1. Description des sceaux de l'État.

Les timbres métalliques conformes au modèle dit « sceau de l'État » sont décrits ci-après :

  1.1. Timbre humide officiel.

Timbre en laiton ou en cuivre de forme ronde, gravure en relief, avec au centre la figure de la Liberté telle qu'elle est déterminée pour le sceau de l'État et au-dessous, l'inscription horizontale « République française », et comportant sur le pourtour la désignation de l'autorité détentrice, telle qu'elle est précisée en annexe I, ainsi que de l'organisme du Service de santé des armées (SSA) concerné.

  1.2. Timbre à cacheter.

La description de ce timbre est semblable à la précédente ; toutefois, la gravure est en creux.

  1.3. Timbre sec.

Ce timbre est en acier et de même description que le timbre humide officiel.

2. Emploi des sceaux de l'État.

(Modifié : Instruction du 18/08/2005.)

Les autorités subordonnées à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) ayant qualité pour faire usage des sceaux de l'État sont les autorités militaires désignées en annexe I.

  2.1. Timbre humide officiel.

Il est recommandé d'apposer l'empreinte du timbre humide officiel au côté gauche de la signature en empiétant légèrement sur celle-ci de manière à ce qu'elle reste parfaitement lisible.

Cette empreinte ne doit pas être apposée sur la correspondance échangée entre les bureaux, directions et services relevant d'une même autorité.

Il est précisé que, pour un même document, l'apposition du timbre humide n'est effectuée que sur l'original.

  2.2. Timbre à cacheter et timbre sec.

En règle générale, le timbre à cacheter est utilisé avec de la cire pour sceller les enveloppes.

La presse à timbre sec est employée pour authentifier des pièces dont l'origine doit être indiscutable, pièces d'identité notamment.

3. Réalisation des sceaux de l'État.

(Remplacé : Instruction du 18/08/2005.)

Les sceaux de l'État sont réalisés localement. Toutefois, dans le but de maintenir l'uniformité dans l'emploi des timbres et de contrôler leur répartition, les autorités qui en sont dotées ne doivent détenir et faire usage que des timbres dont la réalisation est autorisée par la DCSSA.

  3.1. Accord préalable.

Les organismes du SSA transmettent à la DCSSA leur demande de réalisation de sceaux de l'État en se conformant au modèle figurant en annexe II à la présente instruction.

  3.2. Commande de fourniture des sceaux.

Après accord de la DCSSA, les organismes du SSA adressent directement leur commande au fournisseur. Ce dernier leur livre les timbres commandés et leur présente la facture afférente pour règlement. »

4. Contrôle et suivi des sceaux de l'État.

(Modifié : Instruction du 18/08/2005.)

  4.1. Responsabilité de l'apposition des timbres.

Toute autorité qui, de par ses fonctions, est habilitée à utiliser des sceaux de l'État, assure sous son entière responsabilité le bon emploi des timbres : elle surveille ou fait surveiller notamment leur apposition sur les documents qu'elle estime nécessaire d'authentifier.

Tout abus constaté en ce qui concerne l'emploi des sceaux de l'État tombe sous le coup des pénalités édictées par la loi du 18 mars 1918 réglementant la fabrication et la vente des sceaux, timbres et cachets officiels, sans préjudice des pénalités édictées par les articles 444-1 à 444-4 du nouveau code pénal, rappelées en annexe III.

  4.2. Conservation des timbres.

Toute autorité détenant des sceaux de l'État est responsable de leur conservation. Les sceaux doivent, en dehors des périodes d'utilisation, être enfermés dans des coffres-forts ou des armoires fortes à combinaisons multiples, de fiabilité reconnue. Il est également souhaitable d'utiliser des coffres équipés d'un système d'alarme ou d'un compteur d'ouverture.

La combinaison des coffres-forts ne doit être connue que des seuls utilisateurs et doit présenter des garanties suffisantes : complexité pour être fiable, silence de fonctionnement, résistance maximale à la manipulation frauduleuse. Une copie de cette combinaison est à conserver sous enveloppe opaque, fermée, dans le coffre-fort d'une autorité spécialement désignée, la clef correspondante devant être mise dans un coffre distinct. Les combinaisons doivent être changées au moins tous les six mois, lors des mutations des personnels utilisateurs et en cas de risque ou d'éventualité de compromission.

Les clefs doivent être mises en sécurité, notamment en dehors des heures ouvrables, suivant une procédure clairement définie par chaque autorité responsable (coffre mural à combinaison, garde permanente avec système d'alarme).

En aucun cas le personnel n'est autorisé à emporter à l'extérieur des lieux de travail les clefs des coffres ou armoires où sont conservés les sceaux de l'État. Dans la mesure du possible, il convient d'utiliser des coffres muraux, sans clef, à combinaison et à commande unique ou avec ouverture par lecteur de badge.

  4.3. Timbres perdus ou volés.

En cas de perte ou de vol de timbre, le remplacement de ce dernier s'effectue suivant la procédure décrite à l'article 3.

L'organisme de la direction de la protection et de la sécurité de la défense territorialement compétent doit être immédiatement avisé, par tous moyens, par l'officier de sécurité de l'organisme du SSA de la perte, de la destruction ou du vol du timbre.

  4.4. Timbres usagés, périmés ou devenus sans emploi.

Les timbres usagés, qui doivent être retirés du service dès qu'ils ont été remplacés, ou sont devenus sans emploi par dissolution de l'organisme ou changement d'appellation, sont détruits par dénaturation (meulage des inscriptions) effectuée par l'organisme du SSA. Leur destruction est consignée dans un procès-verbal transmis à titre de compte rendu à la DCSSA.

5. Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir les différents types de sceaux de l'État utilisés par les organismes de la logistique santé et les directions régionales du service de santé des armées et de codifier les règles relatives à leur fourniture, à leur emploi et à leur contrôle.