Depuis l'année 1988, le service du génie s'est engagé dans la mise en œuvre d'un ensemble de mesures visant à améliorer la qualité de ses prestations ainsi que l'efficacité interne de son fonctionnement.

Les cercles de qualité ont été développés tant à l'échelon local qu'à l'administration centrale en prenant appui sur l'effort de formation d'animateurs entrepris dès le mois de mai 1988.

Actuellement, tous les organismes qui constituent le service du génie disposent de plusieurs personnes formées comme animateurs et chaque chef d'organisme est en mesure de désigner un faciliteur parmi son personnel.

Par ailleurs, il est indispensable de distinguer nettement les concepts et les appellations de « cercle de qualité » et de « groupe d'amélioration de la qualité ».

En effet, il est important que les cercles de qualité puissent se développer dans le respect des principes fondamentaux qui en constituent l'esprit : le volontariat des membres, l'appartenance de ces derniers à la même unité de travail et la liberté du choix des sujets traités successivement.

Par ailleurs, il est souhaitable que pour faire étudier par leur personnel tel ou tel sujet issu de leur plan d'action lié au projet du service du génie pour l'an 2000 (PSG 2000), les chefs d'organisme aient la possibilité de constituer des groupes de travail utilisant la méthode et les outils des cercles de qualité. Ces groupes sont composés de personnes qui n'appartiennent pas forcément à la même unité de travail et qui peuvent éventuellement être désignées par la hiérarchie. Ces entités sont des groupes d'amélioration de la qualité (GAQ).

Dès à présent, il convient que les groupes existants qui fonctionnent de la sorte, et qui ont été nommés « groupes de résolution de problèmes » ou, abusivement, « cercles de qualité » soient rebaptisés conformément à la terminologie définie ci-dessus.

1. Charte des cercles de qualité du service du génie.

La présente charte définit les principes qui régissent les cercles de qualité du service du génie quant à leur but, leur composition, leur fonctionnement et leur environnement.

Les dispositions qui y sont consignées sont susceptibles de subir quelques modifications en fonction de l'expérience acquise.

1.1. But des cercles de qualité.

Le service du génie, en tant que service d'infrastructure, doit sans cesse améliorer son efficacité et la qualité de ses prestations vis-à-vis de ses clients. Pour atteindre ce double objectif, il se doit de tirer le meilleur profit possible de l'ensemble des ressources intellectuelles de son personnel.

A cet effet, les cercles de qualité, qui s'inscrivent dans les modalités de mise en œuvre du projet du service du génie pour l'an 2000, ont pour missions de :

• renforcer la communication et promouvoir la concertation par le travail en groupe ;

• permettre à chacun de mettre en valeur ses capacités et ses idées.

1.2. Composition des cercles de qualité.

Un cercle de qualité est constitué de 3 à 10 participants volontaires ayant des préoccupations professionnelles communes et appartenant en principe à une même unité de travail (direction, bureau, service…).

1.2.1. Les membres du cercle de qualité.

Les principes de la participation aux cercles de qualité sont le volontariat et la motivation :

• les membres s'engagent à assister à toutes les réunions relatives à une étude entreprise ;

• néanmoins chaque participant peut, à tout moment, renoncer à faire partie du cercle de qualité et être remplacé par un autre membre ; ceci de préférence au démarrage d'un nouveau travail.

La formation des membres est dispensée par l'animateur, elle a pour objet de familiariser les membres aux méthodes d'analyse des problèmes et aux techniques de travail en groupe.

1.2.2. L'animateur.

Le cercle de qualité est animé par un responsable hiérarchique ou une autre personne appartenant à la même unité de travail que les membres du cercle.

1.2.2.1.

1.2.2.1.1. Contenu

Sa formation : il reçoit un enseignement sur l'animation de groupe, la méthodologie et les outils de résolution des problèmes ;

1.2.2.1.2. Contenu

Durée : le cercle de qualité est créé pour une durée de vie indéterminée.

1.2.2.2.

1.2.2.2.1. Contenu

Ses fonctions : il assure le bon déroulement du travail du cercle ; il est considéré comme membre du cercle et non comme chef du cercle :

• il veille à la libre expression de chacun ;

• il répartit les tâches entre les membres du cercle, par exemple choisir le rédacteur du compte rendu de la réunion.

Il est directif sur la méthode et l'emploi des outils, mais libéral sur le contenu des débats.

1.2.2.2.2. Contenu

Calendrier des réunions : il est établi par l'animateur en accord avec les membres du cercle ; les réunions ont lieu pendant le temps de travail, à raison d'environ une heure par semaine ou deux heures par quinzaine.

