1. Préambule.

1.1.

La démarche de pilotage, réglementée par l'instruction citée en référence, a pour but d'améliorer les performances globales du commissariat de l'armée de terre. Elle nécessite des outils et des procédures qui permettent, à tous les niveaux de commandement, d'anticiper et de prendre des décisions rapides et appropriées. Dans ce cadre, le fonctionnement du commissariat est notamment apprécié au travers de tableaux de bord qui présentent, sous forme d'indicateurs, l'atteinte des objectifs annuels fixés par le général chef d'état-major de l'armée de terre, le directeur central du commissariat de l'armée de terre et les différents responsables du service.

1.2.

Afin de détenir en permanence les informations fiables, nécessaires à l'élaboration de ces indicateurs, le commissariat a créé la base de données des activités du service (BDAS). Cette base centrale, constituée de données historiques relatives à chaque domaine d'activité, facilite la connaissance, dans le temps et par organisme, de l'efficacité et de l'efficience du service. Consultable aussi bien aux niveaux central, intermédiaire qu'élémentaire, la BDAS permet de partager des informations de gestion entre les organismes ; elle se substitue, en outre, aux états périodiques échangés au sein du service et permet de répondre aux demandes de renseignements émanant des échelons de direction. Elle peut être complétée au niveau intermédiaire, par la création de bases de données des activités régionales (BDAR).

1.3.

La présente instruction a pour but de formaliser la BDAS. Elle en définit les principes, l'organisation et le fonctionnement.

2. Principes.

2.1. Les fondements de la base de données des activités du service.

2.1.1.

La BDAS, outil majeur du pilotage au sein du commissariat, participe à la compréhension du fonctionnement du service. Elle permet à chaque responsable, à tous les niveaux, de mesurer l'atteinte de ses objectifs et de relever les écarts de gestion par rapport aux cibles fixées ou moyennes observées.

2.1.2.

La BDAS est un référentiel unique qui offre à chaque responsable, au-delà des informations qui lui sont propres, la possibilité d'apprécier sa gestion au regard du fonctionnement global du service. Elle participe à la réflexion et à l'émulation, grâce aux synthèses de gestion qu'elle permet d'obtenir.

2.1.3.

Enfin, la BDAS est un instrument d'aide à la décision qui donne l'autonomie nécessaire à chaque responsable, pour pouvoir remédier à son niveau, sans attendre l'intervention d'une instance supérieure, aux dérives constatées.

2.2. La mise en commun des informations.

2.2.1.

La BDAS est un système normalisé qui met en commun les données de gestion du service, sans restriction d'usage, au profit de tous les organismes abonnés du commissariat.

2.2.2.

La BDAS constitue un historique des données de gestion ; celles-ci proviennent en grande partie des applications nationales du service : dans ce cas, elles sont transmises à la BDAS grâce à une interface informatique. Si elles n'existent pas dans une chaîne nationale, elles sont fournies par les organismes détenteurs ⁽¹⁾ pour être intégrées à la base.

2.2.3.

La qualité de la base et de son exploitation résulte essentiellement d'un contrat tacite de confiance entre tous les personnels du commissariat. Chaque fournisseur de données est responsable de l'intégrité et de la véracité des informations qu'il transmet.

2.2.4.

Les données sont conservées dans la base quatre années pleines. Dès l'achèvement de l'année en cours, les données ayant plus de quatre ans sont archivées sur cédérom, puis supprimées de la base.

2.3. La base de données des activités du service et les bases de données des activités régionales.

Les données de gestion du service, utilisées par plusieurs organismes ou exploitées par l'administration centrale, sont systématiquement intégrées dans la BDAS.

Pour faciliter le pilotage, les directions régionales du commissariat de l'armée de terre (DIRCAT) et les organismes centraux peuvent constituer, à leur niveau, une « base de données des activités régionales » (BDAR). Compatibles avec la base centrale, s'appuyant sur les mêmes principes de fonctionnement et utilisant les mêmes outils informatiques, les BDAR stockent des données de fonctionnement régionales ou spécifiques, consultables aux seuls niveaux intermédiaire et élémentaire.

3. Organisation.

3.1. Le niveau central.

3.1.1. Le comité directeur.

Le comité directeur définit la politique d'emploi de la BDAS. Présidé par le directeur central adjoint, il est composé des sous-directeurs de la direction centrale, de deux directeurs régionaux du commissariat de l'armée de terre (désignés annuellement à tour de rôle) et du directeur du centre d'études et de développements informatiques du commissariat de l'armée de terre (CEDICAT). Le chef du bureau audit et pilotage de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT) est chargé de préparer et d'animer les séances de travail.

