Visée par le contrôle général des armées le 13 mars 2001 sous le n^o 198.

1. Généralités

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement des cercles d'officiers, des cercles de sous-officiers et des cercles mixtes (d'officiers et de sous-officiers) de l'armée de terre.

1.1.1. Fondement juridique.

Elle s'appuie sur les dispositions :

• de l'article premier du décret-loi du 19 octobre 1939 modifié, cité en première référence, portant organisation des cercles d'officiers, de sous-officiers et de soldats de l'armée de terre ;

• du décret 81-732 du 29 juillet 1981 modifié, cité en deuxième référence, portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 02 novembre 1982 modifié, cité en troisième référence, portant délégation de pouvoirs à certaines autorités militaires, en matière d'organisation et de fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 26 juin 1997 modifié, cité en quatrième référence, relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées.

1.1.2. Champ d'application.

Elle est applicable à tous les cercles (officiers, mixtes, sous-officiers) de l'armée de terre, quel que soit leur lieu d'implantation.

Elle ne s'applique pas au cercle national des armées en raison de son caractère spécifique.

1.2. Vocation et organisation générale des cercles.

1.2.1. Définitions.

Les activités sociales et culturelles, créées au profit des membres de droit et des membres adhérents ⁽¹⁾ en service dans une garnison ou dans un corps de troupe de l'armée de terre, sont réunies au sein d'organismes appelés selon le cas  :

• cercles d'officiers ;

• cercles de sous-officiers ;

• cercles mixtes, lorsque les effectifs ne justifient pas la création de cercles distincts.

Afin d'assurer le support de ces activités, il peut être créé autant de cercles que nécessaire ⁽²⁾.

Ces cercles peuvent fonctionner au bénéfice du corps, de l'établissement ou de l'école au sein duquel ils sont implantés. Toutefois, dans certaines garnisons, ils peuvent avoir vocation à soutenir le cas échéant plusieurs corps ou organismes assimilé  ; ils sont alors dénommés cercles de garnison.

Les cercles sont généralement supportés par un corps de troupe, un établissement ou une école.

1.2.2. Plan de rattachement.

Le commandement territorialement compétent détermine le plan de rattachement des formations et établissements à un cercle.

Mis à jour annuellement le 1er octobre, il sert de référence à la détermination des collèges électoraux (cf. ANNEXE I, APPENDICE 3)

Des organismes de la défense extérieurs à l'armée de terre peuvent être inclus dans ce plan de rattachement.

1.2.3. Régime juridique.

Les cercles sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale.

Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière et sont habilités à recevoir des dons, legs ⁽³⁾ et allocations. Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.

Ils n'ont pas de but lucratif et ne doivent pas induire de distorsion dans la concurrence commerciale locale.

Ces organismes, placés sous la tutelle du ministère de la défense (état-major de l'armée de terre) et soumis aux investigations du contrôle général des armées, peuvent ester en justice (3).

1.2.4. Définition des autorités.

Dans la présente instruction, l'appellation  :

• de commandant organique territorial correspond aux autorités mentionnées à l'article 17 du décret cité en deuxième référence ;

• d'autorité de tutelle correspond aux autorités désignées par l'arrêté cité en troisième référence ;

• de directeur du commissariat désigne :

  • le directeur régional du commissariat de l'armée de terre ;

  • le directeur des commissariats d'outre-mer ⁽⁴⁾  ;

  • le directeur du commissariat local.

1.2.5. Exercice du pouvoir de tutelle.

Selon les dispositions de l'arrêté cité en troisième référence visé à l'article premier de la présente instruction, les cercles sont soumis au contrôle d'une autorité de tutelle, agissant par délégation de pouvoir du ministre de la défense, dans les conditions définies ci-dessous. Cette tutelle s'exerce sur tous les actes à l'exclusion de ceux concernant :

• leur création et leur dissolution, l'acquisition des biens immobiliers (qui ne font pas l'objet d'une délégation)  ;

• l'opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et d'accepter des dons et legs (qui n'est pas déléguée à l'échelon des chefs de corps).

En particulier, l'autorité exerçant la tutelle désigne le président (cf. 15.1), le directeur (cf. 16.1) et le vice-président du conseil d'administration, le cas échéant sur proposition des responsables des formations rattachées.

1.2.5.1. Cercles de corps de troupe, d'établissement ou d'école .

⁽⁵⁾

La tutelle de ces cercles est exercée respectivement par le chef de corps, le directeur d'établissement ou le commandant d'école par délégation du ministre de la défense.

1.2.5.2. Autres cercles (d'îlot ou d'emprise).

Ces cercles sont placés sous l'autorité de tutelle désignée à l'article 17 du décret cité en deuxième référence.

1.2.5.3. Cercle de garnison et cercles interarmées dont la tutelle est exercée par l'armée de terre.

Quel que soit leur organisme support, la tutelle de ces cercles est exercée par le commandant organique territorial, qui peut déléguer sa signature à l'un de ses adjoints.

1.2.6. Commission régionale des cercles.

1.2.6.1. Composition.

La commission régionale est composée  :

• d'un président : le commandant organique territorial ou son adjoint  ;

• du directeur du commissariat  ;

• du directeur du génie  ;

• d'un représentant de l'action sociale aux armées  ;

• d'un représentant pour chacune des grandes catégories de personnel désigné par le commandant organique territorial. Il a voix consultative.

1.2.6.2. Attributions.

Validation des programmes d'emploi des ressources (PER).

La direction régionale du commissariat présente à la commission régionale des cercles avant le 31 octobre de l'année A — 1 :

• les PER des cercles qui sollicitent un prêt ou une allocation. Ils sont revêtus de l'avis de l'autorité de tutelle (et du commissariat de rattachement le cas échéant). Dans ce cadre, la commission examine simultanément les demandes de subvention de fonctionnement des organismes (dans ce cas, le commandement organique fonctionnel susceptible de contribuer au financement du cercle est associé aux travaux de la commission s'il est distinct du commandement territorial) ;

• une synthèse des autres PER en relevant les faits et les données de gestion caractéristiques.

La commission peut convoquer les directeurs des cercles dans le cadre de l'examen des PER. Après examen, et avant le 30 novembre de l'année A — 1, la commission donne son avis sur les PER qui lui ont été soumis et les transmet pour décision au commandant organique territorial.

Approbation des financements.

Le commandant organique territorial décide, sur avis de la commission, des financements alloués à partir du fonds non ministériel d'entraide et propose ceux alloués à partir du fonds ministériel d'entraide.

Orientation de la gestion.

La commission  :

• examine les équilibres généraux de gestion des cercles au niveau territorial et peut se saisir des cas particuliers ;

• élabore les mesures d'ordre social correspondant à la vocation des cercles ⁽⁶⁾  ;

• propose les priorités devant déterminer l'atteinte des objectifs fonctionnels des cercles.

Par ailleurs, elle examine le programme des dépenses de cohésion des autorités militaires (cf. 32.1.3.2) implantées dans sa zone de responsabilité et qui sollicitent une aide financière à partir des fonds non ministériels.

1.2.6.3. Convocation.

La commission se réunit au moins une fois par an, au mois de novembre de chaque année.

Elle peut être convoquée par son président autant que de besoin.

1.3. Activités.

1.3.1. Règle générale.

Selon les ressources dont ils disposent et l'importance des moyens mis en œuvre (locaux, matériels d'équipement et d'ameublement, etc.) les cercles assurent au profit de leurs membres et des familles (cf. 8 et 9)  :

• en priorité des prestations permettant aux cadres d'active de faire face aux sujétions particulières de service, notamment en matière de restauration et d'hébergement ;

• en complément, des activités d'information, de culture, de loisirs et d'entraide.

1.3.2. Prestations.

Les prestations proposées par les cercles à leurs membres se répartissent en trois groupes : restauration, hôtellerie et culture, détente, loisirs.

Ces activités sont définies, dans chaque organisme, par un règlement particulier soumis à l'approbation du conseil d'administration avant transmission à l'autorité de tutelle. Le conseil d'administration désigne les membres des commissions (restaurant-bar, hôtellerie, bibliothèque, etc.) dans les conditions décrites ci-après (point 17.1).

1.3.2.1. Restauration.

L'activité « restauration » assure, à titre onéreux, un service de petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les conditions matérielles et de tarification prévues par le règlement particulier de cette activité. L'organisation (salle, service à table, libre-service, cafétéria, etc.) est arrêtée par le conseil d'administration, sur proposition de la commission « restauration ».

Lorsque les circonstances le justifient, le commandant organique territorial peut autoriser  :

• les cadres militaires et le personnel civil de rang équivalent du ministère de la défense à prendre leurs repas à l'ordinaire ⁽⁷⁾  ;

• un ordinaire à fournir des repas à un cercle ⁽⁸⁾  ;

• une fourniture de tout ou partie des prestations par un sous-traitant (cf. 3.3) sous réserve d'approbation par l'état-major de l'armée de terre.

1.3.2.2. Hôtellerie.

L'activité « hôtellerie » a la charge de procurer des chambres aux membres du cercle et d'en assurer l'entretien.

Le conseil d'administration, qui arrête le tarif de location des chambres et approuve le règlement de l'hôtel, décide des modalités d'occupation de ces chambre et d'acquittement des tarifs y afférents.

Sur présentation d'un document officiel établissant la mission, tout cercle doit proposer une tarification qui n'excède pas l'indemnité accordée aux personnels en mission (soit une nuitée et son petit-déjeuner). Une facture est systématiquement remise à l'intéressé bénéficiant du remboursement de frais de mission.

Ces modalités ne concernent pas les bâtiments cadres célibataires (BCC), dont les règles de fonctionnement sont régies par l' instruction 44247 /DN/DAAJC/H du 23 août 1972 (BOC/SC, p. 942) modifiée et dont les cercles peuvent assurer un support comptable.

1.3.2.3. Culture, détente, loisirs.

1.3.2.3.1. Salles consommation.

Des activités de détente et de loisirs peuvent être mises en place par les cercles pour leurs membres et les familles.

En ce qui concerne l'activité « bar », les autorités de direction des cercles doivent veiller particulièrement à l'application des dispositions législatives ou réglementaires :

• en matière de fiscalité des débits de boissons, visant notamment la déclaration de profession et l'acquittement d'un droit de licence approprié (cf. ANNEXE VI) ;

• en matière d'hygiène et de sécurité, tant en ce qui concerne les conditions de travail du personnel que la conformité avec les règlements de locaux et installations destinés à recevoir du public (cf. ANNEXE V, APPENDICE 1APPENDICE 2) ;

• en matière de vente des tabacs manufacturés ⁽⁹⁾, seuls les cercles titulaires d'une licence de troisième ou de quatrième catégorie (art. L. 22 du code des débits de boissons et des mesures contre l'alcoolisme) ou d'une licence restaurant (art. L. 23 2^o du même code) sont autorisés à vendre des tabacs.

Les cercles peuvent être équipés en distributeurs automatiques de boissons et denrées. Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe II, appendice 4.

1.3.2.3.2. Bibliothèque.

Les cercles peuvent comporter une bibliothèque. Si tel est le cas, mention de son existence doit figurer sur le procès-verbal de création du cercle ; ceci implique qu'une bibliothèque ne peut être supprimée sans une modification de ce procès-verbal ⁽¹⁰⁾.

L'activité de la bibliothèque doit être orientée par le conseil d'administration du cercle de manière à satisfaire trois objectifs : l'information, l'enrichissement culturel et la détente des usagers.

L'organisation et le fonctionnement de la bibliothèque font l'objet de l'annexe II, appendice 5.

Lorsqu'un cercle est doté d'une bibliothèque, l'existence d'une commission de la bibliothèque, dont les membres sont désignés par le conseil d'administration, est obligatoire.

Le contrôle de fonctionnement et la surveillance administrative des bibliothèques de cercle s'effectuent dans les mêmes conditions que ceux des autres activités du cercle. Toutefois, le chef du service historique de l'armée de terre est inspecteur technique de leurs fonds historiques ⁽¹¹⁾.

1.3.2.3.3. Clubs, salles de jeux et espaces multimédias.

Le conseil d'administration peut développer les activités « jeux » en décidant la création de clubs (bridge, billard, etc.).

L'équipe de direction, qui anime chacun de ces clubs, veille à l'application du règlement propre à chaque activité, et en particulier au respect des conditions d'accès ⁽¹²⁾ : nul ne peut être admis dans les clubs sans être membre du cercle.

L'espace multimédias regroupe tous les moyens d'accès à titre onéreux ou gratuit à l'ensemble des supports de diffusion massive de l'information (presse, radio, télévision, internet, …) que le cercle met à la disposition de ses membres dans le cadre de son objet.

1.3.2.3.4. Autres locaux.

Des manifestations artistiques, culturelles et récréatives peuvent être organisées dans les locaux du cercle :

• conférences ;

• matinées et soirées artistiques ;

• séances de cinéma ;

• bals ;

• fêtes enfantines ;

• toutes réunions et réceptions ayant le caractère de fêtes données par le cercle, avec l'approbation de l'autorité de tutelle.

Les locaux du cercle peuvent être mis à la disposition des membres pour l'organisation :

• de réunions ayant un caractère familial  ;

• de congrès et assemblées d'associations de cadres militaires (de réserve, retraités, etc.) agréés par le ministre de la défense ;

• de manifestations ayant un caractère récréatif, social ou de bienfaisance organisées par des sociétés militaires.

Le tarif de location des salles est fixé par le conseil d'administration.

1.3.2.3.5. Salle d'éducation physique et équipement sportif.

Les activités sportives en salle ou de plein air font l'objet de décisions de création par le conseil d'administration qui approuve le règlement de chaque activité et fixe le taux des cotisations ou abonnement.

1.3.3. Externalisation.

L'externalisation de la restauration normale est régie par les dispositions du point 3.2.1. (cf. ANNEXE VII, appendice 1).

Sur proposition du conseil d'administration et après approbation de l'autorité de tutelle, tout ou partie des autres prestations peuvent être offertes par le cercle de convention(s) d'externalisation. Il peut notamment s'agir  :

• de la restauration rapide ;

• du bar ;

• de la billetterie automatique ;

• des jeux informatiques ;

• du nettoyage de certains locaux.

La plus grande attention doit être portée à la rédaction de telles conventions soumises pour avis préalable à la direction du commissariat.

1.3.4. Locaux.

Outre les salles destinées à accueillir les différentes activités, le cercle doit comporter des locaux de service conçus en tenant compte des normes de sécurité  :

• un bureau pour le directeur, un pour le gérant et, si nécessaire, un pour le comptable ;

• des locaux à usage de magasin d'approvisionnement ;

• des locaux à usage de cuisine ;

• des locaux sanitaires réservés respectivement au personnel d'exploitation du cercle et à la clientèle.

2. Création, modifications d'activités, modification nominale, fusion, dissolution.

2.1. Création.

2.1.1. Principe.

La création d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.1.2. Création d'un cercle.

Toute décision de création d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation. Dès la publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de création est rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes.

2.1.2.1. Dossier de présentation.

Établi par l'autorité devant assurer la tutelle ⁽¹³⁾, ce dossier est constitué notamment  :

• d'un rapport d'ordre général motivant la demande de création envisagée, décrivant l'importance des formations intéressées, l'effectif potentiel des usagers, et désignant, s'il s'agit d'un cercle de garnison, un corps de rattachement ;

• d'une description détaillée de l'immeuble choisi (si possible avec plan, photographie, indication de la situation géographique) ;

• d'un rapport complémentaire indiquant les conditions particulières qu'il serait nécessaire de faire mentionner par le loueur au contrat-type lors de l'élaboration du bail (s'il s'agit, exceptionnellement, d'un immeuble à prendre en location) ;

• d'un état portant énumération succincte des différentes activités envisagées pour le cercle ;

• d'un devis approximatif des dépenses de première installation : matériels d'équipement et d'ameublement, aménagements immobiliers, etc. ;

• d'un devis présentant les mesures financières à prendre à l'échelon régional ou local pour permettre l'installation et le démarrage de l'organisme.

