1. Objet de l'instruction.

Le contrôle de la qualité des produits distribués par le service des essences des armées (SEA) est réalisé au laboratoire du service des essences des armées (LSEA), implanté à Marseille, sur les échantillons qui lui sont adressés.

Outre-mer et en opérations extérieures (OPEX), ces produits doivent être particulièrement surveillés, car les risques de détérioration dus au climat et aux conditions de transport et de stockage sont importants. De plus, la disponibilité du produit conditionne la bonne marche des activités opérationnelles des forces, et les délais de contrôle (délais de transit et délais d'analyse) doivent donc être les plus courts possible.

Si la durée des analyses en laboratoire est incompressible, les délais d'acheminement des échantillons peuvent être notablement limités en respectant les mesures prescrites ci-après.

La présente circulaire a pour but de préciser les conditions d'acheminement des échantillons de produit en provenance d'outre-mer et à destination du LSEA.

2. Généralités.

2.1. Domaine d'application.

Cette circulaire s'applique à toutes les délégations, détachements et établissements du SEA stationnés hors de la métropole.

Elle concerne l'ensemble des produits distribués par le SEA.

Toute mesure susceptible de raccourcir les délais d'acheminement des échantillons vers le LSEA doit être proposée à la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA).

2.2. Responsabilités.

Tous les acteurs listés ci-dessous sont responsables du bon déroulement des opérations qui les concernent et veilleront à ce que les consignes fixées par la présente circulaire, perdurent lors des relèves (cas des OPEX) ou des mutations de personnels.

Ces différents responsables sont :

• la DCSEA qui prescrit les mesures décrites dans la présente circulaire, et veille à leur respect ;

• l'expéditeur, responsable des conditions d'acheminement des échantillons ;

• les dépôts du service des essences des armées implantés sur les bases aériennes (DEA) et aéronavales (DEAN), qui assurent la réception des échantillons arrivant sur ces bases et leur transfert vers le LSEA ;

• le LSEA, responsable de la réception des échantillons.

3. Modes de transport.

3.1. Dispositions générales.

Un échantillon peut être expédié par voie aérienne civile (VAC) ou voie aérienne militaire (VAM).

Le mode d'expédition le plus sûr et le plus rapide doit être privilégié. Il est donc impératif de bien évaluer les contraintes locales, et notamment la complexité des procédures douanières et les ruptures de charge.

Ainsi, les échantillons sont à adresser au LSEA :

• soit par voie aérienne civile via l'aéroport de Marseille-Marignane. Un marché pour le transport de fret par voie aérienne civile est signé entre la direction centrale du commissariat de l'air et un transitaire civil chargé des opérations de transit au départ et à l'arrivée de l'avion. Le nom du transitaire est porté à la connaissance des intervenants par une note particulière ;

• soit par voie aérienne militaire via une base militaire.

Le transit militaire par Roissy est à proscrire.

Le cheminement des échantillons de produits à l'arrivée en métropole est indiqué en annexe I.

3.2. Voie aérienne civile : dispositions comptables particulières.

Lorsque le transport des échantillons est effectué par VAC et qu'un transit militaire local existe, un bon de transport de marchandises par avion (BTMA) doit être établi. Ce document permet le paiement du transport et des opérations de dédouanement à l'arrivée, par l'intermédiaire de l'organisme de liquidation des factures désigné dans le marché de transport de fret par voie aérienne civile.

Le chapitre d'imputation budgétaire à indiquer sur le BTMA est celui du SEA : « transport et conditionnement des carburants et combustibles ».

En l'absence de transit militaire local, le paiement du transport et des opérations de dédouanement à l'arrivée est à la charge de l'expéditeur.

Ce dernier inclut ces dépenses dans ses prévisions budgétaires.

4. Degrés d'urgence.

4.1. Degré d'urgence du transport.

Le degré d'urgence d'un transport est signalé par les termes « routine », « urgent » ou « immédiat ».

Il doit être indiqué au transporteur en respectant les consignes suivantes :

• en ce qui concerne les carburéacteurs :

  • « urgent » en temps normal ;

  • « immédiat » en cas de rupture ou risque sérieux de rupture de stock de produit certifié ;

• en ce qui concerne les carburants terrestres :

  • « routine » en temps normal ;

  • « immédiat » en cas d'expertise suite à anomalie sur un matériel ou sur un véhicule mettant potentiellement en cause la disponibilité opérationnelle du parc ;

• en ce qui concerne les analyses périodiques de type B 2 et quel que soit le produit concerné : « routine », ce type d'analyse étant parfaitement prévisible par l'exploitant.

Ces termes doivent être utilisés avec discernement.

