Préambule.

Tous les matériels acquis par le service des essences des armées sont classés suivant deux natures définies par l'instruction de première référence (consommable et non consommable).

Leurs désignation, classification et codification sont répertoriées dans le catalogue des matériels et matières DCSEA 6701.

La direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) définit les critères de classement des matériels.

L'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) est chargé de la mise à jour du catalogue susmentionné.

En fonction de leur nature et de leur position comptable, les matériels sont suivis à partir d'applications informatiques spécifiques, à savoir : « SYBEL » pour les stocks entretenus au magasin central des approvisionnements du centre de soutien logistique du service des essences des armées (CSLSEA/MCA) (matériels en approvisionnement), « PERIMAT » pour la comptabilité des matériels non consommables « A » et « PERISUI » pour le suivi des matériels consommables surveillés « B » (MCS « B »).

Les MCS « B » font l'objet d'un suivi dont la responsabilité incombe aux directions régionales interarmées et organismes assimilés.

1. Domaine d'application.

La présente circulaire a pour objet de traiter le suivi des MCS « B »à partir du logiciel « PERISUI ».

Ce suivi est obligatoire dans tous les établissements de la métropole. Il doit être, dans la mesure du possible, étendu aux départements et territoires d'outre-mer, aux détachements SEA prépositionnés et aux détachements SEA en opérations extérieures (OPEX).

Pour les sites non équipés du logiciel « PERISUI », une procédure adaptée est définie aux points 7 et 8 de la présente circulaire.

2. Rôle et attributions du personnel chargé du suivi des matériels consommables surveillés « B ».

2.1. L'ordonnateur répartiteur principal.

En tant qu'ordonnateur répartiteur principal, par délégation du ministre, le directeur central du SEA n'affecte pas les MCS « B » acquis par le SEA, sauf pour ceux entrant dans la composition des lots opérationnels placés en approvisionnement réservé au CSLSEA/MCA ou à la base pétrolière interarmées (BPIA).

2.2. L'ordonnateur répartiteur.

L'ordonnateur répartiteur contrôle la véracité des écritures et des saisies réalisées par le responsable du suivi de l'établissement et décide des contrôles des MCS « B » des établissements qui lui sont rattachés.

Le directeur de l'EATSEA est l'ordonnateur répartiteur des MCS « B » pour le CSLSEA, pour les dépôts situés dans les DOM-TOM et les États étrangers ainsi que pour les détachements OPEX.

2.3. Le responsable du suivi.

Le comptable de l'établissement est également le responsable du suivi des MCS « B ». À ce titre, il assure la saisie des pièces de suivi dans le logiciel « PERISUI », l'archivage des pièces justificatives et des documents édités.

2.4. Le détenteur dépositaire.

Le détenteur dépositaire est le chef d'établissement ou l' adjoint au chef de détachement OPEX, sauf pour les organismes au sein desquels plusieurs détenteurs dépositaires peuvent être désignés (CSLSEA, BPIA et détachements « OPEX »).

Le détenteur dépositaire est responsable de la bonne conservation des MCS « B ». Il procède à cet effet à des vérifications afin de contrôler les MCS « B » qu'il a en compte sur le plan quantitatif et qualitatif.

2.5. Le détenteur usager.

Ses attributions sont définies dans l'instruction citée en première référence.

3. Documents de suivi des matériels consommables surveillés « B ».

3.1. Le document unique de suivi.

Ce document sert à réaliser tous les mouvements de suivi des MCS « B », à savoir :

• la prise en compte, matérialisée par l'établissement d' un document unique de suivi (DUS) + (ANNEXE IV) ;

• la sortie des comptes, matérialisée par l'établissement d'un DUS - (ANNEXE V) ;

• le changement de position du suivi, matérialisé par l'établissement d'un DUS * (ANNEXE VI).