Ce dossier de présentation est alors soumis successivement pour avis :

• au directeur du commissariat ;

• au directeur du génie ;

• à l'autorité supérieure d'emploi ;

• au commandant organique territorial qui le transmet au ministre [direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT)] pour décision.

2.1.2.2. Arrêté de création.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de création du cercle précise :

• la dénomination ;

• la date de création de l'organisme ;

• l'autorité territoriale compétente.

Dès publication de l'arrêté de création, le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction administration budget finances) notifie au cercle son numéro matricule administratif.

2.1.2.3. Procès-verbal de création.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes rapporte un procès-verbal de création du cercle.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de création de l'organisme, mentionne notamment :

• la date et le lieu de création ;

• les activités ;

• la composition du patrimoine initial (deniers et matières) et son origine.

L'original du procès-verbal de création est conservé par le commissaire rapporteur qui en transmet des copies certifiées conformes :

• une au cercle pour ses archives ;

• une au centre territorial d'administration et de comptabilité de rattachement, détenteur du fonds non ministériel d'entraide des cercles ;

• une au commandant organique territorial ;

• une au ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.1.3. Création d'une annexe.

Des annexes peuvent être créées dans les garnisons, unités, détachements isolés où la création d'un cercle ne se justifie pas.

La décision de création d'une annexe est du ressort du commandant organique territorial.

Le dossier, présenté par le directeur du cercle, revêtu de l'avis de l'autorité de tutelle du cercle ⁽¹⁴⁾ et éventuellement des avis des commandants des formations où sera implantée l'annexe, est adressé au commandant organique territorial par la voie administrative.

Ce dossier doit comporter, parmi les justifications, les règles de fonctionnement de l'annexe et les moyens mis à sa disposition.

Si le fonctionnement de cette annexe ne peut être assuré qu'avec l'apport de ressources complémentaires provenant du fonds non ministériel d'entraide des cercles, un dossier annexe sera établi conformément aux dispositions du point 4.4 ci-après.

Un avenant au procès-verbal de création du cercle sera rapporté. Copie en sera adressée aux autorités destinataires de la copie du procès-verbal de création (cf. 4.2.3).

2.1.4. Création d'une activité.

La décision du conseil d'administration portant création d'une activité du cercle ⁽¹⁵⁾, est soumise pour approbation à l'autorité de tutelle.

Lorsque le fonctionnement de cette activité implique la mise à disposition de ressources immobilières et/ou matérielles et/ou financières, il est constitué un dossier de présentation qui comprend :

• un rapport d'ordre général indiquant l'effectif potentiel des usagers, les modalités d'implantation immobilière, en particulier s'il s'agit d'une installation à l'intérieur des locaux du cercle ou de l'occupation de tout ou partie d'un immeuble nouveau ; dans ce dernier cas, doivent être précisées la situation géographique de l'immeuble et les conditions particulières qu'il sera nécessaire de faire mentionner par le loueur au contrat-type, lors de l'élaboration du bail ⁽¹⁶⁾  ;

• un devis approximatif des dépenses de première installation à prévoir pour le fonctionnement de l'activité nouvelle (aménagements immobiliers, achat de mobilier, de matériel, etc.) ;

• et, dans le cas de l'activité « restauration », le bilan financier prévisible.

Ce dossier ⁽¹⁷⁾ est transmis pour accord préalable au commandant organique territorial.

La création de la nouvelle activité fait l'objet d'un avenant ⁽¹⁸⁾ au procès-verbal de création du cercle qui est établi par le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme.

Cet avenant mentionne :

• la date à partir de laquelle l'activité nouvelle commence à fonctionner ;

• la composition et l'origine du patrimoine initial permettant de la faire fonctionner.

2.1.5. Moyens mis en œuvre.

Les cercles peuvent être installés dans les immeubles du domaine de l'État ⁽¹⁹⁾ ou dans des immeubles n'appartenant pas à l'État (cf. 22.2).

Ils reçoivent lors de leur création :

• une allocation de première installation et/ou une avance remboursable consentie sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide ⁽²⁰⁾ tenu à la disposition du commandant organique territorial (cf. 28.2) ;

• des matériels fournis par l'État à titre de première dotation, ou éventuellement par d'autres cercles, en particulier à l'occasion de la dissolution de ces organismes.

2.2. Modification nominale.

2.2.1. Principe.

La modification nominale d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.2.2. Modification nominale d'un cercle.

La décision de modification nominale d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation.

Dès la publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de modification nominale est établi par le commissaire chargé de la vérification des comptes.

2.2.2.1. Dossier de présentation.

Établi par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la modification nominale, soit les raisons qui président à cette modification nominale (en règle générale, pour faire suite à la modification nominale du corps dont relève le cercle ou quand un cercle de garnison devient cercle de corps ou inversement).

Ce dossier est soumis successivement pour avis :

• à l'autorité de tutelle du cercle ;

• au directeur du commissariat (par l'intermédiaire du CAT de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au commandant organique territorial lorsqu'il s'agit d'un cercle de garnison, qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

2.2.2.2. Arrêté de modification nominale.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de modification nominale du cercle précise notamment la nouvelle dénomination ainsi que la date de prise d'effet.

2.2.2.3. Procès-verbal.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme établit un procès-verbal de modification nominale.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de modification nominale, mentionne notamment  :

• la date de modification nominale ;

• la nouvelle dénomination de l'organisme.

L'original du procès-verbal de modification est conservé par le commissaire rapporteur qui en établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues au point 4.2.3.

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions que les procès-verbaux.

2.2.3. Fusion de deux ou plusieurs cercles.

2.2.3.1. Principe.

La fusion est le résultat de la dissolution d'un ou plusieurs cercle(s) (cf. 6) dont les activités sont reprises par un autre cercle qui peut changer de dénomination (cf. 5).

2.2.3.2. Dévolution des avoirs et des biens du cercle dissous.

Les avoirs deniers et matières, ainsi que le passif (dettes) du (des) cercle(s) dissous sont transférés en totalité au cercle restant.

Les marchandises restant en stock sont cédées à titre gratuit au cercle repreneur.

2.2.3.3. Contrats.

Sauf résiliation expresse, l'ensemble des engagements juridiques du (des) cercle(s) dissous est repris par le cercle repreneur.

2.3. Dissolution.

2.3.1. Principe.

La dissolution d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

2.3.2. Dissolution d'un cercle.

Toute décision de dissolution d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation.

Dès publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de dissolution est rapporté.

2.3.2.1. Dossier de présentation.

Établi par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la dissolution du cercle, soit les propositions concluant à cette dissolution ⁽²¹⁾.

Après avis du directeur du commissariat, le dossier est transmis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) par le commandant organique territorial.

2.3.2.2. Arrêté de dissolution.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de dissolution du cercle précise la date de cessation d'activité du cercle.

2.3.2.3. Procès-verbal de dissolution.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme, après avoir procédé à l'arrêté provisoire des comptabilités deniers et matières, rapporte un procès-verbal de dissolution du cercle.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de dissolution, mentionne notamment :

• la date de dissolution  ;

• la détermination et la destination des biens et avoirs ⁽²²⁾  ;

• le nom de l'autorité désignée pour assurer la liquidation et l'organisme chargé de la reddition des comptes.

L'original du procès-verbal de dissolution est conservé par le commissaire rapporteur qui en établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues au point 4.2.3 ⁽²³⁾.

Les avenants au procès-verbal sont établis et transmis dans les mêmes conditions que le procès-verbal.

2.3.3. Dissolution d'une activité.

La dissolution d'une activité résulte d'une décision du conseil d'administration ⁽²⁴⁾. Après approbation de cette décision par l'autorité de tutelle, un avenant est établi au procès-verbal de création du cercle par le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme.

Les archives d'une activité dissoute sont conservées par le cercle support de cette activité, lorsque l'organisme continue à fonctionner.

2.3.4. Dévolution des biens et de l'avoir d'un cercle dissous.

Les deniers disponibles après liquidation des comptes sont versés :

• au fonds ministériel d'entraide des cercles (officiers et mixtes ou sous-officiers selon le cas) dans la limite de 20 p. 100 (cf. 29.1)  ;

• au fonds non ministériel d'entraide des cercles (officiers et mixtes ou sous-officiers selon le cas) (cf. 28.1).

Le point territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽²⁵⁾ détenteur du fonds non ministériel d'entraide des cercles correspondant est chargé de payer les dettes non encore réglées et d'encaisser les recettes attendues avant reddition des comptes.

Les immobilisations et matériels fournis par les services pourvoyeurs leur sont restitués. S'ils appartiennent en propre au cercle, sur proposition du commandant organique territorial, ils sont en priorité attribués à des organismes analogues ou réformés ⁽²⁶⁾.

Les stocks de matières, denrées et boissons sont dévolus à titre onéreux à des organismes analogues après décision du conseil d'administration.

Le commandant organique territorial avise le délégué au patrimoine de l'armée de terre préalablement aux opérations de dissolution afin qu'il puisse évaluer le patrimoine du cercle.

Le service historique de l'armée de terre est consulté pour la dévolution des ouvrages et documents de bibliothèque  ; il peut, à cette fin, effectuer une liaison sur place.

2.4. Reddition des comptes.

2.4.1. Procédure.

Dès réception de l'arrêté de dissolution du cercle, le gérant procède dans les plus brefs délais, sous le contrôle du conseil d'administration et la conduite du directeur  :

• aux opérations de clôture du (ou des) livret(s) de Caisse d'épargne ⁽²⁷⁾  ;

• éventuellement au remboursement des bons du Trésor (remboursement à échéance, ou remboursement par anticipation lorsque ces titres ont été souscrits depuis trois mois au moins) ;

• au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;

• à la liquidation des avoirs deniers et matières aux conditions fixées par le commandant organique territorial, conformément aux dispositions susmentionnées (point 6.4) ;

• aux opérations de clôture du compte courant postal.

Les comptabilités deniers et matières sont alors transmises au commissaire chargé de la vérification des comptes, après arrêté définitif et visa du directeur.

Les archives comptables sont remises au CTAC ⁽²⁸⁾ détenteur du fonds non ministériel d'entraide des cercles (d'officiers ou de sous-officiers) et chargé de la reddition des comptes du cercle dissous, dans le cas où le recouvrement des créances ou le règlement des dettes n'auraient pu avoir lieu en totalité.

Un procès-verbal de reddition des comptes est rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes du CTAC à l'issue de ces opérations  ; il doit constater notamment la destination donnée aux archives du cercle, la clôture du compte courant postal.

2.4.2. Archives.

Au terme de ces opérations, les archives administratives et comptables de l'organisme dissous sont versées à l'établissement de diffusion, d'impression et d'archives du commissariat de l'armée de terre (EDIACAT).

3. Membres des cercles.

3.1. Membres de droit et membres adhérents.

Les militaires officiers, sous-officiers ou officiers mariniers, ainsi que les personnels assimilés, en activité de service, sont membres de droit du cercle auquel est rattaché leur organisme d'affectation.

Les personnels civils du ministère de la défense de rang équivalent, en activité de service, sont membres adhérents du cercle auquel est rattaché leur organisme d'affectation.

Les personnels mentionnés aux deux alinéas précédents ont accès à l'ensemble des autres cercles en priorité, dans la limite de la capacité d'accueil de chacun d'eux.

La famille (conjoint et enfant à charge) d'un membre de cercle bénéficie de l'accès à ce cercle, selon les modalités définies par le règlement de l'organisme.

Les membres de droit et les membres adhérents des cercles figurent dans les tableaux ci-après.

Table Tableau 1.Cercles d'officiers.

Catégories de membres.

Observations.

1. Membres de droit (a). 1. Officiers de carrière en situation d'activité et personnel assimilé en activité de service. 2. Officiers en position de service détaché. 3. Officiers sous contrat. 4. Aspirants en activité de service. 5. Officiers de réserve et personnel assimilé pendant les périodes d'activité. 6. Scientifiques du contingent. II. Membres adhérents (a). A) Obligatoirement admis. 7. Personnel civil des catégories A relevant du ministère de la défense en activité de service (b). B) Sur simple demande. 8. Officiers de carrière dans une position autre que l'activité ou le service détaché, pour tout autre motif que par mesure disciplinaire. 9. Officiers généraux de la deuxième section. 10. Officiers retraités. 11. Officiers de réserve et personnel assimilé en dehors des périodes d'activité de service ou admis à l'honorariat de leur grade. 12. Conjoints survivants des officiers d'active, des officiers retraités et des officiers sous contrat (c). 13. Personnel civil catégorie A du ministère de la défense dans une position autre que l'activité (b). C) Sur demande agréée par le conseil d'administration. 14. Conjoints survivants des personnels civils de la défense décédés en service. 15. Conjoints survivants des officiers de réserve (c). III. Autres membres. 16. Hautes personnalités françaises et étrangères (d). 17. Personnel militaire et civil des armées étrangères de rang équivalent (e).

(a) Personnels appartenant à l'armée de terre (ou à une autre armée, ou service commun s'il n'existe pas de cercle propre à leur armée ou service commun d'appartenance). (b) Cf.  loi 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC, p. 208) modifiée. Instruction 35 /DEF/SGA du 13 janvier 1999 aux points 3.2 et 4.2 (pour l'accès aux lieux de restauration) (BOC, p. 1443). (c) Si le conjoint survivant appartient au corps des sous-officiers, il est admis au cercle d'officiers à condition de ne pas revêtir la tenue militaire. (d) Outre-mer uniquement et sur autorisation du commandant supérieur des troupes délivrée à titre exceptionnel. (e) Pendant la durée de leur séjour ou stage auprès des services du ministère de la défense.

 

Table Tableau 2.Cercles de sous-officiers.

Catégories de membres.

Observations.

1. Membres de droit (a). 1. Sous-officiers et personnel assimilé en activité de service (b). 2. Sous-officiers en position de service détaché. 3. Sous-officiers de réserve et personnel assimilé pendant le service militaire ou les manœuvres, stages, séances d'instruction. II. Membres adhérents (a). A) Obligatoirement admis. 4. Personnel civil de rang équivalent autre que de catégorie A relevant du ministère de la défense en position d'activité (c). B) Sur simple demande. 5. Sous-officiers de carrière dans une position autre que l'activité ou le service détaché, pour tout autre motif que par mesure disciplinaire. 6. Sous-officiers retraités. 7. Sous-officiers de réserve et personnel assimilé en dehors des périodes d'activité de service. 8. Conjoints survivants des sous-officiers d'active et des sous-officiers retraités. 9. Personnel civil de rang équivalent autre que de catégorie A relevant du ministère de la défense dans une position autre que l'activité (c). C) Sur demande agréée par le conseil d'administration. 10. Conjoints survivants des personnels civils de la défense décédés en service. 11. Conjoints survivants des sous-officiers de réserve. III. Autres membres. 12. Sous-officiers et personnel, militaire ou civil, assimilé des armées étrangères de rang équivalent (d).

(a) Personnels appartenant à l'armée de terre (ou à une autre armée, ou service commun s'il n'existe pas de cercle propre à leur armée ou service commun d'appartenance). (b) Sous-officiers de carrière, sous-officiers sous contrat, sous-officiers pendant la durée légale (PDL). (c) Instruction 35 /DEF/SGA du 13 janvier 1999 aux points 3.2 et 4.2 (pour l'accès aux lieux de restauration) (BOC, p. 1443 ). (d) Pendant la durée de leur séjour ou stage auprès des services du ministère de la défense.

