Aux termes de l'instruction n^o 7664/M/SA/Bu du 23 décembre 1952, « il faut entendre par « engagement de dépenses » tout acte qui a pour effet de créer une dette à la charge d'un chapitre budgétaire. La connaissance des engagements ainsi définis est primordiale… ».

En conséquence, la tenue d'une comptabilité locale des dépenses engagées doit permettre :

• au délégataire de crédits d'en suivre l'emploi et de rendre compte à l'autorité supérieure locale et à l'administration centrale de leur utilisation et de la situation financière qui en résulte ;

• aux autorités de contrôle de vérifier cette situation financière.

L'instruction précitée, synthèse de nombreux règlements, certains anciens, fixe, pour tous les services de la marine, les règles de fond et de forme selon lesquelles la comptabilité doit être tenue pour aboutir à l'établissement de situations périodiques, destinées à l'information du département.

Elle a prévu que ces règles générales seraient précisées et complétées par des instructions d'applications particulières à chaque service. L'objet de la présente instruction, qui se substitue en l'adaptant, à l' instruction 144 /Cma/0 du 09 décembre 1957 , est de fixer pour les directeurs et chefs de service du commissariat ainsi que les commandants de la marine outre-mer, délégataires de crédits sur des chapitres budgétaires gérés par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) ⁽¹⁾, la contexture de la comptabilité et des situations périodiques des dépenses engagées ⁽²⁾ et les modalités selon lesquelles elles doivent être tenues et établies.

1. DISPOSITIONS GENERALES.

En application des principes énoncés dans l'instruction du 23 décembre 1952, et des infléchissements qu'elle autorise, le présent titre expose les règles générales applicables à la tenue de la comptabilité locale des dépenses engagées sur les crédits délégués par la DCCM.

Le contenu des documents comptables et les modalités d'enregistrement des opérations seront précisées au titre suivant.

1.1.

1.1.1. Contenu

Enregistrement des engagements dans l'ordre chronologique, par gestion et chapitre budgétaire avec référence à une pièce justificative [§ 2 a)] ⁽³⁾. De cette obligation découle celle de faire cet enregistrement (et celui des créances) sur un livre-journal (§ 7).

1.1.2. Contenu

La comptabilité des dépenses engagées comporte :

• un registre des délégations d'autorisations de programme, des dotations et autorisations d'engagements anticipés ;

• deux documents de base :

  • le journal des engagements de dépenses ;

  • le journal des créances ;

• deux documents de synthèse :

  • la récapitulation générale des engagements de dépenses ;

  • la récapitulation générale des créances ; qui enregistrent et totalisent, par article budgétaire et bureau de la DCCM gestionnaire de crédits, les engagements de créances ;

• la collection des pièces justificatives ;

• les situations des dépenses engagées, renseignées à partir des récapitulations générales et établies par chapitre budgétaire et bureau de la DCCM.

Les modèles de ces documents sont fournis, en annexes, à titre indicatif sauf pour ce qui est de la situation des dépenses engagées qui doit être établie sur un imprimé réglementaire.

A cette exception près, la forme et la présentation des documents comptables peuvent être adaptées aux particularités du service ou au moyen de traitement utilisé (traitement informatique) à condition qu'ils puissent recevoir toutes les inscriptions imposées par la réglementation ou nécessaires à l'établissement des situations périodiques.

1.1.3.

Le livre-journal fait apparaître, par chapitre et article (§ 11) :

• pour les dépenses d'investissement (titre V du budget) : les délégations d'autorisations de programme et les dotations en crédits de paiement ;

• pour les dépenses de fonctionnement (titre III) : les dotations et autorisations d'engagements anticipés.

1.1.4.

Le livre-journal peut être scindé en fascicules distincts (sous forme de fiches), « chacun d'eux étant réservé à l'enregistrement, dans l'ordre chronologique, des engagements de dépenses relevant d'une même sous-rubrique budgétaire ou présentant une analogie de nature (marchés, cessions, etc.) ou classés selon tout autre critère » (§ 14).

Les engagements de dépenses d'investissement peuvent être suivis sur des fiches ouvertes par opération (§ 16).

Les totalisations périodiques doivent être récapitulées par chapitre et article, sur des fascicules spéciaux.

1.1.5.

Les cessions passives (cessions reçues), mais aussi toute autre charge à l'encontre d'un chapitre budgétaire, sont traitées comme des dépenses dans la comptabilité des engagements [§ 8 d)].

Les cessions actives (cessions faites), mais aussi toute autre créance envers un chapitre budgétaire, sont transcrites dans une comptabilité parallèle à celle des engagements [§ 8 d)].

