1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement des foyers des organismes de la logistique santé, dans le cadre des dispositions réglementaires visées en référence.

1.2. Vocation et organisation générale des foyers.

  2.1. Règle générale.

Les foyers sont destinés à procurer aux bénéficiaires, visés à l'article 3, des activités sociales, culturelles et de loisirs organisées dans les organismes de la logistique santé. Le bon fonctionnement de ces activités, qui contribuent au bien-être des bénéficiaires, représente un élément important du moral.

  2.2. Régime juridique.

Les foyers sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale et administrés par un conseil d'administration.

Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière et sont habilités à recevoir des dons, legs et allocations (cf. 9.3.1 et 18.2). Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.

Ils n'ont pas de but lucratif.

Les foyers sont placés sous la tutelle du ministre de la défense (direction centrale du service de santé des armées). Ils ont la capacité d'ester en justice ⁽¹⁾.

  2.3. Exercice du pouvoir de tutelle.

Les foyers sont soumis au contrôle d'une autorité de tutelle agissant par délégation du ministre de la défense dans les conditions définies ci-dessous.

Toutefois, les décisions de création et de dissolution des foyers, les autorisations d'acquisition de biens immobiliers, l'opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et d'accepter des dons et legs ne font pas l'objet de délégation.

  2.3.1. Foyers des hôpitaux des armées.

La tutelle des foyers des hôpitaux des armées est exercée par le médecin-chef par délégation du ministre chargé des armées.

À ce titre, en particulier, le médecin-chef désigne :

• le président et les membres du conseil d'administration ;

• le directeur du foyer titulaire et le directeur du foyer suppléant ;

• les membres de la commission participative ;

• le gérant titulaire et le gérant suppléant ;

• le personnel d'exploitation.

  2.3.2. Foyers des écoles du service de santé des armées et des autres organismes.

La tutelle de ces foyers est exercée par le commandant de l'organisme concerné.

À ce titre, il désigne :

• le président et les membres du conseil d'administration ;

• le directeur du foyer titulaire et le directeur du foyer suppléant ;

• les membres de la commission participative ;

• le gérant titulaire et le gérant suppléant ;

• le personnel d'exploitation.

1.3. Accès aux foyers.

  3.1. Bénéficiaires des activités du foyer.

Les bénéficiaires des activités des foyers des organismes du service de santé des armées comprennent des bénéficiaires de droit et des bénéficiaires sur autorisation.

  3.1.1. Bénéficiaires de droit.

Ils comprennent :

• les patients, hospitalisés et consultants, dans les hôpitaux des armées ;

• les engagés volontaires et les volontaires dans les armées servant dans l'organisme ;

• les élèves des écoles de formation du service de santé des armées.

  3.1.2. Bénéficiaires sur autorisation.

Il s'agit des autres personnels de l'organisme qui peuvent avoir accès au foyer sur autorisation du commandant de l'organisme.

  3.2. Modalités d'accès au foyer.

Les modalités d'accès des différentes catégories de bénéficiaires, sont fixées par le règlement intérieur du foyer.

Si le maintien de la discipline et les nécessités du service l'exigent, ce libre accès peut éventuellement être suspendu, restreint ou supprimé sur décision du commandant de l'organisme.

1.4. Activités.

  4.1. Généralités.

Lieux de réunion, de détente et de distraction constitués à l'intérieur des organismes de la logistique santé, les foyers :

• permettent aux usagers de se procurer certains produits de consommation courante ;

• servent de support à des activités de clubs d'information et de loisirs et d'animation socio-culturelles ;

• assurent le support juridique des manifestations organisées sous la responsabilité de l'autorité militaire et apportent leur concours, dans les conditions prévues par les textes en vigueur, au soutien de manifestations organisées sous l'égide d'associations (ou amicales) régies par la loi du 1^er juillet 1901.

  4.2. Prestations offertes par le foyer.

Elles concernent essentiellement :

• la vente de denrées, boissons et articles d'usage personnel ;

• les activités bibliothèque, télévision, cinéma, jeux ;

• les différents clubs socio-éducatifs ;

• le salon de coiffure ;

• la vente de presse ;

• les prestations de service au profit des bénéficiaires.

Le développement d'activités existantes, la création ou la suppression d'activité sont du ressort de l'autorité de tutelle, après délibération du conseil d'administration.

La commission participative est consultée quant à l'orientation et à l'animation à donner aux activités culturelles et de loisirs.

  4.2.1. Salles de consommation et comptoirs de vente.

Les comptoirs de vente proposent généralement aux usagers des boissons, des produits alimentaires ⁽²⁾ tels que casse-croûte, pâtisseries et confiseries, ainsi que des articles d'usage personnel.

En raison du caractère médical des prescriptions alimentaires des patients hospitalisés, les casse-croûtes et petits déjeuners ainsi que toute friandise ne peuvent leur être vendus.

  4.2.1.1. Boissons et denrées.

Les boissons dont la vente est autorisée dans les foyers sont limitées à celles des deux premiers groupes définis à l'article L. 1 du « code des débits de boissons et des mesures contre l'alcoolisme » (cf. Annexe II ).

Le foyer doit contribuer à la lutte contre l'alcoolisme : ainsi la vente des boissons non alcoolisées doit être favorisée par une action systématique sur les prix, et la vente des boissons du groupe 2 peut faire l'objet de restrictions permanentes ou temporaires et est interdite dans les hôpitaux des armées.

Certaines boissons et denrées peuvent être offertes à la vente dans des appareils de distribution automatique appartenant aux foyers ou pris en location. Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe VI.

  4.2.1.2. Hygiène des produits alimentaires.

Les produits arrivant à date limite de consommation sont immédiatement retirés de la vente ou du stock et détruits. La surveillance des produits alimentaires vendus au foyer est effectuée selon les règles générales applicables aux armées.

  4.2.1.3. Articles d'usage personnel.

Les comptoirs de vente peuvent également proposer aux usagers des articles d'usage courant : produits d'hygiène, articles de papeterie, etc.

Accessoirement, la gamme de ces produits peut être élargie à des articles à usage de cadeau ou propres à accroître le confort des usagers.

Toutefois, les foyers ne doivent pas offrir à la vente les articles qui ne correspondent pas à leur vocation normale : armes blanches, effets entrant dans la composition du paquetage ⁽³⁾, etc.

Afin d'éviter une immobilisation trop importante de fonds par l'achat d'articles à faible taux de rotation et d'un coût unitaire élevé, le conseil d'administration peut autoriser le directeur du foyer à pratiquer le dépôt-vente.

Dans ce cas le fournisseur doit s'engager par écrit à supporter tous les risques quelles qu'en soient les causes et circonstances (perte, destruction, détérioration, vol, etc.) en apposant sur la facture la mention : « marchandise en dépôt sous notre entière responsabilité, payable après la vente ». Les articles en cause sont pris en compte sur des fiches inventaires particulières portant la formule : «  matériel en dépôt » et leur valeur n'est pas prise en considération dans la détermination de l'avoir en marchandises.

Lorsque ce système est impossible, certains articles peuvent, sur autorisation particulière du conseil d'administration, être achetés à l'unité pour servir d'échantillon et être vendus sur commande exclusivement.

Pour les articles nouveaux de faible valeur, le fournisseur doit s'engager, par une mention écrite sur la facture, à reprendre la marchandise qui resterait invendue après un laps de temps convenu entre les deux parties et qui ne doit pas excéder neuf mois.

Chaque fournisseur détermine par écrit, ses engagements concernant les modalités du service après vente des articles susceptibles d'entretien ou de réparation.

Les articles destinés à la vente qui sont détériorés font l'objet d'une décision de réforme prise par le conseil d'administration qui fixe la destination à leur donner.

Les articles qui, stockés depuis longtemps, sont devenus moins attractifs peuvent être vendus à prix réduit, voire à perte, sur décision particulière du conseil d'administration.

  4.2.1.4. Vente de cigarettes et de tabac.

La vente de ces produits est interdite dans les foyers des organismes de la logistique santé.

  4.2.1.5. Vente de carte téléphonique et de timbres postaux.

Le foyer peut vendre des cartes téléphoniques à condition de pratiquer le tarif fixé par France Telecom.

Les mêmes dispositions sont applicables pour la vente de timbres postaux.

  4.2.1.6. Vente de journaux et autres publications.

Le foyer peut assurer la vente de journaux et de revues dont la liste est arrêtée par l'autorité de tutelle. Lorsque l'organisme dispose d'un kiosque, une convention est établie dans les conditions définies en annexe V.

  4.2.1.7. Vente d'articles de tradition et symbolique.

• a).  Le foyer peut procéder à l'achat d'articles de tradition et de symbolique exclusivement en vue de leur vente aux usagers. L'achat des insignes de tradition doit être effectué auprès du fabricant attitré de chaque organisme de la logistique santé attributaire.

• b).   Il est rappelé que les insignes de tradition remis gracieusement au personnel affecté dans les organismes de la logistique santé sont réalisés par ces derniers sur leurs fonds propres, sans que les foyers aient à être sollicités d'une quelconque manière.

  De la même façon, les autres articles de tradition et de symbolique peuvent être directement acquis à titre onéreux dans le commerce par les organismes de la logistique santé, ou le cas échéant auprès de leur foyer lorsque ce dernier en détient aux fins de vente à ses usagers.

  4.2.2. Clubs de loisirs éducatifs et clubs professionnels.

Les foyers supportent administrativement et soutiennent financièrement les clubs ⁽⁴⁾ créés par décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Les clubs de loisirs éducatifs offrent la possibilité aux usagers de pratiquer les activités de leur choix, qu'elles soient manuelles et techniques (photographie, radio-amateurisme, fabrication de maquettes, modélisme, etc.) ou culturelles et artistiques (dessin, musique, théâtre, ciné-club, etc.).

Les clubs professionnels sont des lieux d'échanges permettant de mettre en commun les expériences et de garder le contact avec les professions, par l'entretien de relations avec les organismes publics et privés. Ils sont ouverts à tous les usagers dont l'intérêt se porte vers une activité touchant une profession déterminée (agriculture, techniques audiovisuelles, etc.).

Chacun de ces clubs possède son propre règlement rédigé par le directeur du foyer et soumis pour approbation au conseil d'administration ; il est dirigé par un animateur bénévole qui présente tous les semestres son projet de budget au directeur du foyer en vue d'obtenir les autorisations d'engagement de dépenses.

Ces clubs peuvent, en outre, bénéficier de crédits budgétaires accordés au titre de la promotion sociale.

Chaque club doit être couvert par une assurance en responsabilité civile garantissant les risques particuliers liés à son activité.

  4.2.3. Bibliothèque.

Dans toute la mesure du possible, une salle de lecture est spécialement aménagée au sein des foyers.

Les ouvrages (livres, revues), sont achetés ⁽⁵⁾ sur les ressources propres du foyer qui peut, par ailleurs, souscrire des abonnements à différents journaux et périodiques de la presse régionale ou nationale.

Comme les clubs, les bibliothèques sont animées par des volontaires dont les fonctions sont décrites en annexe IX.

  4.2.4. Salles de télévision et de cinéma.

Une ou plusieurs salles de télévision sont mises à la disposition des usagers. Les horaires d'accès à ces locaux sont fixés par le règlement du foyer.