 

Table Tableau 3.Cercles mixtes.

Catégories de membres.

Observations.

1. Membres de droit (a). 1. Personnel énuméré au tableau 1 alinéas 1 à 7. 2. Personnel énuméré au tableau 2 alinéas 1 à 4. II. Membres adhérents (a). A) Obligatoirement admis. 3. Personnel énuméré au tableau 1 alinéa 8. 4. Personnel énuméré au tableau 2 alinéa 5. B) Sur simple demande. 5. Personnel énuméré au tableau 1 alinéas 9 à 14. 6. Personnel énuméré au tableau 2 alinéas 6 à 10. C) Sur demande agréée par le conseil d'administration. 7. Conjoints survivants des personnels civils de la défense décédés en service. 8. Conjoints survivants des officiers et sous-officiers de réserve. III. Autres membres. 9. Hautes personnalités civiles français et étrangères (a). 10. Personnel militaire (officier et sous-officier) et civil, assimilé des armées étrangères (a).

(a) Les observations portées aux tableaux 1 et 2 s'appliquent dans les mêmes conditions.

 

3.2. Droits attachés à la qualité de membre.

3.2.1. Conditions d'accès.

3.2.1.1. Généralités.

Tout membre d'un cercle ⁽²⁹⁾ bénéficie pour lui-même et pour sa famille (conjoint et enfants à charge) des installations et activités de ce cercle et des autres cercles auxquels il a accès, dans les conditions fixées par le règlement de chaque organisme.

Les officiers et sous-officiers ou officiers mariniers, ainsi que les personnels assimilés, en activité de service, sont membres de droit du cercle auquel est rattaché leur organisme d'affectation (cf. 8, aux I, des tableaux 1, 2 et 3).

Les personnels civils du ministère de la défense de rang équivalent, en activité de service, sont membres adhérents du cercle auquel est rattaché leur organisme d'affectation.

Peuvent aussi, sur leur demande, faire partie d'un cercle en qualité de membre adhérent les personnes citées au point 8, tableau I (alinéas 8 à 15) ⁽³⁰⁾, tableau 2 (alinéas 5 à 11) et tableau 3 (alinéas 5 à 8).

Ils ont alors libre accès à toutes les activités de ces cercles moyennant le règlement des prestations fournies.

Le règlement du cercle précise les conditions dans lesquelles les membres peuvent accéder aux activités de ce cercle et notamment :

• la réservation des chambres, en ce qui concerne l'activité « hôtellerie »  ;

• l'admission des invités des membres du cercle et les modalités selon lesquelles ils peuvent bénéficier des différentes activités ⁽³¹⁾.

3.2.1.2. Activité « restauration ».

3.2.1.2.1. Membres des cercles.

Pour chaque cercle, ont accès en priorité à l'activité « restauration » :

• les militaires officiers, sous-officiers ou officiers mariniers, ainsi que les personnels assimilés, en activité de service ;

• les personnels civils du ministère de la défense de rang équivalent, en activité de service.

Pour les autres catégories de personnels les priorités d'accès sont déterminées par l'ordre d'énumération des ayants droit figurant au point 8 de la présente instruction, en tenant compte de la capacité d'accueil des organismes considérés.

3.2.1.2.2. Accès à d'autres cercles.

Conformément à l'article 4, alinéa 3 du décret cité en deuxième référence, le personnel en activité de service (militaire et civil) a accès à l'ensemble des autres cercles de la défense en priorité, dans la limite de la capacité d'accueil de l'organisme.

3.2.1.2.3. Militaires du rang.

Localement, les militaires du rang qui ne peuvent pas être accueillis dans un ordinaire, peuvent être autorisés à prendre leurs repas dans un cercle. L'alimentation gratuite est due dans les mêmes conditions que dans un ordinaire ⁽³²⁾. Il est souhaitable qu'ils disposent de locaux distincts de ceux fréquentés par les membres du cercle.

3.2.2. Cartes de membre.

3.2.2.1. Établissement des cartes.

Il est délivré une carte de membre de cercle sur demande :

• aux membres de droit pour eux-mêmes et leur famille afin que celle-ci puisse accéder aux cercles isolément ; la demande est adressée au cercle de rattachement du membre de droit ;

• aux membres adhérents. La demande est adressée au cercle le plus proche du lieu de leur résidence principale ou au cercle de rattachement de leur organisme d'affectation.

Les usagers du cercle doivent pouvoir justifier de leur identité, et, dans le cas des membres adhérents et des familles, pouvoir présenter la carte de membre du cercle.

Il n'est établi qu'une carte par famille, l'accès aux cercles s'effectuant sur présentation  :

• pour les membres de droit, de la carte d'identité militaire ou de la carte de circulation SNCF  ;

• pour les familles (conjoint et enfants à charge) des membres de droit, de la carte SNCF « Famille », de la carte de membre du cercle ⁽³³⁾ ou de la carte de conjoint (cf. ANNEXE I, APPENDICE 2)  ;

• pour les membres adhérents et pour les familles (conjoint et enfants à charge), de la carte de membre du cercle (33).

3.2.2.2. Comptabilité des cartes.

La comptabilité des cartes de membre de cercle, tenue sous forme de liste, de registre ou de fichier (de modèle non imposé) indique pour chaque membre au minimum  :

• les noms, prénoms et grade ;

• l'affectation (ou l'adresse pour les membres adhérents) ;

• le code affectation du CTAC  ;

• le bénéfice éventuel de la prime ASA  ;

• la date d'admission et de radiation  ;

• la situation de famille, le nombre et la date de naissance des enfants ;

• le numéro de la carte de membre.

Le fichier correspondant doit être déclaré conformément à la législation en vigueur. Il est mis à jour le 1er novembre de chaque année.

3.2.3. Obligations des membres du cercle.

Les membres du cercle, leur famille et leurs invités sont tenus de se conformer aux prescriptions du règlement de l'organisme, particulièrement en ce qui concerne l'utilisation des installations mises à leur disposition et les conditions d'accès aux diverses activités.

Le règlement du cercle précise les restrictions apportées au fonctionnement de l'organisme, notamment en ce qui concerne  :

• l'accès des enfants à certaines activités ou à certains locaux ;

• la prohibition des jeux d'argent et de hasard  ;

• les discussions d'ordre politique ou religieux, etc.

En cas de départ, de radiation ou de démission, la carte de membre de cercle doit être restituée par son titulaire à l'autorité qui l'a délivrée.

3.3. Radiation.

En cas de changement d'affectation des officiers, sous-officiers, officiers mariniers et personnel assimilé en activité de service, leur famille, lorsqu'elle ne les rejoint pas, est autorisée à continuer à bénéficier des activités et installations du cercle de leur dernière affectation.

Les membres des cercles, autres que les membres de droit, sont radiés sur demande adressée aux autorités de direction des cercles.

3.4. Exclusion.

En cas d'infraction au règlement du cercle ou de faute grave contre la bienséance, tout membre du cercle peut faire l'objet, de la part du conseil d'administration  :

• d'un avertissement ;

• d'une exclusion temporaire ou définitive, en ce qui concerne les membres adhérents ;

• d'une interdiction d'accès à certaines activités, en ce qui concerne les membres de droit.

Dans ces deux derniers cas, les sanctions doivent être prononcées à la majorité des voix du conseil, après que l'intéressé ait été entendu par le président du conseil d'administration.

La décision est notifiée à l'intéressé par le président du conseil d'administration.

La décision d'exclusion concernant un cadre militaire relevant d'une autorité étrangère à l'armée de terre est notifiée par l'intermédiaire de cette autorité.

4. Administration et direction.

4.1. Les organes et autorités d'administration et de direction.

Les organes et autorités d'administration et de direction des cercles sont constitués par  :

• le conseil d'administration et son président ⁽³⁴⁾  ;

• le directeur  ;

• les commissions d'activité.

4.2. Incompatibilités.

Les fonctions de président du conseil d'administration, de directeur de cercle et de gérant d'un cercle sont incompatibles avec celles de commissaire de corps de troupe ou d'école, de chef des services administratifs, de trésorier, d'officier d'ordinaire, de président de conseil d'administration de foyer et de directeur de foyer. Il en va de même des suppléants de ces responsables désignés.

4.3. Le conseil d'administration.

4.3.1. Composition.

Le conseil d'administration est composé  :

• d'un président (34)  ;

• de membres, au nombre de 5 au moins et 15 au plus élus en leur sein par les membres du cercle (cf. ANNEXE I, appendice 4).

Si le cercle est mixte le nombre de membres peut être porté à 28. Les membres de droit constituent au moins deux tiers du conseil d'administration.

4.3.2. Élection et mandat.

À la création du cercle, l'autorité devant assurer la tutelle convoque les cadres militaires et assimilés en activité de service, ainsi que les personnels civils de rang équivalent, en vue de l'élection du conseil d'administration pour un mandat de trois ans renouvelable.

Pour les renouvellements, les élections se déroulent dans les conditions décrites en annexe I, appendice 3.

En cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, l'autorité de tutelle peut dissoudre le conseil d'administration.

4.3.3. Attributions.

Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président, au minimum tous les six mois ou sur demande d'un tiers au moins de ses membres.

Les réunions du conseil d'administration sont une activité de service et se déroulent pendant les heures de service.

Le président du conseil d'administration informe l'autorité détenant les compétences de surveillance administrative (cf. 42.2.2 ci-après) de la date de la convocation pour lui permettre d'assister aux délibérations, avec voix consultative. Le directeur du commissariat est avisé également et peut assister en tant que conseiller de gestion.

4.3.3.1. Délibérations obligatoires.

Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources), et décisions modificatives ;

• compte financier  ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du cercle ⁽³⁵⁾  ;

• fixation des tarifs appliqués aux usagers ;

• modalités d'embauche du personnel (35)  ;

• demandes d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide ;

• règlement du cercle ;

• acceptation des dons et legs (35)  ;

• décision d'ester en justice (35).

Les cercles ne perçoivent pas de cotisations auprès des membres adhérents.

4.3.3.2. Autres délibérations.

En outre, le conseil d'administration délibère pour  :

• proposer à l'autorité de tutelle la création d'activités nouvelles, la modification ou la suppression d'activités existantes ;

• arrêter les dispositions à observer pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;

• approuver le règlement du cercle élaboré par le directeur, ainsi que les règlements particuliers concernant chaque activité ;

• fixer le nombre et la composition des commissions ;

• déterminer le montant maximum des sommes à détenir au titre du fonds de trésorerie (coffre-fort du gérant et caisses des diverses activités) ;

• autoriser l'ouverture d'un compte de dépôt auprès de la succursale de la Caisse d'épargne ou exceptionnellement d'un compte bancaire (cf. 26.1 et ANNEXE III, APPENDICE 1), ainsi que les opérations concernant la clôture de ce compte, les versements et retraits de fonds ;

• demander l'autorisation d'effectuer des placements financiers, selon les modalités déterminées à l'annexe III, appendice 2 ;

• autoriser certaines dépenses (cf. 32.1.2) et des gratifications au personnel (cf. 32.1.2) ayant été recruté dans les conditions du droit privé (le personnel relevant de la fonction publique de l'État est exclu de ce bénéfice) ;

• fixer la rémunération du personnel civil dans le cas où il serait embauché par le cercle ;

• agréer les demandes d'adhésion  ;

• délibérer sur les avertissements à donner à tous les membres, ainsi que sur les cas d'exclusion ou interdiction d'accès aux activités du cercle (cf. 11).

4.3.3.3. Procédure des délibérations.

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres est présente.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Le vice-président supplée le président en cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier. Dans les autres cas, il assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut inviter le gérant ou toute autre personne qualifiée à assister, avec voix consultative, à ses séances.

Les délibérations du conseil d'administration sont consignées, à l'occasion de chaque séance, sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par l'autorité de tutelle. Elles sont signées par le président du conseil d'administration et portent les signatures des membres du conseil ainsi que l'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité.

Il est souhaitable que les membres du conseil d'administration reçoivent une formation de base dans le domaine de la gestion. Cette formation est diligentée à l'initiative de l'autorité de tutelle.

4.3.4. Décisions.

Les décisions du conseil d'administration sont adressées pour approbation à l'autorité de tutelle qui en accuse réception. Une copie est transmise à l'autorité compétente en matière de surveillance administrative (cf. 42.2.2 ci-après).

Elles deviennent définitives un mois après leur transmission, à moins que l'autorité de tutelle n'y fasse opposition ou décide de prolonger ce délai d'un mois supplémentaire.

En cas de rejet par l'autorité de tutelle, le conseil d'administration se réunit dans les quinze jours suivants la notification pour délibérer à nouveau. La nouvelle délibération est adressée à l'autorité de tutelle dans les conditions visées supra.

En cas de conflit persistant, l'autorité de tutelle formule une demande de dissolution du conseil d'administration. À cet effet, il constitue un dossier comprenant :

• la motivation de la demande de dissolution ;

• l'avis du président du conseil d'administration  ;

• tout document nécessaire à l'appréciation de la demande.

Ce dossier est soumis au visa du directeur du commissariat, puis au commandant organique territorial qui se prononce sur le bien-fondé de la demande. Il est alors transmis pour décision au ministre de la défense (EMAT).

4.4. Le président du conseil d'administration.

4.4.1. Désignation.

Le président du conseil d'administration ⁽³⁶⁾ est désigné, par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle sur l'organisme, parmi :

• les officiers en activité de service dans l'unité ou la garnison pour les cercles d'officiers et les cercles mixtes ;

• ou éventuellement les sous-officiers pour les cercles de sous-officiers, dans le cas de formations (petites unités par exemple) ne disposant pas d'officier pour exercer ces fonctions.

Il est nommé pour un an ; ses fonctions peuvent être reconduites dans la limite d'une durée de sept ans.

4.4.2. Attributions.

Il convoque le conseil d'administration.

Il veille en permanence au nom du conseil d'administration à l'application des instructions ministérielles, des décisions de l'autorité de tutelle, et du conseil d'administration.

Il rend compte à l'autorité de tutelle de toute anomalie, faute ou erreur grave constatée dans la conduite des activités du cercle.

Il vérifie la caisse et la comptabilité chaque fois qu'il le juge utile et au minimum tous les six mois. Il appose à cette occasion son visa sur les documents vérifiés.

Il vise, avant remise pour exécution au directeur, le programme d'emploi des ressources (cf. 31.3).

Il peut se faire présenter toutes les situations comptables ou de gestion.

4.5. Le directeur.

4.5.1. Désignation.

Le directeur du cercle est désigné, par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle pour une durée maximale de sept ans dans un même organisme.

Il assure, en principe, la direction du cercle à temps complet. Par exception, dans les cercles d'activité plus réduite, cette fonction peut être cumulée avec celle de gérant et éventuellement exercée à temps partiel.

Cette fonction ne peut être assurée par un membre du conseil d'administration.

Il assiste aux réunions du conseil d'administration avec voix consultative.

4.5.2. Attributions.

Le directeur du cercle doit  :

• préparer les décisions à soumettre au conseil d'administration  ;

• préparer les programmes d'activité et d'aménagement, d'emploi des ressources  ;

• exécuter les décisions du conseil d'administration  ;

• représenter le cercle en justice et dans les actes de la vie civile  ;

• exercer son autorité sur l'ensemble du personnel du cercle  ;

• être ordonnateur des dépenses et des recettes.

Il vise tous les mois le cahier de suggestions mis à la disposition des usagers du cercle [cf. ⁽³⁷⁾].

Le directeur peut déléguer sa signature au gérant pour les actes de gestion courante.

Dans les domaines suivants il doit notamment  :

4.5.2.1. Réglementation et discipline.

Établir le règlement du cercle et le soumettre à l'approbation du conseil d'administration.

