INSTRUCTION N° 13000/DEF/GEND/RH/RES relative à la notation des officiers et aspirants de réserve, des sous-officiers et militaires du rang de réserve de la gendarmerie nationale.
Abrogé le 01 décembre 2008 par : INSTRUCTION N° 154200/DEF/GEND/RH/PRH/RFM relative à la notation des militaires de la gendarmerie nationale. Du 17 mars 1999NOR D E F G 9 9 5 6 0 1 2 J
La présente instruction a pour objet de préciser les règles applicables pour la notation des officiers, sous-officiers et militaires du rang de réserve. Elle définit les critères à retenir, les procédures à appliquer et les documents à utiliser.
1. Buts et caractéristiques de la notation.
Elle s'applique à tous les militaires de réserve ayant signé un contrat d'engagement spécial dans la réserve.
Elle ne s'applique pas :
aux élèves officiers de réserve, aux aspirants appelés servant pendant la durée légale du service militaire et aux sous-lieutenants de réserve servant dans le cadre d'un service long (3) ;
aux officiers et aspirants de réserve servant en qualité d'officiers sous contrat et aux officiers de réserve servant en situation d'activité (4).
La notation des militaires de réserve consiste en une évaluation de leurs qualités humaines, leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir pendant une période donnée, et de leur capacité à tenir, dans l'immédiat et ultérieurement, des emplois de niveau plus élevé.
Elle a pour finalité de rassembler de façon la plus continue possible des informations qui seront exploitées par les autorités compétentes en vue de déterminer pour les militaires notés :
l'emploi ;
l'orientation de carrière à moyen terme ;
l'attribution des récompenses et éventuellement des décorations.
En règle générale, les activités du personnel de réserve revêtent, hors le temps de crise ou de guerre, un caractère bref et discontinu. Les autorités chargées du suivi et de l'administration de ce personnel trouvent, de ce fait, peu d'occasions de porter sur lui un jugement objectif d'ensemble.
En dépit de cette difficulté, le niveau des missions qui sont confiées à ces militaires implique que la notation soit aussi complète et précise que possible.
La difficulté soulevée peut cependant être atténuée en s'appuyant sur les attributions des conseillers réserves dans le domaine de la gestion et notamment dans la préparation de la notation.
La notation, acte de commandement qui participe à la sélection des militaires de réserve susceptibles de bénéficier d'une promotion, implique courage intellectuel.
2. Attributions des différents notateurs.
Les différents échelons intervenant dans le processus de notation sont mentionnés dans les annexes I, II et III.
La notation annuelle des militaires de réserve est établie selon les modalités prévues par le guide de notation (annexe IV) et la grille des critères d'observation (annexes V, VI et VII).
L'autorité responsable de la notation au premier échelon s'attache à bien connaître le militaire noté de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises. À cet égard, elle utilise le relevé d'activités dans les réserves ainsi qu'éventuellement la fiche d'appréciation. Les conseillers réserves sont associés au travail de notation à titre consultatif.
Le notateur au 2e échelon, dont le commandement s'exerce sur une population de référence plus importante veille à la qualité et à la relativité de la notation. À ce titre, il confirme ou infirme à son niveau les appréciations portées par le notateur précédent. Il arrête la notation.
3. Périodicité de la notation.
3.1. Principes.
Seuls font normalement l'objet d'une notation annuelle les militaires de réserve ayant souscrit un engagement spécial dans la réserve (ESR) qui ont accompli pendant la période d'observation un minimum d'activités correspondant à :
cinq journées ou dix demi-journées ;
ou quarante heures ;
ou la conduite de douze conférences organisées et validées par l'organisme d'emploi.
Il convient de prendre en compte des activités significatives qui concourent à la formation, à l'entraînement et à l'emploi des réserves, les activités de représentation et la participation aux cérémonies ayant un caractère complémentaire.
La période d'observation s'étend de la date d'établissement de la dernière notation au premier degré à la date d'établissement de la nouvelle notation au premier degré.