Bien qu'elle soit offerte à l'ensemble du personnel de l'organisme, l'activité cinéma est généralement rattachée au foyer. Les modalités financières (tarifs réservés aux cadres, etc.) sont fixées par le conseil d'administration.

Un règlement particulier concernant cette activité est rédigé par le directeur du foyer, en liaison avec l'officier chargé des relations publiques. Ce règlement est soumis, pour approbation, au conseil d'administration.

  4.2.5. Salles de jeux.

Des jeux d'adresses manuels (« baby-foot », billards, etc.) électriques ou électroniques, des appareils automatiques (billards électriques, électrophone automatique, jeux vidéo, etc.) peuvent fonctionner à l'intérieur des foyers.

Ces appareils sont :

• ou bien achetés dans le commerce par les foyers sur leurs fonds propres ;

• ou bien attribués aux foyers par dévolution de biens d'organismes dissous ;

• ou bien pris en location, avec partage des recettes aux conditions fixées dans la convention de location (cf. ANNEXE VI) ;

• ou bien exploités par leur propriétaire en contrepartie du versement d'une somme forfaitaire fixée dans le contrat d'exploitation.

Dans ces deux derniers cas, c'est au propriétaire des appareils qu'échoit la responsabilité de leur fonctionnement et de leur sécurité.

L'achat et la prise en location d'appareils automatiques qui, après insertion d'une mise en numéraire, peuvent procurer, par pur hasard, un gain en numéraire à l'utilisateur, sont interdits.

De manière globale, tout jeu qui peut procurer, par pur hasard un gain en numéraire est interdit.

  4.2.6. Salon de coiffure.

L'organisation des prestations de coiffure est obligatoire dans tous les organismes de la logistique santé pour le personnel dont l'entretien incombe à l'État, et dans les hôpitaux pour certains patients hospitalisés.

Le foyer peut être appelé à prendre en charge cette activité en disposant d'un salon de coiffure dans les conditions suivantes.

  4.2.6.1. Bénéficiaires des prestations de coiffure.

• a).  Les prestations de coiffure sont assurées en priorité :

  • à titre gratuit :

    • aux élèves en 1ère et 2ème années des écoles du service de santé des armées (ESSA) de Bordeaux et Lyon,

    • aux volontaires dans les armées servant dans l'organisme,

    • aux engagés volontaires jusqu'au grade de caporal inclus servant dans l'organisme,

    • aux patients hospitalisés sur prescription médicale ;

  • à titre onéreux, aux cadres militaires servant dans l'organisme et aux élèves à solde mensuelle des écoles pour les seuls soins des cheveux exigibles pour le port d'une coiffe ou coiffure d'uniforme.

• b).  Par ailleurs, les prestations de coiffure peuvent être dispensées, à titre onéreux, aux catégories de bénéficiaires suivantes:· patients hospitalisés (prestation de confort),· autres personnels de l'organisme (ou de l'îlot),· personnels civils et militaires affectés dans un autre organisme de la logistique santé situé dans la même zone géographique.

  4.2.6.2. Equipement du salon de coiffure.

Le mobilier, le matériel d'équipement (tondeuses, séchoirs, stérilisateurs) et le linge du salon sont fournis par l'organisme de rattachement qui les suit en comptabilité, les répare et les renouvelle sur ses crédits.

Le petit outillage (ciseaux, brosses, peignes, rasoirs) fait l'objet d'une dotation initiale par l'organisme.

Leur entretien et leur renouvellement sont à la charge du foyer.

Les shampooings, produits cosmétiques sont à la charge exclusive du foyer.

  4.2.6.3. Fonctionnement financier du salon de coiffure.

• a).  La fourniture de prestations de coiffure à titre gratuit par les foyers est compensée par la prise en charge par l'État de l'équipement et de l'entretien d'une part importante des moyens de fonctionnement du salon prévus au paragraphe 4.2.6.2.

  Le contrôle des prestations gratuites donne lieu à une inscription nominative et à un émargement des bénéficiaires sur un registre particulier, coté et paraphé par le directeur du foyer, imprimé n° 620-5*/629.

• b).   Les tarifs des prestations de coiffure assurées à titre onéreux sont déterminés de façon à couvrir l'ensemble des charges de fonctionnement incombant au foyer au titre du salon de coiffure. Il sont arrêtés par le conseil d'administration, approuvés par l'autorité de tutelle, puis affichés au salon de coiffure et, le cas échéant, dans les services cliniques.

  Les prestations effectuées à titre onéreux sont réalisées sur présentation de tickets achetés et validés au comptoir de vente du foyer par un procédé infalsifiable.

  4.2.6.4. Mise en œuvre des prestations servies par le salon de coiffure.

Les prestations de coiffure féminine se limitent aux shampooings, coupes, mises en plis ou brushings ⁽⁶⁾.

Une note de service fixe les modalités particulières de fonctionnement du salon de coiffure.

  4.2.6.5. Dispositions prises en l'absence de personnel spécialisé.

• a).  Lorsque l'organisme dans lequel est implanté le foyer ne peut mettre à sa disposition les personnels compétents, il y a lieu de rechercher un accord local avec des organismes relevant du ministère de la défense et disposant d'un coiffeur pour assurer les prestations servies gratuitement telles qu'elles sont précisées au paragraphe 4.2.6.3 [alinéa a)].

  À défaut, il est fait appel aux services d'un prestataire privé en faisant obligatoirement jouer la concurrence.

• b).  Par ailleurs, les services du coiffeur dispensés à titre onéreux selon les modalités définies précédemment [§ 4.2.6.3, alinéa b)], peuvent être concédés, après mise en concurrence, à un professionnel civil par la voie d'une convention fixant les modalités d'exécution et de paiement des prestations ainsi que les responsabilités respectives de l'organisme, du foyer et du professionnel concerné :

  • le coiffeur encaisse directement le prix des prestations délivrées à titre onéreux ;

  • les tarifs pratiqués, fixés contractuellement, sont homologués par le conseil d'administration et approuvés par le commandant de l'organisme. Ils doivent tenir compte des installations et équipements mis à la disposition du coiffeur, ainsi que de la limitation du niveau des prestations autorisées.

• c).   Lorsque le même prestataire assure à la fois des prestations servies à titre gratuit et à titre onéreux, il convient de conclure une convention unique tenant compte des dispositions qui précèdent.

• d).  Lorsque pour la réalisation des activités de coiffure, le prestataire privé bénéficie de la mise à disposition de locaux, même à raison de quelques heures par semaine, les dispositions de l'annexe V sont à appliquer.

  4.3. Manifestations supportées par le foyer.

Le foyer peut apporter son concours et constituer le support juridique provisoire de manifestations organisées soit au profit exclusif des bénéficiaires du foyer, et notamment des malades, soit à l'intention de l'ensemble du personnel de l'organisme ; ces manifestations peuvent dans ce cas être ouvertes au public.

Les conditions et modalités d'organisation de ces manifestations sont fixées chaque fois par une directive particulière du commandant de l'organisme.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de ces manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire adaptée au type de manifestation et conclue pour sa durée.

  4.4. Structure du foyer.

  4.4.1. Points de vente.

Dans chaque organisme, il ne peut exister qu'un seul foyer, comportant un ou plusieurs points de vente, placés sous la surveillance du conseil d'administration, du directeur et du gérant du foyer. Les responsables des points de vente sont dotés d'une avance en numéraire (cf. 25.1).

  4.4.2. Locaux.

Outre les locaux destinés à accueillir les différentes activités, le foyer comporte des locaux de service conçus en tenant compte des normes de sécurité :

• un bureau pour le gérant et, si nécessaire, un pour le comptable ;

• des magasins dont l'agencement doit être réalisé de manière à assurer la meilleure protection possible des marchandises et matériels entreposés ;

• des locaux sanitaires réservés au personnel d'exploitation du foyer et à la clientèle.

2. Création, dissolution.

2.1. Création.

  5.1. Principe.

La création des foyers est décidée par arrêté du ministre de la défense, direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), sur proposition du commandant de l'organisme.

  5.2. Création d'un foyer.

La décision de création d'un foyer est prise après examen d'un dossier de présentation établi par l'autorité devant exercer la tutelle.

  5.2.1. Dossier de présentation.

Ce dossier est constitué notamment :

• d'un rapport motivant la demande de création, et donnant l'effectif potentiel des usagers ;

• de la description détaillée de l'implantation (avec si possible photographies, plans de l'immeuble et des locaux, indication géographique) ;

• de l'énumération des activités du foyer ;

• du devis des dépenses de première installation ;

• d'un état présentant les mesures qui seront prises à l'échelon du foyer pour aider à l'installation et au démarrage du foyer.

Ce dossier est transmis au ministre (DCSSA) pour décision.

  5.2.2. Arrêté de création.

La décision de création est prise sous forme d'arrêté publié au Bulletin officiel des armées. Elle précise la dénomination du foyer, son implantation, la date de mise en activité.

  5.2.3. Procès-verbal de création.

Le bureau chargé de la surveillance administrative rapporte un procès-verbal de création du foyer.

Ce procès-verbal mentionne notamment :

• la dénomination de l'organisme ;

• la date et le lieu de création ;

• la composition du patrimoine initial (deniers et matières) et son origine ;

• les activités qui seront pratiquées.

L'original est conservé par le bureau chargé de la surveillance administrative qui établit des copies conformes destinées  :

• au foyer pour ses archives ;

• à l'organisme chargé de tenir la comptabilité du fonds commun d'entraide des foyers ;

• au ministre de la défense (DCSSA).

Les avenants au procès-verbal sont transmis dans les mêmes conditions.

  5.3. Modifications d'activités du foyer.

Toute modification, telle que création ou suppression d'une ou plusieurs activités, fait l'objet d'une décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Une copie des décisions prises est adressée au bureau chargé de la surveillance administrative qui vérifie les comptes du foyer et dresse un avenant au procès-verbal de création.

  5.4. Moyens mis en œuvre.

Les foyers sont installés dans des locaux de l'organisme.

Ils reçoivent par ailleurs lors de leur création :

• une allocation de première installation et/ou une avance remboursable consentie sur l'avoir du fonds commun d'entraide des foyers dont dispose la DCSSA (cf. 18.2) ;

• des matériels fournis par l'organisme à titre de prêt, ou éventuellement par d'autres foyers, en particulier à l'occasion de la dissolution de ces organismes.

Ils couvrent leurs dépenses de fonctionnement par leurs ressources propres (cf. Article 21).

2.2. Dissolution.

  6.1. Principe.

La dissolution des foyers est décidée par arrêté du ministre de la défense (DCSSA).

  6.2. Dissolution d'un foyer.

La dissolution d'un foyer, proposée par le conseil d'administration, est demandée par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle à l'égard de l'organisme concerné.

Le dossier est transmis au ministre (DCSSA) en vue de la prise de l'arrêté de dissolution du foyer après avis du bureau chargé de la surveillance administrative en ce qui concerne la dévolution de l'avoir et des biens.

L'arrêté de dissolution est publié au Bulletin officiel des armées.

