INSTRUCTION N° 1600/P/DEF/GEND/P/ETG relative à la notation des militaires d'active de gendarmerie (édition 1994).
Du 15 janvier 1993NOR D E F G 9 3 5 6 0 0 0 J
Préambule.
Prise en application du décret du 31 décembre 1983 susvisé, la présente instruction a pour objet de préciser les conditions réglementaires d'établissement, de communication et de révision de la notation des officiers et des sous-officiers de la gendarmerie, à l'exception des aspirants et des maréchaux des logis issus du volontariat dans les armées.
Les règles générales figurent dans le corps de l'instruction, les annexes indiquent leurs modalités d'application.
1. Buts et qualités de la notation.
La notation est une évaluation par l'autorité hiérarchique des qualités morales, intellectuelles et professionnelles du militaire, de son aptitude physique, de sa manière de servir pendant une période déterminée et de son aptitude à tenir dans l'immédiat et ultérieurement des emplois de niveau plus élevé.
La notation contribue à la saine gestion du personnel en donnant au commandement une connaissance aussi précise que possible des caractéristiques de chaque militaire. Elle apporte, en outre, à l'intéressé une information sur la façon dont sa manière de servir est perçue et doit l'inciter, le cas échéant, à corriger certains comportements et à produire des efforts pour mieux répondre à ce qui est attendu de lui.
Pour atteindre de tels buts, la notation doit être :
objective et équitable, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessives, des mérites et des aptitudes de chacun, mais aussi de ses défiences et de ses limites ;
complète et précise, de façon à fournir au commandement tous les éléments nécessaires à ses décisions ;
relative, afin de permettre la comparaison entre les militaires d'un même grade, ce qui implique de faire preuve de mesure dans l'éloge comme dans la critique.
Rendant compte des mérites actuels du militaire, de la qualité des services rendus dans l'emploi tenu et du potentiel qui lui est supposé, la notation ne doit être influencée, en principe, ni par les notations précédentes qui peuvent être contredites ou tempérées, ni de façon systématique par une sanction qui aurait été infligée depuis la notation précédente, ni par l'origine, l'âge, l'ancienneté ou les titres du militaire, ni par le fait que celui-ci concourt ou non pour un avancement de grade au choix. En outre, l'obligation de communiquer les notes ne doit pas conduire au laxisme. Acte de commandement, la notation implique courage intellectuel.
2. Attributions des différents notateurs.
Les différents échelons intervenant dans le processus de notation sont mentionnés dans les annexes I et II. Dans le cas exceptionnel où l'un de ces échelons est vacant pendant la période de notation, il n'est pas tenu compte de cet échelon.
L'autorité qui note au premier degré s'attache à bien connaître le militaire noté de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises ; si elle n'est pas placée au plus près de ce militaire, elle doit consulter l'autorité sous les ordres de laquelle il sert directement. Cette consultation ne doit toutefois pas donner nécessairement lieu à la rédaction d'un projet élaboré.
Les autorités hiérarchiques, dont le commandement s'exerce sur une population de référence plus importante, veillent à la qualité et à la relativité de la notation. A ce titre, elles confirment ou infirment à leur niveau les appréciations portées par le(s) notateur(s) précédent(s).
Le dernier notateur arrête la notation.
3. Périodicite de la notation.
3.1. Principes.
En application de l'article 25 du statut général des militaires, les personnels de la gendarmerie doivent être notés au moins une fois au cours de chaque année civile. Au nom du principe de l'annualité de la notation il convient de veiller à ce que la période d'observation empiète effectivement sur l'année de référence.
A tout moment une notation complémentaire peut être établie dans les conditions définies au paragraphe 33 ci-dessous.
La période d'observation s'étend de la date d'établissement de la dernière notation au premier degré à la date d'établissement de la nouvelle notation au premier degré. Cette période s'impose aux notateurs des deuxième et troisième degrés qui s'ils veulent faire référence à des faits survenus postérieurement provoquent l'établissement d'une notation complémentaire.
3.2. Notation annuelle.
Elle intervient en principe entre le 1er janvier et le 31 juillet inclus.
Si, au cours de cette période :
le premier notateur est muté, ce dernier doit noter avant son départ tous les militaires placés sous son commandement (à l'exception de ceux qui ont déjà été notés au cours de cette période) ;
un militaire est muté, ce dernier doit être noté avant son départ par les autorités dont il relevait avant sa mutation (sauf s'il a déjà été noté au cours de cette période).
Dans l'hypothèse où, par suite d'une mutation ou d'un congé, la période d'observation est inférieure à six mois, les différents échelons hiérarchiques peuvent reconduire la notation précédente en le justifiant.
Quand une notation particulière est établie à la suite d'un stage, d'un détachement ou d'un déplacement, elle est transmise par la voie hiérarchique au notateur au premier échelon qui en assure l'exploitation et la joint à la notation annuelle établie par ses soins et correspondant à la période d'observation en cours à la date de fin de stage, de détachement ou de déplacement.
Le personnel promu au cours de l'année d'établissement de la notation est noté dans son grade précédent, que sa promotion soit intervenue ou non au moment de la notation. Si sa notation au premier échelon ne peut précéder sa promotion, il convient de préciser en haut à droite de la rubrique « Noté comme », le grade dans lequel le personnel doit être noté.
3.3. Notation complémentaire.
Cette notation peut intervenir, à l'initiative de l'un des échelons de notation définis dans les annexes I et II.
Elle doit cependant être traitée par tous les échelons de la même façon que la notation annuelle qu'elle complète.
