INSTRUCTION N° 933/DEF/SGA/DAF/SDES/ES/3 relative aux modalités de remboursement des prestations de formation interarmées.
Du 03 février 2000NOR D E F F 0 0 5 0 2 7 9 J
La présente instruction a pour objet de définir les règles applicables aux remboursements des prestations interarmées en matière de formation. Elles ont vocation à s'appliquer notamment dans les protocoles relatifs aux actions de formation conclus entre les armées.
Les dispositions de la présente instruction ne sont applicables qu'aux protocoles négociés postérieurement à sa validation.
1. Dépenses donnant lieu à remboursement.
Le principe reconnu est le remboursement de l'intégralité des dépenses supplémentaires supportées par le prestataire en raison directe de l'accueil des stagiaires ou des élèves.
L' instruction interministérielle du 18 janvier 1984 relative à la participation des armées à des missions relevant d'autres départements ministériels précise que ce principe s'applique aux prestations participant aux activités d'intérêt général des services publics de l'Etat.
Par conséquent sont seules susceptibles d'être remboursées les charges encourues en raison du strict accueil des bénéficiaires de la prestation :
dépenses supplémentaires provoquées par une prestation occasionnelle ;
consommations de pièces ou de matières engagées du fait de l'accueil des stagiaires ou élèves à l'occasion d'une prestation de service répétitive entrant dans les missions habituelles financées par le budget de l'unité prestataire ou les crédits mis à sa disposition.
1.1. Rémunérations et charges sociales.
Cette catégorie de dépenses n'est jamais susceptible de remboursement.
Les dépenses des vacataires, dont l'intervention n'est liée qu'à la présence de stagiaires supplémentaires dans la formation considérée, donnent lieu à remboursement à hauteur de leur contribution et au prorata de la partie de la formation reçue par l'armée bénéficiaire.
1.2. Fonctionnement et soutien.
Le remboursement ne porte que sur la variation des coûts de la formation directement liée à la présence d'élèves supplémentaires ou d'éléments mis en place par le bénéficiaire chez le prestataire en raison de la formation considérée, dans la mesure où les charges correspondantes peuvent être isolées et affectées à la formation.
Sans préjuger de la disponibilité de données issues de la comptabilité analytique, la part remboursable d'une prestation de formation comprend les éléments suivants, déterminés au sens de l' instruction 2708 /DEF/SGA/DSF/AFF/BAC du 22 octobre 1996 relative au système de suivi et d'analyse des coûts de la fonction formation dans les écoles :
coûts directs des missions de formation ;
charges déversées des seuls moyens particuliers éventuellement consommés par la mission de formation considérée du fait de la présence de stagiaires supplémentaires ;
à l'exclusion des moyens généraux, des coûts indivis, et des soutiens reçus sauf lorsque les soutiens reçus donnent lieu à facturation, et dans la mesure où il est possible de les imputer directement sur les catégories pertinentes de coûts des missions de formation concernées.
Parmi les coûts ainsi rassemblés, sont ensuite retenus ceux qui relèvent des catégories de coûts au sens de l'instruction précitée qui par leur nature répondent au principe de remboursement énoncé plus haut (voir annexe). Il s'agit essentiellement des catégories de coûts 2 (soutien du personnel), 3 (fonctionnement général), 4.2 (carburants et combustibles opérationnels), 4.3 (entretien programmé des matériels militaires), 4.4 (consommation des munitions) ainsi que de certains éléments de la catégorie 5.1 (informatique générale, bureautique télématique) et 5.2 (moyens d'instruction des écoles).
1.3. Equipement et infrastructure.
Les dépenses d'équipement et d'infrastructure ayant le caractère de charges fixes ne sont pas susceptibles de remboursement, ni directement, ni sous forme de répercussion de charges d'amortissement.
Lorsque la fourniture de formation interarmées implique des investissements supplémentaires, financés notamment sur le titre V, le protocole détermine la contribution de l'armée bénéficiaire à la réalisation de ces investissements.
La mise en place durable au profit d'une formation nouvelle de moyens supplémentaires en immobilisations, en matériels ou en personnels d'instruction excède le cadre de la simple fourniture de prestation de formation. Elle fait l'objet des traitements organisationnels appropriés entre armées tels que la constitution en organisme à vocation interarmées (OVIA), de l'organisme de formation concerné avec les transferts budgétaires correspondants.
