1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement des foyers de l'armée de terre, dans le cadre des dispositions :

• de l'article premier du décret du 19 octobre 1939 ⁽²⁾ modifié portant organisation des cercles d'officiers, de sous-officiers et de soldats de l'armée de terre ;

• du décret 81-732 du 29 juillet 1981 ⁽³⁾ modifié portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 02 novembre 1982 ⁽⁴⁾ modifié portant délégation de pouvoirs à certaines autorités militaires en matière d'organisation et de fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 31 janvier 1992 ⁽⁵⁾ relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées.

Ces dispositions sont applicables à tous les foyers de l'armée de terre ⁽⁶⁾ quel que soit leur lieu d'implantation.

1.2. Vocation et organisation générale des foyers.

  2.1. Règle générale.

Les foyers sont destinés à procurer aux militaires du rang des activités sociales, culturelles et de loisirs organisées dans les garnisons ou à l'intérieur des unités, formations ou établissements militaires. Le bon fonctionnement de ces activités, qui contribuent au bien-être des militaires du rang, représente un élément important du moral.

La décision de création définit les prestations obligatoirement assurées par les foyers et les conditions d'accès des bénéficiaires de ces prestations.

  2.2. Régime juridique.

Les foyers sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale et administrés par un conseil d'administration.

Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière et sont habilités à recevoir des dons, legs ⁽⁷⁾ et allocations (cf. 8.3.1 et 17.2). Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.

Ils n'ont pas de but lucratif.

L'ensemble de ces organismes est placé sous la tutelle du ministre de la défense (état-major de l'armée de terre). Ils ont la capacité d'ester en justice (7).

  2.3. Exercice du pouvoir de tutelle.

Selon les dispositions de l'arrêté visé à l'article premier de la présente instruction, les foyers sont soumis au contrôle d'une autorité de tutelle agissant par délégation du ministre de la défense dans les conditions définies ci-dessous. Cette tutelle s'exerce sur tous les actes à l'exclusion de ceux concernant :

• leur création et leur dissolution, l'acquisition de biens immobiliers (qui ne font pas l'objet d'une délégation) ;

• l'opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et d'accepter des dons et legs (qui n'est pas déléguée à l'échelon des chefs de corps).

  2.3.1. Foyers de corps de troupe.

La tutelle des foyers de corps de troupe de l'armée de terre est exercée par le chef de corps par délégation du ministre de la défense.

A ce titre, en particulier, le chef de corps désigne :

• le président et les membres du conseil d'administration ;

• le directeur du foyer ;

• les membres de la commission participative ;

• le sous-officier gérant titulaire et le sous-officier gérant suppléant ;

• le personnel militaire d'exploitation.

  2.3.2. Foyers de garnison et foyers interarmées dont la tutelle est exercée par l'armée de terre.

La tutelle de ces foyers est exercée par le commandant de la circonscription militaire de défense (CMD) ⁽⁸⁾, qui peut déléguer sa signature à l'un de ses adjoints.

A ce titre, en particulier, le commandant de la CMD ou son adjoint désigne, sur proposition du chef du corps support du foyer ⁽⁹⁾, le cas échéant des autres chefs de corps de la garnison :

• le président et les membres du conseil d'administration ;

• le directeur du foyer ;

• les membres de la commission participative ;

• le sous-officier gérant titulaire et le sous-officier gérant suppléant ;

• le personnel militaire d'exploitation.

  2.4. Modalités d'accès aux foyers.

Les foyers de l'armée de terre sont destinés à accueillir les militaires du rang de cette armée.

Toutefois, les militaires du rang des armées de mer, de l'air et des services communs sont autorisés à fréquenter le foyer d'un corps ou d'une garnison.

Si le maintien de la discipline et les nécessités du service l'exigent, ce libre accès peut éventuellement être suspendu, restreint ou supprimé sur décision, selon le cas :

• du chef de corps, s'il s'agit d'un foyer de corps de troupe ;

• du commandant de la CMD (8), après avis du chef du corps support du foyer, s'il s'agit d'un foyer de garnison.

Dans certains cas (formations isolées en métropole et outre-mer, etc.) d'autres personnels peuvent avoir accès aux foyers dans les conditions précisées par le règlement de chaque organisme.

1.3. Activités.

  3.1. Généralités.

Lieux de réunion, de détente et de distraction constitués à l'intérieur des casernements, les foyers :

• permettent aux militaires du rang de se procurer certains produits de consommation courante ;

• servent de support à l'activité de clubs d'information et de loisirs ;

• assurent le support juridique des manifestations organisées sous la responsabilité de l'autorité militaire et apportent leur concours, dans les conditions prévues par les textes en vigueur, au soutien de manifestations organisées sous l'égide d'associations (ou amicales) régies par la loi du 1er juillet 1901 ;

• peuvent gérer des services de restauration et d'hébergement, sur autorisation ⁽¹⁰⁾ du commandant organique (8).

  3.2. Prestations offertes.

Elles concernent essentiellement :

• la vente de denrées, boissons et articles d'usage personnel ;

• les activités bibliothèque, télévision, cinéma, jeux ;

• les différents clubs socio-éducatifs ;

• le salon de coiffure.

Le développement d'activités existantes, la création ou la suppression d'activités sont du ressort de l'autorité de tutelle, après délibération du conseil d'administration.

La commission participative est consultée quant à l'orientation et à l'animation à donner aux activités culturelles et de loisirs.

  3.2.1. Salles de consommation et comptoirs de vente.

Les comptoirs de vente proposent généralement aux usagers des boissons, des produits alimentaires ⁽¹¹⁾ tels que casse-croûte, pâtisseries et confiseries, ainsi que des articles d'usage personnel.

  3.2.1.1. Boissons et denrées.

Les boissons dont la vente est autorisée dans les foyers sont limitées à celles des deux premiers groupes définis à l'article L. 1 du « code des débits de boissons et des mesures contre l'alcoolisme » (cf. ANNEXE III).

Le foyer doit contribuer à la lutte contre l'alcoolisme : ainsi la vente des boissons non alcoolisées doit être favorisée par une action systématique sur les prix, et la vente des boissons du groupe 2 peut faire l'objet de restrictions permanentes ou temporaires.

La vente à emporter des boissons alcoolisées est interdite.

Certaines boissons et denrées peuvent être offertes à la vente dans des appareils de distribution automatique appartenant aux foyers ou pris en location. Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe VI.

  3.2.1.2. Articles d'usage personnel.

Les comptoirs de vente peuvent également proposer aux militaires du rang des articles d'usage courant : produits d'hygiène, articles de papeterie, etc.

Accessoirement, la gamme de ces produits peut être élargie à des articles à usage de cadeau ou propres à accroître le confort des usagers.

Toutefois, les autorités de direction des organismes ne doivent pas offrir à la vente les articles qui ne correspondent pas à la vocation normale des foyers : armes blanches, effets entrant dans la composition du paquetage ⁽¹²⁾, etc.

Afin d'éviter une immobilisation trop importante de fonds par l'achat d'articles à faible taux de rotation et d'un coût unitaire élevé, le conseil d'administration peut autoriser le directeur du foyer à pratiquer le dépôt-vente.

Le déposant doit s'engager, par écrit, à supporter tous les risques (pertes, détériorations, vols, etc.) quelles qu'en soient les causes et les circonstances.

  3.2.2. Clubs de loisirs éducatifs et clubs professionnels.

Les foyers supportent administrativement et soutiennent financièrement les clubs ⁽¹³⁾ créés par décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Les clubs de loisirs éducatifs offrent la possibilité aux militaires du rang de pratiquer les activités de leur choix, qu'elles soient manuelles et techniques (photographie, radio-amateurisme, maquettisme, modélisme, etc.) ou culturelles et artistiques (dessin, musique, théâtre, ciné-club, etc.).

Les clubs professionnels sont des lieux d'échanges permettant de mettre en commun les expériences et de garder le contact avec les professions, par l'entretien de relations avec les organismes publics et privés. Ils sont ouverts à tous les militaires du rang dont l'intérêt se porte vers une activité touchant une profession déterminée (agriculture, techniques audiovisuelles, etc.).

Chacun de ces clubs possède son propre règlement rédigé par le directeur du foyer et soumis pour approbation au conseil d'administration ; il est dirigé par un animateur bénévole qui présente tous les semestres son projet de budget au directeur du foyer en vue d'obtenir les autorisations d'engagement de dépenses.

Ces clubs peuvent, en outre, bénéficier de crédits budgétaires accordés au titre de la promotion sociale.

  3.2.3. Bibliothèque.

Dans toute la mesure du possible, une salle de lecture est spécialement aménagée au sein des foyers.

Les ouvrages (livres, revues) sont achetés ⁽¹⁴⁾ sur les ressources propres de l'organisme qui peut, par ailleurs, souscrire des abonnements à différents journaux et périodiques de la presse régionale ou nationale.

Comme les clubs, les bibliothèques sont animées par des volontaires dont les fonctions sont décrites en annexe IX.

  3.2.4. Salles de télévision et de cinéma.

Une ou plusieurs salles de télévision sont mises à la disposition des militaires du rang. Les horaires d'accès à ces locaux sont fixés par le règlement du foyer.

Bien qu'elle soit offerte à l'ensemble du personnel du corps (ou de la garnison), l'activité cinéma est généralement rattachée au foyer. Les modalités financières (tarifs réservés aux cadres, etc.) sont fixées par le conseil d'administration.

Un règlement particulier concernant cette activité est rédigé par le directeur du foyer, en liaison avec l'officier chargé des relations publiques. Ce règlement est soumis, pour approbation, au conseil d'administration.

