La présente instruction a pour but de décrire les dispositions particulières à mettre en œuvre pour l'élaboration des budget et compte de gestion du service du commissariat de l'armée de terre, conformément aux directives générales de l'instruction de référence.

Dans le domaine budgétaire, les prévisions d'investissements (immeubles et matériels d'exploitation) entrent dans le cadre de la gestion prévisionnelle ⁽²⁾

1. GéNéRALITéS.

Cette première partie expose les principales notions à prendre en considération pour l'élaboration du budget de gestion le suivi du compte de gestion et l'exercice du contrôle de gestion.

1.1. Description générale du sous-systeme des budgets de gestion.

1.1.1. Sous-système du budget de gestion.

Dans le système global de prévision et de gestion les « services » se reconnaissent à leur appartenance au sous-système des budgets de gestion. Celui-ci est le cadre dans lequel sont prévues, gérées et retracées toutes les ressources utilisées qui y sont mises en regard de la valeur des prestations fournies et imputées à leurs destinataires.

Il se compose essentiellement, pour le commissariat de l'armée de terre, d'un budget et compte de gestion auquel s'ajoutent éventuellement des budgets et comptes annexes [ex. : budget et compte de stocks ⁽³⁾].

Les budget et compte de gestion du service résultent de la consolidation des budgets et comptes de gestion des divers organismes ou établissements dont le service du commissariat de l'armée de terre se compose.

1.1.2. Définition et contenu du budget de gestion.

Le budget de gestion, dont la structure est analogue au compte, est une prévision pour le prochain exercice budgétaire :

• des charges de l'organisme ;

• des produits correspondant à la fourniture de ces prestations aux forces et autres bénéficiaires.

En principe, dans le budget, les charges et les produits s'équilibrent : il n'existe pas de déficit, ni d'excédent.

Le budget de gestion d'un centre de responsabilité, après avoir obtenu l'approbation des autorités qui en assurent la direction, devient « la charte » de l'action à mener pour l'exercice à venir, c'est-à-dire l'objectif à atteindre dans la limite d'un coût global à respecter.

1.1.3. Le compte de gestion.

Le compte de gestion, dont la structure est définie en annexe 14.12, enregistre des constatations.

Ce compte dont les éléments sont tenus trimestriellement est comparé au budget de gestion.

Il enregistre :

• les charges effectivement encourues à leur coût réel (coûts standards pour les personnels) (chap. III, 1re partie) ;

• les produits ou prestations réels : volumes réels dont la valorisation est précisée au chapitre, II, première partie.

Divers écarts apparaissent en fin de gestion entre :

• les produits réels et produits prévisionnels ;

• les charges réelles et charges prévisionnelles.

Les écarts obtenus en fin de période de gestion (trimestrielle ou annuelle) par rapprochement du compte de gestion et du budget de gestion sont analysés dans le cadre du contrôle de gestion (local, régional et central).

1.1.4. Budgets et comptes auxiliaires.

Le budget et le compte de gestion s'articulent avec des budgets et comptes auxiliaires qui permettent d'analyser la composition des flux de ressources mises en œuvre par le service du commissariat.

1.1.4.1. Budget et compte de liaison.

Les budget et compte de liaison permettent d'une part de présenter les inventaires des ressources du commissariat et de comparer leur montant à celui des charges d'autre part.

Etablis uniquement au niveau national, ils permettent le recoupement entre les données budgétaires et les charges des budget et compte de gestion.

1.1.4.2. Budget et compte de stocks.

La situation des stocks d'approvisionnement et d'exploitation accompagnée des flux d'entrée et de sortie de marchandises, est séparée du budget et du compte de gestion. La présentation des budgets et comptes de stocks annexes, dont la structure est donnée ci-après, correspond aux activités des établissements du commissariat de l'armée de terre assurant un service pourvoyeur.

Ressources.	Emplois.
Stock initial.	Sorties.
	Distributions.
Entrées.
	Cessions et prélèvements.
Achats.
Prélèvements.	Sorties pour la gestion des stocks.
Entrées pour la gestion des stocks.	Autres sorties.
Autres entrées.	Stock final.
Total ressources = Total emplois.

 

Les budgets et comptes de stocks sont :

Pour le stock d'approvisionnement :

• un budget et compte de stock spécifique financé par le compte spécial des subsistances militaires (cf. ANNEXE 11.1) ;

• un budget et compte de stock pour chacune des catégories d'articles suivantes : matériel des subsistances, habillement, campement, couchage-ameublement (cf. ANNEXE 11.2).

Pour le stock d'exploitation :

• un budget et compte de stock dont la structure est précisée en annexe 14.8.

La tenue de budgets et comptes annexes entraîne naturellement un allègement dans la présentation finale. Ainsi les achats pour le stock ne figurent pas dans le budget de gestion. Sont seulement prises en compte dans la partie charges, les consommations de stocks.

La structure des budget et compte de gestion, accompagnés des budgets et comptes annexes correspondants, s'adapte parfaitement aux établissements du service du commissariat de l'armée de terre qui ont une activité d'approvisionnement-distribution importante.

1.2. Les produits.

1.2.1. Définitions.

La production finale d'un centre de responsabilité s'analyse en « prestations » et la valeur donnée à une prestation est un « produit ».

L'analyse des coûts permet d'évaluer le prix de revient des prestations en équilibrant les charges et les emplois correspondants.

Les activités déployées par le service du commissariat comprennent des biens matériels comptés en nombre, poids, volume ou chiffre d'affaires [ex. : vivres, habillement, campement, couchage, ameublement (CCA)…] et des activités immatérielles (ex. : surveillance administrative des unités supportées, potentiel de mobilisation…) : il s'agit toujours de prestations externes qui sont décomposées en (cf. ANNEXE 14.12) :

• prestations courantes (mesurables) ;

• prestations générales ;

• prestations diverses ;

• prestations de mobilisation (plus difficilement décomposables).

1.2.2. Analyse de l'activité et classement des prestations.

Un produit, au sens du budget de gestion, peut être représenté par une ou plusieurs prestations externes correspondant aux activités de l'organisme.

La production du commissariat de l'armée de terre s'analyse par types d'activités et selon sa destination.

1.2.2.1. Analyse des prestations par sections d'activité.

Les prestations sont analysées pour permettre une détermination globale des coûts de la production du service.

L'analyse des activités concerne la production du service (sections d'activité principale) et non les activités intermédiaires (sections d'activité auxiliaire) qui concourent à cette production.

1.2.2.2. Analyse des prestations selon leur destination.

Afin de satisfaire aux besoins du système global de prévision et de gestion, les produits du service sont imputés aux destinataires finaux c'est-à-dire aux organismes bénéficiaires des prestations :

• les prestations imputées aux comptes organiques ;

• les prestations imputées à d'autres services de la défense dotés de budgets de gestion ;

• les prestations imputées à divers organismes de la défense ou extérieurs.

1.2.3. Valorisation des prestations.

Le terme « produits » doit être interprété au sens monétaire et comptable et s'identifie à des recettes qui se décomposent de la manière suivante :

• les recettes effectivement perçues par le service, à l'occasion de cessions onéreuses de biens ou de services : ce sont des recettes réelles.

  Ex. : cessions de vivres aux parties prenantes individuelles ou collectives ;

• les recettes ne donnant pas lieu à règlement, à l'occasion de cessions gratuites de biens ou de services : ce sont des recettes fictives.

  Ex. : cessions de matériel des subsistances aux corps de troupe.

La valorisation des prestations est opérée par la détermination de la valeur apportée (au moyen de la procédure automatisée décrite en deuxième partie) à laquelle s'ajoute, le cas échéant, la valeur des biens matériels cédés dont les prix sont fixés périodiquement.

1.3. Charges.

1.3.1. Définition.

Les charges sont « les achats et les frais qui se rapportent à l'exploitation et à l'exercice en cours… », et elles comprennent :

• les dépenses effectuées :

  • soit en réalisant des marchandises, matières, fournitures, travaux ou des prestations de service ;

  • soit en vertu d'obligation légale ;

  • soit, exceptionnellement, sans contrepartie ;

• les prestations reçues gratuitement.

