Préambule.

A l'origine de la formation professionnelle continue, le recours occasionnel aux compétences d'agents du ministère, pour assurer la formation d'autres personnels, a fait la preuve de son bien-fondé et de son intérêt.

En effet, la formation interne présente des avantages tant pour l'administration que pour les agents et le formateur interne.

Ce type de prestation pédagogique s'avère, dans certains domaines, indispensable pour l'institution, notamment, lorsque les formations portent sur des réglementations ou des pratiques professionnelles propres à notre ministère. Par ailleurs, elle favorise l'indépendance par rapport aux organismes de formation dont les tarifs peuvent être peu compatibles avec les contraintes budgétaires.

Cette formule permet à l'agent de bénéficier des connaissances adaptées à son environnement professionnel. Davantage impliqué, il devient acteur de sa propre formation.

Pour le formateur interne, l'exercice de cette fonction, en sus de ses activités habituelles, est une source d'enrichissement personnel et professionnel, grâce à la diversité d'expériences qu'il peut capitaliser.

Cependant, l'absence de formalisation du rôle des formateurs internes et de leurs modalités d'intervention ne permet pas de retirer tous les bénéfices de ce dispositif.

C'est pourquoi, l'accord-cadre sur la formation continue dans la fonction publique de l'Etat du 22 février 1996 ⁽¹⁾ a rappelé que, pour garantir les moyens d'une formation efficace, une charte des formateurs internes serait élaborée dans chaque administration afin de préciser les modalités de leur désignation, de développer les actions de formation à leur profit et de valoriser leur activité.

Le ministère de la défense s'est engagé à reconnaître le rôle du formateur interne occasionnel dans l'accord-cadre du 16 septembre 1996 ⁽²⁾.

La formation interne s'entend de la formation dispensée à un groupe d'agents civils, placés en dehors de leur environnement professionnel, par un autre agent civil ou militaire, quel que soit son statut, volontaire pour transmettre, dans un ou des domaines précis, les connaissances, le savoir-faire, le savoir-être acquis dans l'exercice de ses fonctions principales.

La présente charte concerne uniquement les formateurs internes, au sens défini par le décret 56-585 du 12 juin 1956 ⁽³⁾ portant fixation du système général de rétribution des agents de l'Etat assurant à titre accessoire, soit une tâche d'enseignement, soit le fonctionnement de jurys d'examens ou de concours. Ce texte prévoit que ces activités d'enseignement ne peuvent être que marginales et sont donc soumises à des limitations au nombre maximal d'heures d'enseignement dispensées par un agent soit au maximum un total de cent quatre-vingts heures pour une année.

N'entrent pas dans le champ d'application de la présente charte les interventions s'inscrivant dans le cadre normal des fonctions de l'agent telles que démonstration, information ou aide à l'intention de ses collègues ou collaborateurs sans formalisation d'un projet pédagogique, enseignements au profit d'un établissement de formation du ministère de la défense, d'un personnel expressément affecté en qualité de professeur ou d'instructeur.

Cette définition du formateur interne exclut également la fonction de tuteur, lequel n'intervient pas devant un groupe mais dont la mission est de transmettre, à un seul agent, ses compétences en même temps qu'il les exerce, dans son environnement de travail.

Par ailleurs, elle ne saurait avoir pour objet d'inciter les organismes du ministère de la défense qui organisent des formations qualifiantes, au sens où celles-ci donnent accès, en cas de réussite, à un grade supérieur ou un groupe de qualification supérieure, à recourir en priorité aux formateurs internes occasionnels pour les dispenser.

La présente charte a pour objet de fixer les régles relatives au rôle et aux fonctions du formateur interne et de définir, d'une part, le dispositif qui lui est applicable, d'autre part, ses droits et ses obligations. Elle a pour but de conforter le recours aux formateurs occasionnels internes dans les pratiques de formation du ministère.

1. Rôle et fonctions du formateur interne.

Dans le respect du cahier des charges élaboré par le responsable de la formation et pour une discipline donnée, le rôle du formateur interne est de préparer, d'assurer l'animation pédagogique d'une formation et de suivre la progression pédagogique des stagiaires. Dans ce cadre, trois fonctions essentielles sont à la charge des formateurs.

1.1. De l'expression du besoin de formation à la conception du cahier des charges.

Le responsable de la formation (A) assure le recueil des besoins de formation recensés lors des entretiens de formation et élabore le plan de formation annuel.

Une fois ce plan de formation validé, il appartient aux responsables de la formation de rechercher les méthodes les mieux adaptées eu égard aux objectifs pédagogiques liés à chaque action de formation à réaliser. Ils recensent les actions de formation qui pourront être confiées à des formateurs internes. Le montage de chacune de ces actions est décrit dans un cahier des charges. Celui-ci a pour objet de déterminer les objectifs à atteindre et d'assurer la qualité du montage pédagogique.

Le cahier des charges :

• précise les caractéristiques de la population à former (nombre, emplois-types et compétences requises, fonctions, prérequis,…) ;

• développe les résultats attendus de la formation (les compétences à faire acquérir) ;

• indique les moyens mis en œuvre pour le déroulement de l'action (durée, matériel, lieu…) ;

• oriente les pistes pédagogiques (méthodes, organisation sous forme de stage, formation-action,…) ;

• fixe les modalités du bilan de fin d'action.