  3.2.5. Salles de jeux.

Des jeux d'adresse manuels (« baby-foot », billards, etc.) électriques ou électroniques, des appareils automatiques (billards électriques, électrophone automatique, jeux vidéo, etc.) peuvent fonctionner à l'intérieur des foyers.

Ces appareils sont :

• ou bien achetés dans le commerce par les foyers sur leurs fonds propres ;

• ou bien attribués aux foyers par dévolution de biens d'organismes dissous ;

• ou bien pris en location, avec partage des recettes aux conditions fixées dans la convention de location (cf. ANNEXE VI) ;

• ou bien exploités par leur propriétaire en contrepartie du versement d'une somme forfaitaire fixée dans le contrat d'exploitation.

Dans ces deux derniers cas, c'est au propriétaire des appareils qu'échoit la responsabilité de leur fonctionnement et de leur sécurité.

L'achat et la prise en location de machines à sous ⁽¹⁵⁾ sont interdits.

  3.2.6. Salon de coiffure.

Les matériels du salon de coiffure (mobilier et outillage) sont fournis par l'Etat à titre de première dotation. Leur renouvellement et leur entretien sont à la charge du foyer.

Le salon de coiffure, tenu habituellement par un (ou plusieurs) militaire du rang, peut être confié à un coiffeur civil. Dans ce dernier cas, un contrat, établi par le directeur du foyer et soumis à l'approbation du conseil d'administration, fixe les conditions de travail et de rémunération.

La coupe de cheveux est gratuite pour les militaires du rang et pour les cadres PDL. Elle est assurée à titre onéreux pour les autres cadres. Les autres prestations sont assurées moyennant rétribution ; les tickets correspondants sont vendus par le foyer.

Les recettes correspondant aux activités cinéma et salon de coiffure sont prises en compte dans les conditions définies à l'article 27.5 de la présente instruction.

  3.3. Structure.

  3.3.1. Points de vente.

Dans chaque corps de troupe, il ne peut exister qu'un seul foyer, comportant un ou plusieurs points de vente, créés en fonction des effectifs concernés et de leur dispersion géographique, placés sous la surveillance du conseil d'administration, du directeur et du gérant du foyer. Les responsables des points de vente sont dotés d'une avance en numéraire (cf. 27.1).

Dans le cas d'un détachement permanent dont l'éloignement ne permet pas aux militaires qui le composent d'utiliser le foyer de leur corps d'origine, ces militaires sont accueillis par le foyer d'un corps de rattachement ou dans l'un des points de vente de ce foyer.

Deux cas peuvent se présenter :

• le détachement et le corps de rattachement appartiennent au même commandement organique (ou au même territoire) : le commandant organique (8) (ou du territoire) désigne le corps de rattachement ;

• le détachement et le corps de rattachement appartiennent à deux commandements organiques différents (ou territoires différents) : le commandant organique (8) (ou du territoire) dont relève le détachement propose au commandant organique (ou du territoire) intéressé la désignation d'un corps de rattachement.

Les chefs de corps exerçant la tutelle sur les foyers des deux formations doivent obligatoirement conclure un protocole d'accord.

A cet effet, le chef de corps du détachement établit un projet de protocole qui sera soumis, après avis du directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD, à l'approbation du commandant organique (8) du corps de rattachement.

Ce protocole ⁽¹⁶⁾fixe notamment :

• la répartition des bénéfices réalisés sur les ventes ;

• les modalités de l'action socio-éducative à l'égard des militaires du rang (activités, types d'articles en vente, allocations de secours sur les fonds du foyer, etc.) ;

• les conditions de financement des équipements spécifiques.

La vérification des comptes et la surveillance administrative incombent au commissaire vérificateur des comptes du foyer de rattachement.

  3.3.2. Locaux.

Outre les locaux destinés à accueillir les différentes activités, le foyer comporte des locaux de service conçus en tenant compte des normes de sécurité :

• un bureau pour le gérant et, si nécessaire, un pour le comptable ;

• des magasins dont l'agencement doit être réalisé de manière à assurer la meilleure protection possible des marchandises et matériels entreposés ;

• au moins une chambre pour le serveur de permanence disposée de façon à faciliter, autant que possible, la surveillance des magasins et des bureaux ;

• des locaux sanitaires réservés respectivement au personnel d'exploitation du foyer et à la clientèle.

2. Création, modification nominale, dissolution.

2.1. Création.

  4.1. Principe.

La création des foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

  4.2. Création d'un foyer.

La décision de création d'un foyer est prise après examen d'un dossier de présentation établi par l'autorité devant exercer la tutelle.

  4.2.1. Dossier de présentation.

Ce dossier est constitué notamment :

• d'un rapport motivant la demande de création, et donnant l'effectif potentiel des usagers ;

• de la description détaillée de l'implantation (avec si possible photographies, plans de l'immeuble et des locaux, indication géographique) ;

• de l'énumération des activités du foyer ;

• du devis des dépenses de première installation ;

• d'un état présentant les mesures financières qui seront prises à l'échelon de la CMD pour aider à l'installation et au démarrage de l'organisme.

Ce dossier est soumis successivement pour avis :

• au directeur du commissariat en CMD (par l'intermédiaire du commissariat de l'armée de terre de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au directeur régional du génie ;

• au commandant de CMD(8) ;

• au commandant organique (8), par la voie commandement, qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

  4.2.2. Arrêté de création.

La décision de création est prise sous forme d'arrêté publié au Bulletin officiel. Elle précise la dénomination du foyer, son implantation, la date de mise en activité.

  4.2.3. Procès-verbal de création.

Le commissaire de rattachement rapporte un procès-verbal de création du foyer.

Ce procès-verbal, se référant au décret 81-732 du 29 juillet 1981 (cité en 2e référence), à la présente instruction et à l'arrêté de création, mentionne notamment :

• la dénomination de l'organisme ;

• la date et le lieu de création ;

• la composition du patrimoine initial (deniers et matières) et son origine ;

• les activités qui seront pratiquées.

L'original est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies conformes destinées :

• au foyer, pour ses archives ;

• au centre territorial d'administration et de comptabilité de rattachement ;

• au directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD (lorsque le procès-verbal est établi par le commissaire du commissariat local) ;

• au commandant de CMD ;

• au commandant organique (8) par la voie commandement ;

• au ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les avenants au procès-verbal sont transmis dans les mêmes conditions.

  4.3. Modifications d'activités.

Toute modification, telle que création ou suppression d'une ou plusieurs activités, fait l'objet d'une décision de l'autorité de tutelle, après proposition du conseil d'administration et avis de la commission participative.

Une copie des décisions prises est adressée :

• au commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme qui dresse un avenant au procès-verbal de création ;

• au commandant de la CMD ;

• au commandant organique par la voie commandement.

  4.4. Moyens mis en œuvre.

Les foyers sont généralement installés dans des locaux du casernement affectés au corps de rattachement.

Ils reçoivent par ailleurs lors de leur création :

• une allocation de première installation et/ou une avance remboursable consentie sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide des foyers dont dispose le commandant de CMD(8) (cf. 17.2) ;

• des matériels fournis par le corps ou par les services pourvoyeurs à titre de prêt, ou éventuellement par d'autres foyers, en particulier à l'occasion de la dissolution de ces organismes.

Ils couvrent leurs dépenses de fonctionnement par leurs ressources propres (cf. Article 23).

2.2. Modification nominale.

  4 bis.1. Principe.

La modification nominale de foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

  4 bis.2. Modification nominale d'un foyer.

La décision de modification nominale d'un foyer est prise après examen d'un dossier de présentation.

Dès la publication de l'arrêté, un procès-verbal de modification nominale est établi.

  4 bis.2.1. Dossier de présentation.

Etabli par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la modification nominale du foyer, soit les raisons qui président à cette modification nominale (en règle générale, à la suite de la modification nominale du corps dont relève le foyer).

Ce dossier est soumis successivement pour avis :

• à l'autorité de tutelle du foyer ;

• au directeur du commissariat en CMD (par l'intermédiaire du CAT de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au commandant organique (8) qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

  4 bis.2.2. Arrêté de modification nominale.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de modification nominale du foyer précise notamment la nouvelle dénomination ainsi que la date de prise d'effet.

  4 bis.2.3. Procès-verbal.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme établit un procès-verbal de modification nominale.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de modification nominale, mentionne notamment :

• la date de la modification nominale ;

• la nouvelle dénomination de l'organisme.

L'original du procès-verbal de modification nominale est conservé par le commissaire rapporter qui en établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues à l'article 4.2.3.

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.3. Dissolution.

  5.1. Principe.

La dissolution de foyers des militaires du rang est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) publié au Bulletin officiel.

  5.2. Dissolution d'un foyer.

La dissolution d'un foyer, proposée par le conseil d'administration, est demandée par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle à l'égard de l'organisme concerné.

Le projet de dissolution est adressé, par l'intermédiaire du commissariat de rattachement lorsqu'il existe, au directeur du commissariat en CMD, qui formule toutes propositions utiles pour la dévolution de l'avoir et des biens du foyer cessant ses activités.

Après avis du directeur du commissariat en CMD, le dossier est transmis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) par le commandant organique (8), en vue de la prise de l'arrêté de dissolution du foyer.

  5.3. Dévolution de l'avoir et des biens d'un foyer dissous.

Les deniers disponibles après liquidation des comptes sont versés au fonds non ministériel d'entraide des foyers (cf. 20.1). Le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽¹⁷⁾ (détenteur du fonds non ministériel d'entraide des foyers est chargé de payer les dettes non encore réglées avant reddition des comptes.