Pour les militaires sous ESR qui n'ont pas effectué le minimum d'activités requis, un compte rendu d'absence de notation est établi annuellement en deux exemplaires par les autorités responsables de la notation.
Les militaires de réserve titulaires d'une affectation de mobilisation n'ayant aucune activité et n'ayant pas souscrit un ESR ne font normalement pas l'objet d'une notation. Exceptionnellement ceux qui sont signalés peuvent être notés.
4. Relevé d'activités dans les réserves.
4.1.
Un relevé d'activités dans les réserves (imprimé N° 650-0-006) est remis à chaque militaire de réserve ayant souscrit un ESR. Il est détenu par le militaire qui le renseigne obligatoirement au fur et à mesure pour toute activité effectuée et le fait émarger par l'officier d'active responsable de l'activité.
Avant de procéder à la notation, le notateur au premier échelon se fait communiquer par l'intéressé une copie du relevé d'activités portant sur la période considérée. À cet effet, il lui adresse une note d'information (modèle joint en annexe VIII).
Il est précisé que le volume d'activités bénévoles est pris en compte dans l'établissement de la notation.
4.2. Fiches d'appréciation.
Des fiches d'appréciation peuvent être établies d'initiative afin de formuler sur le personnel de réserve un jugement solidement étayé.
Les observateurs responsables de l'élaboration de ces fiches d'appréciation sont les autorités chargées de diriger, de contrôler, de suivre ou de dispenser les activités (ex. : directeur de stage, responsable d'une séance d'instruction, conseiller réserve…) ou les supérieurs hiérarchiques immédiats (ex. : commandants de compagnie, d'escadron…).
5. Transmission des feuilles de notes.
Trois hypothèses doivent être distinguées :
5.1.
La durée totale des activités effectuées par le militaire pendant la période d'observation est supérieure ou égale au minimum exigé au 3.
Après avoir renseigné les deux exemplaires de la feuille de notes, le premier notateur les transmet, accompagnés de deux copies du relevé d'activités, au second échelon de notation qui confirme ou infirme à son niveau les appréciations portées par le notateur précédent, tout en veillant à la qualité et à la relativité de la notation.
Après communication à l'intéressé, selon les modalités fixées au 6.1, le premier notateur conserve en archive une copie de la feuille de notes et du relevé d'activités, puis adresse l'ensemble des documents à l'autorité détentrice du dossier du personnel. Cette dernière :
transmet le premier exemplaire de la feuille de notes et une copie du relevé d'activités à l'administration centrale, bureau du personnel des réserves, pour le 15 juin en ce qui concerne les officiers et les aspirants de réserve proposables, avant le 1er octobre en ce qui concerne les autres militaires ;
insère dans le dossier du personnel le deuxième exemplaire de la feuille de notes et une copie du relevé d'activités.
5.2.
La durée totale des activités effectuées par le militaire pendant la période d'observation est inférieure au minimum exigé.
Après avoir renseigné les deux exemplaires du compte rendu d'absence de notation (en rayant la mention inutile), le premier notateur en conserve une copie en archive et y joint une copie du relevé d'activités.
Il transmet les deux exemplaires, accompagnés de deux copies du relevé d'activités, au second échelon de notation qui appose son visa. Ce dernier notateur adresse l'ensemble de ces documents à l'autorité détentrice du dossier du personnel qui :
transmet le premier exemplaire du compte rendu d'absence de notation et une copie du relevé d'activités à l'administration centrale, bureau du personnel des réserves, pour le 15 juin en ce qui concerne les officiers et les aspirants de réserve proposables, avant le 1er octobre en ce qui concerne les autres militaires ;
insère dans le dossier du personnel le deuxième exemplaire du compte rendu d'absence de notation et une copie du relevé d'activités.
5.3.
Si le militaire n'a effectué aucune activité ou n'a pas transmis son relevé d'activité dans les délais, seul le compte rendu d'absence de notation est renseigné (en rayant la mention inutile) et transmis aux autorités citées supra.
Ces dispositions sont valables pour la transmission des feuilles de notes de sous-officiers et des militaires du rang de réserve.
