1. Préambule.

1.1.

Le décret cité en première référence reconnaît aux services l'autonomie dans l'administration, la gestion et la surveillance des moyens mis à leur disposition pour remplir leur mission de soutien des forces. Dans ce cadre, le commissariat de l'armée de terre, responsable de l'organisation et du fonctionnement de l'ensemble des organismes du service, met en place des procédures pour évaluer les performances.

1.2.

Complémentaire de la démarche de pilotage qui constitue une méthode de commandement, l'audit permet de vérifier l'efficacité et l'efficience des activités du service. En outre, dans le cadre de la déconcentration des responsabilités, il permet de porter un jugement sur le bon usage des délégations de signature en matière de surveillance administrative et technique.

1.3.

Cette instruction a pour but de formaliser la démarche d'audit au sein de la chaîne commissariat. Elle en définit les principes et le processus.

2. Principes.

L'audit constitue une méthode pratique pour exercer la surveillance administrative et technique au sein du service. Il se traduit par l'examen, partiel ou exhaustif, de la régularité et de l'opportunité des actes d'administration et de gestion. Il permet d'apprécier les résultats obtenus, par rapport à la mission confiée et aux moyens utilisés.

2.1. Champ d'application de l'audit.

Les actions d'audit dans un organisme portent essentiellement sur :

• la régularité, la sincérité et la fidélité des écritures comptables ;

• le respect des lois, règlements, directives et procédures ;

• la conformité de l'organisation aux structures du service ;

• l'adéquation entre les moyens alloués, les missions et les objectifs fixés ;

• l'opportunité des décisions de gestion et de commandement ;

• le pilotage de l'organisme et des organismes rattachés (objectifs fixés, tableau de bord, plan d'action) ;

• la gestion des ressources humaines (qualification, effectifs, emploi, formation) ;

• l'emploi des ressources matérielles et financières (efficience) ;

• l'utilisation de l'outil informatique (sécurité, adéquation des architectures aux besoins, adaptation des applications) ;

• la protection du patrimoine.

Elles débouchent sur des propositions qui visent à corriger et améliorer le fonctionnement et les résultats de l'organisme audité.

2.2. Organisation.

2.2.1.

L'audit concerne tous les organismes du service. Il est réalisé à deux niveaux (voir le détail en ANNEXE I) :

• au niveau central : la direction centrale procède à l'audit des organismes centraux (SCERCAT, CEDICAT, SILT et BEDAT) et des directions régionales du commissariat (DIRCAT, DICOM TERRE outre-mer et DICOM TERRE OPEX) ;

• au niveau des organismes centraux et au niveau régional : le SCERCAT, le BEDAT et les DIRCAT, assurent l'audit des organismes qui leur sont subordonnés. La direction centrale peut cependant, en tant que de besoin, effectuer des audits dans des organismes relevant de ce niveau.

2.2.2.

Le bureau « audit, conseil de gestion » (ACG) de la direction centrale anime la fonction d'audit au sein du service. Il organise, en liaison avec les sous-directions de la DCCAT, les audits du niveau central pour les organismes implantés en métropole.

2.2.3.

Le bureau « affaires réservées relations publiques » (ARP) de la direction centrale est chargé de préparer les audits des DICOM OPEX et des DICOM outre-mer.

2.2.4.

Les bureaux « audit » des organismes centraux et des DIRCAT organisent les audits de leur niveau, en liaison avec les bureaux de leur direction.

2.3. Auditeurs.

Les auditeurs sont désignés, selon le cas, par le directeur central ou régional parmi les cadres de leur direction. Ils doivent pouvoir rester en fonction suffisamment longtemps pour acquérir et maîtriser la connaissance de l'audit.

Les auditeurs effectuent les vérifications qu'ils jugent opportunes dans leurs domaines respectifs de compétence. Ils ont libre accès à tous les documents et justificatifs nécessaires à leur étude. Le personnel des organismes audités est tenu de répondre sincèrement à leurs questions.

2.4. Forme de l'audit.

Compte tenu du temps nécessaire pour effectuer un audit sur place, un ordre de priorité est établi par domaine, en fonction des faiblesses prévisibles. Deux types d'audit sont retenus dans le commissariat :

• les audits dits « spécialisés » ou « thématiques » qui concernent un seul domaine ou une seule fonction (comptable et financier, logistique, informatique, ressources humaines, etc.). Ils sont entrepris en tant que de besoin, dans des conditions de déroulement adaptées à l'organisme audité ; une lettre de mission en détermine l'objet et les limites ;

• les audits globaux qui couvrent tous les domaines et activités de l'organisme ; ils constituent le cas général des audits effectués par les directions centrale et régionales.