1.1.6.

Pour chaque gestion, la comptabilité doit comprendre :

• une série de fiches, par chapitre, constituant le registre des crédits délégués ;

• une série de fiches, par catégorie ou repère, sur lesquelles sont enregistrées les charges et formant le journal des engagements de dépenses ;

• une série de fiches, par catégorie ou repère, sur lesquelles sont enregistrées les créances (notamment les cessions actives) et formant le journal des créances ;

• des récapitulations périodiques aboutissant aux situations des dépenses engagées.

1.2. Opérations a enregistrer dans la comptabilité.

L'objet essentiel de la comptabilité des dépenses engagées est de fournir au gestionnaire local de crédits un instrument comptable qui satisfasse à la fois aux obligations de la comptabilité administrative et à une gestion rigoureuse de ressources limitées.

La tenue de cette comptabilité ne doit donc pas se borner à enregistrer des dépenses ou des créances mais doit faire apparaître, dès qu'elles sont prévisibles, toutes les modifications susceptibles d'en changer le quantum ou l'année d'imputation.

En outre, il est indispensable que soit arrêté un plan d'emploi des crédits délégués, après l'évaluation détaillée (en l'espèce par catégorie ou repère) des dépenses (et créances) prévues pendant la gestion (§ 3 dernier alinéa). Ce plan doit être régulièrement révisé ⁽⁴⁾ et reporté sur les documents de la comptabilité, afin que les situations périodiques fournissent avec le maximum d'exactitude le montant des dépenses faites et prévues sur chaque chapitre et article budgétaire.

1.3. Date d'inscription des engagements en comptabilité (§ 8).

« Toute dépense engagée (et toute créance) est inscrite aussitôt en comptabilité », à savoir :

1.3.1. Inscription des dépenses.

Au 1er janvier : dépenses résultant d'engagements anticipés ou de reports d'engagements.

A la date de notification : engagement provenant d'un contrat.

A la date de l'achat : achat sur facture.

A la date d'approbation ou de versement d'une provision : cession passive.

A la date de survenance du fait générateur de la dette ou à la date de la liquidation : engagement involontaire.

1.3.2. Inscription des créances.

A la date d'établissement de l'état appréciatif : cession active.

A la date de survenance du fait générateur ou de la liquidation : paiement indu ou provisoire.

1.4. Pièces justificatives (§ 9).

Chaque pièce justificative doit porter un numéro d'ordre transcrit dans la comptabilité :

• pour les dépenses de personnel : tableau d'effectif, décision d'où découlent les droits des intéressés, etc. ;

• pour les dépenses de matériel résultant d'un marché ou d'une convention : un exemplaire du marché ou de la convention ;

• pour les autres dépenses : les pièces justificatives de l'ordonnancement ;

• pour les créances : états évaluatifs des cessions, pièces justificatives des titres de perception.

Lorsque les pièces ne sont pas établies au moment de l'inscription d'un engagement ou d'une créance, celle-ci est effectuée au vu d'une « fiche d'engagement », la référence à la pièce justificative étant portée ultérieurement en marge de l'inscription. Le recours à la fiche d'engagement, source d'erreur et de retard, doit être exceptionnel.

1.5. Évaluation et réévaluation des engagements (§ 10).

Les engagements et créances sont inscrits en comptabilité pour le montant figurant sur la pièce justificative.

Une réévaluation doit être faite chaque fois que survient un élément nouveau d'appréciation : jeu d'une clause de révision de prix, retard dans une livraison ou l'exécution de travaux, etc.

L'inscription en comptabilité est faite au vu d'une fiche précisant le calcul et le montant de la nouvelle imputation.

Pour que la comptabilité reflète la réalité et permette au gestionnaire local et au département de connaître avec précision la situation des crédits, notamment en fin d'année, il importe que les variations d'une certaine importance intervenant dans l'évaluation des dépenses soient déterminées rapidement et avec précision.

1.6. Responsabilité de la tenue de la comptabilité.

La tenue de la comptabilité des dépenses engagées est une tâche essentielle qui doit être exécutée par un personnel qualifié et bien encadré.

Chaque délégataire de crédits doit :

• désigner le ou les officiers chargés de la gestion des crédits et mettre à sa disposition les moyens nécessaires pour tenir la comptabilité ;

• préciser les conditions d'application de la présente instruction ;

• arrêter les dispositions matérielles de conservation des divers documents de la comptabilité ⁽⁵⁾.

2. CONTEXTURE ET TENUE DE LA COMPTABILITE LOCALE DES DEPENSES ENGAGEES.

2.1. Registre des délégations d'autorisations de programme, des dotations allouées et des autorisations d'engagements anticipés (modèle en annexe A).