Elles correspondent à :

• des dépenses réglées par l'organisme sur ressources financières ;

• des dépenses réglées à l'échelon central mais au bénéfice d'un organisme déterminé (elles concernent notamment les immobilisations) ;

• des charges payées par un autre service [par exemple les coûts informatiques des centres de traitement de l'information (CTI)] ;

• des prestations reçues gratuitement par d'autres organismes.

1.3.2. Classification.

Les charges sont classées aux budget et compte de gestion selon la classification figurant en annexe 1 inspirée du plan comptable général. Leur contenu est précisé en annexe 3.

Le service du commissariat de l'armée de terre ne tient pas de comptabilité des amortissements des immobilisations. Les dépenses annuelles relatives à ces dernières tiennent lieu de dotations aux amortissements.

1.4. Gestion des stocks.

La gestion des stocks est une fonction essentielle pour le service du commissariat. Elle suppose la connaissance de l'état des stocks et des principaux flux financiers qui l'affectent.

En effet, la constatation d'un équilibre entre charges et produits dans les budgets et comptes de gestion n'aurait aucun sens si elle ne rendait pas compte de la variation des stocks.

Dans ces conditions, la construction d'un budget de gestion et la production d'un compte de gestion implique (cf. CHAPITRE PREMIER) la connaissance de la valeur des stocks et plus particulièrement celle des consommations.

• 1. En ce qui concerne les stocks d'exploitation (cf. DEUXIEME PARTIECHAPITRE IX), les objets et matières divers nécessaires au fonctionnement de l'organisme sont évalués au dernier prix facturé. Lors de l'inventaire annuel, si le dernier prix facturé date de l'inventaire précédent, il y a lieu de l'actualiser par un prix de remplacement.

• 2. Les articles des stocks d'approvisionnements sont évalués à un prix d'inventaire qui est le prix de cession.

Le prix d'inventaire se définit comme suit :

• il est fixé pour la durée de l'exercice comptable (annuelle en principe cette durée est trimestrielle pour les vivres) ;

• il est révisé chaque année (trimestriellement pour les vivres) ;

• il est établi par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre et publié avant l'exercice auquel il s'applique (prix préétabli) ;

• c'est un prix moyen prévisible de l'exercice concerné.

La cession peut être effectuée :

• à titre gratuit (cas de la plupart des matériels) ;

• à titre onéreux par débit d'un compte (cas de l'habillement) ou par paiement réel (cas des vivres).

La valeur apportée, résultant des frais d'exploitation du service, ne donne pas lieu à paiement réel ; elle s'ajoute cependant aux prix de cession dans la détermination des prix (prix d'imputation) au titre des budgets et comptes organiques.

1.5. Contrôle de gestion.

1.5.1. Généralités.

1.5.1.1. Contenu

La notion de « contrôle de gestion » doit être bien distinguée de l'acceptation courante du terme « contrôle » : examen, vérification ou inspection. Il s'agit d'ensembles d'actions, procédures et documents permettant aux autorités responsables d'un organisme ou d'un centre de responsabilité supérieur d'avoir une meilleure connaissance de la gestion et une plus grande maîtrise de son évolution.

C'est le contrôle de gestion qui donne tout son sens au budget de gestion.

1.5.1.2. Contenu

L'application concerne trois niveaux de responsabilité, qui sont :

• le niveau élémentaire (CRE) ;

• le niveau régional (CRI) ;

• le niveau national (CRS).

La caractéristique principale de l'application est relative à la décentralisation de la saisie et des traitements, au niveau de chaque centre de responsabilité, qui offre un réel suivi et un contrôle de gestion immédiat grâce à la rapidité d'obtention des résultats.

Les procédures automatisées comportent les opérations suivantes :

• la mise à jour des tables et des données générales ;

• la saisie au clavier-écran (CRE) ou par transfert de fichiers (CRI — CRS) ;

• le traitement et l'édition des produits informatiques.

Tout organisme ne disposant pas d'un ordinateur, effectue la saisie de ses données en principe sur le site le plus proche doté d'un poste de saisie (cf. ANNEXE 4).

1.5.2. Principe.

Le contrôle de gestion se traduit par la comparaison des prévisions aux résultats de gestion réels, à mesure qu'ils sont connus. Les écarts ainsi détectés peuvent être analysés si leur importance le justifie.

La connaissance trimestrielle de ces écarts permet de prendre en temps utile des mesures correctrices lorsque le redressement est au pouvoir du responsable ou d'alerter l'autorité supérieure dans le cas contraire.

En outre, l'analyse des écarts permet de meilleures prévisions pour la gestion à venir et une meilleure détermination des objectifs futurs.

1.5.3. Le contrôle de gestion général et le contrôle de gestion interne.

Le contrôle de gestion est d'abord interne car il est organisé par les responsables d'un organisme ou d'un centre de responsabilité supérieur du commissariat de l'armée de terre. Leur mission est de conduire les activités du service vers la réalisation, aux meilleures conditions, des objectifs qui leur ont été assignés.

Le contrôle de gestion est ensuite externe car il concerne le chef d'état-major de l'armée de terre (EMAT) qui assure la haute direction du commissariat en fixant des directives préalables à l'établissement des budgets de gestion.

Le contrôle de gestion externe intervient après les différents contrôles — local, régional, central — exercés par les chefs de centres de responsabilité de CRE, CRI et CRS.

1.5.4. Le contrôle des résultats au cours et en fin de gestion.

Le contrôle des résultats est organisé chaque trimestre et en fin de gestion au titre du contrôle interne.

Le contrôle interne et le contrôle externe s'appuient sur les mêmes données et structures de présentation, le second type de contrôle reposant cependant sur des informations plus agrégées.

Outre la comptabilité de gestion le contrôle de gestion s'effectue par l'exploitation d'un certain nombre d'indicateurs de gestion et d'indicateurs financiers.

1.5.4.1. Indicateurs de gestion.

Définis en nombre suffisant pour caractériser la gestion, tout en attirant d'une manière significative l'attention, ils permettent de mesurer les résultats obtenus eu égard aux objectifs fixés par le chef d'état-major de l'armée de terre et le directeur central du commissariat. Ils permettent d'apprécier les éléments mesurables de l'efficacité des actions entreprises par l'intermédiaire d'unité d'activité, et d'unité d'œuvre.

1.5.4.2. Indicateurs financiers.

Différents indicateurs financiers, issus de la comptabilité permettent de mesurer, d'une part, les écarts entre les prévisions et les réalisations — volume des prestations, prix des achats, frais d'exploitation — et des résultats de gestion — résultat analytique par prestation, par centre de responsabilité — d'autre part. Ils permettent de calculer les éléments du coût des activités et des produits en biens et services obtenus.

2. Fonctionnement de la procédure.

La seconde partie décrit le fonctionnement de la procédure qui s'appuie sur la comptabilité analytique d'exploitation, sections homogènes, dont elle utilise les données et en développe l'exploitation.

Cette procédure s'applique à la partie automatisée de l'élaboration du budget et du compte de gestion.

Le respect des règles de la procédure (notamment de l'affectation des charges et de la saisie des données) permet de retracer avec une bonne exactitude les activités d'un organisme compte tenu de ses particularités.

Ainsi le compte de gestion de l'année (A — 2) amendé du suivi de gestion de l'année (A — 1) est une référence valable pour l'élaboration du budget de l'année A.

2.1. Organismes.

Sont concernés par la procédure du budget de gestion :

• les organismes de tous niveaux hiérarchiques, sur le territoire métropolitain à l'exclusion des écoles et du 1er groupement du commissariat de l'armée de terre (GCAT) (Brétigny) ;

• les établissements du commissariat des forces françaises en Allemagne (FFA) et d'outre-mer ;

• les directions et commissariats des (FFA) et d'outre-mer, pour les frais de personnels, uniquement.

