérations d'incorporation, compte rendu d'événement exceptionnel, commande de matériel, etc.).
Les SMU utilisant la liasse autoduplicante d'état numérique mensuel peuvent la commander selon les procédures en vigueur en matière de ravitaillement sanitaire (cette liasse est inscrite au catalogue des approvisionnements du service courant du service de santé des armées). Les stocks de liasses d'ancien modèle d'état numérique seront épuisés avant utilisation de celles du nouveau modèle présenté en annexe II ci-jointe.
2. Exploitation du rapport mensuel d'activité des services médicaux d'unité.
L'exploitation du compte rendu mensuel d'activité s'opère au niveau régional et celle de l'état numérique mensuel d'activité aux niveaux régional et central selon les modalités décrites ci-après.
Après apposition du visa de son chef de corps, le médecin-chef de l'unité adresse avant le 5 du mois à la direction du service de santé (en région militaire de défense, en région aérienne, en région maritime, dans le commandement militaire de l'Ile-de-France, de force terrestre, ou direction interarmées du service de santé, etc.) ou à la chefferie du service de santé (en circonscription militaire de défense, en arrondissement maritime, de division de force terrestre, de force maritime, etc.) dont il relève techniquement le compte rendu mensuel et deux exemplaires de l'état numérique mensuel d'activité. Il conserve en archive au service médical de l'unité un exemplaire de ces deux documents.
Le directeur ou chef du service de santé :
contrôle les états numériques mensuels reçus et recherche d'éventuelles erreurs ; en cas d'erreur, il demande au médecin-chef de l'unité concerné de renvoyer un nouvel état corrigé ;
assure l'expédition groupée d'un exemplaire des états numériques mensuels d'activité au centre de traitement de l'information médicale des armées (CETIMA) avant le 10 du mois ;
exploite les données des comptes rendus mensuels et des états numériques mensuels d'activité afin de donner la suite requise au plan régional et de porter à la connaissance de la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) les problèmes de son ressort ;
conserve en archive les comptes rendus mensuels et le second exemplaire des états numériques mensuels d'activité.
Le CETIMA assure le traitement des états numériques mensuels d'activité. Il en édite les résultats sous forme de tableaux trimestriels et annuels qu'il adresse à la DCSSA et aux directions et chefferies du service de santé. A partir de ces tableaux, les directions et chefferies du service de santé assurent la « rétroinformation » qu'elles jugent utile (accompagnée de leurs éventuelles observations et directives) vers les SMU qui leur sont techniquement rattachés.
Dans le cas particulier d'une unité stationnée outre-mer ne relevant pas d'une direction inter-armées du service de santé (ni d'une chefferie du service de santé de force maritime), le médecin-chef adresse le rapport mensuel d'activité à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction action scientifique et technique. Cette dernière transmet ensuite un exemplaire de l'état numérique mensuel au CETIMA.
3. Dispositions diverses.
La présente instruction abroge la circulaire no 4594/DEF/DCSSA/2/TEC du 5 décembre 1980 modifiée relative au rapport mensuel d'activité des infirmeries.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général, sous-direction action scientifique et technique,
Jacques ABGRALL.
Annexes
ANNEXE I.
ANNEXE II.
ANNEXE III. Consignes pour la rédaction du rapport mensuel d'activité du service médical d'unité (SMU).
1 Compte rendu mensuel d'activité du service médical d'unité.
Il est établi sous une forme rédactionnelle libre en considérant 6 rubriques à développer chacune autant que de besoin dans l'ordre indiqué ci-après. Destiné à mettre en évidence, brièvement mais clairement, les principaux événements du mois écoulé, il doit être concis (1 page, voire 2 pages au maximum).
1.1 Activités principales de l'unité au cours du mois écoulé.
Toutes les activités susceptibles d'avoir une incidence sur la pathologie observée sont mentionnées (par exemple : manœuvres, sorties à la mer, déplacements et séjour en camp, opérations et missions diverses).
1.2 Constatations sur l'état sanitaire de l'unité.
Les affections dominantes observées au cours du mois sont reportées et accompagnées des réflexions ou des conclusions médicales sur les causes favorisantes, les mesures prises et les résultats obtenus.
Cette rubrique ne dispense pas des comptes rendus, rapports, ou déclarations (par exemple dans le cadre de la surveillance épidémiologique) à établir systématiquement dans certaines circonstances.
1.3 Observations sur le fonctionnement du service médical d'unité (y compris cabinet dentaire).
Les remarques à faire concernent le personnel, les moyens en matériels et médicaments, les locaux et l'organisation, l'état des véhicules sanitaires, avec exposé des actions menées pour remédier aux difficultés rencontrées.
1.4 Conditions d'hygiène de l'unité.
Toutes les constatations et mesures prises pour l'amélioration des conditions d'hygiène sont rapportées (par exemple : les opérations de désinfection, de désinsectisation et de dératisation, la surveillance des eaux de boisson, de l'alimentation).