  6.3. Dévolution de l'avoir et des biens d'un foyer dissous.

Les deniers disponibles après liquidation des comptes sont versés au fonds commun d'entraide des foyers (cf. Article 20). L'organisme chargé de tenir la comptabilité du fonds communs d'entraide des foyers est chargé de payer les dettes non encore réglées avant reddition des comptes ; il en rend compte à la DCSSA.

Les marchandises restant en stock sont attribuées à d'autres foyers sur décision de la DCSSA.

Les marchandises mise en dépôt sont reprises par les fournisseurs contre émargement sur les fiches de stocks.

Les matériels appartenant à l'État sont reversés à l'organisme.

Les matériels achetés sur les ressources du foyer ou provenant d'une dévolution antérieure, sont attribués à d'autres foyers, ou le cas échéant, réformés ou vendus (cf. Article 16) sur décision de la DCSSA.

  6.4. Procès-verbal de dissolution du foyer.

Un procès-verbal de dissolution est rapporté par le bureau chargé de la surveillance administrative. Ce procès-verbal se réfère aux textes cités dans le procès-verbal de création ainsi qu'à l'arrêté de dissolution. Il précise, outre la dénomination du foyer dissous, la date de prise d'effet, la dévolution des avoirs et le nom des personnes chargées de la reddition des comptes.

L'original est conservé par le bureau chargé de la surveillance administrative qui établit des copies conformes recevant les destinations prévues à l'article 5.2.3.

2.3. Reddition des comptes.

  7.1. Procédure.

Dès réception de l'arrêté de dissolution du foyer, le gérant procède dans les plus brefs délais, sous le contrôle du conseil d'administration et sous la conduite du directeur du foyer :

• aux opérations de clôture du livret de caisse d'épargne (capital et intérêts sont virés au compte courant du foyer) ;

• au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;

• à la liquidation des avoirs deniers et matières, aux conditions fixées par la DCSSA, conformément aux dispositions de l'article 6.3 de la présente instruction ;

• aux opérations de clôture du compte courant postal.

Les comptabilités deniers et matières sont alors transmises au bureau chargé de la surveillance administrative pour vérification, après arrêté par le directeur du foyer et visa du président du conseil d'administration. Les archives comptables courantes sont reversées dans les conditions précisées par la DCSSA.

  7.2. Archives.

Au terme de ces opérations, les archives administratives et comptables du foyer dissous sont versées au dépôt des archives désigné.

3. Administration et direction.

3.1. Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers.

Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers, dont tous les membres sont désignés par l'autorité chargée de l'exercice du pouvoir de tutelle, sont constitués par :

• le conseil d'administration ;

• le directeur.

En outre, le président du conseil d'administration est assisté d'une commission participative.

3.2. Le conseil d'administration.

L'administration des foyers est assurée par une assemblée délibérante, le conseil d'administration.

  9.1. Composition.

Le conseil d'administration est composé :

• d'un président, officier désigné par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle ;

• de membres, au nombre de trois au moins et de quinze au plus, désignés par la même autorité parmi le personnel d'encadrement (officiers et sous-officiers ou officiers mariniers) et parmi les bénéficiaires de droit énumérés à l'article 3, point 3.1.1 (à l'exception des patients).

  9.2. Mandat.

Le président et les membres du conseil d'administration sont désignés pour deux ans.

Ce mandat renouvelable cesse dans les cas suivants :

• retour à la vie civile ;

• mutation hors de l'organisme à l'intérieur duquel le foyer exerce ses activités.

L'autorité de tutelle procède à la désignation des nouveaux titulaires au fur et à mesure des départs de ce personnel.

Ces fonctions sont exercées à titre gratuit.

En cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, le président et les membres du conseil d'administration peuvent être démis d'office de leurs fonctions, et leur responsabilité peut être engagée (cf. Article 13).

La décision de démission d'office et, éventuellement d'engagement de la responsabilité de ce personnel, appartient à l'autorité de tutelle.

  9.3. Attributions.

Le conseil d'administration se réunit en session ordinaire sur convocation de son président, au moins une fois par quadrimestre. Il peut se réunir en session extraordinaire, soit à l'initiative de son président, soit à la demande d'au moins deux de ses membres.

  9.3.1. Délibérations obligatoires.

Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources), et décisions modificatives ;

• compte financier ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du foyer ⁽⁷⁾ ;

• fixation des tarifs des services et détermination des marges sur le prix des articles proposés à la vente ;

• modalités ⁽⁸⁾ d'embauche du personnel civil (7) ;

• demandes d'avances au fonds commun d'entraide ;

• acceptation des dons et legs (7) ;

• décision d'ester en justice.

  9.3.2. Autres délibérations.

En outre, le conseil d'administration délibère pour :

• proposer à l'autorité de tutelle la création d'activités nouvelles ou la suppression d'activités existantes ;

• arrêter les dispositions à observer pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;

• approuver le règlement du foyer élaboré par le directeur selon le modèle figurant en annexe I, ainsi que les règlements particuliers concernant les clubs et le cinéma ;

• autoriser l'ouverture d'un compte de dépôt auprès de la succursale de la caisse d'épargne ainsi que les opérations concernant la clôture de ce compte, les versements et retraits de fonds (cf. 19.2 et ANNEXE IV) ;

• fixer la liste des journaux périodiques et revues dont l'achat, et éventuellement la vente, sont autorisées au foyer ;

• prendre, en cas de besoin, les mesures immédiates qu'exigeraient la sauvegarde des intérêts du foyer, la bonne marche des diverses activités ou le rythme des dépenses ;

• déterminer le montant annuel du fonds d'intervention du commandant de l'organisme ;

• proposer à l'autorité de tutelle le montant annuel des allocations de secours à attribuer sur les fonds à des militaires du rang dont la situation est digne d'intérêt ;

• déterminer l'importance maximale des stocks à constituer pour permettre un approvisionnement régulier des points de vente, en fonction des effectifs et des ventes réalisées (cf. 24.1, dernier alinéa) ;

• fixer ⁽⁹⁾ le montant maximum des sommes à détenir par les responsables d'un fonds de trésorerie (coffre-fort du gérant et caisses des points de vente) ;

• donner son avis sur toute question soumise par l'autorité de tutelle.

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres sont présents.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les délibérations du conseil d'administration sont rapportées dans un procès-verbal, imprimé modèle N° 620-5*/230 signé par le président du conseil d'administration et les membres présents. L'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité y est consigné.

Trois exemplaires du procès-verbal sont transmis au gestionnaire ou chef des services administratifs, qui étudie les délibérations, propositions et avis du conseil d'administration avant de les soumettre à l'approbation de l'autorité de tutelle compétente, qui en accuse réception.

Ces décisions et propositions ne deviennent définitives qu'un mois après leur transmission à l'autorité de tutelle, à moins que celle-ci n'y ait fait opposition ou ait décidé par écrit de prolonger ce délai d'un mois supplémentaire.

Les originaux des procès-verbaux sont conservés par le président dans un répertoire-classeur des délibérations où ils sont rangés par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre pris dans une série annuelle.

  9.3.3. Attributions du président du conseil d'administration.

En dehors des périodes de réunion de l'assemblée, le président du conseil d'administration veille à l'application, par le directeur, de toutes les décisions du conseil d'administration. À ce titre, il est chargé de :

• viser les demandes d'ouverture et de clôture du compte courant postal et du compte local de la caisse d'épargne ;

• viser, avant envoi à l'autorité de tutelle, le programme d'emploi des ressources (cf. Article 22) et se faire présenter toutes les situations comptables ou de gestion ⁽¹⁰⁾ ;

• procéder inopinément, au moins une fois par semestre, au contrôle des comptes deniers et matières du foyer. Il appose à cette occasion son visa sur les documents contrôlés ;

• s'assurer de l'exécution par le directeur du foyer, au moins une fois par mois (et en dehors des arrêtés de fin de mois) du contrôle des comptabilités deniers et matières ;

• signer les feuilles de vérification des comptes du foyer envoyées par le bureau chargé de la surveillance administrative ;

• assister à la passation de service (empêchement, permissions du titulaire) ou de fonctions (mutation du titulaire) entre directeurs du foyer. À cette occasion il vise les comptabilités arrêtées par le directeur sortant.

Le président du conseil d'administration est assisté de la commission participative (cf. Article 12).

3.3. Le directeur.

  10.1. Désignation.

Le foyer est dirigé par un directeur désigné par l'autorité de tutelle parmi les officiers de l'organisme et sur proposition du gestionnaire ou du chef des services administratifs. Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un directeur suppléant désigné dans les mêmes conditions.

Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les fonctions de directeur sont incompatibles avec celles de trésorier, de régisseur d'avances et de recettes, de gestionnaire ou de chef des services administratifs.

  10.2. Attributions.

Le directeur du foyer exécute les décisions du conseil d'administration. Dans les domaines suivants, il doit notamment :

  10.2.1. Réglementation et discipline.

Établir le règlement du foyer ainsi que les règlements particuliers à certaines activités et les soumettre à l'approbation du conseil d'administration.

Veiller à l'application de ces règlements, des instructions ministérielles et des décisions de l'autorité de tutelle.

Faire assurer par le gérant la bonne tenue générale et la discipline à l'intérieur du foyer.

Veiller à la bonne exécution du service.

Assister à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonction (mutation du titulaire) entre gérants. À cette occasion il contrôle les comptabilités des deniers et des matières et appose son visa daté sur les documents ainsi contrôlés.

Préparer la décision du conseil d'administration en cas de modifications envisagées aux activités du foyer.

S'assurer du respect des règles relatives à la prévention des incendies, à l'hygiène et la salubrité (personnel, marchandises vendues) ainsi qu'à celles relatives à la sécurité du travail.

Représenter le foyer en justice et dans tous les actes de la vie civile (notamment signer les contrats et les conventions).

  10.2.2. Activités à caractère social.

Préparer les propositions d'allocations de secours sur les fonds du foyer (cf. 9.3.2).

Tenir le carnet des secours (imprimé N° 620-5*/633) ; le directeur conserve ce document en raison de son caractère confidentiel.

  10.2.3. Sécurité des fonds, locaux et marchandises.

Proposer au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux, des matériels et des marchandises.

Préparer les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds, puis soumettre ces textes à l'approbation du conseil d'administration ; proposer toutes mesures d'actualisation de ces consignes et veiller particulièrement à leur application.

Veiller à ce que les consignes relatives à chaque activité soient connues de tout le personnel intéressé, notamment lors du changement de titulaire des postes concernés ou des suppléances.

Faire verser par le gérant au centre de chèques postaux du foyer ⁽¹¹⁾, les deniers en excédent du montant maximal du fonds de trésorerie fixé par le conseil d'administration.

  10.2.4. Achats des denrées, boissons et articles.

Établir la liste des denrées, boissons et articles susceptibles d'être vendus ⁽¹²⁾ et déterminer leurs prix de vente ainsi que les tarifs des services offerts aux usagers (cinéma, salon de coiffure, etc.) ; soumettre cette tarification au conseil d'administration.

Constituer le répertoire des fournisseurs à contacter en vue des achats de denrées, boissons et articles. Ces fournisseurs doivent être différents des fournisseurs habituels des organismes.

Faire appel à la concurrence pour les achats et demandes d'information concernant les prix, recourir éventuellement aux appels d'offres.

Faire procéder aux achats de denrées, boissons et articles par le gérant, en respectant le niveau limite des stocks fixé par le conseil d'administration (cf. 9.3.2).

