INSTRUCTION N° 505421/DEF/DCMAT/SDT/AP N° 162/DEF/DGA/DCE/D concernant les modalités à mettre en œuvre pour les mises à disposition temporaire de matériels relevant de la direction centrale du matériel de l'armée de terre au profit des organismes relevant de la direction des centres d'expertise et d'essais.
Abrogé le 01 juin 2012 par : INSTRUCTION N° 505423/DEF/SIMMT/SDTL/EQT/GRE-DEF/DGA/DO relative à la mise à disposition de matériels relevant de la compétence de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle de matériels terrestres au profit des organismes relevant de la direction des opérations de la direction générale de l'armement. Du 10 mai 1999NOR D E F T 9 9 6 1 1 4 2 J
1. Objet.
La présente instruction a pour objet de préciser les modalités à mettre en œuvre pour les mises à disposition à titre temporaire de matériel relevant de la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT) au profit de la direction des centres d'expertise et d'essais (DCE).
2. Bénéficiaires.
Les demandes de mise à disposition de matériel émanent soit de la DCE à son profit ou à celui de ses clients du ministère de la défense, soit directement des services et directions de programmes d'armement en vue d'essais à effectuer au sein des centres d'essais de la DCE auprès desquels les mises à disposition sont effectuées.
Pendant la mise à disposition, l'interlocuteur de la DCMAT est la DCE [centres d'essais concernés s'ils sont désignés comme bénéficiaires (1)].
La DCMAT et la DCE donnent leur accord de principe pour que cette instruction soit utilisée par l'ensemble des directions de la délégation générale pour l'armement (DGA) qui souhaiteraient en bénéficier pour leurs besoins. Ces directions peuvent donc se référer à la présente instruction dès lors qu'elles en respectent les modalités, les principes et les clauses énoncées. Elles seront les interlocuteurs uniques de la DCMAT et responsables des matériels mis à leur disposition.
3.
Les demandes sont à adresser à la DCMAT pour le matériel complet et les munitions ainsi que pour les rechanges deux mois avant la date de mise à disposition demandée.
Ces demandes devront préciser d'une part, la nature du matériel demandé (code EMAT, nomenclature, désignation en clair, nature du programme, l'utilisation finale…), sa quantité, sa configuration et son état souhaité lors de la mise à disposition, et d'autre part l'objet, l'usage prévu, le lieu, la date, la durée et le bénéficiaire de la mise à disposition.
Ces demandes préciseront l'état prévu de restitution s'il déroge aux modalités prévues par la présente instruction (cf. Article 8).
Après accord de la DCMAT, le service central de gestion (SCG) (2) pour le matériel complet et les munitions et le service central des approvisionnements (SCA) (2) pour les rechanges mettront à la disposition du bénéficiaire le matériel concerné, par l'intermédiaire d'un organisme désigné à cet effet.
Toute évolution du besoin doit au préalable obtenir l'accord de la DCMAT. Ces évolutions donneront lieu à la modification du protocole particulier de mise à disposition (cf. Article 7).
4. Durée de la mise à disposition.
La durée de la mise à disposition doit être obligatoirement précisée par le demandeur.
Sauf cas fortuit, toute demande de prolongation doit parvenir deux mois avant la date d'expiration à :
la DCMAT (avec copie au SCG et au SCA) pour le matériel complet et les munitions ;
au service central des approvisionnements, sous-direction administration, bureau réforme cessions (SCA/SDA/BRC) pour les rechanges.
A l'expiration du délai fixé et en l'absence de demande de prolongation du bénéficiaire, le matériel doit être réintégré. A défaut, il est établi un procès-verbal de perte signé des deux parties, et fait application des articles 10 et 13.
Le cas particulier du matériel aérien est traité en annexe I.
5. Gestion et suivi du matériel mis à disposition.
Le matériel est géré par un organisme du matériel conformément à l' instruction 10080 / DEF/DSF/CC/1 du 13 janvier 1986 citée en référence.
Lorsque plusieurs organismes livranciers sont concernés, le SCG pour le matériel complet et les munitions et le SCA pour les rechanges peuvent procéder au regroupement du matériel et désigner un organisme gestionnaire unique.
Durant sa mise à disposition, le matériel est suivi par le bénéficiaire conformément à la réglementation en vigueur dans cette direction.
