1. Objet de l'instruction et définition des dossiers.

1.1. Objet de l'instruction. Texte abrogé.

1.1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de compléter l'ensemble des prescriptions concernant la tenue des dossiers des officiers et aspirants de réserve, à l'exception de ceux servant en situation d'activité qui sont régis par l'instruction de référence en application de son article premier.

1.1.2. Texte abrogé.

La présente instruction abroge et remplace l'instruction n^o 20260/T/PM/IA du 21 juin 1962 modifiée, relative à la composition et à la tenue des dossiers des officiers et aspirants de réserve.

1.2. Définition des dossiers.

1.2.1. Définition du dossier général et du dossier d'archives.

Le dossier général est celui qui est tenu par l'autorité chargée d'administrer l'officier ou l'aspirant de réserve. Il contient la documentation de base permettant :

• de justifier à tout moment les droits acquis par l'intéressé ;

• d'employer celui-ci en toute connaissance de cause, dans les meilleures conditions d'efficacité.

Le dossier d'archives est celui qui est tenu par la direction de personnel concernée (bureau réserve pour la direction du personnel militaire de l'armée de terre).

2. Dossier général.

2.1. Composition du dossier général.

2.1.1. Dispositions générales.

Le dossier général de l'officier ou de l'aspirant de réserve se divise en trois parties, comme celui des officiers de l'armée d'active :

• première partie : dossier administratif ;

• deuxième partie : dossier du personnel ;

• troisième partie : dossier individuel de campagne.

Les imprimés entrant dans la composition du dossier général des officiers et des aspirants de réserve sont les mêmes que ceux prévus par l'instruction de référence.

2.1.2. Première partie du dossier général.

Les dispositions de l'article 5 de l'instruction de référence s'appliquent.

Toutefois, la première partie du dossier général (dossier administratif) ne comporte pas les pièces résultant de l'application de réglementations ne concernant que les officiers de l'armée d'active ⁽¹⁾, et notamment :

• les certificats médicaux établis lors des visites médicales systématiques périodiques ;

• les certificats de la visite détaillée subie par les officiers ayant repris du service après une longue absence ;

• les décisions portant validation pour la retraite de services civils ;

• le dossier de pension.

En revanche, elle contient, le cas échéant, les pièces résultant de l'application de réglementations propres aux officiers de réserve, concernant notamment :

• la mise en position hors cadres et, éventuellement, la réintégration dans les cadres ;

• le placement en position de réforme temporaire et, éventuellement, la réintégration dans les cadres ;

• la vérification de l'aptitude physique des officiers de réserve : certificat de visite (imprimé N° 620-4*/1) ;

• l'engagement spécial dans la réserve (ESR) souscrit par eux ;

• leurs activités dans la réserve : fiches annuelles d'activités (imprimés N° 314/83).

En outre, lorsque les officiers et aspirants de réserve sont dans leurs foyers, la première partie comprend également le dossier médical proprement dit et le livret médical, qui restent sous pli cacheté sans se confondre avec le dossier d'archives médicales.

2.1.3. Deuxième partie du dossier général.

Les dispositions de l'article 6 de l'instruction de référence s'appliquent.

Cependant, la deuxième partie du dossier général (dossier du personnel) ne comporte pas (1) :

• les bulletins de notes d'officier d'active (imprimés N° 313/4, N° 313/15 et N° 313/16) ;

• les notes données, le cas échéant, dans les divers établissements ou les écoles militaires dans lesquels l'officier a servi ;

• les mémoires de proposition modèle E ;

• les rapports annuels sur les officiers en non-activité (imprimé N° 311-0/15).

En revanche, elle doit contenir :

• les bulletins de notes (imprimés N° 312/22 et N° 312/23) prévus par l'instruction n^o 3574/DEF/PMAT/EG/B/OR du 14 novembre 1990 (BOC, p. 4429) modifiée ;

• le cas échéant, les pièces concernant la non-disponibilité par mesure disciplinaire et éventuellement la réintégration.

2.1.4. Troisième partie du dossier général.

Les dispositions de l'article 7 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2. Tenue et mise à jour du dossier général.

2.2.1. Dispositions générales.

2.2.1.1. Règles à appliquer et autorités responsables.

Les dispositions des articles 8 et 9 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.2. Première partie du dossier général (dossier administratif).

2.2.2.1. Chemise-bordereau.

Les dispositions de l'article 10 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.2.2. Livret-matricule.

Les dispositions de l'article 11 de l'instruction de référence s'appliquent.

Toutefois, en ce qui concerne l'enregistrement des permissions, la date d'origine à prendre en considération pour l'établissement de l'imprimé répertoire N° 314/52 des permissions obtenues, est :

• la date d'incorporation pour les officiers et aspirants de réserve issus du contingent ;

• le 1^er janvier de l'année en cours, ou le 1^er janvier de l'année d'affectation hors d'Europe selon que les intéressés servent dans un corps stationné en Europe ou hors d'Europe, pour les cadres maintenus ou rappelés.

