Préambule.

La direction du service national (DSN), devenue gouverneur de crédits le 1er janvier 1999 puis intégrée au secrétariat général pour l'administration le 8 mars 1999, a la particularité d'être composée d'une administration centrale chargée des missions de conception et de pilotage, et d'organismes extérieurs chargés de l'exécution et de la mise en œuvre de ces missions.

C'est dans ce cadre que la décision a été prise de la faire passer du mode d'exécution des dépenses dites « à bon compte » à l'exécution de la dépense de droit commun, sans pour autant que soient crées de nouveaux ordonnateurs secondaires propres à la direction du service national. Cette solution entraîne donc la nécessité de se rattacher au réseau des ordonnateurs du ministère de la défense déjà existants.

Par ailleurs, les journées d'appel de préparation à la défense étant mises en œuvre avec la participation de l'armée de terre, de la marine, de l'armée de l'air, de la gendarmerie, de la délégation générale pour l'armement (DGA) et de services ou organismes interarmées par leurs structures de commandement et leur encadrement, l'exécution de la dépense doit se faire selon le mode le plus adapté à leur organisation.

La présente instruction, qui abroge l' instruction 9900336 /DEF/SGA/DSF du 18 janvier 1999 relative aux dépenses engagées en 1999 sur titre III pour l'appel de préparation à la défense au ministère de la défense, décrit l'architecture budgétaire et financière de la direction du service national en métropole, les principes particuliers d'exécution des dépenses relatives à l'appel de préparation à la défense, les modalités de passage à la nouvelle architecture budgétaire et financière, ainsi que les modalités particulières de règlement de certaines dépenses.

L'exécution de la dépense outre-mer fait l'objet d'une instruction distincte pour tenir compte des particularités locales en matière de soutien, et notamment du regroupement des moyens administratifs et financiers des forces.

Un tableau synoptique présente en annexe I l'essentiel des principes de l'exécution des dépenses sur le titre III décrits dans la présente instruction.

1. ARCHITECTURE BUDGETAIRE.

1.1. Principe général relatif au gouvernorat et à la gestion des crédits de la direction du service national.

  I. La DSN est gouverneur de crédits en dépenses ordinaires (titre III, fonctionnement et alimentation) et en dépenses en capital (titre V, matériels et infrastructure).

  II. La DSN est service gestionnaire des crédits sur le titre III. Elle a la possibilité d'assurer la gestion des crédits sur titre V ou de confier la gestion de certains de ses articles à un ou plusieurs autres services.

1.2. Responsabilité budgétaire en matière de dépenses ordinaires.

  I. L'administration centrale de la DSN (sous-direction de la logistique, bureau du budget et des finances) est responsable des travaux annuels de préparation et d'exécution du budget.

  II. L'exécution budgétaire et la maîtrise des dépenses ordinaires sont exercées à trois niveaux de responsabilité :

• les organismes extérieurs, classés en centres de responsabilité élémentaire ;

• les directions locales du service national (centres de responsabilité supérieure) ;

• l'administration centrale de la direction du service national (gouverneur et gestionnaire d'une partie des crédits).

  III. L'administration centrale de la DSN (pour ses propres besoins), les directions locales du service national (DLSN), les bureaux du service national (BSN), les centres de sélection (CS), le centre du service national (CSN) d'Ajaccio et le bureau central des archives administratives militaires (BCAAM) sont responsables de la préparation et de l'exécution de leur budget en tant que centres de responsabilité élémentaire (CRE).

  IV. Les DLSN sont centres de responsabilité supérieure pour les CRE qui leur sont rattachés. A ce titre :

• ils proposent à la DSN le montant des crédits à attribuer à chacun de ses organismes en ce qui concerne les dépenses de fonctionnement et d'alimentation ;

• ils suivent mensuellement l'exécution du budget des CRE qui leur sont rattachés ainsi que leurs propres dépenses de fonctionnement.

  V. Les CRE expriment leurs besoins en matière de fonctionnement et d'alimentation au DLSN auquel ils sont rattachés. Ils transmettent les fichiers informatiques de l'exécution cumulée de leurs dépenses de fonctionnement et d'alimentation à la fin du mois m pour le 10 du mois suivant. Ces fichiers, réalisés sur une application fournie par la DSN, sont envoyés simultanément :

• au DLSN, pour un suivi de proximité et un contrôle des dépenses ;

• à la DSN, pour une consolidation de l'exécution budgétaire.

