Les livrets psychologiques constituent le support sur lequel sont retranscrites les informations résultant des divers examens pratiqués au sein des services de psychologie [services locaux de psychologie appliquée (SLPA), antennes permanentes de psychologie appliquée (APPA), antennes mobiles de psychologie appliquée (AMPA) et sections permanentes d'évaluation psychologique (SPEP)].

Les circonstances de ces examens sont précisées par l'instruction de référence c).

La présente instruction définit la nature des documents en usage, leurs modalités d'utilisation et en précise les règles d'archivage et de circulation visant à préserver la protection des informations relatives à la vie privée ou professionnelle des personnes.

1. Définition du livret psychologique.

Ce document permet de conserver un historique des diverses consultations institutionnelles du personnel militaire et d'assurer son suivi psychologique au cours de sa carrière.

Destiné au seul usage des médecins et des officiers psychologues du service, il contient les documents recueillis lors des examens de recrutement, de sélection et d'orientation en cours de carrière, ainsi que les informations de nature psychologique issues de consultations institutionnelles. Il importe donc que toutes les pièces de cette nature y soient centralisées.

1.1. La fiche de sélection-orientation.

La fiche de sélection-orientation (FSO), élément du dossier d'engagement du marin, contient les informations nécessaires pour envisager la formation et l'emploi judicieux du personnel dans la perspective globale de son adaptation. Le service d'information sur les carrières de la marine (SICM) est chargé de son exploitation afin de prendre les décisions d'engagement de son ressort. Il adresse les FSO des candidats retenus selon les modalités définies au paragraphe 2.1.

1.2. Le compte-rendu d'incorporation.

Le compte-rendu d'incorporation (CRI), document spécifique au service de psychologie appliquée, retranscrit une évaluation psychologique des capacités d'adaptation du marin à l'institution ; il est rédigé par les SPEP et les SLPA lors des opérations d'incorporation en écoles.

1.3. Avis du service local de psychologie appliquée.

L'avis SLPA est un document de liaison entre la formation et l'autorité de gestion via le service de psychologie. Sa structure, composée de trois volets auto-dupliquants, est définie en annexe. Son utilisation est régie par l'instruction de référence c). Si l'urgence le nécessite, une version informatique de ce formulaire peut être utilisée.

La partie supérieure est renseignée par le commandement qui y apporte des appréciations, informant sur la qualité des services rendus et le comportement de l'intéressé dans l'unité. L'objet de la demande est précisée sous la forme d'une question clairement rédigée, qui donnera lieu à une réponse adaptée.

En cas de consultation susceptible de donner lieu à une décision médico-militaire, une fiche de renseignement sur le comportement (FRSC) doit accompagner cet avis.

1.4. Fiches médico-psychologiques.

Dès lors que des éléments diagnostiques ont été mis en avant, ils sont couverts par le secret médical et ne peuvent être consultés que par les médecins et psychologues du service de psychologie ; ces informations particulières nécessitent que l'on en conserve une trace, matérialisée par la fiche médico-psychologique (FMP).

1.5. Appréciations de fin de cours.

Les appréciations de fin de cours regroupent les notes, le classement et les appréciations générales de chaque élève. Un exemplaire est adressé au SLPA de rattachement de l'école, pour insertion dans le livret psychologique de l'intéressé, selon les prescriptions de l'instruction de référence d).

2. Circulation du document psychologique.

L'archivage des livrets psychologiques et des fiches psychologiques réduites est assurée :

• par le SLPA Toulon, section archives, pour le personnel sous contrat ou de carrière des spécialités du service général ;

• par PM/SPAHMM pour le personnel officier du service général ;

• par le SLPA AERO pour le personnel navigant de l'aéronautique navale.

2.1. Ouverture.

L'ouverture du livret psychologique ou de la fiche réduite est effectuée, pour chaque marin, à l'incorporation. Le livret psychologique est ouvert pour les officiers, les élèves de l'école de maistrance et les engagés initiaux de longue durée (EILD), une fiche psychologique réduite pour les autres catégories de personnel, engagés initiaux de courte et moyenne durée (EICD et EIMD) et les volontaires.

2.1.1.

Les livrets du personnel officier sont ouverts :

• pour les élèves officiers entrant à l'école navale et les élèves officiers pilotes de l'aéronautique navale (EOPAN), par le SLPA Brest ;

• pour les autres catégories, par le service de psychologie appliquée et d'hygiène mentale de la marine de la direction du personnel militaire de la marine (PM/SPAHMM).

• La SPEP du centre d'instruction naval (CIN) de Brest assure l'ouverture du livret psychologique pour les élèves entrant à l'école de maistrance.

• Le service de psychologie, rattaché au centre d'incorporation (SPEP ou SLPA), assure l'ouverture du livret psychologique pour le personnel des spécialités du service général, d'engagement direct ou en provenance des réserves.

2.2. Archivage.

Les services chargés de l'archivage des documents psychologiques sont responsables de leur conservation et de leur circulation. Les besoins des services demandeurs doivent être satisfaits en tenant compte des délais d'acheminement et de l'urgence signalée.

2.3. Versement.

2.3.1.

Les livrets psychologiques du personnel rayé des contrôles de l'activité (RCA) et ayant acquis droit à pension de retraite sont détruits par la section archive concernée.

2.3.2.

Les livrets psychologiques du personnel RCA n'ayant pas acquis droit à pension de retraite sont versés au bureau maritime des matricules, centre de gestion des réserves (BMM/CGR) où ils sont archivés pour une durée de cinq ans, puis détruits.

3. Utilisation des livrets psychologiques.

L'utilisation du livret psychologique nécessite un cadre très strict pour assurer la protection des informations qu'il renferme.

3.1. Consultation.

La consultation et l'exploitation des divers documents psychologiques sont du seul ressort des services de psychologie qui en font la demande.

3.2. Détention.

La détention des documents et des livrets psychologiques doit être limitée à la durée nécessaire à l'évaluation de la candidature ou de l'expertise pour lesquelles ils sont demandés. Tout retard dans le retour des livrets aux sections archives concernées doit faire l'objet d'une réclamation par ces dernières. Les pertes éventuelles doivent faire l'objet d'un compte-rendu à PM/SPAHMM.

3.3. Communication des conclusions d'examen aux intéressés.

Dans le cas où un consultant demande à ce que lui soit communiqués les documents psychologiques qui le concernent, celui-ci devra adresser une demande par écrit à PM/SPAHMM. Ce document et les informations qu'il contient ne peuvent être délivrés que par un médecin ou un psychologue du service de psychologie.

4. Textes abrogés.

Les instructions n^o 27/DN/PM/PA du 6 juillet 1970 relative aux demandes d'avis adressées aux services de psychologie appliquée et n^o 44/DEF/DPMM/PA du 5 mai 1993 relative à l'ouverture, la circulation et l'archivage des livrets psychologiques du personnel militaire de la marine sont abrogées.