  10.2.5. Contrôle des comptabilités.

Contrôler l'activité du gérant en veillant en particulier à la rentrée régulière des recettes et au paiement rapide des fournisseurs, contrôler la tenue de la comptabilité, contresigner les chèques établis et signés par le gérant sur le compte courant du foyer.

Procéder inopinément, une fois par mois, au contrôle de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois), des avances faites aux points de vente, et au recensement des marchandises et des matériels ⁽¹³⁾.

Présenter chaque fin de mois au président du conseil d'administration, les documents comptables après les avoir vérifiés et arrêtés.

Procéder à l'arrêté des comptes et à l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de fonctions entre gérants (13).

Soumettre à la signature du président du conseil d'administration les feuilles de vérification des comptes du foyer (cf. 9.3.3).

Préparer le programme d'emploi des ressources du foyer (cf. Article 22) et le soumettre à la délibération du conseil d'administration.

  10.3. Personnel d'exécution.

Le directeur du foyer a autorité sur le personnel d'exploitation de l'organisme. Il s'agit du personnel suivant :

• le gérant ;

• le personnel militaire d'exploitation ;

• le cas échéant, le personnel civil embauché par le foyer et rémunéré sur ses fonds propres ou par l'État.

3.4. Le gérant.

  11.1. Désignation.

Le gérant du foyer est désigné par l'autorité de tutelle parmi les cadres militaires sous-officiers ou officiers mariniers d'active ou personnel assimilé, masculin ou féminin de l'organisme. Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un gérant suppléant désigné dans les mêmes conditions.

  11.2. Attributions.

Il est chargé, sous l'autorité et la surveillance du directeur, de tous les détails du fonctionnement du foyer.

À ce titre, il doit notamment, dans les domaines suivants :

  11.2.1. Fonctionnement général.

Diriger le personnel militaire d'exploitation (le cas échéant le personnel civil) pour l'exécution de l'ensemble du service.

Assurer le bon fonctionnement du foyer et effectuer notamment les opérations suivantes :

• procéder aux achats de marchandises selon les directives reçues du directeur (cf. 10.2.4) et la procédure prévue à l'article 24 de la présente instruction ;

• surveiller les ventes de denrées, boissons et articles et s'assurer du respect des règles de salubrité les concernant ;

• faire restituer aux fournisseurs les emballages consignés ;

• veiller au respect des prix de vente.

Veiller à la bonne tenue des locaux et à l'entretien des matériels.

Veiller à l'application du règlement du foyer.

  11.2.2. Tenue des comptes.

Établir et signer les chèques qu'il soumet au contreseing du directeur.

Signer, conjointement avec ce dernier, les demandes de retrait de fonds déposés au compte ouvert à la succursale locale de caisse d'épargne ⁽¹⁴⁾.

Effectuer, aidé s'il y a lieu d'un ou plusieurs comptables, les opérations concernant les recettes et dépenses, les entrées et sorties de matériels et approvisionnements.

Tenir les divers registres et documents de comptabilité et de gestion énumérés au chapitre V de la présente instruction, et les arrêter avant leur présentation au directeur du foyer.

Veiller à la sécurité des fonds détenus en caisse ou avancés aux responsables des points de vente, et à la sécurité des approvisionnements.

Arrêter la caisse une fois par semaine et porter les résultats sur le carnet de vérification de caisse.

Verser les fonds, en excédent du plafond autorisé, au centre de chèques postaux du foyer (cf. 10.2.3).

S'assurer en permanence, en tant que comptable des deniers et matières de l'organisme, de la concordance entre :

• les écritures et la situation de caisse ;

• l'inventaire et les existants en magasin ;

• l'inventaire et l'existant des matériels en service.

Procéder inopinément, une fois par semaine, au contrôle de toutes les avances consenties aux responsables des différents points de vente et en porter mention sur le cahier des prises en charges successives et vérifications de l'avance du point de vente (imprimé N° 620-5*/632).

Effectuer, en présence du directeur du foyer, l'arrêté des comptes et l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de service entre gérants.

Assister aux passations ou remises de service entre responsables d'un point de vente et viser à cette occasion le cahier des prises en charges successives et vérifications de l'avance du point de vente.

3.5. La commission participative du foyer.

Le président du conseil d'administration du foyer est assisté d'une commission participative représentative des usagers.

  12.1. Composition.

La commission participative du foyer est composée :

• des membres de droit suivants :

  • le gérant du foyer ;

  • dans les hôpitaux, un militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées (MITHA) du corps des cadres de santé, désigné par le commandant de l'organisme ;

  • un serveur nommé par le directeur du foyer.

• de membres désignés par le commandant de l'organisme, pour un mandat d'un an renouvelable:

  • un officier membre du conseil d'administration du foyer ;

  • deux sous-officiers ou officiers mariniers (sur proposition du président des sous officiers ou officiers mariniers de l'organisme) ;

  • deux engagés volontaires ou volontaires dans les armées servant dans l'organisme ;

  • dans les hôpitaux, un MITHA représentant, pour chacun des secteurs médicaux, chirurgicaux et psychiatriques, les intérêts des patients ;

  • dans les ESSA de Bordeaux et de Lyon, un élève officier par promotion;

  • à l'école du personnel paramédical des armées, deux élèves par compagnie.

  12.2. Présidence de la commission.

La commission participative du foyer est présidée par un officier désigné pour siéger au conseil d'administration.

  12.3. Fonctionnement et attributions de la commission.

La commission participative du foyer se réunit périodiquement sur convocation de son président. Elle tient obligatoirement une séance avant chaque réunion ordinaire du conseil d'administration.

Constituée dans le but de recueillir les avis et suggestions des usagers, elle est consultée dans les domaines suivants :

• fonctionnement du foyer (aménagement des locaux, horaires d'ouverture et de fermeture, articles mis en vente, etc.) ;

• orientation et animation des activités culturelles et de loisirs, le cas échéant.

Sur ces différents sujets, elle veille tout particulièrement à exprimer les attentes des bénéficiaires de droit, notamment des patients accueillis dans les hôpitaux des armées et des élèves de formation du service de santé des armées.

Les délibérations de chaque séance sont consignées dans un procès-verbal imprimé N° 620-5*/630 signé par le président. Les originaux des procès-verbaux sont conservés par le gérant dans un répertoire-classeur des délibérations où ils sont rangés par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre annuel. Une copie est affichée dans les différents points de vente. Un exemplaire est transmis à chacun des membres du conseil d'administration qui examine les desiderata exprimés au cours de sa plus proche séance. Une copie est jointe au procès-verbal de réunion du conseil.

3.6. Mise en jeu de la responsabilité du personnel participant à la gestion et au fonctionnement du foyer.

  13.1. Principes.

Le président et les membres du conseil d'administration ⁽¹⁵⁾, le directeur, le gérant et le personnel d'exploitation du foyer peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité dans les domaines disciplinaire, pécuniaire, pénal et statutaire. Une même faute peut faire l'objet d'une sanction touchant un ou plusieurs de ces domaines, dans les conditions définies ci-dessous.

La responsabilité du personnel civil embauché par le foyer peut être engagée suivant les dispositions édictées par son contrat de travail.

  13.2. Nature des sanctions encourues.

  13.2.1. En matière disciplinaire.

Les punitions disciplinaires qui peuvent être infligées pour manquement au devoir ou négligence, sont celles définies par le règlement de discipline générale dans les armées pour les militaires et par les textes statutaires ou leur contrat de travail pour les personnels civils.

  13.2.2. En matière pécuniaire.

Le personnel concerné est pécuniairement responsable en cas de faute personnelle détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel. Le montant de l'imputation découlant de la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire ne peut dépasser la valeur de ce préjudice.

  13.2.3. En matière pénale.

Ces sanctions ne sont pas exclusives de l'une ou l'autre des sanctions précédemment décrites et peuvent s'exercer dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice matériel au foyer, dans les conditions fixées aux articles 27 et 28 ci-après.

  13.2.4. En matière statutaire.

Ces sanctions sont applicables au personnel concerné.

4. Fonctionnement.

4.1. Règles de fonctionnement.

L'activité du foyer, organisme à vocation sociale et culturelle sans but lucratif, doit toujours être subordonnée à son rôle éducatif et de détente, à l'exclusion de tout aspect purement commercial.

Sous réserve de l'aide qui lui est apportée conformément aux dispositions de la présente instruction, le foyer fait face, avec ses ressources propres, à ses dépenses de fonctionnement courant.

Toute dépense concernant l'achat (ou le renouvellement) des matériels à la charge du foyer doit être mentionnée dans le programme d'emploi des ressources (cf. Article 22).

4.2. Locaux et matériels.

4.2.1. Locaux.

  15.1. Bâtiments du domaine de l'État.

Les foyers sont installés dans les locaux de l'organisme support. Aucun loyer n'est dû pour cette occupation.

L'entretien de ces locaux est à la charge de l'organisme, ou du service constructeur dans les conditions réglementaires. Sont toutefois à la charge du foyer les travaux d'aménagement ⁽¹⁶⁾ que le conseil d'administration jugerait nécessaire de faire entreprendre.

  15.2. Impôts directs et taxes assimilées concernant les locaux.

L'annexe VII définit en particulier les conditions d'imposition des foyers relative aux locaux dont ils sont attributaires.

4.2.2. Matériels d'équipement et d'ameublement.

  16.1. Mise à disposition.

Les matériels d'équipement courant et d'ameublement des foyers sont généralement fournis et renouvelés gratuitement par l'État.

Ces matériels peuvent également provenir :

• de la dévolution des matériels et mobiliers de foyers dissous ;

• d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres foyers ;

• de prêts de l'organisme ;

• d'achats dans le commerce réglés sur les ressources du foyer (les matériels sont achetés par le directeur après délibération du conseil d'administration portant approbation des modèles et des prix) ;

• de dons ou de legs.

L'initiative en matière d'aménagement des locaux appartient au conseil d'administration qui doit veiller ⁽¹⁷⁾ à l'adaptation de l'installation aux goûts et au confort, en évitant d'obérer trop lourdement la situation financière du foyer (dépenses somptuaires, etc.).

  16.2. Cessions et ventes.

Lorsque, par suite de modifications d'activités ou pour tout autre motif, des matériels ou mobiliers sont excédentaires par rapport aux besoins du foyer, les dispositions suivantes sont appliquées :

• s'ils proviennent de prêts de l'organisme, ils sont reversés, sur proposition du conseil d'administration, dans le magasin de l'organisme ;

• s'ils proviennent d'une dévolution antérieure ou s'ils ont été réalisés par le foyer sur ses ressources, ils peuvent être dévolus ou cédés, après délibération du conseil d'administration et approbation de l'autorité de tutelle, à d'autres foyers ou vendus dans le commerce local.

  16.3. Réforme.

Lorsque l'état des matériels ou des mobiliers justifie leur réforme, le conseil d'administration prend, sur proposition du directeur du foyer, les dispositions suivantes :

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers prêtés par l'organisme, il propose le reversement dans le magasin de l'organisme ;

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer, il prononce la réforme et fixe la destination à donner aux objets réformés (destruction ou vente).

Le gérant fait recette du produit des ventes de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer : à cette occasion, il établit une pièce de caisse.

