La présente circulaire a pour objet de définir le champ et les modalités d'application des actions sociales communautaires et culturelles (ASCC) au sein du ministère de la défense.

1. Objectifs.

1.1.

Ces actions ont pour objectifs de permettre aux ressortissants du ministère de la défense, en activité ou retraités, et à leurs familles :

• de développer leurs sentiments de solidarité ;

• d'améliorer leur enracinement dans leur milieu professionnel en prenant part en commun à certaines activités ;

• d'atténuer les difficultés nées de la mobilité et de l'isolement.

1.2.

Toutes les actions financées à partir des crédits ASCC doivent répondre à l'un des trois objectifs définis supra. Deux éléments complémentaires sont de nature à aider les comités sociaux dans leurs choix :

- le nombre de participants aux activités organisées, indissociable des objectifs de solidarité ;

- les caractéristiques spécifiques du groupe de ressortissants éprouvant des difficultés générées par le style de vie et l'isolement.

Ainsi dans cet esprit et d'une manière générale, il convient de prendre en considération l'intention donnée à la dépense, plus que la nature de la dépense elle-même.

1.3.

Chaque comité social décide des actions à entreprendre, notamment lors de la première séance plénière de l'année, à la majorité des représentants du personnel civil ou militaire présents ; en cas de partage égal des voix, la décision revient au président.

1.4.

La création au sein des comités sociaux d'une commission dite « commission ASCC » dédiée à la proposition, à l'organisation, au suivi et à l'évaluation des actions est encouragée. Elle doit permettre au comité social de se consacrer majoritairement à son rôle de réflexion, de proposition et de mise en œuvre des actions sociales.

1.5.

Une commission dite « commission mixte ASCC » réunissant plusieurs comités sociaux peut être constituée en vue de mener des actions communes. Dans ce cas, les actions doivent toujours être approuvées par les comités sociaux compétents.

2. Nature des actions.

2.1.

Les actions qui peuvent être entreprises sont regroupées selon leur finalité.

2.1.1. Les actions de prévention et les conseils juridiques.

A ce titre, outre les actions initiées par les comités sociaux, des projets peuvent être également proposés par les directions de l'action sociale, les districts sociaux et par le réseau des assistants et conseillers techniques de service social afin de les inscrire dans le cadre d'un plan d'action sociale. Ces projets doivent alors être approuvés par le comité social compétent.

Ces actions prennent essentiellement la forme de conférences, d'achats de documentation et de financement de conseils juridiques et familiaux. En cas de marché conclu entre l'État et les organismes spécialisés dans le conseil juridique et familial, le marché doit être limité à un accord de tarif préférentiel pour les consultations des ressortissants adressés par la direction de l'action sociale ou le district social. Ces consultations sont réalisées à titre gratuit pour les ressortissants. Le recours à ces conseils ne devra en aucun cas permettre de laisser à la charge de l'État les frais d'une procédure judiciaire.

2.1.2. Les actions collectives de cohésion.

Dans ce cadre, les actions sont conduites avec le soutien du commandement, au niveau d'une ou de plusieurs garnison(s) ou d'un ou de plusieurs établissement(s), en liaison avec les directions de l'action sociale.

Ces actions prennent essentiellement la forme de séances récréatives, de visites et d'excursions, de réunions d'accueil et d'information. Dans le cas de séances récréatives (arbre de Noël par exemple), les directeurs de l'action sociale ou les présidents de comités sociaux ne sont pas habilités à établir de contrat de travail pour des artistes auxquels il est fait appel. Ils doivent donc s'adresser uniquement à des sociétés inscrites au registre du commerce ou à des associations régies par la loi de 1901.

Les visites et excursions dans un pays limitrophe de la région de l'unité concernée sont autorisées.

2.1.3. Les activités de loisirs à but culturel et éducatif.

A l'initiative propre des comités sociaux, ces actions sont destinées à faciliter l'insertion des familles par des activités culturelles, notamment en centre social ou au sein de clubs. Dans le cas de location de produits audiovisuels, les comités sociaux doivent obligatoirement faire appel à des sociétés institutionnelles de location des œuvres cinématographiques.

2.2.

Certaines actions et certaines dépenses sont incompatibles avec les objectifs décrits supra et doivent en conséquence être impérativement exclues. Il s'agit, d'un point de vue général, des actions déjà financées à partir d'autres ressources budgétaires. En revanche, tout partenariat avec des structures de type cercle, foyer, club sportif et artistique dans le cadre de projets communs cofinancés, peut être recherché pour optimiser l'emploi des ressources financières correspondantes.

