ANNEXE 1. Fiche individuelle de formation.

Renseignements initiaux.

Mise à jour le :

Nom.

Prénom.

Date de naissance.

Matricule.

Entrée adm.

Etablissement.

Grade.

Affectation.

Fonction.

Formation initiale. Titres et diplômes.

Année.

Nature.

Intitulé du titre ou du diplôme.

Observations.

Concours, examens professionnels, essais professionnels (obtenus depuis l'entrée en fonction).

Année

Nature.

Commentaires (spécialité, domaine, etc.).

Déroulement de carrière.

De

A

Statut/corps/grade.

Affectation.

Fonctions.

 

Table 1. ACTIONS DE FORMATIONS REALISEES.

Année.	Durée (en jours).	Intitulé de la formation.	Organisme.	Niveau (*).
Formations du titre premier. Adaptation, formations statutaires.
Formations du titre premier. Perfectionnement.
Formations du titre II. Préparation de concours, essais, examens professionnels.
Formations du titre III. Congés de formation professionnelle.
Autres actions de formation.
(*) Niveau S = sensibilisation ; A = application ; M = maîtrise ; E : expertise.

 

Table 2. FORMATIONS DEMANDEES MAIS NON SUIVIES(au titre des années A - 2 ; A - 1 ; A).

Année.	Durée.	Intitulé de la formation.	Motif.
Formations du titre premier. Perfectionnement.
Formations du titre II. Préparations de concours, essais, examens professionnels.
Formations du titre III. Congés de formation professionnelle.
Autres formations.

 

Table 3. ACTIVITES LIEES A LA FORMATION.

Exercice d'une activité pédagogique.
Formateur :
Domaine d'intervention.	Public.	Durée de la formation.	Année.
Tuteur :
Domaine.	Personnel accompagné.	Durée du tutorat.	Année.
Autre activité pédagogique :
Domaine d'intervention.	Public.	Durée.	Année.
Formations suivies en dehors de l'institution (rubrique facultative) :
Connaissances en langues (préciser le niveau : E = élémentaire, I = intermédiaire, A = avancé) :
Langue.
Lue.
Ecrite.
Parlée.

 

ANNEXE 2.

ANNEXE 3. Guide de rédaction de la fif et du document matérialisant l'entretien de formation.

I FIF.

Remarque préliminaire.

La FIF est destinée à être totalement informatisée à terme. D'ores et déjà, les informations utiles à son établissement, sont pour tout ou partie, disponibles sous forme informatisée (GIP, GESPER, SIGALE, etc.).

I.1 Page 1/4. Biographie professionnelle.

Cette page décrit la biographie et le parcours professionnel de l'agent.

Rubrique : Renseignements initiaux.

Pas de commentaire particulier. Les informations demandées sont celles habituellement utilisées par les services de gestion.

Rubrique : Formation initiale, titres et diplômes.

Année : année d'obtention du diplôme.

Nature : désignation du diplôme, par exemple : CAP, BAC, licence, BTS, DUT, etc.

Intitulé : libellé exact du diplôme.

Par exemple : si CAP, indiquer la spécialité professionnelle ; si licence : indiquer le domaine, ex. : droit, ex. DUT : génie électrique, etc.

Observations.

Pour certains diplômes, notamment d'ingénieurs ou diplômes universitaires, la mention de l'établissement qui a délivré le titre ou le diplôme est nécessaire.

Par exemple : ingénieur de constructions aéronautiques, école ENSICA de Toulouse, DESS « droit des communautés européennes » Paris I etc.

Seront également consignés dans cette rubriques les diplômes obtenus dans une langue étrangère.

Rubrique : Concours, examens professionnels, essais professionnels.

Il s'agit uniquement de ceux obtenus depuis l'entrée en fonction.

Année : année au cours de laquelle le concours ou l'essai a été passé.

Nature : concours interne ou externe, examen professionnel, essai professionnel.

Commentaires : préciser : le grade d'accès ou la spécialité, la profession de l'essai.

Exemple : concours interne : entrée IRA.

Examen professionnel : SA en chef.

Essai : T 5 bis électronicien, groupe VI traceur de coque qualifié.