En cas de dissolution de l'organisme, la destination à donner aux matériels lui appartenant est précisée à l'article 6 de la présente instruction.

4.2.3. Sécurité et contrats d'assurance.

  17.1. Mesures de sécurité.

Le directeur du foyer propose au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux où est admis le public ⁽¹⁸⁾ et contracte une assurance (de préférence multirisques) selon les modalités définies ci-après.

  17.2. Assurances.

  17.2.1. Incendie.

Les foyers doivent conclure un contrat d'assurance les garantissant contre les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'État,

  • aux objets mobiliers et articles dont ils sont propriétaires ou qui sont mis à leur disposition par des tiers,

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées et dont ils peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaire, etc.) ;

• recours des tiers ou voisins relatifs à ces dommages.

  17.2.2. Responsabilité civile.

  17.2.2.1. Cas général.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés aux foyers (y compris ceux d'intoxication alimentaire) et causés par le personnel qu'ils emploient, les matériels qu'ils utilisent, les locaux ou immeubles qu'ils occupent et les activités pratiquées ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

  17.2.2.2. Manifestations organisées dans les locaux des foyers.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire, adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

  17.2.3. Vol.

Dans la mesure où le foyer fait insérer une clause le garantissant contre les risques de vol, le contrat doit prévoir la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux :

• par des individus ayant pénétré dans ces locaux, soit par effraction ou escalade, soit à l'aide de fausses clés ;

• lorsqu'il est établi que les voleurs se sont laissés enfermer dans les locaux clandestinement, c'est-à-dire à l'insu des personnes responsables de la sécurité des lieux ;

• pendant un incendie.

Le contrat doit également garantir des infractions consécutives au vol ou à la perte des clés des locaux.

Les clauses types devant obligatoirement figurer dans le contrat, mises à part les garanties définies ci-dessus, concernent :

• la durée de la police : un an renouvelable ;

• les conditions de résiliation :

  • par le souscripteur (avec préavis de trois mois au moins),

  • par la compagnie d'assurances (en cas de non-paiement des primes par le souscripteur, de non-application des mesures de sécurité à respecter dans les locaux où est admis le public, etc.),

  • de plein droit (en cas de dissolution du foyer, en cas de perte totale des biens assurés résultant d'un événement non garanti par le contrat, en cas de réquisition, etc.) ;

• l'habilitation de l'État à intervenir directement en cas de sinistre, par subrogation explicite dans les droits du foyer assuré, contre la compagnie d'assurances ;

• la renonciation du recours contre l'État.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et boissons pris en location, qui sont assurés par le propriétaire ;

• les articles placés en dépôt-vente, qui demeurent sous la responsabilité du déposant (cf. 4.2.1.3).

4.3. Ressources.

4.3.1. Origine des ressources.

Les ressources des foyers ont une double origine selon qu'elles résultent :

• de l'encaissement de recettes provenant de leur propre fonctionnement ;

• du fonds commun d'entraide ou de dons, legs ou libéralités.

  18.1. Ressources internes.

Elles concernent essentiellement les recettes provenant :

• de la vente des denrées, boissons et articles ;

• du salon de coiffure ;

• de la vente des tickets de cinéma ;

• des appareils à jeux et des distributeurs automatiques de denrées et boissons ;

• de la quote-part des bénéfices réalisés à l'occasion des manifestations organisées dans l'organisme ;

• de la quote-part éventuellement versée par les prestataires assurant des activités normalement dévolues au foyer lorsqu'ils sont installés à demeure dans l'organisme dans lequel celui-ci est implanté.

• de la vente de matériels appartenant en propre aux foyers et devenus sans emploi ou réformés.

  18.2. Ressources externes.

Elles peuvent avoir diverses origines :

• libéralités, dons ou legs exempts de conditions, de charges ou d'affectations immobilières, dont l'acceptation doit être soumise à la décision de la

  DCSSA ⁽¹⁹⁾ qui prend l'avis du bureau chargé de la surveillance administrative ;

• allocations ou avances provenant du fonds commun d'entraide attribuées par la DCSSA (cf. Article 20).

4.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers du foyer est constitué par l'avoir en caisse (numéraire et valeurs de caisse), les fonds déposés au centre de chèques postaux ainsi que ceux placés au titre de divers placements.

  19.1. Compte courant postal.

Les foyers disposent obligatoirement d'un compte courant postal. Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger, s'il n'existe pas de centre de chèques postaux, le compte courant du foyer peut être ouvert auprès des services du Trésor français ou, exceptionnellement, dans une banque. L'ouverture ou la clôture du compte courant postal et les opérations sur ce compte sont réalisées selon les modalités fixées par l'annexe III de la présente instruction.

  19.2. Placements des avoirs.

Les avoirs disponibles des foyers peuvent faire l'objet de différents placements effectués sur décision du conseil d'administration et sous la responsabilité du président de ce conseil après avis du bureau chargé de la surveillance administrative.

L'annexe IV de la présente instruction précise les conditions dans lesquelles ces placements peuvent être effectués.

  19.3. Sécurité des fonds et des recettes.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds (système de garde et/ou dispositif d'alerte électronique) sont élaborées par le directeur du foyer qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent prévoir :

• les mesures de sécurité concernant les recettes journalières encaissées par les responsables de points de vente ;

• les montants maximum ⁽²⁰⁾ :

  • des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans un coffre-fort ;

  • des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables de points de vente.

  19.3.1. Les fonds.

La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre-fort installé dans le bureau du gérant et scellé au mur et/ou dans le plancher.

Le gérant en exercice détient la clé du coffre-fort, le président du conseil d'administration en conserve le double.

Le gérant en exercice est seul à connaître la combinaison permettant l'ouverture. Toutefois une enveloppe cachetée, contenant cette combinaison, est détenue par le président du conseil d'administration.

La combinaison doit être changée après chaque passation de consignes entre le gérant et son suppléant, ou entre le gérant « sortant » et le gérant « entrant », ou au moins tous les six mois.

  19.3.2. Les recettes.

Chaque responsable de point de vente doit dispose  :

• d'une caisse enregistreuse (ou d'un tiroir-caisse) offrant toutes garanties de fermeture et de sécurité ;

• d'un coffret métallique avec serrure de sûreté (coffret de sûreté) destiné à recevoir les fonds existant lors de la fermeture des locaux.

À la fin de sa journée de travail, le gérant :

• collecte les fonds détenus par chaque responsable de point de vente et en délivre reçu ;

• dépose ces fonds dans le coffre-fort du foyer.

Le produit des recettes encaissées ultérieurement, au cours de la soirée, ainsi que les dimanches et jours fériés, est déposé par chaque responsable dans son coffret de sûreté qu'il ferme à clé. Les coffrets sont alors confiés à l'officier de permanence de l'organisme qui les place dans son coffre-fort.

Le lendemain les coffrets sont remis au gérant, au début de sa journée de travail, pour être restitués aux responsables des points de vente.

  19.4. Utilisation de l'avoir en derniers.

  19.4.1. Réserve de fonctionnement ou avance de trésorerie du foyer.

Pour éviter de régler de façon irrégulière les fournisseurs, le foyer doit conserver à son compte courant postal une somme, déterminée par le conseil d'administration, et au moins égale au douzième des dépenses effectuées l'année précédente.

  19.4.2. Fonds de réserve du foyer.

• a).  But du fonds de réserve.

  Le foyer doit employer une partie des fonds excédant ses dépenses de fonctionnement à la constitution d'un fonds de réserve. Ce fonds a pour but de faire face aux dépenses suivantes :

  • remboursement des prêts ou avances consenties au foyer ;

  • gros entretien des matériels ;

  • renouvellement des matériels hors d'usage ;

  • achat de matériels nouveaux ;

  • travaux d'amélioration des installations ou d'aménagement des locaux, non reconnus indispensables, mais que le conseil d'administration estime de nature à améliorer le bien-être des usagers, lorsque le commandant de l'organisme ne soulève pas d'opposition.

• b).  Montant du fonds de réserve.

  Le montant du fonds de réserve doit donc tenir compte :

  • du montant global et de la durée des emprunts ou avances à amortir ;

  • de la valeur globale actualisée de la totalité des matériels ressortissant au foyer ou appartenant à l'État mais dont le renouvellement est à la charge du foyer ainsi que la durée moyenne de vie de ces matériels ;

  • des travaux prévus au programme d'emploi des ressources en vue d'améliorer les installations et l'équipement en matériels du foyer.

  19.4.3. Fonds d'intervention du commandant de l'organisme.

Le conseil d'administration du foyer détermine chaque année le montant du fonds d'intervention du foyer dont dispose le commandant de l'organisme pour les interventions de son ressort.

Ce fonds peut en outre être alimenté par des dons ou legs acceptés au préalable par le ministre (DCSSA), subventions, ou bénéfices des journées portes ouvertes.

• A.  Dépenses pouvant être supportées par le fonds d'intervention du commandant de l'organisme.

  Le fonds d'intervention ne doit en aucun cas servir à régler les dépenses imputables soit aux crédits budgétaires, soit aux masses dont dispose l'organisme.

  Les dépenses suivantes peuvent être supportées par le fonds sur décision du commandant de l'organisme:

  • aide à des bénéficiaires de droit en difficulté financière grave ;

  • amélioration de la décoration des locaux réservés aux engagés volontaires et volontaires dans les armées servant dans l'organisme ;

  • création d'installations de loisir destinées aux bénéficiaires de droit.

  • intervention à caractère sociale : aide à des bénéficiaires du foyer en difficulté financière grave, amélioration de la décoration des locaux réservés aux militaires du rang de l'organisme, non prise en charge par les services de l'organisme ;

  • création d'installation de loisirs destinées aux malades et aux militaires du rang de l'organisme.

  Cette énumération n'est pas exhaustive ; toutefois, les dépenses supportées par le fonds d'intervention doivent toujours rester dans des limites raisonnables.

• B.  Comptabilité du fonds d'intervention du commandant de l'organisme.

  • a).  Les sommes comptabilisées au compte « fonds d'intervention du commandant de l'organisme  » sont bloquées à ce compte à la disposition du commandant de l'organisme. Elles sont réservées à ce dernier sur décision écrite de sa part, datée signée et enregistrée, qui tient lieu de pièce justificative de dépense.

  • b).  Le commandant de l'organisme tient une comptabilité particulière d'emploi des sommes prélevées sur le compte « fonds d'intervention ». Afin de garder leur valeur probante, les engagements de dépenses doivent recevoir le double visa du gestionnaire, ou chef des services administratifs, et du commandant de l'organisme. Cette comptabilité n'entre pas dans le champ de la surveillance administrative du foyer telle qu'elle est définie au chapitre V de l'instruction. Cependant, elle doit pouvoir être présentée à l'occasion de toute inspection de l'organisme pour être vérifiée et visée.

• C.  Vérification du compte « fonds d'intervention du commandant de l'organisme ».

  Le bureau chargé de la surveillance administrative peut, dans le cadre de la surveillance administrative définie à l'article 32 ci-après, procéder à une vérification de la concordance entre les sommes inscrites en recette et en dépense et celles portées sur les pièces justificatives suivantes :

  • a).  décision du conseil d'administration fixant chaque année le montant du fonds d'intervention et porté sur le procès-verbal des délibérations du conseil ;

  • b).  décisions écrites du commandant de l'organisme précisant les retraits sur le fonds mis à sa disposition ;

  • c).  factures ou documents en tenant lieu.

