1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement des foyers de l'armée de terre, dans le cadre des dispositions :

• de l'article premier du décret du 19 octobre 1939  ⁽¹⁾ modifié portant organisation des cercles d'officiers, de sous-officiers et de soldats de l'armée de terre ;

• du décret 81-732 du 29 juillet 1981 (1) modifié portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 02 novembre 1982  (1) modifié portant délégation de pouvoirs à certaines autorités militaires en matière d'organisation et de fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 26 juin 1997  (1) modifié relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées ;

• de l'arrêté du 9 juin 1997 (1) modifié portant délégation de signature.

Ces dispositions sont applicables à tous les foyers de l'armée de terre ⁽²⁾ quel que soit leur lieu d'implantation.

Nota.

Dans l'ensemble du texte, l'appellation «  directeur du commissariat » désigne le commissaire correspondant immédiat du commandant territorialement compétent (RT, COMTROUP, COMTERRE, …).

1.2. Vocation et organisation générale des foyers.

1.2.1. Règle générale.

Les foyers sont destinés à procurer aux militaires membres de droit et aux membres adhérents des activités sociales, culturelles et de loisirs organisées dans les garnisons ou à l'intérieur des unités, formations ou établissements militaires. Le bon fonctionnement de ces activités, qui contribuent principalement au bien-être des militaires du rang, représente un élément important du moral.

La décision de création définit les prestations obligatoirement assurées par les foyers et les conditions d'accès des bénéficiaires de ces prestations.

1.2.2. Régime juridique.

Les foyers sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale et administrés par un conseil d'administration.

Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière et sont habilités à recevoir des dons, legs ⁽³⁾ et des allocations (cf. 3.2.3.2 et 4.3.1.2). Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.

Ils n'ont pas de but lucratif.

L'ensemble de ces organismes est placé sous la tutelle du ministre de la défense. Ils ont la capacité d'ester en justice (3).

1.2.3. Exercice du pouvoir de tutelle.

Selon les dispositions de l' arrêté du 02 novembre 1982 modifié, les foyers sont soumis au contrôle d'une autorité de tutelle agissant par délégation du ministre de la défense dans les conditions définies ci-dessous. Cette tutelle s'exerce sur tous les actes à l'exclusion de ceux concernant :

• leur création et leur dissolution, l'acquisition de biens immobiliers ;

• l'opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et d'accepter des dons et legs (qui n'est pas déléguée à l'échelon des chefs de corps).

1.2.3.1. Foyers de corps de troupe ou d'école.

La tutelle des foyers de corps de troupe ou d'école de l'armée de terre est exercée par le chef de corps par délégation du ministre de la défense.

À ce titre, en particulier, le chef de corps désigne :

• le président et les membres du conseil d'administration (cf. 3.2) ;

• le directeur du foyer et son suppléant ;

• les membres de la commission participative ;

• le gérant titulaire et le gérant suppléant ;

• le personnel militaire et civil d'exploitation.

1.2.3.2. Autres foyers dont la tutelle est exercée par l'armée de terre.

La tutelle de ces foyers est exercée par une autorité ⁽⁴⁾ désignée par arrêté du ministre de la défense. Elle peut déléguer sa signature à l'un de ses adjoints.

À ce titre, en particulier, cette autorité désigne, sur proposition du chef du corps support du foyer ⁽⁵⁾, le cas échéant des autres chefs de corps de la garnison :

• le président et les membres du conseil d'administration (cf. 3.2)  ;

• le directeur du foyer et son suppléant ;

• les membres de la commission participative ;

• le gérant titulaire et le gérant suppléant ;

• le personnel militaire et civil d'exploitation.

1.2.4. Ayants droit.

1.2.4.1. Généralités.

Les foyers de l'armée de terre sont destinés à accueillir :

• les militaires du rang de cette armée quel que soit leur statut (appelé, volontaire de l'armée de terre, engagé volontaire de l'armée de terre, …) ou leur position administrative ;

• le personnel civil du ministère de la défense de rang équivalent en activité de service, membres adhérents de ces foyers.

Peuvent aussi, sur leur demande, faire partie d'un foyer en qualité de membre adhérent les personnes citées ci-après :

• les personnels militaires du rang retraités ou réservistes ;

• les conjoints survivants sur présentation d'un document justifiant cet état.

1.2.4.2. Membres des foyers.

Lorsque des foyers existent dans des villes de garnison, les militaires du rang en activité de service sont membres de droit. Les personnels civils du ministère de la défense de rang équivalent en activité de service sont membres adhérents de ces foyers.

1.2.4.3. Militaires du rang n'appartenant pas à l'armée de terre.

Les militaires du rang des armées de mer, de l'air et des services communs sont autorisés à fréquenter le foyer d'un corps ou d'une garnison.

Les militaires du rang des armées étrangères, en mission en France, ont accès à l'ensemble des prestations.

Si le maintien de la discipline et les nécessités du service l'exigent, ce libre accès peut éventuellement être suspendu, restreint ou supprimé sur décision, selon le cas :

• du chef de corps, s'il s'agit d'un foyer de corps de troupe  ;

• du commandant organique territorial, après avis du chef du corps support du foyer, s'il s'agit d'un foyer de garnison.

1.2.4.4. Autres cas.

Dans certains cas (formations isolées en métropole et outre-mer, etc.) d'autres personnes, notamment les familles accompagnant les ayants droit ou sur présentation de la carte de conjoint de militaire de la garnison, peuvent avoir accès aux foyers dans les conditions précisées par le règlement intérieur de chaque organisme.

Cette fréquentation ne doit en aucun cas apporter une distorsion dans le jeu normal de la concurrence vis-à-vis du commerce de proximité.

1.3. Activités.

1.3.1. Généralités.

Lieux de réunion, de détente et de distraction constitués à l'intérieur des casernements, les foyers :

• permettent aux militaires du rang de se procurer certains produits de consommation courante ;

• servent de support à l'activité de clubs d'information et de loisirs ;

• assurent le support juridique des manifestations organisées sous la responsabilité de l'autorité militaire ;

• peuvent être supports comptables de prestations liées à l'hébergement et/ou à la restauration, sur autorisation ⁽⁶⁾ du commandant organique territorial ;

• apportent leur concours, dans les conditions prévues par les textes en vigueur, au soutien de manifestations organisées sous l'égide d'associations (ou amicales) régies par la loi du 1er juillet 1901 (bulletin des lois du 2, p. 1273).

1.3.2. Prestations offertes.

Elles concernent essentiellement :

• la vente de denrées, boissons et articles d'usage personnel ;

• les activités bibliothèque, télévision, cinéma, jeux ;

• les différents clubs socio-éducatifs ;

• le salon de coiffure.

Le développement d'activités existantes, la création ou la suppression d'activités sont du ressort de l'autorité de tutelle, après délibération du conseil d'administration.

La commission participative est consultée quant à l'orientation et à l'animation à donner aux activités culturelles et de loisirs.

1.3.2.1. Salles de consommation et comptoirs de vente.

Les comptoirs de vente proposent généralement aux usagers des boissons, des produits alimentaires tels que casse-croûte, pâtisseries et confiseries, ainsi que des articles d'usage personnel (voir 1.3.2.1.3).

1.3.2.1.1. Boissons et denrées.

Les boissons dont la vente est autorisée dans les foyers sont limitées à celles des deux premiers groupes définis à l'article L. 1 du « code des débits de boissons et des mesures contre l'alcoolisme » (cf. ANNEXE III).

Le foyer doit contribuer à la lutte contre l'alcoolisme : ainsi la vente des boissons non alcoolisées doit être favorisée par une action systématique sur les prix et la vente des boissons du groupe II peut faire l'objet de restrictions permanentes ou temporaires.

La vente à emporter des boissons alcoolisées est interdite.

Certaines boissons et denrées peuvent être offertes à la vente dans des appareils de distribution automatique appartenant aux foyers ou faisant l'objet d'une convention. Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe VI.

1.3.2.1.2. Sorties à titre gratuit.

Les sorties à titre gratuit de boissons, denrées ou articles d'usage personnel (cadeau personnalisé, article de tradition, etc.) sont réalisées à partir du magasin du foyer au profit exclusif des membres.

Le montant annuel prévisionnel des sorties gratuites est soumis aux délibérations du conseil d'administration lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources et inscrit au point 1.6.1 de ce document.

Un programme prévoyant les emplois (imprimé N° 707/18), exprimés en termes physiques, est approuvé simultanément. Il peut être modifié en cours d'année par le conseil d'administration.

Toute demande de sortie gratuite doit être :

• rattachée à une action inscrite en programmation ;

• réalisée au profit de bénéficiaire(s) identifié(s) (liste nominative) ;

• formulée auprès du président du conseil d'administration.

Ces sorties sont autorisées par décision signée par le président du conseil d'administration.

La décision d'attribution doit être antérieure à la date de la réalisation de la sortie gratuite. Cette décision fait office de pièce justificative. Elle porte mention de l'objet de la prestation et de la référence au plan du financement. La facture de cession établie par le gérant y est annexée.

Les décisions sont archivées chronologiquement dans un classeur.

1.3.2.1.3. Articles d'usage personnel.

Les comptoirs de vente peuvent également proposer aux militaires du rang des articles d'usage courant : produits d'hygiène, articles de papeterie, etc.

Accessoirement, la gamme de ces produits peut être élargie à des articles à usage de cadeau ou propres à accroître le confort des usagers.

Toutefois, les autorités de direction des organismes ne doivent pas offrir à la vente des articles qui ne correspondent pas à la vocation normale des foyers : armes ⁽⁷⁾, etc.

Afin d'éviter une immobilisation trop importante de fonds par l'achat d'articles à faible taux de rotation et d'un coût unitaire élevé, le conseil d'administration peut autoriser le directeur du foyer à pratiquer le dépôt-vente.

Le déposant doit s'engager, par écrit, à supporter tous les risques (pertes, détériorations, vols, etc.) quelles qu'en soient les causes et les circonstances.

1.3.2.2. Clubs de loisirs éducatifs et clubs professionnels.

Les foyers supportent administrativement et soutiennent financièrement les clubs ⁽⁸⁾ créés par décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Les clubs de loisirs éducatifs offrent la possibilité aux militaires membres de droit et aux membres adhérents de pratiquer les activités de leur choix, qu'elles soient manuelles et techniques (photographie, radio-amateurisme, maquettisme, modélisme, etc.) ou culturelles et artistiques (dessin, musique, théâtre, ciné-club, etc.).

Les clubs professionnels sont des lieux d'échanges permettant de mettre en commun les expériences et de créer le contact avec les professions, par l'entretien de relations avec les organismes publics et privés. Ils sont ouverts aux militaires membres de droit et aux membres adhérents dont l'intérêt se porte vers une activité touchant une profession déterminée (agriculture, techniques audiovisuelles, etc.).

Chacun de ses clubs possède son propre règlement rédigé par le directeur du foyer et soumis pour approbation au conseil d'administration ; il est dirigé par un animateur bénévole qui présente tous les semestres son projet de budget au directeur du foyer en vue d'obtenir les autorisations d'engagement de dépenses.

Ces clubs peuvent, en outre, bénéficier de crédits budgétaires accordés au titre de la promotion sociale.