Rubrique : Déroulement de carrière.

Il s'agit de retracer le parcours professionnel de l'agent.

Colonne De/A : ne renseigner que l'année.

Colonne statut/corps/grade : ne renseigner qu'en cas de changement.

Affectation : indiquer le service ou, en cas de mutation, l'établissement.

Fonctions : celles indiquées sur la fiche de poste quand elle existe.

I.2 Page 2/4. Actions de formation réalisées.

Cette page recense l'ensemble des actions de formation réalisées par l'agent.

L'ensemble des renseignements demandés est disponible sous forme informatisée (GESFOR par exemple ou tout autre système).

La rubrique « autres actions de formation » sera utilisée par les établissements qui souhaitent y voir figurer des actions qui, bien que considérées comme formations, ne sont pas prises en charge par le budget de formation.

Par exemple : colloques, journées d'information, etc.

Dans cette rubrique doivent également figurer les congés de restructuration avec indication de la formation suivie.

Colonne niveau : à servir lorsque l'intitulé de la formation ne permet pas de l'expliciter : la gradation part de celui qui ne sait rien (sensibilisation) à celui qui sait transmettre son savoir (expert).

S = sensibilisation : il s'agit d'une formation, en général de courte durée, dont l'objectif est de faire découvrir une technique ou une activité à travers ses grands principes. L'agent est débutant dans cette activité.

A = application : dans le domaine concerné, l'agent qui aura suivi cette formation sera capable d'effectuer des activités de base qui lui sont confiées, avec l'aide de quelqu'un de plus expérimenté.

M = maîtrise : formation ayant comme objectif d'avoir une connaissance de l'ensemble du domaine concerné, permettant à l'agent d'être autonome dans son travail.

E = expertise : formation permettant à l'agent qui la suit de pouvoir répondre à tout problème complexe dans le cadre de son activité, et d'être capable de transmettre son savoir.

I.3 Page 3/4. Formations demandées mais non suivies.

Cette page, tout comme la précédente, contient des informations issues de traitements automatisés.

Ne sont répertoriées, dans cette page, que les actions de formation demandées mais non suivies au titre des trois dernières années précédant l'entretien de formation.

C'est le responsable de formation de l'établissement qui décidera de la liste des motifs de non-suivi.

On peut citer parmi ces derniers : maladie, absence de crédits, non-prioritaire, etc.

Tout comme la page 2/4, l'utilisation de la rubrique « autres formations » est laissée à l'appréciation locale.

I.4 Page 4/4. Activités liées à la formation.

Actuellement les données de cette page ne sont pas, sauf exception, prises en compte de manière automatisée. Il sera donc opportun de renseigner avec soin les rubriques en vue d'une saisie informatique.

On se limitera aux cinq dernières années d'exercice de l'activité pédagogique en question.

Rubrique : Formateur.

Est considéré comme formateur tout agent qui effectue une prestation d'enseignement, à titre d'activité principale (par exemple instructeur) ou à titre d'activité accessoire (par exemple maître de conférence).

En outre, cette activité peut se situer soit au sein du ministère de la défense, soit à l'extérieur (autre ministère, entreprise extérieure, organisme public, etc.).

Dans la colonne domaine d'intervention : sont notés les enseignements dispensés (ex. : mathématiques, électronique, etc.).

Colonne public : préciser qui sont les personnes à qui on dispense la formation.

Colonne durée : durée de l'enseignement dans chaque session (en jours, heures, etc.).

Colonne année : si cette activité s'exerce de manière continue tous les ans, préciser depuis quelle année.

Rubrique : Tuteur.

Les colonnes à renseigner sont de même nature que celles relatives à la rubrique « formateur ».

Dans la colonne « personnel accompagné », mentionner uniquement le grade de la personne dont l'agent est tuteur.

Rubrique : Autre activité pédagogique.

Cette rubrique, laissée à l'initiative locale, contient des recensements d'activité pédagogiques diverses telles que : maître de stage, encadrement d'un élève en mémoire de fin de cycle, etc.

Rubrique : Formations suivies en dehors de l'institution.

Cette rubrique est facultative et laissée à l'initiative de l'agent.