Ces organismes concourent tous, à des degrés divers, à la réalisation des produits fournis par le service.

En effet, si les différentes ressources nécessaires pour faire face aux coûts des différents produits des activités sont mises à disposition à différents niveaux hiérarchiques, c'est au niveau de chaque organisme considéré comme centre de coûts que peuvent être le plus facilement appréhendées les consommations de ces ressources pour satisfaire aux activités du service.

2.1.1. Classification des organismes.

Le budget de gestion prend en considération trois niveaux.

2.1.1.1. Le niveau élémentaire (centre de responsabilité élémentaire, C.R.E.).

Appartient à ce niveau chacun des organismes du service quelle que soit sa position hiérarchique. On y trouve des organismes aussi dissemblables que la direction centrale du commissariat, les directions régionales, les commissariats, les établissements principaux, les annexes, les laboratoires, etc.

Les commissariats des FFA constituent un CRE fictif au niveau de la DIFFA (C.R.I. 8) pour les charges non prises dans leur budget de fonctionnement.

2.1.1.2. Le niveau intermédiaire (centre de responsabilité intermédiaire, C.R.I.).

Compte tenu de l'organisation actuelle du service et des différentes missions qui lui sont confiées, les organismes élémentaires sont regroupés en neuf centres de responsabilité intermédiaires, constituant le « niveau intermédiaire » :

• les 6 régions militaires et les FFA ;

• les organismes centraux ;

• le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre (SCERCAT).

Les organismes d'outre-mer forment un CRI fictif inclus dans le C.R.I. 9 (organismes centraux).

2.1.1.3. Le niveau supérieur (centre de responsabilité supérieur, C.R.S.).

Le niveau supérieur situé à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre regroupe les neuf centres de responsabilité intermédiaires.

2.1.2. Le rôle des différents organismes.

2.1.2.1. Centres de responsabilité élémentaire.

2.1.2.1.1. Détermination des charges.

Sauf exception, toutes les consommations du service, c'est-à-dire toutes les charges, sont enregistrées au niveau élémentaire.

Les chefs d'organismes sont responsables, pour ce qui les concerne, du recueil de ces informations selon les modalités énoncées dans la suite de la présente instruction.

En général, les chefs d'organismes élémentaires connaissent le prix des moyens qu'ils utilisent.

Dans le cas contraire, il leur appartient de provoquer la fourniture de ces renseignements par les autorités du niveau intermédiaire dont ils dépendent. Ainsi en est-il parfois des prix d'articles non automatisés.

2.1.2.1.2. Traitement automatisé de la comptabilité de gestion.

Chaque mois, ou trimestre, l'ensemble des charges est saisi sur l'ordinateur local de chaque établissement qui assure le traitement trimestriel de la comptabilité de gestion (cf. ANNEXE 4).

Après vérification des données et édition des produits informatiques propres à chaque centre de responsabilité élémentaire, les données sont adressées, par télétransmission, vers le centre de responsabilité intermédiaire qui en effectue la synthèse au niveau régional.

2.1.2.2. Centres de responsabilité intermédiaire.

2.1.2.2.1. Dispositions générales.

La responsabilité de ces autorités s'exerce dans les domaines suivants :

• formation des personnels des niveaux élémentaires participant d'une manière ou d'une autre au recueil des informations ;

• fourniture de données aux organismes élémentaires ;

• vérification des informations fournies par les CRE : ce contrôle doit porter sur l'exactitude et le bien-fondé des informations émises.

2.1.2.2.2. Traitement des informations.

Par ailleurs, le centre de responsabilité intermédiaire assure l'édition des produits informatiques relatifs à son niveau.

Après avoir constaté la validité des informations émises par les CRE, quant à leur fiabilité et leur vraisemblance, les données régionales sont acheminées, par télétransmission, vers le centre de responsabilité supérieur qui en effectue la synthèse au niveau central.

2.1.2.3. Centre de responsabilité supérieur.

2.1.2.3.1. Dispositions générales.

L'autorité de niveau supérieur prend à sa charge :

• la formation du personnel spécialisé de niveau intermédiaire ;

• le contrôle au second degré et à posteriori, des informations de base exploitées localement ;

• sur demande des autorités de niveau intermédiaire, la fourniture de renseignements relatifs au prix d'incorporation des articles non automatisés et des prestations de services reçues de l'extérieur, lorsque ces informations sont inconnues des CRI ;

• le recueil des informations relatives aux articles automatisés et aux marchés passés par l'administration centrale ;

• le recueil des informations relatives aux rémunérations et accessoires concernant les personnels ;

• les traitements centralisés des données.

2.1.2.3.2. Traitement des informations.

Les données relatives aux budget et compte de gestion (obtenues par consolidation des informations) émanant des centres de responsabilité intermédiaires sont traitées au centre d'études et de développements informatique du commissariat de l'armée de terre (CEDICAT).

2.1.3. Codification des organismes.

L'automatisation de la procédure nécessite que chaque organisme élémentaire (CRE) soit identifié par un code.

L'annexe 4 qui présente le regroupement des CRE en CRI, précise le code de chaque organisme élémentaire.

2.2. Sections d'activité.

2.2.1. Définition et rôle.

Tout organisme du service du commissariat est divisé en sections d'activité. Ce découpage correspond sensiblement à l'organigramme.

Chacune de ces sections d'activité présente les caractéristiques suivantes :

• c'est un groupement de moyens et de ressources :

  • généralement placé sous l'autorité d'un responsable ;

  • concourant à la réalisation d'un produit (directement ou indirectement) ;

• c'est la cellule élémentaire de recueil des informations et de répartition des charges.

2.2.2. Les différents types de sections d'activité.

On distingue deux types de sections d'activité. L'annexe 7 énumère les sections retenues pour chacun de ces deux types.

2.2.2.1. Les sections d'activité principales.

Est dite « principale » toute section dont l'activité concourt directement à la fourniture d'une prestation externe (bien ou service).

2.2.2.2. Les sections d'activité auxiliaires.

Ce sont des sections dont l'activité s'exerce au profit d'autres sections d'activité principales ou auxiliaires. Il s'agit d'activités fournissant une prestation interne.

2.2.3. Le découpage des organismes en sections d'activité.

Ce découpage tient compte des principales activités. Il peut être modifié :

• soit à l'initiative de l'organisme concerné et après approbation du CRI ;

• soit à la demande de la direction centrale du commissariat elle-même ou du CRI.

2.2.4. Codification des sections d'activité (annexes 6 et 8).

A chaque section est affecté un code, appelé code d'identification, à des fins de traitement automatisé.

Ce code est composé de deux lettres pour les sections principales :

• la première identifie le produit du service et sert au regroupement des sections concourant à la réalisation de ce produit ;

• la seconde identifie la section elle-même, autrement dit la prestation externe relevant du produit.

Il est composé de 2 chiffres pour les sections auxiliaires.

2.2.5. Les unités d'activité.

Pour une section d'activité donnée, l'expression de toutes les charges en francs, puis leur totalisation permet de connaître le coût de la section.

Pour pouvoir porter un jugement quantitatif sur ce coût, il est nécessaire de le rapprocher du volume de l'activité exercée.

La notion d'unité d'activité est l'unité de mesure permettant d'exprimer de la manière la plus significative possible ce volume d'activité.

Cette unité essaie de répondre aux caractéristiques suivantes :

• être facilement mesurable ;

• être significative du travail de la section d'activité.

Toutes les sections devraient disposer d'une unité d'activité particulière, aussi bien les sections principales que les sections auxiliaires. Or, pour un grand nombre de sections, il n'a pas encore été possible de déterminer cette unité. Dans ce cas, on ne cherchera à établir de relations qu'entre le coût de la section et le nombre d'heures de travail, information demandée d'une façon systématique pour toutes les sections.

Les unités d'activité sont déterminées à l'échelon central ; elles sont limitées à la liste figurant en annexe 8.

2.3. Autres éléments.

2.3.1. Les biens matériels.

Pour remplir leur mission, les organismes utilisent et consomment des biens. D'autre part, certains produits du service sont matérialisés par des biens.