Il fait l'objet d'une large publicité afin de permettre le recueil de toutes les candidatures volontaires.

1.2. L'élaboration du projet pédagogique.

Les formateurs auxquels sera adressé le cahier des charges y répondront en envoyant au responsable de la formation leur projet pédagogique qui permettra à celui-ci de faire le choix du formateur ayant répondu au cahier des charges de la manière la plus pertinente.

Le projet pédagogique doit préciser :

• le contenu de la formation (inventaire des thèmes à aborder) ;

• l'enchaînement et la durée des thèmes ;

• le mode de traitement pédagogique (apports théoriques et exercices pratiques) ;

• les supports pédagogiques.

Les moyens logistiques et pédagogiques nécessaires à la mise en œuvre de l'action de formation (salle, matériel pédagogique, supports, documentation, duplication, etc.) sont procurés au formateur interne par l'organisateur du stage.

1.3. L'animation de la séance de formation.

Le formateur interne est chargé de transmettre des savoirs et savoir-faire à un groupe de stagiaires. Durant cette phase, les participants doivent recevoir le contenu et se l'approprier, de façon à pouvoir ensuite l'appliquer en situation professionnelle. Il s'agit pour le formateur de créer des conditions favorables d'apprentissage, en pilotant la formation avec le souci des objectifs à atteindre, en animant et régulant les échanges du groupe, en communiquant de façon constructive avec les participants.

Durant la formation, le formateur interne est chargé de faire respecter, par les stagiaires, les règles d'organisation de la formation (fiche de présence, respect des horaires, etc.).

Il informe, en temps utile, le responsable de la formation de tout dysfonctionnement constaté (stagiaires, matériels, locaux…).

L'ouverture et la clôture de l'action de formation sont conduites par le responsable de la formation, en relation étroite avec le formateur interne.

1.4. L'évaluation de la formation.

Le formateur interne peut procéder, en tant que de besoin, au contrôle des acquis des stagiaires.

Il participe, dans la mesure du possible, et selon les formes appropriées à chaque stage, au bilan final du stage conduit par le responsable de la formation. Cette évaluation porte sur le degré de satisfaction des stagiaires par rapport au stage et à leurs attentes.

S'il n'y participe pas, il doit rendre compte au responsable de la formation du degré d'atteinte des objectifs pédagogiques ainsi que de l'attitude des stagiaires.

Il est destinataire de la synthèse de cette évaluation. Lorsqu'une évaluation différée des effets de la formation et de son application en situation de travail est conduite, le formateur interne y participe.

2. Conditions d'emploi et de cessation des fonctions du formateur interne.

2.1. Le recrutement.

Les responsables de la formation procèdent à un appel de candidatures selon les formes appropriées à chaque action de formation, en fonction du nombre de formateurs recherchés, du lieu géographique prévu pour le stage, du degré de rareté de la compétence recherchée, du public concerné.

En outre, les agents du ministère de la défense, motivés par l'exercice de cette activité, peuvent présenter une candidature spontanée lorsqu'ils estiment pouvoir transmettre leur expérience ou leur expertise dans le cadre d'une approche pédagogique à adapter en fonction du public à former.

L'examen des candidatures s'opère selon des modalités adaptées à chaque cas, sous la responsabilité du responsable de la formation, qui veille à assurer le respect de l'égalité des chances entre les candidats.

A l'appui de sa candidature, chaque candidat doit obligatoirement communiquer les documents suivants :

• un curriculum vitae détaillé faisant ressortir l'expérience professionnelle dans la spécialité dans laquelle le candidat propose ses services ainsi que les études, les réalisations et les publications éventuelles qui s'y rattachent ;

• l'accord du responsable hiérarchique du candidat qui émet son avis notamment au vu des compétences de l'intéressé et en tenant compte des enjeux de la formation pour les agents du ministère et l'autorise expressément à animer des formations internes, après avoir négocié avec lui un contingent annuel de jours de formation ;

• l'engagement écrit à respecter les termes de la présente charte.

Le candidat est ensuite reçu en entretien préalable par le responsable de la formation. Le but de cet entretien qui est obligatoire est de compléter les informations écrites communiquées par le candidat, il porte sur :

• le degré d'expertise technique dans la ou les spécialités concernées ;

• l'aptitude et les expériences en matière de formations ;

• l'adéquation du profil professionnel aux contraintes inhérentes aux projets de formation.

Les candidats sont informés par courrier de la suite réservée à leur demande.

2.2. La cessation des fonctions.

Chacun des partenaires peut mettre fin ou interrompre momentanément les fonctions de formateur interne dans le respect, toutefois, d'un préavis suffisant pour permettre de rechercher un nouveau formateur dans le domaine dont il s'agit.

Le responsable hiérarchique de l'agent peut, exceptionnellement, demander à ce qu'il soit mis fin à ses fonctions de formateur en raison de l'évolution des nécessités de son service. En tout état de cause, il est tenu de se mettre en rapport avec le responsable de la formation pour examiner les conditions dans lesquelles cette interruption ne perturberait pas le déroulement des formations prévues.