Il convient notamment d'établir une notation complémentaire :
en cas de modification du comportement du militaire, survenue ou révélée postérieurement à l'établissement de sa dernière notation ;
lorsqu'un militaire est muté six mois après l'établissement de sa dernière notation ou bénéficie d'un congé débutant dans les mêmes conditions ;
dans le cas particulier où un militaire est muté au 1er janvier, même s'il a été noté depuis moins de six mois. Dans ce cas la période d'observation doit impérativement se terminer au plus tard le 31 décembre ;
si un gendarme établit, après sa notation annuelle, une demande de proposition pour le grade de maréchal des logis-chef ; dans la mesure où d'une part, le cartouche des critères complémentaires doit être renseigné, et où d'autre part, l'intéressé doit alors être noté aux échelons mentionnés à l'annexe II.A ;
pour tous les officiers ou les sous-officiers du grade de major à adjudant, qui déposent une demande de mise à la retraite après leur notation annuelle et dès lors qu'un potentiel dans les réserves ne leur a pas été attribué.
La période d'observation de la notation complémentaire part de la date d'établissement de la dernière notation au premier degré jusqu'à la date d'établissement de cette notation complémentaire.
4. Établissement et transmission des feuilles de notes.
4.1. Concernant les officiers, les officiers de réserve servant en situation d'activité.
La notation des officiers, à l'exception de ceux visés au 414 ci-dessous, est établie en trois exemplaires (quatre pour les généraux de brigade et les colonels proposables) sur l'imprimé de feuille de notes officier (modèle en annexe VIII). Les échelons de notation des officiers sont précisés en annexe I.
4.1.1. Officiers servant dans une formation de gendarmerie.
Le premier notateur renseigne la feuille de notes à l'aide de la grille des critères d'observation du comportement (annexe III) et conformément au guide de notation objet de l'annexe V. Les appréciations sont complétées, s'il y a lieu, par des observations littérales complémentaires.
Le premier notateur renseigne la feuille de notes no 651/4040 (ou no 651/4041). Pour chaque qualité foncière, le niveau susceptible d'être attribué est fixé par la grille objet de l'annexe III. Les niveaux sont complétés, s'il y a lieu, par des observations littérales complémentaires.
Après la première communication (cf. 52) tous les exemplaires de la feuille de notes sont transmis, successivement, aux autres échelons de notation. Le dernier notateur adresse :
le premier exemplaire (1) : à l'administration centrale — bureau personnel officier — avant le 16 juin en ce qui concerne les officiers proposables, avant le 15 octobre en ce qui concerne les autres officiers ;
le deuxième exemplaire (1) : au commandant de légion ou autorité détentrice du dossier du personnel après communication ou pour communication, selon le cas, et insertion au dossier du personnel ;
le troisième exemplaire : à l'inspection générale selon le calendrier prévu pour le premier exemplaire.
4.1.2. Officiers détachés ou déplacés pour une durée égale ou supérieure à deux mois.
4.1.2.1. Stagiaires en école.
Au cours de leur stage dans une école, les officiers détachés de leur unité font l'objet d'une notation particulière dont la forme et les modalités sont fixées par l'autorité responsable de l'enseignement (commandement des écoles de la gendarmerie pour les stages qui se déroulent dans une école ou un organisme de gendarmerie).
4.1.2.2. Officiers détachés à l'intérieur de la gendarmerie.
Les officiers détachés à l'intérieur de la gendarmerie pour une durée égale ou supérieure à deux mois font l'objet, de la part de l'autorité d'emploi, d'une notation particulière de forme libre sur feuille intercalaire, sous réserve que cette autorité soit d'un grade plus élevé que celui des notés et officier supérieur au moins. Cette notation est établie d'initiative par l'autorité d'emploi en fin de détachement ou, en cas de besoin, sur demande de l'autorité notant en dernier ressort.
4.1.2.3. Officiers commandants de groupement opérationnel, sous-groupement opérationnel et escadron déplacé dans le cadre de maintien de l'ordre.
A l'issue d'un déplacement dans le cadre du maintien de l'ordre, les officiers commandants de groupement opérationnel, de sous-groupement opérationnel, d'escadron ou de peloton de gendarmerie mobile isolé, sont notés par l'officier titulaire du commandement territorial auprès duquel ils sont placés, sous réserve que le noteur soit d'un grade et d'une ancienneté plus élevés et officier supérieur au moins. A défaut, cette notation particulière, dont la forme n'est pas imposée, est établie par l'officier exerçant le commandement hiérarchique supérieur à celui de l'officier titulaire du commandement.
Les officiers commandants de sous-groupement opérationnel ou d'escadron de gendarmerie mobile intégrés à un groupement opérationnel sont notés dans les mêmes conditions par le commandant de groupement opérationnel ou les commandants de groupement de gendarmerie départementale pour la durée pendant laquelle ils ont servi sous les ordres du ou des notateurs, sous réserve, que cette durée soit égale ou supérieure à un mois.
4.1.2.4. Officiers servant dans un détachement de circonstance.
Les officiers servant dans un détachement de circonstance pour une durée légale ou supérieure à deux mois font l'objet de la part de l'autorité d'emploi d'une notation particulière de forme libre sur feuille intercalaire ; elle est établie d'initiative par l'autorité d'emploi avant la fin du détachement ou, en cas de besoin, sur demande de l'autorité notant en dernier ressort.
4.1.3. Officiers généraux et colonels proposables.
La notation des officiers généraux et des colonels proposables est portée sur les mêmes imprimés que ceux utilisés pour les autres officiers de gendarmerie. Ses modalités sont fixées annuellement par circulaire ministérielle.
Tous les exemplaires de la feuille de notes sont transmis à l'administration centrale, bureau personnel officier.
4.1.4. Officiers servant dans un organisme ne relevant pas de la gendarmerie.
La procédure de notation est déclenchée à l'initiative du notateur en dernier ressort (ou à l'initiative du bureau personnel officier si le notateur au dernier échelon est une autorité extérieure à la gendarmerie), qui adresse, en tant que de besoin, le nombre d'exemplaires suffisant de la feuille de notes (formulaires nos 651/4040, 651/4041, 651/4042 selon le cas) et les annexes III et V de la présente instruction, à l'autorité d'emploi, désignée en annexe I.
Lorsque l'organisme relève du département de la défense, les officiers sont notés directement sur feuille de notes no 651/4040 que l'autorité d'emploi soit militaire ou civile.
