1. Préambule.

Tous les matériels acquis par le service des essences des armées (SEA) sont classés suivant deux natures définies par l'instruction de référence (consommable et non consommable). Leur dénomination, classification, et codification sont répertoriées dans le catalogue des matériels et matières SEA 6701. La direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) définit les critères de classement des matériels. L'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) est chargé de la mise à jour de ce catalogue.

En fonction de leur classification, les matériels sont comptabilisés à partir d'applications informatiques spécifiques, à savoir : « PERIMAT », « SYBEL », « PERISUI ».

1.1. La comptabilité des matériels non consommables « A ».

La comptabilité des matériels non consommables « A » est mise en œuvre au sein des établissements du SEA à l'aide du logiciel « PERIMAT ».

1.2. La comptabilité des stocks.

Cette comptabilité est réalisée à l'aide du logiciel « SYBEL ». Elle concerne tous les matériels, quelle que soit leur nature consommable, consommable surveillée ou non consommable, acquis par le magasin central des approvisionnements du service des essences des armées situé dans le centre de soutien logistique du service des essences des armées (MCASEA/CSLSEA).

1.3. La comptabilité décentralisée des matériels consommables surveillés « B ».

C'est une comptabilité dont la responsabilité incombe aux directions régionales interarmées et organismes assimilés. Les matériels consommables surveillés « B » sont comptabilisés au plan régional et local à l'aide du logiciel « PERISUI ». Le suivi comptable des matériels consommables surveillés fait l'objet de directives particulières.

Les matériels pris en compte dans les deux premières applications « PERIMAT » et « SYBEL » contribuent à la valorisation du patrimoine mobilier du service des essences des armées.

2. Domaine d'application.

La présente circulaire a pour objet de traiter la comptabilité des matériels non consommables « A » à partir du logiciel « PERIMAT ».

La comptabilité des matériels à partir de l'application « PERIMAT » est obligatoire dans tous les établissements de la métropole. Elle est étendue aux départements et territoires d'outre-mer, aux détachements SEA prépositionnés et aux détachements SEA en opérations extérieures (OPEX) en fonction des possibilités informatiques.

Pour les sites ci-dessus non équipés du logiciel « PERIMAT », une procédure adaptée est définie au point 8 de la présente circulaire.

3. Documents comptables utilisés dans la comptabilité des matériels.

3.1. Le document unique de comptabilité.

Le document unique de comptabilité (DUC) sert à réaliser tous les mouvements comptables des matériels non consommables « A », à savoir :

• la prise en compte d'un matériel provenant de l'extérieur de l'établissement ; il est alors établi un DUC + (annexe I à l'instruction de référence) ;

• un changement de position comptable interne à l'établissement ; il est alors établi un DUC * (annexe II à l'instruction de référence) ;

• la sortie des comptes d'un matériel de l'établissement ; il est alors établi un DUC - (annexe III à l'instruction de référence).

3.2. L'inventaire général des matériels de l'établissement.

Chaque établissement détient un inventaire général des matériels non consommables « A », (annexe V à l'instruction de référence). Cet inventaire général est systématiquement et automatiquement mis à jour au sein de l'application informatique « PERIMAT » à chaque mouvement effectué par le comptable de l'établissement.

Il est édité un tirage papier de l'inventaire général de façon systématique :

• à chaque fin de mois (le dernier jour ouvrable du mois) ;

• à chaque remise et prise de service entre comptables ; un exemplaire est joint au procès-verbal ad hoc (imprimé n^o 610*/02) ;

• au 31 décembre de chaque année (fin de gestion annuelle) ⁽¹⁾ ;

• à chaque modification de structure de l'établissement à la date de la création ou de la dissolution de la cellule ou structure concernée ;

• à chaque vérification, recensement, contrôle administratif ou technique.

3.3. Le registre des mouvements comptables.

Ce registre informatisé renseigne chaque mouvement comptable de l'établissement dans l'ordre chronologique (annexe IV à l'instruction de référence).

4. Archivage des pièces comptables.

Les pièces comptables sont archivées au sein de l'établissement pendant cinq années entières.

5. Rôle et attributions des personnels chargés de la comptabilité des matériels.

Les actes relatifs aux matériels sont du ressort des :

• ordonnateurs-répartiteurs qui ordonnent les mouvements ;

• détenteurs auxquels incombent l'exécution des mouvements ; il convient de distinguer les détenteurs-dépositaires chargés de la conservation des matériels et les détenteurs-usagers qui les utilisent ;

• comptables qui sont chargés de la tenue des comptes.