1.3. Fonctionnement des cercles de qualité.

S'inscrivant dans le cadre des activités habituelles de l'organisme auquel il appartient, le cercle de qualité étudie les problèmes de son choix, propose des solutions et leur application.

Une caractéristique fondamentale des cercles de qualité est de mettre en œuvre une méthode de travail spécifique dont le respect est indispensable.

1.3.1. La méthode de travail : 10 phases.

0. Choisir un sujet : les thèmes recensés peuvent être de toute nature sous réserve d'être en relation avec le travail des membres du cercle, à l'exception des questions relevant des statuts et des problèmes individuels.

1. Poser le problème :

• il doit concerner les membres du cercle par les conséquences de la mise en application des propositions ;

• il doit être défini et délimité ;

• il doit être accessible par tous en raison de la compétence et de l'information de chacun ;

• il doit être mesurable dans les résultats et soluble au moyen de dépenses réalistes.

2. Rechercher les causes.

3. Rechercher des solutions.

4. Définir les critères de choix.

5. Comparer les solutions et les critères.

6. Choisir une solution et la proposer à l'autorité compétente.

7. Mettre en œuvre la solution et suivre son application.

8. Contrôler les résultats.

9. Normaliser.

1.3.2. Les modalités pratiques.

1.3.2.1.

Contacts extérieurs : en fonction des nécessités de l'étude entreprise, le cercle peut associer d'autres services à son action après avoir obtenu l'accord de la hiérarchie concernée.

1.3.2.2.

Lieu des réunions : le cercle de qualité se réunit dans un local mis à sa disposition par le chef de l'organisme dont il relève.

1.4. Entourage des cercles de qualité.

Le cercle de qualité bénéficie d'un entourage spécifique dont la finalité est de l'assister sur le plan méthodologique et de coordonner ses actions. Cet entourage ne constitue pas une hiérarchie particulière.

1.4.1. Le faciliteur.

Dans chaque organisme du service du génie de niveau au moins équivalent à celui de la direction des travaux du génie, un responsable hiérarchique assure cette fonction après avoir reçu une formation identique à celle de l'animateur :

• il est chargé du soutien des cercles : assistance et conseils aux animateurs ;

• il est chargé de la promotion des cercles ; il informe le directeur de l'avancement des travaux, des difficultés éventuelles rencontrées par les cercles et de la participation de services extérieurs aux cercles.

1.4.2. Le coordonnateur régional.

Dans chaque DCG, un cadre civil ou militaire assure la fonction de coordonnateur régional. Il est souhaitable que celui-ci soit un proche collaborateur du directeur régional dont il est le conseiller pour la promotion et l'emploi des cercles de qualité. A ce titre :

• il est chargé de recueillir les informations que lui fournissent les faciliteurs des différents organismes, et de les diffuser au niveau de la région et vers l'administration centrale ;

• il participe à la politique de communication interne et externe de la direction régionale en matière de qualité ;

• il est chargé de proposer au directeur régional et d'assumer la politique de formation en matière de qualité.

1.4.3. Le coordonnateur central.

Il propose au directeur central du génie la politique générale en matière de cercle de qualité dans le cadre du projet du service du génie pour l'an 2000. Il veille à la bonne information de tous les échelons sur les activités des cercles de qualité.

1.4.4. L'encadrement.

Le développement et l'efficacité des cercles de qualité dépend de l'implication de chacun et en premier lieu de celle de tout l'encadrement. Le chef de l'organisme a évidemment un rôle déterminant à jouer en vue de favoriser l'éclosion, la pérennité et le bon fonctionnement des cercles. Il consent les créneaux horaires et les moyens matériels nécessaires pour la réunion. Il examine rapidement les propositions des cercles et veille à ce que l'ensemble du personnel soit informé des actions entreprises et des résultats obtenus par les cercles.

2. Cercle de qualité et groupe d'amélioration de la qualité, tableau comparatif.

	Cercle de qualité.	Groupe d'amélioration de la qualité.
Animateur.	Responsable hiérarchique ou personne appartenant à la même unité de travail que les membres du cercle.	Cadre désigné par le chef de l'organisme.
Participants.	Tous volontaires. Relevant de la même unité de travail ou d'unités connexes.	Désignés ou volontaires. Relevant de la même unité de travail ou d'unités fonctionnelles ou hiérarchiques différentes.
Choix du sujet.	Sélectionné par le cercle.	Imposé ou suggéré par la hiérarchie.
Méthode et outils.	Méthode et outils des cercles de qualité : imposés (cf. charte).	Méthode et outils des cercles de qualité : vivement conseillés (voir charte des cercles de qualité.