Veiller à ce que les consignes relatives à chaque activité soient connues de tout le personnel intéressé, notamment lors du changement de titulaire des postes concernés ou des suppléances.

4.5.2.2. Sécurité des fonds, locaux et marchandises.

Proposer au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux, des matériels et des marchandises.

Préparer les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds, puis soumettre ces textes à l'approbation du conseil d'administration  ; proposer toutes mesures d'actualisation de ces consignes et veiller particulièrement à leur application.

Ordonner, en cas de besoin, toutes mesures immédiates qu'exigeraient la sauvegarde des intérêts du cercle, la marche d'une activité ou le rythme des dépenses.

Viser, avant envoi à l'autorité de tutelle :

• le programme d'emploi des ressources (cf. 31.3) et se faire présenter toutes les situations comptables ou de gestion ;

• les décisions et avis du conseil d'administration ;

• les demandes de placement de fonds.

Viser les demandes d'ouverture et de clôture du compte chèques postal et du compte local de la Caisse d'épargne, ou du compte bancaire, ainsi que le registre (modèle non imposé) de suivi des placements de fonds.

Surveiller le choix des fournisseurs.

Signer les contrats [embauche ⁽³⁸⁾, assurances, locations d'appareils, etc.].

4.5.2.3. Achats de marchandises.

Faire réaliser l'approvisionnement en denrées et boissons, en priorité auprès des établissements du service du commissariat de l'armée de terre, de l'économat de l'armée et dans le cadre des marchés [commissions de circonscription pour l'approvisionnement en denrées (CCAD), compte spécial des subsistances militaires (CSSM), etc.] conclus par le commissariat au profit des forces.

S'adresser, autant que possible, pour les autres achats, aux fournisseurs agréés en faisant jouer obligatoirement la concurrence pour toute nature d'achat dont le montant annuel excède le tiers du montant prévu par le code des marchés publics pour les achats sur simple facture.

S'assurer que le gérant : respecte ces prescriptions, contrôle les achats qu'il effectue, et paie rapidement et régulièrement les fournisseurs.

Veiller au bon entretien des approvisionnements, à l'utilisation intégrale des denrées et liquides par les activités concernées (restauration, bar) et à la rentrée régulière des fonds.

4.5.2.4. Vérification des comptabilités.

Contrôler l'activité du gérant en veillant en particulier à la rentrée régulière des recettes, vérifier la tenue de la comptabilité, contresigner les chèques établis et signés par le gérant sur le compte chèque postal ou le compte bancaire du cercle, vérifier la régularité des transactions effectuées par cartes bancaires.

Procéder inopinément, et au moins une fois par mois, à la vérification de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois) et au recensement des marchandises et des matériels. Il appose à cette occasion son visa daté sur les documents qu'il vérifie.

Vérifier la comptabilité complète du cercle chaque fois qu'il le juge utile et au minimum tous les six mois. Il appose à cette occasion son visa sur les documents vérifiés.

4.5.3. Suppléance.

Un suppléant, nommé par le conseil d'administration, remplace le directeur en cas d'absence ou d'empêchement.

Si pour un motif quelconque, le poste de directeur se trouvait vacant, le suppléant en titre assume les fonctions de directeur jusqu'à ce qu'un nouveau directeur ait été nommé (cf. 16.1).

Cette fonction ne peut être assurée par un membre du conseil d'administration.

4.6. Les commissions d'activité.

4.6.1. Désignation.

Les commissions sont chargées, sous la responsabilité du conseil d'administration, de la conduite d'une ou plusieurs activités du cercle (restauration, bar, hôtellerie, bibliothèque, etc.).

Leur nombre et leur composition sont déterminés par décision du conseil d'administration. Selon l'importance de l'activité concernée, le nombre de membres de chaque commission ne doit pas être inférieur à 3 ni supérieur à 7.

Le président et les membres des commissions sont choisis au sein du conseil d'administration et nommés par ce dernier, après accord de l'autorité de tutelle.

Dans les cercles mixtes, les membres doivent être choisis pour un tiers au moins parmi les officiers ou le personnel civil de catégorie A (qui exercent également la présidence des commissions) et pour deux tiers au plus parmi les sous-officiers et les autres catégories de personnel civil de rang équivalent.

Dans les cercles de sous-officiers, la présidence des commissions est exercée par un sous-officier et, en ce qui concerne les cercles de garnison, le conseil d'administration désigne en son sein les membres des commissions parmi les sous-officiers ou personnel civil de rang équivalent en activité de service dans la garnison.

Les fonctions sont annuelles et peuvent être reconduites. Les présidents et membres des commissions d'activité peuvent être relevés de leurs fonctions par le conseil d'administration.

4.6.2. Attributions.

Chaque commission d'activité se réunit sur convocation de son président chaque fois que nécessaire, et au minimum un fois par trimestre, pour :

• élaborer le règlement particulier de l'activité dont elle est chargée ;

• en assurer la surveillance générale et en suivre la situation financière et comptable ;

• étudier et présenter au conseil d'administration toute suggestion qu'elle juge utile ou qui lui est présentée par les membres du cercle (37).

En ce qui concerne l'activité « restauration  », la commission d'activité :

• propose les prix des repas, des suppléments et des boissons ainsi que l'actualisation de ces prix, et les soumet à l'approbation du conseil d'administration  ;

• détermine les conditions de fonctionnement de cette activité touchant notamment les opérations suivantes :

  • achats importants ;

  • conservation des approvisionnements ;

  • répartition et entretien des matériels ;

  • aménagements immobiliers et décoration des locaux ;

  • heures des repas, nombre maximum de repas servis, etc. ;

• examine mensuellement la comptabilité de l'activité et propose toutes les améliorations estimées utiles ;

• donne son avis sur les engagements de dépenses, autres que ceux relatifs au fonctionnement du service courant qui entrent dans les attributions du directeur du cercle ;

• peut, si elle juge opportun, étudier certaines questions d'organisation générale et de fonctionnement et faire parvenir ses suggestions au conseil d'administration.

4.6.3. Fonctionnement.

Chaque commission d'activité ne peut délibérer qu'en séance et en présence de deux tiers au moins de ses membres. Elle est convoquée par son président. Le directeur assiste aux séances avec voix consultative.

Lors des délibérations, le président doit communiquer aux membres de la commission tous les documents de nature à faciliter l'examen des questions traitées. Pour les affaires importantes ou lorsqu'il en est requis par un membre de la commission, le président est tenu de présenter ses explications par écrit.

Toute proposition formulée par un membre de la commission doit être mise en délibération.

La commission se prononce à la majorité des voix. Le président recueille les voix en commençant par l'officier ou le sous-officier le moins élevé en grade et, à égalité de grade, par le moins ancien. Il émet son opinion en dernier en cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Les délibérations de la commission sont consignées, à l'occasion de chaque séance, sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Les procès-verbaux de séance doivent porter la signature des membres présents. Les membres qui n'adhèrent pas à l'avis de la majorité peuvent consigner en séance les motifs de leur opposition.

Les résultats des délibérations sont soumis au conseil d'administration.

4.7. Personnel de gestion et d'exécution.

Le directeur dispose pour l'exécution du service  :

• d'un gérant choisi obligatoirement hors du conseil d'administration  ;

• de personnel d'exécution : comptable, cuisiniers, bibliothécaire, serveurs, agents de service, etc.

La mise à disposition de ce personnel est prévue au document unique d'organisation (DUO) des formations concernées.

4.8. Le gérant.

4.8.1. Désignation.

Le gérant est désigné, par l'autorité de tutelle parmi les sous-officiers ou personnel civil de rang équivalent relevant de la fonction publique de l'État, en activité de service dans les formations rattachées au cercle.

En fonction d'un besoin circonstanciel et de la réglementation en vigueur, le gérant peut être un personnel civil embauché par le cercle.

Dans tous les cas, la fonction de gérant ne peut être exercée que pour une durée maximale de sept (7) ans dans un même organisme.

Le gérant est assisté, le cas échéant, de personnel chargé d'un ou plusieurs secteurs d'activité.

4.8.2. Attributions.

Le gérant est chargé, sous l'autorité du directeur, de tous les détails du fonctionnement du cercle.

À ce titre, il doit notamment, dans les domaines suivants :

4.8.2.1. Fonctionnement général.

Diriger le personnel d'exploitation pour l'exécution de l'ensemble du service du cercle.

Assurer le bon fonctionnement de l'activité « restauration », en ce qui concerne notamment  :

• le respect des conditions d'hygiène et de sécurité (locaux, personnel, matériels) ;

• les achats de marchandises selon les directives reçues du directeur (cf. 16.2.3) et la procédure prévue au point 32.2.1 de la présente instruction ;

• l'établissement des menus ;

• la bonne conservation des approvisionnements, la préparation des repas et l'exécution du service.

Contrôler les ventes de boissons et denrées effectuées au titre de l'activité «  bar  » à l'occasion des opérations décrites au point 32.2 de la présente instruction.

S'assurer du respect des prix de vente et tarifs des prestations.

Veiller à la bonne tenue des locaux et à l'entretien des matériels.

4.8.2.2. Tenue des comptes.

Établir et signer les chèques qu'il soumet au contreseing du directeur.

Signer, conjointement avec ce dernier, les demandes de retrait de fonds déposés au compte ouvert à la succursale locale de la Caisse d'épargne ou, exceptionnellement, dans une banque, ainsi que les demandes de récupération de fonds placés ⁽³⁹⁾.

Effectuer, aidé s'il y a lieu d'un ou plusieurs comptables, les opérations concernant les recettes et dépenses, les entrées et sorties de matériels et approvisionnements.

Arrêter la caisse, une fois par semaine et porter les résultats sur le carnet de vérification de caisse (ou le document réglementaire prévu à cet effet).

Tenir les divers registres et documents de comptabilité et de gestion énumérés au point 38 de la présente instruction, et les arrêter avant leur présentation au directeur.

Veiller à la sécurité des fonds détenus en caisse et à la sécurité des approvisionnements.

Verser les fonds en excédent du maximum autorisé par le conseil d'administration (cf. 16.2.2) au compte chèques postal ou, exceptionnellement, dans la caisse du corps ou bien sur le compte bancaire [uniquement à l'étranger et sur avis de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT)].

S'assurer en permanence, en tant que comptable des deniers et matières de l'organisme, de la concordance entre  :

• les écritures et la situation de caisse ;

• l'inventaire et les existants en magasin  ;

• l'inventaire et les existants des matériels en service.

Effectuer, en présence du directeur, l'arrêté des comptes et l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de service entre gérants.

4.9. Responsabilité du personnel.

4.9.1. Principes.

Le président, le directeur, le gérant, les membres du conseil d'administration ⁽⁴⁰⁾ et le personnel d'exploitation du cercle ou leurs suppléants peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité sur les plans disciplinaire, pécuniaire ⁽⁴¹⁾, pénal et civil. Une même faute peut entraîner l'engagement conjoint de plusieurs des responsabilités dans les conditions définies ci-dessous.

La responsabilité du personnel civil embauché par l'organisme peut être engagée suivant les dispositions édictées par son contrat de travail et les règles de droit commun.

4.9.2. Nature des responsabilités encourues.

4.9.2.1. Responsabilité disciplinaire.

Les sanctions disciplinaires qui peuvent être infligées aux militaires, pour manquement au devoir ou négligence, sont celles définies par le règlement de discipline générale dans les armées ⁽⁴²⁾.

Les sanctions qui peuvent être infligées au personnel civil embauché par le cercle sont celles définies par le contrat de travail et la jurisprudence.

4.9.2.2. Responsabilité pécuniaire.

Les militaires sont pécuniairement responsables en cas de faute personnelle détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel ⁽⁴³⁾. Le montant de l'imputation découlant de la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire ne peut dépasser la valeur de ce préjudice.

4.9.2.3. Responsabilité pénale.

Recherchée devant les juridictions répressives, elle n'est pas exclusive de l'une ou l'autre des responsabilités précédemment décrites et peut s'exercer dans tous les cas où la faute commise constitue une faute pénale (ex. : manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice au cercle).

4.9.2.4. Responsabilité civile.

Devant la juridiction répressive ou civile suivant la procédure, le cercle peut obtenir une indemnisation en réparation du préjudice subi par l'organisme sous tous ses aspects (matériel, moral, …) et causé par son personnel quel que soit son statut.

5. Fonctionnement.

5.1. Règles de fonctionnement.

Sous réserve de l'aide qui leur est apportée conformément aux dispositions de la présente instruction, les cercles, organismes à vocation sociale et culturelle, sans but lucratif, couvrent l'ensemble de leurs dépenses par des ressources de diverses origines.

Les recettes et les dépenses des cercles, pour l'ensemble de leurs activités, sont suivies dans une comptabilité unique : il est tenu une seule caisse et ouvert un seule compte postal ou, exceptionnellement, bancaire (cf. 26.1).

La gestion différenciée que peut exiger chacune des activités, selon sa nature et son importance, n'exclut en effet en aucune manière, l'unité de responsabilité, de comptabilité et de caisse au sein de chaque cercle.

Chaque organisme doit, par ailleurs, constituer  :

• un fonds d'amortissement (cf. 31.4)  ;

• un fonds d'investissement (cf. 31.5)  ;

• un fonds d'indemnisation des salariés privés d'emploi (cf. 31.6).

Les dispositions prises par le conseil d'administration pour l'application du présent article doivent figurer dans les règlements particuliers de chaque activité.

5.2. Locaux et matériels.

5.2.1. Locaux.

5.2.1.1. Bâtiments du domaine de l'État.

Les cercles sont installés en principe dans des bâtiments du domaine de l'État. Aucun loyer n'est dû pour cette occupation.

Les dépenses relatives aux travaux d'aménagement et à l'entretien des locaux sont réglées selon les modalités définies ci-après (point 22.3).

5.2.1.2. Autres bâtiments.

À défaut de bâtiments militaires disponibles ou en cas d'impossibilité majeure, les cercles peuvent être installés ⁽⁴⁴⁾ dans les immeubles appartenant :

• à des collectivités locales  ;

• à des particuliers.

Les locaux sont alors pris à bail par l'intermédiaire du service constructeur. Les frais de location sont à la charge de l'État.

5.2.1.3. Aménagement et entretien des locaux.

Les travaux neufs (entretien, aménagement, amélioration ou extension) sont à la charge de l'État sur des crédits mis en place auprès du service constructeur. Ils ne sont exécutés qu'avec l'accord préalable du service constructeur s'il s'agit d'un immeuble de l'État, ou du bailleur s'il s'agit d'un immeuble loué.

L'entretien locatif des cercles est assuré :

• par le corps support pour les cercles mixtes et les cercles de sous-officiers des corps de troupe et des écoles ;

• par les cercles eux-mêmes dans les autres cas (cercles de garnison de sous-officiers ou mixtes et cercles d'officiers en général). Dans la mesure où il l'estime nécessaire, le commandant organique territorial peut prononcer le rattachement d'un cercle de garnison à un corps support. Dans ce cas, le budget de fonctionnement de ce corps pourra être amené à participer aux frais de l'entretien locatif du cercle. Si, le corps est rattaché budgétairement à un autre commandement organique fonctionnel, l'accord préalable de ce dernier est requis (cf. 2.6).

Les petits travaux d'améliorations mineures peuvent être exécutés par le service constructeur sur décision du commandement.

5.2.1.4. Énergies, eau.

Les dépenses relatives aux fournitures d'énergie et d'eau incombent normalement aux cercles.

Toutefois, pour tenir compte des sujétions de service imposées aux cadres, ces dépenses peuvent faire l'objet d'une subvention annuelle accordée sur les crédits du budget de fonctionnement par le commandant organique territorial (ou le commandant fonctionnel s'il gère le budget de fonctionnement de la formation support) (cf. 2.6).