La procédure automatisée impose, pour son fonctionnement, que la totalité des biens qui peuvent être en rapport avec l'activité des organismes soit codifiée.

L'annexe 9 précise la codification à employer lorsque cette précision est nécessaire à la saisie.

2.3.2. Les bénéficiaires.

Toute activité est effectuée au profit d'un bénéficiaire qui peut être une section d'activité ou un organisme extérieur.

Seule la fiche d'activité donne lieu à indication du bénéficiaire. Les codes bénéficiaires à utiliser font l'objet de l'annexe 5.

2.4. Affectation des charges dans les sections d'activité.

L'affectation des charges dans les différentes sections d'activité est effectuée selon le principe ci-après (cf. tableau joint).

Affectation directe.

L'affectation directe d'une charge à un produit du service est réalisée chaque fois que cela est possible.

Le cas se présente pour certaines charges traitées directement au niveau central et pour celles qui, au niveau du CRE, intéressent une section principale réalisant à elle seule un produit (ex. : section « solde »).

Affectation semi-directe.

L'affectation est dite semi-directe lorsqu'elle est effectuée au profit d'une session principale qui participe à la réalisation d'un produit (ex. : la section « pain » participe à la réalisation du produit « vivres ») ⁽⁴⁾.

Affectation indirecte.

L'affectation indirecte est effectuée par l'intermédiaire des sections auxiliaires qui regroupent les charges de fonctionnement interne des services.

La liste de ces charges, leur codification et leur contenu détaillé sont donnés en annexes 1 et 3.

La procédure d'affectation, dont le but est de déterminer le coût d'une section, est la suivante :

• recueil des éléments déterminatifs de certaines charges au niveau de la section (ex. : nombre de personnels, marchandises utilisées,…) ;

• différenciation des charges directes des charges à répartir (cf. ANNEXE 1) ;

• rédaction des grilles de saisie correspondantes :

  • modèle D (charges directes) ;

  • modèle R (charges à répartir).

L'annexe 10 donne une présentation générale des documents de saisie. Les consignes de rédaction de chacun d'eux figurent dans les annexes 10.X.

Figure 1. PRINCIPE D'AFFECTATION DES CHARGES.

 

2.5. Organisation des traitements.

2.5.1. La mise à jour des tables et des données générales.

2.5.1.1. La mise à jour des tables.

Elle s'effectue directement au clavier-écran et concerne les différentes tables utilisées lors de traitements au niveau concerné.

2.5.1.2. La mise à jour des données générales.

Elle est réalisée dans les mêmes conditions que les tables et fait l'objet d'une récapitulation au niveau intermédiaire (CRI), puis supérieur (CRS).

2.5.2. La saisie et le traitement des données.

2.5.2.1. La saisie des données de base.

Les documents de saisie renseignés par les organismes élémentaires sont vérifiés et visés par le responsable du CRE avant d'être saisis au clavier-écran.

Les données à saisir concernent :

• les données relatives aux effectifs : effectifs et coûts des personnels affectés par section ;

• la détermination de la charge « frais de personnels » : heures d'absences, cessions de personnels et coût du travail au profit d'une autre section ;

• les autres charges et les unités d'activité.

2.5.2.2. Le traitement et l'édition des produits informatiques.

Ce sont les traitements et l'édition des produits informatiques trimestriels qui correspondent à l'exploitation proprement dite des données relatives au budget de gestion.

Des procédures de redressement d'erreurs permettent de corriger les informations erronées avant et après les traitements. Ces procédures sont décrites dans le dossier d'exploitation fourni par le CEDICAT.

Il est aussi possible de redresser les informations erronées d'un trimestre échu en vue de leur prise en compte lors des traitements du trimestre suivant grâce à des saisies de régularisation.

2.5.3. Transmission de données.

Les fichiers des informations valides des CRE et CRI sont successivement transmis, après exploitation aux différents niveaux de responsabilité, du CRE vers le CRI, puis du CRI vers le CRS en vue du traitement final.

Cette procédure d'acheminement des données est réalisée par télétransmission sur le réseau TRANSPAC conformément au schéma ci-joint en annexe 13.

Les états trimestriels et cumulés signés par les chefs de centre de responsabilité, sont adressés à l'échelon supérieur, selon les modalités suivantes :

• documents trimestriels et cumulés du CRE : 2 exemplaires sont acheminés vers le CRI dont 1 exemplaire pour le CRS ;

• documents cumulés du CRI : 1 exemplaire est transmis au CRS.

2.6. Documents de saisie des données.

2.6.1. Généralités.

L'affectation des charges est reportée sur sept modèles de documents de saisie normalisés dont la présentation générale est effectuée ci-dessous.

Les consignes de rédaction de chaque document de saisie sont précisées dans les annexes « 10 ».

2.6.2. Identification des documents.

Chaque document de saisie est identifié par un numéro composé de deux éléments :

• le premier élément identifie le volume à l'édition méthodique du Bulletin officiel des armées dans lequel la présente instruction est appelée à être insérée (vol. 510) ;

• le deuxième élément est composé de deux caractères :

  • le premier caractère, alphabétique, identifie le document ;

  • le deuxième caractère, numérique, indique le numéro de modification du document.

Pour les documents D, E, F, R, S, T, U, ce caractère est un O actuellement.

2.6.3. Périodicité de l'émission des documents de saisie.

On distingue pour l'élaboration du compte de gestion, les « documents d'échéance trimestrielle » et les « documents occasionnels » (modèle N° 510-1/TO).

2.6.3.1. Les documents d'échéance trimestrielle.

Ils récapitulent les données portant sur l'ensemble du trimestre écoulé et sont détenus par chaque CRE.

2.6.3.2. Les documents occasionnels

sont en principe élaborés au fur et à mesure que se produisent les événements qui les concernent. Ils sont regroupés et saisis au niveau de chaque CRE à la fin de chaque mois ou de chaque trimestre.

2.6.4. L'approvisionnement des organismes en documents de saisie.

L'approvisionnement des organismes en documents de saisie est à leur charge.

La demande est adressée directement au chef de l'atelier d'impression de l'armée de terre n^o 4 (A.I.A.T./4) à Saint-Cyr-l'Ecole.

2.6.5. Mode de rédaction.

Les documents de saisie sont des imprimés dont la présentation est adaptée à la procédure automatisée. Il convient de les renseigner avec le plus grand soin, en respectant quelques règles très simples.

2.6.5.1.

Chaque zone de codification (peigne) est constituée par une série d'intervalles dans chacun desquels ne doit figurer qu'un seul chiffre ou qu'une seule lettre.

2.6.5.2.

Les nombres doivent être cadrés à droite dans les peignes, c'est-à-dire que l'intervalle le plus à droite de chaque peigne, précédant éventuellement une virgule préimprimée, est réservé au chiffre des unités. Les nombres énoncés doivent être arrondis à l'unité la plus proche lorsque le document ne comporte pas de virgule préimprimée.

2.6.5.3.

Les intervalles qui ne sont pas renseignés, soit parce que l'information à inscrire est inférieure au nombre d'intervalles du peigne, soit parce qu'il s'agit d'une rubrique non utilisée, doivent rester vierges de toute inscription.

2.6.5.4.

Les renseignements portés sur les documents doivent être clairs, complets et ne donner lieu à aucune interprétation possible :

• chiffres parfaitement formés ;

• lettres inscrites en caractère d'imprimerie.

2.6.6. Les renseignements d'ordre général devant figurer sur les documents de saisie.

2.6.6.1. Le code de l'organisme.

Tous les documents font référence au code de l'organisme élémentaire émetteur. Ces codes figurent en annexe 4.

2.6.6.2. Numéro d'enregistrement.

Le document TO est individualisé par un numéro d'enregistrement attribué de telle manière qu'au cours d'une même période deux documents de même nature ne puissent avoir le même numéro d'enregistrement.

Le document DO comporte également pour chaque ligne un numéro d'enregistrement.

