CIRCULAIRE du ministre des finances et des affaires économiques relative à la simplification des règles de mandatement et de paiement des traitements et indemnités.
Du 11 décembre 1950NOR
Par une circulaire du 28 mars 1950, dont le texte a été inséré au Journal officiel du 7 avril avec un rectificatif au Journal officiel du 18 avril, je vous ai exposé les mesures prises pour la simplification des opérations de mandatement et de paiement des émoluments des personnels de l'Etat à la suite des travaux de la commission interministérielle réunie à cet effet.
Les services ordonnateurs ayant posé un certain nombre de questions au sujet des conditions d'application de cette circulaire, je crois utile de préciser ci-après :
1. Le champ d'application de la circulaire du 28 mars 1950 ;
2. La distinction qui doit être opérée parmi les dispositions arrêtées entre les mesures à caractère facultatif et les prescriptions obligatoires.
1. Champ d'application.
La question m'a été posée de savoir quel était le champ d'application exact, de cette réforme au triple point de vue administratif, géographique et technique :
a). Cette circulaire vise les dépenses de traitements et salaires imputées sur le budget général de l'Etat, faisant l'objet d'un mandatement collectif direct sur la caisse d'un trésorier-payeur général.
En raison des problèmes particuliers que pose la mise en vigueur de ces réformes dans le département de la Seine, les conditions d'application de la circulaire du 28 mars 1950 dans ce département feront l'objet d'instructions ultérieures intéressant l'ensemble des ordonnateurs, qu'ils utilisent ou non des machines mécanographiques à cartes perforées. Les errements actuellement suivis sont donc provisoirement maintenus (1).
b). Comme ces mesures ont notamment pour objet de simplifier les opérations de virement, elles sont pour l'instant limitées géographiquement aux territoires où sont applicables les règles relatives au paiement par virement des émoluments des fonctionnaires, c'est-à-dire à la France métropolitaine, aux départements d'outre-mer, à l'Algérie, à la Tunisie et au Maroc.
c). Enfin, il a été dit dans la circulaire du 28 mars 1950 que la réforme concernait uniquement les services n'utilisant pas de procédés mécanographiques ; il faut entendre par là les services qui n'utilisent pas de machines à cartes perforées.
Les services liquidateurs utilisant des machines à cartes perforées ne peuvent appliquer les règles prescrites dans la circulaire susvisée, des sujétions mécaniques pouvant les empêcher d'établir certains des états des modèles prévus. Les règles uniformes concernant la paie des personnels par ateliers à cartes perforées ne seront donc dégagées qu'après une étude plus complète qui sera entreprise ultérieurement. Jusque-là, ces services doivent respecter la réglementation en vigueur antérieurement à la réforme qui fait l'objet de la présente circulaire, sauf dérogations accordées dans chaque cas particulier par la direction de la comptabilité publique.
2. Dispositions facultatives et dispositions obligatoires.
2.1. Dispositions facultatives.
2.1.1. Emploi et forme des bulletins de paie.
2.1.1.1.
Le premier alinéa au paragraphe I, A, de la circulaire du 28 mars 1950 indiquait que les services ordonnateurs seraient autorisés désormais à remettre aux trésoriers-payeurs généraux, à l'appui des ordonnances ou des mandats de paiement des traitements, aux lieu et place de l'état liquidatif actuellement en usage, une copie des bulletins de paie destinés aux agents dont ils assurent la gestion.
Le but que la commission interministérielle s'est proposé d'atteindre par ce moyen est de permettre à toutes les administrations de l'Etat de remettre à leurs agents, comme le font presque tous les employeurs, des bulletins de paie détaillés.
En effet, l'argument essentiel invoqué par certaines administrations pour ne pas remettre de bulletins à leurs agents est que, l'établissement d'un état liquidatif étant obligatoire par ailleurs, la confection d'un bulletin de paie constitue un travail supplémentaire.
C'est pour éviter ce travail supplémentaire aux services liquidateurs que leur a été donnée la faculté de remettre aux trésoriers-payeurs généraux une copie des bulletins de paie aux lieu et place de l'état liquidatif actuellement en usage.
