Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions dans lesquelles les organismes du commissariat de l'armée de terre (CAT) intervenant dans la constitution des approvisionnements sont tenus, dans le cadre des règles fixées par le code des marchés publics (CMP) et les textes réglementaires subséquents, d'assurer la préparation, le lancement, le placement et l'exécution des réalisations de fournitures courantes et industrielles.

1. Dispositions générales.

1.1. Champ d'application. (1)

Les dispositions qui suivent concernent l'ensemble des produits :

• vivres ;

• effets et articles d'habillement ;

• matériels et accessoires de campement, de couchage et d'ameublement ;

• matériels de campagne ;

• matériels techniques des subsistances ;

• pièces détachées ;

• équipements et matériels d'exploitation des établissements ;

• emballages ;

• matériels de restauration collective.

Leur application est de portée générale sous réserve de leur adaptation éventuelle aux cas particuliers précisés par les autorités désignées sous le vocable « personne responsable du marché » (PRM).

1.2. Origine des marchés.

Annuellement, en fonction des besoins à satisfaire et des ressources budgétaires mises à sa disposition, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT) arrête, sous le timbre de la sous-direction approvisionnements (APPRO), les programmes des réalisations à effectuer. Ces programmes sont élaborés en quantités physiques et en masses financières.

Selon les produits concernés, les conditions industrielles et économiques, l'exécution des programmes est confiée :

• soit au service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre (SCERCAT) (marchés centralisés) ;

• soit aux directions du commissariat de l'armée de terre (DICAT) ⁽²⁾ pour satisfaire les besoins propres de leur circonscription respective (marchés décentralisés) ou, le cas échéant, un besoin particulier au profit de l'ensemble des formations de l'armée de terre (marchés déconcentrés).

Les listes des produits faisant l'objet de réalisations centralisées, décentralisées ou déconcentrées sont arrêtées de concert entre les sous-directions APPRO et prévision-budget-finances (PBF).

1.3. Marches centralisés.

1.3.1. Responsabilités.

Le directeur central du CAT est la personne responsable des marchés centralisés dont il se réserve la signature ou dont le montant est supérieur au seuil autorisé au directeur du SCERCAT par le ministre de la défense. Pour ces contrats le SCERCAT est chargé de leur préparation, leur lancement et leur exécution :

• il soumet au directeur central du CAT pour approbation les cahiers des clauses particulières (CCP) avant diffusion aux candidats ;

• il formule les propositions motivées de placement ; le directeur central du CAT statue au vu de ces propositions et des avis respectifs des sous-directions APPRO et PBF ;

• il rédige le rapport de présentation dans les formes prescrites par instruction de la commission centrale des marchés (CCM) ⁽³⁾. Le dossier de présentation destiné à l'examen sélectif de la commission spécialisée des marchés (CSM) est transmis à la DCCAT sous le timbre de la sous-direction PBF ;

• il représente la DCCAT auprès des CSM.

Le directeur du SCERCAT est PRM, au sens de l'article 44 du CMP, des marchés afférents à des opérations dont le montant est inférieur au seuil précité. Il en assure sous sa responsabilité la préparation, le lancement et l'exécution.

1.3.2. Echéanciers.

Les programmes de réalisations notifiés au SCERCAT par la sous-direction APPRO comportent un échéancier physique prévisionnel.

L'enveloppe des crédits de paiement (CP) affectés au titre de la gestion est notifiée au SCERCAT par la S/D PBF.

A partir de ces informations, le SCERCAT établit l'échéancier des notifications, livraisons et paiements ⁽⁴⁾. Il le soumet à l'approbation de la DCCAT (sous-directions APPRO et PBF), et rend compte de tout événement susceptible d'entraver son exécution.

Le cas échéant, des programmes complémentaires sont ajoutés dans l'échéancier initial et traités suivant le schéma défini en supra.

1.4. Marchés décentralisés ou déconcentrés.

1.4.1. Responsabilités.

Le directeur du CAT est PRM pour les réalisations qui lui sont confiées dont le montant prévisionnel est inférieur au seuil de présentation devant la CSM.

Lorsque ce seuil est susceptible d'être dépassé, il en rend compte à la sous-direction PBF six mois avant la date prévisible de notification. Celle-ci lui indique la procédure retenue pour la poursuite des opérations de préparation des appels d'offres.

1.4.2. Echéanciers.

Le directeur du CAT élabore les programmes décentralisés ou déconcentrés sous contrainte financière et les échéanciers afférents (physiques et financiers). Les bureaux logistique et finance sont étroitement associés à toutes ces opérations.

1.4.3. Cahiers des clauses particulières (CCP).

Les CCP sont établis à partir des modèles élaborés et diffusés par le SCERCAT, qui procède à leur mise à jour.

Ils sont approuvés par la PRM avant diffusion aux candidats.

2. Préparation des marchés.

2.1. Diversification des sources d'approvisionnements.

Afin de diversifier au maximum les sources d'approvisionnements, le SCERCAT et les DICAT sont tenus de recourir à la mise en jeu de la concurrence la plus large, dans les conditions fixées par le CMP et par les directives communautaires.

2.2. Aptitude des fournisseurs.

Tout fournisseur dont la candidature est recueillie par le CAT fait l'objet d'une évaluation de son aptitude à répondre aux appels d'offres.

Cette évaluation est faite au triple plan juridique, financier et technique. Elle a pour objet :

• juridiquement, de s'assurer de la légalité de l'entreprise et de son statut ;

• financièrement, d'apprécier sa fiabilité ;

• techniquement, de connaître de façon la plus précise possible sa capacité à assurer la fourniture ou la prestation.

Les critères d'évaluation figurent sur la déclaration produite obligatoirement par le candidat ⁽⁵⁾.