Lorsque l'organisme ne relève pas du département de la défense, les officiers sont notés sur feuille no 651/4042 si l'autorité d'emploi est civile, sur feuille no 651/4040 si elle est militaire. Cette dernière est établie par la première autorité militaire de notation.
Dans le cas où une notation sur feuille intercalaire est prévue, l'imprimé N° 651/4041 est utilisé.
L'ensemble de la notation (feuille de notes no 651/4040 plus éventuellement feuilles de notes no 651/4041 et no 651/4042) est adressé par le dernier notateur aux différentes autorités dans les conditions mentionnées au paragraphe 411.
4.1.5. Officiers placés en position de service détaché.
Les officiers placés en position de « service détaché » au titre de l'article 54 du statut général des militaires sont notés à titre définitif par les autorités dont ils relèvent, selon les règles propres au corps d'accueil.
Après communication, la feuille de notes est adressée à l'administration centrale — bureau personnel officier — avant le 16 juin en ce qui concerne les officiers proposables, avant le 15 octobre en ce qui concerne les autres officiers.
L'administration centrale la reproduit en trois exemplaires, en conserve un, transmet les autres respectivement au détenteur du dossier du personnel et à l'inspection générale.
Les règles relatives à la notation des militaires mutés exposées aux paragraphes 32 et 33 s'appliquent dans les mêmes conditions au moment de la mise en service détaché et de la réintégration éventuelle dans les armées.
4.2. Concernant les sous-officiers.
La notation des sous-officiers, à l'exception de ceux visés aux paragraphes 424 et 425 ci-dessous, est établie en cinq exemplaires sur feuille de notes no 651/4-004, après avis du chef direct du noté, si le notateur au premier échelon n'exerce pas son autorité directement sur le noté. Les échelons de notation des sous-officiers sont précisés en annexe II.A (gradés et gendarmes candidats à l'avancement) et II.B (gendarmes à l'exclusion des candidats à l'avancement).
Un gendarme est considéré comme candidat à l'avancement à partir du moment où il remplit la condition statutaire (c'est-à-dire compter à la date de promotion au moins deux ans dans le grade précédent) et où il a établi une demande de proposition pour le grade de maréchal des logis-chef dans les délais fixés par le commandement.
Dans ce cas, le notateur au premier échelon remplit le cartouche « critères complémentaires » prévu à cet effet. Il en va de même pour les gradés.
Si un gendarme établit, après sa notation annuelle une demande de proposition pour le grade de maréchal des logis-chef, il y a lieu d'établir une notation complémentaire (cf. 33).
Il est tenu compte des souhaits exprimés lors de la rédaction des fiches bilan du militaire noté, dans la rubrique orientation-emploi(s) envisageable(s).
4.2.1. Sous-officiers servant dans une formation de gendarmerie.
Le premier notateur renseigne la feuille de notes, à l'aide de la grille des critères d'observation du comportement (annexe IV) et conformément au guide de notation objet de l'annexe V. Après avoir procédé à la communication prévue au 52, il transmet la notation premier degré au deuxième notateur.
Le deuxième notateur complète la feuille de notes et transmet la notation premier et deuxième degré au dernier notateur.
Le dernier notateur arrête la notation, la communique, ou la fait communiquer, selon les modalités fixées au 52. Une copie est remise au militaire après émargement. Cette notation annuelle est ensuite renvoyée vers les autorités désignées, pour insertion aux différents échelons dans le carnet de notes du sous-officier.
4.2.2. Sous-officiers stagiaires ou détachés pour une durée égale ou supérieure à deux mois.
4.2.2.1. Stagiaires en école.
Les sous-officiers stagiaires en école font l'objet d'une notation particulière dont la forme et les modalités sont fixées par l'autorité responsable de l'enseignement (commandant des écoles de la gendarmerie pour les stages se déroulant dans les écoles de gendarmerie).
4.2.2.2. Détachés à l'intérieur de la gendarmerie ou servant dans un détachement de circonstance pour une durée égale ou supérieure à deux mois.
Les intéressés font l'objet de la part de l'autorité d'emploi d'une notation particulière de forme libre sur feuille intercalaire. Cette notation est établie d'initiative par l'autorité d'emploi en fin de détachement ou, en cas de besoin, sur demande de l'autorité notant en dernier ressort.
4.2.2.3. Servant dans un détachement de circonstance.
Les sous-officiers servant dans un détachement de circonstance pour une durée égale ou supérieure à deux mois font l'objet, de la part de l'autorité responsable de l'emploi, d'une notation particulière de forme libre sur feuille intercalaire ; elle est établie d'initiative par cette autorité en fin de détachement ou, en cas de besoin, sur demande de l'autorité notant en dernier ressort.
4.2.3. Sous-officiers servant dans un organisme ne relevant pas de la gendarmerie.
Les sous-officiers sont notés sur feuille no 651/4004. Toutefois, lorsque le premier notateur est une autorité civile ne dépendant pas du ministère de la défense, les rubriques « orientation, emploi(s) envisageable(s) », « niveau note », « potentiel » ne sont pas renseignées.
Après communication, selon les modalités fixées au paragraphe 52 ci-après, tous les exemplaires de la notation sont adressés à l'autorité de gendarmerie qui administre le sous-officier.
Celle-ci établit, le cas échéant, une fiche d'appréciation de forme libre sur le comportement en caserne de l'intéressé, insère un exemplaire de la feuille de notes et, s'il y a lieu, de la fiche d'appréciation dans le carnet qu'elle détient et transmet les autres exemplaires au deuxième notateur.
Les notateurs suivants effectuent les opérations prévues au paragraphe 421 et insèrent, s'il y a lieu, dans le carnet de notes qu'ils détiennent un exemplaire de la fiche d'appréciation sur le comportement en caserne.
4.2.4. Elèves sous-officiers.
4.2.4.1. Elèves gendarmes.
Les notes attribuées à l'issue de la période de formation en école sont portées sur la feuille de notes élève gendarme (imprimé N° 651/4005).