La feuille de notes et le relevé d'activités les concernant sont insérés dans le dossier du personnel. (Les feuilles de notes ne sont pas envoyées à la direction générale de la gendarmerie nationale, DGGN.)
6. Communication de la notation.
6.1. Principes.
6.1.1.
La notation annuelle est obligatoirement communiquée à l'intéressé lorsqu'elle a été définitivement arrêtée par l'autorité notant en dernier ressort.
La communication est faite par le notateur au premier degré au cours d'un entretien avec le militaire noté ou, par lettre recommandée avec accusé de réception dans l'hypothèse où l'entretien personnel n'a pas été possible. Après en avoir pris connaissance, l'intéressé signe la rubrique prévue à cet effet et reçoit une copie de sa feuille de notes.
6.1.2.
Toute modification des notes et appréciations intervenant après leur communication, à la suite soit d'une demande de révision, soit de l'exercice du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées, doit être communiquée au militaire dans les mêmes conditions que ci-dessus.
6.2. Délivrance d'une copie ou d'un exemplaire de la feuille de notes.
Lors de la communication de leur notation annuelle définitive, les militaires de réserve reçoivent une photocopie de leur feuille de notes.
7. Révision de la notation.
7.1. Principes.
Le droit de demander la révision de la notation est indépendant du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées.
Présentée par écrit selon le modèle joint (annexe IX), la demande de révision peut porter sur tous les éléments de la notation. Elle est adressée au notateur dont la notation est contestée et doit être déposée devant cette autorité dans un délai de huit jours francs, compté au lendemain du jour de la communication des notes, attesté par la date portée sur la feuille de notes ou par la date figurant à l'accusé de réception en cas d'envoi par lettre recommandée.
Le militaire de réserve qui formule une demande de révision de sa notation au deuxième échelon doit en informer le notateur au premier échelon par le biais d'un compte rendu écrit.
L'autorité saisie d'une demande de révision de notation doit répondre dans les meilleurs délais, mais n'a pas l'obligation de motiver la décision de non-agrément qu'elle serait amenée à prendre.
Si la demande émane d'un militaire de réserve concourant pour l'avancement au choix, l'autorité saisie est tenue de faire connaître sa décision avant la réunion de la commission d'avancement, en tout état de cause, avant le 1er octobre, et d'informer parallèlement l'autorité ayant le pouvoir d'arrêter le tableau d'avancement.
L'autorité qui donne une suite favorable à une demande de révision doit veiller à ce que la modification apportée ne soit pas en contradiction avec d'autres éléments constitutifs de la notation.
7.2. Modalités.
Le notateur communique sa décision par écrit selon le modèle joint (annexe X). En cas d'agrément, il se fait adresser, s'il y a lieu, les deux exemplaires de la feuille de notes en vue de leur rectification ou de leur remplacement.
La notation révisée est communiquée à l'intéressé qui porte sur les feuilles de notes la mention « pris connaissance le… de la notation portant sur la période du… au… modifiée à la suite de ma demande de révision », puis transmise selon les modalités fixées au paragraphe 5.1 et 5.2.
8. Texte abrogé.
L'instruction no 45000/DEF/GEND/RH/ETG du 17 décembre 1996 relative à la notation des officiers et aspirants de réserve de la gendarmerie nationale est abrogée.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général, chargé du service des ressources humaines,
Gérard DESJARDINS.
Annexes
ANNEXE I.
ANNEXE II.
ANNEXE III.
ANNEXE IV. GUIDE DE NOTATION.
I « OFFICIER ».
Les niveaux notes susceptibles d'être attribués sont :
1 à 10 pour les aspirants, les sous-lieutenants et les lieutenants.
4 à 13 pour les capitaines.
7 à 16 pour les chefs d'escadron.
9 à 18 pour les lieutenants-colonels.
11 à 20 pour les colonels.
Seule la valeur chiffrée est portée sur la feuille de notes. Dans l'hypothèse où le notateur estime ne pas pouvoir apprécier le niveau note de l'officier ou de l'aspirant de réserve noté, la mention « NA » (non apprécié) est portée dans le cartouche correspondant et doit être justifiée.