Le rôle de chacun de ces acteurs est défini dans l'instruction de référence. Les paragraphes suivants précisent les attributions de chacun d'entre eux.

5.1. L'ordonnateur-répartiteur principal.

C'est le directeur central du SEA par délégation du ministre. Il affecte tous les matériels non consommables acquis par le SEA, à savoir :

• en approvisionnement ⁽²⁾ pour les matériels conservés au sein du MCASEA/CSLSEA, du centre de stockage des véhicules du services des essences des armées (CSVSEA) ou de la base pétrolière interarmées (BPIA) ;

• en service pour les matériels affectés aux établissements, dépôts et détachements pour remplir leur mission (tableau de dotation) ;

• dans les autres positions comptables (en attente ou mis à disposition d'organismes extérieurs à la défense) en fonction de la destination des matériels.

5.2. L'ordonnateur-répartiteur.

C'est le directeur régional interarmées ou assimilé ⁽³⁾ pour les établissements en métropole. Il répartit les matériels au sein des établissements de sa région en fonction des tableaux de dotation et des contraintes d'emploi de ses établissements.

Le directeur de l'EATSEA est l'ordonnateur-répartiteur pour les établissements qui lui sont rattachés (CSVSEA, CSLSEA), pour les dépôts situés dans les DOM-TOM, dans les états étrangers et pour les détachements OPEX.

L'ordonnateur-répartiteur désigne nommément les comptables, les détenteurs-dépositaires et leurs mandataires. Il contrôle la véracité des écritures et des saisies réalisées par le comptable de l'établissement. Comme autorité de tutelle, il signe toutes les pièces justificatives (document unique de mouvement « DUM », procès-verbaux) justifiant ou provocant des modifications dans la comptabilité des matériels au sein de l'établissement.

5.3. Le comptable.

Le comptable nommément désigné ou son mandataire en cas d'absence temporaire du titulaire est responsable de la saisie des pièces comptables dans le logiciel « PERIMAT », de l'archivage des pièces justificatives et des documents comptables édités.

5.4. Le détenteur-dépositaire.

Le détenteur-dépositaire est le chef d'établissement ou de dépôt, sauf pour des organismes importants (CSLSEA, BPIA, les détachements OPEX etc.) au sein desquels plusieurs détenteurs-dépositaires peuvent être désignés.

Le détenteur-dépositaire est responsable de la bonne conservation des matériels qui sont affectés dans son établissement. Il exécute tous les mouvements de matériels dans les délais impartis (un mois maximum). Il procède à des vérifications afin de contrôler les quantités et l'état des matériels qu'il a en compte.

6. Prise en compte des matériels acquis par le service des essences des armées.

6.1. Matériels acquis au profit du magasin central des approvisionnements du service des essences des armées/centre de soutien logistique du service des essences des armées.

L'ensemble des matériels, quelle que soit leur nature (A, B ou C) acquis par le SEA et destinés à constituer des approvisionnements (stocks nationaux) au sein du CSLSEA sont pris en gestion dans l'application « SYBEL » ⁽⁴⁾. Cette prise en compte dans les stocks donne lieu à l'émission d'un bon de réception-valorisation « BRV » (ANNEXE VII).

La sortie d'un matériel des stocks du MCASEA se fait par un bon de sortie « BS » (ANNEXE VIII).

Ces deux pièces (BRV et BS) constituent les deux pièces justificatives de la gestion des stocks en dehors de toutes les pièces liées à la facturation.

Le tableau en annexe I récapitule les étapes et orientations en fonction des différentes natures des matériels acquis par le CSLSEA.

6.2. Matériels acquis directement par un établissement.

Bien que l'acquisition de matériels non consommable « A » par un établissement demeure une procédure exceptionnelle, la prise en compte se fait à partir des pièces justificatives ayant ordonné l'achat et des factures correspondantes.

Le tableau en annexe II récapitule les étapes et orientations en fonction des différentes natures des matériels acquis par un établissement ou qui lui sont affectés.

Le tableau en annexe III récapitule les étapes et orientations en fonction des différentes natures des matériels acquis par un détachement OPEX doté du logiciel « PERIMAT » ou qui lui sont affectés.

7. Procédures comptables.

7.1. 0rdre de mouvement d'un matériel.