1.3.2.3. Bibliothèque.

Dans toute la mesure du possible, une salle de lecture est spécialement aménagée au sein des foyers.

Les ouvrages (livres, revues) sont achetés ⁽⁹⁾ sur les ressources propres de l'organisme qui peut, par ailleurs, souscrire des abonnements à différents journaux et périodiques de la presse régionale ou nationale.

Comme les clubs, les bibliothèques sont animées par des volontaires dont les fonctions sont décrites en annexe IX.

1.3.2.4. Salles de télévision, de cinéma, et espaces multimédias.

Une ou plusieurs salles de télévision est ou sont mises à la disposition des militaires du rang. Les horaires d'accès à ces locaux sont fixés par le règlement du foyer.

Bien qu'elle soit offerte à l'ensemble du personnel du corps (ou de la garnison), l'activité cinéma est généralement rattachée au foyer. Les modalités financières (tarifs réservés aux cadres, etc.) sont fixées par le conseil d'administration.

Un règlement particulier concernant cette activité est rédigé par le directeur du foyer, en liaison avec l'officier chargé des relations publiques. Ce règlement est soumis, pour approbation, au conseil d'administration.

L'espace multimédias regroupe tous les moyens d'accès à titre onéreux ou gratuit à l'ensemble des supports de diffusion massive de l'information (presse, radio, télévision, Internet, …) que le foyer met à la disposition de ses membres dans le cadre de son objet.

1.3.2.5. Salles de jeux.

Des jeux d'adresse manuels («  baby-foot  », billards, etc.) électriques ou électroniques, des appareils automatiques (billards électriques, électrophone automatique, jeux vidéo, etc.) peuvent fonctionner à l'intérieur des foyers.

Ces appareils sont :

• ou bien achetés dans le commerce par les foyers sur leurs fonds propres ;

• ou bien attribués aux foyers par dévolution de biens d'organismes dissous ;

• ou bien pris en location avec partage des recettes aux conditions fixées dans la convention de location (cf. ANNEXE VI) ;

• ou bien exploités par leur propriétaire en contrepartie du versement d'une somme forfaitaire ou proportionnelle fixée dans le contrat d'exploitation.

Dans ces deux derniers cas, c'est au propriétaire des appareils qu'échoit la responsabilité de leur fonctionnement et de leur sécurité.

L'achat et la prise en location de jeux de hasard permettant un gain pécuniaire ⁽¹⁰⁾ sont interdits.

1.3.2.6. Salon de coiffure.

Les matériels du salon de coiffure (mobilier et outillage) sont fournis par l'État à titre de première dotation. Leur renouvellement et leur entretien sont à la charge du foyer.

Le salon de coiffure, tenu habituellement par un (ou plusieurs) militaire du rang, peut être confié à un coiffeur civil. Dans ce dernier cas, un contrat, établi par le directeur du foyer et soumis à l'approbation du conseil d'administration, fixe les conditions de travail et de rémunération.

Afin de satisfaire aux obligations du service, la coupe de cheveux est gratuite pour le personnel appelé et volontaire de l'armée de terre.

Elle est assurée à titre onéreux pour les autres personnels qui acquittent une participation financière destinée uniquement à couvrir les coûts directs nécessaires à la coupe de cheveux.

Des prestations complémentaires de coiffure peuvent être assurées. Les tarifs en sont fixés par le conseil d'administration.

Les recettes correspondant aux activités cinéma et salon de coiffure sont prises en compte dans les conditions définies au point 4.4.5.7 de la présente instruction.

1.3.3. Externalisation.

Sur proposition du conseil d'administration et après approbation de l'autorité de tutelle, tout ou partie des prestations, peuvent être offertes par le foyer dans le cadre de convention(s) d'externalisation. Il peut notamment s'agir  :

• de la restauration rapide ;

• du bar ;

• de la billetterie automatique ;

• du cinéma ;

• des jeux informatiques ;

• du nettoyage de certains locaux.

La plus grande attention doit être portée à la rédaction de telles conventions (voir guide de rédaction en annexe XII) soumises pour avis préalable à la direction du commissariat (ou du commissariat de l'armée de terre de rattachement lorsqu'il existe).

1.3.4. Structure.

1.3.4.1. Points de vente.

Un foyer peut comporter un ou plusieurs points de vente créé(s) en fonction des effectifs concernés et de leur dispersion géographique, placé(s) sous la surveillance du conseil d'administration, du directeur et du gérant du foyer. Les responsables des points de vente sont dotés d'une avance en numéraire (cf. 4.4.5.3).

Dans le cas d'un détachement permanent dont l'éloignement ne permet pas aux militaires qui le composent d'utiliser le foyer ou une annexe du foyer de leur corps d'origine, ces militaires sont accueillis par le foyer d'un corps de rattachement ou dans l'un des points de vente de ce foyer.

Deux cas peuvent se présenter :

• le détachement et le corps de rattachement appartiennent au même commandement organique territorial : cette autorité désigne le corps de rattachement ;

• le détachement et le corps de rattachement appartiennent à deux commandements organiques territoriaux différents ; le commandant organique territorial d'accueil dont relève le détachement propose au commandant organique territorial d'origine la désignation d'un corps de rattachement.

Les chefs de corps exerçant la tutelle sur les foyers des deux formations doivent obligatoirement conclure un protocole d'accord.

À cet effet, le chef de corps du détachement établit un projet de protocole qui sera soumis, après avis du directeur du commissariat, à l'approbation du commandant organique territorial du corps de rattachement.

Ce protocole ⁽¹¹⁾ fixe notamment :

• la répartition des bénéfices réalisés sur les ventes ;

• les modalités de l'action socio-éducative à l'égard des militaires du rang (activités, types d'articles en vente, allocations de secours sur les fonds du foyer, etc.) ;

• les conditions de financement des équipements spécifiques.

1.3.4.2. Locaux.

Outre les locaux destinés à accueillir les différentes activités, le foyer comporte des locaux de service conçus en tenant compte des normes de sécurité :

• un bureau pour le gérant et, si nécessaire, un pour le comptable ;

• des magasins dont l'agencement doit être réalisé de manière à assurer la meilleure protection possible des marchandises et matériels entreposés ;

• afin de limiter les contraintes pesant sur le personnel, les mesures de protection passives (alarmes, télésurveillance) doivent être privilégiées par rapport à la mise en place de permanents ;

• des locaux sanitaires réservés respectivement au personnel d'exploitation du foyer et à la clientèle.

2. Création, modification nominale, dissolution.

2.1. Création.

2.1.1. Principe.

La création des foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.1.2. Création d'un foyer.

La décision de création d'un foyer est prise après examen d'un dossier de présentation établi par l'autorité exerçant la tutelle.

2.1.2.1. Dossier de présentation.

Ce dossier est constitué notamment :

• d'un rapport motivant la demande de création, et donnant l'effectif potentiel des usagers ;

• de la description détaillée de l'implantation (avec si possible photographies, plans de l'immeuble et des locaux, indication géographique) ;

• de l'énumération des activités du foyer  ;

• du devis des dépenses de première installation  ;

• d'un état présentant les mesures financières qui seront prises à l'échelon local pour aider à l'installation et au démarrage de l'organisme.

Ce dossier est soumis successivement pour avis  :

• au directeur du commissariat (par l'intermédiaire du commissariat de l'armée de terre de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au directeur du génie ;

• au commandant organique territorial, par la voie commandement, qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

2.1.2.2. Arrêté de création.

La décision de création est prise sous forme d'arrêté publié au Bulletin officiel. Elle précise la dénomination du foyer, son implantation, la date de mise en activité.

2.1.2.3. Procès-verbal de création.

Le commissaire de rattachement rapporte un procès-verbal de création du foyer.

Ce procès-verbal, se référant au décret 81-732 du 29 juillet 1981 modifié (cité en 2e réf.), à la présente instruction et à l'arrêté de création, mentionne notamment :

• la dénomination de l'organisme ;

• la date et le lieu de création  ;

• la composition du patrimoine initial (deniers et matières) et son origine ;

• les activités qui seront pratiquées.

L'original est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies conformes destinées :

• au foyer, pour ses archives ;

• au centre territorial d'administration et de comptabilité de rattachement (CTAC)  ;

• au directeur du commissariat (lorsque le procès-verbal est établi par le commissaire local)  ;

• au commandant organique territorial par la voie commandement ;

• au ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) à titre de compte rendu.

Les avenants au procès-verbal sont transmis dans les mêmes conditions.

2.1.3. Modifications d'activités.

Toute modification, telle que création ou suppression d'une ou plusieurs activités, fait l'objet d'une décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Une copie des décisions prises est adressée :

• au commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme qui dresse un avenant au procès-verbal de création ;

• au commandant organique territorial par la voie commandement.

2.1.4. Moyens mis en œuvre.

Un foyer est généralement installé dans des locaux du casernement affectés au corps de rattachement.

Il reçoit par ailleurs lors de sa création :

• une allocation de première installation et/ou une avance remboursable consentie sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide des foyers (cf. 4.3.1.2) ;

• des matériels fournis par le corps ou par les services pourvoyeurs à titre de prêt, ou éventuellement par d'autres foyers, en particulier à l'occasion de la dissolution de ces organismes.

2.2. Modification nominale.

2.2.1. Principe.

La modification nominale de foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.2.2. Modification nominale d'un foyer.

La décision de modification nominale d'un foyer est prise après examen d'un dossier de présentation.

Dès publication de l'arrêté, un procès-verbal de modification nominale est établi.

2.2.2.1. Dossier de présentation.

Établi par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la modification nominale du foyer, soit les raisons qui président à cette modification nominale (en règle générale, à la suite de la modification nominale du corps dont relève le foyer).

Ce dossier est soumis successivement pour avis :

• à l'autorité de tutelle du foyer ;

• au directeur du commissariat (par l'intermédiaire du CAT de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au commandant organique territorial qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

2.2.2.2. Arrêté de modification nominale.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de modification nominale du foyer précise notamment la nouvelle dénomination ainsi que la date de prise d'effet.

2.2.2.3. Procès-verbal.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme établit un procès-verbal de modification nominale.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de modification nominale, mentionne notamment  :

• la date de la modification nominale ;

• la nouvelle dénomination de l'organisme.

L'original du procès-verbal de modification nominale est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues au point 2.1.2.3.

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.3. Dissolution.

2.3.1. Principe.

La dissolution de foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) publié au Bulletin officiel des armées, partie annexe.

2.3.2. Dissolution d'un foyer.

La dissolution d'un foyer, proposée par le conseil d'administration, est demandée par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle à l'égard de l'organisme concerné.

Le projet de dissolution est adressé, par l'intermédiaire du commissariat de rattachement lorsqu'il existe, au directeur du commissariat, qui formule toutes propositions utiles pour la dévolution de l'avoir et des biens du foyer cessant ses activités.

Après avis du directeur du commissariat, le dossier est transmis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) par le commandant organique territorial, en vue de la prise de l'arrêté de dissolution du foyer.

2.3.3. Dévolution de l'avoir et des biens d'un foyer dissous.

Les deniers disponibles après liquidation des comptes sont versés au fonds non ministériel d'entraide des foyers (cf. 4.3.4.1) pour 80 p. 100 et au fonds ministériel d'entraide des foyers (cf. 4.3.5.1) pour 20 p. 100. Le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽¹²⁾, détenteur des fonds non ministériels d'entraide des foyers, est chargé de payer les dettes non encore réglées avant reddition des comptes.