En tout état de cause, le montant des prestations éventuellement fournies en nature au cours de l'année A doit être établi pour le 31 janvier de l'année A + 1.

5.2.2. Matériels et moyens divers.

5.2.2.1. Mise à disposition.

Les cercles sont en principe équipés par les services pourvoyeurs de l'armée de terre pour faire face à leurs missions prioritaires.

Les matériels d'équipement courant et d'ameublement des cercles peuvent provenir ⁽⁴⁵⁾ :

• de la dévolution des matériels et mobiliers de cercles dissous ;

• d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres cercles ;

• de prêts du commissariat de l'armée de terre, sur proposition du directeur du commissariat, pour faire face à des charges ponctuelles et limitées dans le temps ;

• d'achats dans le commerce réglés sur les ressources du cercle qui peut bénéficier, le cas échéant, de subventions ou d'avances remboursables du fonds non ministériel d'entraide. Les dépenses concernant l'achat de matériels en complément de dotation sont à la charge du cercle ;

• de la location, lorsque l'ameublement et le matériel d'exploitation se trouvent dans un immeuble loué par le cercle ; les frais supplémentaires se rapportant à la location de ces matériels sont à la charge du cercle.

Les gros matériels, et notamment ceux qui sont spécifiques à l'activité «  restauration  », sont généralement fournis, installés et renouvelés par l'État. Lorsque les cercles, dans le cadre d'une amélioration ou d'un complément nécessaire de dotation, souhaitent financer et installer de tels matériels, ils doivent obligatoirement en confier la maîtrise d'œuvre aux services compétents (génie, commissariat de l'armée de terre).

Les moyens en véhicules nécessaires au fonctionnement du cercle sont prévus au document unique d'organisation de la formation support du cercle. Les véhicules de dotation sont entretenus par le corps support qui fournit le carburant nécessaire. Des véhicules peuvent être acquis en complément. Ils sont intégralement financés par le cercle.

5.2.2.2. Cessions et ventes.

Lorsque, par suite de modifications d'activités ou pour tout autre motif, des matériels ou mobiliers sont excédentaires par rapport aux besoins du cercle, les dispositions suivantes sont appliquées  :

• s'ils proviennent de prêts ou d'attributions, ils sont reversés au service attributaire ;

• s'ils proviennent d'une dévolution antérieure ou s'ils ont été réalisés par le cercle sur ses ressources, ils peuvent être dévolus ou cédés à des organismes analogues ou vendus dans le commerce local, après délibération du conseil d'administration, et le cas échéant, pour les ouvrages et documents de fonds historiques de la bibliothèque, après consultation du service historique de l'armée de terre.

Le produit des ventes ou des cessions est attribué au cercle qui le porte en recettes dans la comptabilité.

5.2.2.3. Réforme.

Lorsque l'état des matériels et mobiliers justifie leur réforme, le conseil d'administration prend, sur avis de la commission d'activité, les dispositions suivantes  :

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers attribués par l'État, il propose le reversement dans le magasin du service pourvoyeur. La réforme est prononcée à la diligence de ce service ;

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers appartenant au cercle ou provenant d'une dévolution antérieure, il prononce la réforme et fixe la destination à donner aux objets réformés (destruction ou vente) ;

• s'il s'agit d'ouvrages des fonds historiques, et particulièrement d'ouvrages anciens, le service historique de l'armée de terre est informé des propositions de réforme et fixe la destination des ouvrages réformés.

5.2.3. Sécurité et contrats d'assurance.

5.2.3.1. Mesures de sécurité.

Le directeur propose au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux où est admis le public ⁽⁴⁶⁾ et contracte une assurance (de préférence multirisques) selon les modalités définies ci-après.

5.2.3.2. Assurances.

5.2.3.2.1. Incendie.

Les cercles doivent conclure un contrat d'assurance les garantissant contre les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'État ;

  • aux objets mobiliers et articles dont ils sont propriétaires ou qui sont mis à leur disposition par des tiers ;

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées dont ils peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaires, etc.) ;

• recours des tiers ou voisins relatifs à ces dommages ;

• risques locatifs, lorsque les cercles occupent des locaux ne relevant pas du domaine de l'État.

5.2.3.2.2. Responsabilité civile.

5.2.3.2.2.1. Cas général.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité, mais qui ne peut être inférieur à 6 millions de francs, pour  :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés aux cercles (y compris ceux d'intoxication alimentaire) et causés par le personnel qu'ils emploient, les matériels qu'ils utilisent, les locaux ou immeubles qu'ils occupent et les activités pratiquées  ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

5.2.3.2.2.2. Manifestations organisées dans les locaux des cercles.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire, adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

5.2.3.2.3. Vol.

Dans la mesure où le contrat comporte une clause le garantissant contre les risques de vol, doit être prévue la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux sur les biens propres du cercle et sur ceux dont la garde lui a été confiée.

Les clauses types devant obligatoirement figurer dans le contrat, mises à part les garanties définies ci-dessus, sont indiquées en annexe II, appendice 2.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et boissons pris en location qui sont assurés par le propriétaire  ;

• les articles placés en dépôt-vente qui demeurent sous la responsabilité du déposant.

Ces dispositions doivent figurer dans les contrats liant le cercle aux propriétaires des appareils ou des articles placés en dépôt-vente.

5.3. Ressources.

5.3.1. Origine des ressources.

Les cercles couvrent l'ensemble de leurs dépenses par des ressources qui comprennent :

• les recettes relatives aux prestations  ;

• les secours, avances ou prêts des fonds d'entraide ;

• les dons et legs  ;

• les produits des aliénations de leurs biens propres  ;

• les participations de l'État aux frais de fonctionnement.

Tous les membres des cercles acquittent les prestations qui leurs sont fournies selon le tarif fixé par le cercle.

5.3.1.1. Ressources internes.

Elles concernent essentiellement les recettes provenant :

• de la vente de repas aux usagers (cf. 33.1.6) ;

• de la vente de repas spéciaux ;

• de la vente des consommations dont le prix et la marge bénéficiaire sont fixés par le conseil d'administration ;

• des redevances versées par les bénéficiaires de certaines activités à titre de participation aux frais (chambres de passage, tennis, piscine, etc.) ;

• des recettes de spectacles, fêtes et manifestations diverses autorisées par le commandement ;

• des recettes provenant des cessions ou des ventes de matériels, effectuées dans les conditions fixées au point 23 de la présente instruction ;

• de la location de salles à des associations ou groupes ayant un caractère militaire.

5.3.1.2. Ressources externes.

Elles peuvent avoir diverses origines :

• allocations versées, pour les repas pris par le personnel bénéficiant de la gratuité de l'alimentation  : la somme versée est égale à la prime d'alimentation troupe augmentée des suppléments de prime et les surprimes correspondantes ;

• allocations versées pour les repas pris par les militaires du rang pendant le service sur la base de la ressource de base garantie (RBG), à l'exception des caporaux-chefs qui doivent acquitter la PAT  ;

• remboursement ⁽⁴⁷⁾ de l'alimentation due au personnel employé par le cercle  ;

• subventions accordée au titre du budget de l'action sociale des armées [subvention individuelle aux repas servis aux usagers dont l'indice de rémunération est au plus égal à celui fixé par le ministre, ou percevant une rémunération brute mensuelle au plus égale au traitement brut afférent à cet indice, augmenté de l'indemnité de résidence de la dernière zone ⁽⁴⁸⁾] ; ces primes sont perçues en fin de mois sur présentation d'un état de perception, imprimé N° 135/13 ;

• indemnités pour charges aéronautiques ⁽⁴⁹⁾  ;

• secours, avances ou prêts provenant du fonds d'entraide des cercles ;

• participation de l'État aux frais de fonctionnement ;

• libéralités, dons ou legs exempts de conditions, de charges ou d'affectations immobilières, dont l'acceptation doit être soumise à l'avis préalable du commissaire chargé de la surveillance administrative du cercle et à la décision du conseil d'administration  ;

• avantages accordés aux bibliothèques de garnison ⁽⁵⁰⁾.

5.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers des cercles, suivi sur le territoire métropolitain, dans les DOM-TOM et à l'étranger, en unité monétaire désignée (UMD), est constitué par l'avoir en caisse (numéraire et valeurs de caisse), les fonds déposés au centre de chèques postaux (ou à la banque, uniquement à l'étranger et après avis de la direction centrale du commissariat), ainsi que ceux placés au titre de placements divers.

5.3.2.1. Compte chèques postal ou compte bancaire.

Les cercles disposent obligatoirement d'un compte chèques postal unique. Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger s'il n'existe pas de centre de chèques postaux, le compte chèques du cercle peut être ouvert auprès du service du Trésor français ou, exceptionnellement, dans une banque.

L'ouverture ou la clôture du compte chèques postal et les opérations effectuées sur ce compte sont réalisées selon les modalités fixées par l'annexe III, appendice 1.

5.3.2.2. Placements de fonds.

Un certain nombre de placements peuvent être effectués auprès d'organismes de l'État ou placés sous la tutelle de l'État, sur décision du conseil d'administration et sous la responsabilité du directeur.

L'annexe III, appendice 2 précise les conditions dans lesquelles de tels placements peuvent être effectués.

5.3.2.3. Sécurité des fonds et des recettes.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds (système de garde et/ou dispositif d'alerte électronique) sont élaborées par le directeur qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent préciser  :

• le montant maximum ⁽⁵¹⁾  :

  • des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables des activités ;

• les mesures à prendre pour mettre en sûreté les recettes journalières encaissées par les responsable d'une ou plusieurs activités (restauration, hôtellerie, bar, bibliothèque, etc.).

Elles sont incluses dans les mesures de sécurité à appliquer par le personnel participant à la surveillance du casernement et à la sécurité des installations (cf. ANNEXE III, APPENDICE 5).

5.3.2.4. Fonds d'intervention.

Les fonds d'intervention mis à la disposition de certaines autorités militaires dans les conditions précisées par l' instruction 1665 /DEF/DCCAT/AG/CT du 19 décembre 1991 (BOC, p. 4441) peuvent être comptabilisés par le cercle sur un compte intitulé «  Fonds d'intervention  ».

Ces fonds ne doivent en aucun cas être alimentés par les ressources propres du cercle.

5.3.3. Fonds d'entraide des cercles.

Dans le but d'aider les cercles, de faciliter l'établissement de ceux nouvellement créés ou de favoriser les améliorations à apporter aux cercles existants, il est institué :

• des fonds non ministériels d'entraide dont :

  • un fonds ministériel d'entraide des cercles d'officiers et mixtes ;

  • un fonds ministériel d'entraide des cercles de sous-officiers ;

• des fonds ministériels d'entraide à l'échelon central dont :

  • un fonds ministériel d'entraide des cercles d'officiers et mixtes ;

  • un fonds ministériel d'entraide des cercles de sous-officiers.

Par exception, les cercles de la légion étrangère cotisent au fonds d'entraide et de solidarité de la légion étrangère quadrimestriellement selon un pourcentage défini par le général commandant la région terre Sud-Est sur proposition du général commandant la légion étrangère après avis de la direction du commissariat de la région terre Sud-Est.

5.3.4. Fonds non ministériels d'entraide.

5.3.4.1. Ressources.

Les ressources des fonds non ministériels d'entraide proviennent :

• du versement mensuel par chacun des cercles ⁽⁵²⁾ d'une quote-part déterminée à l'aide d'un pourcentage ⁽⁵³⁾ des recettes encaissées par chacun d'eux au titre de ses diverses activités ⁽⁵⁴⁾ ;

• des apports en deniers provenant de la dévolution des biens des cercles dissous  ;

• du produit de la vente dans le commerce local des matériels, réformés ou excédentaires provenant des cercles dissous  ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation de la commission régionale des cercles  ;

• des allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide (des cercles d'officiers et mixtes, ou des cercles de sous-officiers selon le cas)  ;

• du remboursement par les organismes des avances qui leur ont été consenties.

5.3.4.2. Fonctionnement.

Les fonds non ministériels d'entraide détenus et comptabilisés par le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽⁵⁵⁾ sont tenus à la disposition du commandant organique territorial.

L'aide apportée aux cercles par les fonds non ministériels d'entraide doit répondre à un besoin réel.

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) peuvent être formulées :

• au moment de la création d'un cercle (cf. 4.5) ;

• lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources du cercle (cf. 31.3) ;

• exceptionnellement, en cours d'année, pour faire face à des situations imprévisibles. Le dossier qui appuie cette demande est constitué d'un exemplaire de la dernière situation mensuelle de gestion et d'une étude détaillée effectuée par le conseil d'administration. Il est transmis aux autorités administratives et hiérarchiques dans les mêmes conditions que les demandes d'allocations planifiées.

En outre, les ressources des fonds non ministériels d'entraide des cercles peuvent, sur décision du commandant organique territorial et après avis du directeur du commissariat, participer au financement des dépenses occasionnées par les actions de cohésion ⁽⁵⁶⁾.

Les décisions d'attribution d'allocations ou d'avances remboursables doivent toujours être motivées. Dans le cas d'une avance remboursable la décision précise les conditions et délais de remboursement. Les demandes d'attribution sont soumises à l'avis de la commission régionale se réunissant pour l'approbation des programmes d'emploi des ressources sous la présidence du commandant organique territorial ou de son représentant (cf. 2.6).

En cas d'urgence, le commandant organique territorial prend les décisions d'allocation nécessaires à la préservation des intérêts des cercles et de la collectivité militaire.

5.3.4.3. Litiges.

Lorsque le commandant organique territorial estime devoir passer outre à l'avis restrictif ou défavorable de la commission, il rend compte de la décision qu'il a prise au ministre (état-major de l'armée de terre) ; la décision en cause, ainsi que l'avis émis, sont adressés en copie à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, par le directeur du commissariat.

La même procédure est appliquée lorsque la décision d'allocation n'a pas été soumise à la commission régionale et que l'avis restrictif ou défavorable du directeur du commissariat porte sur la régularité de l'allocation envisagée.

5.3.4.4. Apurement des opérations des cercles dissous.

Si, après dissolution d'un cercle, les opérations de liquidation des comptes font apparaître des dettes qui ne peuvent être entièrement payées sur son avoir, le règlement de ces dettes doit être effectué sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide auquel le cercle dissous cotisait.

Dans le cas de la dissolution d'une région terre, l'organisme chargé du suivi du fonds non ministériel d'entraide reverse la totalité des avoirs détenus au fonds ministériel d'entraide des cercles.

5.3.5. Fonds ministériel d'entraide.

5.3.5.1. Ressources.

Les ressources des fonds ministériels d'entraide proviennent :

• du versement mensuel d'un pourcentage ⁽⁵⁷⁾ des ressources encaissées par les fonds non ministériels d'entraide ;

• d'un pourcentage fixé à vingt pour cent (20 p. 100) des sommes provenant de la liquidation des biens et de l'avoir des cercles dissous ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) ;

• des apports en deniers provenant d'un fonds non ministériel d'entraide lorsqu'un commandement territorial est dissous.

5.3.5.2. Fonctionnement.

Les fonds ministériels d'entraide sont détenus et comptabilisés par un centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) désigné par le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables), établies par le commandant organique territorial, revêtues de l'avis du directeur du commissariat de l'armée de terre, sont adressées à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration budget finances).

Ces demandes doivent comporter toutes indications et justifications concernant l'objet de l'allocation sollicitée et mentionner la participation éventuelle du fonds non ministériel d'entraide des cercles au financement de l'opération pour laquelle la demande est établie.

