1. Préambule.

1.1. Typologie des contrôles.

1.1.1. Surveillance administrative et technique.

Dispositif mis en œuvre par les différents niveaux hiérarchiques afin de disposer d'une connaissance, estimée raisonnable et suffisante, de l'atteinte des objectifs assignés à un organisme subordonné, de l'optimisation des moyens engagés par ce dernier et de l'application de la réglementation en vigueur.

La surveillance administrative et technique (SAT) est un des éléments constitutifs du système de contrôle hiérarchique interne.

1.1.2. Audit.

Audit interne : fonction indépendante, exercée au sein même d'un organisme, d'évaluation ponctuelle ou périodique des structures, procédures et activités.

Audit externe : mission ponctuelle, assurée par une structure extérieure, d'écoute, d'examen et de vérification de la conformité aux règles de droit ou de gestion, d'une opération, d'une activité ou de la situation générale d'un organisme.

Sous certaines conditions, l'audit externe, a contrario de l'audit interne, peut constituer une modalité pratique d'exercice de la surveillance administrative et technique.

1.2. Articulation des contrôles exercés dans le cadre de la surveillance administrative et technique et des contrôles exercés par l'inspection de l'armée de terre.

1.2.1. Mission générale de l'inspection de l'armée de terre

⁽¹⁾.

Moyen d'action à la disposition du général chef d'état-major de l'armée de terre (CEMAT), l'inspection de l'armée de terre (IAT), assure une double fonction « écoute/information du personnel » et « évaluation du contrôle interne de l'armée de terre ». Son action ne se substitue pas aux contrôles déjà réalisés par ailleurs et notamment à ceux exercés dans le cadre de la surveillance administrative et technique et ne duplique pas ces derniers.

1.2.2. Mission particulière de l'inspecteur de la fonction administration, budget, infrastructure.

La fonction « infrastructure » a un caractère vertical par son application aux organismes du service du génie et un caractère transverse par son existence au sein de tous les organismes de l'armée de terre.

L'inspecteur de la fonction administration, budget, infrastructure (ABI), qui dispose d'un inspecteur technique des bâtiments et travaux du génie (ITBTG) et d'un officier inspecteur technique de protection contre l'incendie (ITPCI), s'assure que les formations administratives de l'armée de terre sont surveillées et contrôlées par les autorités investies des délégations prévues par les textes.

Dans ce cadre particulier, l'IAT/ABI/ITBTG contrôle, à l'occasion de ses inspections, les suites données aux recommandations formulées par les autorités exerçant la SAT.

2. Finalité de la surveillance administrative et technique.

2.1. Finalité générale.

Modalité d'exercice du contrôle hiérarchique interne, la SAT doit permettre au général directeur central du génie, autorité responsable devant le ministre de la défense de l'administration du service ⁽²⁾, d'obtenir une assurance raisonnable d'atteinte des objectifs suivants :

• conformité des actes d'administration et de gestion aux lois et règlement encadrant l'action du service du génie ;

• optimisation des ressources humaines, matérielles et financières allouées au service du génie pour l'accomplissement de sa mission.

La SAT consiste donc à :

• vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actions conduites par l'ensemble des organismes relevant du service du génie ;

• apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les obtenir.

2.2. Contrôle de régularité.

Le contrôle de régularité vise à s'assurer de la conformité des actes administratifs et techniques aux lois et règlements multiples encadrant l'action du service du génie et notamment à l'ensemble des textes normatifs ressortissant :

• à la réglementation relative à la comptabilité et aux finances publiques ;

• au code des marchés publics ;

• au code du domaine de l'État ;

• au code de l'urbanisme ;

• au code de la construction et de l'habitation ;

• au code du travail ;

• au code de l'environnement.

Ce contrôle est étendu à l'ensemble des textes normatifs, instructions, circulaires, protocoles ou mémentos :

• précisant, au sein du ministère de la défense, les dispositions législatives et réglementaires précitées;

• fixant, au sein du ministère de la défense, les règles générales de gestion et d'administration de l'infrastructure ⁽³⁾ ;

• définissant les relations du service du génie avec l'ensemble des attributaires faisant appel à son concours ;

• réglementant la tenue des différentes comptabilités des matériels.

Il s'applique également à l'ensemble des dispositions normatives internes, guides méthodologiques, guides techniques, normes techniques, directives administratives et techniques, recommandations techniques, notices techniques... approuvés sous l'autorité du général directeur central.

Ce contrôle de régularité complète ainsi, s'agissant des questions administratives et financières, celui qu'il appartient au directeur régional d'exercer, de par ses attributions propres, en sa qualité d'ordonnateur secondaire.