1.5 Actions d'éducation sanitaire.
Les activités à visée préventive menées par le médecin d'unité ou en collaboration avec lui sont relatées ici (par exemple : secourisme, information sur les fléaux sociaux).
1.6 Remarques de caractère exceptionnel.
Cette dernière rubrique est réservée aux problèmes et événements non exposés dans les rubriques précédentes et qui méritent d'être signalés.
2 État numérique mensuel d'activité du service médical d'unité.
2.1 Remarques générales.
Les cadres et peignes de ce document (établi en 3 exemplaires) doivent être correctement renseignés. En effet, les états numériques, à l'issue du circuit montant de l'information, sont traités par le CETIMA ; à ce niveau, seuls les cadres et peignes renseignés selon les règles en vigueur peuvent être saisis et pris en compte ; les items et les peignes et cadres qui sont modifiés, ajoutés, surchargés, etc., ne peuvent être exploités et sont rejetés. Les médecins-chefs d'unité doivent donc impérativement veiller à la stricte application des consignes de rédaction indiquées ci-après.
Lorsqu'est utilisée la liasse autoduplicante, il est indispensable de la renseigner à l'aide d'un crayon à bille à pointe fine.
2.2 Remarques sur les rubriques à renseigner.
Figure 3. Code de date
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Seules les rubriques qui concernent les missions dévolues à chaque SMU sont à renseigner.
La période considérée est celle comprise entre le premier et le dernier jours du mois écoulé.
Les nombres exprimant les différentes activités s'inscrivent dans les peignes alignés en colonne à droite de la page, en regard de l'item à renseigner, EN CADRANT A DROITE le chiffre des unités. Il convient de ne porter aucun signe dans les cases du peigne non occupées par un chiffre, ni dans les peignes non utilisés des rubriques qui ne concernent pas le SMU.
2.2.1 Activités exercées au profit des unités, formations et établissements soutenus.
a). Le premier sous-chapitre concerne les militaires appartenant aux unités soutenues par le SMU :
effectif moyen des permanents (affectés et soutenus) : effectif détaillé en personnel sous contrat et de carrière d'une part et d'autre part du contingent ;
effectif moyen des passagers (détachés et stagiaires) : effectif détaillé en personnel sous contrat et de carrière (et réserviste) d'une part et d'autre part du contingent ;
nombre de visites systématiques : toutes les visites médicales à caractère systématique, telles que la détermination de l'aptitude générale au service ou à des emplois particuliers ainsi que les visites d'incorporation des appelés et des engagés et celles de fin de service pratiquées au SMU ;
nombre de consultations : toutes les consultations données au SMU dans le cadre de la médecine de soins, y compris, éventuellement, les visites pour cures thermales ;
nombre d'exemptions totales de service : nombre de consultants pour lesquels le médecin d'unité a prescrit une exemption totale de service avec repos à la chambre, au poste ou à domicile, ou a prescrit une permission de convalescence ou un congé de maladie ;
nombre de journées d'exemption totale de service accordées au personnel ci-dessus au cours du mois en les comptabilisant en totalité au jour de la prescription de l'exemption ;
nombre d'admissions au SMU : nombre de malades admis dans les locaux d'hospitalisation du SMU ou éventuellement traités à leur chambre ou au poste en cas de saturation de ceux-ci ;
nombre de journées d'admission au SMU : nombre de journées passées dans les locaux d'hospitalisation du SMU pour chaque malade qui y est admis, ou éventuellement passées à la chambre ou au poste dans les conditions fixées ci-dessus ;
nombre d'admissions à l'hôpital : toutes les admissions à l'hôpital des militaires de l'unité, en les prenant en compte au jour de la notification en cas d'admission dans une formation hospitalière militaire ou civile sans passage préalable à l'unité ;
nombre total d'injections vaccinales : total confondu de toutes les catégories d'injections vaccinales pratiquées durant le mois au SMU en y comprenant aussi les intra-dermo-réactions (IDR) à la tuberculine ;
nombre de contrôles médico-physiologiques de l'entraînement physique et sportif : total des contrôles systématiques, circonstanciels et occasionnels réalisés pendant le mois pour toutes catégories de personnel militaire.
b). Le second sous-chapitre concerne le personnel civil de la défense, des unités, formations, établissements soutenus :
effectif moyen soutenu : effectif en personnel civil rattaché au SMU ;
nombre de visites systématiques : toutes consultations assurées dans le cadre de la médecine de prévention ;
nombre de consultations : consultations données au SMU dans le cadre de la médecine de soins ;
nombre de journées d'arrêt de travail : journées d'arrêt de travail uniquement prescrites par un médecin du SMU ;
nombre d'admissions à l'hôpital : admissions dans un hôpital des armées ou dans un hôpital civil prescrites par un médecin du SMU.