Outre les critères énumérés ci-dessus, la fabrication des viandes congelées et surgelées, des produits à base de viande, des plats cuisinés ainsi que la livraison des viandes fraîches obéissent à des règles particulières (cf. instructions techniques vivres spécifiques prises sous le timbre du SCERCAT).

3. Lancement des marchés.

Le lancement des marchés doit être fait avec un soin particulier dans le respect des directives communautaires, du CMP, des cahiers des clauses administratives générales (CCAG), des instructions du contrôle général des armées (CGA) relatives aux marchés passés par les services relevant du ministère de la défense et des principes du présent titre.

3.1. Distinction des produits.

3.1.1. Classification, définition.

Les réalisations sont classées en deux catégories :

• les produits spécifiques ;

• les produits courants.

Entrent dans la catégorie des produits spécifiques, les vivres, les effets, les matériels et accessoires destinés à un usage exclusivement militaire et qui, à cette fin, exigent une préparation ou une fabrication particulière mettant en œuvre des matières, des techniques ou un conditionnement se situant hors des normes usuelles des secteurs industriels et commerciaux.

Toute denrée, effet, matériel ou accessoire ne répondant pas à l'une de ces conditions appartient à la catégorie des produits courants tels qu'ils sont offerts par l'industrie ou le commerce.

Les notices ou les fiches de caractéristiques techniques ⁽⁶⁾ auxquelles le marché doit faire référence doivent préciser la catégorie du produit.

Lorsqu'un produit courant convient pour la satisfaction du besoin, toute clause contractuelle visant à lui conférer un caractère spécifique est à proscrire. Les normes européennes en vigueur sont suffisantes pour assurer la qualité attendue du produit.

3.1.2. Incidence sur les marchés.

Les CCP relatifs aux produits spécifiques font référence aux CCAG applicables aux marchés industriels (CCAG/MI). Ceux afférents aux produits courants se réfèrent aux CCAG applicables aux marchés de fournitures courantes et de services (CCAG/FCS).

3.2. Modes de lancement.

3.2.1. Appel d'offres.

Afin d'assurer la concurrence et l'égalité des chances de toutes les entreprises, l'appel d'offres est la règle.

La procédure de l'appel d'offres ouvert (sur présentation d'échantillons) doit être privilégiée pour la réalisation de produits courants.

Le recours à la procédure restreinte doit être justifié dans le rapport de présentation.

3.2.2. Marchés négociés.

Il ne peut être passé de marchés négociés que dans les cas limitativement prévus aux articles 104 I et II du CMP.

3.2.3. Achats sur factures (ASF).

La procédure de l'ASF, qui doit faire l'objet d'une mise en concurrence, est appliquée dans les conditions fixées à l'article 123 du CMP et ses commentaires figurant dans l'instruction d'application du CMP.

L'ASF doit demeurer exceptionnel et ne doit pas avoir pour objet de fractionner une réalisation qui, au titre d'une gestion, aurait dû faire l'objet d'un marché avec mise en concurrence.

A cette fin, toutes les opérations qui au titre de la gestion écoulée avaient un montant proche de l'ASF doivent faire l'objet de marchés dès la gestion suivante.

3.3. Conditions de lancement.

3.3.1. Conditions financières.

Les réalisations sont lancées, suivant l'échéancier physique et financier préalablement approuvé par le directeur central du CAT ou le directeur de la DICAT. Préalablement à tout engagement juridique, il y a lieu de s'assurer de la disponibilité des crédits.

3.3.2. Types de marchés.

Les types de marchés les plus couramment utilisés par le service sont les suivants :

• marchés à quantités fixes avec livraisons échelonnées (en principe annuels) ;

• marchés fractionnés :

  • à bons de commande ;

  • à tranches conditionnelles.

Les modalités de recours à l'un ou l'autre des deux derniers types de marchés sont précisées dans la circulaire relative aux marchés fractionnés du 05 août 1993 (BOC, p. 5090 ).

Pour :

• permettre l'élaboration de l'échéancier de consommation des crédits ;

• éviter le dépassement des seuils autorisés (CFL, CSM, compétence de signature) ;

• obtenir le meilleur prix, la passation des marchés à bons de commande avec mini/maxi est à privilégier.

3.3.3. Cahiers des clauses administratives particulières (CCAP), techniques (CCTP).

Après approbation par la PRM, les CCP sont diffusés :

• à tout candidat désirant participer à un appel d'offres ouvert ;

• aux candidats retenus dans le cadre d'un appel d'offres restreint ⁽⁷⁾.

Après notification, les marchés centralisés sont diffusés aux DICAT et aux établissements réceptionnaires des produits ou fournitures.

3.3.4. Appel à la concurrence et publicité.

Ces opérations obligatoires sont effectuées dans le cadre des réglementations et seuils communautaires et nationaux ⁽⁸⁾.

Les publicités doivent préciser :

• les conditions qui sont prises en considération pour procéder à l'acceptation ou à l'élimination des candidats ;

• les critères dans leur ordre de priorité qui sont retenus pour procéder au placement des marchés.

Ces mêmes critères doivent être repris dans le même ordre de priorité dans le règlement de consultation, il ne peut en être introduit d'autres plus contraignants dans celui-ci.

Les demandes de publication doivent être formulées selon les prescriptions de la note n^o 2701/DEF/CGA/G/RM du 14 novembre 1994 (n.i. BO ; n.i. JO).

4. Placement des marchés.

4.1. Commission d'appel d'offres.

Sa composition est fixée par instruction prise sous le timbre du directeur central du CAT.

Son rôle est d'ouvrir les plis, de s'assurer de la régularité du dossier de candidatures ou d'offres aux plans administratif et juridique.

Un procès-verbal (PV) relate les opérations de la commission, il est signé des membres et du président.