2.5. Périodicité et critères de programmation de l'audit.

La périodicité de l'audit des organismes du service est :

• bisannuelle pour les organismes centraux, les DIRCAT et les DICOM TERRE outre-mer ;

• annuelle pour les organismes subordonnés aux SCERCAT, BEDAT et DIRCAT et pour les DICOM TERRE OPEX.

Néanmoins, quand la situation l'exige, les audits peuvent être entrepris sans périodicité fixe, voire inopinément, sur simple décision de l'autorité centrale ou régionale, selon le cas.

La programmation des audits tient compte de la spécificité des organismes et des risques qu'ils encourent ; ces derniers sont évalués à partir des critères suivants :

• dysfonctionnement constaté au cours des dernières visites ;

• temps écoulé depuis le dernier audit ;

• modification importante de l'organisation interne ou de l'environnement ;

• modification des charges de soutien ;

• atteinte des seuils d'alerte fixés dans le cadre du pilotage et du suivi de gestion.

2.6. Normes de l'audit.

Les normes générales de travail et d'information de l'audit des directions et organismes du commissariat de l'armée de terre sont identiques à celles définies par l'instruction technique citée en référence. Il convient cependant d'adapter les modalités d'investigation à l'esprit de l'audit du service.

3. Processus.

3.1. Programmation de l'audit.

Lorsque aucune raison ne justifie une action inopinée, l'audit fait obligatoirement l'objet d'une programmation.

3.1.1.

La programmation de l'audit est établie par les bureaux chargés de leur organisation, en liaison avec les organismes concernés afin que les dates retenues ne coïncident pas avec une activité opérationnelle majeure déjà programmée par ailleurs. Elle est arrêtée annuellement par :

• le directeur central pour les organismes centraux, les DIRCAT, les DICOM TERRE outre-mer et les DICOM TERRE OPEX ;

• le directeur du SCERCAT, le chef du BEDAT et les directeurs régionaux pour les organismes qui leur sont subordonnés.

3.1.2.

Le bureau organisateur établit pour chaque audit un emploi du temps précis sur lequel apparaissent le nom des auditeurs, les bureaux ou sections qu'ils vont auditer, ainsi que le jour et le créneau horaire de chaque intervention ⁽¹⁾.

3.1.3.

Le commandant de l'organisme audité désigne un correspondant unique chargé de mettre au point les modalités pratiques de l'opération, en liaison avec le bureau organisateur ⁽²⁾.

3.2. Préparation de l'audit.

Les missions d'audit sont préparées en tenant compte des particularités de l'organisme concerné et des caractéristiques de sa gestion. Un travail de recherche préalable est réalisé sur pièces, à partir :

• des synthèses annuelles d'audit qui constituent un « référentiel ».

• du dernier compte rendu d'audit où apparaissent les faiblesses et les points forts de l'organisme ;

• des anomalies éventuellement relevées depuis le dernier audit dans les documents comptables et de gestion (notamment les erreurs constatées lors des vérifications mensuelles sur pièces).

• des informations recueillies directement par les auditeurs auprès des organismes audités.

Cet ensemble de données permet aux auditeurs de sélectionner les domaines à examiner en détail et de renforcer l'efficacité de leur action sur place. Les travaux d'audit portent en priorité sur les domaines ou activités pour lesquels :

• les risques de fraudes et de non-respect des procédures sont élevés ;

• les dysfonctionnements constatés dans le passé sont nombreux et importants.

3.3. Audit sur place.

Les auditeurs se rendent sur place, selon l'emploi du temps arrêté par le bureau organisateur ⁽³⁾, afin d'y renconter les responsables de leur domaine. Ils effectuent leurs vérifications soit de manière exhaustive soit par sondage, en fonction des risques qu'ils ont évalués et du temps dont ils disposent.

Les faits importants sont validés et recoupés par des entretiens approfondis avec le personnel de l'organisme ainsi que par l'étude des indicateurs de surveillance interne (pilotage et suivi de gestion de l'organisme) et externe (suivi de gestion des formations). Les auditeurs peuvent émettre à tout moment des recommandations et les faire appliquer sur le champ lorsqu'ils le jugent indispensable.

3.3.1.