A l'issue du stage d'application pratique en unité, une fiche d'évaluation est établie par le commandant de compagnie sur proposition du commandant de brigade et du gradé chargé de suivre l'élève gendarme (circ. no 19350/P/DEF/GEND/P/FORM du 25 avril 1994 n.i. BO). Cette fiche est prise en considération pour l'établissement de la notation définitive de l'élève gendarme et l'attribution du certificat d'aptitude gendarmerie.
L'ensemble de ces appréciations est adressé au commandant de légion sous les ordres duquel sont placés les élèves gendarmes à leur sortie de stage.
En aucun cas, les élèves gendarmes ne peuvent être appréciés selon les mêmes normes que les sous-officiers de gendarmerie.
4.2.4.2. Elèves sous-officiers de la spécialité EASG.
Les notes attribuées à l'issue de la période de formation en école sont portées sur la feuille de notes élève sous-officier EASG (imprimé N° 651/4005).
Cette notation est adressée au commandant de légion sous les ordres duquel sont placés ces sous-officiers à l'issue de leur période de formation en école.
4.2.5. Sous-officiers placés en position de « service attaché ».
Les sous-officiers placés en position de « service détaché » au titre de l'article 54 du statut général des militaires sont notés, à titre définitif, par les autorités dont ils relèvent, selon les règles propres au corps d'accueil.
Après communication, selon les modalités fixées au paragraphe 52, la feuille de notes est adressée au centre administratif de la gendarmerie nationale avant le 1er août en ce qui concerne les sous-officiers candidats à l'avancement, avant le 1er janvier de l'année suivante en ce qui concerne les autres sous-officiers.
Le centre administratif de la gendarmerie nationale reproduit, s'il y a lieu, les exemplaires manquants, en transmet un au centre technique de la gendarmerie nationale et met à jour les carnets de notes qu'il détient.
5. Communication de la notation.
5.1. Principes.
Les notes et appréciations annuelles sont communiquées à deux reprises à tous les militaires :
une première fois, au moment où elles sont attribuées par le premier noteur ;
une seconde fois, lorsqu'elles ont été définitivement arrêtées par l'autorité notant en dernier ressort.
La seconde communication des notes concerne tous les militaires, même lorsque les notes initialement communiquées n'ont été modifiées par aucun des échelons de la hiérarchie. Elle doit intervenir en tout état de cause avant le 1er octobre.
Si, pour une raison de force majeure, les notes ne peuvent être communiquées en temps voulu (première ou deuxième communication), mention provisoire doit en être portée sur la feuille de notes par le premier notateur, qui doit alors effectuer la communication dès que les circonstances le permettent.
5.2. Procédure.
5.2.1. Première communication des notes.
Le premier notateur communique personnellement ses appréciations. Préalablement à l'entretien et au moins une heure avant celui-ci, il transmet à l'intéressé sa feuille de notes, puis il le reçoit afin de dresser le bilan de la période écoulée depuis la précédente notation et développer plus particulièrement les points sur lesquels le militaire doit faire des efforts pour progresser.
En fin d'entretien, le militaire officier émarge les premier et deuxième exemplaires des feuilles de notes et le troisième exemplaire pour les officiers proposables aux grades de général de division et de général de brigade. Le militaire sous-officier émarge tous les exemplaires. Chaque militaire noté peut apporter les observations éventuelles que lui suggère sa notation, dans le cartouche prévu à cet effet.
La première communication peut également être faite par voie postale sous enveloppe nominative cachetée (envoi en recommandé administratif) dans l'hypothèse où l'entretien personnel est matériellement impossible, en cas de mutation ou de déplacement de longue durée du militaire noté, par exemple. Le notateur doit s'entretenir avec le noté si cela devient possible.
5.2.2. Seconde communication des notes.
5.2.2.1. Cas général.
Après avoir arrêté la notation à son niveau, le dernier notateur communique ou fait communiquer sans retard par le notateur au premier degré, ses notes définitives.
Dès réception des feuilles de notes, le notateur au premier degré communique soit au cours d'un entretien, soit par courrier sous enveloppe nominative cachetée, la notation définitive au militaire concerné.
Après en avoir pris connaissance, le militaire complète, apporte ses remarques éventuelles et signe la rubrique prévue à cet effet concernant la communication de la notation au dernier degré.
Le notateur au premier degré regroupe les notations ainsi communiquées, en conserve une copie dans le dossier individuel de l'intéressé lorsqu'il en est détenteur, et les transmet dans les conditions prévues aux 41 et 42.
5.2.2.2. Concernant les officiers proposables.
Compte tenu de la dispersion des officiers et afin de permettre à l'administration centrale de s'assurer que le droit à avoir communication de la notation a bien été respecté dans le délai prescrit (cf. 411 et 414), le dernier notateur, après avoir arrêté la notation à son niveau, adresse directement à l'officier noté et sous enveloppe nominative cachetée, le premier exemplaire de sa notation (le troisième exemplaire en ce qui concerne les officiers proposables aux grades de général de division et de général de brigade).
Après l'avoir lue, l'officier noté complète et signe la rubrique prévue à cet effet puis renvoie celle-ci au dernier notateur, qui la transmet à la direction générale de la gendarmerie nationale (service des ressources humaines — sous-direction du personnel — bureau personnel officier) qui l'insère dans le dossier d'archives de l'intéressé.
Ces mesures ne dispensent pas le dernier notateur de faire procéder à la communication de la notation conformément aux dispositions fixées au paragraphe 5221 (sous réserve qu'il n'ait pas procédé personnellement à la communication des notes — premier et deuxième exemplaires).
5.2.3. Communication de la notation particulière ou complémentaire.
Toute notation particulière est communiquée à l'intéressé en principe avant la fin du stage, du détachement ou du déplacement.
Toute notation complémentaire est communiquée au militaire noté après établissement dans les mêmes conditions que la notation annuelle.
5.3. Modification des notes et appréciations.
Toute modification des notes et appréciations intervenant après la communication des notes, à la suite soit d'une demande de révision de la notation, soit de l'exercice du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées, doit être communiquée au militaire dans les mêmes conditions que ci-dessus.