La baisse du niveau note résulte de l'attribution d'un niveau note inférieur à celui attribué pour la période de notation précédente par le notateur du même échelon.
Le niveau note peut être modifié par tous les notateurs pour des raisons de comportement du noté.
Une promotion de grade ou un changement de notateur ne peuvent justifier à eux seuls l'abaissement du niveau note.
Toute modification du niveau note, quels qu'en soient les motifs et à quelque niveau qu'elle se situe, donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
1 Rubrique « Origine » (FN).
Indiquer l'ancien statut du noté et son armée d'origine.
Ancien statut : officier de carrière, ORSA, officier de réserve, sous-officier de carrière, scientifique du contingent.
Armée d'origine : terre, air, mer, gendarmerie, services communs (à préciser).
2 Rubrique « Qualités foncières » (FA + FN).
Les niveaux sont indexés en se référant scrupuleusement aux définitions figurant dans la grille des critères d'observation jointe à la présente annexe. Les positions intermédiaires (croix à cheval sur 2 colonnes) ne sont pas admises.
3 Rubrique « Potentiel » (FN).
Le potentiel est un élément important de l'orientation de carrière. Il doit être compris comme l'évolution susceptible d'intervenir à court terme pour l'officier de réserve compte tenu de ses aptitudes. Cette estimation doit résulter non seulement de sa valeur intrinsèque, mais aussi de la qualité du travail fourni, de l'expérience acquise et des perspectives d'emploi.
Les potentiels susceptibles d'être attribués pour chacun des grades sont :
non défini ;
avancement.
Il n'est pas attribué de potentiel aux aspirants, sous-lieutenants de réserve et aux colonels de réserve.
4 Rubrique « Appréciation d'ensemble » (FA + FN).
Cette rubrique est destinée à préciser la manière de servir et le comportement de l'officier ou de l'aspirant de réserve ainsi que les résultats qu'il a obtenus et les points sur lesquels un effort particulier lui est demandé. Elle permet également la prise en compte des différents avis (exprimés notamment dans la fiche d'appréciation) recueillis par le notateur au cours de la période d'observation.
L'appréciation d'ensemble ne doit pas faire état de sanctions disciplinaires, celles-ci pouvant être effacées ou amnistiées. Elle doit, en revanche, indiquer clairement le comportement du noté qui a éventuellement conduit à la commission de fautes graves.
5 Rubrique « Niveau note » (FN).
Contribuant à situer les militaires de réserve du même grade les uns par rapport aux autres, le niveau note tient compte de tous les éléments dont dispose le notateur (évaluation des qualités foncières, réussite dans l'emploi, évolution de la manière de servir, assiduité aux activités, responsabilités réellement assumées, aptitude à occuper tous les emplois de son grade ou certains seulement, fiches d'appréciation, avis recueillis, etc.).
6 Rubrique « Notation au 2 e degré » (FN).
Les dispositions relatives à l'attribution du potentiel et du niveau note par le premier notateur sont applicables aux autres autorités hiérarchiques.
Lorsque le notateur au dernier degré est en accord avec les appréciations portées par l'échelon précédent, la mention « notes confirmées » ; écrite en toutes lettres, peut être suffisante sous réserve que le niveau note ne soit pas modifié par rapport à l'année antérieure et soit conforme à celui émis par le notateur précédent au cours de l'année de notation. L'apposition de cette mention ne dispense pas le notateur de signer la feuille de notes.
7 Rubrique « Communication de la notation » (FN).
Cette rubrique n'a pour seul objet que de matérialiser la communication de la notation.
Si l'officier ou l'aspirant de réserve refuse d'émarger sa feuille de notes, le notateur doit le mentionner de la mention suivante : « l'intéressé, après avoir pris connaissance de sa feuille de notes le …, a refusé d'apposer sa signature ». Cette mention fait courir le délai de huit jours au-delà duquel toute demande de révision est irrecevable.