Les allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) à partir des fonds ministériels d'entraide sont mises en place sur le fonds non ministériel auquel est rattaché l'organisme bénéficiaire.

Dans le cas d'une avance remboursable, la décision d'attribution fixe les conditions et délais de remboursement.

Des allocations ponctuelles peuvent être accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur les fonds ministériels d'entraide des cercles pour financer des dépenses occasionnées par les actions de cohésion ⁽⁵⁸⁾.

5.4. Utilisation des ressources.

5.4.1. Principes.

Les cercles doivent faire face, avec l'ensemble de leurs ressources, à leurs dépenses de fonctionnement, d'entretien courant et d'amélioration.

Ils doivent en outre constituer :

• un fonds d'amortissement ;

• un fonds d'investissement ;

• un fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi.

Ces fonds sont suivis dans des rubriques particulières ouvertes au registre des comptes.

L'unité de caisse et de comptabilité caractérisant chaque cercle n'est pas incompatible avec une gestion spécifique à chacune des activités de ce cercle.

5.4.2. Suivi de la gestion des ressources.

5.4.2.1. Situation de gestion.

À la fin de chaque mois, le gérant du cercle renseigne une situation mensuelle de gestion, imprimé N° 135/7, établie en deux exemplaires, dont l'un est adressé au directeur du commissariat de rattachement de l'organisme, et l'autre présenté à l'examen du directeur.

Ce document indique :

• l'avoir comptable (donné par la balance du registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1). Cet avoir doit correspondre à l'avoir en caisse : numéraire, compte chèques postal ou bancaire et compte de dépôt de fonds ;

• la valeur des stocks en marchandises, matières et objets de consommation, relevée dans les registres inventaires du magasin et de ses annexes  ;

• les opérations à régulariser (dépenses engagées, dettes, recettes prévues non recouvrées) ;

• l'évolution du chiffre d'affaires et des bénéfices réalisés.

Les situations de gestion sont également présentées au conseil d'administration à chacune de ses réunions. En fonction des résultats le conseil d'administration décide des orientations à prendre en matière de gestion pour les diverses activités du cercle.

5.4.2.2. Fiches de gestion.

5.4.2.2.1. Fiche journalière de gestion.

Pour déterminer avec précision les recettes et les dépenses journalières, il est établi une fiche journalière de gestion, imprimé N° 135/8.

Ce document tenu obligatoirement apporte des informations précises en matière d'effectifs nourris et de composition de menus ; il développe, dans un bilan de fin de journée, le volume des recettes et des dépenses.

Il permet en outre de donner les indications utiles en matière de valeur des vivres utilisés par repas servi, tant pour la journée considérée qu'au niveau du cumul pour le mois en cours.

5.4.2.2.2. Fiche de gestion pour repas spéciaux.

Afin de déterminer leurs coûts et de faire payer aux bénéficiaires le prix de cette prestation, le gérant du cercle établit une fiche (imprimés N° 135/9-1, N° 135/9-2, N° 135/9-3 selon le bénéficiaire de la prestation cf. 33.1.3).

Le point 33.1.3 de la présente instruction précise les modalités de tarification de ces repas spéciaux.

5.4.2.3. Établissement du programme d'emploi des ressources (PER).

En octobre de chaque année, il est établi un PER du cercle pour l'année suivante. Ce programme (imprimé N° 135/20) est établi en trois exemplaires [quatre exemplaires lorsque le PER est soumis à l'approbation de la commission régionale des cercles (cf. 2.6.2)].

Il s'agit d'un état prévisionnel des recettes et des dépenses qui doit constituer le « plan d'action  » du conseil d'administration de chaque organisme. Il comporte à cet effet toutes indications relatives à la gestion (améliorations, remplacement de matériels arrivés à la limite d'usage, réalisation de nouveaux matériels, création de nouvelles activités) ; les dépenses correspondantes sont chiffrées.

Si le cercle ne sollicite aucune aide sur le fonds non ministériel d'entraide, le programme, une fois approuvé, est renvoyé directement à l'organisme par la direction du commissariat.

5.4.2.4. Fonds d'amortissement.

Le fonds d'amortissement est destiné à supporter les dépenses effectuées pour l'entretien et le renouvellement de l'installation et des matériels.

Il est constitué progressivement à partir des excédents de recettes. La méthode du calcul de l'amortissement des matériels est décrite en annexe III, appendice 4.

La DIRCAT propose le niveau d'amortissement jugé nécessaire pour chaque organisme à la commission régionale des cercles lors de la présentation des PER.

5.4.2.5. Fonds d'investissement.

Le fonds d'investissement est destiné à couvrir les dépenses d'amélioration, d'extension et l'achat de matériels nouveaux. Comme le fonds d'amortissement, il est constitué progressivement à partir des excédents de recettes. Son importance est déterminée par le conseil d'administration en tenant compte des améliorations et extensions inscrites au PER.

Le fonds d'investissement fait également recette des allocations éventuellement accordées par le commandant organique territorial.

5.4.2.6. Fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi.

Ce fonds est destiné à régler les indemnités de licenciement du personnel civil (gérant, personnel d'exploitation) embauché par le cercle. Les modalités d'attribution de ces indemnités sont définies en annexe II, appendice 3.1.

5.4.3. Dépenses.

Les dépenses effectuées par les cercles doivent être en conformité avec la vocation sociale et culturelle de ces organismes.

5.4.3.1. Engagement des dépenses.

Le directeur est responsable de l'engagement des dépenses.

5.4.3.1.1. Gestion courante.

Par délégation du directeur le gérant peut engager des dépenses de fonctionnement courant, et notamment  :

• achats des denrées et boissons ;

• frais de correspondance, achat de produits d'entretien, etc. ;

• entretien courant ;

• les dépenses visant à l'entretien, à l'amélioration et à la décoration des locaux du cercle (dépenses dont le montant est inférieur à dix mille francs ou mille six cent trente-trois euros et six cents) ;

• taxes et impôts divers (cf. ANNEXE VI), primes d'assurance.

5.4.3.1.2. Autres dépenses.

Le directeur peut engager après délibération du conseil d'administration  :

• les dépenses liées aux salaires du personnel civil embauché par le cercle et charges sociales s'y rapportant ;

• les dépenses visant à l'entretien, à l'amélioration et à la décoration des locaux du cercle (dépenses dont le montant est égal ou supérieur à dix mille francs ou mille six cent trente-trois euros et six cents) ;

• les dépenses relatives à la réalisation ou la location ⁽⁵⁹⁾ du matériel nécessaire au fonctionnement des diverses activités quand les services pourvoyeurs de l'armée de terre ne peuvent honorer le besoin.

En fonction des décisions du conseil d'administration et dans le cadre de l'exécution du programme d'emploi des ressources (PER), le directeur alloue les subventions et les participations diverses  : participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire, relations entre le corps et les associations des anciens combattants, etc.

Il agit de même pour les gratifications au personnel en tenant compte de la réglementation fiscale en vigueur et à l'exclusion du personnel relevant de la fonction publique de l'État.

5.4.3.1.3. Financements accordés.

5.4.3.1.3.1. Allocation accordée aux présidents de catégorie [officiers subalternes, sous-officiers, engagés volontaires.

⁽⁶⁰⁾].

Afin de financer des prestations, non somptuaires, à caractère social et culturel au profit des membres de la catégorie concernée et de leurs familles, il peut être alloué aux présidents de catégorie une allocation dont le montant est voté par le conseil d'administration.

Un programme prévisionnel (imprimé N° 135/29), établi par le président de catégorie, est transmis au président du conseil d'administration pour être étudié au cours de la première réunion du conseil d'administration chargé de valider le programme d'emploi des ressources.

Aucune avance en numéraire ne peut être consentie sur cette allocation. Elle est suivie en comptabilité par le cercle qui règle les factures certifiées par le titulaire de l'allocation. Les règles de surveillance administrative s'appliquent à l'usage de ces ressources.

Pour leur emploi, il s'agira de distinguer deux cas :

• les prestations pouvant être fournies par le cercle (repas, pots, …) sont effectuées en priorité en son sein. Les prestations sont fournies à prix coûtant et sans prise de bénéfices ;

• pour les autres prestations non fournies par le cercle (cadeaux pour événements familiaux, …), le président de catégorie conservera toute liberté de choix.

Un compte rendu de l'emploi des ressources (imprimé N° 135/29) est présenté au conseil d'administration au cours de la première réunion annuelle. Il est annexé au procès-verbal de la réunion.

5.4.3.1.3.2. Financement des dépenses de cohésion.

Des dépenses occasionnées par les actions de cohésion peuvent être couvertes par les cercles ou les fonds non ministériels d'endraide des cercles ⁽⁶¹⁾.

5.4.3.1.3.3. Soutien d'association.

Des subventions peuvent être accordées par un cercle à une association déclarée en préfecture, ayant fait connaître ses statuts, et dont les activités concernent directement le milieu militaire, compris dans le plan de rattachement du cercle considéré.

Dans ce cas, il devra être établi une convention, visée par le directeur du commissariat et approuvée par le conseil d'administration, garantissant au cercle un droit de regard sur la comptabilité de l'association permettant de vérifier l'utilisation de la subvention selon l'objet pour lequel elle a été accordée.

5.4.3.2. Procédure des achats.

5.4.3.2.1. Commandes.

Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes ⁽⁶²⁾ passées conformément aux dispositions du point 19.2 de la présente instruction.

Les commandes peuvent être passées par lettre, par téléphone ou par contacts directs avec les fournisseurs ⁽⁶³⁾. L'ordre d'achat doit revêtir une forme (bulletin de commande) permettant notamment un suivi précis des engagements de dépenses. Pour les cercles de corps, l'ensemble des procédures est validée par le commissaire (ou le chef des services administratifs) du corps lorsqu'il reçoit une délégation de surveillance interne du commandant de la formation.

5.4.3.2.2. Livraison.

La livraison représente l'opération essentielle, elle déclenche le processus comptable.

Pour toute livraison de marchandises ou de matériels réalisés dans le commerce, le gérant établit un bulletin de réception ⁽⁶⁴⁾ qu'il peut signer, soit en vertu d'une délégation écrite accordée par le directeur du cercle, soit occasionnellement en l'absence de celui-ci.

Selon le cas, le gérant doit prendre immédiatement en compte :

• à l'inventaire particulier des objets denrées et boissons en magasin (imprimé N° 135/6) les marchandises reçues  ;

• à l'inventaire général des matériels (imprimé N° 135/5) les matériels d'équipement du cercle.

En outre, un bulletin de réception est également établi pour toute marchandise et tout matériel remis gratuitement par les fournisseurs. Ces marchandises et matériels sont alors pris en compte dans les conditions définies ci-dessus.

5.4.3.3. Procédure des paiements.

5.4.3.3.1. Procédures habituelles.

Les paiements sont effectués par chèques ou par titres de paiement signés par le gérant et contresignés par le directeur du cercle.

Les conditions d'établissement des chèques sont décrites en annexe III, appendice 1.

Le gérant conserve dans son coffre-fort tous les carnets de chèques (vierges ou non) et les souches des chéquiers ⁽⁶⁵⁾.

5.4.3.3.2. Prélèvement automatique.

La procédure par prélèvement automatique peut être utilisée pour le paiement des factures émises par les services ou organismes publics.

Toutefois, certaines garanties doivent être exigées des créanciers, notamment :

• un délai de dix jours minimum entre la date de production de la facture et celle du retrait ;

• la possibilité de s'opposer au retrait en cas d'erreur manifeste ;

• la possibilité de résilier l'autorisation à tout moment.

5.4.3.3.3. Paiements en numéraire.

Les menues dépenses sont payées en numéraire par le gérant au moyen du fonds de trésorerie dont le montant doit être rigoureusement adapté aux dépenses pour lesquelles il est institué, et dont le plafond est fixé et révisé par décision du conseil d'administration sur proposition du directeur du cercle.

5.4.3.3.4. Délais de paiement.

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l'article 41 de la loi n^o 73-1193 du 27 décembre 1973 (n.i. BO ; JO du 30, p. 14139), le paiement par des entreprises commerciales de leurs achats de produits alimentaires périssables ne doit pas excéder un délai de trente jours suivant la fin du mois de livraison.

En conséquence, il appartient aux autorités exerçant la surveillance du fonctionnement du cercle de veiller à ce que le règlement des factures afférentes à la fourniture des produits en cause soit effectué le plus rapidement possible et sans dépasser le délai prévu.

5.5. Procédures des ventes.

5.5.1. Activités.

5.5.1.1. Restauration.

5.5.1.1.1. Tarifs des repas.

Les tarifs des repas sont fixés de telle sorte qu'ils ne constituent en aucun cas une charge supplémentaire pour l'État ou pour les autres catégories d'ayants droit. Ils doivent donc être établis en fonction  :

• de la nécessité, pour l'activité « restauration  », de couvrir les dépenses liées à l'exécution du service au moyen de ses ressources propres ;

• de l'aide financière apportée par l'État pour l'alimentation de certaines catégories d'ayants droit (cf. 2.5) ;

• des charges particulières qui frappent les repas pris par certaines catégories d'ayants droit (cf. ANNEXE VI) ;

• de la nécessité de constituer un fonds d'amortissement des matériels (cf. 31.4 et ANNEXE III, appendice 4), un fonds d'investissement (cf. point 31.5) et un fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi (cf. 31.6).

Les tarifs des repas sont déterminés en conseil d'administration sur la base du prix de revient moyen du repas (cf. imprimé N° 135/10).

Lorsque le même service (menu, choix des plats, mode de distribution, confort, etc.) est proposé à tous les consommateurs sans distinction de corps ou de grade, différents tarifs sont appliqués aux  :

• personnels en activité de service :

  • ouvrant droit à la subvention au titre du budget de l'action sociale des armées ⁽⁶⁶⁾ ;

  • n'ouvrant pas droit à cette subvention ; cf.  instruction 1690 /DEF/DCCAT/AG/AFCF du 02 avril 1992 (BOC, p. 1459) (concerne également les personnels en permission) Les personnels en activité de service mais extérieurs aux formations rattachées au cercle acquittent le même tarif que le personnel abonné ;

• autres usagers ; ceux-ci acquittent les prestations de l'activité «  restauration  » selon des tarifs ⁽⁶⁷⁾ tenant compte des charges supplémentaires que ces usagers peuvent entraîner pour cette activité, notamment sur le plan de la fiscalité.

Le tableau ci-après précise les tarifs qui doivent être appliqués à la clientèle.

Catégorie personnel.	Prime ASA (68).	TVA.
I. Militaires en activité.
11. Pendant les périodes de service	Oui (70)	Non
12. En dehors des périodes de service	Non	Oui
13. En mission (69)	Non	Non
14. Bénéficiant d'un taux réduit de l'indemnité de mission (69)	Oui	Non
15. Repas officiels	Sous condition	Non
II. Militaires des réserves en dehors des périodes de convocation, militaires retraités et conjoints survivants non remariés.	Non	Oui
III. Personnel civil de la défense en activité (72).
31. Pendant les périodes de service :
311. Catégories A et B	Oui	Non
312. Autres catégories	Oui	Non
32. En mission, toutes catégories	Non	Non
33. Bénéficiant d'un taux réduit de l'indemnité de mission	Oui	Non
34. En dehors des périodes de service :
341. Catégories A et B	Non	Oui
342. Autres catégories	Non	Oui
IV. Autres usagers.
41. Famille des membres (enfant et conjoint)	Non	Oui
42. Bénéficiaires de repas spéciaux privés	Non	Oui
43. Invités, accompagnant un membre	Non	Oui

 

Lorsque plus de 25 p. 100 du volume des repas sont servis à des membres adhérents (autres que le personnel civil en activité), l'ensemble de l'activité restauration est assujetti à la TVA.

