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Archivé DIRECTION GÉNÉRALE DE LA GENDARMERIE NATIONALE : Sous-Direction des affaires pénales militaires ; Bureau études et organisation

INSTRUCTION N° 83004/DEF/APM/EO relative à l'organisation et au fonctionnement du dépôt central d'archives de la justice militaire.

Abrogé le 29 octobre 2013 par : INSTRUCTION N° 61208/DEF/SGA/DAJ/DAPM/EDP relative à l'organisation et au fonctionnement du dépôt central d'archives de la justice militaire. Du 17 juin 1983
NOR

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  Erratum du 27 octobre 1986 (BOC, p. 6444). , 1er modificatif du 19 mars 1987 (BOC, p. 1410), NOR DEFG8756011J. , 2e modificatif du 14 avril 1992 (BOC, p. 1571), NOR DEFG9256014J. , 3e modificatif du 14 décembre 1993 (BOC, 1993, p. 15), NOR DEFG9356061J. , Instruction N° 50343/DEF/SGA/DAJ/APM/EO du 31 août 2001 relative aux montants monétaires figurant dans diverses instructions du service de la justice militaire.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  660.3.3., 563.1.4.7.

Référence de publication :  BOC, p. 2844.

1. Dispositions générales

(modifié : 1er et 2e mod.).

1.1. Organisation.

Le dépôt central d'archives du service de la justice militaire assure la conservation et l'exploitation des archives intermédiaires, définies par les textes réglementaires relatifs aux archives de la défense (1), provenant de l'administration centrale de la justice militaire et des juridictions des forces armées.

Il est installé au Blanc (Indre) dans l'enceinte du centre administratif de la gendarmerie nationale.

Il relève directement du ministre de la défense.

Le personnel militaire et civil participant au fonctionnement du dépôt est placé sous l'autorité d'un officier greffier.

Le ministre de la défense (direction générale de la gendarmerie nationale, division des affaires pénales militaires), décide, en fonction des besoins du service, de l'affectation d'officiers greffiers et de sous-officiers commis greffiers et huissiers appariteurs au dépôt central d'archives.

Le général commandant la circonscription de gendarmerie d'Orléans pourvoit à la mise en place du personnel civil suivant un tableau fixant les effectifs établi par l'administration centrale.

1.2. Discipline.

Les personnels affectés au dépôt sont soumis au règlement intérieur du centre administratif de la gendarmerie nationale pour ce qui se rapporte en particulier à l'accès et à la circulation des personnes à l'intérieur du centre, à l'entretien des locaux, au bon ordre, à l'hygiène et à la sécurité du travail, à la protection des installations.

Le chef du dépôt exerce, en matière disciplinaire, les pouvoirs d'un chef de corps tels qu'ils sont définis par le règlement de discipline générale dans les armées.

2. Administration du dépôt

(modifié : 1er, 2e et 3e mod.).

L'administration du dépôt central d'archives incombe à l'officier greffier, chef du dépôt et à son adjoint.

2.1. Du chef du dépôt.

Le chef du dépôt est l'officier greffier le plus ancien dans le grade élevé, affecté au dépôt central d'archives.

Responsable du fonctionnement du service, il exerce des pouvoirs de direction et de contrôle général.

2.1.1. Organisation intérieure du service.

Le chef du dépôt répartit, en fonction de la nature des activités qui s'y exercent, les locaux mis à sa disposition.

Il distribue les tâches à ses subordonnés et fixe notamment les règles du service de permanence.

2.1.2. Gestion des personnels.

Le chef du dépôt traite toutes les questions d'ordre administratif concernant les personnels employés au dépôt.

Il tient à jour les dossiers première et deuxième parties et les dossiers de pension des personnels militaires à l'exception de la deuxième partie de son propre dossier qui est détenu par l'administration centrale. Il assure les liaisons nécessaires avec les organismes détenteurs des dossiers des personnels civils employés au dépôt.

Il veille à la tenue de registres réglementaires :

  • contrôle nominatif du personnel ;

  • registre des visites médicales (2) ;

  • registre des constatations des blessures, infirmités et maladies ;

  • registre des permissions ;

  • registre des punitions,

et de tous autres registres ou contrôles prescrits par des instructions particulières.

Il transmet à l'administration centrale pour le 15 novembre de chaque année les fiches de renseignement (imprimé N° 663*/133) concernant les personnels militaires et civils du dépôt.

Tout changement dans la position, les droits à solde, la situation de famille intervenant en cours d'année est immédiatement signalé par l'envoi d'une fiche N° 663*/133.

Il signale les absences des personnels et adresse à l'administration centrale, le 1er de chaque mois, un état des mutations intervenues dans le mois écoulé (imprimé N° 663*/132).