Les marchandises restant en stock sont attribuées à d'autres foyers sur décision du commandant organique (8)après avis du directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD.

Les matériels sont réservés, suivant leur origine, soit au corps, soit aux services pourvoyeurs.

Les matériels achetés sur les ressources du foyer ou provenant d'une dévolution antérieure sont attribués à d'autres foyers, ou le cas échéant, réformés ou vendus (cf. 15.3).

  5.4. Procès-verbal de dissolution.

Un procès-verbal de dissolution est rapporté par le commissaire de rattachement. Ce procès-verbal se réfère aux textes cités dans le procès-verbal de création ainsi qu'à l'arrêté de dissolution. Il précise, outre la dénomination de l'organisme dissous, la date de prise d'effet, la dévolution des avoirs et le nom des personnes chargées de la reddition des comptes.

L'original est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies conformes recevant les destinations prévues à l'article 4.2.3.

2.4. Reddition des comptes.

  6.1. Procédure.

Dès réception de l'arrêté de dissolution du foyer, le gérant procède dans les plus brefs délais, sous le contrôle du conseil d'administration et sous la conduite du directeur du foyer :

• aux opérations de clôture du livret de caisse d'épargne (capital et intérêts sont virés au compte courant du foyer) ;

• au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;

• à la liquidation des avoirs deniers et matières, aux conditions fixées par le commandant organique (8), conformément aux dispositions de l'article 5.3 de la présente instruction ;

• aux opérations de clôture du compte courant postal ⁽¹⁸⁾.

Les comptabilités deniers et matières sont alors transmises au commissaire pour vérification, après arrêté par le directeur du foyer et visa du président du conseil d'administration. Les archives comptables sont remises au CTAC(17) détenteur du fonds non ministériel d'entraide des foyers lequel est chargé de la reddition des comptes du foyer dissous, dans le cas où le recouvrement des créances ou le règlement des dettes n'aurait pu avoir lieu en totalité.

  6.2. Archives.

Au terme de ces opérations, les archives administratives et comptables de l'organisme dissous sont versées au dépôt des archives administratives du commissariat de l'armée de terre à Crouelle ⁽¹⁹⁾.

3. Administration et direction.

3.1. Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers.

Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers, dont tous les membres sont désignés par l'autorité chargée de l'exercice du pouvoir de tutelle, sont constitués par :

• le conseil d'administration ;

• le directeur.

En outre, le président du conseil d'administration est assisté d'une commission participative.

3.2. Le conseil d'administration.

L'administration des foyers est assurée par une assemblée délibérante, le conseil d'administration.

  8.1. Composition.

Le conseil d'administration est composé :

• d'un président, officier désigné par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle ;

• de membres, au nombre de 3 au moins et 15 au plus, désignés par la même autorité parmi le personnel d'encadrement (officiers et sous-officiers) et les militaires du rang du ou des corps intéressés.

  8.2. Mandat.

Le président et les membres du conseil d'administration sont désignés pour deux ans.

Ce mandat renouvelable cesse dans les cas suivants :

• retour à la vie civile ;

• mutation hors du corps ou de la garnison à l'intérieur desquels le foyer exerce ses activités.

L'autorité de tutelle procède à la désignation des nouveaux titulaires au fur et à mesure des départs de ce personnel.

Ces fonctions sont exercées à titre gratuit.

En cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, le président et les membres du conseil d'administration peuvent être démis d'office de leurs fonctions et leur responsabilité peut être engagée (cf. Article 12).

La décision de démission d'office et, éventuellement, d'engagement de la responsabilité de ce personnel appartient à l'autorité de tutelle.

  8.3. Attributions.

Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président, au moins tous les six mois.

  8.3.1. Délibérations obligatoires.

Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources), et décisions modificatives ;

• compte financier ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du foyer ⁽²⁰⁾ ;

• fixation des tarifs des services et détermination des marges sur le prix des articles proposés à la vente ;

• modalités ⁽²¹⁾ d'embauche du personnel (20) ;

• demandes d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide ;

• acceptation des dons et legs (20) ;

• décision d'ester en justice (20).

  8.3.2. Autres délibérations.

En outre, le conseil d'administration délibère pour :

• proposer à l'autorité de tutelle la création d'activités nouvelles ou la suppression d'activités existantes ;

• arrêter les dispositions à observer pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;

• approuver le règlement du foyer élaboré par le directeur selon l'exemple figurant en annexe II, ainsi que les règlements particuliers concernant les clubs et le cinéma ;

• autoriser l'ouverture d'un compte de dépôt auprès de la succursale de la caisse d'épargne ainsi que les opérations concernant la clôture de ce compte, les versements et retraits de fonds (cf. 18.2 et ANNEXE V) ;

• prendre, en cas de besoin, les mesures immédiates qu'exigeraient la sauvegarde des intérêts du foyer, la bonne marche des diverses activités ou le rythme des dépenses ;

• proposer à l'autorité de tutelle le montant annuel des allocations de secours à attribuer sur les fonds du foyer à des militaires du rang ou à des sous-officiers accomplissant la durée légale du service et dont la situation est digne d'intérêt ;

• déterminer l'importance maximale des stocks à constituer pour permettre un approvisionnement régulier des points de vente, en fonction des effectifs et des ventes réalisées (cf. 26.1, dernier alinéa) ;

• fixer ⁽²²⁾ le montant maximum des sommes à détenir par les responsables d'un fonds de trésorerie (coffre-fort du gérant et caisses des points de vente).

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres sont présents.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les délibérations du conseil d'administration sont consignées sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par l'autorité du tutelle. Elles sont signées par le président du conseil d'administration et portent les signatures des membres du conseil ainsi que l'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité.

  8.3.3. Attributions du président du conseil d'administration.

En dehors des périodes de réunion de l'assemblée, le président du conseil d'administration veille à l'application, par le directeur, de toutes les décisions du conseil d'administration. A ce titre, il est chargé de :

• viser les demandes d'ouverture et de clôture du compte courant postal et du compte local de la caisse d'épargne ;

• viser, avant envoi à l'autorité de tutelle, le programme d'emploi des ressources (cf. Article 24) et se faire présenter toutes les situations comptables ou de gestion ⁽²³⁾ ;

• signer les contrats (embauchage du personnel civil, locations d'appareils, etc.) ;

• procéder inopinément, au moins une fois par semestre, au contrôle des comptes deniers et matières du foyer. Il appose à cette occasion son visa sur les documents contrôlés ;

• s'assurer de l'exécution par le directeur du foyer, au moins une fois par mois (et en dehors des arrêtés de fin de mois) du contrôle des comptabilités deniers et matières ;

• signer les feuilles de vérification des comptes du foyer envoyées par le commissaire de rattachement ;

• assister à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonctions (mutation du titulaire) entre directeurs du foyer. A cette occasion il vise les comptabilités arrêtées par le directeur sortant.

Le président du conseil d'administration est assisté :

• de la commission participative (cf. Article 11) ;

• à sa demande, du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs du corps support du foyer.

  8.4. Décisions.

Les décisions du conseil d'administration sont adressées pour approbation à l'autorité de tutelle qui en accuse réception. Le commissaire (ou le chef des services administratifs) du corps support du foyer peut être chargé par cette autorité, dont il est le conseiller technique pour tout ce qui concerne le fonctionnement du foyer et la gestion du conseil d'administration, d'étudier ces décisions avant qu'elles soient soumises à l'approbation de l'autorité de tutelle.

Elles deviennent définitives un mois après leur transmission, à moins que l'autorité de tutelle n'y fasse opposition ou décide de prolonger ce délai d'un mois supplémentaire.

3.3. Le directeur.

  9.1. Désignation.

Les foyers sont dirigés par un directeur désigné par l'autorité de tutelle. Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un directeur désigné dans les mêmes conditions.

Dans les petites unités, lorsque les effectifs ne le permettent pas, un sous-officier supérieur peut être désigné comme directeur.

Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Les fonctions de directeur sont incompatibles avec celles de trésorier, de commissaire de corps de troupe ou de chef des services administratifs.

  9.2. Attributions.

Le directeur du foyer exécute les décisions du conseil d'administration. Dans les domaines suivants, il doit notamment :

  9.2.1. Réglementation et discipline.

Etablir le règlement du foyer ainsi que les règlements particuliers à certaines activités et les soumettre à l'approbation du conseil d'administration.

Veiller à l'application de ces règlements, des instructions ministérielles et des décisions de l'autorité de tutelle.

Faire assurer par le gérant la bonne tenue générale et la discipline à l'intérieur du foyer.

Veiller à la bonne exécution du service.

Assister à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonction (mutation du titulaire) entre gérants. A cette occasion il contrôle les comptabilités des deniers et des matières et appose son visa daté sur les documents ainsi contrôlés.

Préparer la décision du conseil d'administration en cas de modifications envisagées aux activités du foyer.

S'assurer du respect des règles d'hygiène et de salubrité (personnel, marchandises vendues).

Représenter le foyer en justice et dans tous les actes de la vie civile.

  9.2.2. Activités à caractère social.

Préparer les propositions d'allocations de secours sur les fonds du foyer (cf. 8.3.2).

Tenir le carnet des secours (imprimé N° 707/7) ; le directeur conserve ce document en raison de son caractère confidentiel.

  9.2.3. Sécurité des fonds, locaux et marchandises.

Proposer au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux, des matériels et des marchandises.

Préparer les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds, puis soumettre ces textes à l'approbation du conseil d'administration ; proposer toutes mesures d'actualisation de ces consignes et veiller particulièrement à leur application.