Le comité se réunit au moins une fois par an, pour examiner le fonctionnement de la BDAS au cours de l'année écoulée. Il fixe les améliorations à entreprendre ; dans ce cadre, il décide notamment des domaines à ajouter et à retirer des principes de circulation des flux de données, des accès à la base au sein du service, de l'exportation des informations et de la modernisation de l'outil.

3.1.2. Le bureau audit et pilotage de la DCCAT.

Le bureau audit et pilotage est « administrateur de la BDAS ». A ce titre, il coordonne les actions nécessaires à son bon fonctionnement et propose les mesures à prendre en cas d'anomalie importante. Il travaille en étroite concertation avec les sous-directions de la DCCAT, « administrateurs de données » et le CEDICAT, « responsable de la mise en œuvre informatique ». Ses attributions consistent tout particulièrement à :

• établir le rapport annuel de fonctionnement de la base ;

• proposer au comité directeur les améliorations à entreprendre ;

• mettre en œuvre les décisions arrêtées par le comité directeur ;

• fixer les plans annuels de formation au profit de la DCCAT et des organismes du niveau intermédiaire, en concertation avec la sous-direction SI de la direction centrale ;

• fixer les plans annuels d'équipement des utilisateurs, en concertation avec la sous-direction SI de la direction centrale et le CEDICAT ;

• veiller à la cohérence des besoins en informations exprimés par les administrateurs de données ;

• transmettre les fiches de données validées au CEDICAT, « responsable de la mise en œuvre informatique » et tenir à jour le dictionnaire de données ;

• animer et informer l'ensemble du réseau des correspondants BDAS (cf. 341) ;

• conseiller les organismes de niveau intermédiaire pour la mise en œuvre des BDAR.

3.1.3. Les sous-directions de la DCCAT.

Les sous-directions sont « administrateur de données », chacune pour les domaines entrant dans son champ de compétences. A ce titre, elles déterminent les informations utiles qui doivent figurer dans la BDAS. Leur mission consiste plus particulièrement à :

• recueillir et arrêter les besoins en informations, en concertation avec les organismes du niveau intermédiaire et l'administrateur de la base ;

• définir les données à intégrer dans la base (élaboration des fiches descriptives de données) ;

• veiller au respect du processus de mise à jour des données qu'elles administrent ;

• valider les données qu'elles administrent ;

• demander ou faire demander la correction des éventuelles données erronées (cf. 443) ;

• fournir au « responsable de la mise en œuvre informatique » les paramètres nécessaires à la programmation des domaines (nomenclature, rattachements, ordonnateurs secondaires, etc.) ;

• participer à la formation, pour ce qui concerne la nature et l'emploi des données relevant de leur compétence ;

• exploiter les données pour assurer le « suivi de gestion » et préparer les indicateurs des tableaux de bord du chef d'état-major de l'armée de terre (CEMAT) et du directeur central.

3.1.4. Le CEDICAT.

Le CEDICAT est « responsable de la mise en œuvre informatique » de la BDAS. A ce titre, il dispose d'une section « BDAS » chargée, d'une part, d'assurer le développement et la maintenance technique du système et, d'autre part, de veiller au bon déroulement des intégrations de données dans la base. Il travaille en concertation avec l'administrateur de la base et les administrateurs de données. Sa mission consiste plus particulièrement à :

• concevoir et développer l'architecture technique du système, pour assurer le recueil des données et permettre leur consultation par les organismes abonnés ;

• développer la base pour y insérer les données nouvelles et supprimer celles devenues inutiles ;

• proposer l'évolution des matériels et logiciels ;

• assister les organismes du niveau intermédiaire, pour l'implantation des BDAR et la mise en œuvre des logiciels d'exploitation des BDAR et de la BDAS ;

• participer à la définition des données, en liaison avec les administrateurs de données ;

• assurer la formation des formateurs pour l'emploi des grilles de saisie spécifiques, en concertation avec l'administrateur de données ;

• intégrer les données dans la base, selon la périodicité prévue par les fiches de donnée ; archiver annuellement sur cédérom les données ayant plus de quatre ans.