Si ce dernier le souhaite, il pourra y faire enregistrer les actions de formation qu'il a suivies en dehors de son travail, dans des domaines non répertoriés par l'administration.

Rubrique : Connaissances en langues.

Seront mentionnées toutes les langues en dehors du français.

Le niveau est évalué de la manière suivante :

E = élémentaire : l'agent a des connaissances scolaires de base mais n'a pas ou peu eu l'occasion de pratiquer la langue.

I = intermédiaire : bonne connaissance de la langue mais peu de pratique.

A = avancé : à l'aise, tant dans l'expression orale que l'expression écrite. Capacité de traduction. Eventuellement : détenteur d'un diplôme ou d'une expérience professionnelle dans la langue considérée.

II Entretien de formation. Cursus individualise previsionnel.

Un document matérialisant le déroulement de l'entretien sera renseigné au moment de l'entretien individuel de formation. Un modèle figure à titre indicatif en annexe 5.

Rubrique : Cursus catégoriel, cursus type.

Cette rubrique concerne les agents qui, par le statut qu'ils possèdent ou le métier qu'ils exercent, sont soumis à des calendriers précis de formation.

Certains établissements ont élaboré des cursus par métiers ; certaines directions ont défini des cursus catégoriels.

Enfin, au niveau de la DGA, les cadres sont invités à suivre un cursus particulier.

Dans ces conditions, les renseignements portés dans cette rubrique découlent des directives particulières concernant l'agent.

Par principe, les formations faisant partie d'un cursus déterminé sont prioritaires.

Rubrique : Objectifs opérationnels.

L'entretien individuel sera l'occasion de préciser ou de définir les missions du service, leur évolution prévisible, ainsi que les activités attendues de l'agent.

Prenant en compte les savoirs et savoirs-faire existants et ceux nécessaires à l'accomplissement de sa mission, l'agent et son supérieur hiérarchique détermineront ensemble les besoins en formation requis.

Un ordre de priorité sera établi et noté dans les colonnes : A + 1, A + 2, A + 3 (A = année en cours).

Les priorités seront rédigées comme suit :

• 1. Formation indispensable (ne peut être reportée).

• 2. Formation utile (peut être reportée d'un an au maximum).

• 3. Formation non prioritaire.

A ce stade, les besoins en formation sont détectés, hiérarchisés, mais pas encore (sauf cas précis) formulés sous forme de demande de stage.

Il appartient aux responsables de formation (DGA) ou conseillers coordonnateurs (armées et services communs) de déterminer et d'assurer la mise en œuvre des actions les plus appropriées aux besoins exprimés et à l'objectif poursuivi.

Rubrique : Projet personnel.

La formation continue constitue un puissant facteur de motivation pour toutes les catégories de personnels.

En ce sens, l'entretien individuel est l'occasion, pour chaque agent, de faire connaître ses aspirations personnelles : promotion de corps ou de grade, culture générale, entretien des connaissances, etc.

Chaque agent doit être à même de définir son projet individuel et le proposer à sa hiérarchie, en vue d'une prise en compte dans le plan ou le projet de programme de formation de l'établissement.

Les colonnes à renseigner n'appellent pas de commentaires particuliers.

Si le projet personnel est suffisamment avancé, il pourra être renseigné, dans la colonne « intitulé de l'action », les références exactes de la formation demandée.

Rubrique : Observations notées en cours d'entretien.

Cette rubrique est facultative ; le cas échéant, elle peut être renseignée soit par l'agent, soit par le responsable de l'entretien, soit par les deux (en cas de désaccord par exemple).

2.1 Rubrique : Signatures.

Les nom, prénom et grade du responsable de l'entretien doivent être mentionnés au-dessus de sa signature.

La signature des deux parties atteste de la tenue de l'entretien.

ANNEXE 4. Recommandations pour l'élaboration de guides opératoires de l'entretien individuel.

I Qui mene l'entretien ?

Il appartient au directeur de chaque établissement de préciser quelles sont les personnes habilitées à mener l'entretien.

Il paraît cependant souhaitable que le « hiérarchique » ne soit pas trop éloigné de l'agent pour un déroulement pertinent de l'entretien.