Les auditeurs profitent de leur présence dans les organismes pour conseiller dans leurs domaines respectifs de compétence, les informer des travaux en cours et relever les éventuels besoins en matière de formation.

3.3.2.

Immédiatement à l'issue de sa prestation, chaque auditeur fait une brève restitution au personnel concerné par le domaine audité. Les travaux d'audit donnent lieu à la mise à jour du « dossier individuel permanent », existant pour chaque organisme du service.

3.4. Excédents et déficits comptables.

Lorsque, au cours d'un audit, la vérification comptable révèle un excédent ou un déficit, il y a lieu de mettre en œuvre les dispositions réglementaires dont le détail figure en annexe II.

3.5. Restitution finale.

Les résultats de l'audit sont présentés oralement en fin de période, au cours d'une courte réunion sur place présidée par le directeur central ou régional, selon le cas. Cette démarche a pour but de faire connaître rapidement aux principaux responsables de l'organisme audité les dysfonctionnements majeurs relevés ainsi que les premières recommandations qu'ils appellent.

3.6. Rapport d'audit.

3.6.1.

Le rapport d'audit fait connaître au responsable de la formation auditée le détail des anomalies constatées. Sans être un descriptif exhaustif de l'organisme, il doit faire apparaître, outre les faits relatés lors de la restitution finale :

• la méthode ou les critères d'appréciation utilisés par l'auditeur, notamment lorsque les vérifications ont été effectuées par sondage ;

• l'énoncé des constats significatifs (points forts et faiblesses) ;

• les événements et éléments majeurs susceptibles, à terme, de porter atteinte aux droits des administrés, au fonctionnement et à l'intégrité du service ;

• le descriptif des causes présumées ou identifiées ;

• les recommandations d'amélioration et, lorsque l'urgence de la situation l'exige, les actions correctives ou de sauvegarde à appliquer sans délai ;

• les autorités ou entités responsables désignées pour redresser la situation.

3.6.2.

Le bureau responsable de l'organisation des audits établit le rapport d'audit à partir des rapports fournis par les auditeurs (rassemblés par sous-direction pour la DCCAT et par bureau pour les DIRCAT). Le rapport est adressé, dans le mois qui suit la restitution finale, au commandant de l'organisme concerné ainsi qu'aux autorités qui ont soit à en connaître, soit à intervenir dans la résolution des anomalies constatées.

3.6.3.

Lorsque le commandant de l'organisme audité est en désaccord (partiel ou total) avec le contenu du rapport, il peut exprimer ses opinions ou observations par écrit, sous forme de note qu'il adresse à l'autorité l'ayant audité (note qui est annexée au rapport définitif).

3.6.4.

Trois mois après la diffusion du rapport, le commandant d'organisme adresse à l'autorité l'ayant audité un compte rendu faisant ressortir :

• les actions entreprises ou envisagées pour résoudre les dysfonctionnements relevés ;

• les résultats obtenus ;

• les nouveaux développements liés à la situation ;

• les difficultés éventuellement rencontrées.

Le bureau responsable de l'organisation des audits est chargé, en relation avec les auditeurs, de suivre l'exécution des recommandations, de vérifier la mise en œuvre des décisions et de procéder aux relances nécessaires auprès des organismes ou responsables concernés.

3.7. Synthèse annuelle des audits.

En fin d'année, le SCERCAT, le BEDAT et les directions régionales, établissent la synthèse des audits qu'ils ont effectués. Cette synthèse fait apparaître :

• la liste des organismes audités, avec la justification du non-respect éventuel du programme annoncé ;

• les anomalies relevées durant l'année écoulée ainsi que les actions menées, en cours ou envisagées pour redresser les anomalies constatées au cours de l'année précédente ;

• les dysfonctionnements dont l'origine ou la solution sont du ressort d'un niveau supérieur.

Ces synthèses sont envoyées au bureau « audit-conseil de gestion » de la DCCAT avant le 30 janvier de l'année suivante. Afin de constituer une base de travail pour préparer le conseil de gestion, ce bureau établit la synthèse annuelle pour l'ensemble du service. Une partie des informations relevées au cours des audits pourra être insérée dans la base de données des activités du service (BDAS), selon des dispositions fixées par ailleurs dans le cadre de son utilisation.

3.8. Texte abrogé.

La circulaire n^o 64/DEF/DCCAT/BAG du 13 mars 1995 relative à l'audit des directions et organismes du commissariat de l'armée de terre, est abrogée.