3.2. Le niveau intermédiaire. (2)

3.2.1. En ce qui concerne la BDAS.

Les directions régionales et les organismes centraux participent pleinement à la mise en œuvre de la BDAS. Ils facilitent son fonctionnement en assistant les organismes de niveau élémentaire placés sous leur autorité et en les incitant à utiliser la base. Leurs attributions consistent essentiellement à :

• exprimer les besoins en information, en concertation avec les administrateurs de données, puis participer à la définition des données retenues ;

• mettre en place les matériels et logiciels nécessaires dans leur propre organisme et dans les organismes du niveau élémentaire ; former les utilisateurs ;

• viser les données saisies par les organismes du niveau élémentaire ;

• exploiter les données pour assurer le pilotage et le suivi de gestion à leur niveau (situations de gestion, tableaux de bord, etc.).

3.2.2. En ce qui concerne la BDAR.

La mise en place, l'organisation et le fonctionnement des bases de données des activités régionales (BDAR) incombent aux directions régionales et aux organismes centraux ; à cet effet, ils peuvent demander l'assistance du CEDICAT et de l'administrateur de la BDAS.

Les informations contenues dans les BDAR ne sont soumises à aucune contrainte de la part du niveau central ; néanmoins elles doivent faciliter la mise à jour des bases administrées par les états-majors de région terre, pour ce qui concerne les domaines relevant de la compétence du commissariat.

3.3. Le niveau élémentaire.

Les organismes du niveau élémentaire abonnés à la BDAS peuvent en consulter toutes les données. Ils participent à sa mise à jour, dans la mesure où ils détiennent des informations utiles au suivi de gestion et où ils utilisent les applications nationales du service. Leurs attributions consistent essentiellement à :

• saisir périodiquement les données, propres à l'organisme, non prises en compte dans le cadre des applications nationales ;

• exploiter les données de la BDAS pour évaluer l'efficacité de leur gestion.

3.4. Le réseau BDAS et les organismes abonnés.

3.4.1. Les correspondants BDAS.

Afin de renseigner et d'utiliser la base dans les meilleures conditions, chaque organisme abonné désigne un « correspondant BDAS ». Cette fonction est tenue par le « correspondant de pilotage » lorsqu'il existe. Chargé de coordonner le fonctionnement de la base à son niveau, ses attributions sont les suivantes :

• savoir questionner la base et préparer des documents de synthèse ;

• suivre la formation des utilisateurs de l'organisme ;

• veiller au bon emploi des logiciels et des matériels ;

• viser le recueil des données effectué à l'aide de grilles spécifiques ;

• suivre les anomalies et demander la correction des éventuelles données erronées dont son organisme est détenteur.

3.4.2. Les logiciels.

Le fonctionnement de la BDAS (et des BDAR) nécessite l'emploi de deux outils informatiques mis en place par la sous-direction systèmes d'informations de la DCCAT, dans les organismes concernés du service :

• un système de gestion de bases de données relationnelles qui permet de constituer, par stockage, un historique des données du service. Son exploitation est assurée par le CEDICAT, pour la base centrale, et par le bureau systèmes d'information des organismes de niveau intermédiaire, pour les BDAR ;

• un logiciel d'aide à la décision qui permet d'interroger une base, de mettre en forme les informations obtenues (tableaux et graphiques) et de les analyser. Son utilisation est assurée directement par les organismes abonnés. Le développement et la maintenance sont assurés par le CEDICAT (pour la BDAS) et les bureaux systèmes d'informations (pour les BDAR).

3.4.3. Les organismes abonnés.

Les organismes abonnés à la BDAS sont désignés par le comité directeur. Ils disposent de licences d'utilisation du logiciel d'aide à la décision. La liste des organismes abonnés à la BDAS figure en annexe I (la répartition des licences attribuées aux organismes est fixée par note particulière).

Les organismes abonnés aux BDAR sont désignés par les organismes du niveau intermédiaire, chacun pour la base qui le concerne.

4. Fonctionnement.

Le fonctionnement de la BDAS consiste à entreposer des données précises au sein d'une base informatique, puis à les extraire ensuite selon le besoin du service. Outre l'emploi de l'outil informatique, la procédure de gestion des informations concerne tous les organismes du commissariat ; elle comporte les phases définies ci-après.

4.1. L'expression du besoin en information.

La première étape du fonctionnement de la BDAS consiste à décrire la finalité de tout besoin nouveau en information, avant même d'en exprimer la demande détaillée.

Le besoin peut être exprimé à tous les niveaux. Il est arrêté par l'administrateur de données compétent, en concertation avec l'administrateur de la base. Ce dernier s'assure que l'information retenue est cohérente avec les données déjà disponibles.