Le cas particulier du matériel aérien est traité en annexe I.
6. Enlèvement du matériel. Réintégration.
L'enlèvement et le transport (y compris les frais éventuels inhérents au mode de transport retenu, de conditionnement ou d'expédition engagés par l'établissement livrancier) sont à la charge du bénéficiaire ainsi que toutes les charges résultant de la réintégration des matériels.
7. Modalités de mise à disposition du matériel.
La mise à disposition s'effectue au moyen d'un « protocole particulier de mise à disposition » établi par l'organisme livrancier du matériel, paraphé et signé conjointement par un représentant de la DCMAT (3) et le représentant du bénéficiaire. Le protocole particulier doit faire référence à la présente instruction commune. Un modèle de protocole est proposé en annexe II.
Ce protocole doit comporter :
les modalités particulières de la mise à disposition [dates d'entrée en vigueur, durée, conditions et état du matériel à la réintégration s'ils dérogent à la présente instruction (4), etc.] ;
la configuration (s'il y a établissement d'un document de configuration complétant l'objet du protocole, celui-ci doit être annexé au protocole) ;
l'examen contradictoire ;
et plus généralement toutes les dispositions dérogeant à la présente instruction (5).
En ce qui concerne le matériel complet, le potentiel et l'état des composants principaux doivent être précisés et les documents d'accompagnement (carnet de matériel) renseignés.
Les modalités d'entretien seront précisées par la DCMAT en tenant compte de l'usage prévu.
La signature de ce document exclut toute contestation ultérieure, sauf vice caché.
En cas d'expédition, le protocole particulier de mise à disposition accompagnera le matériel.
En cas de litige, le bénéficiaire doit en informer immédiatement l'organisme livrancier, avant tout emploi, dans un délai maximum de dix jours ouvrés après réception. Passé ce délai, le matériel est réputé conforme aux dispositions figurant dans le protocole transmis (dont l'exemplaire original sera renvoyé paraphé et signé à l'organisme livrancier).
8. Modalités de restitution du matériel.
L'organisme du matériel [ou le groupement aéromobilité de la section technique de l'armée de terre (GAM/STAT) pour certains aéronefs] désigné pour recevoir le matériel réintégré par le bénéficiaire procède, dans le cadre d'un examen contradictoire, à la vérification quantitative et qualitative du matériel en se référant au document de configuration établi lors de la mise à disposition.
Il établit un procès-verbal de constatation et formule ses observations quant à l'état du matériel réintégré.
Le matériel est restitué dans son état initial en tenant compte du vieillissement normal résultant de la durée de la mise à disposition. Toute restitution devant tenir compte de l'usage particulier prévu lors de la mise à disposition figurera sur le protocole particulier de mise à disposition.
Dans le cas particulier de modifications ou de transformations, le matériel devra être capable d'accomplir sa mission nominale suivant les normes de sécurité en vigueur sauf accord explicite lors de la mise à disposition. Ces évolutions ne peuvent donner lieu à indemnisation.
En cas de litige, l'organisme du matériel de l'armée de terre (ou le GAM/STAT pour certains aéronefs) doit en informer immédiatement le bénéficiaire. Passé un délai maximum de dix jours ouvrés après réception, le matériel sera réputé réintégré en bon état (ou dans l'état de restitution prévu contractuellement lors de la mise à disposition).
9. Cas particulier du matériel destiné à subir des essais à la section technique de l'armée de terre immédiatement après les essais de la direction des centres d'expertise et d'essais.
Certains équipements mis à disposition des organismes de la DCE peuvent être amenés à subir des essais à la section technique de l'armée de terre (STAT) à l'issue de la mise à disposition.
L'expression des besoins (cf. Article 3) devra indiquer la période de mise à disposition pour les essais de la DCE et l'échéancier approximatif des essais à la STAT.
L'ordre de mise en place précisera ces dispositions.
Après avoir réalisé ses essais, le bénéficiaire mettra le matériel à la disposition de la STAT. L'examen contradictoire prévu à l'article 8 pourra être effectué par la STAT désignée à cet effet par la DCMAT pour procéder à cet examen.
Une copie du bordereau d'expédition de ce matériel à la STAT, avec prise en compte par la STAT, est adressée par l'organisme de la DCE à la DCMAT pour établissement d'un ordre de mise en place (OMP) donnant la nouvelle position du matériel.