Ce registre, qui peut être constitué d'une série de fiches, est tenu par chapitre avec subdivision par article et bureau de la DCCM, lorsque plusieurs bureaux gèrent des crédits sur un même article ⁽⁶⁾.

2.1.1. Chapitres pour dépenses d'investissement.

Les enregistrements sont faits par opération, chacune étant identifiée par la définition que lui a donnée le département.

Sont inscrites séparément :

• les délégations d'autorisations de programme : montant maximum des dépenses autorisées pour la réalisation d'une opération. Des engagements peuvent être faits dès réception de la délégation mais les mandatements (paiements) ne pourront avoir lieu qu'après mise en place de crédits de paiement ⁽⁷⁾ ;

• les dotations : montant des paiements pouvant être faits dans l'année.

Pour chaque opération est calculé et enregistré le « reste à couvrir » : différence entre les délégations d'autorisations d'engagement et les dotations.

2.1.2. Chapitres de fonctionnement.

Sont enregistrées par article et bureau de la DCCM :

• les dotations accordées pour la gestion en cours ;

• les autorisations d'engagements par anticipation sur la gestion suivante.

Ces autorisations sont données :

• par le département en début de gestion pour les chapitres cités à l'état D de la loi de finances de l'année ;

• par le gestionnaire local et dans la limite du quart de la dotation pour les autres chapitres. Dans ce cas, les engagements anticipés ne peuvent être pris avant le 1er novembre ⁽⁸⁾.

2.2. Journal des engagements de dépenses (modèle en annexe B).

Il est tenu sous forme de fiches : une par chapitre, article, bureau de la DCCM et si nécessaire catégorie et repère.

Pour les chapitres d'investissement, le repère de dépenses correspond à l'opération définie par le département.

Sur chaque fiche doivent être enregistrés :

• les estimations de dépenses ;

• les engagements et dégagements ;

• les cessions passives ;

• les engagements anticipés ou à réimputer sur la gestion suivante.

Les fiches sont arrêtées aux dates prévues pour l'établissement des situations périodiques des dépenses engagées.

2.2.1. Estimation des dépenses.

Sont transcrits en regard, le montant des crédits alloués et le montant des crédits estimés nécessaires pour une opération d'investissement ou une catégorie (ou repère) de dépenses de fonctionnement.

2.2.2. Enregistrement des engagements et des dégagements.

2.2.2.1.

Colonne 1. Numéro d'ordre : tout engagement, augmentation d'un engagement initial ou dégagement est affecté d'un numéro d'ordre qui est porté sur les pièces justificatives de la dépense ⁽⁹⁾.

2.2.2.2.

Colonne 5. Montant des engagements : tous les engagements sont enregistrés, quelle qu'en soit l'origine et sans que soient distingués les engagements après liquidation et les rectifications en hausse des engagements antérieurs.

2.2.2.3.

Colonne 6. Montant des dégagements : sont portés dans cette colonne les rectifications en diminution des engagements pris, à la suite de résiliations de marchés ou commandes, de réductions de livraisons ou du jeu, en baisse, de formules de révision de prix.

En revanche, les reports de livraison sur la gestion suivante se traduisent par un « engagement à réimputer » inscrit en colonne 17.

2.2.2.4.

Colonnes 7 et 8 : les modifications d'engagements (augmentations et diminutions) sont enregistrées à leur date. Pour faciliter le rapprochement entre chaque engagement et les liquidations correspondantes, le numéro d'ordre et le montant des rectifications sont reportés pour mémoire dans les colonnes 7 et 8, en regard de l'engagement initial.

2.2.2.5. Enregistrement des cessions passives.

Les cessions à recevoir ou reçues sont traitées comme les autres dépenses. En cas de versement d'une provision, est porté en colonne 5 le montant total des cessions escomptées, tel qu'il ressort de l'état ayant servi au calcul de la provision. La mise en paiement de la provision étant considérée comme une liquidation, son montant est inscrit dans la colonne du mois de mandatement.

Lors de l'apurement de la provision :

• soit l'excédent des cessions par rapport à l'engagement constitue un engagement complémentaire ;

• soit l'excédent d'engagement par rapport aux cessions constitue un dégagement. Si le montant de la provision versée dépasse la valeur des cessions, le reliquat peut être laissé à la disposition du service cédant comme « à valoir sur cessions futures ». Un nouvel état de cessions doit être établi et un engagement pris au vu de cet état.

En revanche en fin de gestion, l'excédent de provision doit être restitué au service cessionnaire : il est traité comme une cession active et inscrit au journal des créances. Pour établir en fin de gestion la corrélation entre le montant des engagements et celui des liquidations, ce dernier est diminué des excédents de provision versés.

