Préambule.

La mise en œuvre du système d'information de la maintenance de l'armée de terre (SIMAT) nécessite d'adapter les documents administratifs pour la gestion des articles d'approvisionnement. Désormais les documents sont édités directement par ce nouveau système d'information.

De manière à en faciliter l'utilisation, les appellations en usage dans la circulaire de référence sont conservées, à ceci près qu'il y a lieu de substituer le terme de SIMAT à celui de SIGMA.

Cette circulaire précise les particularités propres à ce nouveau système et comporte les modèles qui sont utilisés.

Leur utilisation et leur cheminement font l'objet de guides de procédure SIMAT.

La mise en œuvre de ce nouveau système (SIMAT) est appelé à cohabiter plusieurs mois avec le système intégré de gestion du matériel (SIGMA) le temps nécessaire à sa mise en place progressive.

1. Documents utilisés.

Les modèles administratifs utilisés pour la gestion des articles d'approvisionnement dans le cadre du SIMAT, sont les suivants :

• le bulletin « Ordre de magasin  », modèle M 31 SIMAT ;

• le registre-journal, modèle M 4 SIMAT ;

• le bon de réception, modèle M 13 SIMAT ;

• la facture, modèle M 14 SIMAT ;

• les lettres de voiture M 33 ⁽¹⁾ ;

• le bon de mouvement, modèle MC 10 SIMAT ;

• l'ordre de mouvement interne, modèle M 32 SIMAT.

Ces modèles édités par le SIMAT sont joints à la présente circulaire.

2. Le bulletin « Ordre de magasin  » M 31 SIMAT.

Le bulletin «  Ordre de magasin  » est utilisé pour ordonner les mouvements relatifs aux sorties, aux entrées et aux régularisations comptables. Son édition peut se dérouler de deux façons  :

• soit automatiquement (traitement batch) : dans ce cas, tous les ordres de magasin au statut «  créé » sont imprimés ;

• soit en sélectionnant le ou les ordres de magasin que l'on veut imprimer à partir d'un écran de sélection.

Il se présente sous la forme d'un feuillet, édité sur papier autocollant prédécoupé, comportant trois volets détachables  :

• un volet « Inventaire de magasin  » ;

• un volet « Étiquette de pièce » ;

• un volet «  Bulletin de livraison  ».

• a).  Le volet « Inventaire de magasin  » donne pour chaque article, classé dans une position donnée et identifié par un numéro de nomenclature OTAN (NNO), la quantité devant se trouver à l'emplacement considéré.

  Il constitue l'extrait d'inventaire du détenteur dépositaire qui est ainsi informé des quantités de matériels dont il est responsable.

  Le volet inventaire de magasin est placé dans le casier considéré. Le dernier volet reçu pour un article, dans la position donnée, chasse le volet précédent selon la chronologie du numéro d'ordre figurant case 16.

  Exemple  : le n^o d'ordre 10 prend la place du n^o d'ordre 9 qui peut être détruit. Si exceptionnellement la suite des numéros d'ordre donnés pour un article est interrompue, le dernier bulletin est conservé provisoirement ; il n'est retiré du fichier ou du casier que lorsque la chronologie est redevenue normale.

• b).  Le volet « Étiquette de pièce » de même contexture que le volet « bulletin de livraison  », sert à identifier l'article mouvementé ; il est collé ou fixé sur la pièce (ou l'une d'entre elles).

• c).  Le volet « Bulletin de livraison  » est utilisé pour le compte rendu de mouvement identifié case 4 et pour la reconnaissance des articles à expédier ou à réceptionner. À ce titre, il est :

  • soit remis au client à l'appui du bon de mouvement MC 10 SIMAT dans le cas d'une remise directe à la formation cliente ;

  • soit joint à l'exemplaire « Ordre de mouvement Entrée  » de la facture M 14 dans le cas d'expédition à une autre formation de maintenance du matériel.

3. Le registre-journal M 4 SIMAT.

Le registre-journal M 4 SIMAT est le répertoire des pièces justificatives des mouvements de matériels. Tenu sous la responsabilité du comptable, il comprend ⁽²⁾ :

• les feuillets destinés à l'enregistrement des remises et prises de service entre comptables ;

• les feuillets destinés à l'enregistrement des pièces justificatives dans l'ordre chronologique des faits. Chaque pièce justificative reçoit automatiquement un numéro pris dans une série continue et annuelle. Les feuillets d'enregistrement sont numérotés dans une série continue et annuelle. Ils sont édités obligatoirement en fin de journée et, si nécessaire en cours de journée à la demande. Chaque feuillet est visé par le comptable, ou son délégataire.