2.6.6.3. Référence des traitements.

Chaque document est référencé, suivant le traitement envisagé, par une codification adaptée, suivant qu'il s'agit :

• de compte : T ;

• ou de budget : P.

2.6.6.4. Date d'établissement.

Sur chaque document doivent être portés, dans les peignes prévus à cet effet :

• le numéro du trimestre (1er, 2e, 3e ou 4e) lorsqu'il s'agit du compte ;

• et le millésime de l'année au titre de laquelle il est établi.

2.6.6.5. Les sections d'activité.

Les sections d'activité sont identifiées par leur code d'identification (cf. ANNEXE 6).

Les sections ainsi indiquées doivent obligatoirement être répertoriées dans le « relevé des sections d'activité ».

2.6.7. La prise en compte des consommations et des utilisations de biens ou de services.

2.6.7.1. Procédures internes préalables.

Certains documents ne peuvent être directement établis à partir des informations dont disposent les organismes : ceux-ci sont alors conduits à élaborer au préalable des documents intermédiaires d'usage interne selon les indications fournies dans la présente instruction à l'occasion de la présentation de chaque document de saisie.

2.6.7.2. Règle générale.

Comme il a été indiqué supra, c'est au niveau des organismes élémentaires que sont appréhendées, sauf exceptions dûment précisées, les consommations des ressources mises à leur disposition pour faire face aux charges d'exploitation.

Les organismes ne rendent compte que des seules consommations ayant servi à alimenter leurs propres activités, à l'exception des consommations pour analyse qui sont saisies par l'établissement d'origine et non par le laboratoire effectuant l'examen.

2.6.7.3. Consommation d'articles.

Il est rendu compte de leur consommation au moment de leur utilisation (sortie de stocks) et non au moment de leur acquisition. L'entrée en stocks est prise en considération pour l'élaboration du budget et compte de stocks.

Une cohérence absolue doit exister entre ces mouvements de sortie et les données prises en compte par les documents DO et TO, les mouvements d'entrée en stocks donnant lieu à une saisie par le document SO.

Toute consommation d'articles, y compris les articles des stocks d'approvisionnements est valorisée sur la base du dernier prix connu ou réactualisé figurant sur fichiers ou catalogues.

2.6.7.4. Utilisation de services extérieurs.

• a).  Services correspondant à la consommation d'une ressource effectivement mise la disposition de l'organisme.

  En général, le coût en est saisi au moment de la réception du document particulier indiquant le montant de la consommation.

  Exemple :

  • facture d'une réparation de matériel effectuée par une entreprise civile (charge 152) ;

  • relevé annuel des dépenses envoyé par un centre d'exploitation des transmissions de l'armée de terre (charge 281).

  Cependant, les charges résultant de contrats à facturation annuelle seront réparties également sur les quatre trimestres.

  Exemple : contrat de vérification et d'entretien (charge 160).

• b).  Immeubles.

  Il a été convenu que les immeubles appartenant à l'Etat seraient mis gratuitement à la disposition du commissariat.

  Il s'ensuit :

  • qu'il n'y a pas lieu d'introduire dans les charges le montant d'une location, même fictive, des immeubles, ni celui d'une dotation aux amortissements (les dépenses d'immobilisation en ce domaine en tiennent lieu) ;

  • que le montant des grosses réparations, à la charge du propriétaire, ne sont pas à prendre en considération ;

  • a contrario, qu'il y a lieu de prendre en compte le montant des travaux d'entretien et de réparation effectués par un service extérieur et réglés, soit sur les frais d'exploitation de l'organisme, soit par crédits mis en place au niveau de ce service (service du génie).

• c).  Parc roulant.

  Actuellement, les organismes ne disposent dans leur budget d'aucune ressource pour l'entretien de leur parc roulant (2e échelon et au-delà).

  Le montant des réparations effectuées par le service du matériel ne doit donc pas être pris en compte (il le sera ultérieurement).

2.6.7.5. Les consommations internes d'articles provenant des stocks.

Les articles constituant le stock d'exploitation sont destinés à être utilisés dans les activités d'exploitation.

Les articles constituant le stock d'approvisionnement sont destinés à être distribués. Mais, il peut arriver que certains d'entre eux soient utilisés, comme des articles d'exploitation, à des fins de fabrication (pain) ou de réparation (matériels).

2.7. Ventilation des coûts des sections auxiliaires dans les sections principales.

2.7.1. Principe.

Les coûts des valeurs apportées aux produits sont obtenus par ventilation des coûts des sections auxiliaires dans ceux des sections principales. Certaines de ces dernières constituent un produit, d'autres sont regroupées pour donner un produit tel qu'il a été défini dans la première partie de la présente instruction.

2.7.2. Procédure.

La ventilation du coût des sections auxiliaires est effectuée au prorata du coût direct des sections principales.

La méthode utilisée est précisée ci-dessous.

Ventilation des coûts des sections auxiliaires.

Pi = Total E (hors immobilisations) moins charge 010 (stock d'approvisionnement) de chaque section principale.

P'i = Total F moins charge 010 (stock d'approvisionnement) de chaque section principale.

P = Total E moins charge 010 de l'ensemble des sections principales (section X B).

P' = Total F moins charge 010 de l'ensemble des sections principales (section X B).

A = Total E moins charge 010 de l'ensemble des sections auxiliaires (section X A).

A' = Total F moins charge 010 de l'ensemble des sections auxiliaires (section X A).

Calculs.

Figure 2. Formules de calcul.

 

Détermination des coûts de la section principale.

La ventilation est effectuée comme indiqué ci-dessus pour chaque section principale et chaque produit.

La valeur ainsi obtenue donne les coûts (avec et sans les immobilisations) de la section principale.

Détermination des coûts du produit.

Les coûts du produit (avec et sans les immobilisations) sont obtenus par regroupement des coûts des différentes sections principales.

Le traitement automatisé de cette procédure permet d'obtenir l'état 2X1/E/R/C, commenté au chapitre VIII.

2.8. Résultats des traitements.

Après saisie et traitements informatiques aux niveaux local, régional et central, quatre séries d'états sont éditées.

Les originaux déliassés (et non des photocopies) sont transmis au CRS.

Ces documents doivent comporter la signature du chef de centre de responsabilité.

2.8.1. Numérotation des états.

Le premier chiffre, de 1 à 4, indique la série.

Le deuxième chiffre indique l'objet du traitement :

• 0 pour la mesure des coûts (compte) ;

• 2 pour le budget.

Le troisième chiffre indique le numéro de l'état dans la série.

La lettre indique le niveau de traitement ⁽⁵⁾.

2.8.2. Contenu des états (cf.  ANNEXE 14.10 ).

2.8.2.1.

Etats de la série 0 : monographie et répertoire des tables :

• état 001/E/C/R = monographie ;

• état 002/E/C/R = répertoire des tables.

Ces états fournissent soit les résultats des comptes soit les éléments prévisionnels du budget.

2.8.2.2.

Etat de la série 1 = analyse des charges et des effectifs par section.

Un premier état permet d'obtenir, par charge et par section d'activité, les résultats de chaque trimestre (états 101/E et 103/E).

Un deuxième état effectue le cumul, par charge et par section d'activité, des résultats du trimestre avec ceux des trimestres précédents de la même année déjà cumulés (états 102/E/R/C et 104/E/R/C).

L'état 105/E/R/C peut être édité à tout moment à chaque changement dans les effectifs employés.

Les états de la série 1X2/E/R/C, 1X4/E/R/C et 1X5/E/R/C fournissent soit les résultats du compte, soit les éléments prévisionnels du budget.

2.8.2.3.

Etats de la série 2 : détermination de la valeur apportée aux produits du service et du stock d'exploitation.

L'état 201/E/R/C donne la « valeur apportée » par le service pour chaque section d'activité principale et pour chaque produit (après ventilation des coûts des sections auxiliaires) ; les résultats obtenus qui exceptent les coûts des consommations de stocks d'approvisionnement sont destinés à l'établissement du budget ou compte de gestion (cf. ANNEXE 14.7).

