Les travaux de notation et d'avancement des commis greffiers et des huissiers appariteurs sont réalisés dans les conditions fixées par les textes cités en références et précisées par la présente instruction.

1. Documents à utiliser

(modifiée: 1^er mod.).

Les documents à utiliser pour l'exécution des travaux de notation et d'avancement sont les suivants:

• feuille de notes, imprimé N° 662*/2 (cf. BOC, 1989, p. 4055) ⁽²⁾ ;

• mémoire de proposition, imprimé N° 662*/4 (cf. BOC, 1989, p. 4059) (2).

L'administration centrale assure la fourniture de ces imprimés aux organismes qui en font la demande.

2. Notation.

(Modifiée: 2^e mod.).

2.1. Généralités.

Dans la majorité des cas, les décisions relatives à l'avancement et à l'affectation des sous-officiers sont prises par une autorité qui ne les connaît pas personnellement. La finalité principale de la notation est donc de fournir à cette autorité les informations indispensables à une bonne gestion des personnels et à la constitution d'un encadrement de qualité.

Pour être efficace, la notation doit être complète, précise et objective. Elle doit faire état, sans rigueur ni mansuétude excessives, des qualités et potentialités aussi bien que des faiblesses et limites de chacun.

Ainsi établie, la notation peut déterminer les intéressés à combler leurs lacunes et améliorer leurs résultats, tout en permettant à l'administration centrale de préparer la sélection des plus aptes aux grades supérieurs et l'affectation de chacun au poste qui semble le mieux convenir à ses capacités.

2.2. Modalités pratiques.

La feuille de notes est établie, en trois exemplaires originaux, pour la période qui s'étend du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.

La première expédition est transmise à l'administration centrale après communication aux intéressés, les deuxième et troisième étant respectivement insérées au carnet de notes et au dossier de campagne.

2.2.1. Appréciations du premier noteur

(modifié: 1^er mod.).

Les jugements du premier noteur sont exprimés à la fois de façon analytique (qualités foncières, qualification dans les emplois tenus, possibilités d'emploi, niveau) et sous la forme d'une appréciation d'ensemble.

Le niveau concrétise la valeur globale du sous-officier par rapport à l'ensemble des personnels du même corps et du même grade. Il est déterminé en fonction des qualités foncières, du comportement général et du rendement. Il ne doit donc pas y avoir de discordance entre le niveau attribué et les appréciations portées dans les différentes rubriques.

En ce qui concerne les sous-officiers administrés par le centre administratif des personnels extérieurs de la justice militaire (CAPE-JM), le chef de cet organisme adresse aux autorités à la disposition desquelles ils ont été placés pour emploi, quatre exemplaires de la feuille de notes préalablement complétée par les renseignements administratifs et l'indication de la période à laquelle se rapporte la notation.

Une photocopie de la notation de l'année précédente est jointe à cet envoi ainsi qu'un extrait ou une copie de la présente instruction.

Ces autorités, agissant en qualité de premier noteur:

• complètent le recto de la feuille de notes, ainsi que les cadres 5 à 9 du verso ;

• communiquent leurs notation et appréciation aux personnels concernés ;

• retournent trois exemplaires de la feuille de notes au CAPE-JM.

2.2.2. Appréciations du second noteur

(modifié: 1er mod.).

Le second noteur juge les appréciations du précédent et attribue un niveau définitif en rétablissant, si besoin est, l'équilibre entre des personnels de mérite équivalent mais dont les niveaux respectifs ont fait l'objet d'évaluations anormalement inégales de la part de premiers noteurs distincts appliquant des critères qui leur sont propres.

En tout état de cause, il doit y avoir cohérence entre les différentes rubriques réservées au second noteur qui, le cas échéant, doit indiquer brièvement dans ses observations les raisons qui l'ont amené à modifier, en hausse ou en baisse, la notation du premier noteur.

2.2.3. Communication de la notation définitive.

Les chefs de service notant en dernier ressort doivent veiller à la stricte application des dispositions de l'article 5 du décret visé en troisième référence.

3. Avancement

(Modifiée: 2^e mod.).

3.1. Généralités.

L'avancement consiste à réaliser les effectifs prévus dans les différents grades, soit par promotion au choix, après inscription sur un tableau d'avancement, soit à l'ancienneté, à raison d'un quart des promotions au grade d'huissier appariteur de 2^e classe, dans les conditions fixées par les dispositions statutaires visées en références.

Le tableau d'avancement est arrêté par le ministre sur proposition d'une commission chargée de lui présenter « tous les éléments d'appréciation nécessaires, notamment le numéro de préférence et les notes données aux candidats par leurs supérieurs hiérarchiques ». Ces derniers ont, en conséquence, à formuler un avis sur chacun des sous-officiers proposables et à lui attribuer un numéro de classement.

Ils doivent donc, dans l'intérêt des individus et dans celui du service, notamment dans la perspective du recrutement des officiers greffiers, sélectionner rigoureusement les sous-officiers les plus aptes au grade supérieur.

3.2. Modalités pratiques.

Les commis greffiers de 2^e classe ainsi que les huissiers appariteurs de 3^e et de 2^e classe qui, dans l'année suivant celle de l'établissement des travaux, réuniront au moins deux ans d'ancienneté dans leur grade doivent fair l'objet d'un travail de proposition au grade supérieur.

Les chefs de service établissent les mémoires de proposition de ceux d'entre eux qui figurent à leur effectif à la date du 31 mai de l'année en cours et leur attribuent un numéro de classement et une mention d'appui.

Les durées de service sont arrêtées au 31 décembre de l'année en cours.

3.2.1. Numéro de classement

(modifié: 1^er mod.).

Tous les sous-officiers du même grade faisant l'objet d'une proposition d'avancement sont classés entre eux par leur chef de service en fonction de leurs aptitudes respectives au grade supérieur.

Ce classement est porté sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le numéro de préférence et dont le dénominateur est égal au nombre de proposables pour le grade considéré.

3.2.2. Mention d'appui

(modifié: 1^er mod.).

La mention d'appui, qui, sur le mémoire de proposition, accompagne le numéro de classement, nuance celui-ci en indiquant le degré d'urgence que le chef de service attache à la promotion du sous-officier proposé. Elle doit être choisie avec mesure et discernement.

Les mentions entre lesquelles il est possible de choisir sont les suivantes:

Mentions.	Clair.	Signification.
IP	À inscrire en priorité.	L'inscription semble absolument s'imposer.
IN	À inscrire.	L'inscription paraît très souhaitable.
IS	À inscrire si possible.	L'inscription peut être raisonnablement envisagée ; toutefois, le report à l'année suivante serait tout à fait admissible.
AT	Peut attendre.	L'inscription semble prématurée ; le report à l'année suivante est préférable.
AJ	À ajourner.	L'inscription est à exclure.

 

3.2.3. État récapitulatif

(abrogé: 1^er mod.).

4. Acheminement des travaux

(nouvelle rédaction : 1^er mod.).

L'ensemble des travaux de notation et d'avancement est transmis directement à la division des affaires pénales militaires de la direction générale de la gendarmerie nationale pour une date qui est fixée par circulaire annuelle.

L'envoi doit être effectué sous bordereau unique récapitulant nominativement tous les sous-officiers de la formation par corps et grade et dans l'ordre d'ancienneté.