2.1.3. Notation des personnels, propositions pour l'avancement, les décorations ou les récompenses.

En exécution des prescriptions des circulaires annuelles et dans le cadre des dispositions prévues par les textes de portée permanente, le chef du dépôt note les personnels et fait procéder, en temps opportun, à la préparation des travaux relatifs à l'avancement, aux décorations ou autres récompenses.

2.1.4. Permissions, autorisations diverses.

Le chef du dépôt accorde et signe, dans les conditions prévues par les règlements, les permissions et autorisations dont peuvent bénéficier les personnels placés sous son autorité.

Les permissions dont il peut lui-même bénéficier sont accordées par le ministre de la défense (direction générale de la gendarmerie nationale).

Il délivre les ordres de mission pour nécessités de service.

2.1.5. Contrôle de la gestion administrative du régisseur d'avances et de recettes.

Le chef du dépôt autorise le paiement des dépenses. A cet effet, il vise, avant paiement, toutes les pièces de dépense.

Il s'assure de la régularité des comptes et des écritures, vérifie les justifications de dépenses et leur transmission en temps utile.

2.1.6. Contrôle de la gestion du matériel.

Le chef du dépôt contrôle la gestion du mobilier et du matériel.

Il soumet les propositions d'achats à l'administration centrale. S'il s'agit de mobilier métallique de bureau relevant du régime de la centralisation des achats, les besoins de l'année suivante doivent être prévus pour le 15 novembre de chaque année ; pour les autres mobiliers, les demandes peuvent être présentées dans le courant de l'année assorties des justifications nécessaires et d'au moins deux devis différents. Après approbation, les demandes sont, soit satisfaites par l'intermédiaire du service de l'intendance pour les achats centralisés, soit réalisées sur le plan local pour les autres achats.

Le chef du dépôt procède une fois par an au moins et avant le 1er décembre, au recensement des mobiliers et matériels affectés à l'établissement. Il rend compte à l'administration centrale des constatations faites lors de ces opérations.

Il propose à l'administration centrale la réforme des mobiliers ou matériels impropres à l'usage ou vétustes.

2.1.7. Transmission et visa des correspondances officielles.

Le chef de dépôt transmet avec un avis circonstancié les correspondances à caractère officiel relatives au service, adressées aux autorités administratives par les personnels affectés au dépôt.

2.1.8. Conservation et exploitation des archives.

Le chef du dépôt veille à la conservation et à l'exploitation des archives versées à son établissement conformément aux dispositions réglementaires applicables aux archives de la défense.

Les demandes de communication et de délivrance de copies de pièces qui lui sont adressées donnent lieu à l'application des prescriptions de l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 .

Lorsque l'autorité judiciaire est seule compétente pour statuer sur la suite à donner à une demande adressée au chef du dépôt, celui-ci la transmet à cette autorité, en y joignant le dossier contenant les éléments de décision.

Toute transmission de dossier à une autorité judiciaire mentionne qu'il doit en être fait retour au dépôt central d'archives dès que le dossier cessera d'être utile à son destinataire.

2.2. De l'adjoint au chef du dépôt.

L'officier greffier adjoint assiste le chef du dépôt et, en cas de besoin, le supplée.

Il est plus spécialement chargé, sous le contrôle du chef du dépôt, des domaines suivants :

  • régie d'avances et de recettes ;

  • gestion des matériels ;

  • service du courrier ;

  • bibliothèque et archives du service ;

  • fournitures de bureau et produits d'entretien.

2.2.1. Régie d'avances et de recettes.

L'adjoint au chef du dépôt est régisseur d'avances et de recettes dans les conditions fixées par l'arrêté du 7 février 1963 (BOEM 663*) modifié. Il dispose d'une caisse, d'un compte courant postal et d'un compte de dépôt du Trésor. Pour toutes les opérations qu'il effectue en cette qualité, il est tenu aux garanties et encourt les responsabilités prescrites par les décret du 28 mai 1964 (BO/G, p. 2424 ; BO/M, p. 2127 ; BO/A, p. 844 ; BOEM 410*) abrogé le 20 juillet 1992 (BOC>, p. 3357) et décret du 15 novembre 1966 (BOC/SC, p. 1038 ; BOEM 410*) modifié. Il est notamment assujetti à un cautionnement qui peut être constitué en numéraire, en rentes sur l'État ou remplacé par la garantie fournie par l'affiliation à une association française de cautionnement mutuel agréée.

Il se conforme à la réglementation générale en vigueur ainsi qu'aux dispositions particulières aux armées ou propres à la justice militaire.