Veiller à ce que les consignes relatives à chaque activité soient connues de tout le personnel intéressé, notamment lors du changement de titulaire des postes concernés ou des suppléances.

Faire verser par le gérant au centre de chèques postaux du foyer ⁽²⁴⁾ ou exceptionnellement dans la caisse du trésorier du corps ⁽²⁵⁾, les deniers en excédent du montant maximal du fonds de trésorerie fixé par le conseil d'administration.

  9.2.4. Achats des denrées, boissons et articles.

Etablir la liste des denrées, boissons et articles susceptibles d'être vendus ⁽²⁶⁾ et déterminer leurs prix de vente ainsi que les tarifs des services offerts aux usagers (cinéma, salon de coiffure, etc.) ; soumettre cette tarification au conseil d'administration.

Constituer le répertoire des fournisseurs à contacter en vue des achats de denrées, boissons et articles.

Faire appel à la concurrence pour les achats et demandes d'information concernant les prix, recourir aux commissions de circonscription d'approvisionnement en denrées, éventuellement aux appels d'offres.

Faire procéder aux achats de denrées, boissons et articles par le gérant, en respectant le niveau limite des stocks fixé par le conseil d'administration (cf. 8.3.2).

  9.2.5. Contrôle des comptabilités.

Contrôler l'activité du gérant en veillant en particulier à la rentrée régulière des recettes et au paiement rapide des fournisseurs, contrôler la tenue de la comptabilité, contresigner les chèques établis et signés par le gérant sur le compte courant du foyer.

Procéder inopinément, une fois par mois, au contrôle de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois), des avances faites aux points de vente, et au recensement des marchandises et des matériels ⁽²⁷⁾.

Présenter chaque fin de mois au président du conseil d'administration, les documents comptables après les avoir vérifiés et arrêtés.

Procéder à l'arrêté des comptes et à l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de fonctions entre gérants (27).

Soumettre à la signature du président du conseil d'administration les feuilles de vérification des comptes du foyer (cf. 8.3.3).

Préparer le programme d'emploi des ressources du foyer (cf. Article 24) et le soumettre à la délibération du conseil d'administration.

  9.3. Personnel d'exécution.

Le directeur du foyer a autorité sur le personnel d'exploitation de l'organisme. Il s'agit du personnel suivant :

• le gérant ;

• le personnel militaire d'exploitation ;

• le cas échéant, le personnel civil embauché par le foyer et rémunéré sur ses fonds propres ou par l'Etat.

3.4. Le gérant.

  10.1. Désignation.

Le gérant du foyer est désigné par l'autorité de tutelle parmi les cadres militaires sous-officiers du (ou des) corps intéressé(s). Il est remplacé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un gérant désigné dans les mêmes conditions.

  10.2. Attributions.

Il est chargé, sous l'autorité et la surveillance du directeur, de tous les détails du fonctionnement de l'organisme.

A ce titre il doit notamment, dans les domaines suivants :

  10.2.1. Fonctionnement général.

Diriger le personnel militaire d'exploitation (le cas échéant le personnel civil) pour l'exécution de l'ensemble du service.

Assurer le bon fonctionnement du foyer et effectuer notamment les opérations suivantes :

• procéder aux achats de marchandises selon les directives reçues du directeur (cf. 9.2.4) et la procédure prévue à l'article 26.1 de la présente instruction ;

• surveiller les ventes de denrées, boissons et articles et s'assurer du respect des règles de salubrité les concernant ;

• faire restituer aux fournisseurs les emballages consignés ;

• veiller au respect des prix de vente.

Veiller à la bonne tenue des locaux et à l'entretien des matériels.

Veiller à l'application du règlement du foyer.

  10.2.2. Tenue des comptes.

Etablir et signer les chèques qu'il soumet au contreseing du directeur.

Signer, conjointement avec ce dernier, les demandes de retrait de fonds déposés au compte ouvert à la succursale locale de caisse d'épargne ⁽²⁸⁾.

Effectuer, aidé s'il y a lieu d'un ou plusieurs comptables, les opérations concernant les recettes et dépenses, les entrées et sorties de matériels et approvisionnements.

Tenir les divers registres et documents de comptabilité et de gestion énumérés à l'article 32 de la présente instruction, et les arrêter avant leur présentation au directeur du foyer.

Veiller à la sécurité des fonds détenus en caisse ou avancés aux responsables des points de vente, et à la sécurité des approvisionnements.

Arrêter la caisse une fois par semaine et porter les résultats sur le carnet de vérification de caisse.

Verser les fonds en excédent du plafond autorisé soit au centre de chèques postaux du foyer soit dans la caisse du corps (cf. 9.2.3).

S'assurer en permanence, en tant que comptable des deniers et matières de l'organisme, de la concordance entre :

• les écritures et la situation de caisse ;

• l'inventaire et les existants en magasin ;

• l'inventaire et l'existant des matériels en service.

Procéder inopinément, une fois par semaine, au contrôle de toutes les avances consenties aux responsables des différents points de vente et en porter mention sur le cahier des prises en charges successives et vérifications de l'avance du point de vente (imprimé N° 707/4).

Effectuer, en présence du directeur du foyer, l'arrêté des comptes et l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de service entre gérants.

Assister aux passations ou remises de service entre responsables d'un point de vente et viser à cette occasion le cahier des prises en charges successives et vérifications de l'avance du point de vente (imprimé N° 707/4).

3.5. La commission participative.

L'organisation et le fonctionnement de la commission participative ayant à traiter des affaires relatives au foyer sont fixés par une instruction particulière ⁽²⁹⁾.

3.6. Mise en jeu de la responsabilité du personnel.

  12.1. Principes.

Le président et les membres du conseil d'administration ⁽³⁰⁾, le directeur, le gérant et le personnel d'exploitation du foyer peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité dans les domaines disciplinaire, pécuniaire et pénal. Une même faute peut faire l'objet d'une sanction touchant un ou plusieurs de ces domaines, dans les conditions définies ci-dessous.

La responsabilité du personnel civil embauché par l'organisme peut être engagée suivant les dispositions édictées par son contrat de travail.

  12.2. Nature des sanctions encourues.

  12.2.1. En matière disciplinaire.

Les punitions disciplinaires qui peuvent être infligées aux militaires, pour manquement au devoir ou négligence, sont celles définies par le règlement de discipline générale dans les armées ⁽³¹⁾.

  12.2.2. En matière pécuniaire.

Les militaires sont pécuniairement responsables en cas de faute personnelle détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel ⁽³²⁾. Le montant de l'imputation découlant de la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire ne peut dépasser la valeur de ce préjudice.

  12.2.3. En matière pénale.

Elle n'est pas exclusive de l'une ou l'autre des sanctions précédemment décrites et peut s'exercer dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice matériel au foyer.

4. Fonctionnement.

4.1. Règles de fonctionnement.

L'activité des foyers, organismes à vocation sociale et culturelle sans but lucratif, doit toujours être subordonnée à leur rôle éducatif et de détente, à l'exclusion de tout aspect purement commercial.

Sous réserve de l'aide qui leur est apportée conformément aux dispositions de la présente instruction, les foyers font face, avec leurs ressources propres, à leurs dépenses de fonctionnement courant.

Toute dépense concernant l'achat (ou le renouvellement) des matériels à la charge des foyers doit être mentionnée dans le programme d'emploi des ressources (cf. Article 24).

4.2. Locaux et matériels.

4.2.1. Locaux.

  14.1. Bâtiments du domaine de l'Etat.

Les foyers sont en principe installés dans les locaux du corps support. Aucun loyer n'est dû pour cette occupation.

L'entretien de ces locaux est à la charge du corps, ou du service du génie dans les conditions réglementaires. Sont toutefois à la charge du foyer les travaux d'aménagement ⁽³³⁾ que le conseil d'administration jugerait nécessaire de faire entreprendre.

  14.2. Autres bâtiments.

Exceptionnellement, à défaut de bâtiments du casernement disponibles ou en cas d'impossibilité majeure, les foyers peuvent être installés ⁽³⁴⁾ dans des immeubles appartenant :

• à l'Etat ;

• à des collectivités locales ;

• à des particuliers.

Dans ces deux derniers cas, les locaux sont pris à bail par le service du génie qui acquitte les frais de location.

Lorsqu'un foyer est installé dans des locaux loués, les réparations locatives ⁽³⁵⁾ sont à sa charge. Les travaux d'entretien courant plus importants incombent au propriétaire. Les travaux d'amélioration reconnus indispensables sont à la charge du service du génie après accord avec le bailleur.

  14.3. Impôts directs et taxes assimilées concernant les locaux.

L'annexe VII définit en particulier les conditions d'imposition des foyers relative aux locaux dont ils sont attributaires.

4.2.2. Matériels d'équipement et d'ameublement.

  15.1. Mise à disposition.

Les matériels d'équipement courant et d'ameublement des foyers sont généralement fournis et renouvelés gratuitement par l'Etat.

Ces matériels peuvent également provenir ⁽³⁶⁾ :

• de la dévolution des matériels et mobiliers de foyers dissous ;

• d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres foyers ;

• de prêts du corps ou des services pourvoyeurs ;

• d'achats dans le commerce réglés sur les ressources du foyer (les matériels sont achetés par le directeur après délibération du conseil d'administration portant approbation des modèles et des prix) ;

• de dons ou de legs.

L'initiative en matière d'aménagement des locaux appartient au conseil d'administration qui doit veiller ⁽³⁷⁾ à l'adaptation de l'installation aux goûts et au confort, en évitant d'obérer trop lourdement la situation financière du foyer (dépenses somptuaires, etc.).