  VI. Les dépenses de fonctionnement étant exécutées sur crédits déconcentrés, la construction du budget et le suivi de son exécution sont à la charge de chaque CRE. L'ordonnateur de rattachement est chargé, quant à lui, de la présentation de ce budget pour visa du contrôle financier déconcentré (CFD) sur les bases qui lui auront été communiquées par les CRE.

  VII. Les besoins prévisionnels en crédits pour l'APD sont déterminés par le bureau du service national d'administration (organisme qui administre et convoque les jeunes Français dans le cadre de l'appel de préparation à la défense) pour les dépenses d'alimentation ou de fonctionnement, que celles-ci soient réglées par lui-même, par son ordonnateur de rattachement ou par l'armée de terre, l'armée de l'air, la marine, la gendarmerie, la DGA ou un service interarmées.

1.3. Responsabilité budgétaire en matière de dépenses en capital.

La DSN est gouverneur de crédits pour ce qui est des dépenses en capital pour lesquelles elle dispose d'articles budgétaires. La DSN assure annuellement les travaux de préparation et d'exécution du budget, et l'actualisation du référentiel de programmation pour les articles qui relèvent de son gouvernorat. Elle gère directement ses crédits ou peut les confier à un service gestionnaire.

1.4. Suivi des crédits délégués à un ordonnateur secondaire.

  I. Les crédits délégués à un ordonnateur secondaire doivent être suivis en affectation (cas particulier du titre V), en engagement et en paiement.

  II. Les ordonnateurs secondaires de la DSN, et, s'agissant des crédits délégués au titre des J-APD, de l'armée de terre, de l'armée de l'air, de la marine, de la gendarmerie, de la DGA ou d'un service interarmées transmettent à la DSN les informations relatives aux délégations reçues, aux mandats émis réglés et non encore réglés et aux montants des factures en attente de règlement à la fin du mois m pour le 10 du mois suivant (mois m + 1). Ces informations sont transmises par fichier sur application informatique par article d'exécution et par paragraphe dans le cadre du programme NSL (nouveau suivi local) lors de la mise en œuvre. En attendant que NSL fonctionne, des directives techniques sont transmises aux ordonnateurs secondaires par la DSN.

1.5. Principes particuliers relatifs à l'appel de préparation à la défense.

  I. Les dépenses de fonctionnement ou d'alimentation relatives à l'appel de préparation à la défense ne concernent que des dépenses effectuées pour le fonctionnement direct et le déjeuner de la journée de préparation à la défense.

  II. L'engagement de ces dépenses n'étant pas réalisé par la seule DSN, les modalités d'exécution de cette catégorie de dépenses font l'objet d'un chapitre particulier (titre IV).

2. ARCHITECTURE FINANCIERE.

2.1. Principe général de règlement des dépenses de fonctionnement hors déplacements temporaires et déménagement des personnels civils extérieurs, engagées par la direction du service national ou par l'un de ses organismes extérieurs.

  I. Les dépenses de fonctionnement, hors déplacements temporaires des personnels civils et militaires et hors déménagement des personnels civils extérieurs, engagées par la DSN ou un de ses organismes extérieurs, sont par principe, et dans la limite de ce que permet la réglementation, réglées par l'une des quinze régies d'avances crées à la direction du service national (cf. ANNEXE II) :

• une régie pour les dépenses propres à l'administration centrale de la DSN ;

• quatorze régies pour les organismes extérieurs de la DSN.

  II. Le rattachement de l'ensemble des organismes extérieurs aux régies de la DSN ainsi que les ordonnateurs compétents pour le recomplètement de leur avance est donné en annexe II.

  III. Les dépenses de fonctionnement, hors déplacements temporaires et déménagements des personnels civils extérieurs, engagées par la DSN ou un de ses organismes extérieurs et qui ne peuvent pas être réglées par régie d'avances, sont mandatées par l'ordonnateur de la régie. La liste des dépenses pouvant être payées par les régies est fixée dans l'arrêté constitutif des régies de la DSN du 3 novembre 1999.

2.2. Dépenses de la direction du service national relatives aux déplacements temporaires de ses personnels ou aux indemnités de déménagement de ses personnels civils extérieurs.