4.2. Candidats admis à présenter une offre.

Dans le cadre d'un AOR, il appartient à la PRM d'arrêter la liste des candidats admis à présenter une offre.

Dans le cas où il y aurait insuffisance de candidatures, la PRM peut y ajouter d'autres entreprises connues du service. Elle doit, cependant, s'assurer que celles-ci peuvent produire les attestations prescrites à l'article 55 du CMP préalablement à la remise des offres.

Dans le cas d'un AOO, au vu du PV établi par la commission, après ouverture de la première enveloppe, il appartient à la PRM d'éliminer les candidats qui n'ont pas qualité pour présenter une offre.

4.3. Choix du (ou des ) titulaire(s) du marché.

Le placement des marchés est du ressort exclusif de la PRM sur proposition du responsable du service chargé de la réalisation. Celui-ci les justifie par un tableau synthèse des offres classées selon leur rapport qualité prix ⁽⁹⁾.

La PRM arrête sa décision de placement en la justifiant, à la suite des propositions du responsable du service chargé de la réalisation.

Un rapport de présentation justifiant le choix des fournisseurs est rédigé selon le modèle fixé par arrêté du ministre des finances, daté et signé de son rédacteur et contresigné par la PRM ⁽¹⁰⁾.

4.4. Cas particulier des marchés sur présentation d'échantillons.

4.4.1. Les échantillons.

Ils sont déposés et examinés préalablement à l'ouverture des plis, dans des conditions fixées par le règlement de la consultation (RC) et le CCP.

L'examen est effectué par une commission dont la composition est fixée par la PRM. Il se concrétise par l'affectation d'une note qui constitue un des éléments du choix des candidats mieux disants.

La destination à donner aux échantillons non retenus est fixée par le RC.

4.4.2. Le CCP.

Il doit obligatoirement mentionner les critères de qualité des échantillons présentés, permettant de les classer suivant une grille préalablement établie.

Cette règle doit impérativement figurer dans le règlement de consultation.

4.4.3. Les offres relatives aux échantillons non conformes.

Elles sont retournées aux candidats sans avoir été ouvertes, accompagnées d'une décision de rejet signée par la PRM.

La mention des offres écartées suite à échantillons non conformes doit figurer au PV d'ouverture des plis ainsi qu'au rapport de présentation.

4.5. Levée des réserves. Compléments d'information.

Ces opérations ont lieu dans le cadre des dispositions de l'instruction générale d'application du CMP (commentaires relatifs à l'AOR).

Elles ne concernent que des mises au point mineures qui, en aucun cas, ne doivent conduire à opérer à une négociation avec un candidat ⁽¹¹⁾.

4.6. Notification d'un marché.

4.6.1. Délais de validité des offres.

Lorsque les délais inhérents à la passation des marchés font que la date de validité des offres est dépassée, il y a lieu de demander aux candidats dont les offres sont susceptibles d'être retenues, de proroger la durée de validité de celles-ci.

4.6.2. Signature des marchés.

Le (ou les) acte(s) d'engagement ⁽¹²⁾ sont signés par la PRM ayant reçu à cet effet délégation du ministre de la défense. Ils prennent une numérotation dans les formes prescrites par la réglementation ⁽¹³⁾ et sont inscrits au registre unique des marchés.

Avant signature des marchés, tout dossier dont le montant dépasse le seuil du contrôle financier a priori est adressé au visa du CFC ou CFL.

4.6.3. Offres rejetées.

Toute offre rejetée doit faire l'objet d'une décision de rejet (cf. recueil de formulaires de la CCM).

4.6.4. Notification des marchés.

L'acte d'engagement ou le marché négocié signé par la PRM constitue l'original du contrat. Une copie certifiée conforme à l'original est adressée au titulaire par envoi recommandé avec accusé de réception (AR).

A la réception de l'AR, l'exemplaire original est complété de la date de réception du contrat par le titulaire, qui vaut date de notification.

Il est établi autant de copies conformes à l'original que de besoin destinées aux :

• établissements réceptionnaires ;

• techniciens chargés de la réception qualitative ;

• unités bénéficiaires en cas de livraison directe ;

• bureau finances, etc.

Une copie portant la mention de « titre unique » (art. 188 du CMP) est adressée au titulaire par envoi recommandé avec accusé de réception, à sa demande.

4.6.5. Cas particuliers.

4.6.5.1. ASF.

Les résultats de la négociation préalable à l'achat, acceptés par les deux parties, sont repris dans la lettre de commande. Il est demandé au titulaire d'en accuser réception. Une copie de cette lettre de commande est adressée aux destinataires cités au paragraphe 464 supra.

4.6.5.2. Marchés fractionnés.

4.6.5.2.1.

La notification de ce type de marchés a lieu dans les conditions précisées au paragraphe 464 supra.

4.6.5.2.2.

Les bons de commandes ou affermissements de tranches sont notifiés au titulaire par lettre recommandée avec AR ⁽¹⁴⁾. Seules sont habilitées à signer des bons de commande (ou à décider l'exécution des tranches conditionnelles) la PRM ou toute autorité expressément désignée au marché (CCP).

4.6.5.2.3.

En ce qui concerne les marchés à tranches conditionnelles, la (ou les) tranche(s) que l'administration décide de ne pas faire exécuter fait (font) l'objet d'une notification au titulaire par la PRM par envoi recommandé avec AR.

4.7. Dossier de marche.

Dès notification d'un contrat, un dossier est constitué par le service réalisateur conformément aux dispositions de l'annexe II de la présente instruction.

Ce dossier est complété au fur et à mesure du déroulement du marché (informations à caractère physique et financier jusqu'au dernier paiement valant solde de tout compte).