4. Le bon de réception M 13 SIMAT.

Le bon de réception M 13 SIMAT est utilisé pour la prise en charge dans les comptes matières des articles provenant du secteur civil, d'un autre service du département de la défense, voire d'un autre département ministériel, dans le cas de cession à titre onéreux. Il comprend :

• une pièce justificative entrée destinée à justifier l'entrée du matériel dans les comptes du comptable bénéficiaire ;

• un procès-verbal de réception destiné à recevoir le visa de la commission de réception (deux volets) ;

• une copie destinée à être classée au magasin de réception.

Le procès-verbal de réception M 13 est la décision de réception. Il est établi au titre du marché ou de la commande.

Sa copie doit être transmise sans délai ⁽³⁾ aux services chargés de la réalisation et de la liquidation. Une copie de la pièce justificative peut être adressée au fournisseur pour favoriser le traitement du dossier ⁽⁴⁾

5. La facture M 14 SIMAT.

5.1.

La facture M 14 SIMAT est utilisée pour effectuer les mouvements entre deux organismes comptables du matériel. Elle est également utilisée pour les cessions faites à titre onéreux à une partie prenante individuelle ou un autre service du département de la défense.

Elle est éditée sous la forme de 4 exemplaires.

Un exemplaire « Pièce justificative sortie » destinée à justifier la sortie du matériel dans les comptes du comptable expéditeur.

Un exemplaire « Pièce justificative entrée » destinée à justifier l'entrée du matériel dans les comptes du comptable bénéficiaire.

Un exemplaire «  Ordre de mouvement sortie » pour l'élément de structure stockeur expéditeur. Cet exemplaire est conservé en instance, en attendant le renvoi de la PJ sortie par le comptable destinataire.

Un exemplaire « Ordre de mouvement entrée » pour l'élément de structure stockeur destinataire. Cet exemplaire sert pour la reconnaissance du matériel à l'arrivée et est destiné à être mis à l'appui de la comptabilité. Il est remis au destinataire lors de l'enlèvement du matériel avec le volet « Bulletin de livraison  » du bulletin ordre de magasin M 31 SIMAT.

Dans le cas d'expédition par voie routière, il est remis au transporteur avec le volet « Bulletin de livraison  » du M 31 SIMAT en même temps que la lettre de voiture.

Dans le cas d'expédition par voie ferrée, il est adressé par la poste au destinataire avec le volet «  Bulletin de livraison  » du M 31 SIMAT en même temps que l'avis d'expédition modèle SNCF le jour même de la remise du matériel en gare.

5.2.

La facture M 14 SIMAT est établie de façon automatisée et, en principe, éditée sur l'imprimante mise à disposition du magasin d'expédition. Chaque facture est limitée à dix-sept lignes. Une facture M 14 SIMAT ne peut être éditée qu'après validation du colis ou dépôt de celui-ci en attente d'enlèvement.

À chaque colis correspond au moins une facture, toutefois un même colis peut faire l'objet de plusieurs factures. C'est notamment le cas si :

• pour un même destinataire, il y a plusieurs comptables bénéficiaires ;

• l'expédition comporte des urgences différentes. En effet, les distributions urgentes [procédure d'urgence (PU)] font l'objet d'une facturation séparée ; toutefois, dans toute la mesure du possible les expéditions urgentes, pour un même destinataire, doivent faire l'objet d'une expédition particulière ;

• le nombre de lignes est supérieur à dix-sept.

5.3.

La facture est, à sa création, enregistrée au registre-journal de l'expéditeur ; elle reçoit ensuite le numéro de RJ du comptable destinataire.

Compte tenu des garanties d'exactitude et de régularité offertes par l'ordinateur lors de l'établissement de la facture M 14 SIMAT, les exemplaires « Pièces justificatives » sont authentifiés par la mention automatisée suivante, portée par l'ordinateur immédiatement après le dernier article :

« … arrêté présente facture, le jour mois année à la somme de… et enregistré au RJ sous le numéro figurant case 4 ».

De ce fait, elles sont dispensées de la signature du comptable expéditeur, elles seront par la suite signées par le comptable destinataire.

Chacune d'entre elles est classée d'après son rang d'inscription au registre-journal du comptable concerné.

6. La lettre de voiture M 33 SIMAT.

6.1.