3.2. Positions de suivi.

Les MCS « B » peuvent être classés dans l'une des positions suivantes :

• en approvisionnement ;

• en service : utilisés par un établissement pour l'exécution de sa mission ;

• mise à la disposition des armées, directions ou services ;

• en attente : ventilés dans l'une des rubriques suivantes :

  • réparation ;

  • prêt d'une durée inférieure à deux mois ;

  • en instance d'élimination ;

  • en cours de transport de longue durée.

3.3. L'inventaire général de suivi.

Chaque établissement détient un inventaire général de suivi des MCS « B » (ANNEXE VII). Cet inventaire est systématiquement et automatiquement mis à jour au sein de l'application informatique « PERISUI » à chaque mouvement effectué par le responsable du suivi.

Il est édité un tirage papier de cet inventaire de façon systématique :

• à chaque remise et prise de service entre comptables. Un exemplaire est joint au procès-verbal ad hoc (imprimé n^o 610*/02 de l'instruction de 1re référence) ;

• à chaque modification majeure de structure opérée au sein de l'établissement ou du détachement ;

• à chaque vérification, visite de contrôle administratif ou technique.

3.4. Le registre des mouvements de suivi.

Ce registre informatisé transcrit chaque mouvement opéré dans l'ordre chronologique (ANNEXE VIII).

3.5. Archivage des pièces de suivi.

Les pièces de suivi des MCS « B » figurant aux points 3.1 et 3.3 sont archivées pendant cinq années.

4. Prise en compte des matériels consommables surveillés « B ».

4.1. Codification.

Tout MCS « B » doit être nomenclaturé afin de permettre son intégration dans le logiciel « PERISUI ».

La cellule codification de l'EATSEA est ainsi chargée de l'attribution des numéros de nomenclature OTAN (NNO) pour tous les MCS « B » du SEA.

Avant son acquisition, l'établissement doit consulter le catalogue DCSEA 6701 afin de vérifier si le matériel est nomenclaturé. Dans la négative, l'établissement procède à une demande de NNO en utilisant la procédure définie par la circulaire de troisième référence.

4.2. Approvisionnement par le magasin central des approvisionnements du centre de soutien logistique du service des essences des armées.

La prise en compte dans les stocks « en approvisionnement » du CSLSEA/MCA d'un MCS « B » donne lieu à l'émission d'un bon de réception valorisé « BRV » (ANNEXE II).

La sortie d'un MCS « B » des stocks « en approvisionnement » du CSLSEA/MCA s'effectue par un bon de sortie « BS » (ANNEXE III).

Ces deux documents constituent les pièces justificatives de la gestion des stocks « en approvisionnement » en dehors de toutes celles liées à la facturation.

4.3. Acquisitions ou affectations à un établissement.

La prise en compte d'un MCS « B » suivi individuellement s'effectue par un DUS + au vu :

• des pièces justificatives concernant son acquisition (bons de livraison, factures) ;

• du bon de sortie « BS » édité par le CSLSEA/MCA ;

• d'un DUS - provenant d'un autre établissement.

Dans le cas d'une acquisition d'un MCS « B » au profit d'un lot, il n'est pas établi de DUS +.

4.4. Codification d'un lot.

Au sein d'un établissement, les MCS « B », peuvent ne pas nécessiter un suivi individualisé et sont dès lors regroupés en vue de constituer un ou plusieurs lots dont la composition est subordonnée à l'approbation de l'ordonnateur répartiteur.

Une fiche de composition de lot est créée à partir du logiciel « PERISUI » (imprimé n^o 610*/15).

Un lot peut comprendre des matériels de natures différentes (MCS « B » ou consommable « C »).

Après validation, un exemplaire de la fiche de composition du lot est retourné à l'établissement.

Toute modification fait l'objet d'une nouvelle validation par l'ordonnateur répartiteur.

Les MCS « B » entrant dans la composition d'un lot deviennent des articles ; ils n'apparaissent pas dans l'inventaire général de suivi de l'établissement.