  15.2. Cessions et ventes.

Lorsque, par suite de modifications d'activités ou pour tout autre motif, des matériels ou mobiliers sont excédentaires par rapport aux besoins du foyer, les dispositions suivantes sont appliquées (36) ;

• s'ils proviennent de prêts, ils sont reversés, sur proposition du conseil d'administration, dans le magasin du corps ou du service pourvoyeur intéressé ;

• s'ils proviennent d'une dévolution antérieure ou s'ils ont été réalisés par le foyer sur ses ressources, ils peuvent être dévolus ou cédés, après délibération du conseil d'administration et approbation de l'autorité de tutelle, à des organismes analogues ou vendus dans le commerce local.

  15.3. Réforme.

Lorsque l'état des matériels ou des mobiliers justifie leur réforme, le conseil d'administration prend, sur proposition du directeur du foyer, les dispositions suivantes :

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers prêtés, il propose le reversement dans le magasin du corps ou au service pourvoyeur ;

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer, il prononce la réforme et fixe la destination à donner aux objets réformés (destruction ou vente).

Le gérant fait recette du produit des ventes de matériels ou de mobiliers appartenant au foyer : à cette occasion, il établit une pièce de caisse.

En cas de dissolution de l'organisme, la destination à donner aux matériels lui appartenant est précisée à l'article 5.2 de la présente instruction.

4.2.3. Sécurité et contrats d'assurance.

  16.1. Mesures de sécurité.

Le directeur du foyer propose au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux où est admis le public ⁽³⁸⁾ et contracte une assurance (de préférence multirisques) selon les modalités définies ci-après.

  16.2. Assurances.

  16.2.1. Incendie.

Les foyers doivent conclure un contrat d'assurance les garantissant contre les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat ;

  • aux objets mobiliers et articles dont ils sont propriétaires ou qui sont mis à leur disposition par des tiers ;

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées et dont ils peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaire, etc.) ;

• recours des tiers ou voisins relatifs à ces dommages ;

• risques locatifs, lorsque les foyers occupent des locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat.

  16.2.2. Responsabilité civile.

  1. Cas général.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité mais qui ne peut être inférieur à 5,9 millions de francs (valeur 1991) pour :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés aux foyers (y compris ceux d'intoxication alimentaire) et causés par le personnel qu'ils emploient, les matériels qu'ils utilisent, les locaux ou immeubles qu'ils occupent et les activités pratiquées ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

  2. Manifestations organisées dans les locaux des foyers.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire, adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

  16.2.3. Vol.

Dans la mesure où le foyer fait insérer une clause le garantissant contre les risques de vol, le contrat doit prévoir la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux :

• par des individus ayant pénétré dans ces locaux, soit par effraction ou escalade, soit à l'aide de fausses clés ;

• lorsqu'il est établi que les voleurs se sont laissés enfermer dans les locaux clandestinement, c'est-à-dire à l'insu des personnes responsables de la sécurité des lieux ;

• pendant un incendie.

Le contrat doit également garantir des infractions consécutives au vol ou à la perte des clés des locaux.

Les clauses types devant obligatoirement figurer dans le contrat, mises à part les garanties définies ci-dessus, concernent :

• la durée de la police : un an renouvelable ;

• les conditions de résiliation :

  • par le souscripteur (avec préavis de trois mois au moins) ;

  • par la compagnie d'assurances (en cas de non-paiement des primes par le souscripteur, de non-application des mesures de sécurité à respecter dans des locaux où est admis le public, etc.) ;

• de plein droit (en cas de dissolution du foyer, en cas de perte totale des biens assurés résultant d'un événement non garanti par le contrat, en cas de réquisition, etc.) ;

• l'habilitation de l'Etat à intervenir directement en cas de sinistre, par subrogation explicite dans les droits de l'organisme assuré, contre la compagnie d'assurances ;

• la renonciation du recours contre l'Etat.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et boissons pris en location, qui sont assurés par le propriétaire ;

• les articles placés en dépôt-vente, qui demeurent sous la responsabilité du déposant (cf. 3.2.1.2).

4.3. Ressources.

4.3.1. Origine des ressources.

Les ressources des foyers ont une double origine selon qu'elles résultent :

• de l'encaissement de recettes provenant de leur propre fonctionnement ;

• des fonds d'entraide ou de dons, legs ou libéralités.

  17.1. Ressources internes.

Elles concernent essentiellement les recettes provenant :

• de la vente des denrées, boissons et articles ;

• du salon de coiffure ;

• de la vente des tickets de cinéma ;

• des appareils à jeux et des distributeurs automatiques de denrées et boissons ;

• de la quote-part des bénéfices réalisés à l'occasion des manifestations organisées dans les corps de troupe de l'armée de terre et organismes considérés comme tels ⁽³⁹⁾ ;

• de la vente de matériels appartenant en propre aux foyers et devenus sans emploi ou réformés.

  17.2. Ressources externes.

Elles peuvent avoir diverses origines :

• libéralités, dons ou legs exempts de conditions, de charges ou d'affectations immobilières, dont l'acceptation doit être soumise à l'avis préalable du commissaire chargé de la surveillance administrative du foyer (cf. 8.3.1) et à la décision de l'autorité de tutelle après délibération du conseil d'administration ⁽⁴⁰⁾

• allocations ou avances provenant du fonds non ministériel d'entraide et attribuées par le commandant de CMD (cf. 20.2).

4.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers du foyer est constitué par l'avoir en caisse (numéraire et valeurs de caisse), les fonds déposés au centre de chèques postaux ainsi que ceux placés au titre de divers placements.

  18.1. Compte courant postal.

Les foyers disposent obligatoirement d'un compte courant postal. Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger, s'il n'existe pas de centre de chèques postaux, le compte courant du foyer peut être ouvert auprès des services du Trésor français ou, exceptionnellement, dans une banque. L'ouverture ou la clôture du compte courant postal et les opérations sur ce compte sont réalisées selon les modalités fixées par l'annexe IV de la présente instruction.

  18.2. Placements des avoirs.

Les avoirs disponibles des foyers peuvent faire l'objet de différents placements effectués sur décision du conseil d'administration et sous la responsabilité du président de ce conseil.

L'annexe V de la présente instruction précise les conditions dans lesquelles ces placements peuvent être effectués.

  18.3. Sécurité des fonds et des recettes.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds (système de garde et/ou dispositif d'alerte électronique) sont élaborées par le directeur du foyer qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent prévoir :

• les mesures de sécurité concernant les recettes journalières encaissées par les responsables de points de vente (cf. 27.2 et 27.3) ;

• le montant maximum ⁽⁴¹⁾ ;

  • des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables de points de vente.

Elles sont incluses dans les mesures de sécurité à appliquer par le personnel participant à la garde du casernement et à la sécurité des installations.

  18.3.1. Les fonds.

La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre-fort installé dans le bureau du gérant et scellé au mur et/ou dans le plancher.

Le gérant en exercice détient la clé du coffre-fort, le président du conseil d'administration en conserve le double.

Le gérant en exercice est seul à connaître la combinaison permettant l'ouverture. Toutefois une enveloppe cachetée, contenant cette combinaison, est détenue par le président du conseil d'administration.

La combinaison doit être changée après chaque passation de consignes entre le gérant et son adjoint, ou au moins tous les six mois.

  18.3.2. Les recettes.

Chaque responsable de point de vente doit disposer :

• d'une caisse enregistreuse (ou d'un tiroir-caisse) offrant toutes garanties de fermeture et de sécurité ;

• d'un coffret métallique avec serrure de sûreté (coffret de sûreté) destiné à recevoir les fonds existant lors de la fermeture des locaux.

A la fin de sa journée de travail, le gérant :

• collecte les fonds détenus par chaque responsable de point de vente et en délivre reçu ;

• dépose ces fonds dans le coffre-fort du foyer.

Le produit des recettes encaissées ultérieurement, au cours de la soirée, ainsi que les dimanches et jours fériés, est déposé par chaque responsable dans son coffret de sûreté qu'il ferme à clé. Les coffrets sont alors confiés à la garde ⁽⁴²⁾ ;

• soit du personnel de permanence du foyer ;

• soit de l'officier de permanence ou du chef du poste de sécurité.

Le lendemain les coffrets sont remis au gérant, au début de sa journée de travail, pour être restitués aux responsables des points de vente.

4.3.3. Fonds d'entraide des foyers.

Dans le but d'aider les foyers, de faciliter l'établissement de ceux nouvellement créés ou de favoriser les améliorations à apporter aux foyers existants, il est institué :

• un fonds non ministériel d'entraide des foyers dans chaque CMD ou territoire ;

• un fonds ministériel d'entraide des foyers.

4.3.4. Fonds non ministériels d'entraide.

  20.1. Ressources.

Les ressources des fonds non ministériels d'entraide proviennent :

• du versement quadrimestriel ⁽⁴³⁾ par chacun des foyers ⁽⁴⁴⁾ d'une quote-part fixée à un pour cent (1 p. 100) du chiffre d'affaires ⁽⁴⁵⁾ ;

• des apports en deniers provenant de la dévolution des actifs de foyers dissous (cf. 5.3) ;

• des allocations accordées sur le fonds ministériel (cf. 21.2).

Outre-mer, lorsque le nombre de foyers ne permet aucune compensation entre eux, et sur décision du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), il n'est pas constitué de fonds non ministériel d'entraide. La quote-part habituellement versée à ce fonds reste acquise au foyer. Celle revenant au fonds ministériel d'entraide (cf. 21.1) continue à être versée : son montant est fixé à un millième (1 p. 1000) du chiffre d'affaires réalisé (45).