Les marchandises restant en stock sont attribuées à titre onéreux à d'autres foyers sur décision du commandant organique après avis du directeur du commissariat.

Les matériels sont reversés, suivant leur origine, soit au corps, soit aux services pourvoyeurs.

Les matériels achetés sur les ressources du foyer ou provenant d'une dévolution antérieure sont attribués à d'autres foyers, ou le cas échéant, réformés ou vendus (cf. 4.2.2.3).

2.3.4. Procès-verbal de dissolution.

Un procès-verbal de dissolution est rapporté par le commissaire de rattachement. Ce procès-verbal se réfère aux textes cités dans le procès-verbal de création ainsi qu'à l'arrêté de dissolution. Il précise, outre la dénomination de l'organisme dissous, la date de prise d'effet, la dévolution des avoirs et le nom des personnes chargées de la reddition des comptes.

L'original est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies conformes recevant les destinations prévues au point 2.1.2.3.

2.4. Reddition des comptes.

2.4.1. Procédure.

Dès réception de l'arrêté de dissolution du foyer, le gérant procède dans les plus brefs délais, sous le contrôle du conseil d'administration et sous la conduite du directeur du foyer :

• aux opérations de clôture du livret de caisse d'épargne (capital et intérêts sont virés au compte courant du foyer) ;

• au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;

• à la liquidation des avoirs deniers et matières, aux conditions fixées par le commandant organique territorial, conformément aux dispositions du point 2.3.3 de la présente instruction  ;

• aux opérations de clôture du compte courant postal ⁽¹³⁾.

Les comptabilités deniers et matières sont alors transmises au commissaire pour vérification, après arrêté par le directeur du foyer et visa du président du conseil d'administration. Les archives comptables sont remises au CTAC (12), détenteur du fonds non ministériel d'entraides des foyers lequel est chargé de la reddition des comptes du foyer dissous, dans le cas où le recouvrement des créances ou le règlement des dettes n'auraient pu avoir lieu en totalité.

2.4.2. Archives.

Au terme de ces opérations, les archives administratives et comptables de l'organisme dissous sont versées au dépôt des archives administratives du commissariat de l'armée de terre ⁽¹⁴⁾.

3. Administration et direction.

3.1. Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers.

Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers, sont constitués par :

• le conseil d'administration et son président ;

• le directeur.

En outre, le président du conseil d'administration est assisté d'une commission consultative représentative des militaires du rang et désignée par le commandement. Elle peut être présidée par un membre du conseil d'administration autre que son président.

Cette commission participe à l'orientation et l'animation des activités culturelles et de loisirs des militaires du rang.

3.2. Le conseil d'administration.

L'administration des foyers est assurée par une assemblée délibérante, le conseil d'administration.

3.2.1. Composition.

Le conseil d'administration est composé  :

• d'un président, officier désigné par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle, les fonctions d'autorité de tutelle et de président du conseil d'administration (ou de directeur) sont incompatibles, de même que le cumul des fonctions de président du conseil d'administration du foyer avec celle du cercle ;

• de membres, au nombre de 3 au moins et 15 au plus, désignés par la même autorité d'une part parmi le personnel d'encadrement (officiers et sous-officiers) d'autre part parmi les militaires du rang du ou des corps intéressés et les personnels civils de rang équivalent.

Les militaires du rang et le personnel civil de rang équivalent doivent représenter au moins les deux tiers (2/3) des membres désignés. Les différentes catégories statutaires de MDR (appelé, volontaire de l'armée de terre, engagé volontaire de l'armée de terre) doivent, si possible, être représentées.

3.2.2. Mandat.

Le président et les membres du conseil d'administration sont désignés pour deux ans.

Ce mandat renouvelable cesse dans les cas suivants :

• retour à la vie civile ;

• mutation hors du corps ou de la garnison à l'intérieur desquels le foyer exerce ses activités.

L'autorité de tutelle procède à la désignation des nouveaux titulaires au fur et à mesure des départs de ce personnel.

Ces fonctions sont exercées à titre gratuit.

En cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, le président et les membres du conseil d'administration peuvent être démis d'office de leurs fonctions et leur responsabilité peut être engagée (cf. 3.6.1).

La décision de démission d'office et, éventuellement, d'engagement de la responsabilité de ce personnel appartient à l'autorité de tutelle.

3.2.3. Attributions.

Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président, au moins tous les six mois.

3.2.3.1. Modalités de fonctionnement.

Les réunions du conseil d'administration sont une activité de service et se déroulent pendant les heures de service.

Le président du conseil d'administration informe le commissaire de rattachement de la date de la convocation pour lui permettre d'assister aux délibérations, avec voix consultative, en tant que conseiller de gestion.

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres est présente.

Le directeur du foyer, ou son suppléant, assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Les délibérations du conseil d'administration sont consignées sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par l'autorité de tutelle. Elles sont signées par le président du conseil d'administration et portent les signatures des membres du conseil ainsi que l'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité.

3.2.3.2. Délibérations obligatoires.

Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes  :

• états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources), et décisions modificatives ;

• compte financier ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du foyer ⁽¹⁵⁾ ;

• fixation des tarifs des services et détermination des marges sur le prix des articles proposés à la vente ;

• modalité ⁽¹⁶⁾ d'embauche du personnel (15) ;

• demandes d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide ;

• acceptation des dons et legs (15) ;

• décision d'ester en justice (15).

3.2.3.3. Autres délibérations.

En outre, le conseil d'administration délibère pour :

• proposer à l'autorité de tutelle la création d'activités nouvelles ou la suppression d'activités existantes ;

• arrêter les dispositions à observer pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;

• approuver le règlement du foyer élaboré par le directeur selon l'exemple figurant en annexe II, ainsi que les règlements particuliers concernant les clubs et le cinéma ;

• autoriser l'ouverture d'un compte de dépôt auprès de la succursale de la Caisse d'Épargne ainsi que les opérations concernant la clôture de ce compte, les versements et retraits de fonds (cf. 4.3.2.2 et ANNEXE V) ;

• prendre, en cas de besoin, les mesures immédiates qu'exigeraient la sauvegarde des intérêts du foyer, la bonne marche des diverses activités ou le rythme des dépenses ;

• proposer à l'autorité de tutelle le montant annuel des allocations de secours à attribuer sur les fonds du foyer à des militaires du rang quelle que soit leur situation administrative ou à des sous-officiers accomplissant la durée légale du service et dont la situation est digne d'intérêt : le secours est accordé sur décision du chef de corps, cette responsabilité ne peut être déléguée (cf. ANNEXE XI) ;

• déterminer le montant de l'allocation attribuée au président des engagés volontaires (cf. 4.4.3.4.1) ;

• déterminer l'importance maximale des stocks à constituer pour permettre un approvisionnement régulier des points de vente, en fonction des effectifs et des ventes réalisées (cf. 4.4.4.1, dernier alinéa) ;

• fixer ⁽¹⁷⁾ le montant maximum des sommes à détenir par les responsables d'un fonds de trésorerie (coffre-fort du gérant et caisses des points de vente).

3.2.3.4. Attributions du président du conseil d'administration.

En dehors des périodes de réunion de l'assemblée, le président du conseil d'administration veille à l'application, par le directeur, de toutes les décisions du conseil d'administration. À ce titre, il est chargé de :

• viser les demandes d'ouverture et de clôture du compte courant postal et du compte local de la Caisse d'Épargne ;

• viser, avant envoi à l'autorité de tutelle, le programme d'emploi des ressources (cf. 4.4.2) et se faire présenter toutes les situations comptables ou de gestion ⁽¹⁸⁾ ;

• viser le registre des sorties gratuites ;

• procéder inopinément, au moins une fois par semestre, au contrôle des comptes deniers et matières du foyer. Il appose à cette occasion son visa sur les documents contrôlés  ;

• s'assurer de l'exécution par le directeur du foyer, au moins une fois par mois (et en dehors des arrêtés de fin de mois) du contrôle des comptabilités deniers et matières) ;

• signer les feuilles de vérification des comptes du foyer envoyées par le commissaire de rattachement ;

• assister à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonctions (mutation du titulaire) entre directeurs du foyer. À cette occasion il vise les comptabilités arrêtées par le directeur sortant.

Le président du conseil d'administration est assisté  :

• de la commission visée au point 3.1 ;

• à sa demande, du directeur des services administratifs et financiers (ou du chef des services administratifs) du corps support du foyer.

3.2.4. Décisions.

Les décisions du conseil d'administration sont adressées pour approbation à l'autorité de tutelle qui en accuse réception. En tant que conseiller technique pour le fonctionnement du foyer, le commissaire (ou le chef des services administratifs) du corps support du foyer peut être chargé par l'autorité de tutelle d'étudier ces décisions.

Elles deviennent définitives un mois après leur réception par la tutelle, à moins que l'autorité de tutelle n'y fasse opposition ou décide de prolonger ce délai d'un mois supplémentaire.

3.3. Le directeur.

3.3.1. Désignation.

Les foyers sont dirigés par un directeur désigné par l'autorité de tutelle. Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un directeur adjoint désigné dans les mêmes conditions.

Cette fonction ne peut être tenue plus de 7 (sept) ans consécutivement dans un même organisme.

Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les fonctions de directeur sont incompatibles avec celles de trésorier, de régisseur, de commissaire de corps de troupe ou de chef des services administratifs.

3.3.2. Attributions.

Le directeur du foyer exécute les décisions du conseil d'administration. Dans les domaines suivants, il doit notamment :

3.3.2.1. Réglementation et discipline.

Établir le règlement du foyer ainsi que les règlements particuliers à certaines activités et les soumettre à l'approbation du conseil d'administration.

Signer les contrats (embauchage du personnel civil, locations d'appareils, etc.).

Veiller à l'application de ces règlements, des instructions ministérielles et des décisions de l'autorité de tutelle.

Faire assurer par le gérant la bonne tenue générale et la discipline à l'intérieur du foyer.

Veiller à la bonne exécution du service.

Assister à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonction (mutation du titulaire) entre gérants. À cette occasion il contrôle les comptabilités des derniers et des matières et appose son visa daté sur les documents ainsi contrôlés.

Préparer la décision du conseil d'administration en cas de modification(s) envisagée(s) aux activités du foyer.

S'assurer du respect des règles d'hygiène et de salubrité (personnel, marchandises vendues).

Représenter le foyer en justice et dans tous les actes de la vie civile.

3.3.2.2. Activités à caractère social.

Préparer les propositions d'allocations de secours sur les fonds du foyer (cf. 3.2.3.3).

Tenir le carnet des secours (imprimé N° 707/7) ; le directeur conserve ce document en raison de son caractère confidentiel (cf. ANNEXE XI).

Viser le programme et le compte rendu d'emploi des allocations versées au président des engagés volontaires (cf. 4.4.3.4).

3.3.2.3. Sécurité des fonds, locaux et marchandises.

Proposer au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux, des matériels et des marchandises.

Préparer les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds, puis soumettre ces textes à l'approbation du conseil d'administration ; proposer toutes mesures d'actualisation de ces consignes et veiller particulièrement à leur application.