Le responsable de la formation peut également mettre fin ou interrompre les fonctions d'un formateur interne, dans la mesure où son domaine de compétences ne correspond plus à un besoin de formation ou si une insuffisance pédagogique est constatée lors des évaluations.

Enfin, le formateur peut décider de cesser son activité pédagogique sans pouvoir interrompre le cycle de formation pour lequel il s'est engagé. Il en informera le responsable de la formation qui a eu recours à ses services dans des conditions de délai permettant d'assurer sa succession sans difficulté.

3. Droits et obligations du formateur interne.

3.1. La formation.

Pour animer des formations, il est nécessaire que la compétence professionnelle s'accompagne de compétences pédagogiques ; le formateur doit savoir adapter son approche pédagogique en fonction de ses interlocuteurs. Non seulement il doit avoir un message à faire passer et la volonté de le transmettre, mais aussi s'en donner les moyens.

A ce titre, tout candidat appelé à dispenser des cours et animer des stages doit posséder, acquérir ou développer des capacités portant notamment sur la pédagogie pour adultes et la dynamique de groupe ainsi que sur la préparation, la conduite et l'évaluation d'une action de formation.

Le responsable de la formation doit organiser autant que de besoin les formations correspondantes et adaptées en fonction de l'expérience déjà acquise dans ce domaine par le formateur potentiel.

A l'issue de la formation, le formateur doit être en mesure :

• de mettre en œuvre les méthodes et outils de la pédagogie pour adultes ;

• de préparer, conduire, évaluer une action en accord avec les objectifs de formation définis.

En outre, il appartient à chaque formateur de se tenir informé en permanence de l'évolution des techniques et des spécialités au sujet desquelles il est amené à intervenir.

3.2. Le régime indemnitaire.

Le formateur interne a droit à une indemnité calculée sur la base du décret 56-585 du 12 juin 1956 modifié, fixant le système de rétribution des personnels de l'Etat assurant à titre d'occupation accessoire une tâche d'enseignement. Elle est un élément de reconnaissance de l'exercice de cette fonction et, en même temps, la manifestation de la position « d'employeur » du ministère ayant recours à la prestation d'un formateur interne.

L'indemnité est calculée en fonction de la durée de la formation et inclut forfaitairement la préparation hors temps de travail à laquelle elle a donné lieu, sauf en cas de production de documents pédagogiques d'une importance exceptionnelle : le barème correspond alors à la moitié de celui appliqué au temps de formation.

Son montant est variable selon la catégorie d'appartenance des stagiaires et de l'enseignement dispensé ; soit sous forme de cours, conférences, travaux pratiques, soit sous forme de préparation aux différents concours, examens ou essais de la fonction publique.

Pour la détermination du type d'enseignement dispensé, visé à l'article premier du décret précité, nécessaire au calcul de l'indemnité à verser, le formateur interne est classé selon la définition suivante :

• le professeur conférencier ou chargé de cours assure un cours théorique nécessitant une préparation pédagogique ainsi que la rédaction complète d'un cours ;

• le maître de conférence assure un cours théorique nécessitant seulement une préparation pédagogique ;

• le répétiteur assure des travaux dirigé sur une application avec apport de connaissances théoriques ;

• le moniteur assure des travaux pratiques d'atelier sans apport de connaissances théoriques.

Il appartient au responsable de la formation de procéder au décompte des indemnités auxquelles a droit le formateur interne, après constat du service fait.

Les activités intervenant dans le cadre normal des fonctions principales des agents ne constituent pas des actions de formation ouvrant droit à indemnité.

3.3. La reconnaissance de l'activité de formateur interne dans la carrière de l'agent.

Pour des raisons d'efficacité et d'efficience, le rôle du formateur interne doit se développer. Cet objectif ne peut se réaliser qu'à condition que son activité soit reconnue :

• par l'habilitation établie par le responsable de la formation et qui lui confère la qualité de formateur interne dans la ou les matières enseignées, pour une durée maximale de trois ans (voir annexe) ;

• par le supérieur hiérarchique qui, lors de l'entretien de notation, doit tenir compte de cette expérience supplémentaire ;

• par une inscription obligatoire dans la fiche individuelle de formation.

3.4. La déontologie.

Le formateur interne est tenu de respecter les principes du service public en particulier :

• la neutralité dans l'enseignement ;

• la discrétion professionnelle, notamment sur la confidentialité des informations qui lui sont confiées durant la formation par les stagiaires.

Il s'assure, autant que de besoin, auprès de sa hiérarchie, de l'opportunité de communiquer aux stagiaires certaines informations qu'il estime « sensibles ».

La présente charte a fait l'objet d'une large concertation auprès des employeurs, des formateurs internes déjà en fonctions, enfin avec les organisations syndicales du ministère.

Ce document se veut pragmatique et évolutif : il pourra être complété, modifié, amélioré au fil du temps, en fonction des évolutions que connaîtront les besoins et les pratiques de formation au ministère de la défense.