• D.  Divers.

  La comptabilité du fonds d'intervention est arrêtée à l'occasion des passations de commandement.

4.3.3. Fonds commun d'entraide des foyers.

  20.1. Dispositions générales.

Chaque foyer participe à la constitution d'un fonds commun fonctionnant comme organisme de soutien financier et d'entraide à l'égard de l'ensemble des foyers des organismes de la logistique santé. Ce fonds est géré par la direction centrale du service de santé des armées [sous-direction affaires administratives et financières (AAF)] qui utilise à cet effet, pour la tenue des écritures comptables, les moyens d'un organisme désigné à cet effet.

Ce fonds a notamment pour but :

• de faciliter le démarrage des foyers nouvellement créés ;

• de favoriser les améliorations importantes inscrites au programme annuel d'emploi des ressources du foyer ;

• d'aider les foyers en difficulté, en particulier en cas de dissolution lorsque des dettes subsistent après apurement des comptes ;

• d'aider les foyers à l'occasion de « l'arbre de Noël » au profit des bénéficiaires de droit à l'exclusion des consultants ;

Qu'il s'agisse d'allocations ou d'avances remboursables, les décisions prises par la DCSSA doivent préciser la destination à donner aux fonds, et dans le cas d'une avance remboursable, les modalités de ce remboursement.

  20.2. Versement des cotisations au fonds commun d'entraide des foyers.

Le foyer vire annuellement au compte courant postal du fonds d'entraide, une somme égale à un centième :

• du montant des ventes avec bénéfice ;

• des recettes faites au titre des prestations (salon de coiffure, cinéma, distributeurs automatiques, etc.),

pour la période considérée.

Le montant du versement est déterminé par le bureau chargé de la surveillance administrative à qui sont adressées pour le 25 janvier de chaque année les photocopies :

• des folios mobiles du registre des comptes de l'année écoulée sur lesquels sera calculée la cotisation ;

• de la situation cumulée des comptes, imprimé N° 620-5*/602 C (édition automatisée ou édition non automatisée), arrêtée au dernier jour de l'année concernée.

Après vérification des documents le montant de la cotisation est arrêté et notifié au directeur du foyer sous couvert du commandant de l'organisme, imprimé N° 620-5*/631, pour règlement. Une copie est adressée à la DCSSA (AAF) à titre de compte rendu.

Le virement au fonds commun d'entraide doit être effectué dans les huit jours suivant la réception de la notification.

  20.3. Autres ressources du fonds commun d'entraide des foyers.

Le fonds commun d'entraide des foyers des organismes de la logistique santé reçoit, dans les conditions définies ponctuellement par la DCSSA, les actifs des foyers dissous.

Il peut également recevoir des dons et legs acceptés par le ministre (DCSSA).

  20.4. Tenue des comptes du fonds commun d'entraide des foyers.

Les deniers du fonds commun d'entraide des foyers des organismes de la logistique santé des armées sont de nature privée.

La comptabilité est distincte de la comptabilité budgétaire du service de santé des armées et comprend :

• un compte courant postal ;

• un livret de la caisse nationale d'épargne ;

• un registre-journal des recettes, dépenses et mouvements de fonds ;

• les pièces justificatives (relevés de comptes, décisions, avis de versements, correspondances diverses, etc.) ;

• les titres de placement.

Le registre-journal des recettes, dépenses et mouvements de fonds, vérifiés lors des inspections du bureau chargé de la surveillance administrative, comporte :

• une colonne de numérotation des opérations dans une série continue annuelle, comportant le millésime ;

• une colonne date des opérations ;

• une situation de l'avoir général (recettes, dépenses, balance) ;

• une ventilation des opérations sur le compte courant postal (CCP) et le livret de caisse d'épargne.

Le chef de l'organisme désigné pour la tenue des comptes, veille à assurer la meilleure rémunération des deniers du fonds commun d'entraide à l'aide des dépôts sur le livret d'épargne et autres placements autorisés par la DCSSA (annexe IV).

Il fait procéder sans délais :

• aux versements sur l'un ou l'autre des comptes, des cotisations reçues ;

• aux paiements des aides, allocations ou subventions décidées par le ministre (DCSSA/AAF).

Il rend compte à la direction centrale du service de santé des armées (AAF) de l'avoir du fonds commun après chaque mouvement modifiant le montant total des sommes détenues.

L'édition du registre-journal des recettes, dépenses et mouvements de fonds, ainsi que celle des comptes rendus de positions des comptes destinés à l'administration centrale peuvent être effectuées par procédé automatisé, validé par la direction centrale du service de santé des armées après avis du bureau chargé de la surveillance administrative.

4.4. Utilisation des ressources.

4.4.1. Principes.

Les foyers doivent faire face, avec l'ensemble de leurs ressources, à leurs dépenses de fonctionnement, d'entretien courant et d'amélioration.

Afin de permettre les dépenses d'amélioration, des réserves sont constituées, dans les limites fixées par l'autorité de tutelle.

Ces ressources ne doivent en aucun cas être utilisées au financement d'opérations pour les quelles l'organisme support dispose de dotations spéciales : solde, alimentation, etc.

En ce qui concerne les denrées, boissons et articles vendus par le foyer, tout autre procédé que l'achat ou la vente au comptant est prohibé. Toutefois, la possibilité de paiements échelonnés peut être admise pour le règlement de certains matériels d'équipement du foyer dans les conditions prévues au paragraphe 24.3, après accord du conseil d'administration et consultation du bureau chargé de la surveillance administrative.

4.4.2. Programme d'emploi des ressources (PER).

À la fin de chaque année, il est établi un PER du foyer pour l'année suivante. Ce programme (imprimé N° 620-5*/628) établi en trois exemplaires revêt un caractère pluriannuel pour les réalisations importantes.

Il s'agit d'un état prévisionnel des recettes et des dépenses qui, présenté par grands objectifs ⁽²¹⁾, doit constituer le « plan d'action » du conseil d'administration de l'organisme. Il comporte à cet effet toutes indications relatives à la gestion (améliorations, remplacement de matériels arrivés à limite d'usage, achat de nouveaux matériels, création de nouvelles activités) : les dépenses correspondantes sont chiffrées.

Deux exemplaires sont adressés pour le premier mois de chaque année au bureau chargé de la surveillance administrative, qui émet un avis sur l'économie générale du projet et sur sa conformité, et le retourne directement à l'organisme.

Si aucune aide n'est sollicitée du fonds commun d'entraide, par le foyer, le programme approuvé est immédiatement exécutable. Il est retourné directement à l'organisme.

Si une aide du fonds commun d'entraide est demandée sous forme d'allocation ou d'avance remboursable, le bureau chargé de la surveillance administrative étudie le bien-fondé, en régularité, de cette demande sur la base de la situation de gestion (21) établie au titre du dernier mois de l'année et de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses pour l'année à venir. Le PER est ensuite adressé, avec son avis et ses propositions quant à l'allocation à accorder à la DCSSA pour décision.

4.4.3. Dépenses.

Les dépenses effectuées par les foyers doivent être en conformité avec la vocation sociale, culturelle et de loisirs de ces organismes.

  23.1. Engagement des dépenses.

Le conseil d'administration autorise, notamment, les dépenses courantes de fonctionnement suivantes :

• achat, entretien et remplacement du matériel d'exploitation ;

• installation, amélioration et décoration des locaux du foyer ;

• achat d'articles divers (bimbeloterie, papeterie, maroquinerie, etc.) ;

• achat ou location ⁽²²⁾, entretien et remplacement des matériels et consommables nécessaires au fonctionnement des diverses activités ;

• subventions et participations diverses : allocations en nature aux militaires du rang, participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire, etc ;

• frais de correspondance, primes d'assurances, achat de produits d'entretien, etc ;

• salaires du personnel civil embauché par le foyer et charges sociales s'y rapportant ;

• taxes et impôts divers (cf. ANNEXE VII) ;

• versement au fonds d'entraide.

  23.2. Procédure des paiements.

  23.2.1. Paiements par chèques.

Les paiements sont effectués par chèques barrés signés par le gérant et contresignés par le directeur du foyer.

Les conditions d'organisme des chèques sont décrites en annexe III de la présente instruction.

Le gérant conserve dans son coffre-fort tous les carnets de chèques (vierges ou non) et les souches des chéquiers ⁽²³⁾.

  23.2.2. Paiements en numéraire.

Les menues dépenses sont payées en numéraire par le gérant au moyen du fonds de trésorerie dont le montant doit être rigoureusement adapté aux dépenses pour lesquelles il est institué, et dont le plafond est fixé et révisé par décision du conseil d'administration sur proposition du directeur du foyer.

4.4.4. Procédure des achats.

  24.1. Commandes.

Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes ⁽²⁴⁾ passées par le gérant conformément aux dispositions de l'article 11.2 de la présente instruction.

Les commandes de marchandises et de matériels sont passées par téléphone, par lettre ou par contact direct avec le fournisseur ; dans chaque cas, le procédé le plus approprié peut être appliqué. Toutefois, les commandes de matériels importants font toujours l'objet d'une confirmation écrite au fournisseur. À cet effet, le conseil d'administration fixe le seuil au-delà duquel la commande est nécessairement écrite.

Afin de faciliter la gestion, il est nécessaire d'éviter pour un même article la multiplicité des marques et des prix et d'éliminer des listes d'achat les produits qui se vendent mal. Les projets d'achat de denrées ou articles nouveaux sont présentés par le gérant au directeur, qui peut demander, également, s'il le juge utile, l'avis du conseil d'administration.

La valeur des stocks doit correspondre généralement au chiffre d'affaires d'un mois (outre-mer, cette valeur peut correspondre à un chiffre d'affaires supérieur).

  24.2. Livraison des marchandises et matériels.

Toute livraison de marchandises ou de matériels réalisés dans le commerce donne lieu à l'organisme d'une liasse extraite du carnet de bons de commande-reçu imprimé N° 620-5*/70.

Un carnet de bons est ouvert distinctement pour chacune des catégories d'articles suivantes :

• marchandises de toute nature destinées à la vente ;

• matériels d'équipement du foyer ;

• objets de consommation courante, nécessaires au fonctionnement du foyer.

La destination à donner aux quatre exemplaires du bulletin est la suivante :

• l'original est joint à la facture au moment du règlement et sert de prise en charge pour les marchandises ;

• le deuxième exemplaire constitue la pièce justificative pour la prise en compte des marchandises ;

• le troisième exemplaire est remis au responsable du magasin du foyer pour la mise à jour des fiches de stock ;

• le quatrième exemplaire constitue la souche du carnet de bons de commande.

Les quatre exemplaires sont signés uniquement par le gérant si celui-ci a reçu délégation de signature écrite du directeur du foyer. Dans le cas contraire, elles doivent être signées par le directeur.