L'affectation ou le retrait d'un matériel non consommable « A » au profit d'un établissement est ordonnée, soit :

• par un ordre de mise en place « OMP » (mouvement ordonné au niveau national) ou par un document unique de mouvement « DUM » (mouvement ordonné au niveau régional) pour les matériels « A » suivis en gestion individualisée (matériels immatriculés, matériels pétroliers majeurs : réservoirs souples de stockage, groupes motopompes) ;

• par message de la DCSEA pour les matériels « A » suivis en gestion quantitative et classés en approvisionnement réservé ;

• par correspondance officielle de toute nature : commandes trimestrielles, message, note express pour les autres matériels non consommables « A » n'entrant pas dans les catégories ci-dessus.

7.2. Positions comptables et positions affinées.

7.2.1. Les positions comptables.

Les positions comptables ont été définies au point 1.6 de l'instruction de référence, à savoir :

• matériel en service (MS) ;

• matériel en approvisionnement (AP) ;

• matériel en attente (AT) ;

• matériel mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense (AD).

Ces positions comptables permettent de préciser la position du matériel liée à son état ou à son emploi. Ces positions comptables sont une caractéristique variable dans le temps, à la différence de sa nature. Elles ne s'accompagnent pas nécessairement d'un mouvement de matériel.

Dans le cas où il n'y a pas de mouvement, le changement de position comptable est effectué à partir de l'émission d'un DUC * établi au sein de l'établissement concerné.

Lorsqu'un matériel fait l'objet d'un mouvement, le changement de position comptable est indiqué, à titre informel, sur le DUC + et le DUC - correspondants. Les tableaux des annexes IV et V récapitulent les positions correspondantes aux mouvements prescrits ainsi que les pièces comptables qui sont établies par les établissements concernés.

7.2.2. Les positions affinées.

Compte tenu de la nécessité d'obtenir certaines informations plus précises sur l'emploi ou la situation des matériels, il est apparu nécessaire d'introduire des positions affinées attachées à la position comptable « matériel en attente », à savoir :

• matériel indisponible longue durée ; cette position concerne les matériels en instance ou en cours de réparation dont la durée d'indisponibilité est supérieure à deux mois (ou prévue de l'être) ;

• matériel en soutien différé ; cette position concerne les matériels désignés par la DCSEA pour être réparés par un organisme de soutien auprès duquel les matériels ne lui sont pas rattaché habituellement (retour OPEX par exemple) ; ces matériels sont placés sous la responsabilité financière et technique de l'EATSEA ;

• matériel en prêt ; cette position est utilisée pour toute durée de prêt de matériel inférieure à deux mois ;

• en cours de transfert longue durée ; cette position est systématiquement utilisée pour tous les mouvements hors métropole ;

• en instance d'élimination ; cette position est utilisée pour tout matériel placé en attente de décision de réforme jusqu'à la remise aux services des domaines ou de la destruction du matériel ;

• en cours de cession ; cette position concerne le matériel en attente d'être cédé ;

• en cours d'équipement ; cette position est réservée pour les matériels dont il manque tout ou partie de l'équipement avant leur mise en service ;

• mis à la disposition des armées, directions ou service ; cette position est utilisée lorsque qu'un matériel est prêté à une armée, une direction ou un service dans le cadre, d'une expérimentation, d'un exercice ou d'un emploi opérationnel limité dans le temps ; les matériels placés dans cette position font l'objet d'une convention de prêt avec l'organisme concerné et la direction régionale interarmées ou organisme assimilé du SEA.

7.3. Mouvements comptables.

7.3.1. Mouvement de matériels « A » à partir des stocks du magasin central des approvisionnements du service des essences des armées vers un établissement.

Au vu de la pièce justificative ordonnant le mouvement d'un matériel non consommable « A », en stock au MCASEA/CSLSEA, vers un établissement, la sortie des stocks s'effectue par le bulletin de sortie (BS).

La prise en comptabilité des matériels dans le logiciel « PERIMAT » est réalisée par l'édition d'un DUC + par le comptable du CSLSEA.

Le mouvement comptable vers l'établissement créditeur est réalisé à partir de l'édition d'un DUC - par le comptable du CSLSEA. L'établissement créditeur prend en compte le matériel à l'aide d'un DUC +.

7.3.2. Mouvement de matériels « A » d'un établissement vers le magasin central d'approvisionnement du service de santé des armées.