  20.2. Fonctionnement.

Les fonds non ministériels d'entraide détenus et comptabilisés par le CTAC de rattachement ⁽⁴⁶⁾ sont gérés sous l'autorité du commandant de CMD(8). Cette autorité décide de leur emploi, après consultation du directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD.

L'aide apportée aux foyers par les fonds non ministériels d'entraide doit correspondre à un besoin réel : en aucun cas ces fonds non ministériels ne doivent faire l'objet d'une répartition systématique.

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) peuvent être formulées :

• lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources du foyer (cf. Article 24) ;

• éventuellement, au moment de la création d'un foyer (cf. 4.4) ;

• exceptionnellement, en cours d'année, pour faire face à des événements imprévisibles (non prévus par conséquent dans le programme d'emploi des ressources).

Ces demandes sont établies et transmises selon la procédure décrite à l'article 24 de la présente instruction. En outre, les ressources du fonds non ministériel d'entraide des foyers peuvent, sur décision du commandant de la CMD(8) et après avis du directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD, participer au financement des dépenses de promotion, de cohésion ou de relations publiques engagées au profit des militaires du rang.

Les décisions d'attribution d'allocations ou d'avances remboursables doivent toujours être motivées. Dans le cas d'une avance remboursable, la décision précise les conditions et délais de remboursement.

Si, après dissolution d'un foyer, les opérations de liquidation des comptes font apparaître des dettes qui ne peuvent être entièrement payées sur son avoir, le règlement de ces dettes doit être effectué sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide auquel le foyer dissous cotisait.

Le directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD est obligatoirement consulté préalablement à toute décision d'attribution d'une allocation (ou d'une avance remboursable) ou d'une mise à la charge du fonds non ministériel d'entraide de dettes qui n'ont pu être réglées sur l'avoir d'un foyer dissous.

4.3.5. Fonds ministériel d'entraide.

  21.1. Ressources.

Les ressources du fonds ministériel d'entraide proviennent du versement effectué, par les CTAC (et, outre-mer, par les corps de troupe) détenteurs des fonds non ministériels d'entraide :

• d'une quote-part ⁽⁴⁷⁾ fixée à dix pour cent (10 p. 100) du montant des sommes versées par les foyers sur le fonds non ministériel.

• d'un pourcentage fixé à vingt pour cent (20 p. 100) des sommes provenant de la liquidation des biens et de l'avoir des foyers dissous.

  21.2. Fonctionnement.

Le fonds ministériel est détenu et comptabilisé par un CTAC désigné par le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables), établies par le commandant de CMD(8), revêtues de l'avis du directeur local du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale).

Ces demandes doivent comporter toutes indications et justifications concernant l'objet de l'allocation sollicitée et mentionner la participation éventuelle du fonds non ministériel d'entraide des foyers au financement de l'opération pour laquelle la demande est établie.

Les allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide sont toujours versées au profit d'un fonds non ministériel d'entraide (exception faite pour les foyers en opérations extérieures ou ne cotisant pas à un fonds non ministériel et auxquels les allocations sont versées directement).

Dans le cas d'une avance remboursable, la décision d'attribution fixe les conditions et délais de remboursement.

Des allocations ponctuelles peuvent être accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide des foyers pour financer :

• des prestations en nature destinées aux militaires du rang participant aux opérations extérieures ou intérieures ;

• des dépenses occasionnées par des actions de promotion, de cohésion ou de relations publiques engagées au profit des militaires du rang.

4.3.6. Fonds d'intervention.

Les ressources mises à la disposition de certaines autorités militaires dans les conditions précisées par l' instruction 1665 /DEF/DCCAT/AG/CT du 19 décembre 1991 (BOC, p. 4441) peuvent être comptabilisées par le foyer sur un compte intitulé « fonds d'intervention ».

4.4. Utilisation des ressources.

4.4.1. Principes.

Les foyers doivent faire face, avec l'ensemble de leurs ressources, à leurs dépenses de fonctionnement, d'entretien courant et d'amélioration.

Afin de permettre les dépenses d'amélioration, des réserves sont constituées, dans les limites fixées par l'autorité de tutelle.

Ces ressources ne doivent en aucun cas être utilisées au financement d'opérations pour lesquelles le corps support dispose de dotations spéciales : solde, alimentation, casernement etc.

En ce qui concerne les denrées, boissons et articles vendus par le foyer, tout autre procédé que l'achat ou la vente au comptant est prohibé. Toutefois, la possibilité de paiements échelonnés peut être admise pour le règlement de certains matériels d'équipement du foyer (téléviseur, machine à café, etc.) après consultation du commissaire local.

4.4.2. Programme d'emploi des ressources (PER).

A la fin de chaque année, il est établi un PER du foyer pour l'année suivante. Ce programme (imprimé N° 707/12) établi en trois exemplaires revêt un caractère pluriannuel pour les réalisations importantes.

Il s'agit d'un état prévisionnel des recettes et des dépenses qui, présenté par grands objectifs ⁽⁴⁸⁾, doit constituer le « plan d'action » du conseil d'administration de l'organisme. Il comporte à cet effet toutes indications relatives à la gestion (améliorations, remplacement de matériels arrivés à limite d'usage, achat de nouveaux matériels, création de nouvelles activités) : les dépenses correspondantes sont chiffrées.

Deux exemplaires revêtus de l'avis de l'autorité de tutelle sont adressés (par l'intermédiaire du commissariat de l'armée de terre de rattachement lorsqu'il existe) à l'autorité unique de tutelle (AUT) de la formation pour avis, puis à la direction du commissariat de l'armée de terre en CMD.

Si aucune aide n'est sollicitée du fonds non ministériel d'entraide, par le foyer, par l'AUT, ou à l'initiative du commissariat, le programme approuvé est immédiatement exécutable. Il est retourné directement à l'organisme.

Si une aide du fonds non ministériel d'entraide est demandée sous forme d'allocation ou d'avance remboursable (cf. 20.2), la direction du commissariat de l'armée de terre en CMD étudie le bien-fondé de cette demande sur la base de la situation de gestion ⁽⁴⁹⁾ établie au titre du dernier mois de l'année et de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses pour l'année à venir. Le PER est ensuite adressé, avec son avis ⁽⁵⁰⁾ et ses propositions quant à l'allocation à accorder, au commandant de CMD (8), pour décision.

4.4.3. Dépenses.

Les dépenses effectuées par les foyers doivent être en conformité avec la vocation sociale, culturelle et de loisirs de ces organismes.

  25.1. Engagement des dépenses.

  25.1.1. Dépenses courantes de fonctionnement.

Le conseil d'administration autorise, notamment, les dépenses suivantes :

• achat, entretien et remplacement du matériel d'exploitation ;

• installation, amélioration et décoration des locaux du foyer ;

• achat d'articles divers (bimbeloterie, papeterie, maroquinerie, etc.) ;

• achat ou location ⁽⁵¹⁾, entretien et remplacement des matériels nécessaires au fonctionnement des diverses activités ;

• subventions et participations diverses : allocations en nature aux militaires du rang, participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire, relations entre le corps et les associations des anciens combattants, amicales régimentaires des anciens soldats du corps ⁽⁵²⁾ etc. ;

• frais de correspondance, primes d'assurances, achat de produits d'entretien, etc. ;

• salaires du personnel civil embauché par le foyer et charges sociales s'y rapportant ;

• taxes et impôts divers (cf. ANNEXE VII).

  25.1.2. Dépenses exceptionnelles.

L'autorité de tutelle autorise les dépenses suivantes :

• achat de matériels et d'effets de sport et organisation de compétitions sportives, auxquelles participent les militaires du rang (exception faite des équipements nécessaires aux différents clubs du foyer) sur avis favorable du commissaire local ;

• amélioration des installations intéressant le bien-être de la troupe à l'occasion de l'étude du PER (imprimé N° 707/12).

  25.2. Constitution de réserves.

Les foyers peuvent employer les fonds excédant leurs dépenses de fonctionnement à la constitution de réserves destinées à faire face à leurs dépenses d'amélioration : achats de matériels, renouvellement et complément de dotations, amélioration ou extension des installations.

Le montant annuel nécessaire au renouvellement des matériels ⁽⁵³⁾ est arrêté en tenant compte de leur valeur tel qu'elle apparaît à l'inventaire général (imprimé N° 707/8, col. 10) après application d'un coefficient de vétusté.

  25.3. Procédure des paiements.

  25.3.1. Paiements par chèques.

Les paiements sont effectués par chèques barrés signés par le gérant et contresignés par le directeur du foyer.

Les conditions d'établissement des chèques sont décrites en annexe IV de la présente instruction.

Le gérant conserve dans son coffre-fort tous les carnets de chèques (vierges ou non) et les souches des chéquiers ⁽⁵⁴⁾.

  25.3.2. Paiements en numéraire.

Les menues dépenses sont payées en numéraire par le gérant au moyen du fonds de trésorerie dont le montant doit être rigoureusement adapté aux dépenses pour lesquelles il est institué, et dont le plafond est fixé et révisé par décision du conseil d'administration sur proposition du directeur du foyer.

4.4.4. Procédure des achats.

  26.1. Commandes.

Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes ⁽⁵⁵⁾ passées par le gérant conformément aux dispositions de l'article 10.2 de la présente instruction.

Les commandes peuvent être passées par lettre, par téléphone ou par contacts directs avec les fournisseurs ⁽⁵⁶⁾. Il est inutile de donner à l'ordre d'achat une forme rigide (bulletin de commande) : dans chaque cas, le procédé le plus approprié peut être appliqué.