5. Exécution des marchés.

Les organismes chargés de l'exécution des marchés, sous l'autorité de la PRM, doivent garantir le bon fonctionnement de la chaîne des approvisionnements en préservant : la qualité, la conformité des produits aux notices techniques et cahiers des clauses techniques (CCTP) et l'intérêt financier de l'Etat (cas particulier des entreprises en redressement ou en liquidation judiciaire).

5.1. Responsabilités.

5.1.1. Marchés centralisés.

Le SCERCAT :

• centralise et contrôle les opérations techniques administratives et financières ;

• gère les demi-produits et emballages, le cas échéant ;

• instruit les dossiers de demandes de sursis, de prolongation de délais d'exécution, de contentieux et statue dans les limites de sa compétence ;

• assure l'engagement comptable, la liquidation et le mandatement ;

• tient informée la DCCAT du déroulement des marchés ⁽¹⁵⁾.

Sous le contrôle technique du SCERCAT, les techniciens assurent :

• le lancement et la surveillance des fabrications ;

• le contrôle de la qualité des produits.

Ils établissent le compte rendu de ces deux actions.

5.1.2. Marchés décentralisés ou déconcentrés.

La DICAT assure l'ensemble des opérations administratives, techniques et financières afférentes à l'exécution des marchés décentralisés ou déconcentrés. Pour les opérations techniques, elle peut solliciter le soutien des techniciens.

5.2. Opérations préalables.

5.2.1. Information du titulaire.

A la notification du marché, la PRM adresse au titulaire une lettre pour lui rappeler certaines conditions d'exécution.

5.2.2. Matières approvisionnées par l'administration.

5.2.2.1. Identification du marché.

Quelle que soit la localisation du titulaire, le SCERCAT :

• émet une fiche d'identification de marché destinée à ou (aux) établissement(s) stockeur(s) en même temps que la notification de la copie du marché ;

• adresse au centre d'études et de développements informatiques du CAT (CEDICAT) une lettre de commande et un état mentionnant la répartition des tailles par établissement destinataire (état J).

5.2.2.2. Sûretés à constituer pour remise de matières.

Parallèlement aux opérations prévues au paragraphe 5221 supra, le SCERCAT adresse au(x) titulaire(s) un décompte physique et financier de remise de matières qui précise les sûretés à constituer et les documents justificatifs à lui faire parvenir.

5.2.2.3. Décision de remise.

Dès réception des justificatifs, le SCERCAT émet un ordre de remise des matières qui précise par établissement stockeur :

• la nature et les quantités des produits à délivrer ;

• le bénéficiaire ;

• la valeur ;

• la constitution des sûretés.

Cet ordre de remise est établi en autant d'exemplaires qu'il est nécessaire, destinés :

• au SCERCAT pour son propre dossier ;

• à l'établissement stockeur ;

• au titulaire qui procède à l'enlèvement après contact avec l'établissement.

Celui-ci rend compte au SCERCAT le jour même de l'enlèvement.

5.2.2.4. Cas de remise fractionnée.

Lorsque la remise des matières est prévue de façon fractionnée, au fur et à mesure de l'avancement des fabrications, le SCERCAT précise à l'établissement stockeur, par ordre de remise, les quantités à délivrer successivement.

La délivrance se fait sur confirmation du SCERCAT.

5.2.2.5. Compte matières.

L'établissement stockeur tient un compte des remises de matières. Chaque mouvement affectant ce compte est notifié, sur-le-champ, au SCERCAT pour mise à jour de son propre compte d'emploi. Les mouvements sont appuyés du reçu du titulaire établi en double exemplaire, et dont l'original est transmis au SCERCAT.

Après apurement du compte d'emploi et règlement définitif du marché, le SCERCAT adresse au titulaire la mainlevée des sûretés.

5.2.2.6. Cas des marchés décentralisés.

Pour les marchés de confection, des directives ponctuelles émanant de la DCCAT (sous-direction APPRO) fixent les modalités de mise à disposition.

5.3. Contrôle de la qualité.

5.3.1. Têtes de série, menues fournitures et demi-produits avant fabrication.

La présentation préalable à l'exécution du marché des têtes de série, menues fournitures et demi-produits ne doit être envisagée que pour :

• les produits spécifiques nouveaux mis au point par le commissariat, fabriqués ou approvisionnés pour la première fois ou dont les caractéristiques et la technicité exigent certaines précautions ;

• tout placement auprès d'un titulaire n'ayant jamais participé aux marchés de l'un des trois commissariats ou n'en ayant pas été attributaire depuis plus de trois ans.

Ces contrôles préalables sont à la charge du titulaire.

5.3.2. Contrôles en début et en cours de marché.

Ils sont assurés conformément aux dispositions stipulées :

• aux cahiers des clauses particulières ;

• dans les instructions techniques particulières aux marchés du CAT.

Les contrôles ne préjugent pas des décisions à prendre lors de l'admission ou de la réception.

5.3.3. Prélèvements.

Les prélèvements, en vue des contrôles de la qualité soit en cours d'exécution du marché soit au titre de la réception ou de l'admission en usine, sont effectués conformément aux instructions particulières régissant les produits en cause.

L'acheminement des prélèvements sur les laboratoires chargés des analyses physico-chimiques et des analyses microbiologiques obéit aux règles fixées par ces instructions et par celles relatives à l'approvisionnement des formations et organismes.

5.4. Réception ou admission des produits.

Le choix des modalités de vérification quantitative et qualitative des produits, qui figure au cahier des clauses particulières (CCP), doit conduire à limiter les frais de fonctionnement, tout en assurant la rentrée la plus rapide possible dans les stocks.

Le contrôle de la qualité doit être prévu sur le lieu de production ⁽¹⁶⁾, à défaut en établissement ou sur le site d'installation (cas des matériels de restauration).