  I. Les dépenses relatives aux déplacements temporaires des personnels civils et militaires de la DSN sont suivies par l'organisme d'affectation (BSN, CS, CSN d'Ajaccio et BCAAM) et réglées par l'organisme du commissariat de l'armée de terre compétent (cf. ANNEXE III).

  II. Les dépenses relatives aux déménagements des personnels civils extérieurs de la DSN sont suivies par la sous-direction ressources humaines pour les personnels affectés à l'administration centrale, par la DLSN compétente pour les personnels des organismes extérieurs, et réglées par l'organisme du commissariat de l'armée de terre compétent (cf. ANNEXE III).

2.3. Principe général de règlement des dépenses d'alimentation engagées par la direction du service national.

  I. Les dépenses d'alimentation engagées par la direction du service national ou l'un de ses organismes extérieurs sont mandatées par l'ordonnateur secondaire compétent (cf. ANNEXE III).

  II. Les dépenses d'alimentation, engagées et réglées pour le compte de la DSN par un organisme ou un service, sont remboursées sur délégation préalable de crédits par l'ordonnateur compétent.

2.4. Principe général de règlement des dépenses en capital sur crédits de la direction du service national.

  I. Les dépenses en capital sur crédits de la DSN sont engagées soit directement par elle-même (administration centrale), pour les crédits dont elle assure à la fois le gouvernorat et la gestion, soit par le service auquel elle a confié la gestion de ses crédits [direction centrale du génie (DCG) et direction centrale des transmissions (DCT)].

  II. Les dépenses en capital sont ordonnancées ou mandatées par l'ordonnateur principal ou les ordonnateurs secondaires des services gestionnaires.

3. MODALITES DE CHANGEMENT D'ARCHITECTURE BUDGETAIRE ET FINANCIERE.

3.1. Dernières mises en paiement en dépenses à bon compte.

Les centres de sélection (CS), organismes de paiement de la direction du service national selon le système des dépenses à bon compte, cessent tout paiement en numéraire ou toute émission de titres de paiement à compter du 27 décembre 1999 à 24 heures.

3.2. Arrêté des comptes des centres de sélection.

L'arrêté des comptes des centres de sélection est réalisé en deux temps :

• un arrêté provisoire au 31 décembre 1999, date à laquelle les CS ne disposent plus de la possibilité d'effectuer des règlements dans le cadre des dépenses à bon compte ;

• un arrêté définitif à la date de dissolution de l'organisme.

3.3. Opérations préparatoires à l'arrêté provisoire des comptes des centres de sélection.

  I. Aucun engagement juridique envers un fournisseur n'est fait après le 1er décembre 1999 sauf facturation réalisable avant le 27 décembre 1999 avec règlement par le CS.

  II. Le CS règle toutes les factures reçues et verse au centre territorial d'administration de la comptabilité (CTAC) de rattachement son avoir en numéraire ainsi que celui détenu à son compte chèque postal (CCP) et son compte au Trésor avant le 31 décembre 1999.

3.4. Arrêté provisoire des comptes.

  I. Un arrêté provisoire des comptes de la trésorerie des CS est effectué le 31 décembre 1999 par le commissariat de l'armée de terre chargé d'effectuer la surveillance administrative et comptable des organismes (comptes à zéro).

  II. La mise des comptes à zéro passe par le versement sur le compte dédiéà la lettre chèque postale du montant des lettres chèques émises, puis par les reversements décrits à l'article 12.

  III. Le CS présente, lors de l'arrêté des comptes, l'ensemble des registres et pièces justificatives nécessaires, ainsi qu'un état des engagements (hors indemnités de déplacement) non réglés portant mention qu'« il n'existe pas d'autres dépenses engagées non réglées » et un état des recettes non effectuées portant mention qu'« il n'existe pas d'autres créances à faire valoir ».

  IV. Les stocks d'alimentation des ordinaires sont valorisés au 31 décembre 1999 et cédés aux structures de soutien des organismes du service national.

3.5. Destination des diverses créances sur l'Etat hors indemnités de déplacement qui n'ont pas fait l'objet d'un règlement au 31 décembre 1999.

Les engagements juridiques effectués par le CS (hors déplacements temporaires) représentent une créance sur l'Etat. Le document qui les répertorie et les arrête, mentionnéà l'article 13-III, ainsi que les pièces justificatives sont transmis pour le 10 janvier 2000 au plus tard au CTAC de rattachement aux fins de règlement.