Ce mouvement se produit lorsqu'un matériel en service et en bon état devient sans emploi dans un établissement et est réaffecté en approvisionnement dans les stocks du MCASEA/CSLSEA.

Le comptable de l'établissement débiteur édite un DUC - au vu de la décision d'affectation en approvisionnement vers le MCASEA/CSLSEA.

Le comptable du CSLSEA édite un DUC + de prise en comptabilité au sein du CSLSEA et un DUC - pour la sortie de la comptabilité « PERIMAT ». Le gestionnaire des stocks établit un bon de réception valorisé (BRV) pour reprendre en stock le matériel non consommable.

7.3.3. Entrée en comptabilité d'un matériel « A » suite à une acquisition directe par l'établissement.

Au vu du bon de commande, du bon de livraison et de la facture certifiée conforme par le chef d'établissement, le comptable prend en compte le matériel « A »en établissant un DUC + mentionnant les références des documents précités.

7.3.4. Sortie d'un matériel suite à une décision de réforme.

Au vu de la proposition ou de la décision de réforme, le comptable des matériels de l'établissement établit un DUC * pour placer le matériel concerné de la position comptable « en service » à la position comptable « en attente ». Une fois la pièce comptable saisie, le comptable doit affiner son mouvement afin de placer le matériel en position affinée « en instance d'élimination ».

Dès réception du procès-verbal de remise aux domaines visé par cette administration, le comptable enlève le matériel de la position affinée « en instance d'élimination » et établit un DUC - portant les références de la décision de réforme et du procès-verbal de remise aux domaines. Ce DUC - est adressé à la direction régionale interarmées ou assimilée pour le retrait de la comptabilité des matériels.

7.3.5. Entrée d'un matériel suite à une décision de cession au profit du service des essences des armées.

Au vu de la décision de cession et de la pièce justificative (OMP, DUM ou correspondance officielle), le comptable des matériels de l'établissement bénéficiaire établit un DUC + pour placer le matériel cédé en position comptable « en service ».

7.3.6. Sortie d'un matériel suite à une décision de cession.

Au vu de la décision de cession et de la pièce justificative (OMP, DUM ou correspondance officielle), le comptable des matériels de l'établissement débiteur établit un DUC * pour placer le matériel cédé de la position comptable « en service » à la position comptable « en attente », puis l'affecte dans la position affinée « en cours de cession ».

Lors de la livraison du matériel cédé, le comptable de l'établissement débiteur enlève le matériel de la position affinée « en cours de cession » et établit un DUC - pour justifier la sortie des comptes.

7.3.7. Mouvement d'un matériel d'un établissement à un autre établissement.

Au vu de la décision de mouvement (OMP, DUM ou autre correspondance officielle) :

• le comptable de l'établissement débiteur édite un DUC - permettant la sortie du matériel de la comptabilité de l'établissement débiteur ;

• le comptable de l'établissement créditeur établit un DUC + afin de rentrer le matériel dans la comptabilité des matériels de l'établissement créditeur.

7.3.8. Prêt de véhicule.

Lorsqu'un véhicule est mis temporairement à disposition d'un établissement (durée généralement limitée à un mois), il n'y a pas mutation de matériel. Ce dernier reste affecté dans l'établissement prêteur. Il est alors opéré un transfert de position comptable « en service » vers la position comptable « en attente ». Ce mouvement est réalisé par l'édition d'un DUC * par le comptable de l'organisme prêteur. Puis le matériel est affecté en position affinée « matériel en prêt ». Pour un prêt supérieur à deux mois une mutation est prononcée.

7.3.9. Indisponibilité d'un matériel.

Toute indisponibilité prévisible supérieure à deux mois nécessite de réaliser un transfert de la position comptable « en service » vers la position comptable en « attente », puis le matériel est affecté dans la position affinée « matériel indisponible longue durée ».

Lorsque le véhicule est pris en charge par l'atelier niveau technique d'intervention 3 (NTI 3) du CSLSEA, ce dernier est affecté au CSLSEA lorsque l'indisponibilité est supérieure à deux mois. L'établissement débiteur édite un DUC - au profit du CSLSEA qui prend en compte le matériel par un DUC +. Le matériel est alors placé en position comptable « en attente » au sein du CSLSEA, puis affecté dans la position affinée « matériel indisponible longue durée ».

7.3.10. Mouvement d'un matériel d'un établissement de la métropole vers un établissement hors métropole (dépôt, détachement du service des essences des armées en opération extérieure ou prépositionné).