Seul le lot est suivi sur cet inventaire par l'intermédiaire de son NNO.

5. Élimination des matériels consommables surveillés « B ».

5.1. Procédure d'élimination.

5.1.1. Matériels consommables surveillés « B » entrant dans la composition d'un lot.

Les matériels hors d'usage appartenant à un lot sont regroupés dans un local dans l'attente du passage de l'autorité habilitée (officier recenseur) désignée par l'ordonnateur répartiteur.

Après présentation des matériels, sur demande du recenseur, un procès-verbal de remise aux domaines (imprimé n^o 610/11* de l'instruction de 1re référence) et/ou un procès-verbal de destruction (imprimé n^o 610*/12 de l'instruction de 1re référence) peut être établi par l'établissement pour l'ensemble des matériels considérés.

5.1.2. Les autres matériels consommables surveillés « B ».

5.1.2.1. Matériels consommables surveillés « B » dont la valeur d'acquisition est inférieure à 100 euros.

Ces matériels sont placés en position d'attente (DUS *). L'élimination pourra être réalisée lors du contrôle annuel des matériels par l'autorité habilitée (officier recenseur). Celui-ci mentionne dans le procès-verbal de recensement (imprimé n^o 610*/06) la liste des MCS « B » hors d'usage qui lui sont présentés.

À l'issue, l'établissement établit un procès-verbal de remise aux domaines (imprimé n^o 610*/11) et/ou un procès-verbal de destruction (imprimé n^o 610*/12). Un DUS - est établi afin de sortir définitivement les matériels.

5.1.2.2. Matériels consommables surveillés « B » dont la valeur d'acquisition est égale ou supérieure à 100 euros.

Ces matériels sont placés en position d'attente (DUS *). Ils font l'objet d'une demande individualisée d'élimination (y compris pour un lot complet à réformer). Le procès-verbal de constatation de réforme (imprimé n^o 610*/08, intercalaire D de l'instruction de 1re référence) est établi par l'établissement et adressé à l'ordonnateur répartiteur pour décision.

À l'issue, le matériel est remis au service des domaines (imprimé n^o 610*/11) et/ou détruit (imprimé n^o 610*/12). Un exemplaire du procès-verbal est adressé à son organisme de tutelle à titre de compte rendu ; l'autre exemplaire est archivé dans l'établissement. Un DUS - est établi afin de sortir définitivement les matériels.

5.2. Pertes, destructions, détériorations.

Les pertes, destructions et détériorations de MCS « B » font l'objet de la procédure visée au point 4.3 de l'instruction de première référence.

6. Procédure de suivi des matériels consommables surveillés « B ».

6.1. Affectation, achat ou retrait.

L'affectation, l'achat ou le retrait d'un MCS « B » sont initiés par une correspondance officielle (commande trimestrielle, message, note-express, bon de commande…).

6.2. Mouvements.

6.2.1. Mouvements à partir des stocks du magasin central des approvisionnements du centre de soutien logistique du service des essences des armées vers un établissement.

Au vu de la pièce justificative ordonnant le mouvement d'un MCS « B » en stock au CSLSEA/MCA, ce dernier édite un bon de sortie « BS ».

Dans le cas d'un MCS « B » suivi individuellement, l'établissement bénéficiaire prend en compte ce dernier en éditant un DUS + sur lequel figurent les références du bon de sortie cité précédemment.

6.2.2. Mouvements vers le magasin central des approvisionnements du centre de soutien logistique du service des essences des armées.

Ce mouvement peut être réalisé lorsqu'un MCS « B » en bon état devient sans emploi dans un établissement. Il est alors placé en position « en approvisionnement » dans les stocks du CSLSEA/MCA.

Au vu de la décision d'affectation correspondante :

• le gestionnaire des stocks du CSLSEA établit alors un bon de réception valorisé « BRV » afin de reprendre ce matériel en stock ;

• dans le cas d'un MCS « B » suivi individuellement, l'établissement édite un DUS -.

