Préambule.

La surveillance administrative et technique, telle qu'elle est définie dans le décret cité en référence a), a pour but de « s'assurer que les besoins des formations sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires et d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre ».

En conséquence, elle comporte, d'une part, un contrôle de régularité, d'autre part, un contrôle d'opportunité et d'efficacité.

Organisme directement subordonné au chef d'état-major de la marine, le service technique des transmissions d'infrastructure de la marine (SERTIM) est un service auquel les règles d'organisation et de contrôle spécifiques aux services de soutien, définies dans le décret susvisé, ont été partiellement transposées en raison de ses attributions. A ce titre, le SERTIM est soumis à la surveillance administrative et technique de l'état-major de la marine et exerce lui-même une surveillance technique et administrative sur l'ensemble des SERTIM locaux.

Aux termes de l'instruction citée en référence d), la surveillance administrative exercée sur les SERTIM locaux est une des principales missions du SERTIM central : elle fait partie du « soutien, de la coordination et du contrôle des services techniques locaux des transmissions d'infrastructure de la marine ».

1. Objet de l'instruction.

L'instruction de référence c) dispose que « dans le cadre de ses compétences organiques, le chef du SERTIM exerce la surveillance administrative et technique » des SERTIM locaux. « Il en définit les règles et, pour la surveillance administrative, s'appuie sur les opérations de contrôle de régularité menées soit par les directions locales de travaux maritimes pour les SERTIM locaux soutenus par ce service soit par les directions des services de soutien {…} pour les autres SERTIM locaux. »

La présente instruction a pour objet de définir les modalités particulières mises en place par le chef du SERTIM pour assurer la surveillance administrative des SERTIM locaux. La surveillance technique n'est pas traitée dans la présente instruction.

2. Domaine d'application.

La présente instruction s'applique à l'ensemble des actes d'administration produits par les SERTIM locaux métropolitains pour assurer leurs missions. La situation des SERTIM outre-mer est régie par les textes applicables aux services des transmissions interarmées (STIA).

3. Contrôle interne.

Chaque SERTIM est soumis à un contrôle interne, défini et mis en œuvre par le chef du service pour s'assurer du bon fonctionnement de son service. Ce contrôle interne répond aux contraintes imposées par le chef du SERTIM central pour l'exercice de la surveillance administrative mais peut être élargi à la diligence du chef de service pour tenir compte des nécessités d'un contrôle de gestion local. De même, les chefs de SERTIM locaux peuvent demander le concours des organismes chargés de les soutenir localement, en particulier celui des directions locales des travaux maritimes, pour mettre en œuvre leur contrôle interne.

Les organismes assurant le soutien des SERTIM locaux sont définis dans l'instruction citée en référence c).

La surveillance administrative exercée par le chef du SERTIM porte également sur les modalités et l'effectivité du contrôle interne exercé par les chefs de SERTIM locaux, notamment dans les domaines définis pour l'exercice même de la surveillance administrative : cette appréciation a pour but d'évaluer l'efficacité de ce contrôle interne (ordres et moyens mis en place organisant le contrôle interne, existence de tableaux de bord ou d'indicateurs de gestion significatifs, etc.).

Le chef du SERTIM central définit, pour sa part, les modalités du contrôle interne applicables au SERTIM central dans une instruction particulière organique (IPO/SC/SAF/008).

4. Exercice de la surveillance administrative.

La surveillance administrative comporte :

• un contrôle de régularité ;

• un contrôle d'opportunité et d'efficacité (« contrôle de la gestion »).

Les audits, examens de dossiers et analyses d'indicateurs de gestion permettant l'exercice de la surveillance administrative font l'objet d'un programme annuel fixé par le chef du SERTIM mais peuvent être également menés ponctuellement sur sa décision.

Il est rappelé que la surveillance administrative est exercée indépendamment des inspections menées par les différentes autorités investies du pouvoir d'inspection, même si ces inspections peuvent comporter des actes de surveillance administrative.