2. Justification des dépenses remboursables.
Les dépenses remboursables font l'objet d'une justification détaillée faisant apparaître le lien avec la prestation :
charge liée par nature à la venue du bénéficiaire ;
charge calculée au travers de l'emploi d'unité d'œuvre liée à la prestation (par tête, par unité de temps,…).
La charge par journée de formation stipulée par bénéficiaire doit correspondre à la journée effective de prestation reçue. Le calcul de la charge par journée résulte de la division du total des dépenses dans les catégories de coût pertinentes déversées, selon l' instruction 2708 /DEF/SGA/DSF/AFF/BAC du 22 octobre 1996 sur la formation considérée, par le nombre de journées-élèves délivrées effectivement.
La justification de dépenses sera, le cas échéant, complétée par une description des modalités de calcul des coûts employées : méthode, sources, clés retenues…
Les apports en nature d'une armée ont pour seul effet de diminuer le montant des dépenses remboursables dans la mesure où le complément de moyens apporté aura permis une baisse de charges supportées par l'établissement de formation pour le strict accomplissement de la prestation supplémentaire demandée. Ils ne doivent fonder aucun mécanisme de compensation, notamment en matière de rémunérations.
3. Règlement des prestations.
La facturation détaillée des dépenses est adressée à l'autorité bénéficiaire de la formation pour valoir certification du service fait et de l'exactitude de la dépense, et ouvrir la procédure de remboursement.
Le protocole précise l'autorité chargée d'effectuer le remboursement.
En dehors des cas où il est possible de procéder par arrêté de sous-répartition (comme au titre V), les règlements sont effectués par voie de cession (la procédure suivie étant ensuite fonction de la nature budgétaire du bénéficiaire : état de changement d'imputation au sein du ministère, titre de perception ou bordereau d'annulation pour les organismes extérieurs au ministère).
Les prestations fournies de manière répétitive par une armée à une autre, ou qui sont incluses dans un programme annuel préétabli, peuvent faire l'objet d'un état évaluatif ouvrant versement d'une avance dès le début d'année.
Les mouvements financiers entre deux armées peuvent être récapitulés dans un état recensant les dépenses de formation encourures par chacune au profit de l'autre au cours d'une année. Cet état, après validation réciproque, permet de calculer les dépenses les deux parties ouvrant droit à remboursement et de limiter le nombre d'opérations comptables de remboursement entre deux armées au cours d'une gestion.
4. Procédure de remboursement.
Chaque établissement dispensant une formation adresse le relevé des dépenses supplémentaires qu'il a constatées à l'organisme centralisateur dont il relève.
Les facturations détaillées des dépenses sont transmises par le cédant au service compétent désigné par le bénéficiaire aux fins d'établir la certification de l'exécution du service.
A réception de la certification du service fait, l'organisme centralisateur cédant engage la procédure de règlement par voie de cession auprès des gestionnaires de crédits concernés ou par arrêté de sous-répartition auprès des gouverneurs.
Jean-François HEBERT.
Annexe
ANNEXE I. Remboursement des prestations de formation interarmées.
Catégories de coûts prises en compte dans le calcul du montant facturable des prestations de formation interarmées. Les montants sont basés sur les données de coûts des missions de formation établis conformément à l' instruction 2708 /DEF/SGA/DSF/AFF/BAC du 22 octobre 1996 après déversement des moyens particuliers pertinents, et à l'exclusion du déversment des moyens généraux.