6.2.3. Prise en compte suite à une acquisition directe par l'établissement.

Dans le cas d'un MCS « B » suivi individuellement, l'établissement bénéficiaire prend en compte ce dernier en éditant un DUS + sur lequel figurent les références de la facture certifiée.

6.2.4. Entrée suite à une décision de cession au profit du service des essences des armées.

Au vu de la décision de cession et de la pièce justificative correspondante, ceci dans le cas d'un MCS « B » suivi individuellement, le responsable du suivi de l'établissement bénéficiaire établit un DUS +.

Un exemplaire de ce DUS + est adressé à l'ordonnateur répartiteur à titre de compte rendu.

6.2.5. Sortie suite à une décision de cession.

Au vue de la décision de cession et de la pièce justificative correspondante, ceci dans le cas d'un MCS « B » suivi individuellement, le responsable du suivi de l'établissement débiteur établit un DUS -.

Un exemplaire de ce DUS - est adressé à l 'ordonnateur répartiteur à titre de compte rendu.

6.2.6. Mouvement entre deux établissements.

Au vu de la décision de mouvement d'un MCS « B » suivi individuellement ou d'un lot :

• le responsable du suivi de l'établissement débiteur édite un DUS - et en adresse un exemplaire à l'établissement destinataire du matériel pour l'alerter du mouvement en cours. S'il s'agit d'un lot, la fiche de composition de lot est transmise à l'établissement bénéficiaire ainsi qu'à l'ordonnateur répartiteur ;

• à la réception du matériel, le responsable du suivi de l'établissement destinataire établit un DUS +.

6.2.7. Prêt.

Lorsqu'un matériel « B » est mis à la disposition temporaire d'un établissement (durée limitée à 2 mois), il n'y a pas mutation de matériel. Ce dernier reste affecté à l'établissement prêteur. Il est alors fait mention du prêt du matériel avec la référence de la correspondance officielle correspondante. Un DUS * est établi pour placer le matériel en position de suivi « en attente ». Un exemplaire de ce DUS * est remis avec le matériel à l'établissement bénéficiaire du prêt. S'il s'agit d'un lot, une copie de la fiche de composition de lot est jointe au DUS *.

Lors de la réintégration du matériel, un DUS * est établi pour transférer ce dernier de la position de suivi « en attente » à la position de suivi « en service ».

Pour un prêt supérieur à deux mois, une mutation est prononcée.

Tout prêt consenti à un organisme extérieur au SEA fait l'objet d'une convention.

6.2.8. Prise en compte suite à réduction ou élimination d'un lot.

Les MCS « B » en provenance d'un lot (réduit ou éliminé) sont pris en compte dans l'inventaire général de suivi de l'établissement par l'intermédiaire d'un DUS +.

6.2.9. Cas particulier d'une réparation ou d'un échange d'un matériel consommable surveillé « B » appartenant à un lot.

Dans le cas où un MCS « B » de ce type nécessite une réparation, la procédure de la fiche d'intervention technique (FIT) s'applique.

Dans le cas d'un échange d'un MCS « B » relevant des crédits de fonctionnement centralisés, la demande d'approvisionnement trimestrielle (imprimé n^o 612*/46) est utilisée. L'EATSEA établit un ordre d'expédition qui est traité par le CSLSEA/MCA en mentionnant sur le bon de sortie correspondant l'établissement demandeur et les références du lot. Aucun DUS n'est alors établi.

7. Procédure de suivi pour les établissements et détachements ne disposant pas du logiciel « PERISUI ».

Un organisme est désigné (par exemple la cellule OPEX de l'EATSEA) pour enregistrer les mouvements au titre de l'établissement ou du détachement soutenu. Un code établissement est alors attribué à ce dernier.