2.3. Contrôle d'opportunité.

Le contrôle d'opportunité vise à s'assurer de la bonne adéquation des décisions prises et des choix opérés, notamment en terme de priorités et d'urgence, par le directeur de l'organisme considéré.

Ces contrôles portent notamment sur l'ensemble des décisions prises et des choix opérés par le directeur dans les domaines suivants :

• passation et gestion des marchés publics ;

• assistance au commandement et aux formations soutenues ;

• gestion technique et administrative du domaine immobilier ;

• maîtrise d'ouvrage ;

• maîtrise d'oeuvre ;

• ordonnancement des crédits…

Ce contrôle s'opère également sur l'ensemble des décisions prises et des choix opérés dans les domaines suivants :

• organisation interne ;

• gestion et administration du personnel ;

• gestion et administration des ressources financières allouées au service au titre de son fonctionnement courant ;

• gestion et comptabilité des matériels mis à la disposition du service du génie ou réalisés par ce dernier pour l'accomplissement de sa mission…

Dans l'hypothèse où le contrôle de régularité aurait mis en exergue une situation de non-conformité, le contrôle en opportunité devra permettre d'apprécier les motifs ayant conduit le directeur à s'écarter de la norme :

• organisation interne non conforme au document unique d'organisation ;

• non-application d'une directive générale ou particulière…

2.4. Contrôle d'efficacité et d'efficience.

Le contrôle d'efficacité vise à mesurer le degré d'atteinte des différents objectifs assignés à l'organisme considéré. Il se complète d'un contrôle d'efficience qui vise à apprécier les résultats obtenus et les prestations servies en regard des moyens de toute nature mis en œuvre.

Il implique qu'une appréciation soit portée, par l'autorité exerçant la SAT, sur l'adéquation mission assignée, moyens consentis.

3. Champ d'application de la surveillance administrative et technique.

3.1. Organismes assujettis à la surveillance administrative et technique.

Sont assujettis à la surveillance administrative et technique relevant de la responsabilité du directeur central du génie, les organismes suivants ⁽⁴⁾ :

• le service technique des bâtiments, fortifications et travaux (STBFT) ;

• les directions régionales du génie (DRG) ;

• les établissements du génie (EG) ;

• les directions des travaux (DT) outre-mer ou à l'étranger.

3.2. Activités assujetties à la surveillance administrative et technique.

Sont assujetties, dans leur ensemble, à la surveillance administrative et technique du service du génie, les activités :

• concourant à l'exercice des attributions du service du génie ⁽⁵⁾ ;

• relevant du fonctionnement interne des organismes susvisés.

4. Modalités d'exercice.

4.1. Autorités chargées d'exercer les actes de surveillance administrative et technique.

La SAT du service du génie relève de la seule responsabilité du général directeur central du génie ⁽⁶⁾.

Les actions nécessaires à l'exercice de cette responsabilité peuvent être mises en œuvre :

• de plein droit par le directeur central qui peut prendre, en la matière, toute initiative qu'il juge utile ;

• par le biais de délégations générales, personnelles et exercées « intuitu personae » et qui, à ce titre, deviennent caduques en cas de cessation de fonctions soit du délégant, soit du délégataire.

Les délégations peuvent être consenties :

• au directeur central adjoint de la direction centrale du génie (DCG) pour le STBFT, les DRG ainsi que les DT outre-mer ;

• aux DRG pour les EG qui leur sont subordonnés.

Ces autorités délégataires sont assistées, notamment pour la réalisation des visites de surveillance administrative et technique (VSAT), par des experts fonctionnels désignés pour chaque mission (cf. point 4.2.3).

L'autorité à laquelle est consentie une telle délégation représente l'autorité délégante et, à ce titre, prescrit, en son nom, les mesures correctives immédiates et, en particulier, les mesures conservatoires nécessaires à la préservation des personnes et des ressources financières et matérielles.

L'autorité délégante peut, en dehors même de cette délégation, faire réaliser, pour son compte, tous les contrôles qu'elle estimerait nécessaire, dans l'un quelconque des organismes assujettis à la présente instruction, par un ou des officiers de la DCG dans le cadre d'une lettre de mission définissant précisément le champ d'investigation de la mission.

L'autorité délégataire est alors informée du déclenchement de cette mission auquel il doit apporter toute l'assistance requise. Il est également informé des résultats de cette enquête et des suites, éventuellement disciplinaires, que le général directeur central entend y voir donner.

4.2. Modes d'action.

4.2.1. Typologie des actions de contrôle.

L'exercice de la SAT est continu et s'effectue :

• sur pièces, à partir des documents administratifs, comptables et techniques de toute nature émanant de l'organisme concerné ;

• sur place, au travers de VSAT.

4.2.1.1. Contrôle sur pièces.

La SAT est exercée, au quotidien dans le cadre de leurs attributions par les différents services de la DCG et des DRG.

