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CIRCULAIRE MINISTÉRIELLE N° 1291/CAB/INT relative au fichier de documentation administrative.

Abrogé le 04 juillet 2014 par : CIRCULAIRE N° 4130/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 04 septembre 1954
NOR

Pièce(s) jointe(s) : Une annexe.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM 510.3.3.

Référence de publication : Ex-BOEM 510-0, p. 203.

Le fichier de documentation administrative, créé en 1948 à l'usage des services de l'intendance, s'est révélé à l'origine un instrument de travail précieux. Toutefois, son utilisation était devenue assez malaisée ; sa mise à jour nécessitait chaque mois des travaux importants de tirage, de diffusion et de déplacement dans les boîtes fichiers ; certaines questions de même nature, traitées dans la documentation officielle (BO) sous différents mots caractéristiques, avaient également rendu l'exploitation de ce fichier assez complexe.

Il importait dès lors de concevoir un nouveau procédé qui pût, en raison de l'extrême fragmentation de la documentation actuelle, d'une part, donner des relevés synoptiques des différents textes concernant un même sujet, d'autre part, faire aboutir rapidement la recherche d'un texte particulier.

Enfin, il est apparu que l'utilisation d'un fichier n'intéressait pas seulement les services de l'intendance, mais également les corps de troupe à condition que le système fût simple.

Le nouveau fichier de documentation administrative répond à ces conditions. Les renseignements relatifs à sa conception et à son utilisation figurent dans l'annexe jointe à la présente circulaire ⁽¹⁾.

L'expédition des fiches sera assurée par le service central des imprimés de Versailles ; celle des boîtes fichiers par le magasin d'habillement de la 1re région. La mise en place dans les services de l'intendance et dans les corps de troupe sera effectuée selon vos instructions.

Je vous invite à me signaler, par la voie de votre service « Organisation et méthodes », les constatations que vous aurez pu tirer de l'emploi de ce fichier, notamment dans les corps de troupe et à me proposer, le cas échéant, les améliorations que l'expérience pourrait suggérer aux utilisateurs.

Notes

1Ce fichier a été entièrement refondu en 1964. Sa présentation matérielle ne diffère toutefois que par la couleur des fiches qui ont remplacé celles prévues par l'annexe à la présente circulaire.

Annexe

ANNEXE. Fichier de documentation administrative.

I Tableau directeur.

Le tableau directeur est fixé à l'intérieur du couvercle de la boîte ; son but est de limiter le champ des recherches en ayant recours à une suite de rubriques générales classées par ordre alphabétique.

Les rubriques générales sont numérotées, chaque numéro renvoyant à une fiche directrice à consulter.

Exemple. Branche « Personnels civils » ; rubrique générale « Avancement » : en regard, le chiffre 3 renvoie à la fiche directrice n^o 3.

II Fiches directrices.

Les fiches directrices format 12 × 15,5 de couleurs différentes ⁽¹⁾ :

verte, pour les personnels civils ;
bleue, pour les personnels militaires ;

bulle, pour l'administration militaire,

sont placées à l'intérieur de la boîte dans l'ordre des numéros du tableau directeur.

Les fiches donnent une vue d'ensemble des textes se rapportant à une même question ; elles portent en gros caractères des mots directeurs qui renvoient par des numéros à des fiches d'exploitation.

Exemple. Personnels civils ; fiche directrice n^o 3 « Avancement », en sous-titre « Travail d'avancement année en cours : 14 » signifie « Fiche d'exploitation n^o 14 ».

III Fiches d'exploitation.

1 Fiches.

Les fiches d'exploitation de format 5,3 × 10,5 sont pour chacune des catégories de base de couleur identique aux fiches directrices ; elles sont classées dans l'ordre numérique (série unique de numéros) dans les alvéoles avant du fichier ; elles indiquent, par une référence au Bulletin officiel, le texte régissant la matière.

2 Références des textes.

Les textes parus à la partie permanente du Bulletin officiel sont signalés simplement par l'année et la page.

Exemple. « Fiche n^o 12-1952-1114 » signifie qu'il s'agit d'un texte inséré à la partie permanente du BO de 1952, p. 1114.

Les textes parus à la partie temporaire sont distingués des précédents par la lettre T, entre la désignation de l'année et celle de la page.

Exemple. « Fiche n^o 14-1952 T-1253 » signifie qu'il s'agit d'un texte paru à la partie temporaire du BO, 1952, p. 1253.

Pour la partie permanente comme pour la partie temporaire, en cas de références multiples se rapportant à une même année, le millésime n'est pas répété.

Exemple. 1952-636 T-104

signifie qu'il s'agit de deux textes de l'année 1952, l'un inséré à la partie permanente, l'autre à la partie temporaire.

Ces différentes références sont notées dans l'ordre chronologique. Par exception à ce principe, il a paru utile de faire suivre la référence d'un texte déterminé, de la liste complète des modificatifs auxquels il a pu donner lieu, chaque modificatif étant indiqué par la lettre « M » suivie d'un indice (1, 2, 3, 4, etc.) marquant le numéro du modificatif.

Exemple. 1952-2008 M 1 signifie qu'il s'agit du 1er modificatif (paru en 1952 à la partie permanente du BO, p. 2008) au texte cité en haut de la fiche.

La liste ininterrompue de ces modificatifs permet de se rendre compte sans difficulté des modificatifs qu'il est nécessaire de consulter pour avoir le texte initial à jour. Mais elle peut rompre l'ordre rigoureusement chronologique des textes.

Exemple. Fiche d'exploitation n^o 655 :

1951	— 3349
1952	— 1967 M 1 2618 M 2 3086 M 3
1953	— 2213 M 4
1954	— 601 M 5 1912 M 6
1952	— 2363.

Le texte de base, paru au BO/PP, 1951, p. 3349, est suivi de la série de ses 6 modificatifs dont le dernier est de 1954, alors que la dernière notation (1952-2363) vise un texte portant sur le même objet que le texte initial de 1951, mais qui en raison de sa source différente ne se substitue pas à ce texte de base, ni ne porte l'attache de modificatif.

IV Textes signalés.

Font ou feront l'objet de fiches :

1. Tous les textes émanant de la direction centrale de l'intendance, parus ou à paraître au Bulletin officiel.
Cependant, font exception à cette règle et ne figurent pas au fichier les textes se rapportant à la solde des troupes métropolitaines (et indemnités se réglant comme la solde), pour lesquels 4 volumes du BOEM à feuillets mobiles ont été établis spécialement.
2. Les textes émanant du cabinet du ministre, de l'état-major de l'armée, de la direction du contrôle, de la direction des personnels civils, de la direction des personnels militaires de l'armée de terre, de la direction des troupes coloniales, de la direction du service de santé et enfin des différentes directions des services, matériels, génie, transmissions, etc., parus ou à paraître au Bulletin officiel et susceptibles d'intéresser les services et les corps de troupe.

V Mise a jour.

Le travail d'établissement des fiches s'arrête aux textes parus dans les fascicules n^o 21 du Bulletin officiel (année 1954).

Toutes les fois qu'interviendront des adjonctions ou des modifications aux textes portés au fichier, de nouvelles fiches d'exploitation complètes et à jour seront établies, imprimées et diffusées. Chaque destinataire n'aura, pour la mise à jour de son fichier, qu'à substituer la dernière fiche reçue à celle existante.

Ces fiches d'exploitation destinées à la mise à jour feront l'objet d'envois périodiques, groupés sous forme de planches pour la commodité de l'impression et de la diffusion.