De même, les crédits attribués au titre des ASCC ne doivent en aucun cas être utilisés pour régler des dépenses de fonctionnement ou d'investissement propres aux directions de l'action sociale, aux districts sociaux ou échelons sociaux et sans lien direct avec les objectifs définis au point 1 de la présente circulaire.

A titre d'exemple, il peut ainsi être mentionné au titre des dépenses prohibées, celles correspondant à des frais de salaires et de charges sociales, à des frais de déplacement professionnels et d'hébergement, à des frais de stages, à des factures de téléphone ou d'abonnement internet, à des charges locatives, à la souscription de contrats d'assurance au profit des participants à une activité.

Au titre des actions de cohésion, l'achat de boissons des 1er et 2e groupes ⁽¹⁾, telles que jus de fruits, vin, cidre, bière…, est autorisé.

2.3.

Les crédits d'actions sociales communautaires et culturelles ne sont pas interchangeables avec ceux de l'allocation pour l'amélioration du cadre de vie en enceinte militaire (AACV) aux objectifs et aux modalités d'application différents.

2.4.

Le bilan de l'emploi des crédits d'actions sociales communautaires et culturelles de l'année précédente doit être exposé aux membres du comité social dans les meilleurs délais et avant décision de l'emploi des crédits de l'année en cours.

3. Répartition des crédits.

3.1.

Les crédits d'actions sociales communautaires et culturelles imputés sur le chapitre 33.92 sont répartis par la direction de la fonction militaire et du personnel civil/sous-direction des actions sociales (DFP/AS) en fonction des effectifs relevant de chacun des comités sociaux, à la délégation générale pour l'armement, à chaque état-major d'armée et à la direction générale de la gendarmerie nationale. Les crédits mis à disposition des organismes bénéficiaires sont déterminés par chacune des autorités précitées :

• pour la délégation générale pour l'armement sous forme d'un droit de tirage global mis à la disposition de la direction des ressources humaines qui procède à une sous-répartition entre les districts sociaux ;

• pour chaque armée et la direction générale de la gendarmerie nationale, par direction de l'action sociale qui procède à une sous-répartition par district social ;

• pour l'outre-mer, par district social interarmées.

3.2.

Ces crédits sont disponibles sous forme d'un droit de tirage annuel auprès de l'institution de gestion sociale des armées (IGeSA) en ce qui concerne la délégation générale pour l'armement, l'armée de terre, la marine, l'armée de l'air et la gendarmerie nationale. Ils sont délégués en ce qui concerne les districts sociaux interarmées d'outre-mer et à l'étranger.

3.3.

Ils sont gérés au plan régional soit par les directeurs de l'action sociale, soit par les chefs de districts sociaux qui utilisent les crédits en fonction des actions décidées par les comités sociaux.

3.4.

Les droits de tirage et les crédits délégués constituent une limite à ne pas dépasser. Les reliquats en droit de tirage en fin d'exercice ne s'ajoutent pas aux droits de tirage de l'exercice suivant pour les organismes bénéficiaires. Ils sont regroupés à l'échelon central et font masse pour la détermination des droits de tirage de l'exercice suivant.

Les crédits délégués non utilisés ne sont pas reportables et doivent être restitués avant la clôture de la gestion.

3.5.

Les directeurs de l'action sociale sont garants de l'emploi des crédits conformément à la réglementation ; ils ont le devoir d'intervenir en tant qu'experts auprès des présidents des comités sociaux.

4. Couverture des risques.

4.1.

La protection des agents civils et militaires du ministère de la défense en activité dûment investis d'une responsabilité de service pour l'organisation d'une action sociale communautaire et culturelle est assurée par l'État pour les dommages causés et subis à l'occasion de l'activité concernée.

4.2.

Les risques encourus par les participants non investis d'une responsabilité de service ne sont pas couverts par l'État mais par le régime obligatoire de la sécurité sociale, éventuellement complété par les assurances individuelles de chacun. Les assurances peuvent garantir contre les dommages causés à autrui (assurance responsabilité civile) et contre les dommages subis par l'assuré (assurance individuelle accident).

4.3.

Le commandement peut, par note de service, mettre à la disposition des organisateurs un véhicule et un conducteur pour la réalisation de l'activité. Étant son propre assureur, l'État assume la responsabilité civile des accidents survenus à l'occasion de la circulation automobile militaire. Sous réserve qu'ils aient été autorisés par le commandement à prendre place dans le véhicule militaire, les participants sont indemnisés du préjudice corporel et matériel qu'ils auraient subi pendant le transport.