La lettre de voiture M 33 SIMAT est utilisée pour les expéditions de matériels. Lorsque les matériels sont expédiés par l'intermédiaire d'un transitaire [outre-mer (OM), Corse…], le même modèle est utilisé mais il est édité en six exemplaires et prend la dénomination de M 33 OM SIMAT.

6.2. Expédition par l'intermédiaire d'un transitaire (tiers militaire ou civil).

La lettre de voiture M 33 OM SIMAT est éditée en six exemplaires :

• un exemplaire conservé par l'organisme expéditeur du matériel ;

• un exemplaire conservé par le transporteur ;

• un exemplaire conservé par le transitaire ;

• un exemplaire renvoyé à l'organisme expéditeur du matériel par le transitaire après réception du matériel ;

• deux exemplaires fixés aux colis, l'accompagnent jusqu'à l'organisme destinataire du matériel :

  • un exemplaire renvoyé à l'organisme expéditeur du matériel par l'organisme destinataire après réception du matériel ;

  • un exemplaire conservé par l'organisme destinataire du matériel.

     

Chaque exemplaire reçoit la décharge des destinataires successifs.

6.3. Autres expéditions.

La lettre de voiture M 33 SIMAT est éditée en quatre exemplaires  :

• un exemplaire conservé par l'organisme expéditeur du matériel ;

• un exemplaire conservé par le transporteur ;

• un exemplaire renvoyé à l'organisme expéditeur du matériel par le destinataire après réception du matériel ;

• un exemplaire conservé par l'organisme destinataire du matériel.

Chaque exemplaire reçoit la décharge des destinataires successifs.

7. Le bon de mouvement MC 10 SIMAT.

7.1.

Le bon de mouvement MC 10 SIMAT est utilisé pour effectuer les mouvements ne donnant pas lieu à facturation ; c'est le cas notamment des distributions faites aux formations destinataires et aux ateliers de la formation de maintenance.

Il se présente sous la forme de deux formulaires :

• un formulaire « Pièce justificative » destiné à justifier les mouvements dans les comptes de la formation ;

• un formulaire «  Bon de mouvement » destiné à être mis à l'appui de la comptabilité d'atelier de la formation cliente.

7.2.

Le bon de mouvement MC 10 SIMAT est édité par l'imprimante mise à la disposition du magasin, il est à sa création enregistré au registre-journal de l'élément de structure stockeur livrancier.

L'exemplaire «  Pièce justificative » est authentifié dans les mêmes conditions que la facture M 14 SIMAT (cf. 5.3 ci-dessus) ; il est archivé d'après son rang d'inscription au registre-journal.

L'exemplaire « Bon de mouvement » est remis au client avec le volet « Bulletin de livraison  » du M 31 en même temps que le matériel livré.

8. L'ordre de mouvement interne M 32 SIMAT.

8.1.

L'ordre de mouvement interne M 32 SIMAT est utilisé pour l'exécution des mouvements internes suivants :

• les changements de positions administratives ou d'emplacements ;

• les régularisations comptables (pertes, excédents) ;

• les changements de classification ;

• la prise en compte de matériels confectionnés dans les ateliers ;

• la prise en compte de matériels récupérés ;

• la prise en compte d'un matériel cédé à titre gratuit ;

• la sortie des comptes d'un matériel vendu par les domaines ;

• etc.

8.2.

L'ordre de mouvement interne comprend  :

• un formulaire « Ordre de mouvement préparatoire » ;

• un formulaire intitulé « Pièce justificative  » ou « Ordre de mouvement interne » selon que le mouvement affecte ou non les existants totaux de gestion.

Le formulaire «  Ordre de mouvement préparatoire », identifié par un numéro pré-imprimé, est édité puis renseigné manuellement ; il sert à la préparation du mouvement et il est signé par le comptable avant sa saisie.

Le formulaire «  Pièce justificative » ou « Ordre de mouvement interne » est établi et édité de façon automatisée. Si le mouvement effectué modifie les existants de la gestion, l'exemplaire s'intitule alors «  Pièce justificative  » et reçoit à sa création un numéro de registre-journal (RJ). Après signature du comptable, la « Pièce justificative » est archivée d'après son rang d'inscription à ce registre.

Si le mouvement n'affecte pas les existants de la gestion, l'exemplaire s'intitule alors « Ordre de mouvement interne » et il est identifié par le numéro du document préparatoire qui est reproduit au lieu et place du numéro de RJ. Après avoir reçu la décharge du destinataire du matériel il est classé d'après son numéro de document.