Afin de faciliter la gestion, il est nécessaire d'éviter pour un même article la multiplicité des marques et des prix et d'éliminer des listes d'achat les produits qui se vendent mal. Les projets d'achats de denrées ou articles nouveaux sont présentés par le gérant au directeur.

La valeur des stocks doit correspondre généralement au chiffre d'affaires d'un mois (outre-mer ou dans les garnisons éloignées, cette valeur peut correspondre à un chiffre d'affaires supérieur).

  26.2. Livraison.

La livraison représente l'opération essentielle : elle déclenche le processus comptable.

Pour toute livraison de marchandises ou de matériels achetés dans le commerce, le gérant établit sur-le-champ un bulletin de réception (imprimé N° 707/9) ⁽⁵⁷⁾ qu'il peut signer, soit en vertu d'une délégation écrite accordée par le directeur du foyer, soit occasionnellement en l'absence de celui-ci : dans ce dernier cas, le bulletin doit être contresigné par le directeur.

Selon le cas, le gérant doit prendre immédiatement en compte :

• au bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500⁽⁵⁸⁾ les marchandises destinées à la vente ;

• à l'inventaire général des matériels appartenant au foyer (imprimé N° 707/8) les matériels d'équipement du foyer.

En outre, un bulletin de réception est également établi pour toute marchandise et tout matériel remis gratuitement par les fournisseurs. Ces marchandises et matériels sont alors pris en compte dans les conditions définies ci-dessus.

4.4.5. Procédure des ventes.

Les ventes de boissons, denrées et articles se font contre règlement au comptant ⁽⁵⁹⁾.

Lors d'un paiement par chèque (achat d'articles exclusivement), le gérant doit s'assurer de l'identité du tireur du chèque.

Il est interdit au personnel du foyer d'échanger du numéraire contre remise d'un chèque de la part d'un usager.

  27.1. Avance en numéraire.

Chaque responsable d'un point de vente reçoit du gérant du foyer une avance en numéraire. Cette somme lui permet de se procurer, auprès du gérant, les marchandises destinées à la vente.

Le volant en marchandises (dont la composition est fixée par le gérant), valorisé au prix de vente et l'avoir en numéraire détenus par le responsable du point de vente doivent constamment correspondre à cette avance.

L'avance en numéraire est destinée au renouvellement du volant en marchandises ; en aucun cas elle ne peut être utilisée pour régler d'autres dépenses.

  27.2. Rôle particulier du directeur.

Le directeur du foyer :

• veille à ce que la liste des boissons, denrées et articles pouvant être vendus et les prix de vente ⁽⁶⁰⁾ soient affichés et respectés ;

• détermine le montant de l'avance en numéraire à consentir et soumet ses propositions au conseil d'administration ;

• assure les opérations de surveillance intérieure qui lui incombent, particulièrement en ce qui concerne la sécurité des recettes journalières dans les points de vente.

  27.3. Attributions particulières du gérant.

Le gérant du foyer :

• délivre l'avance en numéraire accordée à chaque responsable de point de vente qui contresigne le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 707/4) propre au point de vente ; l'avance n'est pas portée en dépenses sur le registre-journal du foyer. Le cahier constitue une valeur de caisse et permet au gérant de justifier l'avoir en numéraire du foyer ;

• effectue les cessions de marchandises, au prix de vente fixé, au responsable de chaque point de vente contre paiement immédiat ; à cette occasion, le gérant établit l'état des cessions (imprimé N° 707/5) qu'il signe et fait émarger par le responsable du point de vente ;

• s'assure ⁽⁶¹⁾, à l'occasion du contrôle de l'avance des points de vente, que :

  • les articles vendus correspondent à ceux indiqués sur la liste arrêtée par le conseil d'administration ;

  • les prix de vente pratiqués sont bien ceux fixés par cette autorité ;

  • la liste de ces prix est bien affichée au comptoir de vente ;

  • la sécurité des recettes journalières est réalisée dans les conditions prescrites ;

  • les ventes sont toujours effectuées contre paiement immédiat : le crédit aux consommateurs est formellement interdit.

  27.4. Clôture d'un point de vente.

En cas de clôture d'un point de vente, décidée par le conseil d'administration, le gérant, afin d'apurer les comptes, procède à la vérification de l'avance.

Les derniers sont réintégrés dans la caisse du foyer, mais sans établissement de pièce de recette correspondante.

Les marchandises sont réintégrées en magasin et font l'objet d'un bulletin de réception (imprimé N° 707/9). Le gérant inscrit au registre-journal, en dépense (numéraire), le montant de cette réintégration chiffrée au prix de vente. Il porte sur le cahier des prises en charge successives (imprimé N° 707/4) la mention de la reprise en charge de l'avance considérée. Ce document est arrêté avec la référence de la décision de clôture : il est signé par le gérant et le responsable du point de vente qui a fait remise de l'avance.

Le directeur du foyer n'est pas tenu d'assister à ces opérations, mais il doit s'assurer qu'elles ont été régulièrement effectuées, viser le cahier et le faire archiver.

  27.5. Prestations de services.

Certaines prestations susceptibles de donner lieu à contribution financière de la part des usagers (salon de coiffure, cinéma, etc.), sont comptabilisées au moyen de tickets issus de carnets à souche.

Ces tickets, numérotés dans une série continue et portant le cachet de l'organisme, sont vendus par le foyer. Les carnets présentés chaque jour au gérant donnent, par le nombre de tickets détachés, la justification de la recette. Les carnets vierges sont conservés par le gérant dans le coffre-fort, avec les autres valeurs de caisse.

Les sommes provenant des prestations de services sont inscrites aux rubriques 750 (salon de coiffure) et 760 (cinéma) du bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500) (8) et portées en recettes au registre-journal (imprimé N° 707/1) du foyer en même temps que les opérations de la journée correspondante.

Les autres prestations font l'objet de rubriques particulières.

  27.6. Casse et détérioration.

Le directeur du foyer signe le « certificat de casse » (ou « de détérioration ») établi par le gérant et précisant la nature, la quantité et le prix de vente des articles cassés ou détériorés.

Le gérant mentionne ces articles au bulletin recettes-inventaire (imprimé N° 707/500) (58).

4.5. Déficits.

4.5.1. Constatation des déficits.

Les déficits de fonds, de marchandises ou de matériels sont immédiatement signalés ⁽⁶²⁾ à l'autorité de tutelle et au commissaire du corps ⁽⁶³⁾ qui doit sur-le-champs :

• effectuer les vérifications de caisse, de comptabilité et les inventaires de marchandises et de matériels en vue de chiffrer le montant du déficit ;

• prescrire les opérations provisoires de régularisation à effectuer ;

• rapporter un procès-verbal ⁽⁶⁴⁾ relatant :

  • la date et les circonstances de son intervention ;

  • les causes constatées ou présumées du déficit ;

  • le montant du déficit ;

  • les régularisations provisoires prescrites ;

• transmettre ce procès-verbal à la DICAT en CMD de rattachement ⁽⁶⁵⁾ ;

• joindre un exemplaire de ce procès-verbal aux comptes de l'organisme.

Dans le cas d'une affaire résultant d'une faute personnelle détachable du service quel qu'en soit le montant ou consécutive à un vol ou à un détournement dont le montant ne relève pas des délégations consenties au commandant organique (8), la DICAT en CMD (65) adresse, sans délai, un exemplaire de ce procès-verbal ⁽⁶⁶⁾ :

• au contrôle général des armées (contrôle central) ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale) ;

• au commandant organique (8).

• à l'organisme concerné (si le procès-verbal a fait l'objet de modifications).

Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée à toutes les autres énumérées ci-dessus, à l'exclusion du contrôle général des armées (contrôle central).

Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le président du conseil d'administration doit immédiatement :

• demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;

• rendre compte à l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle de tout acte de procédure judiciaire.

4.5.2. Mise en cause des responsabilités.

  29.1. Enquête administrative.

Après établissement du procès-verbal visé à l'article 28 ci-dessus, le commissariat procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs du foyer.

A cet effet, le président du conseil d'administration adresse à ⁽⁶⁷⁾ l'autorité de tutelle un dossier comprenant :

• son rapport indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu établi par le directeur du foyer ;

• un compte rendu établi par le gérant du foyer ;

• les explications écrites des autres personnels (militaires et civils) dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale pourrait être engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des constatations faites ;

• le procès-verbal de gendarmerie.

Ce dossier est ensuite transmis par l'autorité de tutelle à la direction du commissariat de l'armée de terre en CMD (par l'intermédiaire du commissaire de rattachement lorsqu'il existe). Il comporte :

• son avis sur les responsabilités encourues ;

• ses propositions sur les régularisations à envisager.

Le directeur du commissariat de l'armée de terre en CMD doit établir un rapport de synthèse et faire apparaître :

• les responsabilités à mettre en cause ;

• les régularisations définitives envisagées ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité pécuniaire est engagée.

Le dossier ainsi constitué est transmis avec une copie du coprès-verbal au commandant organique (8) qui le soumet avec son avis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision dans les cas déterminés au paragraphe 29-2 ci-dessous.

Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.

  29.2. Décision de mise à charge.

Quelles que soient les causes du déficit constaté (mauvaise gestion, vol, détournement, etc.) et sa nature (fonds, marchandises, matériels), seul le montant de ce déficit ⁽⁶⁸⁾ détermine l'autorité compétente pour prendre la décision de mise à charge :

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est inférieur ou égal à celui pour lequel le ministre ⁽⁶⁹⁾ est saisi, sont de la compétence du commandant organique (8). Une copie de la décision prise doit être adressée au ministre (69) ;

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est supérieur au seuil fixé par décision ministérielle, ainsi que celles qui présentent des difficultés particulières sont soumises au ministre (69). Les dossiers en cause doivent alors comporter les avis et propositions du commandant organique (8).