Au vu des différentes décisions d'affectation, le responsable du suivi de l'organisme désigné établit les DUS correspondants, dont une copie est adressée à l'établissement ou au détachement concerné ; un message de compte rendu de réception est établi à ces occasions.

Un extrait de l'inventaire général de suivi est édité chaque mois et expédié par l'EATSEA à l'établissement ou au détachement pour vérification.

Le tableau joint en annexe I récapitule les différentes étapes de la procédure décrite ci-dessus.

8. Cas particulier des détachements en opérations extérieures.

8.1. Suivi des matériels consommables surveillés « B » affectés aux opérations extérieures.

Les mouvements de MCS « B » relevant d'un même détachement (depuis le site principal vers les sites secondaires et inversement, entre sites secondaires) sont ordonnés par le chef de détachement.

Chaque mouvement correspondant fait l'objet de l'édition d'un bulletin de mouvement intérieur « BMI B » (ANNEXE IX) permettant de désigner précisément les MCS « B », leur lieu d'affectation et d'accuser réception du matériel par le responsable du site bénéficiaire.

8.2. Documents de suivi des matériels consommables surveillés « B » affectés aux opérations extérieures.

En plus des pièces de suivi en provenance de la cellule OPEX de l'EATSEA, le responsable du suivi du détachement tient à jour :

• un inventaire de théâtre « ITh B » (ANNEXE X), disponible sur support informatique, et comportant obligatoirement :

  • la désignation précise des MCS « B » (numéro de nomenclature OTAN, numéro de lot, numéro de vie…) ;

  • leur position (en service, en attente) ;

  • leur affectation et le numéro du mouvement correspondant ;

• un classeur des bulletins de mouvement intérieur des MCS « B » « BMI B » ;

• un répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé n^o 610*/04 de l'instruction de 1re référence).

Au niveau des détenteurs dépositaires (sites secondaires) :

• une édition de l'inventaire de théâtre du mois en cours ;

• un classeur regroupant les « BMI B » relatifs aux mouvements des MCS « B » du site.

8.3. Tenue des pièces de suivi.

Au vu du DUS (détachement doté de « PERISUI »)ou de l'exemplaire papier du DUS (détachement non doté de « PERISUI »), et au reçu du MCS « B » :

• le responsable du suivi du détachement vérifie les données en se référant à la copie du message d'affectation correspondant ;

• le chef de détachement ordonne la destination précise du MCS « B » ;

• le responsable du suivi du détachement établit le « BMI B » en trois exemplaires et enregistre le mouvement sur l'« ITh B » avec les références des pièces correspondantes » ;

• un exemplaire est conservé en souche par le responsable du suivi du détachement tant que le mouvement physique n'est pas exécuté (retour de l'exemplaire signé par le responsable SEA du site secondaire) ;

• deux exemplaires du « BMI B » sont expédiés avec le matériel pour être signés par le responsable SEA du site secondaire. Après signature, un exemplaire est conservé par ce dernier et le second est retourné au responsable du suivi du détachement pour archivage. L'exemplaire conservé en souche est alors détruit.

En cas de litige, le chef de détachement fait procéder à une vérification d'écritures et si nécessaire à un récolement. Un compte rendu de perte, de destruction ou de détérioration sera éventuellement établi conformément aux dispositions de l'instruction précitée.

Un exemplaire de l'« ITh B » est adressé mensuellement à l'EATSEA pour vérification des écritures.

8.4. Archivage des pièces de suivi.

Les « BMI B » ainsi que les tirages mensuels de l'« ITh B » doivent être conservés cinq années.

Ces documents doivent pouvoir être présentés à tout contrôle ou inspection.

9. Texte abrogé.

L'instruction n^o 3873/DEF/DCSEA/SDE/2/MAINT/SOUT/242/2 - DEF/DCSEA/SDA/1/403 du 13 juin 2003 relative au suivi des matériels consommables surveillés « B » du service des essences des armées est abrogée.