Il est notamment responsable, en cette qualité :

  • de la situation de sa caisse et des fonds qui y sont déposés ;

  • de la tenue des écritures et de leur concordance avec les fonds existants ;

  • de tous paiements irréguliers ;

  • de toute erreur comptable, omission, double emploi, surcharge ou altération d'écriture.

Le régisseur remplit ses fonctions sous le contrôle du chef du dépôt qui vise toutes les pièces comptables, et sous la surveillance du commissaire de l'armée de terre compétent et des fonctionnaires du Trésor habilités.

Sa responsabilité est permanente. En cas d'absence, il donne procuration à un officier greffier ou, à défaut, au commis greffier le plus ancien, pour assurer la gestion de la régie. La durée de validité de cette procuration ne peut excéder deux mois.

La procuration donnée par le régisseur est établie sur papier libre, visée par le chef du dépôt et le commissaire de l'armée de terre avant d'être remise au comptable du Trésor.

Cette procuration est indépendante de celle qui est délivrée pour l'utilisation du compte courant postal et qui doit être rédigée conformément à la réglementation particulière en vigueur.

Si aucun mandataire n'a été constitué ou si l'absence est supérieure à deux mois, il est procédé soit à la nomination d'un régisseur intérimaire soit à la désignation d'un nouveau régisseur.

La comptabilité de la régie est tenue dans les conditions fixées par l'instruction générale du ministère de l'économie et des finances du 23 mars 1968 (PM BOC/SC, 1969, p. 439), abrogée le 29 juin 1993 (BOC, p. 6220) sur les régies de recettes et les régies d'avances de l'État et des établissements publics nationaux (titre VIII) : comptabilité simplifiée.

2.2.2. Gestion des matériels.

L'adjoint au chef du dépôt est chargé de la gestion et de la comptabilité des matériels dont dispose le dépôt central d'archives.

Il dresse annuellement un état récapitulatif du matériel existant à la date du 31 décembre (imprimé N° 663*/153). Cet état est transmis pour le 15 février à l'administration centrale.

Les machines de bureau (machines à écrire, machines comptables, duplicateurs) sont portées sur un état récapitulatif particulier (imprimé N° 663*/154) adressé en double exemplaire pour le 15 janvier à l'administration centrale.

Un état (imprimé N° 663*/155) des appareils téléphoniques en service, est adressé en double exemplaire à l'administration centrale pour le 15 décembre de chaque année.

L'adjoint au chef du dépôt veille à l'entretien des matériels et fait procéder aux menues réparations.

Il soumet au chef du dépôt des propositions pour la réforme des matériels vétustes ou hors d'usage et pour leur remplacement éventuel (imprimé N° 663*/158).

Il établit annuellement un relevé récapitulatif du produit des aliénations de biens meubles remis à l'administration des domaines. Ce relevé est adressé pour le 15 janvier à l'administration centrale.

2.2.3. Contrôle du service du courrier.

Les fonctions de vaguemestre sont assurées par un sous-officier, sous la surveillance de l'officier adjoint.

L'adjoint au chef du dépôt s'assure la bonne tenue des registres réglementaires et de l'enregistrement régulier du courrier au départ et à l'arrivée par le vaguemestre.

Il fait appliquer la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale.

2.2.4. Bibliothèque et archives.

L'adjoint au chef du dépôt est responsable de la tenue de la bibliothèque et du catalogue des ouvrages qui la composent.

L'achat d'ouvrages de bibliothèque doit être demandé à l'administration centrale qui passe éventuellement la commande et assure la livraison.

Le classement des archives est assuré, sous le contrôle de l'adjoint au chef de dépôt, par le sous-officier chargé du secrétariat.

2.2.5. Fournitures de bureau, imprimés, produits d'entretien.

Un crédit forfaitaire est alloué chaque année par l'administration centrale pour l'achat des fournitures de bureau, des registres et des imprimés autres que ceux de la nomenclature propre à la justice militaire, et des produits d'entretien.

L'adjoint au chef du dépôt règle l'utilisation de ce crédit suivant les besoins de l'établissement.

Les imprimés de la nomenclature font l'objet de commandes annuelles (imprimé N° 663*/143) à l'administration centrale qui en assure la fourniture gratuite.

3. Des dépenses du dépôt

(modifié : 1er mod.).

Les dépenses du dépôt central d'archives sont réglées sur régie d'avances, soit par mandatement direct de l'ordonnateur compétent.

3.1. Dépenses acquittées par le régisseur d'avances.

Conformément aux dispositions régissant la comptabilité publique, toute dépense, quelle que soit sa nature, peut toujours être réglée par mandatement direct. Toutefois, l'article premier de l'arrêté du 7 février 1963 modifié, instituant une régie d'avances et une régie de recettes auprès de chacun des tribunaux des forces armées, fixe la liste des dépenses qui, afin de faciliter l'exécution du service, peuvent être payées sur les fonds de ces régies d'avances.