2.2.3. Deuxième partie du dossier général (dossier du personnel).

2.2.3.1. Chemise-bordereau.

Les dispositions de l'article 13 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.3.2. Bulletin de notes.

La deuxième partie du dossier général des officiers et aspirants de réserve ne comporte pas de bulletin de notes (imprimé N° 313/14), celui-ci n'étant prévu que pour les officiers de carrière ou les officiers de réserve en situation d'activité.

Elle contient, en revanche, les exemplaires des bulletins de notes (imprimés N° 312/22 et N° 312/23) destinés à être insérés dans le dossier général (deuxième partie).

2.2.3.3. Feuillet d'enregistrement des bulletins de punitions et des pièces relatives aux condamnations.

Les dispositions de l'article 16 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.4. Troisième partie du dossier général (dossier individuel de campagne).

2.2.4.1. Dossier individuel de campagne.

Les dispositions des articles 17 et 18 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.5. Dispositions particulières.

2.2.5.1. Demande de renseignements adressées par des tiers.

Les dispositions de l'article 19 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.2.5.2. Communication du dossier aux intéressés.

Les dispositions de l'article 20 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.3. Autorités chargées de la tenue du dossier général en temps normal.

2.3.1. Cas des officiers et aspirants de réserve servant pendant la durée légale du service actif, maintenus ou rappelés.

Les dispositions des articles 22, 23, 28 et 29 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.3.2. Officiers et aspirants de réserve dans leurs foyers.

• A.  Le dossier général des officiers et aspirants de réserve dans leurs foyers est tenu par les autorités chargées de l'administration des cadres de réserve ⁽²⁾.

  Toutefois, le dossier général des officiers de réserve non employés par l'armée de terre, âgés de moins de 35 ans, est tenu par le bureau central des archives administratives militaires (BCAAM), organisme qui les administre.

• B.  Lorsque l'officier de réserve participe à une opération extérieure de longue durée (supérieure à 2 mois), son dossier médical et son dossier de campagne sont transmis à l'organisme d'emploi, qui les retourne à l'organisme d'administration à l'issue de la mission, accompagnés de la fiche d'appréciation d'officier de réserve (imprimé N° 312/22) dûment remplie.

2.3.3. Transmissions des dossiers en cas de changement d'affectation.

  A) Mise à jour du dossier.

Quand un officier ou aspirant de réserve fait l'objet d'un changement d'affectation, l'organisme d'administration qui détient le dossier, après avoir porté sur le livret-matricule les inscriptions nécessaires (mention de la mutation, certification de l'exactitude des inscriptions faites), signe les chemises-bordereaux en indiquant le nombre de pièces qu'elles contiennent.

Nota.

Dans le cas où les officiers de réserve proposables feraient l'objet d'une mutation prenant effet à une date comprise entre le 1^er janvier de l'année considérée et la date d'envoi du travail à la direction du personnel, les dossiers généraux ne doivent être transmis au nouvel organisme d'administration qu'après exécution, à ce niveau, du travail d'avancement. Une attestation jointe à ces dossiers fait ressortir que les intéressés ont été compris dans le travail.

  B) Transmission du dossier.

Pour les officiers et aspirants de réserve présents sous les drapeaux, les dispositions de l'article 32 de l'instruction de référence s'appliquent.

S'agissant des cadres dégagés des obligations du service actif ou dans leurs foyers, les dossiers sont adressés, pour la date de prise d'effet de la mutation, par envoi recommandé et sous la forme indiquée au premier alinéa de l'article précité, au nouvel organisme d'administration. Celui-ci assure la tenue du dossier général dans les conditions prévues par les sections II et III du présent chapitre.

2.4. Autorités chargées de la tenue du dossier général en cas de mesures générales ou partielles.

2.4.1. Dispositions générales.

Les dispositions de l'article 34 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.2. Officiers et aspirants de réserve servant dans une chaîne des forces.

2.4.2.1. Utilisation du dossier individuel de campagne.

Les dispositions de l'article 35 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.2.2. Constitution du dossier individuel de campagne.

Si, au moment de la mise en application des mesures visées à l'article 34 de l'instruction de référence, les officiers ou aspirants de réserve sont présents sous les drapeaux (servant pendant la durée légale ou maintenus au-delà de celle-ci), les dispositions de l'article 36 de l'instruction de référence sont applicables pour la constitution du dossier individuel de campagne.

Si, au moment de la mise en application de ces mesures, les officiers ou aspirants de réserve, étant dans leurs foyers, sont rappelés sous les drapeaux, l'autorité chargée de les administrer dans leurs foyers (cf. Article 18 supra), tout en maintenant les intéressés, pour ordre, sur ses contrôles, adresse leur dossier général au centre mobilisateur chargé de mettre sur pied la formation à laquelle ils sont affectés ⁽³⁾. Le centre mobilisateur adresse le dossier général au chef de corps, qui prélève le dossier individuel de campagne et confie les première et deuxième parties à l'unité ou service assurant la conservation des archives du corps.