Veiller à ce que les consignes relatives à chaque activité soient connues de tout le personnel intéressé, notamment lors du changement de titulaire des postes concernés ou des suppléances.

Faire verser par le gérant au centre de chèques postaux du foyer ⁽¹⁹⁾ ou exceptionnellement dans la caisse du trésorier du corps ⁽²⁰⁾, les derniers en excédent du montant maximal du fonds de trésorerie fixé par le conseil d'administration.

3.3.2.4. Achats des denrées, boissons et articles.

Établir la liste des denrées, boissons et articles susceptibles d'être vendus ⁽²¹⁾ et proposer leurs prix de vente ainsi que les tarifs des services offerts aux usagers (cinéma, salon de coiffure, etc.) au conseil d'administration.

Faire appel à la concurrence pour les achats et demandes d'information concernant les prix, en privilégiant à tarif égal ou inférieur le recours aux approvisionnements fournis par les services et notamment les commissions de circonscription d'approvisionnement en denrées (CCAD), compte spécial des subsistances militaire (CSSM) et économat de l'armée de terre outre-mer notamment.

Constituer le répertoire des fournisseurs à contacter en vue des achats de denrées, boissons et articles.

Faire procéder aux achats de denrées, boissons et articles par le gérant, en respectant le niveau limite des stocks fixé par le conseil d'administration (cf. 3.2.3.3).

3.3.2.5. Contrôle des comptabilités.

Contrôler l'activité du gérant en veillant en particulier à la rentrée régulière des recettes et au paiement rapide des fournisseurs, contrôler la tenue de la comptabilité, contresigner les chèques établis et signés par le gérant sur le compte courant du foyer.

Procéder inopinément, une fois par mois, au contrôle de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois), des avances faites aux points de vente, et au recensement des marchandises et des matériels ⁽²²⁾.

Présenter chaque fin de mois au président du conseil d'administration, les documents comptables après les avoir vérifiés et arrêtés.

Procéder à l'arrêté des comptes et à l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de fonctions entre gérants (22).

Soumettre à la signature du président du conseil d'administration les feuilles de vérification des comptes du foyer (cf. 3.2.3.4).

Préparer le programme d'emploi des ressources du foyer (cf. 4.4.2) et le soumettre à la délibération du conseil d'administration.

3.3.3. Personnel d'exécution.

Le directeur du foyer a autorité sur le personnel d'exploitation de l'organisme. Il s'agit :

• du gérant ;

• du personnel d'exploitation ;

• le cas échéant, du personnel civil embauché par le foyer et rémunéré sur ses fonds.

3.4. Le gérant.

3.4.1. Désignation.

Le gérant du foyer est désigné par l'autorité de tutelle. Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement par un gérant désigné dans les mêmes conditions.

Cette fonction est incompatible avec celle de trésorier, de régisseur ou de gérant d'un autre organisme. Elle ne peut être tenue de plus de 7 (sept) ans consécutivement dans un même organisme.

3.4.2. Attributions.

Il est chargé, sous l'autorité et la surveillance du directeur, de tous les détails du fonctionnement de l'organisme.

À ce titre il doit notamment, dans les domaines suivants :

3.4.2.1. Fonctionnement général.

Diriger le personnel pour l'exécution de l'ensemble du service.

Assurer le bon fonctionnement du foyer et effectuer notamment les opérations suivantes :

• procéder aux achats de marchandises selon les directives reçues du directeur (cf. 3.3.2.4) et la procédure prévue au point 4.4.4.1 de la présente instruction ;

• surveiller les ventes de denrées, boissons et articles et s'assurer du respect des règles de salubrité les concernant ;

• faire restituer aux fournisseurs les emballages consignés ;

• veiller au respect des prix de vente ;

• veiller à la bonne tenue des locaux et à l'entretien des matériels ;

• veiller à l'application du règlement du foyer.

3.4.2.2. Tenue des comptes.

Établir et signer les chèques qu'il soumet au contreseing du directeur.

Signer, conjointement avec ce dernier, les demandes de retrait de fonds déposés au compte ouvert à la succursale locale de Caisse d'Épargne ⁽²³⁾.

Effectuer, aidé s'il y a lieu d'un ou plusieurs comptables, les opérations concernant les recettes et dépenses, les entrées et sorties de matériels et approvisionnements.

Tenir les divers registres et documents de comptabilité et de gestion énumérés au point 5.2 de la présente instruction, et les arrêter avant leur présentation au directeur du foyer.

Veiller à la sécurité des fonds détenus en caisse ou avancés aux responsables des points de vente, et à la sécurité des approvisionnements.

Arrêter la caisse une fois par semaine et porter les résultats sur le carnet de vérification de caisse.

Verser les fonds en excédent du plafond autorisé soit au centre de chèques postaux du foyer soit dans la caisse du corps (cf. 3.3.2.3).

S'assurer en permanence, en tant que comptable des deniers et matières de l'organisme, de la concordance entre :

• les écritures et la situation de caisse ;

• l'inventaire et les existants en magasin ;

• l'inventaire et l'existant des matériels en service.

Procéder inopinément, une fois par semaine, au contrôle de toutes les avances consenties aux responsables, des différents points de vente et en porter mention sur le cahier des prises en charges successives et vérifications de l'avance du point de vente (imprimé N° 707/4).

Effectuer, en présence du directeur du foyer, l'arrêté des comptes et l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de service entre gérants.

Assister aux passations ou remises de service entre responsables d'un point de vente et viser à cette occasion le cahier des prises en charge successives et vérifications de l'avance du point de vente (imprimé N° 707/4).

3.5. Les commissions.

3.5.1. Commission régionale des foyers.

3.5.1.1. Composition.

La commission régionale est composée :

• d'un président : le commandant organique territorial ou son adjoint ;

• du directeur du commissariat ;

• du directeur du génie ;

• d'un représentant de l'action sociale aux armées ;

• d'un représentant des MDR et, le cas échéant, du personnel civil de rang équivalent désigné par le commandant organique territorial.

3.5.1.2. Attributions.

3.5.1.2.1. Validation des programmes d'emploi des ressources (PER).

La direction régionale du commissariat de l'armée de terre (DIRCAT) présente à la commission régionale des foyers avant le 15 février :

• les PER des foyers qui sollicitent un prêt ou une allocation. Ils sont revêtus de l'avis de l'autorité de tutelle et du commissariat de rattachement ;

• une synthèse des autres PER en relevant les faits et les données de gestion pouvant intéresser l'échelon régional.

Après examen, et avant le 15 mars les PER sont approuvés par la commission.

La commission peut convoquer les directeurs des foyers dans le cadre de l'examen du PER.

3.5.1.2.2. Approbation des financements.

Décide entre autres des financements alloués à partir du fonds non ministériel d'entraide (cf. 4.4.2).

Propose des financements alloués à partir du fonds ministériel d'entraide.

3.5.1.2.3. Orientation de la gestion.

Examine les équilibres généraux de gestion des foyers au niveau territorial et peut se saisir des cas particuliers.

Fixe les mesures d'ordre social correspondant à la vocation des foyers.

Propose les priorités devant déterminer l'atteinte des objectifs fonctionnels des foyers.

3.5.1.3. Convocation.

La commission se réunit au moins une fois au mois de mars de chaque année.

Elle peut être convoquée par le commandant organique territorial autant que de besoin.

3.5.2. La commission participative.

L'organisation et le fonctionnement de la commission participative ayant à traiter des affaires relatives au foyer sont fixés par une instruction particulière ⁽²⁴⁾.

3.6. Mise en jeu de la responsabilité du personnel.

3.6.1. Principes.

Le président et les membres du conseil d'administration ⁽²⁵⁾, le directeur, le gérant et le personnel d'exploitation du foyer peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité dans les domaines disciplinaire, pécuniaire et pénal. Une même faute peut faire l'objet d'une sanction touchant un ou plusieurs de ces domaines, dans les conditions définies ci-dessous.

La responsabilité du personnel civil embauché par l'organisme peut être engagée suivant les dispositions édictées par son contrat de travail.

3.6.2. Nature des sanctions encourues.

3.6.2.1. En matière disciplinaire.

Les punitions disciplinaires qui peuvent être infligées aux militaires, pour manquement au devoir ou négligence, sont celles définies par le règlement de discipline générale dans les armées ⁽²⁶⁾.

3.6.2.2. En matière pécuniaire.

Les militaires sont pécuniairement responsables en cas de faute personnelle détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel ⁽²⁷⁾. Le montant de l'imputation découlant de la mise en jeu de la responsabilité ne peut dépasser la valeur de ce préjudice.

3.6.2.3. En matière pénale.

Elle n'est pas exclusive de l'une ou l'autre des sanctions précédemment décrites et peut s'exercer notamment dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé, ou ayant eu pour but de causer, un préjudice matériel au foyer.

4. FONCTIONNEMENT.

4.1. Règles de fonctionnement.

L'activité des foyers, organismes à vocation sociale et culturelle sans but lucratif, doit toujours être subordonnée à leur rôle éducatif et de détente, à l'exclusion de tout aspect purement commercial.

Sous réserve de l'aide qui leur est apportée conformément aux dispositions de la présente instruction, les foyers font face, avec leurs ressources propres, à leurs dépenses de fonctionnement courant.

Toute dépense concernant l'achat (ou le renouvellement) des matériels à la charge des foyers doit être mentionnée dans le programme d'emploi des ressources (cf. 4.4.2).

4.2. Locaux et matériels.

4.2.1. Locaux.

4.2.1.1. Bâtiments du domaine de l'État.

Les foyers sont en principe installés dans les locaux du corps support. Aucun loyer n'est dû pour cette occupation.

L'entretien locatif de ces locaux est à la charge du corps, ou service du génie dans les conditions réglementaires. Peuvent toutefois être à la charge du foyer les travaux d'aménagement ⁽²⁸⁾ que le conseil d'administration jugerait nécessaire de faire entreprendre.

4.2.1.2. Autres bâtiments.

Exceptionnellement, à défaut de bâtiments du casernement disponibles ou en cas d'impossibilité majeure, les foyers peuvent être installés ⁽²⁹⁾ dans des immeubles appartenant :

• à l'État ;

• à des collectivités locales ;

• à des particuliers.

Dans ces deux derniers cas, les locaux sont pris à bail par le service du génie qui acquitte les frais de location.

Lorsqu'un foyer est installé dans des locaux loués, les réparations locatives ⁽³⁰⁾ sont à la charge de l'État. Les travaux d'entretien courant plus importants incombent au propriétaire. Les travaux d'amélioration reconnus indispensables sont à la charge du service du génie après accord avec le bailleur.

4.2.1.3. Impôts directs et taxes assimilées concernant les locaux.

L'annexe VII définit en particulier les conditions d'imposition des foyers relatives aux locaux dont ils sont attributaires.

4.2.2. Matériels d'équipement et d'ameublement.

4.2.2.1. Mise à disposition.

Les matériels d'équipement courant et d'ameublement des foyers sont généralement fournis et renouvelés gratuitement par l'État.

Ces matériels peuvent également provenir ⁽³¹⁾  :

• de la dévolution des matériels et mobiliers de foyers dissous ;

• d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres foyers ;

• de prêts du corps ou des services pourvoyeurs ;

• d'achats dans le commerce réglés sur les ressources du foyer (les matériels sont achetés par le directeur après délibération du conseil d'administration portant approbation des modèles et des prix) ;

• de dons ou de legs.