En ce qui concerne le dépôt central d'archives, ces dépenses sont relatives au fonctionnement courant du dépôt.

3.1.1. Entretien et réparation des machines à écrire, appareils duplicateurs et autres matériels.

Les dépenses d'entretien des machines à écrire, appareils duplicateurs et autres matériels en service sont imputées aux crédits du service de la justice militaire.

Les conditions d'engagement des menues dépenses de réparation sont les suivantes :

  • l'autorisation est donnée par le ministre (direction générale de la gendarmerie nationale), lorsque le montant des travaux à effectuer excède 75 euros ; le livret matricule du matériel à réparer est joint à la demande d'autorisation ;

  • le chef du dépôt autorise la dépense lorsque son montant est égal ou inférieur à la somme fixée ci-dessus.

3.1.2. Brochage et reliure.

Les journaux officiels, les bulletins officiels des armées et les autres périodiques sont brochés ou reliés à la diligence de l'adjoint au chef du dépôt.

3.1.3. Achat de registres et d'imprimés hors nomenclature, de fournitures de bureau et de produits d'entretien.

L'ensemble des dépenses engagées :

  • pour l'achat des registres et imprimés hors nomenclature et des fournitures de bureau ;

  • pour l'entretien, le blanchissage, l'achat d'objets et ingrédients de propreté,

ne doit pas dépasser, dans chaque catégorie, le montant de l'allocation fixée annuellement par l'administration centrale.

Un état comparatif (imprimé N° 663*/142), certifié par le chef du dépôt et vérifié par l'intendant militaire, est arrêté en fin d'année et adressé à l'administration centrale pour le 1er février.

3.2. Dépenses réglées par l'intendance militaire.

3.2.1. Dépenses imputables au budget de la justice militaire.

3.2.1.1. Frais d'abonnement et de taxes téléphoniques.

Le dépôt disposant d'une ligne PTT indépendante, les dépenses d'abonnement et de taxes téléphoniques sont réglées directement par le commissariat de l'armée de terre.

Toutefois, les frais entraînés par des travaux d'installation ou de réparation téléphonique de faible importance, effectués par le centre administratif de la gendarmerie nationale, lui sont remboursés sur production d'états récapitulatifs, accompagnés des pièces justificatives.

Une copie de ces états, dont les modalités d'établissement sont fixées par accord entre le chef du dépôt et le commandant du centre administratif de la gendarmerie nationale, est transmise à l'administration centrale à titre de compte rendu.

3.2.1.2. Frais d'achat de matériel et d'ameublement non soumis à la centralisation.

Les dépenses relatives à l'achat de matériel ou d'ameublement sont autorisés par l'administration centrale.

3.2.2. Dépenses imputables au budget des armées (éclairage, chauffage, eau et énergie électrique).

La fourniture d'électricité, celle de l'eau, l'éclairage et le chauffage des locaux sont assurés selon les règles établies pour les bureaux des états-majors et services, et les organismes assimilés. Les mémoires établis par le centre administratif de la gendarmerie nationale sont certifiés par le chef du dépôt qui les adresse au commissariat de l'armée de terre pour paiement.

3.3. Dépenses ordonnancées par l'administration centrale (imputables au budget de la justice militaire).

3.3.1. Frais d'abonnement et d'achat d'ouvrages de bibliothèque.

Les abonnements au Journal officiel, aux revues et périodiques judiciaires sont assurés par l'administration centrale.

Toutes les demandes d'achat d'ouvrages de jurisprudence et de doctrine doivent être adressées à l'administration centrale qui en assure la fourniture, si la demande lui paraît justifiée.

3.3.2. Frais d'imprimés de la nomenclature propre à la justice militaire.

Les imprimés de la nomenclature propre au service de la justice militaire sont fournis gratuitement par l'administration centrale.

Les demandes d'imprimés (imprimé N° 663*/143) établies en triple exemplaire, sont adressées à la direction générale de la gendarmerie nationale, division des affaires pénales militaires, le 1er juillet de chaque année, pour les besoins de l'année suivante. Ces besoins sont exprimés en multiples de 250, pour tenir compte du conditionnement courant des imprimés.

Des demandes exceptionnelles, dûment justifiées, peuvent toutefois être adressées à toute époque de l'année.

3.3.3. Frais d'achat de mobilier métallique soumis à la centralisation.

Ces frais sont réglés par l'administration centrale.

3.3.4. Frais d'entretien courant.

Les dépenses relatives aux travaux de 1re catégorie (entretien courant) sont autorisées par l'administration centrale.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le directeur général de la gendarmerie nationale,

Charles BARBEAU.