Dans ces conditions, je ne vois aucun inconvénient à ce que les ordonnateurs continuent à présenter des états liquidatifs aux trésoriers-payeurs généraux, soit parce qu'ils utilisent un type d'état liquidatif dont la copie peut être détachée sous forme de bulletins de paie, formule qui présente le maximum d'avantages pour les agents, les services ordonnateurs et les trésoriers-payeurs généraux, soit parce qu'ils estiment préférables, pour d'autres raisons, d'établir à la fois des bulletins de paie et un état liquidatif.
2.1.1.2.
La commission interministérielle ayant insisté sur l'intérêt qu'il y a à ce que les ordonnateurs jouissent d'une certaine latitude dans la présentation des pièces remises comme états liquidatifs aux trésoriers-payeurs généraux, il n'a jamais été dans les intentions de mon département d'imposer un modèle unique de bulletin de paie à toutes les administrations qui remettent une copie de cette pièce aux lieu et place de l'état liquidatif.
Aussi ai-je précisé au troisième alinéa du paragraphe I, A, de la circulaire du 28 mars 1950 que « les modèles données en annexes (annexes nos 1, 2 et 3), dont l'usage est recommandé, ne sont proposés qu'à titre indicatif ».
Il était donc admis que les administrations désireuses de présenter aux trésoriers-payeurs généraux des copies de bulletins de paie aux lieu et place de l'état liquidatif pouvaient utiliser soit les types proposés, soit d'autres types s'inspirant ou non de ces derniers, à la condition que la dimension de ces documents respecte certaines limites et que les indications y figurant soient clairement présentées et suffisantes pour permettre aux trésoriers-payeurs généraux d'exercer le contrôle qui leur incombe.
En ce qui concerne l'obligation faite aux services désireux d'utiliser des bulletins de paie de choisir des modèles dans lesquels les montants des traitements et des indemnités ainsi que des retenues soient indiqués en bordure de feuille (4e alinéa du § I, A), je suis disposé à admettre des exceptions en faveur des services qui, travaillant dans des conditions se rapprochant des méthodes industrielles, ont besoin de ventilations poussées et complexes. Dès lors que des administrations emploieront pour faire la paie de véritables machines comptables, elles pourront être autorisées, après examen par la direction de la comptabilité publique de mon département, à employer des bulletins sur lesquels les éléments principaux n'apparaîtront pas forcément sur une ligne marginale.
Il est naturellement souhaitable qu'une même administration utilise dans tous les départements un modèle unique de bulletin de paie au moins pour chaque catégorie d'agents. Etant donné que les administrations, ainsi qu'il l'a été indiqué ci-dessus, ne sont en aucune manière astreintes à remettre, à compter d'une date déterminée, des copies des bulletins de paie. Il y aurait intérêt à ce que celles des administrations désireuses d'avoir ultérieurement recours à ce procédé prennent l'attache de la direction de la comptabilité publique, 5e bureau, afin de mettre au point avec mes services les modèles qu'elles envisagent d'utiliser.
A titre exceptionnel, mon département, au préalable consulté, pourra admettre que, dans les départements où ont lieu des expériences de centralisation de la liquidation de la paie des agents dont les traitements sont mandatés par les services de la préfecture, les bulletins de paie concernant une administration donnée ne soient pas conformes au modèle général retenu par cette administration.
Il est rappelé à cette occasion que les commandes des administrations centrales doivent être en principe passées à l'imprimerie nationale. Une telle obligation n'est pas en vigueur en ce qui concerne les services extérieurs mais il est certain que, les bulletins de paie étant en principe identiques pour la même administration sur l'ensemble du territoire, le recours à l'imprimerie nationale doit être dans tous les cas le plus avantageux.
Je saisis l'occasion qui m'est offerte pour indiquer à celles des administrations qui étudient actuellement un projet de bulletin de paie que je les autorise à remplacer sur les bulletins les numéros des chapitres d'imputation budgétaire variables d'une année à l'autre, par des numéros constants dont la référence aux chapitres d'imputation sera indiquée, lors de chaque mandatement, sur l'état récapitulatif simplifié dont le modèle figure à l'annexe no 4 de la circulaire du 28 mars 1950.