5.4. Délivrance d'une copie ou d'un exemplaire de la feuille de notes.
Lors de la communication de leur notation annuelle définitive, les officiers reçoivent une photocopie de leur feuille de notes. Les sous-officiers conservent un exemplaire de la feuille de notes no 651/4004.
6. Révision de la notation.
6.1. Principes.
Le droit de demander la révision de la notation est indépendant du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées.
Les remarques ou observations éventuellement présentées par le militaire, lors de la première ou de la seconde communication de ses notes, soit verbalement, soit par écrit sur une feuille de notes, ne sauraient être considérées comme des demandes de révision.
Présentée par écrit selon le modèle joint (annexe VI), la demande de révision est adressée au notateur dont la notation est contestée. Elle doit être déposée devant cette autorité dans un délai de huit jours francs, compté du lendemain du jour de la communication des notes, attesté par la date portée sur la feuille de notes.
Le militaire qui formule une demande de révision de sa notation doit en rendre compte à son supérieur hiérarchique immédiat, sauf le cas où la demande est adressée à celui-ci.
L'autorité saisie d'une demande de révision de notation doit répondre dans les meilleurs délais, mais n'a pas l'obligation de motiver la décision de non-agrément qu'elle serait amenée à prendre.
Si la demande émane d'un militaire concourant pour l'avancement de grade au choix, l'autorité saisie est tenue de faire connaître sa décision avant la réunion de la commission d'avancement — en tout état de cause, avant le 1er octobre — et d'informer parallèlement l'autorité ayant le pouvoir d'arrêter le tableau d'avancement.
La demande de révision peut porter sur tous les éléments de la notation.
L'autorité qui donne une suite favorable à une demande de révision doit veiller à ce que la modification apportée ne soit pas en contradiction avec d'autres éléments constitutifs de la notation.
6.2. Modalités.
Le notateur communique sa décision par écrit selon le modèle joint (cf. ANNEXE VII). En cas d'agrément, il se fait adresser, s'il y a lieu, tous les exemplaires de la feuille de notes en vue de leur rectification ou de leur remplacement. Dans ce cas, les anciennes feuilles de notes sont détruites.
La notation révisée est communiquée à l'intéressé qui porte sur les feuilles de notes la mention « pris connaissance le … de la notation portant sur la période du … au … modifiée à la suite de ma demande de révision », puis transmise selon les modalités fixées respectivement aux paragraphes 52 et 411 ou 421.
7. Dispositions diverses.
La présente instruction entrera en application dès réception.
Elle abroge la circulaire provisoire no 30050/DEF/GEND/P/ETG du 22 octobre 1990 et l'instruction no 1200/P/DEF/GEND/P/ETG du 15 janvier 1991.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le directeur général de la gendarmerie nationale,
Jean-Pierre DINTILHAC.
Annexes
ANNEXE I.
ANNEXE II.A. ECHELONS DE NOTATION DES SOUS-OFFICIERS.
Figure 2. Gradés, gendarmes et sergents EASG, candidats à l'avancement.
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ANNEXE II.B. ECHELONS DE NOTATION DES SOUS-OFFICIERS.
Figure 3. Gendarmes et sergents EASG à l'exclusion des candidats à l'avancement.
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ANNEXE III.
ANNEXE IV.
ANNEXE V. Guide de notation.
1 Opérations à réaliser.
Le travail de notation comporte, du moins au 1er degré, deux opérations.
11 Appréciation des qualités foncières.
Elle fait appel à une bonne observation reposant sur plusieurs qualités.
111 L'objectivité.
Le notateur doit s'efforcer d'éviter les préjugés, les idées reçues ou conçues hâtivement à partir de ses premières impressions. Il doit juger le comportement du subordonné dans un poste ou des fonctions données et dans un temps limité (une année).
112 L'attention.
Le notateur doit rester attentif à tout fait nouveau ou changement susceptible d'éclairer son jugement. Seul un faisceau d'observations permet de dégager des conclusions pertinentes dont la validité repose sur le double fait qu'elles s'accordent entre elles et expliquent les comportements du militaire.
113 La patience.
Cette qualité est l'essence même d'une observation discrète et naturelle. Elle permet d'éviter la description et l'appréciation du personnel à partir de traits fragmentaires ou d'actions isolées. Seuls, les contacts fréquents supérieur-subordonné et la continuité de ceux-ci sont de nature à éviter la cristallisation sur un fait isolé ou les seules impressions récentes.
114 L'équité.
L'impartialité de la notation résulte en partie de la prudence du notateur lors de l'interprétation des comportements.
Il y a donc lieu de replacer systématiquement tout fait isolé dans son contexte. La recherche d'une quantification et d'une qualification des événements est de nature à lever toute équivoque et à éviter les interprétations liées trop étroitement à la personnalité du notateur.
12 Détermination du niveau de note.
Contribuant à situer les militaires les uns par rapport aux autres au sein d'un même grade, le niveau de note tient compte de tous les éléments dont dispose le notateur (évaluation des qualités foncières, réussite dans l'emploi, évolution de la manière de servir, responsabilités réellement assumées, aptitude à occuper tous les emplois de son grade ou certains seulement, adhésion à la mobilité professionnelle, notations complémentaires, avis recueillis, etc.).
S'il n'y a pas lieu d'établir une quelconque corrélation « mathématique » entre le niveau de note attribué et le positionnement de croix dans la rubrique « Qualités foncières », il importe en revanche de rechercher la cohérence entre les différents éléments qui constituent la notation énoncés à l'alinéa précédent.
Dans l'hypothèse où au titre de l'année A la notation chiffrée d'un militaire présenterait un écart de deux points ou plus entre le premier et le dernier niveau, il est souhaitable que les différents notateurs évoquent préalablement aux opérations de notation de l'année A + 1 le cas de l'intéressé afin de tendre vers une harmonisation de leurs appréciations. (Il est rappelé que les notations des premiers échelons constituent uniquement des actes préparatoires à la notation arrêtée par le dernier échelon, laquelle seule constitue une décision faisant grief.)