La surveillance administrative s'exerce donc au travers de l'examen des documents de tous types afférents à la passation et à la gestion des marchés, à l'ordonnancement et à l'exécution des dépenses, à l'administration du domaine immobilier et à la gestion des ressources humaines, matérielles et financières allouées à l'organisme contrôlé.

La surveillance technique s'exerce, elle aussi, au travers de l'examen des documents de tous types afférents à la conduite des opérations d'infrastructure (programme, avant-projets…) transmis pour approbation et s'appuie notamment sur le guide de la maîtrise d'ouvrage ainsi que sur le guide qualité 2000.

Ces contrôles sur pièces supposent, de la part de l'autorité délégante ou délégataire, un minimum de formalisation permettant, d'une part, de justifier de la continuité et de la pertinence de la SAT, d'autre part, d'assurer l'indispensable complémentarité des contrôles opérés sur pièce et sur place.

4.2.1.2. Contrôles sur place.

Les contrôles sur place sont réalisés à l'occasion de VSAT programmées ou inopinées.

Ces dernières sont conduites, à l'initiative de l'autorité délégante et/ou délégataire, lorsque les contrôles opérés sur pièces et en continu mettent en évidence des dysfonctionnements récurrents ou particulièrement graves nécessitant, d'une part, des investigations complémentaires, d'autre part, des mesures correctives ou conservatoires immédiates.

Les VSAT comportent, si nécessaire, des contacts avec les échelons régionaux ou locaux du commandement et des visites de chantier durant lesquelles sont notamment contrôlées la certification du service fait, les dispositions adoptées en matière de qualité et le respect des normes.

4.2.2. Directive annuelle.

Au niveau central, l'état-major de l'armée de terre (EMAT) élabore une directive générale bisannuelle qui fixe les orientations pour les différentes autorités responsables de la SAT.

À partir, d'une part, de cette directive, d'autre part, du bilan dressé à l'issue de l'exercice antérieur, la DCG ⁽⁷⁾ élabore une directive annuelle destinée à guider l'action de l'autorité délégataire.

Cette directive annuelle fixe ainsi les axes d'effort prioritaires, définit les actions de vérifications dont la réalisation est obligatoire et propose, en complément, une liste d'actions de vérifications facultatives dont l'exécution est laissée à la diligence de l'autorité délégataire.

4.2.3. Organisation des visites de surveillance administrative et technique.

4.2.3.1. Planification.

Lorsque aucune raison impérieuse ne justifie un contrôle inopiné, la VSAT fait obligatoirement l'objet d'une programmation sur la base des périodicités suivantes :

• STBFT, DRG, DT : cycle bisannuel ;

• EG : cycle annuel.

Cette planification doit cependant intégrer la planification de l'IAT de telle sorte qu'aucun organisme ne fasse l'objet d'un double contrôle la même année civile. Le cas échéant, la VSAT, qui n'a nullement pour finalité de préparer une inspection, sera reportée d'un an.

4.2.3.2. Préparation.

Les VSAT sont préparées en tenant compte des particularités de l'organisme concerné et des caractéristiques de son activité. Un travail de recherche est réalisé sur pièces, à partir :

• du dernier rapport de VSAT ;

• du dernier rapport d'inspection ;

• des anomalies éventuellement relevées depuis la dernière VSAT dans les documents administratifs et techniques transmis ;

• des indicateurs éventuellement recueillis dans le cadre de la démarche de pilotage.

Cet ensemble de données permet aux experts fonctionnels désignés pour la VSAT de sélectionner les domaines à examiner en détail et de renforcer l'efficacité de leur action sur place. Les contrôles portent en priorité sur les activités et domaines pour lesquels :

• les risques de situation de non-conformité sont les plus élevés ;

• les dysfonctionnements constatés dans le passé sont les plus graves ou les plus nombreux.

Le nombre et la qualité des experts fonctionnels sont déterminés en fonction de la nature de l'organisme et de celle des actions de contrôle retenues lors de la phase préparatoire.

Aucun travail préparatoire n'est, en principe, demandé à l'organisme contrôlé.

4.2.3.3. Exécution.

Les experts fonctionnels effectuent leurs vérifications soit de manière exhaustive, soit par sondage, en fonction des risques qu'ils ont évalués.

Les faits importants sont validés et recoupés par des entretiens approfondis ainsi que par l'étude des indicateurs de pilotage internes à l'organisme.

Les experts peuvent, à tout moment, émettre les recommandations qu'ils estiment nécessaires. Ils profitent de leur mission pour :

• conseiller le personnel dans leur domaine de compétence ;

• informer le personnel des travaux en cours dans leur domaine fonctionnel ;

• relever les éventuels besoins en formation, information, adaptation des structures, outils et proches… ;

• relever les éventuelles initiatives locales dont la généralisation pourrait s'avérer opportune.