Le contrôle des quantités livrées est effectué en établissement, ou dans l'organisme bénéficiaire pour de grandes quantités ou des matériels nécessitant l'installation sur site, dans les conditions précisées par le CCP et instructions particulières adressées par la PRM aux organismes bénéficiaires.

5.4.1. Décision de réception ou d'admission.

Cette décision est prise au vu de deux documents :

• le constat de conformité de livraison (CCL) dressé par le chef d'établissement réceptionnaire ou par l'organisme bénéficiaire ;

• le constat de conformité de la qualité (CCQ) établi par les techniciens ou par l'organisme bénéficiaire sur directives de la PRM.

Dans le cas d'un marché sur concours d'échantillons, ceux-ci devront servir de référence lors du contrôle de qualité.

5.4.1.1. Constat de conformité de la livraison (CCL).

Le CCL est dressé par le chef d'établissement réceptionnaire dans les quarante-huit heures qui suivent la livraison.

Pour les livraisons directes aux formations, il est dressé par l'officier du matériel sur instructions particulières de la DICAT.

Ce document est adressé dès le lendemain au SCERCAT ou à la DICAT responsable de l'exécution du marché.

5.4.1.2. Constat de conformité de la qualité (CCQ).

Le CCQ est établi par :

• le SCERCAT pour les marchés centralisés ;

• la DICAT pour les marchés décentralisés ou déconcentrés.

Ce document est dressé au vu du compte rendu d'examen appuyé éventuellement des comptes rendus d'analyse et ce, conformément aux dispositions des instructions techniques particulières aux marchés du commissariat.

Pour les marchés de matériels de campagne, les établissements spécialisés du CAT (ESCAT) effectuent les essais de fonctionnement et en dressent le rapport d'essai.

5.4.1.3. Réception et admission.

5.4.1.3.1. Réalisation centralisée.

Le SCERCAT, responsable du suivi des marchés centralisés, prononce la réception ou l'admission des produits. Il prend à cet effet une décision de réception (DR) si le marché est régi par le CCAG/MI, une décision d'admission (DA) si le marché est régi par le CCAG/FCS.

Elle est prononcée avec ou sans réfaction, dans les quarante-huit heures qui suivent la possession conjointe des deux documents ci-dessus.

La décision est établie en quatre exemplaires destinés :

• au titulaire ;

• au service intéressé du SCERCAT ;

• à la DCCAT sous-direction APPRO ;

• à l'établissement réceptionnaire.

5.4.1.3.2. Réalisation décentralisée ou déconcentrée.

La DICAT prononce la DR ou la DA avec ou sans réfaction selon la procédure supra. Cette décision est établie en trois exemplaires destinés :

• au titulaire ;

• au bureau logistique (section concernée) ;

• à l'établissement réceptionnaire.

5.4.1.3.3. Décision d'ajournement et de rejet.

Elles sont prises selon la catégorie du marché par le SCERCAT ou la DICAT dans les conditions précisées par les CCAG.

5.4.1.3.4. Information du ou (des) titulaire(s).

Quand il y a proposition d'acceptation avec réfaction, d'ajournement ou de rejet, il convient d'appliquer strictement les procédures correspondantes définies par les CCAG/MI et FCS.

5.5. Prise en charge et transfert de propriété.

5.5.1. Prise en charge provisoire.

En attendant d'être en possession de la DR ou de la DA et dans le jour qui suit l'établissement du CCL, l'établissement réceptionnaire prend, en charge provisoire, les quantités reconnues.

La prise en charge provisoire emporte pour seule conséquence juridique les obligations du dépositaire au sens de l'article 1927 du code civil.

5.5.2. Transfert de propriété.

La DR ou la DA avec ou sans réfaction emporte transfert de propriété. Elle prend effet du jour de la date de notification.

5.5.3. Prise en charge définitive.

La prise en charge définitive est faite par :

• l'établissement réceptionnaire dans les vingt-quatre heures qui suivent l'arrivée de la DR ou de la DA ;

• par l'organisme bénéficiaire dès réception de l'ordre d'attribution émis en même temps que l'établissement de la DA ou de la DR.

5.6. Modalités d'application des principes de réception ou d'admission et de prise en charge.

Les délais fixés par les dispositions qui précèdent s'appliquent aux jours ouvrables.

Que les produits soient fabriqués spécialement ou non au profit du CAT et que le CCP prévoit ou non la réception en usine, le SCERCAT (s'il s'agit d'un marché centralisé), ou la DICAT (s'il s'agit d'un marché décentralisé ou déconcentré), doit faire en sorte que :

• l'expédition des produits sur le (ou les) établissement(s) réceptionnaire(s) ou organisme(s) bénéficiaire(s) intervienne, dès lors que l'importance du lot le justifie au fur et à mesure que le titulaire est susceptible de mettre à la disposition de l'administration un lot économique de transport ⁽¹⁷⁾, sans attendre que chaque lot administratif, défini par le marché soit disponible en totalité. Les modalités de mise en œuvre de ce principe sont arrêtées dans la lettre prévue au paragraphe 521 supra ;

• les opérations de contrôle qualitatif de chaque lot économique soient effectuées avec la plus grande diligence, dès avis de disponibilité notifié par le titulaire ;

• l'établissement réceptionnaire procède au contrôle quantitatif de la livraison du lot économique dans le délai prescrit ;

• pour chaque lot économique vérifié qualitativement et quantitativement, la DR ou la DA soit prise et diffusée dans les formes et les conditions prévues au présent titre.