En outre, les cadres responsables de la conduite des entretiens doivent être choisis parmi ceux ayant été formés aux techniques d'entretien et disposant d'une bonne connaissance des statuts des personnels.

II Quelle est la nature de l'entretien ?

La circulaire ne précise pas la nature de l'entretien, pour ne pas gêner les établissements qui ont déjà mis en œuvre ce type de procédure.

Le directeur d'établissement décide de la nature de l'entretien individuel : soit intégré dans un autre entretien existant, mais de préférence séparé. En tout état de cause, il faut souligner que dans la partie de l'entretien consacré à la formation, aucune appréciation professionnelle ne doit être effectuée.

De la qualité et de l'ambiance du dialogue qui s'instaurera entre les deux parties dépendra l'efficacité du plan de formation de l'établissement.

III Quand programmer les entretiens ?

Il revient au directeur d'établissement de préciser les périodes à l'intérieur desquelles ces entretiens se déroulent.

Cependant il est rappelé que l'objectif de ces entretiens est de faire émerger les besoins en formation des agents et des services, en vue d'une prise en compte dans le plan de formation de l'établissement.

En règle générale, les plans de formation ou les projets de programmes de formations de l'année A + 1 sont présentés à la commission paritaire locale (DGA) ou au groupe paritaire de la formation (armées et services communs) au cours du deuxième semestre de l'année A.

Dans ces conditions, l'ensemble des entretiens doit avoir été mené à une date qui permette au responsable de formation d'élaborer son projet de plan. C'est pourquoi la période du premier semestre de l'année A est préconisée.

Il est souhaitable que les dates des entretiens ne soient pas fixées en fonction des grades des agents, mais plutôt en fonction des bureaux, services, ateliers, chantiers, etc.

IV Comment se prepare l'entretien ?

Un entretien bien préparé gagne en efficacité et en durée.

• 1. Il est notamment conseillé au cadre responsable de la conduite de l'entretien :

  • de prévoir suffisamment à l'avance la date et la durée de l'entretien dans son calendrier de travail. Un délai d'une semaine paraît souhaitable, une durée de l'ordre de trois quarts d'heure à une heure semble nécessaire si l'entretien a lieu pour la première fois ;

  • de vérifier que l'on aura en temps utile les documents nécessaires à l'entretien : fiche individuelle de formation, demande de rectification, fiche d'expression des besoins, documents spécifiques à l'établissement, etc. ;

  • de commencer à préparer le contenu de l'entretien :

    • l'agent est-il soumis à un cursus-type ?

    • comment se sont déroulées les formations précédentes ?

    • la direction, l'établissement ont-ils donné des directives précises pouvant s'appliquer au service, à l'agent concerné ?

• 2. Il est notamment conseillé à l'agent :

  • d'organiser son calendrier de travail compte tenu de la date fixée pour l'entretien ou d'informer immédiatement le cadre d'un motif d'empêchement pour cette date ;

  • de prendre tous contacts nécessaires utiles à son information sur les questions de formation, spécialement avec le responsable de formation de l'établissement ;

  • de réfléchir à son projet professionnel et personnel afin d'être en mesure le moment venu de le présenter de la manière la plus conforme à ses souhaits, avec, le cas échéant, un ordre de priorité entre les actions demandées.

V Comment se deroule l'entretien ?

L'entretien doit se dérouler dans un climat de confiance mutuelle, bien que le premier entretien soit susceptible d'engendrer des craintes réciproques.

Il convient de rappeler que l'entretien consacré à la formation :

• 1. Est prévu par l'accord formation du ministère de la défense du 10 juin 1993.

• 2. Constitue le point de départ du plan ou programme de formation de l'établissement.

• 3. Permet à chaque agent de s'exprimer sur ses besoins et vœux de formation.

• 4. Permet au service, grâce à l'élévation du potentiel de ses agents, d'effectuer ses missions dans de meilleures conditions.

• 5. Est le même pour l'ensemble des personnels de l'établissement soumis aux prescriptions de la présente circulaire quels que soient leur grade, leur statut, leur niveau.

Une fois le climat de détente et de confiance établi, plusieurs étapes sont à mener successivement :

V.1 La fiche individuelle de formation.