Au vu de la décision de mouvement (OMP, DUM ou autre correspondance officielle) :

• le comptable de l'établissement débiteur en métropole édite un DUC - permettant la sortie du matériel de la comptabilité de l'établissement débiteur ⁽⁵⁾ ;

• le comptable de l'établissement créditeur (hors métropole), édite un DUC + et place le matériel en position comptable « en attente », puis affecte ce matériel à la position affinée « en cours de transfert longue durée ».

Au reçu du matériel, le comptable de l'établissement créditeur enlève le matériel de la position affinée « en cours de transfert longue durée » puis établit un DUC * pour passer le matériel de la position comptable « en attente » à la position comptable « en service ».

7.3.11. Mouvement d'un matériel d'un établissement hors métropole vers un établissement de la métropole (dépôt, détachement du service des essences des armées en opération extérieure ou prépositionné).

Au vu de la décision de mouvement (OMP, DUM ou autre correspondance officielle) :

• le comptable de l'établissement débiteur (hors métropole) transfère le matériel vers la position comptable « en attente » par un (DUC *), puis l'affecte à la position affinée « en cours de transfert longue distance » ; lorsque le matériel sort de l'établissement, le comptable rédige un DUC - (5) et enlève le matériel de la position affinée « en cours de transfert longue durée » ;

• le comptable de l'établissement créditeur (en métropole) édite un DUC + et place le matériel en position comptable « en attente », puis l'affecte à la position affinée « en cours de transfert longue durée ».

Au reçu du matériel, le comptable de l'établissement créditeur passe le matériel de la position affinée « en cours de transfert longue durée » à la position affinée correspondante à l'état du matériel ou sort le matériel de la position comptable « en attente » pour le mettre dans une autre position comptable.

7.3.12. Matériels affectés au soutien différé.

Ces matériels sont systématiquement affectés par la DCSEA à l'établissement dont dépend l'atelier de soutien pétrolier chargé de gérer le matériel indisponible. Le matériel est placé en position comptable « en attente » au sein de l'établissement puis affecté à la position affinée « soutien différé ».

7.3.13. Véhicules neufs en cours d'équipement.

Ces véhicules sont généralement affectés au CSLSEA. Ils sont placés en position comptable « en attente » puis affectés à la position affinée « en cours d'équipement ».

  Cas particulier d'un ensemble constitué de plusieurs matériels non consommables « A ».

Un ensemble constitué de plusieurs matériels « A » est comptabilisé en tant qu'ensemble et possède une fiche récapitulative des matériels entrant dans sa composition appelée unité collective (UC). Si un matériel non consommable de cette UC nécessite de faire mouvement (indisponibilité ou réforme) il est alors traité comme un sous ensemble et non comme un matériel non consommable comptabilisé individuellement. Ce mouvement ne fais pas l'objet d'un DUC. La procédure de la fiche d'intervention technique (pour une réparation) ou de la demande de perception et de reversement (pour l'échange) est alors appliquée ⁽⁶⁾. Dans le cas d'un échange, le CSLSEA, au reçu de la demande de perception et de reversement, effectue une sortie du matériel « A » demandé en mentionnant sur le BS l'unité collective concernée et l'établissement demandeur. Les références du PV de réforme se rapportant au matériel défectueux à l'origine de l'échange seront enregistrées sur celui-ci.

8. Procédure comptable pour les établissements ne disposant pas du logiciel PERIMAT.

Pour ces établissements, c'est la cellule OPEX de l'EATSEA qui enregistre les mouvements comptables sur son logiciel « PERIMAT ». Pour ce faire un code établissement est ouvert au profit de l'établissement concerné. La cellule OPEX applique la même procédure que celle décrite ci-dessus.

Au vu des décisions d'affectation des matériels (OMP ou message) de la DCSEA, le comptable de l'EATSEA établit les pièces correspondantes « DUC », avec copie adressée au comptable du détachement concerné. Les originaux sont archivés à l'EATSEA.

De plus, la cellule OPEX conserve un exemplaire de toutes les pièces justificatives et comptables de l'établissement concerné.

A chaque mouvement, un exemplaire papier du DUC est adressé à l'établissement ou détachement concerné.

Chaque mois un extrait de l'inventaire général est édité par la cellule OPEX et expédié à l'établissement ou détachement concerné.