L'initiative en matière d'aménagement des locaux appartient au conseil d'administration qui doit veiller ⁽³²⁾ à l'adaptation de l'installation aux goûts et au confort, en évitant d'obérer trop lourdement la situation financière du foyer (dépenses somptuaires, etc.).

4.2.2.2. Cessions et ventes.

Lorsque, par suite de modifications d'activités ou pour tout autre motif, des matériels ou mobiliers sont excédentaires par rapport aux besoins du foyer, les dispositions suivantes sont appliquées (31) :

• s'ils proviennent de prêts, ils sont reversés, sur proposition du conseil d'administration, dans le magasin du corps ou du service pourvoyeur intéressé ;

• s'ils proviennent d'une dévolution antérieure ou s'ils ont été réalisés par le foyer sur ses ressources, ils peuvent être dévolus ou cédés, après délibération du conseil d'administration et approbation de l'autorité de tutelle, à des organismes analogues ou vendus dans le commerce local.

4.2.2.3. Réforme.

Lorsque l'état des matériels ou des mobiliers justifie leur réforme, le conseil d'administration prend, sur proposition du directeur du foyer, les dispositions suivantes :

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers prêtés, il propose le reversement dans le magasin du corps ou au service pourvoyeur ;

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer, il prononce la réforme et fixe la destination à donner aux objets réformés (destruction ou vente).

Le gérant fait recette du produit des ventes de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer : à cette occasion, il établit une pièce de caisse.

En cas de dissolution de l'organisme, la destination à donner aux matériels lui appartenant est précisée au point 2.3.3 de la présente instruction.

4.2.3. Sécurité et contrats d'assurance.

4.2.3.1. Mesures de sécurité.

Le directeur du foyer propose au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux où est admis le public ⁽³³⁾ et contracte une assurance (de préférence multirisques) selon les modalités définies ci-après.

4.2.3.2. Assurances.

4.2.3.2.1. Incendie.

Les foyers doivent conclure un contrat d'assurance les garantissant contre les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'État ;

  • aux objets mobiliers et articles dont ils sont propriétaires ou qui sont mis à leur disposition par des tiers ;

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées et dont ils peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaires, etc.) ;

• recours des tiers ou voisins relatifs à ces dommages ;

• risques locatifs, lorsque les foyers occupent des locaux ne relevant pas du domaine de l'État.

4.2.3.2.2. Responsabilité civile.

4.2.3.2.2.1. Cas général.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité mais qui ne peut être inférieur à 5,9 millions de francs (valeur 1991) pour  :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés aux foyers (y compris ceux d'intoxication alimentaire) et causés par le personnel qu'ils emploient, les matériels qu'ils utilisent, les locaux ou immeubles qu'ils occupent et les activités pratiquées ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

4.2.3.2.2.2. Manifestations organisées dans les locaux des foyers.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire, adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

4.2.3.2.3. Vol.

Dans la mesure où le foyer fait insérer une clause le garantissant contre les risques de vol, le contrat doit prévoir la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux  :

• par des individus ayant pénétré dans ces locaux, soit par effraction ou escalade, soit à l'aide de fausses clés ;

• lorsqu'il est établi que les voleurs se sont laissés enfermer dans les locaux clandestinement, c'est-à-dire à l'insu des personnes responsables de la sécurité des lieux ;

• pendant un incendie.

Le contrat doit également garantir des infractions consécutives au vol ou à la perte des clés des locaux.

Les clauses types devant obligatoirement figurer dans le contrat, mises à part les garanties définies ci-dessus, concernent :

• la durée de la police : un an renouvelable  ;

• les conditions de résiliation  :

  • par le souscripteur (avec préavis de trois mois au moins) ;

  • par la compagnie d'assurances (en cas de non-paiement des primes par le souscripteur, de non-application des mesures de sécurité à respecter dans des locaux où est admis le public, etc.) ;

  • de plein droit (en cas de dissolution du foyer, en cas de perte totale des biens assurés résultant d'un événement non garanti par le contrat, en cas de réquisition, etc.) ;

  • l'habilitation de l'État à intervenir directement en cas de sinistre, par subrogation explicite dans les droits de l'organisme assuré, contre la compagnie d'assurances ;

  • la renonciation du recours contre l'État.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et boissons pris en location, qui doivent être assurés par le propriétaire ;

• les articles placés en dépôt-vente, qui demeurent sous la responsabilité du déposant (cf. 1.3.2.1.3).

4.3. Ressources.

4.3.1. Origine des ressources.

Les foyers couvrent l'ensemble de leurs dépenses par des ressources qui comprennent :

• les participations de l'État aux frais de fonctionnement ;

• les recettes relatives aux prestations ;

• les secours, avances ou prêts des fonds d'entraide ;

• les dons et legs ;

• les produits des aliénations de leurs biens propres.

Tous les membres des foyers acquittent les prestations qui leurs sont fournies selon le tarif fixé par le règlement du foyer.

4.3.1.1. Ressources internes.

Elles concernent essentiellement les recettes provenant :

• de la vente des denrées, boissons et articles  ;

• du salon de coiffure  ;

• de la vente des tickets de cinéma  ;

• des appareils à jeux et des distributeurs automatiques de denrées et boissons  ;

• de la quote-part des bénéfices réalisés à l'occasion des manifestations organisées dans les corps de troupe de l'armée de terre et organismes considérés comme tels ⁽³⁴⁾  ;

• de la vente de matériels appartenant en propre aux foyers et devenus sans emploi ou réformés  ;

• de la sous-traitance d'activité générant un bénéfice.

4.3.1.2. Ressources externes.

Elles peuvent avoir diverses origines  :

• libéralités, dons ou legs exempts de conditions, de charges ou d'affectations immobilières, dont l'acceptation doit être soumise à l'avis préalable du commissaire chargé de la vérification des comptes du foyer (cf. 3.2.3.2) et à la décision de l'autorité de tutelle après délibération du conseil d'administration ⁽³⁵⁾  ;

• participations de l'État aux frais de fonctionnement  ;

• allocations ou avances provenant du fonds non ministériel d'entraide et attribuées par le commandant organique territorial (cf. 4.3.4.1).

4.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers du foyer, suivi sur le territoire métropolitain, dans les DOM-TOM et à l'étranger, en unité monétaire désignée (UMD), est constitué par l'avoir en caisse (numéraire et valeurs de caisse), les fonds déposés au centre de chèques postaux (ou à la banque, uniquement à l'étranger et après avis de la direction du commissariat), ainsi que ceux placés au titre de divers placements.

4.3.2.1. Compte courant postal.

Les foyers disposent obligatoirement d'un compte courant postal. Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger, s'il n'existe pas de centre de chèques postaux, le compte courant du foyer peut être ouvert auprès des services du Trésor français ou, exceptionnellement, dans une banque. L'ouverture ou la clôture du compte courant postal et les opérations sur ce compte sont réalisées selon les modalités fixées par l'annexe IV de la présente instruction.

4.3.2.2. Placements des avoirs.

Les avoirs disponibles des foyers peuvent faire l'objet de différents placements effectués sur décision du conseil d'administration et sous la responsabilité du président de ce conseil.

L'annexe V de la présente instruction précise les conditions dans lesquelles ces placements peuvent être effectués.

4.3.2.3. Sécurité des fonds et des recettes.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds (système de garde et/ou dispositif d'alerte électronique) sont élaborées par le directeur du foyer qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent prévoir :

• les mesures de sécurité concernant les recettes journalières encaissées par les responsables de points de vente (cf. 4.4.5.4 et 4.4.5.5) ;

• le montant maximum ⁽³⁶⁾ :

  • des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables de points de vente.

Elles sont incluses dans les mesures de sécurité à appliquer par le personnel participant à la garde du casernement et à la sécurité des installations.

4.3.2.3.1. Les fonds.

La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre-fort installé dans le bureau du gérant et scellé au mur et/ou dans le plancher.

Le gérant en exercice détient la clé du coffre-fort, le président du conseil d'administration en conserve le double.

Le gérant en exercice est seul à connaître la combinaison permettant l'ouverture. Toutefois une enveloppe cachetée, contenant cette combinaison, est détenue par le président du conseil d'administration. La combinaison doit être changée après chaque passation de consignes entre le gérant et son adjoint, ou au moins tous les six mois.

4.3.2.3.2. Les recettes.

Chaque responsable de point de vente doit disposer :

• d'une caisse enregistreuse (ou d'un tiroir-caisse) offrant toutes garanties de fermeture et de sécurité ;

• d'un coffret métallique avec serrure de sûreté (coffret de sûreté) destiné à recevoir les fonds existant lors de la fermeture des locaux.

À la fin de sa journée de travail, le gérant :

• collecte les fonds détenus par chaque responsable de point de vente et en délivre reçu ;

• dépose ces fonds dans le coffre-fort du foyer.

Dans le cas d'un détachement permanent dont l'éloignement ne permet pas au gérant d'effectuer la collecte des fonds détenus par chaque responsable de point de vente, il pourra être désigné, par l'autorité de tutelle, des suppléants au directeur et au gérant titulaires, ayant délégation pour effectuer les versements et retraits sur le compte de dépôts.

Le produit des recettes encaissées ultérieurement, au cours de la soirée, ainsi que les dimanches et jours fériées, est déposé par chaque responsable dans son coffret de sûreté qu'il ferme à clé. Les coffrets sont alors confiés à la garde ⁽³⁷⁾  :

• de l'officier de permanence ou du chef du poste de sécurité ;

• du personnel de permanence au foyer, s'il existe (point 1.3.4.2).

Le lendemain les coffrets sont remis au gérant, au début de sa journée de travail, pour être restitués aux responsables des points de vente.

4.3.3. Fonds d'entraide des foyers.

Dans le but d'aider les foyers, de faciliter l'établissement de ceux nouvellement créés ou de favoriser les améliorations à apporter aux foyers existants, il est institué  :

• un fonds non ministériel d'entraide des foyers dans chaque région terre ou territoire ;

• un fonds ministériel d'entraide des foyers.

4.3.4. Fonds non ministériels d'entraide.

4.3.4.1. Ressources.

Les ressources des fonds non ministériels d'entraide proviennent :

• du versement quadrimestriel ⁽³⁸⁾ par chacun des foyers ⁽³⁹⁾ d'une quote-part fixée à un pour cent (1 p. 100) des recettes, visées au point 4.3.1.1 à l'exclusion des ventes sans bénéfice, encaissées au cours du quadrimestre écoulé ;

• des apports en deniers provenant de la dévolution des actifs de foyers dissous (cf. 2.3.3) ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation de la commission régionale des foyers ;

• des allocations accordées par le fonds ministériel ;

• du remboursement par les organismes des avances qui leur ont été consenties.

Outre-mer, lorsque le nombre de foyers ne permet aucune compensation entre eux, et sur décision du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) il n'est pas constitué de fonds non ministériels d'entraide. La quote-part habituellement versée à ce fonds reste acquise au foyer. Cette revenant au fonds ministériel d'entraide (cf. 4.3.5.1) continue à être versée : son montant est fixé à un millième (1 p. 1000) du chiffre d'affaires réalisé ⁽⁴⁰⁾.