4.2.3.4. Restitution des constats.

Les résultats de la VSAT sont présentés oralement à la fin de la mission au cours d'une réunion sur place, en présence du directeur de l'organisme contrôlé. Cette restitution permet, d'une part, de faire connaître rapidement aux principaux responsables de l'organisme les principaux dysfonctionnements constatés, d'autre part, de formuler les recommandations dont l'application apparaît la plus urgente.

Les VSAT programmées donnent lieu à la rédaction d'un rapport faisant apparaître :

Pour chaque domaine contrôlé :

• les constats les plus significatifs, qu'il s'agisse des points faibles ou des points forts décelés ;

• les causes présumées ou constatées des dysfonctionnements relevés ;

• les recommandations d'optimisation formulées assorties d'une priorisation et d'un calendrier prévisionnel de réalisation ;

• si l'urgence le nécessite, les actions correctives ou de sauvegarde à appliquer dans un délai prescrit assorti de l'obligation de transmission d'un compte rendu d'exécution.

Pour l'ensemble de l'organisme d'une synthèse générale permettant d'apprécier globalement :

• l'opportunité des choix opérés par le directeur ;

• la régularité de l'action conduite par l'organisme contrôlé ;

• l'efficacité et l'efficience de cet organisme.

Le projet de rapport est transmis au directeur de l'organisme contrôlé auquel est fixé un délai pour l'exercice de son droit de réponse. Le rapport définitif éventuellement amendé des observations ainsi formulées est signé par l'autorité délégataire et adressé, pour attribution, à l'organisme concerné et, à titre de compte rendu, à l'autorité délégante. Ce rapport définitif est tenu à la disposition de l'IAT par l'autorité délégante. Les rapports de VSAT des directions de travaux outre-mer sont également adressés à l'état-major des armées (EMA) ainsi qu'au commandement supérieur des forces armées (COMSUP).

Les VSAT non programmées donnent lieu à la rédaction d'un rapport spécial de SAT établi soit en cas d'erreurs ou de manquements graves, soit en cas de refus de se conformer à des observations faites antérieurement. Ce rapport est immédiatement transmis à l'autorité délégante.

4.2.3.5. Suivi des recommandations formulées.

Dans un délai maximal de six mois après la réalisation de la VSAT, le directeur de l'organisme contrôlé adresse à l'autorité délégataire un bilan faisant ressortir :

• la suite donnée aux recommandations formulées ;

• les actions entreprises ou envisagées pour résoudre les dysfonctionnements relevés ;

• les nouveaux développements liés à la situation ;

• les difficultés éventuellement rencontrées.

4.3. Formalisation de l'exercice annuel de surveillance administrative et technique.

4.3.1. Par les autorités délégataires.

En fin d'année civile, chaque autorité délégataire adresse à l'autorité délégante un rapport annuel de surveillance administrative et technique (RASAT) articulé en deux parties distinctes :

Une synthèse générale :

• présentant les principales actions de contrôle exercées au titre de la SAT ;

• résumant les principaux constats dressés en terme de régularité, d'opportunité et d'efficacité des organismes contrôlés ;

• explicitant les principaux points critiques décelés ;

• appréciant la qualité du contrôle interne exercé au sein des organismes contrôlés.

Une synthèse, des mêmes éléments, pour chacun des domaines fonctionnels suivants :

• passation et gestion des marchés publics ;

• assistance au commandement et aux formations soutenues ;

• gestion technique et administrative du domaine immobilier ;

• maîtrise d'ouvrage ;

• maîtrise d'oeuvre ;

• ordonnancement et comptabilisation des crédits ;

• gestion et administration du personnel ;

• gestion et administration des ressources financières allouées au service au titre de son fonctionnement courant ;

• gestion et comptabilité des matériels (informatique incluse) mis à la disposition du service du génie ou réalisés par ce dernier pour l'accomplissement de sa mission…

4.3.2. Par l'autorité délégante.

En fin d'année civile, l'autorité délégante au vu, d'une part, des RASAT qui lui ont été adressés, d'autre part, des résultats des actions de SAT conduites par ses soins, élabore un RASAT global articulé comme indiqué précédemment et qui est transmis :

• au général CEMAT s'agissant de la synthèse générale ;

• à l'IAT/ABI s'agissant de l'ensemble du rapport ;

• à l'ensemble des autorités délégataires s'agissant de l'ensemble du rapport.

5. Texte abrogé.

L' instruction 2021 /DEF/DCG/EG/BREG du 22 février 2001 , relative à la surveillance administrative et technique au sein de la chaîne du service du génie, est abrogée.