L'état 202/E/R/C permet le suivi des stocks d'exploitation.

Les états de la série 2XX fournissent soit des résultats (compte), soit des éléments prévisionnels (budget).

2.8.2.4.

Etats de la série 3 : contrôle de gestion.

L'état 301/E/R/C permet l'analyse des activités en ce qui concerne :

• le nombre d'unités d'activité produit ;

• le coût d'exploitation des UA ;

• le coût complet des UA ;

• le nombre d'heures de travail.

Cet état fournit soit des résultats (compte) soit des éléments prévisionnels (budget).

L'état 302/E/R/C analyse l'emploi des personnels et des coûts horaires (cf. ANNEXE 14.10).

L'état 303/E/R/C analyse les travaux réalisés au profit d'un organisme ou par bénéficiaire (cf. ANNEXE 14.11).

2.8.2.5.

Etats de la série 4 = comptes et budgets de gestion et de stocks, coûts des fonctions avec :

• l'état 401/E/R/C = compte de gestion ;

• l'état 402/E/R/C = montant cumulé des prestations par catégories de bénéficiaires ;

• l'état 403/E/R/C = coûts des personnels militaires et civils, par catégories ;

• l'état 404/E/R/C = ventilation de la valeur apportée par fonctions et indicateurs de gestion et de soutien ;

• l'état 405/E/R/C = indicateurs relatifs à la gestion des stocks (document à l'étude).

Ces états fournissent soit des résultats (compte) soit des éléments prévisionnels (budget). »

2.9. Gestion des stocks.

On considère deux catégories de stocks :

• les stocks d'exploitation ;

• les stocks d'approvisionnement.

Les premiers sont suivis en procédure automatisée (BCG) par l'intermédiaire des documents suivants :

• pour la saisie : fiche d'activité (mle 510-TO) :

  • compte rendu des charges à répartir ou directes (mle 510-RO et DO) ;

  • document de saisie des entrées et inventaires (mle SO) ;

• pour les résultats : états 2XX, deuxième partie.

Les valeurs de consommation de ces stocks sont incluses dans la valeur apportée aux produits du service.

Les stocks d'approvisionnement de réalisation centralisée sont en voie d'être suivis par la procédure automatisée SIFAL. Les valeurs des consommations des quatre produits concernés (vivres, habillement, campement-couchage-ameublement, matériels des subsistances), obtenues par l'élaboration des comptes de stocks, s'ajoutent aux valeurs apportées pour constituer les coûts de ces produits.

2.9.1. Les stocks d'exploitation.

2.9.1.1. Définitions.

Il faut entendre par « stock d'exploitation » l'ensemble des articles de consommation courante (suivis dans les charges 021, 022, 023…) par opposition aux articles susceptibles d'amortissement (suivis dans les charges 8XX) et considérés comme de l'équipement. Le contenu du stock ainsi défini est représenté par les quatre catégories d'articles suivantes :

• les articles provenant du magasin d'exploitation :

  • produits d'hygiène et d'entretien ;

  • matières, matériaux et objets divers destinés aux activités d'exploitation (sans distinction de matières dites consommables et de matières premières) ;

  • petits matériels et outillages dont la valeur maximum est fixée annuellement dans la directive sur la préparation du budget ;

• la documentation et les fournitures de bureau ;

• les combustibles : charges 031 (charbon), 032 (gaz liquide), 033 (fuel lourd), 034 (fuel domestique).

• les carburants et ingrédients : charges 041, 042, 046 ;

• les fournitures informatiques : charge 245.

Par ailleurs, on définit le stock mort comme l'ensemble des articles sans emploi.

2.9.1.2. Evaluations.

Les conditions d'évaluation du stock provenant du magasin d'exploitation sont explicitées ci-dessous.

Chaque article du stock est suivi sur une fiche qui doit :

• comporter la désignation de l'article ;

• retracer les mouvements avec les références d'entrée et de sortie (pièces justificatives, numéro, date) ;

• faire apparaître le dernier prix TTC facturé de l'article et la date correspondante à moins que ces renseignements ne figurent déjà sur un catalogue des prix dont la tenue faciliterait les opérations d'évaluation du stock après inventaire.

Cet inventaire physique est effectué en fin d'année et avant la saisie du budget. Les différences constatées donnent lieu à régularisation sur les fiches correspondantes.

L'évaluation du stock et des sorties sont effectués aux (derniers) prix mentionnés sur les fiches (ou le catalogue). Lorsqu'un prix date du dernier inventaire annuel, il convient de l'actualiser en prenant le prix de remplacement (prix d'achat dans le commerce au moment de l'inventaire).

Les articles du stock mort, évalués dans les mêmes conditions, font l'objet d'un compte rendu annuel à la direction régionale du commissariat qui décide de leur destination (réforme, cession gratuite à un autre organisme, …).

L'évaluation des autres catégories (documentation et fournitures de bureau, combustibles, carburants) du stock d'exploitation ne présente pas de difficulté particulière, que le stockage soit effectué par l'organisme lui-même ou par un organisme support en ce qui concerne le carburant.

2.9.1.3. Suivi en valeur (budget et compte de stock).

Le suivi en valeur des stocks d'exploitation apparaît sur l'état présenté en annexe 14.8.

La saisie des informations nécessaires est effectuée sur la fiche d'activité (charges directes) sur le document 510/RO (charges indirectes) et aussi sur le document 510/SO.

2.9.2. Les stocks d'approvisionnement.

Les coûts des consommations des stocks d'approvisionnement, de réalisation centralisée nécessaires à la détermination des prix des produits, sont extraits des comptes de stocks suivis par la procédure.

Les consommations concernent les catégories de produits distribués aux diverses parties prenantes (cf. ANNEXE 11.3) ainsi que les aliénations diverses (pertes, détériorations, …).

L'élaboration automatisée des budgets et comptes de stocks sera progressivement réalisée parallèlement à l'application relative à la gestion physique des stocks.

Stocks.	Réalisations.		Observations.
	Centralisée	Régionale.
Vivres.	X	X	SIFAL vivres.
H	X		SIFAL H.
		X	Etude (5).
CCA	X		SIFAL CCA
		X	Etude (5).
Matériels subsistances.	X	X	Etude (5).

 

Le pourcentage de consommation par catégorie de clients permettra de déterminer une clé de répartition entre ces bénéficiaires et la valeur ajoutée à chaque produit.

2.10. L'établissement du budget de gestion.

2.10.1. Généralités.

L'objet du présent chapitre est de fixer les règles relatives à l'établissement du budget de gestion (BG) des organismes du service du commissariat. $ATT$⁽⁶⁾

Une partie de cette procédure, celle tendant à calculer les coûts prévisionnels, est calquée sur la procédure mise en œuvre pour le compte de gestion. Elle aura donc avec elle une très grande similitude et sera, de ce fait, presque totalement automatisé ⁽⁷⁾.

L'établissement du budget de gestion nécessite la prise en considération du stock d'exploitation en évaluant, au stade prévisionnel, le stock initial et les entrées (achats et enveloppes).

Le budget de gestion est un instrument de conduite des activités permettant de rechercher, puis de réaliser prévisionnellement l'équilibre entre, d'une part, le volume des activités d'exploitation prévu par un organisme pendant l'année civile pour lequel il est établi, d'autre part, le montant des ressources jugées nécessaires à l'exercice de ces activités.

L'ensemble de ces ressources est mis à la disposition du chef d'organisme qui est responsable de leur emploi et de leur consommation dans le cadre des objectifs fixés après concertation avec les autorités supérieures.

Le budget de gestion se présente donc comme la traduction en valeur du plan d'action annuel d'un organisme du service, chargé de l'exécution de certaines activités d'exploitation.

Les activités prises en considération sont :

• soit principales, lorsqu'elles correspondent à la réalisation d'un des produits du service du commissariat (biens ou prestations) ;

• soit auxiliaires, lorsqu'elles correspondent à l'exercice d'une activité au profit d'une autre activité (principale ou auxiliaire).