4.4.

L'annexe I précise les modalités de la décision d'organisation d'une activité prise par le comité social. L'annexe II indique les modalités de désignation de l'organisateur de l'activité ASCC et placé en situation de service.

5. Procédures financières.

5.1.

La dépense est engagée par le comité social sous la signature de son président. Une note explicative (annexe III) faisant le lien entre la décision prise et l'emploi des crédits sera jointe obligatoirement à la facture adressée à l'institution de gestion sociale des armées après certification par les autorités compétentes. Les dossiers sont adressés directement à l'IGeSA, avec copie aux directeurs locaux de l'action sociale.

5.2.

En métropole, les dépenses sont payées par l'IGeSA dans la limite des droits de tirage consentis. Le mode de paiement par l'IGeSA comporte le virement ou le chèque exclusivement. Tout autre mode de paiement est irrecevable.

Le remboursement à des particuliers, qui ont fait l'avance de la dépense, est déconseillé et soumis, dans tous les cas, à l'autorisation préalable de la DFP/AS.

5.3.

L'IGeSA étant l'agent comptable chargé du paiement, elle doit recevoir l'original des factures à payer. Les factures, dûment numérotées, doivent être assorties des mentions obligatoires pour tout paiement, telles que précisées dans l'annexe IV de la présente circulaire.

5.4.

Pour toute dépense pour laquelle les prestataires exigent le versement d'arrhes, le devis de réservation ou facture proforma mentionnera le coût global de la prestation et le montant ou pourcentage de ce coût à verser immédiatement au titre des arrhes. L'IGeSA paiera les arrhes au prestataire à réception de ce document accompagné de la note explicative figurant en annexe III de la présente circulaire. Elle procédera au paiement du solde à réception de l'original de la facture du prestataire qui mentionnera le solde à verser après déduction des arrhes reçues.

5.5.

Pour obtenir plus de souplesse et de réactivité, notamment dans le cas où le prestataire ou fournisseur exige un paiement comptant, et dans le cadre d'un partenariat entre un comité social et un organisme de type club sportif et artistique, association régie par la loi de 1901 et liée au milieu professionnel (amicale…), foyer ou coopérative de bord, qui dispose de l'autonomie financière, il est admis que des factures puissent être payées par un de ces organismes. Dans ce cas, la note explicative (annexe III) doit préciser ces conditions particulières de financement et la facture du prestataire doit être établie au nom de l'organisme concerné. Le remboursement de la dépense est ensuite assuré par l'IGeSA au profit de l'organisme concerné. Outre la note explicative, le dossier de remboursement adressé à l'IGeSA doit comporter :

• un exemplaire original ou une photocopie de la facture du fournisseur de la prestation établie à l'ordre de l'organisme concerné qui devra comporter toutes les mentions obligatoires, avec description de la prestation effectuée ;

• la facture correspondant à la dépense ASCC établie par l'organisme concerné à l'ordre de l'IGeSA, ou à défaut un certificat administratif de l'organisme attestant la dépense.

Seules les références de la facture émise par l'organisme concerné à l'ordre de l'IGeSA doivent être reprises dans la note explicative. Cette facture sera certifiée par l'autorité ayant engagé et vérifié la réalité de la dépense. Le certificat administratif fourni, à défaut de facture, par l'organisme concerné, comporte l'identité de l'organisme et est visé par une autorité responsable habilitée à engager la dépense.

5.6.

Au regard de la note explicative et de la facture, l'IGeSA est en mesure de rejeter toute facture non conforme et toute dépense exclue du champ d'application des ASCC. En cas de difficulté d'interprétation sur la nature de la dépense, l'IGeSA peut saisir la DFP/AS, qui exerce un contrôle a posteriori de l'emploi des crédits ASCC.

5.7.

Dans le cadre d'actions communes à plusieurs comités sociaux, les conditions de partage des dépenses entre les différents comités sociaux sont précisées dans la note explicative établie par le comité social pilote.

5.8.

Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger, les dépenses sont payées à partir des crédits délégués. Les chefs des districts sociaux interarmées appliquent la même procédure financière pour le paiement des factures par les directions des commissariats d'outre-mer compétentes.

6. Application.

Le sous-directeur des actions sociales est chargé de l'application de la présente circulaire qui abroge et remplace l' instruction 501263 /DEF/DFP/AS/IR du 09 mars 1998 relative à la conduite des actions sociales communautaires et culturelles.