10. Pertes, détériorations.
En cas de perte, le bénéficiaire doit informer l'organisme gestionnaire du matériel mis à disposition (cf. ) pour établissement d'un procès-verbal de constatation modèle N° 421-17.
Le bénéficiaire est alors tenu au paiement du montant correspondant à la valeur vénale du matériel déterminée sur la base du prix inventaire.
En cas de détérioration ne résultant pas de l'usage prévu lors de la mise à disposition, le montant de la réparation est à la charge du bénéficiaire après établissement d'un devis par l'organisme réparateur.
Ces documents sont à approuver par le bénéficiaire avant mise en œuvre de la procédure de recouvrement par l'organisme du matériel de l'armée de terre conformément à l'article 13.
Sous réserve de l'accord des parties, la réparation du matériel détérioré ou son remplacement s'il est perdu, peuvent être effectués par le bénéficiaire.
11. Responsabilité du bénéficiaire.
Le bénéficiaire est responsable du matériel mis à sa disposition en tant que détenteur dépositaire. En aucun cas, la responsabilité des organismes livranciers réputés comptables du suivi du matériel faisant l'objet d'une mise à disposition, ne peut être évoquée au cours de l'utilisation du matériel par le bénéficiaire, notamment en cas de dommages causés aux tiers.
Dans le cas où des industriels sont appelés, dans le cadre d'un programme, à participer au développement, à la réalisation voire au maintien en condition et à l'utilisation du matériel mis à disposition, le bénéficiaire adressera à la DCMAT une copie des conventions passées avec ces industriels et garantissant l'Etat contre tout recours en cas de dommages causés aux tiers ou subis par le personnel utilisant ce matériel.
12. Maintien en condition du matériel mis à disposition.
Durant la mise à disposition du matériel, le bénéficiaire a en charge :
l'entretien périodique (si le potentiel doit faire l'objet d'un suivi particulier, le bénéficiaire devra fournir les situations à l'organisme gestionnaire du matériel) ;
les réparations éventuelles ;
l'adaptation du matériel aux essais demandés par la direction de programme ;
la remise au standard éventuelle ou autre état prévu dans le protocole particulier de mise à disposition.
Pour l'entretien périodique et les réparations, le bénéficiaire peut demander l'assistance technique et les rechanges à la à titre onéreux (6).
Les demandes de rechanges doivent préciser la nature de ces rechanges (code, nomenclature, désignation en clair…) et la nature du matériel complet auxquels ils se rattachent.
Pour le matériel aérien, la procédure spécifique est détaillée en annexe I.
13. Dispositions financières.
Les dispositions administratives et financières à appliquer pour l'exécution et le règlement des cessions se font conformément à l'instruction relative à l'exécution et au règlement des cessions et travaux effectués par les organismes du matériel (7) et à la circulaire annuelle de la DCMAT fixant les marges et taux à appliquer.
Compte tenu du caractère aléatoire de ces dépenses et du montant souvent modique de celles-ci, ces cessions ne donnent pas lieu à constitution de provisions.
En fonction de son importance, un remboursement global peut être effectué trimestriellement ou semestriellement, au vu des factures approuvées.
Le recouvrement des sommes dues se fera sur le plan central ou local. Les modalités seront indiquées sur la décision de mise à disposition de l'ordonnateur répartiteur (SCA/SDA/BRC) et devront figurer sur le protocole de mise à disposition établi par l'organisme livrancier.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
L'ingénieur général, directeur des centres d'expertise et d'essais,
Jean-Marie POIMBOEUF.
Le général, directeur central du matériel de l'armée de terre,
Jacques NEUVILLE.
Annexes
ANNEXE I. PROCEDURES PARTICULIERES POUR LES AERONEFS.
1 DUREE DE LA MISE A DISPOSITION.
Dans le cadre d'un programme d'essais, d'études ou d'épreuves, la mise à disposition de matériel aérien peut être faite pour une durée de trois ans renouvelable par tacite reconduction si la durée ne peut être précisée au moment de la demande.
2 GESTION ET SUIVI DU MATERIEL MIS A DISPOSITION.
Dans le cadre d'un programme d'essais de matériel en expérimentation ou en évaluation, certains aéronefs mis à disposition peuvent provenir du groupement aéromobilité de la section technique de l'armée de terre (GAM/STAT).