La procédure du budget de gestion prend en considération chaque section d'activité définie en annexe 6 : un budget est établi pour chacune de ces sections sur des documents appelés : « fiche de prévision d'activité » modèle N° 510/501 (cf. : ANNEXE 12.2) et N° 510/501bis (cf. : ANNEXE 12.3).

Pour pouvoir porter un jugement sur l'équilibre qui doit exister au sein de chaque section entre le volume des activités prévu et le montant des ressources demandées, le volume de l'activité est exprimé en « unités d'activité » telles qu'elles sont définies en annexe 8.

2.10.2. Les ressources.

2.10.2.1. Définition.

On appelle ressources tous moyens mis à la disposition d'un organisme pour lui permettre d'exercer les activités d'exploitation qui lui sont confiées dans le cadre de ses missions.

2.10.2.2. Classification des ressources (selon leur nature).

Ressources financières : est dite financière, toute ressource mise effectivement à la disposition de l'organisme sous forme de crédits.

Le suivi de la consommation des ressources financières donne lieu à la tenue d'une comptabilité par l'organisme.

Exemple : crédits mis à la disposition d'un laboratoire et suivis dans la comptabilité financière d'un établissement des subsistances.

Ressources non financières : toute autre ressource est dite non financière.

Ces ressources se subdivisent en deux groupes : les droits ouverts et les ressources physiques.

Les droits ouverts correspondent à des autorisations d'utilisation de certains moyens, dans la limite d'une enveloppe fixée.

Exemples :

• carburants (cession non remboursable) ;

• frais de déplacement.

Ces ressources sont exprimées en crédits fictifs.

Les ressources physiques correspondent à des moyens mis effectivement, sous forme physique, à la disposition d'un organisme.

Exemple : personnel, location d'un volume froid, articles de réalisation centralisée.

Ces ressources sont exprimées en :

• nombre pour les personnels ;

• en valeur financière pour les autres.

2.10.2.3. Estimation des ressources.

Dans le cadre du budget de gestion, le chef d'organisme indique le montant des ressources qu'il estime nécessaire, en tenant compte de l'enveloppe attribuée au titre du budget précédent, sauf variations de charges à justifier en distinguant les charges P1 des charges P2 et P3.

Il s'agit donc d'estimer ses charges futures.

2.10.2.4. Unités de compte.

L'unité initiale de mesure d'une ressource est différente selon la nature de la ressource (ou du moyen) ; l'unité finale est toujours le franc.

2.10.2.5. Les ressources demandées par l'intermédiaire du B.G.

Sauf exception, le compte prend en considération la totalité des consommations ou des utilisations de moyens d'un organisme pour exercer ses activités, et ce quel que soit l'origine de ces moyens.

Par contre, la multiplicité des origines de ces moyens et leurs règles particulières de gestion au niveau du ministère de la défense ne permettent pas d'exprimer, dans un seul et même document, l'ensemble des demandes de ressources.

2.10.3. Directives des centres de responsabilité intermédiaire.

Au reçu des directives de l'administration centrale, les centres de responsabilité intermédiaire sont amenés à leur tour à opérer un premier choix dans la conduite des activités de l'année suivante et à donner eux-mêmes leurs directives aux organismes placés sous leur autorité dans le cadre de leurs attributions respectives :

• toutes indications doivent être fournies aux organismes élémentaires en ce qui concerne les activités à exercer ;

• l'estimation des ressources doit obligatoirement s'évaluer en tenant compte de l'enveloppe attribuée au titre du budget précédent, sauf variation de charges à justifier et en distinguant les charges à caractère obligatoire P1 des dépenses représentant la marge d'initiative du CRE (P2 + P3).

2.10.4. Élaboration du budget de gestion du niveau C.R.E.

Au reçu des directives de leur CRI, les chefs d'organismes élémentaires traduisent, en forme de budget (fiches de prévision d'activité), les objectifs qui leur sont fixés et présentent les demandes de ressources correspondantes.

Les budgets établis les années précédentes, le suivi de gestion qui en a été fait, les corrections qui ont pu être apportées, présentent pour eux une aide certaine. L'ensemble de ces documents forme « les documents-référence ».

2.10.4.1. Les documents-référence.

Comme il a été indiqué supra, les montants exprimés des charges par le moyen du budget de gestion sont des prévisions basées sur des estimations ayant la plupart du temps fait l'objet d'évaluations forfaitaires.

Pour faciliter cette évaluation, les organismes ont à leur disposition un certain nombre de documents récapitulant les demandes, les consommations, l'emploi des ressources effectuées au cours d'années civiles précédentes.

Il s'agit :

• des états récapitulatifs annuels des comptes de gestion ;

• des budgets de gestion établis pour les années précédentes ;

• des résultats annuels des différentes comptabilités ;

• des suivis et contrôles de gestion effectués au cours des années antérieures.

Les chiffres portés sur ces documents, sont réputés exacts mais il importe de les interpréter car ils ont une relation obligée avec les prix pratiqués pendant la période de leur saisie, et les volumes d'activité exercés pendant cette même période. Ces deux éléments sont sujets à évolution pendant la période pour laquelle les ressources sont demandées.

2.10.4.2. Rédaction du budget.

Principes de base.

Au reçu des directives de leur CRI, les CRE entreprennent la rédaction de leur budget de gestion.

Cette rédaction est un travail d'équipe, en ce sens qu'une étroite collaboration doit s'instaurer entre le CRE et le CRI.

Le CRI participe activement et étroitement à l'élaboration du budget de gestion de l'organisme, pour cela :

• il examine avec le chef d'établissement les différentes possibilités de réaliser les objectifs fixés par les directives du CRI, et le conseille dans le choix des options possibles ;

• il vérifie le bien-fondé du montant des ressources demandées et l'opportunité d'effectuer les améliorations prévues ;

• il formule son avis sur l'ensemble du projet de budget lors de sa transmission à l'échelon supérieur.

Les documents et leur rédaction.

Il est établi des prévisions pour chaque section d'activité composant l'organisme.

Les documents de base pour l'établissement des budgets de gestion sont les documents modèles N° 510/501 (cf. ANNEXE 12.2) et N° 510/501bis (cf. ANNEXE 12.3).

2.10.4.3. Envoi du budget du C.R.E. au C.R.I.

Le budget de gestion d'un CRE est constitué :

• des différentes fiches de prévision d'activité modèle N° 510/501 établies pour chaque section d'activité dotée d'une unité d'activité (cf. ANNEXE 12.2) ;

• de la fiche de prévision d'activité n^o 510/501 bis pour l'ensemble des sections d'activité non dotés d'unités d'activité (cf. ANNEXE 12.3).

2.10.5. Élaboration des budgets de gestion du niveau C.R.I.

2.10.5.1. Principes d'élaboration.

Pour un CRI, le problème consiste à présenter au CRS un budget ne dépassant pas l'enveloppe indiquée, tout en prenant en considération les besoins de leurs CRE pour atteindre les objectifs fixés dans les directives.

Le CRI a donc tout intérêt, pour éviter d'être surchargé de demandes qu'il ne pourra satisfaire, à orienter, dès que possible et dans les détails, le travail de ses CRE. Ceci devra être réalisé soit au cours de séances de travail préparant, en quelque sorte, les réunions de concertation futures, soit par la diffusion de directives techniques.

Les principaux points à étudier sont relatifs à la vérification du bien-fondé du montant des ressources demandées et à la justification des améliorations projetées, en ce qui concerne les ressources d'exploitation.

Dans ces conditions, participant de près à l'élaboration des budgets de ses CRE, le CRI pourra s'assurer de la validité des demandes, et constituer, sans difficulté, son propre budget, qui devra parvenir au CRS avant le 15 septembre.

2.10.5.2. Composition du dossier « budget de gestion » au niveau C.R.I.. (8)

Fiche synthèse de présentation.

Elle comprend plusieurs parties :

• présentation de l'action menée pendant l'année en cours et compte rendu des difficultés rencontrées ;

• objectifs du directeur régional pour la gestion considérée ;

• variations de charges prévues (cf. ANNEXE 12.5).