121 Plages de notes.
Les niveaux susceptibles d'être attribués doivent se situer sur les plages de notes suivantes :
Officiers.
1 à 10 pour les lieutenants ;
4 à 13 pour les capitaines ;
7 à 16 pour les chefs d'escadron (1) ;
9 à 18 pour les lieutenants-colonels ;
11 à 20 pour les colonels.
A l'entrée dans le grade de lieutenant, les officiers qui réussissent à s'adapter à leur nouveau milieu devraient être appréciés au niveau 5 ou 6.
Sous-officiers.
1 à 10 pour les gendarmes (2) ;
4 à 13 pour les maréchaux des logis-chefs (3) ;
7 à 16 pour les adjudants ;
9 à 18 pour les adjudants-chefs ;
11 à 20 pour les majors.
A l'entrée dans les grades de gendarme et de sergent EASG, le personnel qui réussit à s'adapter à son nouveau milieu devrait être apprécié au niveau 4.
L'accès aux niveaux de notes terminaux, à savoir :
Officiers.
9 et 10 pour les lieutenants ;
13 pour les capitaines ;
16 pour les chefs d'escadron (1) ;
18 pour les lieutenants-colonels ;
20 pour les colonels.
Sous-officiers.
9 et 10 pour les gendarmes (2) ;
13 pour les maréchaux des logis-chefs (3) ;
16 pour les adjudants ;
18 pour les adjudants-chefs ;
20 pour les majors,
devrait revêtir un caractère exceptionnel.
Dans l'hypothèse où le notateur estime ne pas pouvoir apprécier le niveau de note du militaire noté (période d'observation inférieure à six mois), la notation de l'année précédente peut être reconduite avec la mention « période d'observation insuffisante, niveau note reconduit ».
122 Taux de progression. (4)
Les notateurs en dernier ressort ont toute latitude pour augmenter leur personnel dans le cadre des taux de progression fixés par une directive annuelle pour chaque grade d'officier et de sous-officier.
Pour déterminer le crédit de points accordé par grade, l'effectif à prendre en considération est celui qui est réalisé au 31 décembre de l'année précédant celle de la notation (5) auquel il convient de soustraire les lieutenants et capitaines pour lesquels la notation est la première en tant qu'officiers de gendarmerie ainsi que le total du personnel qui a déjà atteint les niveaux de notes terminaux suivants :
Officiers.
9-10 pour les lieutenants ;
12-13 pour les capitaines ;
15-16 pour les chefs d'escadron (1) ;
18 pour les lieutenants-colonels ;
20 pour les colonels.
Sous-officiers.
12-13 pour les maréchaux des logis-chefs ;
15-16 pour les adjudants ;
18 pour les adjudants-chefs ;
20 pour les majors.
Ainsi, si l'effectif réalisé des maréchaux des logis-chefs d'une légion est de 255 et que 35 de ces gradés ont déjà atteint les niveaux 12 et 13, l'effectif à prendre en compte est de 220 (255-35).
A ce dernier effectif, il conviendra d'appliquer le taux de progression par grade fixé par la directive annuelle pour déterminer le nombre de maréchaux des logis-chefs pouvant être augmentés d'un point.
Ainsi, dans l'exemple précédent, si leur taux de progression est fixé à 45 p. 100, 99 d'entre eux pourront être augmentés d'un point (220 × 45 p. 100).
Quand l'application du taux de progression ne donne pas un chiffre entier, il convient en principe de l'arrondir à l'entier le plus proche (3,4 => 3 ; 3,5 => 4).
La hausse de plus de deux points n'est pas admise. Celle de deux points, quant à elle, doit demeurer exceptionnelle.
Les taux de progression prescrits par directive annuelle ne doivent pas être dépassés sauf dans les cas suivants :
formations où les effectifs à prendre en considération (militaires de même grade) sont très faibles : l'augmentation du niveau de note doit résulter dans ce cas de la constatation d'une évolution favorable sur plusieurs années ;
formations dans lesquelles le personnel qui y sert, doit avoir fait l'objet d'une sélection au niveau de ses compétences professionnelles et être très bien noté. Compte tenu du nombre important de militaires à fort potentiel, les taux de progression prescrits pourront alors être exceptionnellement dépassés dans les limites fixées par une directive annuelle.
123 Modification du niveau de note.
Le niveau de note peut être modifié par tous les notateurs pour des raisons de comportement du noté.
La baisse du niveau note résulte de l'attribution d'un niveau de note inférieur à celui attribué pour la période de notation précédente par le notateur du même échelon. La baisse de plus de trois points est à proscrire et celle de trois points doit demeurer exceptionnelle.
Une promotion de grade ou un changement de notateur ne peuvent justifier à eux seuls l'abaissement du niveau de note.
Toute modification du niveau de note, quels qu'en soient les motifs et à quelque niveau qu'elle se situe, donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
Le notateur en dernier ressort, disposant de populations de référence plus importantes, est en mesure d'effectuer les réajustements nécessaires pour que l'évolution des niveaux de notes se fasse dans le cadre des taux de progression. Il pourra attribuer, si nécessaire, un niveau de note différent de celui des autres notateurs.
Cependant, cette procédure ne doit pas présenter un caractère rigide et limiter la possibilité des notateurs des degrés subordonnés d'utiliser les plages de notes à leur disposition.
2 Directives particulières pour la réedaction des feuilles de notes.
La rédaction des feuilles de notes est réalisée à l'aide de l'outil informatique. Les différents notateurs disposent à cet effet de masques de saisie reproduisant les différents modèles de feuilles de notes.
Les notateurs ne disposant pas de moyens informatiques continuent à utiliser les imprimés répertoriés.
21 Rubrique « Qualités foncières ».
Les niveaux sont indexés en se référant scrupuleusement aux définitions figurant dans les grilles objet des annexes III et IV. Les positions intermédiaires (croix à cheval sur deux colonnes) ne sont pas admises.