3.6. Destination des créances du centre de sélection non perçues au 31 décembre 1999.

L'état des recettes (créances du CS) non perçues au 31 décembre 1999 est transmis au CTAC et porte mention qu'« il n'existe pas d'autres créances à faire valoir ».

3.7. Destination finale des crédits transmis au centre territorial d'administration de la comptabilité.

Les fonds transmis au CTAC ne servent qu'à permettre le règlement des créances (hors lettres chèques postales émises au titre de l'indemnité forfaitaire de transport prévue par l'article R.* 112-12) déjàé mises par le CS et non encore débitées au 31 décembre 1999.

3.8. Arrêté définitif des comptes à la date de dissolution des centres de sélection.

  I. Un arrêté définitif des comptes à la date de dissolution des CS est effectué par le commissaire chargé de la vérification administrative et comptable des corps.

  II. L'arrêté définitif des comptes doit permettre de déterminer le montant global des lettres chèques postales non débitées à la date de dissolution.

3.9. Règlement des factures des centres de sélection.

  I. Les dépenses engagées juridiquement par les CS avant le 1er janvier 2000 et non réglées au 31 décembre 1999 sont payées par le CTAC de rattachement destinataire de l'avoir du corps jusqu'à apurement des comptes selon la pratique de droit commun.

  II. Les dépenses engagées juridiquement par le CS à compter du 1er janvier 2000 sont réglées par le BSN de rattachement.

  III. Le reliquat des crédits disponibles à la reddition des comptes au CTAC fera l'objet de titres de perception émis par l'ordonnateur du commissariat de l'armée de terre, par chapitres budgétaires et selon la codification de la nomenclature de la DSN.

4. EXECUTION DES DEPENSES RELATIVES A LA JOURNEE D'APPEL DE PREPARATION A LA DEFENSE.

4.1. Problématique générale.

Parce que les dépenses relatives à la journée d'appel de préparation à la défense (J-APD) ne sont pas engagées par la seule DSN mais aussi par l'armée de terre, l'armée de l'air, la marine, la gendarmerie nationale, la délégation générale pour l'armement et deux services interarmées, leur exécution fait l'objet de modalités particulières.

4.2. Dépenses de fonctionnement engagées par la DSN pour la journée d'appel de préparation à la défense.

Les dépenses de fonctionnement engagées par la DSN pour les J-APD sont réglées selon la procédure générale du règlement des dépenses décrites dans le titre II. S'agissant du point particulier de l'indemnité de transport prévue par l'article R.* 112-12 du code du service national, le règlement est effectué par la régie d'avances des organismes d'administration (BSN ou CSN d'Ajaccio) au moyen d'une lettre chèque sur le Trésor ou lettre chèque postale suivant les modalités arrêtées entre le régisseur d'avances et le trésorier-payeur général (TPG) auprès duquel ils sont accrédités.

4.3. Dépenses de fonctionnement J-APD engagées par un organisme de l'armée de terre, de l'armée de l'air, de la marine, de la délégation générale pour l'armement, de la gendarmerie et d'un service interarmées.

  I. Tout projet de convention ou de marché de prestation de services engagé par un organisme de l'armée de terre, de l'armée de l'air, de la marine, de la DGA, de la gendarmerie ou d'un service interarmées avec un prestataire non militaire doit, avant signature par l'ordonnateur de la dépense, être soumis pour validation au BSN d'administration dont relève le site. Celui-ci vérifie notamment que le prix prévu dans la convention est conforme aux fourchettes de dépenses données en annexe IV.

  II. Les dépenses de J-APD, hors déplacements temporaires, engagées par un organisme de l'armée de terre, de la marine, de l'armée de l'air, de la gendarmerie, de la DGA et d'un service interarmées sont directement réglées par leurs soins sur délégation de crédits de la DSN à leurs ordonnateurs.

  III. Les dépenses de J-APD résultant des déplacements temporaires des intervenants sur les sites engagées par un organisme de l'armée de terre, de la marine, de l'armée de l'air, de la gendarmerie, de la DGA et d'un service interarmées sont directement payées sur délégation de crédits de la DSN, par les ordonnateurs ou organismes de paiement dont relèvent les intervenants.