Les matériels, marchandises et objets d'exploitation provenant de dons donnent lieu à l'organisme d'une liasse du carnet de bons de commande-reçu, imprimé N° 620-5*/70. La partie « commande » comporte les références de la délibération du conseil d'administration et de la décision de l'autorité de tutelle ; la partie «  livraison  » n'est renseignée qu'en ce qui concerne la rubrique « quantité  », les colonnes «  prix unitaire  » et «  décompte  » reçoivent la mention «  don  ». Le suivi en comptabilité s'effectue selon les modalités visant les articles réalisés à titre onéreux.

  24.3. Règlement des factures.

Le règlement des factures est exécuté au comptant. Toutefois les acquisitions importantes, notamment les gros matériels d'équipement (machines à café, téléviseurs, etc.) peuvent faire l'objet, après accord du conseil d'administration, d'un paiement échelonné. Le montant total des remboursements annuels des crédits en cours ne peut, en aucun cas, excéder le tiers des bénéfices nets constatés au cours de la gestion antérieure.

4.4.5. Procédure des ventes.

  25.1. Avance en numéraire.

Chaque responsable d'un point de vente reçoit du gérant du foyer une avance en numéraire. Cette somme lui permet de se procurer, auprès du gérant, les marchandises destinées à la vente.

Le volant en marchandises (dont la composition est fixée par le gérant), valorisé au prix de vente et l'avoir en numéraire détenus par le responsable du point de vente doivent constamment correspondre à cette avance.

L'avance en numéraire est destinée au renouvellement du volant en marchandises ; en aucun cas elle ne peut être utilisée pour régler d'autres dépenses.

  25.2. Rôle particulier du directeur.

Le directeur du foyer :

• veille à ce que la liste des boissons, denrées et articles pouvant être vendus et les prix de vente ⁽²⁵⁾ soient affichés et respectés ;

• détermine le montant de l'avance en numéraire à consentir et soumet ses propositions au conseil d'administration ;

• assure les opérations de surveillance intérieure qui lui incombent, particulièrement en ce qui concerne la sécurité des recettes journalières dans les points de vente.

  25.3. Attributions particulières du gérant.

Le gérant du foyer :

• délivre l'avance en numéraire accordée à chaque responsable de point de vente qui contresigne le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 620-5*/632) propre au point de vente ; l'avance n'est pas portée en dépenses sur le registre-journal du foyer. Le cahier constitue une valeur de caisse et permet au gérant de justifier l'avoir en numéraire du foyer ;

• effectue les cessions de marchandises, au prix de vente fixé, au responsable de chaque point de vente contre paiement immédiat ; à cette occasion, le gérant établit l'état des cessions (imprimé N° 620-5*/608) qu'il signe et fait émarger par le responsable du point de vente ;

• s'assure ⁽²⁶⁾, à l'occasion du contrôle de l'avance des points de vente, que :

  • les articles vendus correspondent à ceux indiqués sur la liste arrêtée par le conseil d'administration ;

  • les prix de vente pratiqués sont bien ceux fixés par cette autorité ;

  • la liste de ces prix est bien affichée au comptoir de vente ;

  • la sécurité des recettes journalières est réalisée dans les conditions prescrites ;

  • les ventes sont toujours effectuées contre paiement immédiat (le crédit aux consommateurs est formellement interdit) et font l'objet de l'état des cessions du point de vente (imprimé N° 620-5*/611).

  25.4. Clôture d'un point de vente.

En cas de clôture d'un point de vente, décidée par le conseil d'administration, le gérant, afin d'apurer les comptes, procède à la vérification de l'avance.

Les deniers sont réintégrés dans la caisse du foyer, mais sans organisme de pièce de recette correspondante.

Les marchandises sont réintégrées en magasin et font l'objet d'un bulletin de réception (imprimé N° 620-5*/609). Le gérant inscrit au registre-journal imprimé N° 620-5*/600 (édition automatisée ou édition non automatisée), en dépense (numéraire), le montant de cette réintégration chiffrée au prix de vente. Il porte sur le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 620-5*/632) la mention de la reprise en charge de l'avance considérée. Ce document est arrêté avec la référence de la décision de clôture : il est signé par le gérant et le responsable du point de vente qui a fait remise de l'avance.

Le directeur du foyer n'est pas tenu d'assister à ces opérations, mais il doit s'assurer qu'elles ont été régulièrement effectuées, viser le cahier et le faire archiver.

  25.5. Détermination des prix de vente.

La direction centrale du service de santé des armées détermine l'écart des marges bénéficiaires pouvant être appliquées pour la vente des boissons, des denrées alimentaires et des articles de bimbeloterie ⁽²⁷⁾. Le conseil d'administration (CA) définit, en fonction des catégories d'articles, le pourcentage à appliquer sur le prix d'achat.

Les prix de vente, et les tarifs des services en exploitation directe, calculés par le gérant, sont homologués par le directeur du foyer. Les prix sont toujours arrondis au décime supérieur et approuvés par le conseil d'administration.

Les tarifs des services concédés (coiffeur, cinéma, etc.) sont également arrêtés par le CA et soumis à l'approbation de la tutelle.

Les cartes de téléphone et les timbres postaux sont vendus aux prix fixés par les organismes publics compétents.

Les prix de vente des boissons et denrées alimentaires sont affichés de façon très visible dans les points de vente ; ils sont portés sur chacun des articles de bimbeloterie mis en vente.

Dans toute la mesure du possible les variations de prix ne prennent effet qu'à compter du premier jour du mois suivant.

  25.6. Modalités des ventes du foyer.

Les ventes de boissons, denrées, produits et articles peu coûteux font obligatoirement l'objet d'un règlement au comptant.

Toutefois, le règlement par chèque barré peut être accepté pour le paiement d'articles onéreux sous réserve que le vendeur s'assure de l'identité du tireur du chèque.

Il est interdit au personnel du foyer d'échanger du numéraire contre remise d'un chèque de la part d'un usager.

Certaines prestations susceptibles de donner lieu à contribution financière de la part des usagers (salon de coiffure, cinéma, etc.), sont comptabilisées au moyen de tickets issus de carnets à souche.

Ces tickets, numérotés dans une série continue et portant le cachet de l'organisme, sont vendus par le foyer. Les carnets présentés chaque jour au gérant donnent, par le nombre de tickets détachés, la justification de la recette. Les carnets vierges sont conservés par le gérant dans le coffre-fort, avec les autres valeurs de caisse.

Les sommes provenant des prestations de services sont inscrites aux rubriques 750 (salon de coiffure) et 760 (cinéma) et portées en recettes au registre-journal imprimé N° 620-5*/600 (édition automatisée ou non automatisée) du foyer en même temps que les opérations de la journée correspondante.

Les autres prestations font l'objet de rubriques particulières.

Les recettes de chaque point de vente sont vérifiées journellement par le gérant. Celles provenant des articles en dépôt-vente sont suivies séparément.

  25.7. Vente d'articles mis en dépôt-vente.

Ces articles sont vendus avec la marge bénéficiaire autorisée par le conseil d'administration. Au moment de leur vente, ils sont pris en comptabilité et sont aussitôt sortis des comptes.

  25.8. Sorties de marchandises à titre gratuit.

Les circonstances pouvant justifier des sorties de marchandises à titre gratuit sont fixées par le conseil d'administration et font l'objet d'une estimation au titre du programme annuel d'emploi des ressources.

Dans cette limite elles sont décidées par écrit par le directeur après avis du gestionnaire ou chef des services administratifs et visées par l'autorité de tutelle.

La sortie des comptes, faite immédiatement, est appuyée par cette décision. Les valeurs (calculées au prix de vente) des denrées, boissons et articles divers sortis gratuitement sont récapitulées « pour mémoire » sur un folio particulier du registre des comptes du foyer.

  25.9. Casse et détérioration.

Le directeur du foyer signe le « certificat de casse » (ou « de détérioration ») établi par le gérant et précisant la nature, la quantité et le prix de vente des articles cassés ou détériorés.

4.5. Déficits.

4.5.1. Constatation des déficits.

Les déficits de fonds, de marchandises ou de matériels sont immédiatement signalés ⁽²⁸⁾ à l'autorité de tutelle qui, sur-le-champ, fait faire par le gestionnaire ou le chef des services administratifs :

• les vérifications de caisse, de comptabilité et les inventaires de marchandises et de matériels en vue de chiffrer le montant du déficit ;

• les opérations provisoires de régularisations à effectuer ;

• un procès-verbal relatant :

  • la date et les circonstances de son intervention ;

  • les causes constatées ou présumées du déficit ;

  • le montant du déficit ;

  • les régularisations provisoires prescrites.

Un exemplaire de ce procès-verbal est joint aux comptes du foyer.

4.5.2. Mise en cause des responsabilités.

  27.1. Enquête administrative.

Elle est diligentée en fonction de la nature et de l'importance du préjudice.

Si le dommage résulte d'une infraction pénale, le directeur du foyer est compétent pour déposer plainte auprès de l'officier de police judiciaire sur avis favorable du commandant de l'organisme, qui ne pourra se prononcer qu'après avoir fait faire une enquête administrative par le gestionnaire ou chef des services administratifs.

  27.2. Si le préjudice n'excède pas 4 000 euros.

• a).  Le directeur du foyer transmet au bureau chargé de la surveillance administrative, sous couvert du commandant de l'organisme un dossier comprenant :

  • un rapport détaillé sur les circonstances dans lesquelles s'est produit le dommage avec son avis sur les responsabilités encourues ;

  • un compte rendu du gérant ;

  • les explications écrites des officiers, des sous-officiers ou de toutes personnes dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale pourrait se trouver engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des circonstances ;

  • tout témoignage écrit utile dont le cas échéant, le procès-verbal de gendarmerie.

• b).  À l'issue de l'examen du dossier, le bureau chargé de la surveillance administrative établit un rapport mettant en évidence :

  • les responsabilités engagées ;

  • les régularisations définitives à envisager ;

  • les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité est engagée.

• c).  L'ensemble du dossier comprenant :

  • le procès-verbal de constatation des déficits ;

  • les pièces établies ou transmises par le directeur du foyer ;

  • le rapport du bureau chargé de la surveillance administrative,

  est transmis au commandant de l'organisme.

• d).  Ce dernier décide des mesures administratives à prendre, et notifie sa décision :

  • au directeur du foyer ;

  • au personnel dont la responsabilité est engagée.

Un compte rendu est adressé à la DCSSA avec copie au bureau chargé de la surveillance administrative.

  27.3. Le préjudice dépasse le seuil des 4 000 euros.

Lorsque le procès-verbal de constatation des déficits fait apparaître que le préjudice subi par le foyer dépasse le seuil des 4 000 euros, le commandant de l'organisme alerte aussitôt ;

• la direction centrale du service de santé des armées (sous-direction affaires administratives et financières) ;

• le bureau chargé de la surveillance administrative.

La DCSSA mandate le bureau chargé de la surveillance administrative pour effectuer une enquête administrative à l'issue de laquelle est établi le rapport prévu au paragraphe précédent.

Le dossier d'enquête est dans ce cas transmis à la direction centrale du service de santé des armées (sous-direction affaires administratives et financières) qui décide des mesures à prendre ; ces mesures peuvent aller jusqu'à la dissolution du conseil d'administration du foyer.

4.5.3. Recouvrement des sommes mises à charge.

La décision de mise à charge étant prise, le président du conseil d'administration doit poursuivre, au profit du foyer, le recouvrement des imputations prononcées.