2.2.2 Activités exercées au profit de la garnison et des unités temporairement rattachées.
Sont ici recensés tous les actes effectués dans le cadre des activités médicales de garnison (par exemple : garde médicale) et ceux réalisés pour le soutien des unités élémentaires ou les bâtiments de passage dépourvus d'un service médical propre :
nombre de consultations personnel militaire : consultations au titre de la médecine de soins ou d'expertise ;
nombre de consultations personnel civil : toutes consultations de personnel civil de la défense employé dans des établissements qui ne sont pas habituellement rattachés au SMU, consultations de personnel militaire ou civil de la défense retraité, consultations de toute autre catégorie de personnes ne ressortissant pas à la défense, sauf les familles, pour soins, aptitude ou tout autre motif (candidats à l'engagement, à l'entrée aux écoles militaires, etc.) ;
nombre de consultations familles : consultations données au profit des familles de personnel militaire ou civil de la défense.
2.2.3 Visites à domicile.
Ce chapitre comporte :
nombre de visites à domicile du personnel militaire : visites effectuées à domicile pour le personnel militaire appartenant ou non à l'unité ;
nombre de visites à domicile du personnel civil : visites à domicile effectuées pour le personnel civil de la défense, qu'il s'agisse ou non du personnel civil de l'unité ;
nombre de visites à domicile des familles : visites effectuées au bénéfice des familles de personnel militaire ou civil de la défense.
3 Cas particulier.
Il ne peut être dressé une liste exhaustive de toutes les circonstances particulières de l'application des présentes procédures en raison de la diversité des conditions de l'exercice de la médecine d'unité.
Les quelques exemples exposés ci-dessous permettent cependant d'évoquer la conduite à tenir devant des situations locales inhabituelles.
3.1 Unité élémentaire détachée de son corps d'origine et disposant d'un service médical propre.
C'est le cas d'une compagnie d'infanterie en manœuvres dans un camp, accompagnée d'un médecin de l'unité d'origine et utilisant une salle de visite du SMU du camp.
Les principes régissant les modalités de la déclaration des activités médicales sont les suivants :
si le détachement n'avait pas disposé de son médecin attitré, la prise en compte de toutes les activités médicales déployées à son profit se serait faite sur l'état numérique mensuel d'activité du SMU du camp, dans la zone II, au titre des unités temporairement soutenues ;
mais comme le détachement dispose de son encadrement médical, ses activités doivent être intégrées à celles de son SMU.
La conduite pratique à adopter est la suivante :
le détachement prend fin avant la fin du mois : l'intégration des activités relatives au détachement s'opère sans difficulté dans l'état numérique du SMU d'appartenance ; le compte rendu mensuel rapporte la participation de l'unité élémentaire aux manœuvres ;
le détachement se poursuit après la fin d'un mois : les données numériques sur l'activité correspondant au mois écoulé sont communiquées par message au médecin-chef de l'unité d'appartenance ;
le nombre d'admissions dans les locaux d'hospitalisation du SMU du camp doit figurer à la fois sur l'état numérique d'activité du détachement qui prononce l'admission et sur celui du SMU du camp qui le prend en charge (pour exprimer la totalité des activités) ; le nombre des journées d'admission en revanche, n'est à signaler que sur l'état numérique du SMU du camp qui a assuré le traitement des malades.
3.2 Centres de sélection.
Les SMU des centres de sélection sont à la disposition du personnel organique des centres et des jeunes gens convoqués pour sélection et aptitude.
Il convient cependant de n'exprimer dans l'effectif soutenu que celui du personnel organique.
En revanche, doivent être pris en compte les jeunes gens convoqués, admis dans les locaux d'hospitalisation du SMU et les journées de traitement correspondantes.
L'activité des divisions médicales n'est pas recueillie dans le présent rapport mensuel.
3.3 Organismes gestionnaires de personnel en positions de non-activité, hors cadres, hors budget.
De la même manière, il faut n'exprimer dans l'effectif soutenu que celui de l'encadrement permanent et non celui des passagers.
Les congés liés à l'état de santé de la position de non-activité de personnel géré par ces organismes ne sont pas pris en compte.
3.4 Médecine scolaire.
Les activités des médecins des armées exerçant la médecine scolaire dans certains territoires (Allemagne, outre-mer) s'expriment dans la zone II de l'état numérique mensuel d'activité à la rubrique « Nombre de consultations personnel civil ».
3.5 Lycées militaires.
Dans les lycées militaires, les activités exercées au profit des élèves sont de même nature que celles assurées au profit des militaires appelés. Dans ces conditions, afin d'assurer un recueil le plus exhaustif possible des activités et bien que ces élèves n'aient pas le statut de personnel militaire, il convient de regrouper les données chiffrées concernant les élèves et les militaires du contingent dans les cadres et peignes du A du chapitre I (en tant qu'effectif « permanent ») de l'état numérique mensuel d'activité du SMU (sans modifier la rédaction des items).