4.3.4.2. Fonctionnement.

Les fonds non ministériels d'entraide détenus et comptabilisés par le CTAC de rattachement ⁽⁴¹⁾ sont gérés sous l'autorité du commandant organique territorial. Cette autorité décide de leur emploi, après consultation du directeur du commissariat.

L'aide apportée aux foyers par les fonds non ministériels d'entraide doit correspondre à un besoin réel : en aucun cas ces fonds non ministériels ne doivent faire l'objet d'une répartition systématique.

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) peuvent être formulées :

• lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources du foyer (cf. 4.4.2) ;

• éventuellement, au moment de la création d'un foyer (cf. 2.1.4) ;

• exceptionnellement, en cours d'année, pour faire face à des événements imprévisibles (non prévus par conséquent dans le programme d'emploi des ressources).

Ces demandes sont revêtues de l'avis de l'autorité de tutelle (et du commissariat de rattachement lorsqu'il existe) puis adressées à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre (DIRCAT) qui les transmet pour décision à la commission régionale des foyers.

Les décisions d'attributions d'allocations ou d'avances remboursables doivent toujours être motivées. Dans le cas d'une avance remboursable, la décision précise les conditions et délais de remboursement.

Si, après dissolution d'un foyer, les opérations de liquidation des comptes font apparaître des dettes qui ne peuvent être entièrement payées sur son avoir, le règlement de ces dettes doit être effectué sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide auquel le foyer dissous cotisait.

Le directeur du commissariat est obligatoirement consulté préalablement à toute décision d'attribution d'une allocation (ou d'une avance remboursable) ou d'une mise à la charge du fonds non ministériel d'entraide de dettes qui n'ont pu être réglées sur l'avoir d'un foyer dissous.

Des allocations ponctuelles peuvent être accordées par le commandant organique territorial sur le fonds non ministériel d'entraide des foyers pour financer :

• des prestations en nature destinées aux militaires du rang participant aux opérations extérieures ou intérieures ;

• des dépenses occasionnées par des actions de cohésion engagées au profit des militaires du rang.

4.3.5. Fonds ministériel d'entraide.

4.3.5.1. Ressources.

Les ressources du fonds ministériel d'entraide proviennent du versement effectué, par les CTAC (et, outre-mer, par les corps de troupe), détenteurs des fonds non ministériels d'entraide :

• d'une quote-part ⁽⁴²⁾ fixée à dix pour cent (10 p. 100) du montant des sommes versées par les foyers sur le fonds non ministériel  ;

• d'un pourcentage fixé à vingt pour cent (20 p. 100) des sommes provenant de la liquidation des biens et de l'avoir des foyers dissous ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation du ministre [direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT)] ;

• des apports en deniers provenant d'un fonds non ministériel lorsqu'un commandement territorial est dissous.

4.3.5.2. Fonctionnement.

Le fonds ministériel est détenu et comptabilisé par un centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) désigné par le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) établies par le commandant organique territorial, et revêtues de l'avis du directeur régional du commissariat, sont adressées à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration budget finances).

Ces demandes doivent comporter toutes indications et justifications concernant l'objet de l'allocation sollicitée et mentionner la participation éventuelle du fonds non ministériel d'entraide des foyers au financement de l'opération pour laquelle la demande est établie.

Les allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide sont directement mises en place auprès du foyer auquel est rattaché l'organisme bénéficiaire.

Dans le cas d'une avance remboursable, la décision d'attribution fixe les conditions et délais de remboursement.

Des allocations ponctuelles peuvent être accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide des foyers pour financer :

• des prestations en nature destinées aux militaires du rang participant aux opérations extérieures ou intérieures ;

• des dépenses occasionnées par des actions de cohésion engagées au profit des militaires du rang.

4.3.6. Fonds d'intervention.

Les ressources mises à la disposition de certaines autorités militaires dans les conditions précisées par l' instruction 1665 /DEF/DCCAT/AG/CT du 19 décembre 1991 (BOC, p. 4441) en refonte peuvent être comptabilisées par le foyer sur un compte intitulé « fonds d'intervention  ».

Ces fonds ne peuvent en aucun cas être alimentés à partir des ressources propres du foyer.

4.4. Utilisation des ressources.

4.4.1. Principes.

Les foyers doivent faire face, avec l'ensemble de leurs ressources, à leurs dépenses de fonctionnement et d'entretien courant, ainsi que le cas échéant aux travaux d'amélioration.

Afin de permettre les dépenses d'amélioration, des réserves sont constituées dans les limites fixées par l'autorité de tutelle.

Ces ressources ne doivent en aucun cas être utilisées au financement d'opérations pour lesquelles le corps support dispose de dotations spéciales  : solde, alimentation, casernement, etc.

En ce qui concerne les denrées, boissons et articles vendus par le foyer, tout autre procédé que l'achat ou la vente au comptant est prohibé. Toutefois, la possibilité de paiements échelonnés peut être admise pour le règlement de certains matériels d'équipement du foyer (téléviseur, machine à café, etc.) après consultation du commissaire local.

4.4.2. Programme d'emploi des ressources.

À la fin de chaque année, il est établi un programme d'emploi des ressources (PER) du foyer pour l'année suivante. Ce programme (imprimé N° 707/12) établi en trois exemplaires revêt un caractère pluriannuel pour les réalisations importantes.

Il s'agit d'un état prévisionnel des recettes et des dépenses qui, présenté par grands objectifs ⁽⁴³⁾, doit constituer le « plan d'action  » du conseil d'administration de l'organisme. Il comporte à cet effet toutes indications relatives à la gestion (améliorations, remplacement de matériels arrivés à limite d'usage, achat de nouveaux matériels, création de nouvelles activités)  : les dépenses correspondantes sont chiffrées.

Si le foyer ne sollicite aucune aide sur le fonds non ministériel d'entraide, le programme, une fois approuvé par la direction locale du commissariat est renvoyé directement à l'organisme. Un exemplaire est transmis à la commission régionale des foyers.

4.4.3. Dépenses.

Les dépenses effectuées par les foyers doivent être en conformité avec la vocation sociale, culturelle et de loisirs de ces organismes.

4.4.3.1. Engagement des dépenses.

4.4.3.1.1. Dépenses courantes de fonctionnement.

Le conseil d'administration autorise, notamment, les dépenses suivantes :

• achat, entretien et remplacement du matériel d'exploitation ;

• installation, amélioration et décoration des locaux du foyer ;

• achat d'articles divers (bimbeloterie, papeterie, maroquinerie, etc.) ;

• achat ou location ⁽⁴⁴⁾, entretien et remplacement des matériels nécessaires au fonctionnement des diverses activités s'ils ne sont pas fournis par un service pourvoyeur ;

• subventions et participations diverses : allocations en nature aux militaires du rang, participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant les militaires du rang, relations entre le corps et les associations des anciens combattants, amicales régimentaires des anciens soldats du corps ⁽⁴⁵⁾, etc. ;

• frais de correspondance, primes d'assurances, achat de produits d'entretien, etc. ;

• salaires du personnel civil embauché par le foyer et charges sociales s'y rapportant ;

• taxes et impôts divers (cf. ANNEXE VII).

4.4.3.1.2. Dépenses exceptionnelles.

L'autorité de tutelle autorise les dépenses suivantes :

• achat de matériels et d'effets de sport et organisation de compétitions sportives, auxquelles participent les militaires du rang (exception faite des équipements nécessaires aux différents clubs du foyer) sur avis favorable du commissaire local ;

• amélioration des installations intéressant le bien-être de la troupe à l'occasion de l'étude du PER (imprimé N° 707/12).

4.4.3.2. Constitution de réserves.

Les foyers peuvent employer les fonds excédant leurs dépenses de fonctionnement à la constitution de réserves destinées à faire face à leurs dépenses d'amélioration : achats de matériels, renouvellement et complément de dotations, amélioration ou extension des installations.

Le montant annuel nécessaire au renouvellement des matériels ⁽⁴⁶⁾ est arrêté en tenant compte de leur valeur telle qu'elle apparaît à l'inventaire général (imprimé N° 707/8, col. 10) après application d'un coefficient de vétusté.

4.4.3.3. Procédure des paiements.

4.4.3.3.1. Paiements par chèques.

Les paiements sont effectués par chèques barrés signés par le gérant et contresignés par le directeur du foyer.

Les conditions d'établissement des chèques sont décrites en annexe IV de la présente instruction.

Le gérant conserve dans son coffre-fort tous les carnets de chèques (vierges ou non) et les souches des chéquiers ⁽⁴⁷⁾.

4.4.3.3.2. Paiements en numéraire.

Les menues dépenses sont payées en numéraire par le gérant au moyen du fonds de trésorerie dont le montant doit être rigoureusement adapté aux dépenses pour lesquelles il est institué, et dont le plafond est fixé et révisé par décision du conseil d'administration sur proposition du directeur du foyer.

4.4.3.4. Financements accordés.

4.4.3.4.1. Allocation au président des engagés volontaires.

Afin de financer des prestations, non somptuaires, à caractère social et culturel au profit de ses membres et de leurs familles, il peut être alloué au président des engagés volontaires une allocation dont le montant est voté par le conseil d'administration.

Un programme prévisionnel (imprimé N° 707/17), établi par le président de catégorie, est transmis au président du conseil d'administration pour être étudié au cours de la première réunion du conseil d'administration chargé de valider le programme d'emploi des ressources de l'année.

Aucune avance en numéraire ne peut être consentie sur cette allocation. Elle est suivie en comptabilité par le foyer qui règle les factures certifiées par le titulaire de l'allocation. Les règles de surveillance administrative s'appliquent à l'usage de ces ressources.

Les prestations pouvant être fournies par le foyer (alimentation, boissons,…) seront facturées au prix coûtant. Le président veillera donc à s'adresser en priorité à cet organisme.

Pour les prestations non fournies par le foyer (cadeaux pour événements familiaux…), le président de catégorie conservera toute liberté de choix.

Un compte rendu de l'emploi des ressources au cours de l'année A - 1 (imprimé N° 707/17) est présenté au conseil d'administration au cours de la première réunion annuelle.

4.4.3.4.2. Financement des dépenses de cohésion.

Des dépenses occasionnées par les actions de cohésion peuvent être couvertes par les foyers ou les fonds non ministériels d'entraide des foyers.

4.4.3.4.3. Soutien d'association.

Des subventions peuvent être accordées par un foyer à une association dont les activités concernent directement les militaires du rang de la formation.

Dans ce cas, il devra être établi une convention, visée par le directeur du commissariat et approuvée par le conseil d'administration, garantissant au foyer un droit de regard sur la comptabilité de l'association permettant de vérifier l'utilisation de la subvention selon l'objet pour lequel elle a été accordée.

4.4.4. Procédure des achats.

4.4.4.1. Commandes.

Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes passées par le gérant conformément aux dispositions du point 3.4.2 de la présente instruction.

Les commandes peuvent être passées par lettre, par téléphone ou par contacts directs avec les fournisseurs ⁽⁴⁸⁾. L'ordre d'achat doit revêtir une forme (bulletin de commande) permettant notamment un suivi précis des engagements de dépenses. L'ensemble des procédures est validé par le commissaire (ou le chef des services administratifs) du corps lorsqu'il reçoit une délégation de surveillance interne du commandement de la formation.