L'annexe VI récapitule les étapes et orientations en fonction des différentes natures des matériels acquis ou affectés par un dépôt hors métropole ou détachement OPEX ne disposant pas du logiciel « PERIMAT ».

9. Cas particulier des détachements en opérations extérieures : suivi comptable des matériels « A ».

La comptabilité des matériels du SEA affectés aux opérations extérieures est identique à la comptabilité en métropole et répond aux règles générales de la comptabilité des matériels du service des essences des armées définies par l'instruction de référence. Cependant, compte tenu des affectations « courte durée » des personnels, et des structures légères généralement mises en place sur les théâtres extérieurs, les procédures décrites ci-dessous sont adaptées de manière à conserver une « mémoire » facilitant ainsi le suivi et le contrôle des matériels.

9.1. Suivi comptable des matériels affectés aux opérations extérieures.

Compte tenu de la répartition quasi systématique des matériels sur plusieurs sites, un suivi comptable est nécessaire. Cependant pour ne pas alourdir les opérations comptables, les sites secondaires sont rattachés à un site principal (un seul comptable par détachement).

Chaque chef de site secondaire est considéré comme détenteur-dépositaire vis à vis du site principal.

Les mouvements de matériels entre sites dépendant d'un même comptable sont ordonnés par le chef de détachement (site principal).

Chaque mouvement de matériel fait l'objet de l'édition d'un bulletin de mouvement intérieur « BMI » (imprimé n^o 610*/13). Ce document est utilisé pour tous les mouvements d'affectation ou de reversement de matériels à l'intérieur d'un même détachement. Il permet de désigner précisément les matériels « A », le lieu d'affectation et d'accuser réception par le responsable du site bénéficiaire du matériel.

9.2. Documents de suivi comptable relatifs aux matériels affectés aux opérations extérieures.

En plus des pièces comptables en provenance de la cellule OPEX de l'EATSEA, le comptable du détachement tient à jour :

• un inventaire de théâtre (imprimé n^o 610*/14) constitué sur disquette informatique à partir d'un tableau sur logiciel « EXCEL » comportant obligatoirement :

  • la désignation précise des matériels (numéro OTAN, numéro d'immatriculation ou de série) ;

  • leur affectation et le n^o du mouvement correspondant (DUC ou BMI) ;

  • leur position de théâtre ;

• un classeur des bulletins de mouvement intérieur « BMI » ;

• un répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé n^o 610*/04).

Au niveau des détenteurs-dépositaires (sites secondaires) :

• une édition de l'inventaire de théâtre du mois en cours ;

• un classeur des « BMI » relatifs aux mouvements des matériels du site.

9.3. Tenue des pièces de suivi comptable.

Au vu du DUC (détachement doté de « PERIMAT ») ou de la réception de l'exemplaire papier du DUC (détachement non doté de « PERIMAT ») et au reçu du matériel :

• le comptable du détachement vérifie la cohérence avec la copie de l'OMP ou du message d'affectation correspondant ;

• le chef de détachement ordonne la destination précise du matériel dans le cas où le matériel est mouvementé entre deux sites dépendants d'un même comptable ;

• le comptable du détachement établit le bulletin de mouvement intérieur en trois exemplaires et enregistre le mouvement sur l'inventaire de théâtre avec les références des pièces comptables correspondantes ⁽⁷⁾ ;

• un exemplaire est conservé en souche par le comptable du détachement tant que le mouvement physique n'est pas exécuté (retour de l'exemplaire signé par le responsable SEA du site secondaire) ;

• deux exemplaires sont expédiés avec le matériel pour être signés par le responsable SEA du site secondaire. Après signature, un exemplaire est conservé par le responsable SEA du site secondaire, l'autre exemplaire est renvoyé au comptable du détachement qui archive cet exemplaire signé et détruit l'exemplaire conservé en souche.

En cas de litige le chef de détachement fait procéder à une vérification comptable des écritures et si nécessaire à une vérification physique suivie d'un compte rendu de perte ou de détérioration.

Toute perte ou détérioration doit faire l'objet d'un compte rendu circonstancié.

Un exemplaire de l'inventaire de théâtre est expédié chaque mois à l'EATSEA pour vérification des écritures.

9.4. Archivage des pièces de suivi comptable.

Les détachements du SEA doivent conserver durant cinq ans les bulletins de mouvement intérieur et les éditions mensuelles de l'inventaire de théâtre (conservés par les détachements, ils doivent pouvoir être présentés à tout contrôle ou inspection).