5.7. Sursis de livraison. Prolongation du délai d'exécution. Pénalités pour retard.

5.7.1. Instruction des demandes de sursis et de prolongation de délai.

Les demandes de sursis de livraison et de prolongation de délai d'exécution sont instruites, selon la catégorie du marché, par le SCERCAT ou la DICAT, avec rigueur et objectivité, dans le strict respect des dispositions réglementaires (cf. art. 10 du CCAG/FCS et art. 25 du CCAG/MI) et dans le souci de préserver les intérêts du service au double plan de la gestion des approvisionnements et de l'économie du marché.

5.7.2. Compétence.

5.7.2.1. Sursis de livraison

(cf. art. 86 de l' inst. 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 ).

Le directeur du SCERCAT ou le directeur de la DICAT a compétence pour accorder un sursis maximum de deux cents jours sur l'ensemble du marché quel que soit le nombre de tranches de livraison ⁽¹⁸⁾.

Au-delà de ce seuil la décision incombe au directeur central du CAT. Le SCERCAT ou la DICAT émet un avis d'opportunité avant de transmettre le dossier à la DCCAT pour décision.

Pour les marchés centralisés, la DCCAT sous-direction APPRO (gestionnaire des approvisionnements du CAT) est saisie préalablement à tout octroi de sursis de livraison.

5.7.2.2. Prolongation du délai d'exécution.

Le directeur du SCERCAT ou le directeur de la DICAT a compétence pour décider de l'octroi d'une prolongation du délai d'exécution limitée à deux cents jours sur l'ensemble du marché quel que soit le nombre de tranches de livraison (18). Au-delà de ce seuil, la décision relève du directeur central du CAT. Un dossier avec avis lui est transmis.

La force majeure, qui permet l'octroi d'une prolongation du délai d'exécution, doit être interprétée strictement.

Pour les marchés centralisés, le SCERCAT rend compte immédiatement à la DCCAT (sous-direction APPRO) de l'événement qui s'oppose à l'exécution du marché dans les délais.

5.7.2.3. Forme de la notification des clauses réciproques.

Les sursis de livraison ou la prolongation du délai d'exécution fait l'objet d'une décision écrite de l'autorité ayant compétence, en application des articles supra (cf. art. 10.3 du CCAG/FCS et commentaire de l'art. 25.3 du CCAG/MI) (cf. ANNEXE III).

5.7.3. Pénalités pour retard.

Toute livraison effectuée hors délai contractuel donne lieu à l'application des pénalités calculées conformément aux stipulations du CCP.

Le décompte général et définitif des pénalités fait l'objet d'un état qui est notifié au titulaire par lettre recommandée avec AR.

5.7.3.1. Instruction des demandes d'exonération.

Si le titulaire présente des observations et demande l'exonération totale ou partielle des pénalités encourues, sa demande est instruite, par le SCERCAT pour un marché centralisé, par la DICAT pour un marché décentralisé ou déconcentré.

5.7.3.2. Compétence en matière d'exonération

(cf. art. 94 de l' inst. 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 ).

Le directeur du SCERCAT ou le directeur de la DICAT, en tant que PRM, peut prononcer une exonération n'excédant pas la double limite suivante :

• 1/3 d'ASF par tranche de liquidation ou par marché ;

• 20 p. 100 de la valeur de la tranche de liquidation ou de marché.

Pour les marchés dont le directeur central du CAT est PRM, délégation est donnée au directeur du SCERCAT pour prendre une décision d'exonération ne dépassant pas les limites définies en supra.

Au-delà de ces limites, la décision est prise par le directeur central du CAT pour tous les marchés (centralisés, décentralisés ou déconcentrés).

5.8. Modalités financières du marché.

5.8.1. Avances.

Le versement d'avances est prévu pour assurer le financement des opérations préparatoires à l'exécution du marché, y compris celles afférentes aux prestations réglées directement aux sous-traitants.

L'avance forfaitaire et l'avance facultative sont accordées respectivement dans les conditions des articles 154 et 155 du CMP.

Pour l'avance forfaitaire, le titulaire peut en refuser le versement, cette clause doit être insérée dans le CCP.

5.8.2. Acomptes.

Les prestations qui ont donné lieu à un commencement d'exécution du marché ouvrent droit à des acomptes dans les conditions précisées au CCP.

5.8.3. Soldes.

Qu'il s'agisse d'un solde partiel ou définitif, le mandatement des sommes dues est toujours effectué déduction faite des sommes dues ou restant à devoir par le titulaire (pénalités, réfaction).

5.8.3.1. Solde partiel.

Le solde partiel est réglé au titulaire à la fin de chaque tranche d'exécution définie par le CCP au vu de la DR ou DA des quantités soldant la tranche. Cette décision doit porter la mention « clôture de la énième tranche ».

5.8.3.2. Solde définitif.

La facture pour « solde de tout compte » est payée après liquidation complète du marché au vu de la dernière DR ou DA portant la mention : « marché soldé aux quantités prévues » ou en cas de tolérance : « marché soldé aux quantités prévues dans le cadre de la tolérance en plus ou en moins ».

5.8.4. Sous-traitance et entreprises groupées.

Les sous-traitants et entreprises groupées sont admis au règlement direct dans les conditions définies par les textes réglementaires et le CCP qui régit le contrat.

6. Modification et interruption des marchés.

Le marché peut être modifié ou interrompu en cours d'exécution.

6.1. Modification du marché.

Lorsque les parties contractantes à un marché sont amenées à apporter des modifications aux dispositions de ce dernier, elles établissent, en règle générale, un avenant ⁽¹⁹⁾, un ordre de service, un acte spécial ou un certificat administratif.

Un avenant est un écrit constatant un accord de volonté des parties, il a pour objet de modifier une ou plusieurs dispositions du marché. Il ne doit pas cependant bouleverser l'économie du marché ou en changer finalement le contenu.

Quand il ne s'agit pas d'un événement déterminant de l'accord de volonté initial, les modifications peuvent faire l'objet d'un ordre de service notifié au titulaire.