Dans l'hypothèse où le sous-officier ne peut être apprécié dans un critère, une croix est portée dans la colonne « Non apprécié ». Pour l'officier qui ne peut être apprécié dans un critère, la mention « NA » (non apprécié) est portée dans la colonne correspondant au niveau « Remarquable ».
La colonne « Observations éventuelles » de la feuille de notes officier permet d'expliciter ou de compléter les définitions figurant dans les grilles des critères applicables et d'apporter des précisions sur les critères, qui tout en appartenant à l'une des quatre grandes rubriques, qualités physiques, dispositions intellectuelles, caractère, qualités professionnelles, ne sont pas mentionnés. Les observations formulées sont regroupées au niveau de chacune de ces rubriques.
22 Rubrique « Evolution » (feuille de notes sous-officier).
L'utilisation éventuelle de la mention « reste stable » nécessite d'être explicitée dans le bandeau « appréciation littérale complémentaire » afin de préciser si la stabilité provient de la manière de servir de l'intéressé ou au contraire de la nature particulière du poste.
23 Rubrique « Avancement » (feuille de note officier).
Les trois cases peuvent être utilisées pour les officiers proposables alors que seules les deux dernières peuvent l'être pour les officiers non proposables.
24 Rubrique « Potentiel ».
Le potentiel est un élément important de l'orientation de carrière. Il doit être compris comme le grade susceptible d'être atteint par le militaire en fin de carrière, compte tenu de ses aptitudes rapportées à sa situation au regard du statut. Cette estimation doit résulter non seulement de sa valeur intrinsèque, mais aussi de la qualité du travail fourni, de l'expérience acquise et des perspectives d'emploi.
La variation du potentiel d'une année à l'autre donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
Les notateurs en dernier ressort attribuent obligatoirement un potentiel aux sous-officiers, du grade de major à adjudant, partant à la retraite dans l'année. Cette mention est indispensable à l'examen d'une éventuelle candidature pour une nomination ou une promotion dans les cadres de réserves. Si nécessaire une notation complémentaire est établie.
241 Concernant les officiers.
Les notateurs en dernier ressort attribuent obligatoirement un potentiel aux officiers partant à la retraite dans l'année. Cette mention est indispensable à l'examen d'une éventuelle candidature pour une nomination ou une promotion dans les cadres de réserves. Si nécessaire une notation complémentaire est établie.
Cette rubrique n'est renseignée que dans la mesure où la mention « potentiel non défini » de la rubrique « 51. Avancement » n'a pas été préalablement indexée.
Les potentiels sont attribués :
pour les capitaines et les chefs d'escadron non inscrits au tableau d'avancement jusqu'au grade de colonel inclus ;
pour les chefs d'escadron inscrits au tableau d'avancement, les lieutenants-colonels et les colonels non proposables jusqu'au grade d'officier général inclus ;
pour les colonels proposables et les généraux de brigade et uniquement par les commandants de circonscription de gendarmerie ou assimilés sans limitation.
Il n'est pas attribué de potentiel aux lieutenants.
242 Concernant les sous-officiers.
L'indication du potentiel est obligatoire pour les gendarmes entre cinq et quinze ans de service ainsi que pour les gradés à l'exception des majors.
Les potentiels susceptibles d'être attribués sont :
Pour les gendarmes (sergents EASG) :
non défini ;
gradé.
Pour les maréchaux des logis-chefs (sergents-chefs EASG) :
non défini ;
adjudant ;
adjudant-chef.
Pour les adjudants :
non défini ;
adjudant-chef ;
major.
Pour les adjudants-chefs :
non défini ;
major.
Le potentiel « officier » des sous-officiers est attribué par l'échelon hiérarchique notant en dernier ressort sur proposition des échelons de notation subordonnés. S'agissant des majors, les autorités notant en premier et deuxième échelon ne renseignent pas le cartouche relatif au potentiel, seule l'autorité notant en dernier ressort peut, sur proposition des échelons de notation inférieurs, renseigner cette case en y portant la mention « officier ».
25 Rubrique « Emplois envisageables » (feuille de note officier).
Les tableaux sont renseignés en fonction du grade de l'officier.
Il ne s'agit pas d'indexer tous les postes susceptibles d'être tenus ultérieurement par l'officier, mais simplement d'indiquer ceux qui pourraient lui être confiés lors de sa prochaine mutation.
26 Rubrique « Appréciation littérale ».
Cette rubrique est destinée à préciser la manière de servir et le comportement de l'officier ainsi que les résultats qu'il a obtenus et les points sur lesquels un effort particulier lui est demandé.
Elle permet la prise en compte des différents avis écrits ou oraux recueillis par le notateur et des notations complémentaires attribuées au cours de l'année écoulée.
L'appréciation littérale ne doit pas faire état de sanctions disciplinaires, celles-ci pouvant être effacées ou amnistiées. Elle doit, en revanche, indiquer clairement les tendances habituelles du noté qui ont éventuellement conduit à la commission de fautes graves.
27 Rubrique « Niveau notes ».
Cf. 12.
28 Rubriques « Notations au 2e, 3e et dernier échelon ».
Les dispositions relatives à l'attribution du potentiel et du niveau notes par le premier notateur sont applicables aux autres notateurs.
Lorsque le notateur au dernier degré est en accord avec les appréciations portées par les échelons précédents, la mention « notes confirmées », écrite en toutes lettres, peut être suffisante, sous réserve que le niveau de notes ne soit pas modifié par rapport à l'année antérieure et soit conforme à celui émis par le notateur précédent au cours de l'année de notation. L'apposition de cette mention ne dispense pas le notateur de signer la feuille de notes.
29 Rubrique « Communication de la notation ».
Cette rubrique n'a pour seul objet que de matérialiser la communication de la notation.
Si le militaire refuse d'émarger sa feuille de notes, mention en est portée sur celle-ci par l'autorité compétente (premier notateur en ce qui concerne la communication de sa propre notation ; dernier notateur ou autorité désignée par lui en ce qui concerne l'ensemble de la notation annuelle).