| Catégorie comptable. | Contenu. | Condition de déclenchement. | Coût à appliquer. | Imputations budgétaires. | ||||
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Terre. | Marine. | Air. | Gendarmerie. | DFP (*). | |||||
CATEGORIE 2, SOUTIEN DU PERSONNEL. | |||||||||
2.1. | Hébergement. | ||||||||
2.1.1. | Couchage, campement, ameublement. |
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2.1.2. | Fluide et énergies domestiques. | Chauffage, éclairage, eau, gaz, électricité, fioul domestique. | Forfaitaire. |
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2.1.3. | Charges diverses liées à l'hébergement. | Blanchissage des draps (1), nettoyage des locaux (2). | (1) Hébergement des stagiaires. (2) Forfaitaire. | Coût/jour. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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2.2. | Entretien immobilier. | ||||||||
2.2.1. | Entretien immobilier locatif. | Préciser si les locaux sont dédiés à l'instruction. | Locaux supplémentaires du fait des stagiaires. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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2.3. | Tenue du personnel. |
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2.3.1. | Habillement. | Effets particuliers et spéciaux (tenues de vol, tenues de pompiers). Lavage et nettoyage à sec. | Utilisation des effets. |
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2.3.2. | Autres dépenses. | Réparation d'effets spéciaux. | Utilisation des effets. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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2.4. | Santé et cadre de vie. | ||||||||
2.4.4. | Sports et loisirs, fonctionnement. | Délivrance de petit matériel. | Forfaitaire. | Coût/stagiaire. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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CATEGORIE 3. FONCTIONNEMENT GENERAL. | |||||||||
3.1. | Matériel et prestations courantes. | ||||||||
3.1.1. | Fonctionnement. | Entretien et délivrance des matériels d'usage courant (hors restauration, tenue, instruction, équipements particuliers et pédagogiques). | Forfaitaire. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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3.3. | Coûts généraux et divers. | ||||||||
3.3.1. | Frais généraux. | Fournitures diverses. | Forfaitaire. |
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3.3.5. | Télécommunications. | Téléphone (hors abonnements) poste (affranchissement). | Forfaitaire. |
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3.3.6. | Autres frais. | Hygiène et sécurité du travail. | Forfaitaire. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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CATEGORIE 4. ACTIVITES OPERATIONNELLES D'INSTRUCTION ET D'ENTRAINEMENT. | |||||||||
4.1. | Opérations, instruction et entraînement. | ||||||||
4.1.4. | Frais de déplacement instructeurs. | Frais de déplacement de soutien. | Déplacement lié au stage intéressé. | Charge directe. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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4.2. | Carburants et combustibles opérationnels. | ||||||||
4.2.1. | Carburants, ingrédients, lubrifiants aéro. | Utilisation des matériels. | Part consommation matériels. | Charge directe. |
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4.2.2. | Carburants, ingrédients, lubrifiants routiers. | Utilisation des matériels. | Part consommation matériels. | Charge directe. |
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4.2.3. | Carburants, ingrédients, lubrifiants flotte. | Utilisation des matériels. | Part consommation matériels. | Charge directe. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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4.3. | Entretien programme des matériels militaires. | ||||||||
4.3.1. | Rechanges consommés. | Entretien des matériels de combat. | Utilisation des matériels. | Coût au prorata durée d'utilisation. |
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4.3.2. | Entretien assuré par les établissements. | Entretien des matériels de combat y compris valeur apportée. | Utilisation des matériels. | Coût au prorata durée d'utilisation. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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4.4. | Consommation des munitions. | ||||||||
4.4.1. | Utilisation par le tir. | Valorisation des consommations. | Forfaitaire. | Charge directe. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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CATEGORIE 5. EQUIPEMENT ET PRESTATIONS PARTICULIERS. | |||||||||
5.1. | Informatique générale bureautique télématique (y compris matériel de bureau non informatisé). | ||||||||
5.1.1. | Fonctionnement. | Tous matériels de bureau liés à l'instruction. | Forfaitaire. |
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5.1.2. | Equipements. | Délivrance des équipements. | Achat de matériel du fait de stagiaires supplémentaires. | Charge directe. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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5.2. | Moyens d'instruction des écoles. | ||||||||
5.2.1. | Fonctionnement. | Délivrance de petits matériels d'instruction. Entretien et réparation des équipements (y compris équipements informatiques) et les contrats de maintenance afférents. | Forfaitaire. | Coût/stagiaire. |
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5.2.2. | Affrètements locations de véhicules civils. Transports civils d'affrètement. | Locations d'aéronefs, de véhicules terrestres. Affrètement de bâtiments. | Locations induites par les stagiaires supplémentaires. |
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5.2.3. | Transports et déplacements de soutien liés à l'instruction. | Déplacements temporaires. Frais d'escales des équipages d'aéronefs. Taxes d'aéroports. | Transports induits par les stagiaires supplémentaires. |
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5.2.5. | Vacations. | Frais concernant des personnels assurant : vacations, jurys, cours, enseignement. | Vacations dues aux stagiaires supplémentaires. |
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| Bilan/stage ou cours. |
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| Coût/stagiaire. |
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(*) Direction de la fonction militaire et du personnel civil. |