Tout avenant qui entraîne une augmentation du montant global supérieure à 5 p. 100 doit faire l'objet d'un avis écrit et motivé par la commission d'appel d'offres [note n^o 67/DEF/CGA/SP/CRM du 19 avril 1995 (n.i. BO)].

Tout avenant qui porterait une opération au niveau du seuil d'examen de la CSM entraîne la présentation du dossier à cette instance avant signature de l'avenant.

L'avenant ou l'ordre de service est signé par l'autorité signataire du marché auquel il se rapporte.

L'avenant est notifié dans les mêmes conditions que le marché initial.

6.2. Interruption du marché.

6.2.1. Conditions de résiliation.

Le marché est interrompu par la résiliation. Celle-ci ne peut intervenir que dans les cas et les conditions prévus au chapitre V des CCAG/MI et FCS.

Lorsque la situation à l'origine de la résiliation est l'une de celles énumérées à l'article 37.1 du CCAG/MI ou l'une de celles des cas prévus aux alinéas c), d), f), l) et m) de l'article 28.1 du CCAG/FCS, la résiliation doit être précédée d'une mise en demeure assortie d'un délai.

Dans tous les cas, un dossier initial de résiliation est préalablement constitué par le SCERCAT ou la DICAT.

Si la mise en demeure précitée :

• a été suivie d'effet, c'est-à-dire que le titulaire a satisfait à ses obligations dans les délais impartis, la procédure est éteinte ;

• est restée infructueuse, il appartient alors à la PRM d'arrêter sa décision.

6.2.2. Dossier de résiliation.

Le dossier de résiliation comporte :

• les documents par lesquels la procédure est ouverte ;

• un rapport relatant les faits qui motivent la décision de résiliation ;

• la mise en demeure préalable, le cas échéant ;

• la lettre d'observations éventuelles du fournisseur ;

• les correspondances échangées avec le titulaire avant et après ouverture de la procédure et toutes autres pièces utiles à l'instruction de l'affaire ;

• un état faisant apparaître le point des livraisons, la situation financière du marché, les objections éventuelles d'ordre administratif ou financier.

6.2.3. Instruction du dossier.

6.2.3.1. Instruction.

Au vu du dossier de résiliation, le directeur du SCERCAT quand il est PRM ou de la DICAT arrête sa décision avec ou sans passation de marché par défaut et imputation ou non des éventuelles pénalités pour retard correspondant aux quantités non livrées.

Dans le cas ou un marché par défaut n'est pas envisagé, la PRM donne les directives qu'appelle l'exécution totale du programme.

Lorsque la PRM est le directeur central du CAT, le dossier avant transmission à la DCCAT est complété par :

• la copie de l'acte d'engagement et du (ou des) avenant(s) éventuel(s) ;

• la copie de la (ou des) décision(s) éventuelle(s) de sursis de livraison ou de prolongation(s) du délai d'exécution ;

• l'avis et les propositions du directeur du SCERCAT.

La décision est prise par le directeur central du CAT.

6.2.3.2. Notification.

La décision de résiliation est notifiée en recommandé avec AR selon qu'il s'agit d'un marché centralisé, décentralisé ou déconcentré par le SCERCAT ou la DICAT.

7. Introduction et exercice des recours.

7.1. Nature des recours.

Selon leur nature, plusieurs types de recours peuvent être envisagés :

• recours gracieux ;

• recours hiérarchique ;

• recours à la transaction ;

• recours au comité consultatif du règlement amiable des litiges nés à l'occasion des marchés publics ;

• recours pré-contractuel ;

• recours contentieux.

7.2. Recours gracieux, recours hiérarchique et recours à la transaction.

7.2.1. Recours gracieux et recours hiérarchique.

7.2.1.1. Le recours gracieux.

Le recours gracieux est la demande présentée :

• soit à l'autorité chargée de l'exécution du marché à l'encontre d'une décision prise par celle-ci ;

• soit à la personne responsable du marché à l'encontre d'une décision qui en émane.

7.2.1.2. Le recours hiérarchique.

Le recours hiérarchique est la demande présentée à l'autorité immédiatement supérieure à l'une ou à l'autre des autorités visées au paragraphe 721-1, faisant suite à la décision explicite ou implicite de rejet du recours gracieux.

7.2.1.3. Délais de recours.

La validité du recours est subordonnée à son envoi par lettre recommandée avec AR. Le délai diffère suivant la nature du CCAG qui régit le marché et le type de recours.

Le délai court du jour de la réception par le titulaire de la décision qu'il conteste. L'accusé de réception fait seul foi pour la détermination du point de départ. L'annexe III récapitule les délais applicables dans chaque cas.

Le silence de la personne publique au recours formulé par le titulaire vaut décision implicite de rejet, passé un délai de quatre mois décompté à compter du jour mentionné par l'accusé de réception.

Le titulaire dispose alors d'un délai réglementaire variable (cf. ANNEXE III) pour présenter soit un recours hiérarchique soit un recours contentieux devant le tribunal administratif.

La forclusion lui est opposable si ce dernier délai est expiré.

7.2.1.4. Instruction des recours gracieux et hiérarchique.

L'instruction du dossier de recours est conduite par le SCERCAT ou la DICAT.

Le dossier de recours comprend :

• la demande du titulaire ;

• la décision contestée ;

• un rapport sur les faits qui ont entraîné la décision ;

• un état faisant le point du marché ;

• les résultats des examens pratiqués dans le cadre du recours.

La décision ⁽²⁰⁾ est prise par l'autorité compétente au vu du dossier ainsi constitué. Elle ne peut comporter aucune dérogation qui soit de nature à mettre en cause :

• la quantité ou les caractéristiques fondamentales du produit ;

• le coût auquel l'administration a consenti en concluant le marché ;

• le prix de revient du produit.