3 Transmission de la notation.
31 Concernant les sous-officiers.
La transmission de la notation des sous-officiers de la gendarmerie s'effectue de la façon suivante (6) :
saisie de la notation 1er degré sur le masque de saisie ;
impression de la feuille de notes ;
signature du notateur 1er degré et émargement du noté ;
transmission au 2e degré d'une disquette comportant la notation 1er degré de l'intéressé ;
saisie de la notation 2e degré ;
transmission au commandant de légion (ou autorité assimilée) qui est aussi notateur au 3e degré pour les gradés, gendarmes et sergents candidats à l'avancement, d'une disquette comportant les notations 1er et 2e degrés ;
saisie de la notation 3e degré (quand elle existe) ;
impression de la feuille de notes (qui comporte alors l'ensemble de la notation) ;
retour sous la forme papier de l'ensemble de la notation annuelle vers l'intéressé pour émargement ;
remise d'une copie au militaire après émargement ;
retour de cette notation annuelle « émargée » vers les autorités désignées, pour insertion aux différents échelons dans le carnet de notes du sous-officier.
32 Concernant les officiers.
Chaque notateur est doté d'une disquette contenant des masques de saisie correspondant aux différents modèles d'imprimés de notation.
321 Imprimé N° 651/4040 (notation annuelle).
Numéro de page. | Nom de la feuille. | Niveau du notateur. |
|---|---|---|
Page no 1. | 040, 1er échelon (page 1). | 1er échelon. |
Page no 2. | 040, 1er échelon (page 2). | 1er échelon. |
Page no 3. | 040, 2e échelon. | 2e échelon. |
Page no 3 bis. | 040, 3e échelon. | 3e échelon. |
Page no* 4. | 040, dernier échelon. | 3e échelon ou 4e échelon (1). |
Page no 5. | 040, rens. adm. | Renseignements administratifs complétés par le 1er échelon (2). |
(1) Uniquement pour les colonels proposables, notés au dernier échelon par le directeur général de la gendarmerie nationale, et qui dans certaines affectations peuvent être notés sur quatre échelons. (2) Uniquement pour les officiers non rattachés à un organisme d'administration en mesure d'éditer une FIR (fiche individuelle de renseignements). | ||
Le premier échelon de notation renseigne les pages 1, 2 et 5, les imprime en trois ou quatre exemplaires selon le cas, puis les communique à l'officier concerné. A l'issue, les documents sont transmis au deuxième notateur.
Le deuxième échelon renseigne la page 3, l'imprime en trois ou quatre exemplaires selon le cas, puis transmet l'ensemble des documents (pages 1, 2, 3, 5) au dernier niveau de notation (7).
Le dernier notateur renseigne la page 4, l'imprime en trois ou quatre exemplaires selon le cas, agrafe l'ensemble des pages dans l'ordre 1, 2, 3, 4, 5 et les numérote à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à droite de chaque feuille). Il communique ensuite l'ensemble de la notation au militaire concerné. L'officier noté paraphe chaque page à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à gauche de chaque feuille).
Dans l'hypothèse où il n'existe pas d'autorité de notation au 2e degré, seules les pages 1, 2, 4 et 5 sont renseignées, éditées et numérotées.
322 Imprimé N° 651/4041 (notation complémentaire).
Numéro de page. | Nom de la feuille. |
|---|---|
Page no 1. | 041 (page 1). |
Page no 2. | 041 (page 2). |
Le premier échelon de notation complémentaire renseigne les pages 1 et 2, les imprime en trois ou quatre exemplaires selon le cas, puis les communique au militaire concerné. A l'issue, les documents sont transmis au deuxième notateur.
Les échelons supérieurs utilisent selon qu'ils sont ou non notateurs au dernier échelon la page no 3, 3 bis ou 4 de l'imprimé N° 651/4040.
Le dernier notateur agrafe l'ensemble des pages 1, 2 de l'imprimé N° 651/4041, 3 ou 3 bis (si elles sont établies) et 4 de l'imprimé N° 651/4040.
Il les numérote à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à droite de chaque feuille). Il communique ensuite l'ensemble de la notation au militaire concerné.
L'officier noté paraphe chaque page à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à gauche de chaque feuille).
323 Imprimé N° 651/4042 (notation réalisée par une autorité civile ne dépendant pas du ministère de la défense).
Numéro de page. | Nom de la feuille. |
|---|---|
Page no 1. | 042 (page 1). |
Page no 2. | 042 (page 2). |
L'autorité civile renseigne les pages 1 et 2, les imprime en trois ou quatre exemplaires selon le cas, puis les communique à l'officier concerné. A l'issue, les documents sont transmis au deuxième notateur.
Les échelons supérieurs utilisent selon qu'ils sont ou non notateurs au dernier échelon la page no 3, 3 bis ou 4 de l'imprimé N° 651/4040.
Le dernier notateur agrafe l'ensemble des pages 1, 2 de l'imprimé N° 651/4041, 3 ou 3 bis (si elles sont établies) et 4 de l'imprimé N° 651/4040.
Il les numérote à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à droite de chaque feuille). Il communique ensuite l'ensemble de la notation à l'officier concerné.
L'officier noté paraphe chaque page à l'emplacement prévu à cet effet (en bas à gauche de chaque feuille).
4 La fiche bilan personnel (sous-officiers).
41 But.
Elle permet au sous-officier, qui le désire, de faire connaître ses desiderata en vue de la prise en compte de sa situation personnelle, notamment à propos de l'orientation souhaitée pour le déroulement de sa carrière.
42 Utilisation du document.
1
« La fiche bilan personnel » est adressée par le premier notateur à chaque sous-officier en début de période de notation.
2
Le sous-officier qui le désire renseigne le document et le retourne au premier notateur avant une date fixée par ce dernier.
3
Le premier notateur exploite le document à l'occasion de l'établissement de la notation et lors de l'entretien qu'il a avec le noté.
La fiche bilan personnel est conservée cinq ans.