Nota.

Lorsque l'officier ou l'aspirant de réserve est affecté dans un corps spécial, les dispositions du sous-paragraphe 412 de l' instruction provisoire 4069 /EMAT/1/M du 10 octobre 1964 (BO/G, p. 4151) lui sont applicables.

2.4.2.3. Conservation du dossier général dans les archives du corps ou service.

Les dispositions de l'article 37 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.2.4. Tenue du dossier individuel de campagne.

Les dispositions de l'article 38 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.2.5. Mutation au titre des forces constituées en vue d'opérations.

Les dispositions de l'article 39 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.2.6. Reclassement du dossier individuel de campagne en fin d'opérations.

Les dispositions de l'article 40 de l'instruction de référence s'appliquent.

Le chef de corps ou de service procède à la notation de l'officier ou de l'aspirant de réserve conformément à l'instruction n^o 3574/DEF/PMAT/EG/B/OR du 14 novembre 1990 (BOC, p. 4429) modifiée.

Au moment du retour dans les foyers en fin d'opérations, le chef de corps ou de service retourne le dossier général complet à l'organisme d'administration de l'intéressé.

Si, au moment de ce retour, la résidence dans laquelle l'officier ou aspirant de réserve déclare vouloir se retirer ne correspond plus à son organisme d'administration dans ses foyers au moment de son rappel sous les drapeaux (cf. Article 18) le dossier général en entier est adressé par le chef de corps ou de service à l'organisme d'administration du personnel correspondant au lieu de la nouvelle résidence (cf. Article 18). L'ancien organisme d'administration est tenu informé de cette transmission et du lieu de repli déclaré.

2.4.3. Officiers et aspirants de réserve servant au titre d'une chaîne autre que celle des forces.

2.4.3.1. Modalités pratiques.

Les dispositions de l'article 41 de l'instruction de référence s'appliquent.

2.4.4. Officiers et aspirants de réserve maintenus dans leurs foyers.

2.4.4.1. Disposition générale.

Lorsque les officiers et aspirants de réserve sont maintenus dans leurs foyers, la tenue du dossier général continue à être assurée dans les conditions prévues à l'article 18 ci-dessus par les autorités chargées d'administrer les intéressés dans leurs foyers.

2.5. Transmission du dossier général après radiation des cadres.

2.5.1. Officiers de réserve radiés des cadres.

• A.  Le dossier général des officiers de réserve radiés des cadres est adressé à la direction de personnel concernée (bureau réserve pour la DPMAT). Celle-ci reverse le dossier général avec le dossier d'archives au bureau central des archives administratives militaires (BCAAM).

  Toutefois, le dossier général des officiers de réserve administrés par le bureau central des archives administratives militaires (BCAAM), reste détenu par cet organisme. Celui-ci le fusionne avec le dossier d'archives transmis par la direction de personnel.

• B.  Avant l'envoi du dossier à l'administration centrale, l'organisme d'administration doit établir un état des services ⁽⁴⁾ mis à jour dont :

  • un exemplaire est adressé à l'officier radié des cadres ;

  • un deuxième exemplaire est placé dans le dossier général adressé à la direction de personnel concernée ;

  • un troisième exemplaire est transmis au bureau du service national d'origine si l'intéressé est âgé de moins de 50 ans ou si, ayant dépassé cet âge, il a souscrit un engagement au titre du service de défense ou bien reste classé dans l'affectation spéciale au titre d'un corps spécial ou d'un cadre d'assimilés spéciaux.

En ce qui concerne les réservistes décédés, un exemplaire de l'état des services est adressé aux ayants cause le cas échéant ; un second exemplaire est inséré au dossier général transmis à la direction de personnel concernée.

2.5.2. Aspirants de réserve radiés des cadres.

Le dossier général des aspirants de réserve radiés des cadres est adressé à la direction du personnel concernée. Celle-ci reverse le dossier général avec le dossier d'archives au bureau du service national d'origine.

3. Dossier d'archives.

3.1. Autorités chargées de la tenue du dossier d'archives.

Le dossier d'archives est ouvert par l'école chargée de la formation de l'aspirant de réserve. Il est transmis et conservé à la direction du personnel concernée jusqu'à la radiation des cadres.

3.2. Composition du dossier d'archives.

Les dispositions des articles 45 et 46 de l'instruction de référence s'appliquent.

Toutefois, la première partie ne doit normalement comporter ni l'état des services, ni l'intercalaire portant les photographies de l'intéressé.

3.3. Transmission du dossier d'archives.

À la radiation des cadres, le dossier d'archives, accompagné du dossier général, est reversé par la direction du personnel concernée ;

• au bureau central des archives administratives militaires (BCAAM) pour les officiers de réserve ;

• au bureau du service national d'origine pour les aspirants de réserve.