La décision est notifiée au titulaire par lettre recommandée avec AR par le SCERCAT ou la DICAT.

7.2.2. Recours à la transaction.

La procédure transactionnelle est rappelée par la circulaire du 6 février 1995 (BOC, p. 1075 ) relative au développement du recours à la transaction pour régler amiablement les conflits.

La transaction, qui a pour objet de prévenir le contentieux, ne peut être mise en œuvre que s'il apparaît que les droits des personnes privées sont établis de manière incontestable.

La transaction qui est un acte écrit, définie par l'article 2044 du code civil, est de la compétence de signature du directeur central du CAT par délégation de signature du ministre, seul habilité à transiger au nom de l'Etat.

7.3. Saisine du comité consultatif de réglement amiable.

Les DICAT suivent la règle des services centraux, ils sont donc justiciables du seul comité consultatif national.

Le comité peut être saisi soit par le ministre représenté par le directeur central du CAT, soit par le titulaire du marché.

7.3.1. Par le ministre.

Le ministre représenté par le directeur central du CAT peut à tout moment, de sa propre initiative ou à la demande du titulaire du marché, saisir le comité des différends ou litiges qu'il juge utile de soumettre à son examen.

7.3.2. Par le titulaire.

Le titulaire peut saisir directement le comité, dès lors que la personne responsable du marché ayant rejeté une de ses demandes, il est fondé à porter le différend ou le litige devant le ministre.

Les décisions faisant suite à l'avis du comité consultatif national de règlement amiable sont de la seule compétence du directeur central du CAT par délégation de signature du ministre de la défense.

7.4. Recours pré-contractuel et contentieux.

7.4.1. Référé pré-contractuel.

Selon l'article L22 du code des tribunaux administratifs et des cours administratives d'appel, le président du tribunal administratif peut être saisi en cas de manquement aux obligations nationales ou communautaires de publicité et de mise en concurrence auxquelles est soumise la passation des marchés.

Les personnes habilitées à agir sont celles qui ont un intérêt à conclure le contrat et qui sont susceptibles d'être lésées par ce manquement.

Le président du tribunal administratif, qui doit être saisi avant la conclusion du contrat, statue en premier et dernier ressort en la forme des référés.

7.4.2. Saisine du tribunal administratif.

7.4.2.1. Par le titulaire.

Le titulaire qui conteste une décision définitive de l'administration, que cette décision soit explicite ou implicite, peut exercer un recours devant le tribunal administratif.

7.4.2.2. Par l'administration.

L'administration peut également saisir les tribunaux administratifs d'un litige né d'un marché qu'elle a passé. C'est, au sein du département de la défense, la direction de l'administration générale (DAG) qui introduit le recours sur présentation d'une requête introductive d'instance exposant les griefs de l'administration. Le directeur central du CAT lui fournit les éléments de fait et de droit lui permettant d'introduire le recours pour les marchés qu'il entend contester.

7.5. Opposabilité de la forculsion.

Tout recours gracieux, hiérarchique ou contentieux déposé hors du délai imparti, donne lieu automatiquement à l'opposition de la forclusion sans que la personne publique ou le tribunal administratif saisi aient à statuer sur le fond.

8. Contrôle de gestion.

Le SCERCAT et les DICAT collectent en temps réel des informations par branches d'activités concernant les marchés conclus :

• nombre d'opérations par procédure : AOO, AOR, négociation, ASF ;

• nombre de contrats conclus (marchés à quantités fixes, à bons de commande,…) ;

• montants des engagements juridiques par procédure ;

• origine géographique des titulaires et lieu de fabrication ;

• part prise dans les marchés par les fournisseurs toutes activités confondues ;

• statistiques concernant les contentieux ;

• montants des intérêts moratoires…

Toutes ces informations doivent permettre de :

• adresser périodiquement les statistiques à la DCCAT selon les formes et calendriers arrêtés annuellement par une directive ;

• rédiger un rapport d'activités « marchés » en fin de gestion dans lequel seront insérés les échéanciers physico-financiers construits en début de gestion amendés de leurs modificatifs éventuels en cours d'année et le bilan physico-financier de leur exécution ;

• élaborer le rapport récapitulatif annuel sur l'exécution des marchés soldés dans l'année ou en cours d'exécution destiné au CGA en application de l'article 107-2 de l' instruction 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 ;

• répondre à une demande d'information.

Le rapport récapitulatif de la gestion écoulée (N) accompagné du rapport d'activités « marchés » est à adresser à la DCCAT sous le timbre de la S/D PBF pour le 1er mars de chaque année (N + 1) ⁽²¹⁾.

9. Relations avec les titulaires.

Tout agent appelé à traiter ou à avoir connaissance d'informations sur les marchés publics devra être sensibilisé aux directives édictées par le CGA dans l'article 106 de son instruction 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 .

10. Application aux marchés conclus dans les territoires d'outre-mer et à l'étranger.

Les dispositions de principe de la présente instruction sont applicables aux marchés conclus dans les territoires d'outre-mer ⁽²²⁾ ainsi qu'à ceux passés à l'étranger pour les besoins locaux des services expatriés ⁽²³⁾.

Les directeurs des DICOM relevant du CAT y apportent les adaptations nécessaires par une directive particulière.

La DCCAT est rendue destinataire de cette directive.

11. Application aux forces françaises stationnées en Allemagne.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables à la DICAT auprès des FFSA.

12. Prise d'effet.

La présente instruction est applicable dès parution au Bulletin officiel des armées, elle abroge l'instruction n^o 500014/DEF/DCCAT/AP/PBF du 12 août 1986 relative aux marchés de fournitures courantes et industrielles du commissariat de l'armée de terre.