Pour les mises à disposition de longue durée, à réception du message de la DCMAT et au vu de la décision de mise à disposition du SCA/ SDA/BRC, le SCG émet un ordre de mise en place (OMP) plaçant l'appareil concerné à l'établissement du matériel de Montauban ou au groupement aéromobilité de la STAT de Valence en position 702 « matériel mis à la disposition d'organismes étrangers à l'armée de terre », et faisant apparaître en observations le bénéficiaire et la durée du prêt.
Lors de la prise en charge et de la restitution de l'appareil détaché, les parties prenantes doivent se conformer à la fiche de renseignements FR. 2687.
Pour les mises à disposition de courte durée, inférieures à deux mois calendaires, le message de mise en place émis par l'EMAT tient lieu d'OMP.
3 SUIVI TECHNIQUE.
3.1 Suivi du potentiel.
Pendant toute la durée du prêt, le bénéficiaire s'engage à fournir, par message ou par télécopie adressé à l'établissement du matériel de Montauban ou au GAM/STAT de Valence, au premier jour du mois l'état de consommation de potentiel du mois précédent, où apparaissent les heures cellule au premier jour du mois et celles au dernier jour du mois relevées sur les formes 11 ou sur les formes informatisées lorsqu'elles existent.
3.2 Suivi mécanique.
Le suivi des opérations techniques de maintenances incombe au détenteur dépositaire de l'appareil car il détient la documentation liée à l'appareil. En conséquence, les organismes bénéficiaires sont responsables du suivi technique des appareils détachés, conformément aux procédures et à la documentation en vigueur dans l'armée de terre.
Les organismes bénéficiaires effectuent sur les hélicoptères objet de la mise à disposition :
les opérations périodiques de maintenance préventive de type opérations entre visites (30, 60, 125, 250 h) ;
les modifications cellule et moteur ;
les opérations de maintenance curative de NTI 1.
Les visites périodiques de type P 2 restent à la charge de l'armée de terre.
3.3 Assistance technique.
Les frais de déplacement et de transport liés à une assistance technique demandée à un organisme de l'armée de terre sont à la charge du demandeur.
4 PROCEDURE D'APPROVISIONNEMENT.
Ces procédures concernent les aéronefs mis à disposition pour une courte ou une longue durée. Elles sont à appliquer pour les articles nomenclaturés ainsi que pour les lots de modifications.
4.1 Rechanges et lots de modifications.
4.1.1 Formulation de la demande.
La demande sera adressée :
pour action à l'organisme ayant mis l'appareil à disposition ;
pour information au SCA et au service des programmes aéronautiques, section technique (SPAé/ST/AHE).
La contexture et un exemple de message dont donnés en appendice et devront être impérativement respectés.
A la réception du message de demande, l'organisme désigné pour action ouvre une fiche d'intervention technique, gestion nominative [FIT GN(1)] au titre de l'appareil concerné et commande le (ou les) rechange(s).
Deux cas sont alors possibles :
l'organisme du matériel détient la pièce en stock : elle est facturée et livrée à l'organisme ayant mis l'appareil à disposition ;
l'organisme du matériel ne détient pas la pièce en stock : la pièce est prise en dû et un délai estimé de réalisation est communiqué si la demande est urgente (appareil indisponible).
4.1.2 Livraison du rechange.
Le rechange est mis à disposition du destinataire chez le détenteur d'origine de l'appareil et peut être acheminé par :
voie postale si la taille est compatible avec ce mode d'acheminement ;
voie routière à charge du destinataire ;
voie aérienne si une mission est programmée le même jour.
4.1.3 Reversement du rechange réparable.
Le matériel réparable déposé (ou non utilisé) doit impérativement être restitué à l'organisme de l'armée de terre détenteur de l'appareil sous quinze jours.
Le retour du matériel peut se faire lors de la mission de mise en place du rechange bon état ou par tout moyen à la charge du bénéficiaire.
Le matériel défectueux doit être livré accompagné de :
un bordereau de livraison ;
une fiche d'intervention technique (FIT) dûment remplie ;
une fiche suiveuse (avec talon rouge) dûment remplie.
Les renseignements minima accompagnant le rechange doivent être la désignation de l'article, la référence constructeur, le numéro OTAN, le numéro de série, les heures de fonctionnement à la dépose et le motif détaillé de l'échange.