Le militaire noté peut faire connaître ses desiderata en matière d'affectation, d'emploi ou de formation dans la dernière partie de ce bandeau.
II « SOUS-OFFICIER ».
1 Détermination du niveau notes.
Contenu
Contribuant à situer les militaires les uns par rapport aux autres au sein d'un même grade, le niveau note tient compte de tous les éléments dont dispose le notateur (évaluation des qualités foncières, réussite dans l'emploi, évolution de la manière de servir, responsabilités réellement assumées, aptitude à occuper tous les emplois de son grade ou certains seulement, notations complémentaires, avis recueillis, etc.).
Les niveaux notes susceptibles d'être attribués sont :
1 à 10 pour les maréchaux des logis et les gendarmes.
4 à 13 pour les maréchaux des logis-chefs.
7 à 16 pour les adjudants.
9 à 18 pour les adjudants-chefs.
11 à 20 pour les majors.
Seule la valeur chiffrée est portée sur la feuille de notes.
Dans l'hypothèse où le notateur estime ne pas pouvoir apprécier le niveau note du militaire noté, la mention « NA » (non apprécié) est portée dans le cartouche correspondant et doit être justifiée (par ex. : période d'observation insuffisante, etc.).
La baisse du niveau note résulte de l'attribution d'un niveau inférieur à celui pour la période de notation précédente par le notateur du même échelon.
Le niveau note peut être modifié par tous les notateurs pour des raisons de comportement du noté.
Le notateur en dernier ressort, disposant de populations de références plus importantes, est en mesure d'effectuer les réajustements nécessaires pour que l'ensemble des niveaux portés se rapproche le plus possible d'une répartition statistique harmonieuse.
Il peut, en conséquence, modifier le niveau note pour des raisons de gestion. Il le précise alors.
Cependant, cette procédure ne doit pas présenter un caractère rigide, limitant la possibilité des notateurs des degrés subordonnés d'attribuer l'un des niveaux de notation de 1 à 20.
Une promotion de grade ou un changement de notateur ne peuvent justifier à eux seuls l'abaissement du niveau note.
Toute modification du niveau note, quels qu'en soient les motifs et à quelque niveau qu'elle se situe, donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
Contenu
Les niveaux notes susceptibles d'être attribués sont :
10 — Remarquable.
9 — Remarquable/Excellent.
8 — Excellent.
7 — Excellent/Très bon.
6 — Très bon.
5 — Très bon/Bon.
4 — Bon.
3 — Passable.
2 — Médiocre.
1 — Insuffisant.
2 Rubrique « Qualités foncières ».
Contenu
Les niveaux sont indexés en se référant scrupuleusement aux définitions figurant dans les grilles objet de l'annexe VI. Les positions intermédiaires (croix à cheval sur 2 colonnes) ne sont pas admises.
Dans l'hypothèse où le militaire ne peut être apprécié dans un critère, la mention « NA » (non apprécié) est portée dans le cartouche correspondant.
Contenu
Les niveaux sont indexés en se référant scrupuleusement aux définitions figurant dans les grilles objet de l'annexe VII. Les positions intermédiaires (croix à cheval sur 2 colonnes) ne sont pas admises.
3 Rubrique « Évolution » (feuille de notes sous-officier).
L'utilisation éventuelle de la mention « reste stable » nécessite d'être explicitée dans le bandeau « appréciation littérale complémentaire » afin de préciser si la stabilité provient de la manière de servir de l'intéressé ou au contraire de la nature particulière du poste.
4 Rubrique « Potentiel ».
Le potentiel est un élément important de l'orientation de carrière. Il doit être compris comme l'évolution susceptible d'intervenir à court terme pour le militaire compte tenu de ses aptitudes.
La variation du potentiel d'une année à l'autre donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
Concernant les sous-officiers :
L'indication du potentiel est obligatoire pour les gendarmes entre cinq et quinze ans de service ainsi que pour les gradés à l'exception des majors.
Les potentiels susceptibles d'être attribués pour chacun des grades sont :
non défini ;
avancement.