Afin de faciliter la gestion, il est nécessaire d'éviter pour un même article la multiplicité des marques et des prix et d'éliminer des listes d'achat les produits qui se vendent mal. Les projets d'achats de denrées ou articles nouveaux sont présentés par le gérant au directeur.

La valeur des stocks doit correspondre généralement au chiffre d'affaires d'un mois (outre-mer ou dans les garnisons éloignées, cette valeur peut être plus élevée).

4.4.4.2. Livraison.

La livraison représente l'opération essentielle : elle déclenche le processus comptable.

Pour toute livraison de marchandises ou de matériels achetés dans le commerce, le gérant établit sur-le-champ un bulletin de réception (imprimé N° 707/9) ⁽⁴⁹⁾ qu'il peut signer, soit en vertu d'une délégation écrite accordée par le directeur du foyer, soit occasionnellement en l'absence de celui-ci : dans ce dernier cas, le bulletin doit être contresigné par le directeur.

Selon le cas, le gérant doit prendre immédiatement en compte  :

• au bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500) les marchandises destinées à la vente ;

• à l'inventaire général des matériels appartenant au foyer (imprimé N° 707/8) les matériels d'équipement du foyer.

En outre, un bulletin de réception est également établi pour toute marchandise et tout matériel remis gratuitement par les fournisseurs. Ces marchandises et matériels sont alors pris en compte dans les conditions définies ci-dessus.

4.4.5. Procédure des ventes.

4.4.5.1. Mode de paiement.

Les ventes de boissons, denrées et articles se font contre règlement au comptant.

Lors d'un paiement par chèque (achat d'articles exclusivement), le gérant doit s'assurer de l'identité du tireur du chèque.

Il est interdit au personnel du foyer d'échanger du numéraire contre remise d'un chèque de la part d'un usager.

4.4.5.2. Paiement par cartes bancaires.

Les foyers peuvent se doter de moyens leur permettant d'accepter les paiements par cartes bancaires.

Cette possibilité est laissée à l'approbation du conseil d'administration. Le directeur du foyer souscrit un contrat avec le bureau de la poste local ou avec un autre établissement bancaire.

Les terminaux nécessaires peuvent être soit loués, soit achetés.

Le service est payé à l'établissement bancaire par prélèvement d'un pourcentage appliqué au montant global des transactions effectuées par la clientèle au moyen de la carte bancaire.

L'enregistrement journalier des ventes se fait en distinguant : la part chèques, la part « caisse », et la part cartes bancaires, qui s'enregistre sans prendre en compte le prélèvement. À la réception du relevé, le comptable procède à l'enregistrement des mouvements sur le compte bancaire, et les frais de cartes bancaires sont enregistrés en charges financières « services bancaires ».

4.4.5.3. Avance en numéraire.

Chaque responsable d'un point de vente reçoit du gérant du foyer une avance en numéraire. Cette somme lui permet de se procurer, auprès du gérant, les marchandises destinées à la vente.

Le volant en marchandises (dont la composition est fixée par le gérant), valorisé au prix de vente et l'avoir en numéraire détenus par le responsable du point de vente doivent constamment correspondre à cette avance.

L'avance en numéraire est destinée au renouvellement du volant en marchandises ; en aucun cas elle ne peut être utilisée pour régler d'autres dépenses.

4.4.5.4. Rôle particulier du directeur.

Le directeur du foyer :

• veille à ce que la liste des boissons denrées et articles pouvant être vendus et les prix de vente ⁽⁵⁰⁾ soient affichés et respectés ;

• détermine le montant de l'avance en numéraire à consentir et soumet ses propositions au conseil d'administration ;

• assure les opérations de surveillance intérieure qui lui incombent, particulièrement en ce qui concerne la sécurité des recettes journalières dans les points de vente.

4.4.5.5. Attributions particulières du gérant.

Le gérant du foyer  :

• délivre l'avance en numéraire accordée à chaque responsable de point de vente qui contresigne le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 707/4) propre au point de vente ; l'avance n'est pas portée en dépenses sur le registre-journal du foyer. Le cahier constitue une valeur de caisse et permet au gérant de justifier l'avoir en numéraire du foyer  ;

• effectue les cessions de marchandises, au prix de vente fixé, au responsable de chaque point de vente contre paiement immédiat ; à cette occasion, le gérant établit l'état des cessions (imprimé N° 707/5) qu'il signe et fait émarger par le responsable du point de vente ;

• s'assure ⁽⁵¹⁾, à l'occasion du contrôle de l'avance des points de vente, que  :

  • les articles vendus correspondent à ceux indiqués sur la liste arrêtée par le conseil d'administration ;

  • les prix de vente pratiqués sont bien ceux fixés par cette autorité ;

  • la liste de ces prix est bien affichée au comptoir de vente ;

  • la sécurité des recettes journalières est réalisée dans les conditions prescrites ;

  • les ventes sont toujours effectuées contre paiement immédiat : le crédit aux consommateurs est formellement interdit.

4.4.5.6. Clôture d'un point de vente.

En cas de clôture d'un point de vente, décidée par le conseil d'administration, le gérant, afin d'apurer les comptes, procède à la vérification de l'avance.

Les deniers sont réintégrés dans la caisse du foyer, mais sans établissement de pièce de recette correspondante.

Les marchandises sont réintégrées en magasin et font l'objet d'un bulletin de réception (imprimé N° 707/9). Le gérant inscrit au registre-journal, en dépense (numéraire), le montant de cette réintégration chiffrée au prix de vente. Il porte sur le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 707/4) la mention de la reprise en charge de l'avance considérée. Ce document est arrêté avec la référence de la décision de clôture : il est signé par le gérant et le responsable du point de vente qui a fait remise de l'avance.

Le directeur du foyer n'est pas tenu d'assister à ces opérations, mais il doit s'assurer qu'elles ont été régulièrement effectuées, viser le cahier et le faire archiver.

4.4.5.7. Prestations de services.

Certaines prestations susceptibles de donner lieu à contribution financière de la part des usagers (salon de coiffure, cinéma, etc.), sont comptabilisées au moyen de tickets issus de carnets à souche.

Ces tickets, numérotés dans une série continue et portant le cachet de l'organisme, sont vendus par le foyer. Les carnets présentés chaque jour au gérant donnent, par le nombre de tickets détachés, la justification de la recette. Les carnets vierges sont conservés par le gérant dans le coffre-fort, avec les autres valeurs de caisse.

Les sommes provenant des prestations de services sont inscrites aux comptes 750 (salon de coiffure) et 760 (cinéma) du bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500) et portées en recettes au registre-journal (imprimé N° 707/1) du foyer en même temps que les opérations de la journée correspondante.

Les autres prestations font l'objet de comptes particuliers [cf. la nomenclature comptable (61)].

En tant que support juridique et comptable le foyer pourra percevoir les quotes-parts financières, perçues auprès des militaires du rang à solde mensuelle, destinées à l'entretien des chambres et parties communes (sanitaires, salles de détente, circulations attenantes… à l'exclusion de tout local ayant une fonction de service).

Les surfaces et locaux concernés sont ceux dont les EVAT ont la disposition pour leur usage personnel.

Le personnel appelé ou assimilé ne peut être astreint au paiement.

4.4.5.8. Casse et détérioration.

Le directeur du foyer signe le « certificat de casse » (ou « de détérioration ») établi par le gérant et précisant la nature, la quantité et le prix de vente des articles cassés ou détériorés.

Le gérant mentionne ces articles en sortie au bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500).

4.5. Déficits.

4.5.1. Constatation des déficits.

Les déficits de fonds, de marchandises ou de matériels sont immédiatement signalés ⁽⁵²⁾ à l'autorité de tutelle et au commissaire du corps ⁽⁵³⁾ qui doit sur-le-champ  :

• effectuer les vérifications de caisse, de comptabilité et les inventaires de marchandises et de matériels en vue de chiffrer le montant du déficit ;

• prescrire les opérations provisoires de régularisation à effectuer ;

• rapporter un procès-verbal ⁽⁵⁴⁾ relatant :

  • la date et les circonstances de son intervention ;

  • le montant du déficit ;

  • les régularisations provisoires prescrites ;

• transmettre ce procès-verbal au commissaire chargé de la vérification des comptes ⁽⁵⁵⁾ ;

• joindre un exemplaire de ce procès-verbal aux comptes de l'organisme.

Le procès-verbal n'enregistre qu'un constat. Il n'anticipe ni ne se substitue au rapport d'enquête administrative qui relève de la responsabilité de l'autorité en charge de la surveillance administrative. Le procès-verbal n'a donc pas vocation à décrire les processus litigieux ou à envisager des responsabilités.

Dans le cas d'une affaire résultant d'une fraude ou irrégularité grave comme définie dans la circulaire 1694 /DEF/DCCAT/AG/AF du 29 juin 1992 (BOC, p. 2563) paragraphe I, alinéas 1 et 2, la direction du commissariat adresse, sans délai, un exemplaire de ce procès-verbal ⁽⁵⁶⁾  :

• au contrôle général des armées (contrôle central) ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration budget finances) ;

• au commandement organique territorial ;

• au commandant organique fonctionnel ou directeur central de service.

Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée à toutes les autorités énumérées ci-dessus, à l'exclusion du contrôle général des armées (contrôle central) et de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le directeur doit immédiatement :

• demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;

• rendre compte à l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle de tout acte de procédure judiciaire ;

• porter plainte et se constituer partie civile.

4.5.2. Mise en cause des responsabilités.

4.5.2.1. Enquête administrative.

Après établissement du procès-verbal visé au point 4.5.1 ci-dessus, le commissariat procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs du foyer.

À cet effet, le président du conseil d'administration adresse à ⁽⁵⁷⁾ l'autorité de tutelle un dossier comprenant :

• son rapport indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu établi par le directeur du foyer ;

• un compte rendu établi par le gérant du foyer ;

• les explications écrites des autres personnels (militaires et civils) dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale pourrait être engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des constatations faites ;

• le procès-verbal de gendarmerie.

Ce dossier est ensuite transmis par l'autorité de tutelle à la direction régionale du commissariat (par l'intermédiaire du commissaire de rattachement lorsqu'il existe). Il comporte :

• son avis sur les responsabilités encourues ;

• ses propositions sur les régularisations à envisager.

Le directeur du commissariat doit établir un rapport de synthèse et faire apparaître :

• les responsabilités à mettre en cause ;

• les régularisations définitives envisagées ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité pécuniaire est engagée.

Le dossier ainsi constitué est transmis avec une copie du procès-verbal au commandant organique territorial qui le soumet avec son avis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision dans les cas déterminés point 4.5.2.2 ci-dessous.

Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.

4.5.2.2. Décision de mise à charge.

Quelles que soient les causes du déficit constaté (mauvaise gestion, vol, détournement, etc.) et sa nature (fonds, marchandises, matériels), seul le montant de ce déficit ⁽⁵⁸⁾ détermine l'autorité compétente pour prendre la décision de mise à charge :

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est inférieur ou égal à celui pour lequel le ministre ⁽⁵⁹⁾ est saisi, sont de la compétence du commandant organique territorial. Une copie de la décision prise doit être adressée au ministre (59)  ;

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est supérieur au seuil fixé par décision ministérielle, ainsi que celles qui présentent des difficultés particulières sont soumises au ministre (59). Les dossiers en cause doivent alors comporter les avis et propositions du commandant organique territorial.