5.5.1.1.2. Prime ASA.

Le cercle doit détenir la liste nominative des personnes bénéficiant de la prime ASA.

Cette liste est mise à jour régulièrement au cours de l'année.

Le cercle doit être en mesure de fournir un état nominatif à l'appui de l'état de perception des primes revenant au cercle au titre des subventions accordées par l'État (imprimé N° 135/13).

Quand le support magnétique est utilisé pour les cartes de repas, cette carte doit comporter  :

• les nom et prénoms  ;

• le code d'affectation (CTAC)  ;

• le bénéfice de la prime ASA.

La liste nominative du personnel bénéficiaire est fournie par l'organisme d'affectation rattaché au cercle par décision de commandement (cf. 22).

5.5.1.1.3. Tarifs des repas spéciaux.

  Les repas spéciaux privés.

Les repas spéciaux privés sont soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Ces prestations doivent dégager un bénéfice. Le gérant du cercle établit une fiche, imprimé N° 135/9-3 (cf. 31.2.2)

  Les repas spéciaux officiels.

Les réceptions et cérémonies officielles organisées par les autorités civiles ou militaires du ministère de la défense sont placées hors du champ d'application de la taxe sur la valeur ajoutée.

Afin de déterminer leur coût et de faire payer aux bénéficiaires le prix de cette prestation, le gérant du cercle établit une fiche, imprimé N° 135/9-2.

Un montant plafond de dépenses par convive et par niveau d'autorité est fixé annuellement par l'état-major de l'armée de terre pour le financement de ces repas.

  Les repas de cohésion.

Les repas de cohésion organisés par les présidents de catégorie ⁽⁶⁸⁾ ne sont pas soumis à la TVA, le prix facturé correspond au prix coûtant. Le gérant du cercle établit une fiche, imprimé N° 135/9-1.

5.5.1.1.4. Repas pris par le personnel du cercle.

Les personnels à solde non mensuelle, ainsi que les caporaux et soldats à solde mensuelle, ne sont pas concernés par cet article.

  Le personnel embauché par le cercle.

Les repas pris à titre gratuit sont portés en avantage en nature sur le bulletin de salaire et font partie du cumul imposable.

  Le personnel civil de cuisine et de salle.

Le personnel travaillant dans un cercle a droit à être nourri gratuitement ⁽⁶⁹⁾. Il bénéficie donc d'un avantage en nature dès qu'il est en activité.

Cet avantage n'est pas précompté sur le salaire ou le traitement mais apparaît dans le cumul imposable et est soumis aux cotisations de sécurité sociale et de contribution sociale généralisée.

Chaque mois, le cercle établit une liste nominative du personnel avec le nombre de repas effectivement pris et évalué sur la base d'un tarif forfaitaire. Ce document est adressé au CTAC afin de procéder au remboursement du cercle.

5.5.1.1.5. Cartes de repas.

5.5.1.1.5.1. Principes.

Lorsque l'importance de la prestation à assurer le justifie, et quel que soit le mode de distribution des repas (service à table ou libre service), le système basé sur l'utilisation de tickets de repas peut être remplacé par un système comportant l'utilisation  :

• de cartes de repas de couleurs différentes, représentant une valeur fixe ou variable, rechargeables ou non  ;

• d'une caisse enregistreuse programmable.

La caisse enregistreuse, placée en fin de chaîne de distribution, doit permettre :

• d'enregistrer sur une bande la qualité de l'usager ⁽⁷⁰⁾ et les plats qu'il a choisis ⁽⁷¹⁾, ainsi que la date de consommation et l'identification (midi ou soir) des repas ;

• de débiter la carte de l'usager de la somme à régler avec indication de la date du débit ou d'un numéro d'ordre. Lorsqu'il s'agit d'une carte magnétique, l'usager reçoit un ticket facture à chaque repas ;

• d'isoler d'une part le solde des deniers personnels du client et d'autre part le montant disponible de la contribution de l'État à l'alimentation des cadres.

Les cadres militaires PDL et les militaires du rang sont dotés d'une carte spéciale.

Quand le support magnétique est utilisé pour les cartes de repas, cette carte doit comporter notamment  :

• les nom et prénoms ;

• le code d'affectation (CTAC) ;

• le bénéfice ou non de la prime ASA.

5.5.1.1.5.2. Distribution et conservation des cartes.

Les cartes de repas sont remises au gérant par le directeur dans les mêmes conditions que les tickets (cf. 33.1.6.2). Elles sont placées dans le coffre-fort du cercle.

Les cartes non rechargeables, entièrement débitées, et restituées au cercle par l'usager ⁽⁷²⁾, sont classées par journées et par catégories. Elles sont conservées par le gérant, avec les bandes de la caisse enregistreuse, jusqu'à vérification du carnet d'enregistrement (décrit ci-après) par le directeur  : ce dernier détruit alors les cartes.

5.5.1.1.5.3. Soldes des cartes.

Le règlement du cercle doit prévoir une modalité de résorption des cartes non mouvementées pendant plus de vingt-six mois. Les soldes personnels inférieurs au montant fixé par le conseil d'administration sont acquis par le cercle et constatés par un procès-verbal en vue d'une réclamation ultérieure.

En cas de dissolution, ces procès-verbaux sont reversés avec les archives (point 7.2). Le montant non consommé de la contribution de l'État à l'alimentation des cadres est remis à la disposition du centre de responsabilité élémentaire (CRE) correspondant.

5.5.1.1.5.4. Comptabilité des cartes.

L'enregistrement des cartes de repas indique notamment pour chaque journée :

• la valeur et éventuellement le nombre des cartes vendues ainsi que les sommes remboursées aux consommateurs. Le montant de la recette (valeur globale des cartes vendues) et celui de la dépense (total des sommes remboursées) sont inscrits quotidiennement au registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1 ;

• la recette enregistrée par la caisse automatique ;

• le nombre de repas servis par catégorie de client (imprimé N° 135-10), ainsi que le nombre de subventions auquel peut prétendre le cercle.

Il est arrêté le dernier jour du mois. Un relevé certifié est adressé, avec les documents comptables de la période correspondante, au commissaire chargé de la vérification des comptes.

5.5.1.1.5.5. Déclaration des informations nominatives.

Les fichiers nominatifs doivent être déclarés conformément aux dispositions légales en vigueur.

5.5.1.1.6. Tickets de repas.

5.5.1.1.6.1. Établissement des tickets.

Des tickets de couleurs différentes ⁽⁷³⁾, mentionnant le nom du cercle et le prix du repas, sont établis pour chaque prestation offerte par l'activité restauration (petit déjeuner, déjeuner, dîner, boisson courante, supplément, repas du dimanche et des jours fériés, etc.) et par catégorie d'ayants droit lorsque les tarifs appliqués le justifient.

5.5.1.1.6.2. Destruction et conservation des tickets.

Les tickets de repas et de suppléments aux repas, lorsqu'ils sont imprimés avant la vente, sont remis au gérant par le directeur contre reçu émargé. Ils sont placés dans le coffre-fort du cercle.

Ils sont délivrés par le gérant à titre onéreux aux ayants droit (cf. 33.1.1) et remis par le consommateur au personnel de service.

À l'issue de chaque repas, les tickets remis au personnel de service par les membres du cercle sont datés, groupés en liasses, dénaturés et conservés par le gérant jusqu'à vérification du carnet d'enregistrement (décrit ci-après) par le directeur : ce dernier détruit alors les liasses.

5.5.1.1.6.3. Comptabilité des tickets.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas, imprimé N° 135/12, indique notamment pour chaque journée :

• le nombre et la valeur des tickets vendus et des tickets remboursés aux consommateurs. Le montant de la recette (valeur globale des tickets vendus) et celui de la dépense (valeur globale des tickets remboursés) sont inscrits quotidiennement au registre-journal des recettes et des dépenses (imprimé N° 135-1)  ;

• le nombre et la valeur des tickets consommés, c'est-à-dire remis au personnel de service par les consommateurs ainsi que le nombre de subventions auquel peut prétendre le cercle.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas, tenu sur un registre formé de doubles feuillets dont l'un est détachable, est arrêté le dernier jour du mois. Les duplicata sont adressés, avec les documents comptables de la période correspondante, au commissaire chargé de la vérification des comptes du cercle.

5.5.1.2. Bar.

5.5.1.2.1. Principes.

Chaque responsable de bar dispose pour assurer son service d'une avance en numéraire dont le montant est fixé par le conseil d'administration. Cette avance permet au responsable de bar de constituer le volant d'articles, dont la liste type est fixée par le gérant, nécessaires au fonctionnement normal du bar, et de disposer de monnaie suffisante.

5.5.1.2.2. Fonctionnement.

Le gérant remet à chaque responsable de bar l'avance en numéraire contre émargement du cahier des prises en charges successives, imprimé N° 135/27, propre au bar et constituant valeur de caisse (le montant de chaque avance n'est pas porté en dépense au registre-journal du cercle).

Chaque soir, le responsable dresse une feuille de recettes et de dépenses, imprimé N° 135/4 sur laquelle il inscrit au tableau I les quantités vendues ⁽⁷⁴⁾, au tableau II les menues dépenses qu'il aurait eu à effectuer (celles-ci devant être exceptionnelles). Il procède ensuite à l'arrêté et à la balance de ce document.

Puis il recomplète son volant de marchandises, selon la liste type, auprès du gérant du cercle contre remise de la somme correspondant au prix de vente des articles.

Le gérant inscrit en recettes au registre-journal, imprimé N° 135/1, le montant inscrit au tableau 1 de la feuille des recettes et des dépenses (montant qui a permis de recompléter le volant de marchandises) et en dépenses le montant inscrit au tableau II. Il délivre à chaque responsable de bar un état de cession, imprimé N° 135/28.

Le gérant doit contrôler en détail, au moins une fois par semaine, la consistance de l'avance consentie ; le directeur, une fois par mois. Le résultat de ces contrôles est inscrit sur les registres ou documents réglementaires.

5.5.1.3. Les paiements par cartes bancaires.

Les cercles peuvent se doter de moyens leur permettant d'accepter les paiements par cartes bancaires.

Cette possibilité est laissée à l'approbation du conseil d'administration. Le directeur du cercle souscrit un contrat avec le bureau de la Poste local ou avec un autre établissement bancaire.

Les terminaux nécessaires peuvent être soit loués, soit achetés.

Le service est payé à l'établissement bancaire par prélèvement d'un pourcentage appliqué au montant global des transactions effectuées par la clientèle au moyen de la carte bancaire.

L'enregistrement journalier des ventes se fait en distinguant : la part chèques, la part «  caisse  », et la part cartes bancaires, qui s'enregistre sans prendre en compte le prélèvement. À la réception du relevé, le comptable procède à l'enregistrement des mouvements sur le compte bancaire, et les frais de cartes bancaires sont enregistrés en charges financières «  services bancaires  ».

5.6. Déficits.

5.6.1. Constatation des déficits.

Les déficits de fonds, de marchandises ou de matériels sont immédiatement signalés ⁽⁷⁵⁾ à l'autorité de tutelle et au commissaire du corps ⁽⁷⁶⁾ qui doit sur le champ  :

• effectuer les vérifications de caisse, de comptabilité et les inventaires de marchandises et de matériels en vue de chiffrer le montant du déficit ;

• prescrire les opérations provisoires de régularisation à effectuer ;

• rapporter un procès-verbal ⁽⁷⁷⁾ mentionnant :

  • la date de son intervention  ;

  • le montant et le motif succinct du déficit ;

  • les régularisations provisoires et mesures conservatoires prescrites ;

• transmettre ce procès-verbal à la direction du commissariat de rattachement ⁽⁷⁸⁾  ;

• joindre un exemplaire de ce procès-verbal aux comptes de l'organisme.

Le procès-verbal n'enregistre qu'un constat. Il n'anticipe ni ne se substitue au rapport d'enquête administrative qui relève de la responsabilité de l'autorité en charge de la surveillance administrative. Le procès-verbal n'a donc pas vocation à décrire les processus litigieux ou à envisager des responsabilités.

Dans le cas d'une affaire résultant d'une fraude ou irrégularité grave, la direction du commissariat adresse, sans délai, un exemplaire de ce procès-verbal ⁽⁷⁹⁾  :

• au contrôle général des armées ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration budget finances) ;

• au commandement organique territorial  ;

• au commandant organique fonctionnel ou directeur central de service.

Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée à toutes les autorités énumérées ci-dessus, à l'exception du contrôle général des armées (contrôle central) et de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le directeur doit immédiatement :

• demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;

• rendre compte à l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle de tout acte de procédure judiciaire ;

• porter plainte et se constituer partie civile.

5.6.2. Mise en cause des responsabilités.

5.6.2.1. Enquête administrative.

Après établissement du procès-verbal visé au point 34 ci-dessus, le commissaire chargé de la vérification des comptes procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs du cercle.

À cet effet, le président du conseil d'administration du cercle adresse à l'autorité de tutelle ⁽⁸⁰⁾ un dossier comprenant :

• son rapport indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu établi par le directeur du cercle ;

• un compte rendu établi par le gérant du cercle ;

• les explications écrites des autres personnels (militaires et civils) dont la responsabilité pécuniaire ⁽⁸¹⁾, disciplinaire ou pénale pourrait être engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des constatations faites ;

• le procès-verbal de gendarmerie.

Ce dossier est ensuite transmis par l'autorité de tutelle à la direction du commissariat. Il comporte :

• l'avis de l'autorité de tutelle concernant les responsabilités encourues ;

• les propositions de cette même autorité sur les régularisations à envisager.

La direction du commissariat émet un avis indiquant en particulier  :

• les responsabilités à mettre en cause ;

• les régularisations définitives envisagées  ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité pécuniaire est engagée.

Le dossier ainsi constitué est transmis au commandement organique territorial qui le soumet avec son avis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision, dans les cas déterminés au point 35.2 ci-dessous.

Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.

5.6.2.2. Décision de mise à charge.

Quelles que soient les causes du déficit constaté (mauvaise gestion, vol, détournement, etc.) et sa nature (fonds, marchandises, matériels), seul le montant de ce déficit ⁽⁸²⁾ détermine l'autorité compétente pour prendre la décision de mise à charge :

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est inférieur ou égal à celui pour lequel le ministre ⁽⁸³⁾ est saisi, sont de la compétence du commandement organique territorial. Une copie de la décision prise doit être adressée au ministre (83)  ;

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est supérieur au seuil fixé par circulaire 1694 /DEF/DCCAT/AG/AFCF du 29 juin 1992 (BOC, p. 2563), ainsi que celles qui présentent des difficultés particulières sont soumises au ministre (83). Les dossiers en cause doivent alors comporter les avis et propositions du commandement organique territorial (cf. annexe IV de la circulaire 1694 /DEF/DCCAT/AG/AFCF du 29 juin 1992 ).

Pour apprécier le montant du préjudice subi par le cercle, seule la valeur résiduelle du matériel doit être retenue.

Toute décision, qu'elle soit prise par lui-même ou par le ministre, est notifiée par le commandement organique territorial à l'autorité de tutelle (à l'exception des cercles de garnison), au président du conseil d'administration, au directeur du cercle et aux personnels à l'encontre desquels une décision de mise à charge est prononcée.

Une copie de cette décision est adressée au directeur du commissariat.

5.6.3. Recouvrement des sommes mises à charge.

La décision de mise à charge étant prise, le directeur doit poursuivre, au profit du cercle, le recouvrement des imputations prononcées.

En règle générale, ce recouvrement est poursuivi par voie amiable, le débiteur se libère par versement volontaire au profit du cercle.

Le directeur est responsable du suivi du recouvrement. Il doit exercer, pour le compte du cercle, tout acte de procédure amiable ou judiciaire visant à l'indemnisation intégrale du préjudice subi par le cercle.