4.2. Degré d'urgence de l'analyse.

Le degré d'urgence est signalé par les termes « routine », « urgent » ou « prioritaire ».

Il doit être indiqué au LSEA sur le message d'expédition (voir art. 8) et sur la demande d'analyse, en respectant les consignes suivantes :

• en ce qui concerne les carburéacteurs :

  • « urgent » en temps normal, l'analyse est effectuée au plus tôt ;

  • « prioritaire » en cas de rupture ou risque sérieux de rupture de stock de produit certifié, l'analyse est effectuée dès réception de l'échantillon ;

• en ce qui concerne les carburants terrestres :

  • « routine » en temps normal, l'analyse est effectuée après celles présentant un degré d'urgence plus élevé ;

  • « prioritaire » en cas d'expertise suite à anomalie sur un matériel ou sur un véhicule mettant potentiellement en cause la disponibilité opérationnelle du parc ;

• en ce qui concerne les analyses périodiques de type B 2 et quel que soit le produit concerné : « routine ».

Ces termes doivent être utilisés avec discernement.

5. Rôles des différents responsables.

5.1. Expéditeur.

Il est chargé d'entreprendre les actions suivantes :

• choix du mode de transport et, le cas échéant, établissement d'un BTMA par le transit militaire ;

• indication du degré d'urgence du transport sur les documents de transport et du degré d'urgence de l'analyse sur le message d'expédition (voir ci-dessous) et sur la demande d'analyse ;

• exécution des formalités d'expédition, en respectant en particulier les indications de l'annexe II ;

• rédaction et envoi d'un message d'expédition dont la contexture est indiquée en annexes III et IV, en n'omettant aucune information. En aucun cas, les messages émis par les transits ou les escales de départ ne suffisent ;

• en cas d'analyse prioritaire, si possible, prise de contact téléphonique avec le LSEA afin que celui-ci puisse prendre ses dispositions avant l'arrivée de l'échantillon, notamment si celle-ci doit se faire durant un congé de fin de semaine ou un jour férié.

Si ces directives ne sont pas respectées par l'expéditeur, les délais de mise à disposition des échantillons au LSEA peuvent être augmentés de façon importante.

5.2. Dépôt essence air.

Certains vols militaires étant à destination de bases militaires, le plus souvent les bases aériennes d'Istres, d'Orléans ou d'Évreux, les dépôts du SEA implantés sur les bases militaires (DEA, DEAN) contactent le service transit local dès l'arrivée de l'avion, et retirent les échantillons.

Ils transfèrent ceux-ci le plus rapidement possible vers le LSEA.

5.3. Laboratoire du service des essences des armées.

A la réception du message d'expédition, le LSEA vérifie que tous les éléments permettant une mise à disposition et un traitement rapides des échantillons figurent sur le message.

Pour les échantillons transportés par voie aérienne civile, le LSEA définie les modalités de leur transfert entre l'aéroport de Marignane et le laboratoire.

Lorsque les délais habituels de mise à disposition sont atteints ou en cas d'urgence particulière signalée par l'expéditeur, le LSEA alerte les transits militaires, le transitaire civil le cas échéant, et éventuellement les dépôts SEA concernés, pour récupérer les échantillons le plus rapidement possible.

Il accuse réception des échantillons transmis par voie aérienne civile, auprès de l'organisme chargé de la certification des facture désigné dans le marché de transport de fret par voie aérienne civile (l'antenne fret du Bourget du district de transit de Paris, au jour de la parution de la présente circulaire). Il maintient des contacts réguliers avec celui-ci et avec le transitaire civil titulaire du marché relatif aux transports de fret par voie aérienne civile.

Il rend compte à la DCSEA de toute difficulté.

Il lance les analyses des produits provenant d'outre-mer en fonction des indications portées sur le message d'expédition et sur les demandes d'analyse jointes aux échantillons.

En cas de perte d'échantillon de carburant, le chef d'établissement du LSEA avertit immédiatement l'expéditeur (avec copie à DCSEA/SDE/1/RD/1), afin qu'un deuxième échantillon soit envoyé, tout en poursuivant ses recherches.

5.4. Direction centrale du service des essences des armées.

Les chefs de section RD 1 (pour les carburants) et RD 2 (pour les lubrifiants et produits divers) veillent à la compatibilité des délais d'expédition des échantillons et des rapports d'analyse avec les contraintes de l'exploitation, et avec les délais prévus aux marchés éventuellement (par exemple en cas de contestation de la qualité du produit).

Le chef de la section TD veille à la bonne application des mesures décrites dans la présente circulaire et effectue avec la collaboration du LSEA, le suivi statistique des délais d'acheminement des échantillons.