Le potentiel « officier » des sous-officiers est attribué par l'échelon hiérarchique notant en dernier ressort sur proposition des échelons de notation inférieurs. S'agissant des majors, les autorités notant en premier et deuxième échelon ne renseignent pas le cartouche relatif au potentiel, seule l'autorité notant en dernier ressort peut, sur proposition des échelons de notation inférieurs, renseigner cette case en y portant la mention « officier ».
5 Rubrique « Appréciation complémentaire ».
Cette rubrique est destinée à préciser la manière de servir et le comportement du militaire ainsi que les résultats qu'il a obtenus et les points sur lesquels un effort particulier lui est demandé.
Elle permet la prise en compte des différents avis écrits ou oraux recueillis par le notateur et les notations complémentaires attribuées au cours de l'année écoulée.
L'appréciation littérale ne doit pas faire état de sanctions disciplinaires, celles-ci pouvant être effacées ou amnistiées. Elle doit, par contre, indiquer clairement le comportement du noté qui a éventuellement conduit à la commission de fautes graves.
6 Rubriques « Notation au 2 e degré ».
Les dispositions relatives à l'attribution du potentiel et du niveau notes par le premier notateur sont applicables aux autres autorités hiérarchiques.
Lorsque le notateur au dernier degré est en accord avec les appréciations portées par l'échelon précédent, la mention « notes confirmées », écrite en toutes lettres, peut être suffisante sous réserve que le niveau note ne soit pas modifié par rapport à l'année antérieure et soit conforme à celui émis par le notateur précédent au cours de l'année de notation. L'apposition de cette mention ne dispense pas le notateur de signer la feuille de notes.
7 Rubrique « Communication de la notation ».
Cette rubrique n'a pour seul objet que de matérialiser la communication de la notation.
Si le militaire refuse d'émarger sa feuille de notes, mention en est portée sur celle-ci par l'autorité compétente (premier notateur en ce qui concerne la communication de sa propre notation ; dernier notateur ou autorité désignée par lui en ce qui concerne l'ensemble de la notation annuelle).
Le militaire noté peut faire connaître ses desiderata en matière d'affectation, d'emploi ou de formation dans la dernière partie de ce bandeau.
III « MILITAIRE DU RANG ».
3 Rubrique « Potentiel ».
Les potentiels susceptibles d'être attribués pour chacun des grades sont :
non défini ;
avancement.
4 Rubrique « Appréciation complémentaire ».
Cette rubrique est destinée à préciser la manière de servir et le comportement du militaire ainsi que les résultats qu'il a obtenus et les points sur lesquels un effort particulier lui est demandé.
Elle permet la prise en compte des différents avis écrits ou oraux recueillis par le notateur et les notations complémentaires attribuées au cours de l'année écoulée.
L'appréciation littérale ne doit pas faire état de sanctions disciplinaires, celles-ci pouvant être effacées ou amnistiées. Elle doit, par contre, indiquer clairement le comportement du noté qui a éventuellement conduit à la commission de fautes graves.
5 Rubrique « Notation au 2 e degré ».
Les dispositions relatives à l'attribution du potentiel et du niveau notes par le premier notateur sont applicables aux autres autorités hiérarchiques.
Lorsque le notateur au dernier degré est en accord avec les appréciations portées par l'échelon précédent, la mention « notes confirmées », écrite en toutes lettres, peut être suffisante sous réserve que le niveau note ne soit pas modifié par rapport à l'année antérieure et soit conforme à celui émis par le notateur précédent au cours de l'année de notation. L'apposition de cette mention ne dispense pas le notateur de signer la feuille de note.
6 Rubrique « Communication de la notation ».
Cette rubrique n'a pour seul objet que de matérialiser la communication de la notation.
Si le militaire refuse d'émarger sa feuille de notes, mention en est portée sur celle-ci par l'autorité compétente (premier notateur en ce qui concerne la communication de sa propre notation ; dernier notateur ou autorité désignée par lui en ce qui concerne l'ensemble de la notation annuelle).