Elle doit avoir été remise à l'agent, avec sa convocation à l'entretien, pour vérification.

Dans le cas où l'agent souhaite voir modifier certaines rubriques, il remplit la fiche de demande de rectification dont un modèle figure en annexe n^o 2 à la circulaire sous réserve qu'il puisse la justifier.

La première année, cette étape se révélera sans doute longue, mais elle est indispensable, car de la qualité des informations recueillies dépendront les délais d'informatisation des données.

A noter que les années suivantes ne seront consacrées qu'à l'actualisation, s'il y a lieu, de la fiche.

V.2 Le cursus individualisé prévisionnel.

Il s'agit de l'objet même de l'entretien.

Son objectif est de formaliser les conclusions d'une discussion au cours de laquelle les points suivants auront été évoqués :

V.2.1 Bilan des actions passées.

Il peut s'avérer utile de faire une évaluation « à froid » des formations passées car l'impact de certaines formations peut n'être apprécié que dans la durée (trois mois, six mois).

L'entretien sera donc un moment privilégié pour faire le point et tirer les conséquences nécessaires au moment de l'expression de besoins nouveaux.

V.2.2 Expression des besoins pour les années ultérieures.

Le responsable de l'entretien doit pouvoir disposer des informations permettant l'émergence des besoins de formation :

• connaissance des activités de l'individu et de son environnement ;

• connaissance des évolutions prévisibles des missions et activités du service, ainsi que des moyens pour les atteindre ;

• connaissance des directives de l'établissement en général.

V.2.2.1 Le cursus catégoriel ou le cursus-type.

Outre les cycles de formation d'adaptation statutaire obligatoires, imposés à tous les agents quel que soit leur service d'emploi, certains établissements, certaines directions, ont élaboré des cursus de formation, qu'ils soient propres à un métier ou à une catégorie professionnelle.

C'est donc dans cette rubrique que sont précisées les formations relevant de ces cursus, lorsqu'ils existent.

A ce stade, les besoins sont identifiés et formulés, y compris sous forme de stage référencé.

A priori, le suivi de ces formations n'est pas négociable.

V.2.2.2 Les objectifs opérationnels.

Il s'agit, dans ce cadre, de détecter et de formuler les besoins de formation nécessaires au bon fonctionnement des services et à l'évolution de leurs missions.

Plusieurs questions doivent alors se poser :

• Quel est l'objectif visé par la formation demandée ?

  (Le plus souvent, la réponse doit débuter par : « être capable de ».)

• Comment atteindre cet objectif ?

  (Quel contenu ? Thème principal.)

• Quel est le type de formation qui convient ?

  (Niveau SAME.)

Ces objectifs opérationnels doivent, dans la plus grande majorité des cas, résulter de la discussion et de la négociation avec l'agent.

V.2.2.3 Le projet personnel.

Au cours de l'entretien, l'agent est invité à faire part de ses besoins personnels en matière de formation, besoins qui seront intégrés dans cette rubrique, même si ces besoins n'apparaissent pas comme immédiatement liés aux besoins du service.

Il pourra s'agir par exemple :

• d'un objectif de promotion sociale ;

• d'une amélioration des connaissances générales ;

• d'un projet personnel clairement défini et déjà mûrement réfléchi.

A cette occasion, on pourra opportunément rappeler à l'agent les possibilités offertes par le congé de formation professionnelle (personnels civils) et le congé exceptionnel (personnels militaires).

L'attention est spécialement appelée sur l'intérêt d'un examen très attentif des demandes de formation correspondant à un projet personnel dans le cadre de l'application de l'accord formation du 10 juin 1993 (chap. 1er.).

V.2.2.4 L'établissement des priorités.

Dans la majorité des cas, les responsables d'entretien et les agents émettront des besoins excessifs par rapport aux possibilités, compte tenu du volume de crédits disponibles.

Il s'agira donc d'établir des ordres de priorité dans l'expression des demandes, qu'il s'agisse des demandes des agents ou des demandes des services.

Ces priorités seront établies au moment de l'entretien, si besoin négociées, et toujours motivées.

ANNEXE 5.