2.2.2.6.

Colonnes 17 et 18. Engagements à réimputer : il s'agit des engagements régulièrement pris sur la gestion mais qui ne pourront être liquidés avant sa clôture et qui sont traités de la façon suivante ;

Chapitres de fonctionnement :

Aucune indication n'est à porter en cours de gestion. En fin de gestion, au vu des mentions en colonnes 5 et des liquidations, sont inscrits :

• colonne 17 : les engagements à réimputer à la suite de reports de liquidations qui n'ont pas pour origine une insuffisance de crédits ;

• colonne 18 : les autres engagements à réimputer (pour insuffisance de crédits) qui doivent être exceptionnels.

Chapitres d'investissement :

En cours de gestion, les reports de livraison sont portés en colonne 17 dès qu'ils sont certains.

En fin de gestion, les autres engagements non liquidés sont mentionnés dans la colonne 18.

2.2.2.7.

Colonnes 19 et 20. Engagements pris par anticipation : tout engagement pris par anticipation est inscrit et comptabilisé à sa date.

Tous les engagements anticipés ou à réimputer sont reportés, en fin de gestion, au journal de la gestion suivante. Le numéro d'ordre d'engagement de la gestion précédente est inscrit dans la colonne observations de la nouvelle fiche et inversement.

2.2.2.8. Arrêté des fiches d'engagement de dépenses.

Les fiches sont arrêtées, avant l'établissement des situations périodiques, pour déterminer le montant :

• des engagements (col. 5. 6) ;

• des liquidations (total cumulé) ;

• des engagements à réimputer et anticipés.

2.2.2.9. Corrélation.

En fin de gestion, pour chaque fiche, le montant des dépenses engagées doit être égal à celui des liquidations (inst. du 23 décembre 1952, § 10.3).

L'arrêté doit aboutir à l'égalité suivante :

Total des engagements (différence col. 5, 6) = total cumulé des liquidations + total des engagements à réimputer et anticipés (total col. 17 à 20).

2.3. Le journal des créances.

2.3.1. Contexture et tenue.

Ce journal est constitué par l'ensemble des fiches affectées à l'enregistrement des créances devant donner lieu à rétablissement de crédits au profit de chapitres budgétaires ayant indûment supporté des dépenses :

• trop payés ou paiement à titre provisoire ;

• cessions de matériel et de prestations de service.

La régularisation de ces créances peut intervenir selon trois procédures ⁽¹⁰⁾ :

• règlement à l'échelon local avec rétablissement de crédits au profit du service local ;

• règlement à l'échelon local avec rétablissement de crédits à l'échelon central. Lorsque le règlement est intervenu, la déclaration de recette émise par le comptable public assignataire est transmise, par l'intermédiaire du gestionnaire local de crédits, à la direction des services financiers qui poursuit le rétablissement de crédits à l'échelon central ;

• règlement à l'échelon central avec rétablissement de crédits à l'échelon central. Le gestionnaire local de crédits adresse les états de cessions à la DCCM qui lance la procédure de rétablissement de crédits.

Lorsque ce rétablissement de crédits lui profite, la DCCM décide de l'emploi des crédits ainsi disponibles et attribue, éventuellement, une dotation complémentaire aux services locaux concernés.

Le règlement des créances doit être poursuivi dans les meilleurs délais pour éviter la perte de crédits ⁽¹¹⁾.

La tenue des fiches de créances n'appelle aucune observation particulière.

2.3.2. Perception d'une provision.

Lorsqu'un cessionnaire verse une provision, son montant est inscrit en comptabilité au vu de l'état ayant servi à son calcul.

Les cessions donnant lieu à versement de provision doivent être considérées comme des créances dont le règlement bénéficie au département.

Si la provision se révèle inférieure au total des cessions, le complément constitue une cession nouvelle.

Pour le cas contraire, et si l'excédent de provision doit être reversé, l'opération est traitée comme une cession passive, enregistrée au journal des engagements de dépenses, le numéro d'ordre de cet engagement étant mentionné en colonne observations de la fiche créances.

2.3.3. Arrêté des fiches de créances.

Les fiches de créances sont arrêtées en même temps que les fiches d'engagement.

L'arrêté fait apparaître :

• le montant des créances régularisées à l'échelon local, le montant cumulé des rétablissements de crédits intervenus et les reports de régularisation ;

• le montant des créances dont la régularisation est faite au profit de l'administration centrale.