Quant à cet état récapitulatif, son usage est naturellement lié à l'utilisation des bulletins de paie dont il apparaît comme le complément. Seules les administrations qui décideront d'utiliser la faculté qui leur est donnée de présenter aux trésoriers-payeurs généraux des copies des bulletins de paie aux lieu et place de l'état liquidatif auront à produire un état récapitulatif simplifié du modèle no 4 susvisé. Je crois devoir préciser que cet état devra dans tous les cas indiquer le nombre total de bulletins de paie qu'il récapitule et rappeler les références du mandat auquel il correspond. De plus, il devra indiquer le nombre de bordereaux de règlement de chaque espèce émis.
2.1.2. Emploi de l'ordonnance ou du mandat unique.
En indiquant au premier alinéa du paragraphe I, B, de la circulaire du 28 mars 1950 que le titre de paiement pouvait être unique quel que soit le nombre de créanciers, de chapitres d'imputation et de modes de règlement, et dans le deuxième alinéa que le mandat établi au profit des agents pouvait également être utilisé pour les règlements correspondants à effectuer aux caisses de sécurité sociale, j'ai entendu donner aux ordonnateurs, à la demande de la commission, la possibilité de réduire le nombre des mandats collectifs qu'ils émettent sur les chapitres de personnel ou de charges sociales, à l'exclusion des chapitres de matériel. Mais il est entendu que chaque administration demeure libre de profiter ou non de cette latitude.
2.1.3. Utilisation des modèles simplifiés d'avis de crédit en cas de virement et d'avis d'émission de chèque. (2)
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2.2. Dispositions obligatoires.
2.2.1. Contenu
Les dispositions prévues aux paragraphes C et D de la circulaire du 28 mars 1950 sont obligatoires à compter d'une date, qui initialement fixée au 1er juillet 1950, a été reportée au 1er janvier 1951, ainsi que je l'ai indiqué par la lettre-circulaire no 3716/G/L/2177 du 8 juin 1950 directement aux ministres et dont le texte n'a pas été publié au Journal officiel.
2.2.2. Contenu
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2.2.3. Bordereaux d'émission (2).
2.2.4. Bordereau des règlements.
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La contexture de ce document devra être scrupuleusement respectée.
Le format le plus souhaitable pour la partie de cet imprimé destinée aux établissements teneurs de comptes (de la colonne no 3 à la colonne no 9 incluses) est le format 21 * 27. Afin de tenir compte des sujétions imposées par l'usage de certaines machines comptables, il a été admis que la partie destinée aux établissements teneurs de comptes pourrait être d'une dimension supérieure à celle du format 21 * 27, à la condition expresse qu'elle n'excède en aucun cas le format 27 * 42.
Ce document devra être rempli par le service liquidateur dans les conditions suivantes :
Dans tous les cas, le service liquidateur, après avoir donné les indications relatives au ministère et à l'ordonnateur indiquera sous ces mentions les références du mandat correspondant au bordereau considéré. La ligne « feuillet » servira à donner un numéro aux différents bordereaux de règlement, lorsque le nombre des bénéficiaires imposera l'emploi de plusieurs bordereaux des règlements dans une même catégorie : règlements par chèques, règlements par ordres de paiement, règlements par virements bancaires, règlements par virements postaux, règlements par virement à des comptes ouverts chez les comptables du Trésor. Dans chacune de ces séries, un numéro d'ordre commençant à 1 sera donné à chaque bordereau.
Le service liquidateur remplira également dans tous les cas la colonne 1, dans laquelle il indiquera, pour chaque créancier, la somme à payer c'est-à-dire la différence entre la somme mandatée au profit de ce créancier et les retenues prescrites par l'ordonnateur, compte non tenu évidemment des oppositions, et la colonne 4 où doivent figurer le nom et l'adresse du créancier.
En outre, la colonne 5 devra être remplie dans le cas de paiement par chèque ou ordre de paiement et les colonnes 5 et 6 dans le cas de paiement par virement.
Le service liquidateur ne doit porter aucune inscription dans les colonnes 2, 7, 8 et 9, ni dans la partie inférieure du bordereau des règlements.