Pour apprécier le montant du préjudice subi par le foyer, seule la valeur résiduelle du matériel dérobé doit être retenue.

Toute décision, qu'elle soit prise par lui-même ou par le ministre, est notifiée par le commandant organique (8) à l'autorité de tutelle, au président du conseil d'administration du foyer et au personnel à l'encontre duquel une décision de mise à charge est prononcée.

Une copie de cette décision est adressée au directeur du commissariat en CMD.

4.5.3. Recouvrement des sommes mises à charge.

La décision de mise à charge étant prise, le président du conseil d'administration doit poursuivre, au profit du foyer, le recouvrement des imputations prononcées.

En règle générale, ce recouvrement est poursuivi par voie amiable : le débiteur se libère par versement volontaire au profit du foyer.

Dans le cas où le recouvrement par voie amiable se révèle impossible, le président du conseil d'administration peut le poursuivre par la voie judiciaire, après décision du conseil d'administration et avis du commissaire local.

Les comptes du foyer sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été effectué, ou lorsque toutes les voies de recouvrement (amiables ou contentieuses) se sont révélées infructueuses.

5. Comptabilité.

5.1. Documentation générale.

Les foyers conservent dans un classeur les documents suivants séparés par objet et insérés chronologiquement :

• copies de décisions de création, de modification de structures ou d'activités du foyer ;

• décisions du conseil d'administration, notamment règlement du foyer ;

• décisions de désignation par l'autorité de tutelle du personnel de direction, de gestion et d'exploitation du foyer ;

• copie des comptes rendus de réunions du conseil d'administration et de la commission participative ;

• conventions ou contrats ;

• décisions ministérielles non insérées au Bulletin officiel ;

• directives et instructions du commandant organique (8).

• instructions et notes de services émanant du commissariat de l'armée de terre.

Doit en outre être inséré dans ce classeur un exemplaire de chaque feuille de vérification et de surveillance.

5.2. Comptabilité deniers et comptabilité matières.

Le gérant du foyer est chargé de tenir :

• une comptabilité deniers, en vue de refléter en permanence la situation financière de l'organisme et de ses diverses activités ;

• une comptabilité matières visant :

  • d'une part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèque, etc., appartenant au foyer ;

  • d'autre part, à la représentation des stocks de boissons, denrées et articles d'usage personnel destinés à la vente.

  32.1. Foyers rattachés à un bureau de comptabilité.

Les foyers rattachés à un bureau de comptabilité du commissariat de l'armée de terre tiennent, ou reçoivent du bureau de comptabilité, les documents figurant dans le tableau ci-dessous.

  32.2. Foyers non rattachés à un bureau de comptabilité.

Les foyers qui ne sont pas rattachés à un bureau de comptabilité tiennent les documents figurant dans le tableau ci-dessus, en tenant compte des modalités suivantes :

• utilisation du registre des comptes (imprimé N° 707/2) au lieu de l'extrait décadaire des comptes et de la situation cumulée des comptes édités par le bureau de comptabilité ;

• établissement manuel de la situation de gestion allégée, de la situation de gestion quadrimestrielle ⁽⁷⁰⁾ et de l'état des sommes à verser au fonds d'entraide.

Le PER (imprimé N° 707/12) est établi par tous les foyers, qu'ils soient ou non rattachés à un bureau de comptabilité.

Les dispositions concernant la tenue des documents sont précisées :

• soit dans la notice figurant en tête de chaque imprimé, pour les documents correspondant à un imprimé général (cf. tableau ci-dessus) ;

• soit dans les instructions relatives à l'automatisation de la comptabilité des foyers, pour les documents correspondant à un imprimé particulier (cf. tableau ci-dessus).

5.3. Contrôle et vérification des comptes. Surveillance de l'administration.

  33.1. Contrôle et vérification des comptes.

Le contrôle et la vérification des comptes des foyers ont pour but de contrôler toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

Ces opérations doivent permettre d'établir la corrélation entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont portés sur les registres et documents réglementaires.

Elles doivent être effectuées inopinément, selon des périodicités bien définies, par les autorités désignées ci-après.

  33.1.1. Contrôle interne.

Le contrôle interne de la comptabilité est exercé inopinément et personnellement par :

• le président du conseil d'administration, sur place, une fois par semestre (cf. 8.3.3 supra) ;

• le directeur du foyer, sur place, une fois par mois (cf. 9.2.5 supra) ;

• le gérant, sur place, une fois par semaine (cf. 10.2.2 supra).

Ces contrôles ne peuvent pas se cumuler entre eux ou avec un arrêté périodique de comptabilité.

Les anomalies constatées donnent lieu :

• soit à une rectification immédiate, lorsqu'il s'agit d'une erreur d'ordre comptable ;

• soit à la mise en œuvre de la procédure décrite à l'article 28 lorsqu'il y a fraude, détournement, perte ou déficit.

  33.1.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des foyers est effectuée pour le compte du ministre de la défense, par le commissaire désigné à cet effet par le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD ⁽⁷¹⁾.

A ce titre, il reçoit copie :

• des décisions de création, de modification de structures ou d'activités, de dissolution du foyer ;

• des décisions du conseil d'administration concernant le fonctionnement du foyer ;

• du règlement du foyer ;

• des décisions du commandant de CMD (8) accordant des prêts, allocations ou secours sur le fonds d'entraide non ministériel des foyers ;

• des décisions de dévolution des avoirs des foyers dissous.

La vérification des comptes est faite :

• sur pièces, mensuellement (documents comptables adressés par le foyer à la fin de chaque décade) ;

• sur place, de façon inopinée, au moins une fois par an. A cette occasion, le commissaire vise tous les documents comptables après s'être assuré de l'existence des avoirs du foyer (vérification de caisse, recensements des matériels et des marchandises).

Le directeur du foyer ou son suppléant désigné par l'autorité de tutelle, doit assister aux vérifications sur place.

Les anomalies constatées doivent être signalées par feuille de vérification adressée au président du conseil d'administration. Celui-ci fait effectuer les régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

  33.2. Surveillance de l'administration.

  33.2.1. Surveillance intérieure des foyers de corps de troupe.

Cette surveillance est exercée de façon permanente par le chef de corps qui est responsable de l'administration intérieure de l'ensemble de sa formation.

Pour l'exercice de cette prérogative, il peut déléguer sa signature au commissaire ou au chef des services administratifs de sa formation. Cette délégation est transcrite sur le registre des actes administratifs de la formation.

  33.2.2. Surveillance administrative et technique.

La surveillance administrative et technique porte sur l'appréciation des actes d'administration (création de nouvelles activités, moyens d'exploitation, etc.) et des actes de gestion (emploi des ressources, tarifs appliqués, etc.). Elle constitue une prérogative :

• du commandant organique dont dépend le corps auquel appartient le foyer ;

• du commandant de CMD pour les foyers de garnison et les foyers interarmées.

Ces autorités peuvent déléguer leur signature ⁽⁷²⁾ aux directeurs locaux du commissariat de l'armée de terre chargés de la vérification des comptes (cf. 33.1.2 supra).

La surveillance administrative et technique du foyer s'exerce plus particulièrement :

• lors de l'examen du programme d'emploi des ressources (PER) ;

• en cours de gestion :

  • au vu des décisions du conseil d'administration ;

  • au vu du suivi de l'exécution des objectifs inscrits au PER ;

  • lors de l'examen des situations mensuelles de gestion ;

  • sur place :

    — au moment des revues groupées ;

    — lors des vérifications inopinées effectuées par le commissaire chargé de la vérification des comptes s'il dispose d'une délégation de signature du commandement ;

• en fin de gestion, lors de l'examen des comptes et du bilan annuel.

Le directeur local du commissariat de l'armée de terre, titulaire d'une délégation de signature, s'assure en outre :

• de la conformité des contrats de travail du personnel civil embauché par le foyer selon les règles du droit commun ;

• de l'existence des clauses obligatoires à prévoir dans les contrats d'assurance et les contrats de location d'appareils à jeux et de distributeurs automatiques.

Lorsque les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et technique font apparaître :

• des manquements en matière d'organisation et de respect des procédures ;

• des anomalies dans la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion ;

• des carences dans les fonctions logistiques et techniques,

  les faits constatés doivent être signalés par feuille de surveillance au président du conseil d'administration.

  33.3. Feuille d'observations.

Lorsque la nature et la gravité des faits le justifient, une feuille d'observations est adressée à l'autorité de tutelle par le directeur local du commissariat en CMD. Celui-ci en fait parvenir une copie, à titre de compte rendu, soit à l'autorité organique ayant délégué sa signature lorsque les faits constatés concernent la surveillance administrative et technique, soit au ministre (DCCAT) s'ils se rapportent à la vérification des comptes.

5.4. Archives.

Les documents d'ordre administratif et comptable sont conservés et archivés dans les conditions prévues par l'instruction pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures du corps de troupe ⁽⁷³⁾.

6. Dispositions finales.

6.1. Textes abrogés et entrée en vigueur de l'instruction.

L'instruction n^o 1631/DEF/INT/AG/CT du 22 juin 1983 (BOC, p. 3399), ses deux errata et ses huit modificatifs ⁽⁷⁴⁾ sont abrogés par la présente instruction qui entre en vigueur dès sa parution au Bulletin officiel.