En fin de gestion, les reports inscrits en colonne 15 sont enregistrés individuellement dans la comptabilité de l'année suivante avec rappel des numéros d'enregistrement dans la colonne observations des deux fiches concernées.

2.3.4. Corrélation.

L'arrêté de fin de gestion doit faire apparaître, pour les créances dont le règlement bénéficie à l'échelon local, l'égalité :

Total des créances (col. 5) = total cumulé des rétablissements de crédits + total des reports sur la gestion suivante.

Aucune corrélation ne peut être faite pour les créances régularisées à l'échelon central.

2.4. Récapitulation générale des engagements de dépenses (modèle en annexe D).

Ce document, tenu par article budgétaire et bureau de la DCCM, est rempli aux dates prévues pour l'établissement de la situation des dépenses engagées, à l'aide de la totalisation des fiches d'engagement.

La tenue de ce document n'appelle pas de remarque particulière. Il convient cependant de noter que :

• l'établissement d'une récapitulation générale n'est pas indispensable pour les chapitres d'investissement. En effet, les totaux des fiches d'engagement peuvent être directement reportés sur la situation périodique ;

• pour les chapitres de fonctionnement, les colonnes 9 et 10 n'ont pas à être renseignées.

2.5. Récapitulation générale des fiches de créances (modèle en annexe E).

Elle est établie parallèlement à celle des engagements et n'appelle aucune remarque.

2.6. Situations des dépenses engagées (modéle en annexe F).

2.6.1. Généralités.

Etablies périodiquement à partir des récapitulations de la comptabilité des dépenses engagées, les situations constituent :

• pour le département, un élément essentiel d'information sur la consommation des crédits et les ajustements à opérer en cours de gestion ;

• pour le gestionnaire local, l'occasion de faire le point sur l'emploi des crédits mis à sa disposition.

Elles doivent donc être renseignées avec le plus grand soin et contenir toutes observations utiles à la DCCM pour une bonne gestion des crédits, surtout en fin d'année.

2.6.2. Etablissement des situations.

Une situation est établie par chapitre et bureau de la DCCM gestionnaire de crédits (voir infra titre I 7.3) aux dates suivantes : 1er avril, 1er juillet, 1er septembre, 1er octobre, 1er novembre, 1er décembre, 1er janvier puis 1er février et éventuellement 1er mars, si des modifications sont intervenues après le 1er février.

Elles sont établies par le gestionnaire effectif des crédits. Pour ce qui est des directions locales du commissariat et pour les crédits qui lui sont délégués (travaux et outillage du commissariat titre V, dépenses du service titre III), le directeur fait établir une situation qui est la synthèse des informations fournies par les services subdélégataires.

2.6.3. Première partie : situation de la dotation.

Cette partie contient le montant de la dotation ⁽¹²⁾, des dépenses et des créances régularisées à et au profit de l'échelon local pour aboutir à une balance générale qui fait apparaître soit une adéquation de la dotation aux besoins, soit un excédent ou un déficit de dotation.

Si la balance est positive, le délégataire doit accompagner (à la page observations) la situation d'une proposition de réduction de dotation et éventuellement émettre une déclaration de fonds libres.

Si elle est négative, la situation sera accompagnée d'une demande justifiée de dotation complémentaire.

La demande d'augmentation ou la proposition de réduction doit être présentée au plus tard à l'appui de la situation au 1er novembre.

Trois tableaux complètent la première partie :

• dépenses engagées par anticipation ;

• créances dont le règlement effectué à l'échelon central doit bénéficier au département ;

• créances dont le règlement effectué à l'échelon local doit bénéficier au département.

2.6.3.1. Deuxième partie : situation des dépenses d'investissement.

Cette partie fournit par article budgétaire et par opération la situation des dépenses d'investissement ⁽¹³⁾.

Les commentaires figurant au bas du modèle donné en annexe F fournissent toutes les précisions utiles sur les renseignements à porter sur le document.

Un tableau annexe, établi en fin de gestion (à partir de la situation au 1er octobre) est destiné à informer le département sur la situation financière de chaque opération en prévision de la mise en place de crédits sur la gestion suivante.

2.6.3.2. Signature et transmission des situations de dépenses engagées.

Les situations de dépenses engagées sont signées par le délégataire de crédits, et adressées directement à la direction centrale du commissariat en deux exemplaires dont un pour le bureau gestionnaire des crédits.

Les situations établies par les services du commissariat sont transmises par les directeurs locaux.

Copies des situations sont adressées à l'autorité maritime locale et éventuellement au contrôle résident.

Les situations doivent parvenir au département pour les 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 novembre, 15 décembre, 15 janvier, 15 février, et éventuellement 15 mars.

Ces dates sont impératives.