La création d'un nouveau domaine est soumise à la décision du comité directeur.

4.2. La définition des données.

4.2.1. Les fiches descriptives de donnée (voir modèle en annexe III).

Lorsque le besoin en information est arrêté, les données correspondantes sont clairement définies. Elles donnent lieu à l'élaboration de fiches de données détaillées, établies par l'administrateur de données, puis validées par le bureau audit et pilotage. Ces fiches font notamment ressortir :

• la définition détaillée de la donnée ;

• l'utilisation qui doit en être faite ;

• le processus de détermination et l'unité retenue ;

• les organismes concernés par sa mise à jour ;

• le mode et la périodicité de recueil, ainsi que la configuration, le cas échéant, de la grille de saisie à développer par le CEDICAT ;

• la procédure de validation.

4.2.2. Le dictionnaire des données.

Afin de détenir un répertoire complet des données, toutes les fiches sont groupées au sein d'un « dictionnaire des données », tenu à jour par le bureau audit et pilotage de la DCCAT. Mis à la disposition de chacun, ce dictionnaire doit être consulté chaque fois qu'un doute subsiste quant aux caractéristiques d'une donnée.

4.3. La préparation de la base.

Lorsque le besoin est clairement exprimé et que les données sont définies, le CEDICAT, responsable de la mise en œuvre informatique, adapte la base afin qu'elle puisse recevoir les nouvelles données. Ensuite, soit il fait développer, par les responsables des applications concernées, des interfaces pour extraire les données des applications nationales (lorsqu'elles existent), soit il développe des grilles de saisie directe pour les organismes abonnés concernés. Enfin, il met à jour les domaines pour permettre l'utilisation de ces données. Les développements réalisés par le CEDICAT sont validés par l'administrateur de données concerné.

4.4. L'intégration des données.

4.4.1. Les données figurant dans les applications du service.

Pour constituer l'historique de certaines données figurant dans les applications du service, celles-ci sont intégrées périodiquement dans la BDAS, soit automatiquement, soit par le « responsable de la mise en œuvre informatique » qui utilise alors les outils conçus à cet effet. Les échéances et périodicités d'intégration sont spécifiées dans les fiches de données.

4.4.2. Les données ne figurant pas dans les applications du service.

Les données du service qui n'existent pas au sein d'une application centrale doivent être saisies manuellement, grâce à des grilles de saisies spécifiques, accessibles par réseau. La saisie est faite directement par l'organisme détenteur de l'information.

Les informations saisies par un organisme de niveau élémentaire sont visées par l'organisme du niveau intermédiaire concerné. L'échéance et la périodicité de saisie sont indiquées dans les fiches de données.

4.4.3. Correction des données erronées.

Une donnée de la BDAS, jugée erronée, ne peut être corrigée que par le « responsable de la mise en œuvre informatique ». La demande de correction est obligatoirement exprimée par le détenteur de la donnée concernée, au moyen de l'imprimé figurant en annexe IV.

4.5. L'utilisation de la BDAS.

La BDAS est accessible, à tous les niveaux, par les organismes abonnés qui détiennent les droits d'usage du logiciel d'aide à la décision et qui sont reliées à un réseau de transmission.

Les correspondants de pilotage sont dotés en priorité des matériels et logiciels nécessaires à la transmission des données et à l'interrogation de la base. Les logiciels sont installés auprès des personnes les plus concernées par le fonctionnement et le pilotage de l'organisme.

La saisie des données et l'exploitation des informations extraites de la base se font sous la responsabilité des commandants d'organismes.

Pour utiliser la BDAS de façon optimale, les personnels concernés reçoivent une formation adaptée à leurs attributions (voir l'ANNEXE V).

4.6. Le compte rendu annuel d'emploi de la BDAS.

4.6.1. Au niveau intermédiaire.

Chaque année, les organismes de niveau intermédiaire établissent un compte rendu d'emploi de la BDAS faisant ressortir les anomalies relevées et les difficultés de fonctionnement. A cette occasion, ils proposent les améliorations souhaitées de la base et de son contenu. Le compte rendu d'emploi constitue une partie du rapport annuel d'activités, établi dans le cadre du paragraphe 46 de l'instruction relative au pilotage, citée en référence.

4.6.2. Au niveau central.

Le bureau audit et pilotage établit la synthèse nationale qui est présentée au comité directeur et qui sert de base aux propositions de modernisation et d'amélioration de la BDAS.