Les comptes du cercle sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été effectué ou lorsque toutes les voies de recouvrement (amiables ou contentieuses) se sont révélées infructueuses.

6. Comptabilité.

6.1. Documents d'administration générale.

Sous la responsabilité et le contrôle du directeur du cercle, le gérant du cercle tient les documents énumérés au présent article.

6.1.1. Classement.

Toutes les pièces relatives à l'administration du cercle sont classées par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre annuel dans un répertoire-classeur.

Il s'agit notamment de :

6.1.1.1. Documents de création.

L'arrêté de création du cercle.

Les décisions de création, de modification ou de dissolution d'activités ou de structures.

Éventuellement les arrêtés de dissolution des organismes ayant générés le cercle.

Le règlement intérieur du cercle.

Etc.

6.1.1.2. Correspondances.

Les directives ou instructions diverses.

Les correspondances du chef de corps concernant le cercle (le cas échéant).

Les instructions et notes de service émanant du commissariat de l'armée de terre, ainsi qu'un exemplaire des feuilles de vérification et d'observations.

Etc.

6.1.1.3. Engagements juridiques (contrats…).

Les contrats d'embauche du personnel civil ainsi que toutes les décisions le concernant.

Les contrats d'assurances souscrits et leurs avenants.

Les contrats et marchés passés éventuellement avec les fournisseurs et leurs avenants.

Les décisions de désignation du personnel de direction, de gestion et d'exploitation du cercle.

Etc.

Le répertoire-classeur est contrôlé par le directeur du cercle à son initiative.

6.1.2. Registre des délibérations.

Le registre des délibérations comporte, dans l'ordre chronologique, les procès-verbaux des différentes réunions ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration du cercle.

Il comporte également les comptes rendus des réunions des commissions d'activité lorsqu'il apparaît au responsable d'activité que ceux-ci doivent y figurer en raison des décisions prises.

Chaque procès-verbal ou compte rendu de réunion est signé par tous les membres du conseil d'administration ou de la commission d'activité.

Ce registre est ouvert par le gérant et contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative. Chaque document enregistré est visé par le directeur du cercle.

6.1.3. Cahier de réclamations et de suggestions.

Il est tenu au moins un cahier de réclamations et suggestions par cercle. Lorsque l'importance des activités le justifie, il peut être tenu autant de registres de réclamations qu'il y a d'activités, le registre principal étant celui du cercle. Son emplacement doit être connu du personnel du cercle afin qu'il puisse renseigner la clientèle. Dans les cercles dont les prestations sont externalisées, le cahier correspondant est visé mensuellement par le représentant du prestataire et adressé à l'autorité chargée du renouvellement des conventions et marchés avant les échéances correspondantes.

Sur ces cahiers, les membres du cercle inscrivent leurs réclamations et suggestions. Celles-ci sont obligatoirement signées par leur auteur. Le cahier est présenté par le directeur au conseil d'administration du cercle et à son président en temps opportun pour que le président du conseil d'administration ou le conseil d'administration puisse utilement l'exploiter.

Le ou les cahiers de réclamations et de suggestions sont, avant usage, cotés et paraphés par le président du conseil d'administration. Ils sont contrôlés à son initiative et présentés au conseil d'administration pour exploitation.

6.2. Documents et pièces comptables.

Le gérant du cercle est chargé de tenir  :

• une comptabilité deniers, permettant d'établir en permanence la situation financière de l'organisme et de ses diverses activités ;

• une comptabilité matières visant  :

  • d'une part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèques, etc., appartenant au cercle ;

  • d'autre part, à la représentation des stocks de denrées et boissons destinés à la vente.

Le cercle utilise les documents et pièces comptables suivants :

Désignation.	Imprimé.	Référence (*).
A) Comptabilité deniers.
Pièce de caisse	No 135/0	31
Registre-journal des recettes et des dépenses	No 135/1	41
Registre des comptes	No 135/2	41
Carnet de vérification de caisse	No 135/3	41
Feuille de recettes et de dépenses	No 135/4	41
Situation mensuelle de gestion	No 135/7	31
B) Comptabilité matières.
Inventaire général des matériels	No 135/5	41
Registre-inventaire des marchandises	No 135/6	41
Carnet des emballages consignés	No 135/11
Bulletin de réception	No 135/21	32
C) Activité «  restauration  ».
Fiche journalière de gestion	No 135/8	31
Fiche de gestion pour repas spéciaux (repas de cohésion)	No 135/9-1	33.1.3
Fiche de gestion pour repas spéciaux (repas officiel)	No 135/9-2	33.1.3
Fiche de gestion pour repas spéciaux (repas privé)	No 135/9-3	33.1.3
Fiche de calcul du prix de revient moyen du repas	No 135/10
Carnet d'enregistrement des tickets repas	No 135/12	33
Carnet d'enregistrement des cartes de repas	No 135/12 bis	33
État de perception des primes revenant au cercle au titre des subventions accordées par l'État	No 135/13	41
Registre des visites des autorités chargées du contrôle des denrées	No 135/14
Allocation(s) aux présidents de catégorie	No 135/29	32.1.2.3.1
D) Activité bibliothèque.
Registre des entrées	No 135/15	42.A.II.5
Catalogue des publications périodiques	No 135/16	42.A.II.5
Catalogue des fiches de prêt (ouvrages)	No 135/17	42.A.II.5
Catalogue des fiches de prêt (lecteurs)	No 135/18	42.A.II.5
Inventaire des ouvrages et du mobilier	No 135/19	A.II.5
E) Divers.
Programme d'emploi des ressources	No 135/20	31.3
(*) Articles de l'instruction. A = annexe de l'instruction.

 

Les dispositions concernant la tenue des documents sont précisées :

• soit dans la notice figurant en tête de chaque imprimé, pour les documents correspondant à un modèle général (cf. tableau ci-dessus) ;

• soit dans les instructions relatives à l'automatisation de la comptabilité des cercles, pour les documents correspondant à un modèle particulier  ;

• soit dans une instruction relative à l'application du plan comptable en vigueur.

6.3. Plan comptable.

Le plan comptable commun aux activités des cercles établit une codification des comptes à tenir. Il est adapté aux conditions particulières de fonctionnement des organismes dans le but :

• de faciliter le suivi de gestion par activité au sein d'une comptabilité unique ;

• de préparer la tenue du registre des comptes.

À cet effet, le plan est articulé pour suivre dans des comptes distincts :

• les dépenses et recettes au titre des frais généraux (compte 1) ;

• les dépenses et recettes afférentes aux opérations diverses, au fonds d'intervention du chef de corps de rattachement et au fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi (compte 2) ;

• les recettes et les dépenses du fonds d'amortissement (compte 3) et du fonds d'investissement (compte 4) ;

• les recettes et les dépenses de chacune des activités : « restauration  » (compte 5), « hôtellerie  » (compte 6), « bar  » (compte 7), et les autres activités (compte 8) ;

• les recettes et les dépenses relatives au suivi des fonds d'intervention autres que celui du chef de corps de rattachement (compte 9).

À l'intérieur de ces comptes, les recettes et dépenses sont classées par rubriques (ou sous-comptes).

La liste et le contenu des comptes du plan comptable des cercles sont donnés à l'annexe III, appendice 3.

6.4. Comptabilité deniers.

Elle regroupe les recettes et les dépenses concernant l'ensemble des activités du cercle : ces opérations sont inscrites ⁽⁸⁴⁾ successivement sur les documents comptables suivants  :

• le registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1, composé d'un ensemble de doubles feuillets dont le duplicata est détachable ⁽⁸⁵⁾, permet l'inscription au jour le jour de toutes les opérations en deniers effectuées par l'organisme ;

• le registre des comptes, imprimé N° 135/2, formé d'un ensemble de folios réunis dans une reliure, est divisé en autant de comptes et de sous-comptes que nécessaire afin de permettre :

  • la ventilation méthodique des recettes et des dépenses par activités ;

  • l'individualisation des opérations effectuées sur le fonds d'amortissement et sur le fonds d'investissement ;

  • le carnet de vérification de caisse, imprimé N° 135/3, est destiné à établir la situation de l'avoir en deniers de l'organisme, lors d'une vérification effectuée par une autorité qualifiée.

Une comptabilité particulière est tenue par le responsable de chaque activité (barman, bibliothécaire, etc.) au titre de l'enregistrement des opérations comptables propres à cette activité. À cet effet sont portés sur une feuille de recettes et de dépenses, imprimé N° 135/4, l'avance en numéraire quotidiennement accordée au titre de fonds de trésorerie et les recettes perçues dans la journée, les paiements que le responsable de l'activité est autorisé à effectuer.

Ce dernier procède chaque soir à l'arrêté et à la balance de ce document, puis en verse le montant excédant l'avance dans la caisse du cercle par l'intermédiaire du gérant du cercle.

Concernant l'activité « restauration  », le gérant du cercle doit également faire le décompte journalier des repas servis ayant bénéficié de la subvention de l'action sociale des armées ⁽⁸⁶⁾ (cf. 25.2). Le gérant renseigne, à la fin de chaque mois, un état de perception des primes revenant au cercle au titre des subventions accordées par l'État, imprimé N° 135/13, certifié par le directeur du cercle puis adressé au commissaire en charge de la vérification des comptes du cercle.

6.5. Comptabilité matières.

Elle permet de suivre les mouvements (entrées/sorties) (84) des matériels, articles ou produits alimentaires détenus par le cercle, au moyen de documents constitués d'un ensemble de fiches. Il s'agit :

• de l'inventaire général des matériels, imprimé N° 135/5 ;

• du registre-inventaire des marchandises, imprimé N° 135/6, propre à chaque activité ;

• des inventaires propres à l'activité «  bibliothèque » ⁽⁸⁷⁾  ;

• du registre des entrées, imprimé N° 135/15  ;

• du catalogue des publications périodiques, imprimé N° 135/16  ;

• du catalogue des fiches de prêt (« ouvrages  » et «  lecteurs  »), imprimés N° 135/17 et N° 135/18.

6.6. Contrôle et vérification des comptes. Surveillance de l'administration.

6.6.1. Contrôle et vérification des comptes.

Le contrôle et la vérification des comptes des cercles ont pour but de s'assurer de la réalité, de l'exactitude et de la conformité de toutes les opérations comptables conformément aux dispositions législatives et réglementaires.

Ces opérations doivent permettre d'établir la corrélation entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont portés sur les registres et documents réglementaires.

Elles doivent être effectuées inopinément, selon des périodicités bien définies, par les autorités désignées ci-après.

6.6.1.1. Contrôle interne des comptabilités.

Le contrôle interne de la comptabilité est exercé inopinément et personnellement par :

• le président du conseil d'administration, sur place, une fois par semestre (cf. 15.2)  ;

• le directeur du cercle une fois par mois (cf. 16.2.4 et 33.2.2 supra)  ;

• le gérant, sur place, une fois par semaine (cf. 19.2 et 33.2.2 supra).

Ces contrôles ne peuvent pas se cumuler entre eux ou avec un arrêté périodique de comptabilité.

Les anomalies constatées donnent lieu soit à une rectification immédiate, lorsqu'il s'agit d'une erreur d'ordre comptable soit à la mise en œuvre de la procédure décrite au point 34 lorsqu'il y a fraude, détournement, perte ou déficit.

6.6.1.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des cercles est effectuée, pour le compte du ministre de la défense, par le directeur du commissariat ⁽⁸⁸⁾.

À ce titre, il reçoit copie  :

• des décisions de création, de modification de structures ou d'activités, de dissolution du cercle ;

• des décisions du conseil d'administration concernant le fonctionnement du cercle ;

• du règlement du cercle ;

• des décisions du commandement organique territorial accordant des prêts, allocations ou secours sur les fonds d'entraide non ministériels des cercles ;

• des décisions d'attribution des avoirs des cercles dissous.

La vérification des comptes est faite :

• sur pièces, périodiquement, à partir des documents comptables adressés par le cercle ;

• sur place, de façon inopinée, au moins une fois par an. À cette occasion le commissaire vise tous les documents comptables après s'être assuré de l'existence des avoirs du cercle (vérification de caisse, recensements des matériels et des marchandises).

Le directeur du cercle, ou son suppléant, doit assister aux vérifications sur place.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables, relevées lors de l'exercice de la vérification des comptes, sont consignées sur une feuille de vérification transmise au directeur du cercle ; celui-ci fait effectuer les régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

6.6.2. Surveillance de l'administration.

6.6.2.1. Surveillance intérieure des cercles.

Pour les cercles de corps de troupe, cette surveillance est exercée de façon permanente par le chef de corps qui est responsable de l'administration intérieure de l'ensemble de sa formation.

Pour l'exercice de cette prérogative, il peut déléguer sa signature au commissaire directeur des services administratifs (DSAF) ou au chef des services administratifs de sa formation et c'est sous sa responsabilité que s'effectue le contrôle de gestion interne de l'organisme. Cette délégation est mentionnée sur le registre des actes administratifs de la formation.

6.6.2.2. Surveillance administrative et surveillance technique.

La surveillance administrative et la surveillance technique ⁽⁸⁹⁾ consistent à vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration (création de nouvelles activités, moyens d'exploitation, etc.) et de gestion (emploi des ressources, tarifs appliqués, etc.) des cercles et permet ainsi d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre.

Elle constitue une responsabilité du commandement organique territorial qui peut déléguer sa signature ⁽⁹⁰⁾ aux directeurs du commissariat chargés de la vérification des comptes (cf. 42.1.2 supra).

La surveillance administrative peut s'exercer à partir des opérations de vérification des comptabilités et à l'aide de toute technique d'analyse.

La surveillance administrative et la surveillance technique du cercle s'exercent plus particulièrement :

• lors de l'examen du programme d'emploi des ressources (PER) ;

• en cours de gestion  :

  • au vu des décisions du conseil d'administration ;

  • au vu du suivi de l'exécution des objectifs inscrits au PER ;

  • lors de l'examen des situations mensuelles de gestion ;

• sur place :

  • au moment des revues groupées ;

  • lors des vérifications inopinées effectuées par le commissaire chargé de la vérification des comptes s'il dispose d'une délégation de compétence du commandement ;

  • en fin de gestion, lors de l'examen des comptes et du bilan annuel.

Le directeur du commissariat, titulaire d'une délégation de signature, s'assure en outre  :

• de la conformité des contrats de travail du personnel embauché par le cercle ;

• de l'existence des clauses obligatoires à prévoir dans les contrats d'assurance et les contrats de location d'appareils de jeux et de distributeurs automatiques.

Les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et de la surveillance technique donnent systématiquement lieu à l'établissement  :

• d'un rapport de surveillance administrative et de surveillance technique après chaque visite ;

• d'un rapport spécial de surveillance administrative et de surveillance technique, transmis au commandant organique territorial, pour les erreurs ou manquement graves, ainsi que pour les refus de se conformer à des observations déjà faites antérieurement.

6.6.3. Feuille d'observations en matière de vérification des comptes.

Lorsque la nature et la gravité des faits le justifient, une feuille d'observations est adressée par le directeur du commissariat :

• à l'autorité de tutelle ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

Une copie est adressée à l'autorité ayant délégué sa compétence de surveillance administrative et de surveillance technique.

6.7. Archives.

Les documents d'ordre administratif et comptable sont conservés et archivés dans les conditions prévues par l'instruction pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures des corps de troupe.

7. Dispositions finales.

7.1. Textes abrogés.

La présente instruction abroge l'instruction n^o 1632/DEF/DCCAT/AG/AFCF du 19 avril 1993 relative à l'organisation et au fonctionnement des cercles dans l'armée de terre.