Pour apprécier le montant du préjudice subi par le foyer, seule la valeur résiduelle du matériel dérobé doit être retenue.

Toute décision, qu'elle soit prise par lui-même ou par le ministre, est notifiée par le commandant organique territorial à l'autorité de tutelle, au président du conseil d'administration du foyer et au personnel à l'encontre duquel une décision de mise à charge est prononcée.

Une copie de cette décision est adressée à la direction régionale du commissariat.

4.5.3. Recouvrement des sommes mises à charge.

La décision de mise à charge étant prise, le président du conseil d'administration doit poursuivre, au profit du foyer, le recouvrement des imputations prononcées.

En règle générale, ce recouvrement est poursuivi par voie amiable : le débiteur se libère par versement volontaire au profit du foyer.

Dans le cas où le recouvrement par voie amiable se révèle impossible, le président du conseil d'administration peut le poursuivre par la voie judiciaire, après décision du conseil d'administration et avis du commissaire local.

Les comptes du foyer sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été effectué, ou lorsque toutes les voies de recouvrement (amiables ou contentieuses) se sont révélées infructueuses.

5. Comptabilité.

5.1. Documentation générale.

Les foyers conservent dans un classeur les documents suivants, séparés par objet et insérés chronologiquement :

• copies de décisions de création, de modification de structures ou d'activités du foyer ;

• décisions du conseil d'administration, notamment règlement du foyer ;

• décisions de désignation par l'autorité de tutelle du personnel de direction, de gestion et d'exploitation du foyer ;

• copie des comptes rendus de réunions du conseil d'administration et de la commission participative ;

• conventions ou contrats ;

• décisions ministérielles non insérées au Bulletin officiel des armées ;

• directives et instructions du commandant organique ;

• instructions et notes de services émanant du commissariat de l'armée de terre.

Doit en outre être inséré dans ce classeur un exemplaire de chaque feuille de vérification et de surveillance.

5.2. Comptabilité deniers et comptabilité matières.

Le gérant du foyer est chargé de tenir  :

• une comptabilité deniers, en vue de refléter en permanence la situation financière de l'organisme et de ses diverses activités ;

• une comptabilité matières visant :

  • d'une part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèques, etc., appartenant au foyer ;

  • d'autre part, à la représentation des stocks de boissons, denrées et articles d'usage personnel destinés à la vente.

La liste des comptes du plan comptable des foyers est donnée dans l' instruction 1637 /DEF/INT/AG/CT du 18 novembre 1983 (BOC, p. 7261) modifiée relative au traitement en procédure automatisée de la comptabilité et du suivi de gestion des foyers de l'armée de terre.

5.2.1. Foyers de métropole et des forces françaises et de l'élément civil stationnés en Allemagne (FFECSA).

Ces foyers tiennent, ou reçoivent du commissariat de rattachement, les documents figurant dans le tableau ci-dessous.

Désignation.	Imprimé (1).	Imprimé particulier (2).	Observations.
A) Comptabilité deniers.
Pièce de caisse	707/0		(1) Modèle joint à la présente instruction. (2) Document du modèle prévu par instruction 1637 /DEF/INT/AG/CT du 18 novembre 1983 (*). (3) Document tenu par les foyers. (4) Document édité par le CAT ou la DIRCAT.
Registre-journal des recettes et des dépenses	707/1
Carnet de vérification de caisse	707/3
Bulletin recettes-inventaire (no 707/500)		X (3)
Extrait décadaire des comptes (no 707/501)		X (4)
Situation cumulée des comptes (no 707/502)		X (4)
Situation mensuelle de gestion (no 707/503)		X (4)
Situation financière quadrimestrielle (no 707/504)
Cahier des prises en charge successives et vérification de l'avance du point de vente	707/4
État des cessions	707/5
Carnet des emballages consignés	707/6
Carnet des secours	707/7
État des sommes à verser au fonds d'entraide (no 707/505).		X (3)
B) Comptabilité matières.
Inventaire général des matériels	707/8
Bulletin recette-inventaires (no 707/500) (duplicata).
Bulletin de réception	707/9
C) Divers.
Registre d'entrée des ouvrages de bibliothèque	707/10
Registre de prêts des ouvrages de bibliothèque	707/11
Programme d'emploi des ressources	707/12
Carnet à souche (tickets cinéma, salon de coiffure)			Modèle non imposé.
Allocation(s) au président des engagés volontaires	707/17
Programme d'emploi des sorties gratuites	707/18
(*) BOC, p. 7261, modifiée.

 

5.2.2. Foyers rattachés à une DICOM.

Lorsque la DICOM dispose de moyens informatiques identiques à ceux de métropole, les dispositions du point 5.2.1 s'appliquent.

Dans le cas contraire, les foyers tiennent les documents figurant dans le tableau ci-dessus, en tenant compte des modalités suivantes :

• utilisation du registre des comptes (imprimé N° 707/2) au lieu de l'extrait décadaire des comptes et de la situation cumulée des comptes édités par la DICOM ;

• établissement manuel de la situation de gestion allégée, de la situation de gestion quadrimestrielle ⁽⁶⁰⁾ et de l'état des sommes à verser au fonds d'entraide.

Le PER (imprimé N° 707/12) est établi par tous les foyers, quel que soit leur lieu de rattachement (métropole, outre-mer).

Les dispositions concernant la tenue des documents sont précisées :

• soit dans la notice figurant en tête de chaque imprimé, pour les documents correspondant à un imprimé général (cf. tableau ci-dessus) ;

• soit dans l'instruction relative à l'automatisation de la comptabilité ⁽⁶¹⁾ des foyers, pour les documents correspondant à un imprimé particulier (cf. tableau ci-dessus).

5.3. Contrôle et vérification des comptes. Surveillance de l'administration.

5.3.1. Contrôle et vérification des comptes.

Le contrôle et la vérification des comptes des foyers ont pour but de contrôler toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

Ces opérations doivent permettre d'établir la corrélation entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont portés sur les registres et documents réglementaires.

Elles doivent être effectuées inopinément, selon des périodicités bien définies, par les autorités désignées ci-après.

5.3.1.1. Contrôle interne.

Le contrôle interne de la comptabilité est exercé inopinément et personnellement par :

• le président du conseil d'administration, sur place, une fois par semestre (cf. 3.2.3.4 supra) ;

• le directeur du foyer, sur place, une fois par mois (cf. 3.3.2.5 supra) ;

• le gérant, sur place, une fois par semaine (cf. 3.4.2.2 supra).

Ces contrôles ne peuvent pas être cumulés entre eux ou avec un arrêté périodique de comptabilité.

Les anomalies constatées donnent lieu :

• soit à une rectification immédiate, lorsqu'il s'agit d'une erreur d'ordre comptable ;

• soit à la mise en œuvre de la procédure décrite au point 4.5.1 lorsqu'il y a fraude, détournement, perte ou déficit.

5.3.1.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des foyers est effectuée pour le compte du ministre de la défense, par un commissaire.

À ce titre, il reçoit copie :

• des décisions de création, de modification de structures ou d'activités, de dissolution du foyer ;

• des décisions du conseil d'administration concernant le fonctionnement du foyer ;

• du règlement du foyer ;

• des décisions du commandant organique territorial accordant des prêts, allocations ou secours sur le fonds non ministériel d'entraide des foyers ;

• des décisions de dévolution des avoirs des foyers dissous.

La vérification des comptes est faite :

• sur pièces, mensuellement (documents comptables adressés par le foyer à la fin de chaque décade) ;

• sur place, de façon inopinée, au moins une fois par an. À cette occasion, le commissaire vise tous les documents comptables après s'être assuré de l'existence des avoirs du foyer (vérification de caisse, recensements des matériels et des marchandises).

Le directeur du foyer ou son suppléant désigné par l'autorité de tutelle, doit assister aux vérifications sur place.

Les anomalies constatées doivent être signalées par feuille de vérification adressée au président du conseil d'administration. Celui-ci fait effectuer les régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

5.3.2. Surveillance de l'administration.

5.3.2.1. Surveillance intérieure des foyers de corps de troupe.

Cette surveillance est exercée de façon permanente par le chef de corps qui est responsable de l'administration intérieure de l'ensemble de sa formation.

Pour l'exercice de cette prérogative, il peut déléguer sa signature au directeur des services administratifs et financiers (ou au chef des services administratifs) de sa formation qui effectue en outre le contrôle de gestion interne de l'organisme. Cette délégation est transcrite sur le registre des actes administratifs de la formation.

5.3.2.2. Surveillance administrative et surveillance technique.

La surveillance administrative et la surveillance technique portent sur l'appréciation des actes d'administration (création de nouvelles activités, moyens d'exploitation, etc.) et des actes de gestion (emploi des ressources, tarifs appliqués, etc.). Elle constitue une prérogative du commandant organique.

Ces autorités peuvent déléguer leur signature ⁽⁶²⁾ aux directeurs du commissariat chargés de la vérification des comptes (cf. 5.3.1.2 supra).

La surveillance administrative et technique du foyer s'exerce plus particulièrement :

• lors de l'examen du programme d'emploi des ressources (PER) ;

• en cours de gestion :

  • au vu des décisions du conseil d'administration ;

  • au vu du suivi de l'exécution des objectifs inscrits au PER ;

  • lors de l'examen des situations mensuelles de gestion ;

• sur place :

  • au moment des revues groupées ;

  • lors des vérifications inopinées effectuées par le commissaire chargé de la vérification des comptes s'il dispose d'une délégation de signature du commandement ;

  • en fin de gestion, lors de l'examen des comptes et du bilan annuel.

Le directeur du commissariat, titulaire d'une délégation de signature, s'assure en outre :

• de la conformité des contrats de travail du personnel civil embauché par le foyer selon les règles du droit commun ;

• de l'existence des clauses obligatoires à prévoir dans les contrats d'assurance et les contrats de location d'appareils à jeux et de distributeurs automatiques.

Lorsque les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et de la surveillance technique font apparaître des carences dans les fonctions logistiques et techniques, les faits constatés doivent être signalés par écrit au président du conseil d'administration.

5.3.3. Feuille d'observations en matière de vérification des comptes.

Lorsque la nature et la gravité des faits le justifient, une feuille d'observation est adressée à l'autorité de tutelle par le directeur du commissariat. Celui-ci en fait parvenir une copie, à titre de compte rendu, soit à l'autorité organique territoriale ayant délégué sa signature lorsque les faits constatés concernent la surveillance administrative et technique, soit au ministre (DCCAT) s'ils ont un lien avec la vérification des comptes.

5.4. Archives.

Les documents d'ordre administratif et comptable sont conservés et archivés dans les conditions prévues par l'instruction pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures du corps de troupe ⁽⁶³⁾.

6. Dispositions finales.

Textes abrogés et entrée en vigueur de l'instruction.

L' instruction 1631 /DEF/DCCAT/AG/AFCF du 05 janvier 1993 , modifiée, relative à l'organisation et au fonctionnement des foyers de l'armée de terre est abrogée par la présente instruction qui entre en vigueur dès sa parution au Bulletin officiel.