Pour assurer la surveillance administrative des SERTIM locaux, le chef du SERTIM dispose, d'une part, du chef adjoint et des officiers du commissariat du SERTIM central, d'autre part, de la cellule de gestion et du personnel de la section « administration-finances ».

Il peut, en outre, demander le concours de tout organisme compétent dans des domaines spécialisés : directions du commissariat de la marine, directions des travaux maritimes, inspections du travail, trésoriers payeurs généraux, etc.

Il appartient aux directions centrales de soutien [direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM), direction centrale du commissariat de la marine (DCCM)] d'assurer les contrôles de régularité qui ressortissent à leurs domaines de compétence dans le cadre des actes administratifs que leurs directions locales assurent pour le compte du SERTIM local soutenu : gestion du personnel, actes d'achats, gestion de crédits, gestion du matériel en approvisionnement et en service, etc.

Toutefois, dans le cadre de la surveillance administrative qu'il est tenu d'exercer sur ses services locaux, et, en particulier, dans le cadre du contrôle de la gestion, le chef du SERTIM peut requérir auprès des directions de soutien tout élément d'appréciation et toute explication lui permettant d'analyser un fait qui a pu avoir une incidence sur l'activité du service contrôlé dans les domaines précités. Il peut notamment demander le concours des directions de services :

• pour des opérations complémentaires de surveillance administrative si la situation le justifie ;

• pour des opérations occasionnelles de surveillance administrative qui font l'objet d'une demande particulière officielle précisant l'objet du concours sollicité.

L'annexe III définit une liste de principe des documents qui pourront être consultés par le chef du SERTIM ou par ses mandataires à l'occasion des missions de surveillance administrative.

4.1. Contrôle de régularité.

Le contrôle de régularité est effectué soit sur place sous forme d'audits soit sur pièces adressées à l'échelon central :

• les audits sont menés par des « officiers délégués » par le chef du SERTIM : ces officiers délégués peuvent être soit le chef adjoint assisté d'un officier du commissariat soit un officier du commissariat soit un attaché de service administratif ; ces « officiers délégués » sont assistés de spécialistes dans les domaines administratifs soumis à leur audit ;

• les examens sur pièces sont confiés au commissaire du SERTIM qui se fait assister de ses chefs de groupe.

L'annexe I définit les domaines sur lesquels porte le contrôle de régularité.

4.2. Contrôle d'opportunité et d'efficacité.

Le contrôle d'opportunité et d'efficacité, appelé aussi « contrôle de la gestion », peut être effectué sur place à l'occasion d'un contrôle de régularité ou à l'échelon central par la cellule de gestion sous l'autorité du chef adjoint : dans ce dernier cas, il s'appuie essentiellement sur l'analyse d'indicateurs définis par la cellule de gestion et élaborés à partir de la comptabilité analytique et, de façon plus générale, sur l'exploitation des tableaux de bord permettant à la direction du SERTIM d'apprécier l'évolution de l'activité de chaque service et de comparer l'activité de chacun des services.

Le contrôle de la gestion doit permettre de rapprocher les résultats obtenus par le service avec des objectifs qui lui sont fixés par le SERTIM central : cette comparaison conduit à porter un jugement d'opportunité sur les moyens choisis par le service, voire directement sur les décisions administratives qui sont à l'origine de ces choix.

L'annexe II définit les domaines sur lesquels porte le contrôle de la gestion : ces domaines peuvent donner lieu à la détermination d'indicateurs de gestion.

4.3. Comptes rendus.

A l'issue de chaque mission de surveillance administrative, l'officier délégué rédige un compte rendu comprenant trois parties :

• la revue des anomalies et des irrégularités constatées comportant l'indication des mesures de redressement préconisées ;

• l'appréciation de l'organisation et du fonctionnement de l'administration assortie de propositions d'amélioration ;

• les propositions de modification des textes réglementaires et des textes d'application en vigueur qui se révéleraient inadaptés.

Ce compte rendu est adressé au chef du SERTIM qui le transmet en retour, assorti de ses directives, au SERTIM contrôlé.

5. Application de l'instruction.

La présente instruction est applicable dès sa publication.