En règle générale, ce recouvrement est poursuivi par voie amiable : le débiteur se libère par versement volontaire au profit du foyer.

Dans le cas où le recouvrement par voie amiable se révèle impossible, le président du conseil d'administration peut le poursuivre par la voie judiciaire, après décision du conseil d'administration et avis du bureau de la surveillance administrative.

Les comptes du foyer sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été effectué, ou lorsque toutes les voies de recouvrement (amiables ou contentieuses) se sont révélées infructueuses.

5. Comptabilité.

5.1. Documentation générale.

Les foyers conservent dans un classeur les documents suivants séparés par objet et insérés chronologiquement :

• copies de décisions de création, de modification de structures ou d'activités du foyer ;

• décisions du conseil d'administration, notamment règlement du foyer ;

• décisions de désignation par l'autorité de tutelle du personnel de direction, de gestion et d'exploitation du foyer ;

• copie des comptes rendus de réunions du conseil d'administration et de la commission participative ;

• conventions ou contrats ;

• décisions ministérielles non insérées au Bulletin officiel des armées ;

• instructions et notes de services émanant de la DCSSA ;

• feuilles de vérifications et d'observations du bureau de la surveillance administrative ;

• rapport d'inspection du bureau chargé de la surveillance administrative.

Doit en outre être inséré dans ce classeur un exemplaire de chaque feuille de vérification et de surveillance interne.

5.2. Les états de gestion du foyer.

Seuls les foyers équipés d'un système automatisé de gestion ont à éditer et à exploiter les états de gestion :

• journaliers ;

• mensuels ;

• cumulés ou annuels ;

• destinés au bureau de la surveillance administrative.

Ces états peuvent en outre apporter une aide à la vérification par la recherche statistique de bénéfices anormaux ou d'évolution inhabituelles des avoirs.

  30.1. États journaliers.

Recettes, imprimé N° 620-5*/621.

Dépenses, imprimé N° 620-5*/622.

Bilan des ventes avec bénéfice, imprimé N° 620-5*/623.

Évolution des avoirs, imprimé N° 620-5*/624.

  30.2. États mensuels.

Situation mensuelle de gestion, imprimé N° 620-5*/625.

Registre des comptes, imprimé N° 620-5*/602 A.

  30.3. États cumulés ou annuels.

Situation cumulée des comptes, imprimé N° 620-5*/602 C.

Registre des comptes, imprimé N° 620-5*/602 B.

  30.4. États destinés au bureau chargé de la surveillance administrative.

Mouvements des deniers : imprimé N° 620-5*/626.

Données de gestion, imprimé N° 620-5*/627.

5.3. La comptabilité du foyer.

Le gérant du foyer est chargé de tenir :

• une comptabilité deniers, en vue de refléter en permanence la situation financière de l'organisme et de ses diverses activités ;

• une comptabilité matières visant :

  • d'une part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèque, etc., appartenant au foyer ;

  • d'autre part, à la représentation des stocks de boissons, denrées et articles d'usage personnel destinés à la vente.

  31.1. La comptabilité deniers.

La comptabilité deniers enregistre toutes les opérations comptables qui affectent l'avoir financier du foyer.

Chaque opération est décrite dans l'ordre chronologique selon :

• sa nature (recettes, dépenses, régularisation) ;

• son mode de paiement ;

• son compte d'imputation.

À tout instant, la comptabilité deniers permet de déterminer l'avoir du foyer.

  31.1.1. Les documents comptables.

Ils comprennent notamment :

• le registre-journal des recettes et des dépenses imprimé N° 620-5*/600 (édition automatisée ou non automatisée) tenu et arrêté journellement ;

• le registre des comptes imprimé N° 620-5*/602 (édition automatisée ou non automatisée) comportant quatre fascicules :

  • fascicule 3 : comptes d'attente ;

  • fascicule 4 : non utilisé ;

  • fascicule 6  : service de loisirs des militaires du rang ;

  • fascicule 7 : non utilisé.

Ces documents accompagnés, entre autres, des imprimés suivants :

• inventaire des impayés, imprimé N° 620-5*/604 ;

• inventaire des créances, imprimé N° 620-5*/605,

sont adressés chaque fin de mois au bureau chargé de la surveillance administrative.

  31.1.2. Les recettes.

Sont inscrits en recettes :

• les produits de la vente des boissons, articles de bazar… ;

• les recettes du salon de coiffure, du cinéma… ;

• les cotisations de participation aux activités ;

• les allocations et avances du fonds commun d'entraide.

  31.1.3. Les dépenses.

Les dépenses de fonctionnement courant sont engagées par le directeur du foyer ; celles ayant un caractère exceptionnel ne peuvent l'être qu'avec l'autorisation de la tutelle.

Dépenses courantes :

• achat de denrées et de boissons ;

• achat d'articles à mettre en vente ;

• achat de produits d'entretien ;

• frais de correspondance ;

• primes d'assurance.

Dépenses dites exceptionnelles :

• installation, amélioration et décoration des locaux ;

• achat, entretien, remplacement du matériel nécessaire au fonctionnement des activités ;

• allocations à des militaires du rang ;

• participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire, tel que fêtes de fin d'année.

  31.2. La comptabilité des stocks.

La comptabilité des denrées, marchandises et articles est tenue par chaque foyer. Chaque article est codifié.

  31.2.1. Les documents.

L'imprimé N° 620-5*/606 «  Inventaire des stocks  » doit être renseigné. Les inventaires sont adressés en fin de mois avec les autres documents comptables et de gestion au bureau chargé de la surveillance administrative.

  31.2.2. Les entrées.

Le foyer inscrit les marchandises et les denrées en comptabilité. Les entrées en stocks doivent être effectuées au moment des réceptions de marchandises.

  31.2.3. Les sorties.

Toutes les sorties de marchandises, quel que soit leur motif, doivent être enregistrées sur des états de cession établis pour les :

• sorties pour ventes ;

• sorties pour pertes, casses ;

• sorties gratuites.

  31.2.4. Le contrôle des stocks.

L'existant des stocks doit pouvoir être contrôlé à tout instant par les autorités internes ou externes.

  31.3. La comptabilité des matériels.

Les matériels du foyer sont comptabilisés sur des fiches inventaires répertoriées.

Ces fiches distinguent, d'une part les matériels appartenant à l'État, d'autre part les matériels appartenant au foyer.

Les matériels sont entrés et sortis des comptes en application des dispositions réglementaires :

• matériels appartenant à l'État, le directeur est détenteur dépositaire ;

• matériels appartenant au foyer, le directeur est comptable, le gérant est détenteur dépositaire.

5.4. Vérification des comptes et surveillance administrative.

  32.1. Vérification des comptabilités.

La vérification des comptes des foyers a pour but de contrôler toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

Elle doit permettre d'établir la corrélation entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont portés sur les registres et documents réglementaires.

Elle doit être effectuée inopinément, selon des périodicités bien définies, par les autorités désignées ci-après.

  32.1.1. Surveillance intérieure.

La surveillance intérieure de la comptabilité est exercée personnellement par :

• le gestionnaire ou chef des services administratifs, une fois par trimestre ;

• le président du conseil d'administration sur place, une fois par semestre (cf. 9.3.3) ;

• le directeur du foyer, sur place, une fois par mois (cf. 10.2.5) ;

• le gérant, sur place, une fois par semaine (cf. 11.2.2).

Ces surveillances ne peuvent pas se cumuler entre elles ou avec un arrêté périodique de comptabilité.

Les anomalies constatées donnent lieu :

• soit à une rectification immédiate, lorsqu'il s'agit d'une erreur d'ordre comptable ;

• soit à la mise en œuvre de la procédure décrite aux articles 26 et 28 lorsqu'il y a fraude, détournement, perte ou déficit.

  32.1.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des foyers est effectuée par un officier du bureau chargé de la surveillance administrative.

À ce titre, il reçoit copie :

• des décisions de création, de modification de structures ou d'activités, de dissolution du foyer ;

• des décisions du conseil d'administration concernant le fonctionnement du foyer ;

• du règlement du foyer ;

• des décisions de la DCSSA accordant des allocations ou avances sur le fonds commun d'entraide des foyers ou attribuant les avoirs des foyers dissous.

La vérification des comptes est faite :

• sur pièces, mensuellement (documents comptables et éventuellement de gestion pour les foyers informatisés, adressés par le foyer) ;

• sur place, de façon inopinée, au moins une fois par an. À cette occasion, le bureau chargé de la surveillance administrative vise tous les documents comptables après s'être assuré de l'existence des avoirs du foyer (vérification de caisse, recensements des matériels et des marchandises).

Le directeur du foyer, ou son suppléant désigné par l'autorité de tutelle, doit assister aux vérifications sur place.

Les anomalies constatées doivent être signalées par feuille de vérification adressée au président du conseil d'administration ; une copie est adressée à l'autorité de tutelle et à la DCSSA lorsque les anomalies constatées justifient l'intervention de l'une de ces autorités.

Le président du conseil d'administration procède aux régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

  32.2. Surveillance de l'administration.

  32.2.1. Surveillance intérieure.

Cette surveillance est exercée de façon permanente par le commandant de l'organisme qui est responsable de l'administration intérieure de l'ensemble de sa formation.

Pour l'exercice de cette prérogative, il peut déléguer sa signature au gestionnaire ou au chef des services administratifs. Cette délégation est transcrite sur le registre des actes administratifs.

  32.2.2. Surveillance administrative et technique.

La surveillance administrative et technique porte sur l'appréciation des actes d'administration (création de nouvelles activités, moyens d'exploitation, etc.) et des actes de gestion (emploi des ressources, tarifs appliqués, etc.). Elle est exercée par le bureau chargé de la surveillance administrative.

La surveillance administrative et technique du foyer s'exerce plus particulièrement :

• lors de l'examen du programme d'emploi des ressources (PER) ;

• en cours de gestion  ;

• au vu des décisions du conseil d'administration ;

• au vu du suivi de l'exécution des objectifs inscrits au PER ;

• lors de l'examen des situations mensuelles de gestion ;

• en fin de gestion, lors de l'examen des comptes et du bilan annuel.

Le bureau chargé de la surveillance administrative s'assure en outre de l'existence des clauses obligatoires à prévoir dans les contrats d'assurance et les contrats de location d'appareils à jeux et de distributeurs automatiques.

Lorsque les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et technique font apparaître :

• des manquements en matière d'organisation et de respect des procédures ;

• des anomalies dans la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion ;

• des carences dans les fonctions logistiques et techniques,

les faits constatés doivent être signalés par feuille de surveillance au président du conseil d'administration.

Selon la nature et la gravité des faits, un compte rendu du bureau chargé de la surveillance administrative avec la copie de la feuille de surveillance est adressé :

• à l'autorité de tutelle ;

• à la DCSSA.

  32.2.3. Enregistrement des opérations de surveillance.

Les opérations de surveillance sont mentionnées sur le registre des actes administratifs de l'organisme.

6. Dispositions finales.

6.1. Texte abrogé et entrée en vigueur de l'instruction.

La présente instruction abroge l'instruction n^o 2330/DEF/DCSSA/AAF/AAGDS du 11 septembre 1987, modifiée, à compter du 1er janvier 1996.