  IV. Les dépenses de carburant engagées par l'armée de terre, l'armée de l'air, la marine, la gendarmerie, la DGA et les services interarmées font l'objet d'une demande de remboursement envoyée au BSN d'administration. Les factures relatives aux dépenses du mois m sont transmises au BSN pour le 5 du mois suivant (mois m + 1). Elles sont réglées par cet organisme pour le 10 du mois suivant (mois m + 1) par bon modèle 19 du service des essences des armées.

Un état précisant le BSN d'administration de chaque site de convocation est transmis par la DSN avant chaque nouvelle année à l'armée de terre, à l'armée de l'air, à la marine, à la gendarmerie, à la DGA, et aux services interarmées.

  V. Les dépenses de prestations de service engagées par une armée ou un service qui font l'objet d'une facturation par un organisme non militaire, sont payées directement sur crédits délégués par la DSN selon les instructions particulières de chaque armée ou service. Les factures du mois m des armées ou services sont transmises en trois exemplaires à leur organisme payeur pour le 5 du mois suivant (mois m + 1). Les armées ou services désignent à la DSN l'ordonnateur compétent pour recevoir les délégations de crédits au profit de leurs unités ou de leurs organismes.

  VI. Une copie des factures transmises pour règlement, par les services et organismes responsables des sites des armées et services, est envoyée au BSN d'administration à titre d'information.

4.4. Dépenses d'alimentation engagées par la direction du service national.

  I. L'alimentation de la journée d'appel de préparation à la défense donne lieu à la production d'une facturation par l'organisme nourricier.

  II. Les factures d'alimentation des J-APD sont transmises en 3 exemplaires au BSN d'administration par le corps ou l'organisme nourricier pour le 5 du mois suivant (mois m + 1). Le BSN les transmet à l'ordonnateur compétent de l'armée ou au service responsable du site, au plus tard pour le 10 du mois suivant (mois m + 1) une fois qu'il les a certifiées. Ces factures sont réglées sur le chapitre 3410 article 80 dans le cadre de directives techniques qui sont données par la DSN (imputation budgétaire au niveau du paragraphe).

4.5. Dépenses d'alimentation engagées par des organismes de l'armée de terre, de l'armée de l'air, de la marine, de la gendarmerie, de la délégation générale pour l'armement ou d'un service interarmées.

  I. Les dépenses d'alimentation engagées pour les J-APD par l'armée de terre, l'armée de l'air, la marine, la gendarmerie, la DGA ou un service interarmées sont réglées directement sur crédits délégués à leur ordonnateur compétent par la DSN, selon les modalités particulières propres à chaque armée ou service et à la nature de l'organisme nourricier.

  II. Les factures du mois m sont transmises en trois exemplaires (copie au BSN) pour le 5 du mois suivant (mois m + 1), à l'organisme payeur de l'armée de terre, de l'armée de l'air, de la marine, de la gendarmerie, de la DGA ou du service interarmées quarante-huit heures après réception. Ces factures sont réglées sur le chapitre 3410 article 80 dans le cadre de directives techniques qui sont données par la DSN (imputation budgétaire au niveau du paragraphe). La DSN effectue les délégations de crédits nécessaires auprès des ordonnateurs de la dépense précitée.

  III. L'armée de terre, l'armée de l'air, la marine, la gendarmerie, la DGA ou les services interarmées désignent à la DSN les ordonnateurs compétents pour recevoir les délégations de crédits au profit de leurs unités ou de leurs organismes.

5. MODALITES D'EXECUTION DE CERTAINS REGLEMENTS.

5.1. Solde des militaires appelés sous les drapeaux.

  I. Les militaires appelés sous les drapeaux sont soldés par un corps support de l'armée d'appartenance.

  II. La formation support est désignée par l'autorité territoriale compétente sur le territoire de laquelle est situé l'organisme de la DSN, sur demande de soutien du directeur local du service national.

  III. Les modalités pratiques de mise en paiement de la solde des jeunes appelés sous les drapeaux sont arrêtées par l'autorité territorialement compétente précitée en concertation avec le DLSN.

5.2. Paiement de l'indemnité de transport relative à la convocation à la commission locale d'aptitude.

L'indemnité de transport relative à la convocation à la commission locale d'aptitude, frais de fonctionnement, est réglée par la régie d'avances.