Le contrôle des documents d'accompagnement et du motif de dépose des rechanges reversés est à la charge du personnel qualifié de l'organisme de l'armée de terre détenteur de l'appareil.
4.2 Documentation.
Les organismes de la DGA sont abonnés à la diffusion des documents techniques [MAT, fiche de renseignement (FR), instruction technique (IT), messages et notes techniques] au même titre que tout unité de l'aviation légère de l'armée de terre (ALAT) pour les types d'appareils dont ils sont dépositaires.
Toute nouvelle demande est à adresser au service des programmes aéronautiques, département hélicoptères qui transmettra à la DCMAT.
APPENDICE. CONTEXTURE DU MESSAGE DE DEMANDE DE RECHANGE.
Message. | No et date du message. |
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URGENT — ROUTINE
FM organisme bénéficiaire
TO organisme de l'armée de terre détenteur de l'aéronef
INFO SERCENAPROMAT VERSAILLES ETAMAT MONTAUBAN (si non destinataire pour action) SERPROGAERO PARIS ETAMAT VALENCE (si appareil prêté par GAM/STAT)
BT
NON PROTEGE
NMR / organisme bénéficiaire DU date
OBJ : demande de rechange aéronef détaché.
REF : référence du protocole de mise à disposition.
TXT
ALFA : type aéronef concerné et désignation programme.
BRAVO : numéro de série et heures cellule hélicoptère.
CHARLIE : disponible ou indisponible.
DELTA : quantité et désignation en clair de l'article demandé.
ECHO : référence fabricant, nomenclature OTAN et référence TCI ou IPC.
FOX-TROT : numéro de série, heures de fonctionnement et date de pose sur l'aéronef de l'article défectueux.
GOLF : défectuosité constatée.
HOTEL : informations complémentaires.
INDIA : service et téléphone de la personne à contacter pour renseignements complémentaires.
SIGNE : nom du demandeur — service — numéro téléphone.
BT
NOTA : les textes en italique sont à remplir par le demandeur.
EXEMPLE DE MESSAGE DE DEMANDE DE RECHANGE.
Message. | No et date du message. |
|
URGENT — ROUTINE
FM CENTESVOL CAZAUX
TO SONTECALAT VALENCE
INFO SERCENAPROMAT VERSAILLES ETAMAT MONTAUBAN ETAMAT VALENCE SERPROGAERO PARIS
BT
NON PROTEGE
NMR 240012/BE/CEV/SMA/MA2 DU 13 MARS 95
OBJ : demande de rechange aéronef détaché.
REF : référence protocole de mise à disposition.
TXT
ALFA : GAZELLE SA 342 AATCP.
BRAVO : NMR 4049 — 811 HC.
CHARLIE : INDISPONIBLE.
DELTA : UN VE ARRIERE.
ECHO : REF 341 A 38 5000 02 — NNO 1615 14 336 4125.
FOX-TROT : NMR WAL 1726 — 400 HF — 25.08.92.
GOLF : MARQUAGE HORS TOLERANCE SUITE APPLICATION NE 763/SETM DU 10.02.92.
HOTEL : BESOIN URGENT.
INDIA : PISTE HELICO TEL 56 22 41 55.
SIGNE : nom du demandeur — service — numéro téléphone.
BT
ANNEXE II. MODELE DE PROTOCOLE PARTICULIER DE MISE A DISPOSITION.
Le but du « protocole particulier de mise à disposition » est de définir les dates, l'état du matériel à la livraison, la durée du prêt et plus généralement toutes les informations jugées utiles et nécessaires pour connaître et gérer l'affaire.
| Il doit obligatoirement faire référence à la présente instruction (1) ; il est par conséquent inutile de reprendre les dispositions communes figurant dans l'instruction de référence. Doivent y figurer (s'il y a lieu) :
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Dans la mesure où le rédacteur souhaite mettre l'accent sur certaines dispositions prévues par l'instruction de référence, il lui est conseillé de reprendre le titre de l'article concerné et, pour tout développement, de se conférer, sans le recopier, à cet article de la manière suivante :
« Cf. article …x…, paragraphe …y… de l'instruction de référence ».
Un dernier point pourra récapituler les articles de l'instruction de référence ayant fait l'objet d'une dérogation.
Figure 1. PROTOCOLE PARTICULIER DE MISE A DISPOSITION
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