Fiche de ventilation des crédits par rubrique et par chapitre (cf. ANNEXE 12.4).

Elle présente :

• la comparaison, par rubrique, des dotations de l'année A — 1 avec les crédits demandés pour l'année A ;

• la ventilation, par chapitre, des crédits demandés.

Fiches de prévision d'activité modèles n^o 510/501 et n^o 501 bis (cf. ANNEXE 12.2 et 13.3).

Elles sont la synthèse des renseignements contenus dans toutes les fiches de prévision d'activité, de même type, rédigées par les CRE.

2.10.6. Détermination du budget de gestion des C.R.I.

La détermination du budget des CRI, a lieu en deux temps.

2.10.6.1. Etude des projets du budget des C.R.I. par la D.C.C.A.T.

La sous-direction « prévision-budget-finances » étudie entre le 15 septembre et le 15 octobre, les projets de budget qui lui ont été adressés par les CRI, l'objectif à atteindre étant de réaliser le meilleur équilibre possible entre le volume des activités, et les montants des ressources.

Pour établir les budgets de gestion, la sous-direction « prévision-budget-finances » recueille les avis des autres sous-directions, notamment de la sous-direction « administration générale » pour ce qui concerne les organismes prestataires de services administratifs, de la sous-direction « approvisionnements » pour les organismes pourvoyeurs en biens matériels et du « groupe études techniques » pour les matériels informatiques et bureautiques.

Toutes précisions peuvent être demandées aux centres de responsabilité intermédiaires.

Dans le cadre de ces mises au point, le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre peut se voir confier certaines études jugées nécessaires par la direction centrale.

2.10.6.2. Réunions de concertation C.R.I./C.R.S.

Ces réunions se déroulent au cours de la deuxième quinzaine du mois d'octobre. Elles regroupent sous la présidence du sous-directeur « prévision-budget-finances », les représentants des sous-directions intéressées et les représentants du CRI, sous la conduite d'un adjoint au directeur régional ⁽⁹⁾.

Compte tenu du projet de budget présenté par le CRI, la direction centrale fait connaître le volume des activités à réaliser et le montant des ressources qui peut être mis à disposition.

Le CRI est alors amené à faire connaître, s'il l'estime en équilibre, le couple « activité-coût » ; à présenter ses remarques ; à faire valoir les difficultés qu'il risque de rencontrer, et le cas échéant à formuler des contre-propositions.

2.10.7. Détermination du budget de gestion des C.R.E.

La détermination du budget des CRE s'effectue au cours des réunions de concertation C.R.I./C.R.E.

2.10.7.1. Réunions de concertation C.R.I./C.R.E.

Après approbation, par le directeur central, des propositions formulées lors de la réunion de concertation C.R.S./C.R.I., le centre de responsabilité intermédiaire est en mesure de ventiler entre ses C.R.E. :

• les activités à réaliser ;

• les ressources correspondantes.

Le travail effectué en liaison avec les organismes, lors de l'établissement de leur projet de budget, doit faciliter cette ventilation.

Le budget de chaque CRE est déterminé lors de réunions de concertation, identiques à celles ayant eu lieu au niveau central, présidée par un adjoint au directeur régional ⁽¹⁰⁾.

2.10.7.2. Saisie du budget.

La ventilation des ressources entre les différents organismes par section d'activité et charge, effectuée après les réunions de concertation, permet alors la saisie et le traitement du budget ⁽¹¹⁾.

En fin d'exécution le budget peut être modifié pour tenir compte d'éventuels compléments ou retraits d'allocations. La procédure à suivre est décrite en annexe 2.

3. Contrôle de gestion.

La troisième partie décrit les éléments de contrôle de gestion interne actuellement retenus dans la procédure automatisée et les documents sur lesquels ils apparaissent.

3.1. Contrôle de gestion.

Les résultats de la gestion, dans la mesure où les règles de la procédure de saisie sont respectées, retracent les activités d'un organisme compte tenu de ses particularités.

Les résultats « apparemment anormaux » doivent faire l'objet d'une analyse qui permettra de déterminer s'il s'agit d'une anomalie structurelle (donc en principe indépendante du chef d'organisme) ou d'une anomalie de gestion (données erronées, mauvaise imputation, …).

3.1.1. Les résultats de gestion (cf.  ANNEXE 14 ).

3.1.1.1.

Les états de la série 1XX donnent des résultats analytiques par charge, par section d'activité et par centre de responsabilité (CRE, CRI, CRS).

Une distinction est opérée suivant l'origine des ressources :

• tableau 1 = ressources de l'organisme ;

• tableau 2 = ressources du service (extérieures à l'organisme) ;

• tableau 3 = : ressources externes et autres ressources du service.

Par ailleurs, un tableau récapitulatif permet l'analyse des charges par trimestre suivant qu'elles entrent ou pas dans le coût d'exploitation de l'organisme.

3.1.1.2.

Les états de la série 2XX donnent :

• en première partie des résultats synthétiques (relatifs à la valeur apportée du service) par section d'activité principale et par produit (prestation externe) et par centre de responsabilité ;

• en deuxième partie le suivi en valeur des stocks d'exploitation et leur évolution depuis le 1er janvier.

3.1.1.3. Les états de la série 3XX.

Les états de la série 3X1 regroupent les indicateurs ci-dessous :

• nombres d'UA ;

• coûts des UA ;

• pourcentage de réalisation.

Les pourcentages ne sont fournis que dans l'état 301 et sont déterminés comme indiqué ci-dessous :

Figure 3. Pourcentages état 301

 

En ce qui concerne l'état 302/E/R/C relatif à l'emploi des personnels le tableau ci-dessous récapitule les différents indicateurs employés.

Figure 4. Etat 302

 

3.1.2. Les indicateurs financiers et de gestion.

3.1.2.1.

Les états de la série 1XX donnent pour chaque charge les pourcentages des dépenses effectuées et engagées par rapport à celles prévues au budget.

3.1.2.2.

Les états de la série 2XX, première partie, donnent en pourcentage la part de chaque section principale et de chaque produit dans la valeur apportée globale.

Les états de la série 2XX, deuxième partie (suivi du stock d'exploitation) indiquent les différences d'inventaires :

— en valeur = inventaire – stock final ;

— en % =[(inventaire – stock final) / stock final] x 100.

3.1.2.3.

Les états de la série 3XX donnent :

• en ce qui concerne l'état 301/E/R/C, les indicateurs de réalisation (en nombre et en coût) relatifs aux unités d'activité et aux heures de travail à partir de normes déterminées au niveau central ; un « clignotant » fonctionne lorsque la réalisation est supérieure ou inférieure à la norme de 10 p. 100 ;

• en ce qui concerne l'état 303/E/R/C/ relatif à l'analyse des travaux, par articles fabriqués ou services rendus, un regroupement des heures travaillées et des coûts des matières utilisées est effectué par nature de bénéficiaires (CRE, organismes du service et organismes extérieurs).

3.1.2.4.

Les états de la série 4XX donnent :

• pour l'état 401/E/R/C l'articulation du compte de gestion avec :

  • en charges : les consommations de stocks d'approvisionnement et de stocks d'exploitation ainsi que les autres charges, en valeur et pourcentage ;

  • en produits : les coûts des prestations (valeur apportée et valeur totale), en valeur et pourcentage ;

• pour l'état 402/E/R/C/ les montants cumulés des prestations par catégories de bénéficiaires et par prestations (ou produits) du service ;

• pour l'état 403/E/R/C les coûts des personnels civils et militaires par catégorie ;

• pour l'état 404/E/R/C/ une récapitulation des coûts et indicateurs avec :

  • première partie : répartition des coûts par fonctions d'approvisionnement et autres fonctions ;

  • deuxième partie : un regroupement des indicateurs de gestion issus des états BCG ou calculés ;

  • troisième partie : la détermination d'indicateurs de soutien relatifs aux approvisionnements à l'administration et à la mobilisation ;